Акт разногласий к акту выполненных работ

Что такое акт разногласий к акту выполненных работ: как составляется, образец заполнения

В том случае, когда результаты работ, выполненных исполнителем по договору подряда, не устраивают заказчика (потребителя), тот вправе указать свои претензии в специальном приложении к акту приемки.

Подобный документ составляется в свободной письменной форме и может носить любое название — акт, протокол, приложение, заявление, дефектная ведомость и т. д. Главное, чтобы он отражал позицию заказчика и содержал перечисление конкретных позиций, не соответствующих основному соглашению.

Справка. Также подобное замечание может быть выражено не отдельным документом, а в качестве примечания к акту приемки.

Важным условием юридической силы протокола является его составление до момента подписания акта о приемке. Если заказчик принял результаты без проверки либо не указал на выявленные им недостатки, то согласно законодательству он лишается права обжалования, если иное не оговорено договором между контрагентами (ст. 720 ГК РФ).

Все недостатки могут разделяться на явные, то есть обнаруживаемые при обычном способе приемки, и скрытые, проявляющиеся с течением времени. Претензии по явным недостаткам должны быть предъявлены незамедлительно после их обнаружения.

Претензии на скрытые дефекты могут быть предъявлены исполнителю в разумные сроки, но не более 2 лет с момента передачи результатов. При организации строительных работ срок предъявления претензий увеличен до 5 лет. Также сроки могут определяться договором, законом или деловыми обычаями, действующими в той или иной сфере деятельности (ст. 724 ГК РФ).

Подобный документ является основанием для предъявления претензий к контрагенту, не выполнившему свою часть договора. Срок исковой давности по неисполнению договора подряда составляет 1 год начиная со дня предъявления заявления о недостатках (ст. 725 ГК РФ).

Что делать, если акт составлен, но работы проведены некачественно или не выполнены

Нарушение подрядчиком своих обязанностей может проявляться двояко:

  • выполненный объем работ не соответствует заявленному в соглашении;
  • у потребителя имеются претензии к качеству и (или) к размеру заявленной стоимости.

В обоих случаях потребитель должен незамедлительно уведомить подрядчика, иначе он лишается права ссылаться на обнаруженные им недостатки. Акт некачественных (невыполненных) работ и является формой уведомления, так как в нем ставятся подписи обеих сторон.

После того, как протокол имеющихся дефектов составлен, стороны согласовывают дальнейшие действия. Согласно ст. 723 ГК РФ потребитель вправе требовать:

  • безвозмездного устранения дефектов;
  • соразмерного уменьшения стоимости;
  • возмещения собственных расходов, если их устранением займется заказчик.

Внимание! Если оплата по договору не проведена, а заказчика не устраивают результаты, он должен написать мотивированный отказ в оплате, в котором обязан дополнительно перечислить выявленные недостатки. При отсутствии мотивированного отказа заказчик обязан произвести оплату в указанный в договоре срок.

В том случае, если подрядчик не признает имеющихся недостатков, любая из сторон может потребовать проведения экспертизы. Если ее заключение подтверждает наличие дефектов, расходы за экспертизу несет исполнитель. В случае, когда экспертиза не выявит наличие недостатков или удостоверит, что они возникли не по причине действий исполнителя, расходы несет сторона, бывшая инициатором проведения проверки.

Если по результатам переговоров и экспертизы стороны не приходят к соглашению, то проблема разрешается судебным путем. С исковым заявлением в суд может обратиться любой из контрагентов.

Что такое фиктивный акт

Иногда стороны составляют фиктивный акт, то есть потребитель заранее или «вслепую» принимает работу. Чаще всего это делается для ухода от налогообложения или в целях экономии времени. Такие действия ставят в неудобное положение самого заказчика. При некачественно произведенных работах ему становится сложнее предъявить претензии исполнителю, так как формально приемка уже произошла и документ не содержит претензий к подрядчику.

В такой ситуации заказчику следует подать письменную претензию к исполнителю. Она должна содержать следующие положения:

  • отзыв подписи заказчика в акте приемки;
  • требование исправления выявленных дефектов;
  • предупреждение о приостановке оплаты по договору.

Если оплата не произведена, то направления претензии и приостановки оплаты по договору, как правило, достаточно для разрешения проблемы. В случае, если оплата уже произведена, заказчик попадает в более сложную ситуацию. Ему необходимо направить претензию к заказчику, указав свои доводы. Если тот отказывается от исполнения договора или аннулирования соглашения и возврата денег, то придется обращаться в суд.

Осторожно! Судебная практика показывает, что шансы выиграть или проиграть дело в подобной ситуации примерно равны. Суд может как буквально истолковать положения статьи 720 ГК РФ, так и руководствоваться позицией, выраженной в письме Президиума ВАС №51 от 24.01.2000, согласно которому заказчик не лишается права обжалования качества, объема и стоимости работ даже в случае, если акт приемки им уже подписан.

Как составить акт о невыполненных работах

Соответствующий акт составляется в случае, когда какие-либо позиции из договора подряда не были исполнены подрядчиком. Документ составляется в свободной письменной форме и содержит:

  • наименования сторон;
  • ссылку на основное соглашение;
  • перечень работ, содержащихся в договоре подряда и не выполненных исполнителем с указанием единиц измерения и объема;
  • дату составления и подписи контрагентов.

Как выглядит образец акта разногласий к акту выполненных работ:

В случае отказа одной из сторон от подписи в приложении делается соответствующая отметка.

Документ составляется в двух экземплярах для каждой стороны. Наличие акта является основанием для обращения в суд с исковым заявлением о расторжении соглашения, уменьшении стоимости или возмещении расходов потребителя.

Акт некачественного выполнения работ

Акт некачественного выполнения работ составляется в том случае, когда у заказчика есть конкретные претензии к качеству. Как и другие приложения к договору подряда, протокол содержит следующие положения:

  • наименования сторон;
  • ссылку на основной договор;
  • подписи и печати сторон.

В протоколе также подробно описываются претензии заказчика с указанием конкретных выявленных им дефектов.

Акт фактически выполненных работ

Соответствующий документ фактически является актом приемки. Он составляется в свободной форме и отражает весь выполненный объем работ. В документе указывается следующее:

  • наименования сторон;
  • ссылка на заключенный договор подряда;
  • список выполненных работ;
  • стоимость каждой позиции;
  • суммарная стоимость.

Также заказчик должен сделать отметку:

  • об отсутствии претензий к качеству и объему произведенных работ;
  • о наличии претензий.

В последнем случае потребитель должен ниже по тексту документа подробно раскрыть имеющиеся у него претензии. Подобный документ также является основанием для подачи искового заявления в суд.

Советы юриста

Приемку выполненных работ желательно производить в максимально короткие сроки после обращения подрядчика. Если иное не предусмотрено договором, то обязанность оплаты возникает по факту сдачи работы, а не по результатам приемки. Чтобы воспользоваться правом отказаться от оплаты, заказчик должен провести приемку и направить исполнителю мотивированный отказ с указанием причин.

При затягивании приемки или отсутствии мотивированного отказа заказчик обязан произвести оплату, даже если его не устраивают результаты трудов подрядчика.

Скачать образец претензии по акту выполненных работ

Видео по теме

Разбор вопроса о том, кто должен доказывать наличие или отсутствие недостатков в выполненных работах:

  • Факторы, влияющие на рост документооборота
  • Целесообразность создания единой централизованной системы электронного документооборота

В 1983 году вышла в свет работа В. С. Мингалева «Общие закономерности и тенденции документообразования в социально­экономических системах управления».

В этой работе впервые была сделана удачная попытка системного подхода к проблеме документообразования на основе методов математической статистики, информационного анализа и других современных методов. Эта работа, ставшая библиографической редкостью, работа, которая положила начало так и не реализованному в дальнейшем новому научному направлению, сегодня актуальна как никогда. В статье я буду опираться на основные научные положения этой работы.

Прежде всего, необходимо обозначить проблему. Рост объемов документооборота — насколько этот процесс объективен? Какие факторы способствуют росту окументооборота? Надо ли ограничивать рост объемов документооборота? Какие методы для этого можно использовать? Что дает сокращение объемов документооборота? На эти вопросы я попытаюсь дать ответы.

Итак, обратимся к характеристике объемов документооборота. К сожалению, мне не удалось сформировать стройный и полный статистический ряд, поскольку это требует отдельной серьезной и кропотливой, долговременной работы. Однако и имеющиеся в наличии данные достаточно красноречиво обозначают существующие тенденции.
По данным из работы В. С. Мингалева:

  • в 1960 г. в СССР создавалось 30 млрд листов документов (150 млн дел);
  • в 1965 г. в СССР создавалось 40 млрд листов документов (200 млн дел);
  • в 1970 г. в СССР создавалось 60 млрд листов документов (300 млн дел).

К сожалению, другими статистическими сведениями мы не располагаем. На основе приведенных данных можно заключить, что темпы роста объемов документооборота в указанный период составили примерно 10% в год.

Примерно таким же был прирост объема документов и в США:

  • в 1964 г. — 125 млрд листов документов
  • в 1968 г. — 175 млрд листов документов, то есть примерно 8% в год.

Тогда это считалось серьезной проблемой, и была поставлена задача сократить документооборот.

Говоря о современном периоде, следует заметить, что специальных исследований объемов документооборота не проводится. Лишь в рамках научных исследований ВНИИДАД
изучает объемы документооборота в федеральных органах исполнительной власти. У нас накоплены данные по этому показателю начиная с 2005 года. Однако абсолютно достоверными их назвать нельзя, так как изучение производилось методом анкетирования.

В 2005–2006 гг. в анкетировании участвовали 39 федеральных органов исполнительной власти, в 2007–2008 гг. — 58 федеральных органов исполнительной власти (ФОИВ), в 2009–2010 гг. — 64. На основе усредненных данных можно заключить, что ежегодный прирост объема документооборота составляет:

• 2005–2006 гг. — 17%;
• 2007–2008 гг. — 20%;
• 2009–2010 гг. — 9%.

В определенной степени эти данные подтверждаются Росархивом.

В годовом отчете за 2010 год Росархив отметил рост объемов документов. По сравнению с 2006 годом он возрос на 202,4 тыс. дел (18%) и составил 1,3 млн дел. При среднем объеме дела в 250 листов это составляет 325 млн листов документов.

Таким образом, в стране наблюдается устойчивый рост объемов документооборота.

То же самое можно сказать и о росте числа видов и разновидностей документа.

Согласно имеