477 постановление

Документооборот. Требования к оформлению документации

Документооборот: основные понятия

Что такое делопроизводство и документооборот (2020)? Учебное пособие, равно как и современный экономический словарь, определяет документооборот как движение документов между их составителями и исполнителями по информационным технологическим цепочкам, дающее возможность проинформировать всех заинтересованных лиц, довести до них принятые решения, осуществлять учет и контроль. В свою очередь делопроизводство — это мероприятия по ведению, обновлению и контролю за документацией.

Поскольку значение информации в современном мире и бизнесе трудно переоценить, делопроизводству и документообороту организации отводится важная роль. Зачастую от четкости и ясности формулировок, скорости прохождения бумаг зависит правильность принятия решений и конечный результат.

Выделяют три вида документопотока:

  • входящий (поступающий в организацию);
  • исходящий (направленный из организации);
  • внутренний (документация, создаваемая и используемая работниками в управленческом процессе).

Этапы работы

Работа с документами в организации делится на этапы.

Для входящих:

  • прием и первичная обработка;
  • предварительное рассмотрение делопроизводителем;
  • регистрация;
  • рассмотрение руководством организации и направление на исполнение;
  • обработка, исполнение, подготовка ответов;
  • контроль исполнения.

Для исходящих:

  • разработка, оформление;
  • регистрация;
  • отправка.

Для внутренних:

  • разработка, оформление;
  • регистрация;
  • обработка, исполнение, подготовка ответов;
  • контроль исполнения.

Для всех:

  • учет и анализ объемов документооборота;
  • хранение.

Скорость прохождения этапов напрямую зависит от правильности оформления бумаг, а также от утвержденных в организации норм документооборота. Образец положения о документообороте в организации (2020) можно скачать ниже.

Скачать

ГОСТы по делопроизводству 2020

Требования, предъявляемые к оформлению официальных документов в настоящее время, сформулированы в национальном стандарте Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Он сменил государственный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003.

Знакомство с ГОСТом по делопроизводству, на наш взгляд, полезно начать с изучения терминологии, которую подробно описывает другой национальный стандарт — ГОСТ Р 7.0.8-2013 (ГОСТ делопроизводство и архивное дело), поскольку эти знания помогут правильно понимать и использовать профессиональную лексику.

В нем определены понятия, используемые в статье:

  1. Документ — зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
  2. Оформление документа — проставление на документе необходимых реквизитов.
  3. Реквизит документа — элемент оформления документа.

ГОСТ Р 7.0.8-2013

Скачать

Делопроизводство-2020: новые требования к оформлению бумаг

Принимая во внимание описанные определения, рассмотрим правила оформления официальных бумаг.

Для тех, кто узнал о существовании стандарта в области делопроизводства из этой статьи, будет полезен подробный разбор разделов ГОСТа. Для опытных делопроизводителей предлагаем ознакомиться с изменениями, которые вступили в силу с 01.07.2018 вместе с ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Сразу обращает на себя внимание новый важный раздел «Общие требования к созданию документов», который систематизирует и описывает правила, касающиеся всех видов реквизитов, в том числе текста:

  • номера страниц;
  • предпочтительные гарнитуры и размеры шрифтов;
  • абзацный отступ;
  • величина межстрочного интервала, интервалов между буквами и словами;
  • выравнивание текста;
  • максимальная длина строки при угловом и продольном расположении;
  • правила выделения полужирным текстом;
  • оформление титульного листа.

Все изменения направлены на усовершенствование требований. Расширен перечень реквизитов, в него добавлены:

  • гриф ограничения доступа;
  • отметка об электронной подписи;
  • наименование структурного подразделения — автора документа;
  • наименование должности лица — автора документа.

Некоторые реквизиты объединены в один, например, реквизит «справочные данные об организации» может включать в себя не только почтовый адрес и номер телефона, но и ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП.

Раздел «Оформление реквизитов» дополнен правилами использования вступительных обращений и заключительной этикетной фразы, электронной подписи, а также подписи лица, исполняющего обязанности руководителя.

Образец оформления приказа по ГОСТу (2020 г.)

Скачать

В разделе «Бланки» добавился еще один размер бланка — А6, определен размер левого поля для документов с длительными сроками хранения (более 10 лет), установлены правила использования бланков на двух языках.

Приложения дополнены образцами титульного листа, бланка структурного подразделения, продольного бланка письма организации на двух языках.

С учетом описанных дополнений и изменений считаем целесообразным подготовить или переработать существующую инструкцию по делопроизводству организации.

Типовая инструкция по делопроизводству (2020)

Скачать

Инструкция по делопроизводству (2020) в государственных учреждениях

Скачать

Инструкция по делопроизводству (2020) в муниципальных учреждениях

Скачать

Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти

Утверждены
Постановлением Правительства
Российской Федерации
от 15 июня 2009 г. № 477

(в ред. Постановлений Правительства РФ от 07.09.2011 № 751, от 26.04.2016 № 356)

    I. Общие положения

  1. Настоящие Правила устанавливают единый порядок делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.

  2. Действие настоящих Правил не распространяется на организацию работы с документами, содержащими государственную тайну.

  3. Федеральный орган исполнительной власти на основе настоящих Правил с учетом условий и специфики своей деятельности разрабатывает инструкцию по делопроизводству, утверждаемую руководителем федерального органа исполнительной власти по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела.

    II. Термины и определения
    (в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 № 356)

  4. Для целей настоящих Правил используются следующие термины и определения:

    (в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 № 356)

    «документирование» – фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

    «делопроизводство» – деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в федеральных органах исполнительной власти;

    «документ» – официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот федерального органа исполнительной власти;

    «документооборот» – движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

    «реквизит документа» – элемент документа, необходимый для его оформления и организации работы с ним;

    (в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 № 356)

    «подлинник документа» – первый или единственный экземпляр документа;

    «копия документа» – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

    «регистрация документа» – присвоение документу регистрационного номера, внесение сведений о документе в регистрационно-учетную форму;

    (в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 № 356)

    «номенклатура дел» – систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения;

    (в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 № 356)

    «дело» – совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности федерального органа исполнительной власти;

    «служба делопроизводства» – структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях;

    (в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 № 356)

    «электронная копия документа» – копия документа, созданная в электронной форме;

    (в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 № 356)

    абзац утратил силу. – Постановление Правительства РФ от 26.04.2016 № 356;

    «система электронного документооборота» – автоматизированная информационная система, обеспечивающая создание электронных документов и электронных копий документов, управление ими, их хранение и доступ к ним, а также регистрацию документов;

    (в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 № 356)

    «электронный документооборот» – документооборот с применением информационной системы.

    (абзац введен Постановлением Правительства РФ от 07.09.2011 № 751)

    Иные понятия, используемые в настоящих Правилах, соответствуют понятиям, определенным в законодательстве Российской Федерации.

    (абзац введен Постановлением Правительства РФ от 07.09.2011 № 751)

    III. Создание документов в федеральном органе исполнительной власти

  5. Документы, создаваемые в федеральном органе исполнительной власти, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм) или A5 (148 x 210 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.

  6. Бланки федерального органа исполнительной власти разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов. При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу листа. При продольном варианте реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля.

    При создании электронных документов в системе электронного документооборота используются электронные шаблоны документов.

    (в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 № 356)

  7. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля не менее 20 мм – левое, 10 мм – правое, 20 мм – верхнее и 20 мм – нижнее.

  8. Образцы бланков и электронные шаблоны документов утверждаются руководителем федерального органа исполнительной власти.

    (п. 8 в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 № 356)

  9. Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности федерального органа исполнительной власти, являются:

    а) Государственный герб Российской Федерации;

    б) наименование федерального органа исполнительной власти;

    в) наименование структурного подразделения федерального органа исполнительной власти;

    г) наименование должности;

    д) справочные данные о федеральном органе исполнительной власти;

    е) наименование вида документа;

    ж) дата документа;

    з) регистрационный номер документа;

    и) ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа;

    к) место составления (издания) документа;

    л) гриф ограничения доступа к документу;

    м) адресат;

    н) гриф утверждения документа;

    о) указания по исполнению документа (резолюция);

    п) заголовок к тексту;

    р) текст документа;

    с) отметка о контроле;

    т) отметка о приложении;

    у) подпись;

    ф) отметка об электронной подписи;

    х) гриф согласования документа;

    ц) виза;

    ч) печать;

    ш) отметка о заверении копии;

    щ) отметка об исполнителе;

    э) отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

    ю) отметка о поступлении документа;

    я) ссылка на документ.

    (п. 9 в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 № 356)

  10. Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением.

  11. Согласование документа в федеральном органе исполнительной власти оформляется визой уполномоченного должностного лица федерального органа исполнительной власти. Согласование документа, созданного в федеральном органе исполнительной власти, с другими органами государственной власти и организациями оформляется грифом (листом) согласования, протоколом или письмом о согласовании.

    IV. Требования к организации документооборота в федеральном органе исполнительной власти

  12. В документообороте федерального органа исполнительной власти выделяются следующие документопотоки:

    а) поступающая документация (входящая);

    б) отправляемая документация (исходящая);

    в) внутренняя документация.

  13. В федеральном органе исполнительной власти доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой связи, фельдъегерской связи и электросвязи.

  14. Документы, поступающие в федеральный орган исполнительной власти, проходят в службе делопроизводства первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, передачу руководству на рассмотрение, передаются исполнителям и после исполнения помещаются в дела.

  15. Первичная обработка поступивших документов включает проверку правильности доставки документов и наличия документов и приложений к ним, а также распределение документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации.

  16. Регистрация поступивших и созданных документов осуществляется в день поступления, создания (подписания или утверждения) либо на следующий рабочий день, если иное не установлено законодательством Российской Федерации.

    (п. 16 в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 № 356)

  17. Утратил силу. – Постановление Правительства РФ от 26.04.2016 № 356.

  18. Зарегистрированные документы передаются службой делопроизводства на рассмотрение руководителю федерального органа исполнительной власти или по решению руководителя федерального органа исполнительной власти иным должностным лицам федерального органа исполнительной власти.

    Документы или их копии с указаниями по исполнению (резолюциями) передаются службой делопроизводства исполнителям.

    (п. 18 в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 № 356)

  19. Подлинник документа направляется в структурное подразделение федерального органа исполнительной власти, ответственное за исполнение документа. При наличии нескольких исполнителей подлинник документа передается в структурное подразделение, являющееся ответственным исполнителем, остальные подразделения получают копию документа.

    При обеспечении возможности доступа исполнителя к электронной копии документа в системе электронного документооборота подлинник документа может оставаться в службе делопроизводства, если это установлено инструкцией по делопроизводству в федеральном органе исполнительной власти.

    (абзац введен Постановлением Правительства РФ от 26.04.2016 № 356)

  20. Документы после их подписания руководителем федерального органа исполнительной власти или иным уполномоченным лицом передаются в службу делопроизводства для регистрации и отправки.

    (п. 20 в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 № 356)

  21. Служба делопроизводства осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.

  22. Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день.

  23. Передача документов между структурными подразделениями федерального органа исполнительной власти осуществляется через службу делопроизводства.

  24. В федеральном органе исполнительной власти службой делопроизводства ведется учет поступающих, создаваемых и отправляемых документов. Данные о количестве документов обобщаются, анализируются службой делопроизводства и представляются руководителю федерального органа исполнительной власти в установленном им порядке.

  25. В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти используются обязательные сведения о документах согласно приложению. В системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти могут использоваться дополнительные сведения о документах.

    V. Документальный фонд федерального органа исполнительной власти

  26. Федеральный орган исполнительной власти:

    а) формирует свой документальный фонд из образующихся в процессе его деятельности документов;

    б) разрабатывает и утверждает по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела перечень документов, образующихся в процессе его деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения;

    в) разрабатывает и утверждает альбом шаблонов унифицированных форм документов, создаваемых федеральным органом исполнительной власти.

    (пп. «в» введен Постановлением Правительства РФ от 26.04.2016 № 356)

  27. Формирование документального фонда федерального органа исполнительной власти осуществляется службой делопроизводства путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архив федерального органа исполнительной власти.

  28. Номенклатура дел федерального органа исполнительной власти:

    а) составляется службой делопроизводства на основе номенклатур дел структурных подразделений;

    б) утверждается после ее согласования с центральной экспертной комиссией федерального органа исполнительной власти руководителем федерального органа исполнительной власти не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года;

    в) один раз в 5 лет согласовывается с экспертно-проверочной комиссией федерального государственного архива, в который передаются на постоянное хранение образующиеся в процессе деятельности федерального органа исполнительной власти документы Архивного фонда Российской Федерации;

    г) в случае изменения функций и структуры федерального органа исполнительной власти подлежит согласованию с экспертно-проверочной комиссией федерального государственного архива.

  29. Наименованиями разделов номенклатуры дел федерального органа исполнительной власти являются наименования структурных подразделений федерального органа исполнительной власти.

  30. Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел, а также с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе на дела по личному составу, и на дела временного (до 10 лет включительно) хранения.

  31. Дела со дня их формирования до передачи в архив федерального органа исполнительной власти или на уничтожение хранятся в структурных подразделениях по месту их формирования.

  32. Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок, определяемый руководителем федерального органа исполнительной власти, и после его истечения подлежат возврату.

    Иным государственным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя федерального органа исполнительной власти или его заместителя, курирующего вопросы делопроизводства.

  33. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя федерального органа исполнительной власти с оставлением в деле копии документа, заверенной в установленном порядке, и акта о причинах выдачи подлинника.

  34. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения передаются в архив федерального органа исполнительной власти не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года после завершения дел службой делопроизводства. Передача дел в архив федерального органа исполнительной власти производится на основании описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения и дел по личному составу, формируемых в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти. Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения в архив федерального органа исполнительной власти не передаются и подлежат уничтожению в установленном порядке по истечении срока их хранения.

    (п. 34 в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 № 356)

  35. Основой составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения является номенклатура дел.

    Примечание.
    По вопросам, касающимся составления номенклатуры дел и описей дел, формирования и оформления дел, а также уничтожения дел временного хранения, см. «Основные Правила работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002), Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утв. Постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477, Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утв. Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526.

  36. Порядок составления номенклатуры дел и описей дел, формирования и оформления дел, а также уничтожения дел временного хранения в федеральном органе исполнительной власти определяется федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела.

    VI. Особенности работы с электронными документами в федеральном органе исполнительной власти
    (в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 № 356)

  37. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти.

  38. Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением реквизита «Государственный герб Российской Федерации».

    В федеральном органе исполнительной власти используются электронные документы (без предварительного документирования на бумажном носителе) и электронные копии документов.

  39. Состав электронных документов, создаваемых в федеральном органе исполнительной власти, устанавливается перечнем документов, создание, хранение и использование которых осуществляются исключительно в форме электронных документов при организации внутренней деятельности федерального органа исполнительной власти, разрабатываемым на основе рекомендаций Федерального архивного агентства.

    Перечень документов, создание, хранение и использование которых осуществляются исключительно в форме электронных документов при организации внутренней деятельности федерального органа исполнительной власти, утверждается руководителем этого федерального органа исполнительной власти по согласованию с Федеральным архивным агентством.

  40. Электронные документы, направляемые в органы государственной власти и органы местного самоуправления, подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью должностного лица федерального органа исполнительной власти в соответствии с Федеральным законом «Об электронной подписи».

  41. В системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых используются иные виды электронных подписей в соответствии с Федеральным законом «Об электронной подписи».

  42. Получение и отправка электронных документов осуществляются службой делопроизводства.

  43. После получения электронных документов, подписанных электронной подписью, служба делопроизводства осуществляет проверку действительности электронной подписи.

  44. После включения электронных документов в систему электронного документооборота формируются регистрационно-учетные данные о документе, обеспечивающие управление документом, в том числе его поиск, доступ к документу, контроль, хранение, использование и другие данные.

  45. Документы, создаваемые в федеральном органе исполнительной власти и (или) поступившие в федеральный орган исполнительной власти на бумажном носителе, регистрируются в системе электронного документооборота с созданием в ней электронной копии такого документа.

  46. Регистрация и учет электронных документов осуществляются в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти.

  47. Электронные документы формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел.

    В номенклатуре дел указывается, что дело ведется в электронной форме, что отмечается в заголовке дела или в графе «Примечание».

  48. Электронные документы после их исполнения или отправки подлежат хранению в установленном порядке в информационных системах федерального органа исполнительной власти в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

  49. После истечения сроков, установленных для хранения электронных документов, они подлежат уничтожению на основании акта, утвержденного руководителем федерального органа исполнительной власти.

Приложение
к Правилам делопроизводства
в федеральных органах
исполнительной власти

Перечень обязательных сведений о документах,
используемых в целях учета и поиска документов
в системах электронного документооборота
федеральных органов исполнительной власти

(в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 № 356)

  1. Адресант (автор)

  2. Адресат

  3. Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ

  4. Наименование вида документа

  5. Дата документа

  6. Регистрационный номер документа

  7. Дата поступления документа

  8. Регистрационный номер входящего документа

  9. Сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи)

  10. Заголовок к тексту (краткое содержание документа)

  11. Индекс дела по номенклатуре дел

  12. Сведения о переадресации документа

  13. Количество листов основного документа

  14. Отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений)

  15. Указания по исполнению документа (исполнитель, поручение, дата исполнения)

  16. Отметка о контроле

  17. Гриф ограничения доступа

  18. Сведения об электронной подписи

  19. Проверка электронной подписи

  20. Подразделение – ответственный исполнитель документа

  21. Файлы электронного документа (количество файлов, имена файлов)

С.Л. Кузнецов, к. и. н.

  • Нормативно-правовая основа перехода к электронным документам
  • Изменения в Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти
  • Мероприятия в рамках Плана мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот

В 2009 г., с выходом Постановления Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», мы впервые получили документ, определяющий порядок делопроизводства и принятый на таком высоком уровне. Ранее порядок делопроизводства определялся Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Минкультуры России. А с 2009 г. порядок делопроизводства стал определяться постановлением правительства, что говорит о повышении внимания государства к этому вопросу. 📌 Реклама Отключить

Кроме того, в Федеральном законе «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 № 149-ФЗ было закреплено положение, что «Правила делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством Российской Федерации в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти» (ст.11 п.2). Таким образом, закон автоматически распространяет правила, устанавливаемые для федеральных органов исполнительной власти на все государственные организации и органы местного самоуправления. Хотя негосударственные, коммерческие организации не обязаны руководствоваться правилами, установленными для государственных органов, как и государственными стандартами, носящими рекомендательный характер. Но традиционно большинство крупных и средних организаций и предприятий ориентируется в постановке делопроизводства на устанавливаемые государством правила.

📌 Реклама Отключить

В 2009 г. в Правилах делопроизводства появился отдельный раздел, посвященный работе с электронными документами – «Раздел VI. Особенности работы с электронными документами в федеральном органе исполнительной власти». Но в связи с поставленной руководством страны задачей перехода к электронному делопроизводству и документообороту в государственном масштабе в Плане мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот, утвержденному распоряжением Правительства РФ от 12.02.2011 № 176-р, первым же пунктом было предусмотрено «Внесение изменений в Постановление Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» (срок – апрель 2011 г.).

В соответствии с указанным распоряжением Федеральным архивным агентством были подготовлены согласованные с Минэкономразвития России и Минкомсвязи России предложения по внесению изменений в Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти и, наконец, 7 сентября 2011 г. появляется Постановление Правительства РФ № 751 «О внесении изменений в Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти». Почти все изменения, вносимые этим Постановлением Правительства РФ в Правила делопроизводства, связаны с переходом к электронным документам.

📌 Реклама Отключить

В соответствии с п. 4 «Плана мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот» все федеральные органы исполнительной власти в шестимесячный срок с момента выхода новой редакции правил, т.е. до 7 марта 2012 г., должны привести свои Инструкции по делопроизводству в соответствие с новой редакцией Правил, а в соответствии со ст. 11 (п.2) Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» то же самое должны сделать и другие государственные организации, и органы местного самоуправления.

Итак, какие же изменения произошли в правилах делопроизводства?

Переход к электронным документам только начинается и значительная часть документов, циркулирующих в системах электронного делопроизводства и документооборота (СЭД) – это электронные образы (копии) документов, полученные в результате сканирования оригиналов на бумаге. И если в Правилах 2009 г. речь шла только об электронных документах, то в новой редакции появляется понятие электронного образа документа. Пункт 37 Правил гласит, что «в федеральном органе исполнительной власти создаются и используются:

📌 Реклама Отключить

электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;

электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в системе электронного документооборота».

  • Соответственно, появляются новые понятия:
  • Сканирование документа – «получение электронного образа документа»
  • Электронный образ документа – «электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе».

Современные системы автоматизации делопроизводства принято называть системами электронного документооборота. Это не совсем корректно, т.к. документооборот – более узкое понятие, охватывающее только процесс движения документа, с момента поступления в организацию или создания и до отправки или исполнения и помещения документа в дело, а системы СЭД автоматизируют и другие делопроизводственные операции, включая регистрацию документов, контроль исполнения, информационно-справочную работу, текущее хранение. Но производителями систем СЭД традиционно используется термин «системы электронного документооборота». Поэтому в Правила добавляются еще два понятия: 📌 Реклама Отключить

— «электронный документооборот» — документооборот с применением информационной системы и

— «система электронного документооборота» — информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним.

В Правилах отсутствует ключевое понятие – «электронный документ», но дана отсылка, что другие понятия, используемые в Правилах, соответствуют понятиям, определенным в законодательстве. Это значит, что мы можем воспользоваться определением понятия «электронный документ», внесенном Федеральным законом от 27.07.2010 № 227-ФЗ в уже упоминавшийся Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»:

«электронный документ — документированная информация, представленная в электронной форме, т.е. в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах».

📌 Реклама Отключить

Обратите внимание, что понятие «электронный документ» не подразумевает обязательность использования электронной подписи.

Официальные документы печатаются на бланках, и документы, готовящиеся на компьютере, как правило, предусматривали, что при их выводе на печать будут использоваться типографски отпечатанные бланки, в документах предусматривались соответствующие отступы. Новая редакция Правил предусматривает, что бланки хранятся в компьютерных системах и выводятся на печать вместе с документом. Но в автоматизированных системах используются не только бланки в электронной форме, но и шаблоны для типовых управленческих ситуаций, то есть бланки с включенным в них типовым (трафаретным) текстом с пропусками для внесения переменной информации. В связи с требованием к федеральным органам исполнительной власти перейти на электронный документооборот в Правила вносится положение, что «При подготовке документов в федеральном органе исполнительной власти используются электронные шаблоны бланков документов».

📌 Реклама Отключить

Формы бланков утверждаются руководителем организации. При использовании электронных шаблонов их тоже должен утвердить руководитель. Поэтому в пункт 8 Правил были добавлены слова об электронных шаблонах: «Образцы бланков и электронные шаблоны бланков документов федерального органа исполнительной власти утверждаются руководителем этого федерального органа исполнительной власти».

В Правилах, принятых в 2009 г., много нареканий вызывали наименования отдельных реквизитов, не соответствовавшие устоявшимся названиям реквизитов, закрепленных в ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», тем более, что эти же реквизиты были и в предыдущих версиях стандарта1. Поэтому в новой редакции Правил делопроизводства названия некоторых реквизитов были откорректированы. Так, вместо реквизита «должность лица, подписавшего документ», появился реквизит «должность лица — автора документа». Тут надо понимать, что суть реквизита не изменилась. Автором документа считается лицо, подписавшее документ, а не исполнитель, который готовил текст документа и указанный в соответствующем реквизите.

📌 Реклама Отключить

В реквизит «наименование документа» добавлено понятие аннотации. Теперь реквизит звучит так: «л) наименование либо аннотация документа». Соответственно, изменилось наименование реквизита в приложении к Правилам. Тут под наименованием документа понимается привычный реквизит «заголовок к тексту» — реквизит 18 по ГОСТ Р 6.30-2003. Но в Правилах его назвали «наименованием», что часто путает работников службы ДОУ. А так как теперь речь идет об автоматизированных системах, и данный реквизит не столько заголовок в самом документе, сколько поле в регистрационной карточке, которое может содержать как привычный заголовок документа, так и его краткую аннотацию, то соответствующее изменение было внесено в Правила.

В 2009 г. в Правила не был включен реквизит 29 по ГОСТ Р 6.30-2003 – «отметка о поступлении документа в организацию». В новой редакции этот реквизит добавлен: «отметка о поступлении документа».

📌 Реклама Отключить

Регистрация поступивших документов должна осуществляться службой ДОУ в день поступления документа. Однако в Правила 2009 г. были добавлены слова «как правило», допускающие нарушение этого положения. В новой редакции Правил эти слова убрали и теперь, как и раньше, документ должен быть зарегистрирован в день поступления, без каких-либо исключений.

Добавлена ссылка на утверждаемый руководителем регламент по работе с обращениями граждан, который должен быть в каждом федеральном органе исполнительной власти. Именно указанный документ определяет порядок работы с обращениями граждан, включая их регистрацию и формирование в дела.

Наиболее кардинальной правке подвергся, как и можно было предположить, раздел VI, посвященный работе с электронными документами. Что тут представляет наибольший интерес?

Во-первых, закреплено положение, что работа с электронными документами ведется по тем же правилам, которые установлены для документов на бумажном носителе.

📌 Реклама Отключить

Во-вторых, зафиксировано разделение на две категории документов, циркулирующих в системах электронного документооборота – электронные документы и электронные образы документов.

Предусмотрен порядок заверения отправляемых в электронном виде документов электронной подписью. Т.е. если раньше электронная подпись всегда была у конкретного физического (должностного) лица, то теперь, с принятием Федерального закона «Об электронной подписи», возникает понятие подписи организации, отправляющей документ. Эта подпись проставляется автоматически системой электронного делопроизводства (СЭД) и заверяет подлинность отправляемого документа. Для получателя электронного документа наличие такой подписи дает уверенность, что документ получен именно от той организации, которая указана как отправитель документа.

📌 Реклама Отключить

Пункт 39 правил позволяет не использовать электронную подпись при внутреннем документообороте – например, при согласовании документов. Это существенно упрощает развертывание систем СЭД, т.к. в этом случае электронная подпись должна быть только у руководящих сотрудников, подписывающих исходящие из организации документы, а рядовые сотрудники используют упрощенные методы идентификации – например, ввод пароля.

В соответствии с распоряжениями Правительства РФ от 12.02.2011 № 176-р и от 17.03.2011 № 442-р Федеральным архивным агентством были выпущены «Рекомендации по подготовке федеральными органами исполнительной власти перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов». И последние месяцы активно идет процесс согласования Росархивом соответствующих Перечней, подготовленных федеральными органами. Эта работа нашла свое отражение в п. 40 новых Правил.

📌 Реклама Отключить

Приказом Министерства связи и массовых коммуникаций РФ от 02.09.2011 № 221 утверждены «Требования к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающих в том числе необходимость обработки информации, доступ к которой ограничен» (зарегистрированы Минюстом РФ 15.11.2011). Другими словами, это общие требования к работе ведомственных СЭД. Теперь в Правила включена отсылка на указанные Требования (п. 41).

Поступающие в организацию документы на бумаге сканируются службой ДОУ для использования в системе СЭД. При этом в новых Правилах на службу ДОУ возлагается обязанность по сличению отсканированного образа с оригиналом документа. На первый взгляд, это кажется излишним – отсканированный образ идентичен оригиналу. Однако в отдельных, хотя и довольно редких случаях могут быть проблемы: например, неравномерно напечатанный текст плохо отсканировался, страницы в многостраничном документе слиплись и т.п.

📌 Реклама Отключить

Хотя, в принципе, электронные документы могут и в перспективе обязательно будут иметь сроки ведомственного хранения, отличные от традиционных бумажных документов, но поскольку этот вопрос еще не решен, то Правила предусматривают сроки хранения электронных документов в соответствии со сроками, установленными «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденным приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558.

Задача перехода на электронным документы решается во всем мире, это показал и опубликованный 28 ноября 2011 г. меморандум Президента США Барака Обамы «Управление государственным документами»2, адресованный руководителям федеральных органов исполнительной власти и посвященный необходимости перехода к электронным документам.

📌 Реклама Отключить

Новая редакция Правил делопроизводства направлена на решение тех же задач и с учетом внимания, уделяемого вопросам автоматизации работы госаппарата руководством страны можно ожидать, что наступивший 2012 г. станет годом существенных подвижек в переходе к электронному документообороту и автоматизации делопроизводства в масштабах страны.

________________________________________

  1. ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно — распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
  2. ГОСТ 6.38-90 «Унифицированные системы документации. Система организационно — распорядительной документации. Требования к оформлению документов»
  3. ГОСТ 6.39-72 УСД. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
  4. http://www.whitehouse.gov/the-press-office/2011/11/28/presidential-memorandum-managing-government-records

About the author

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *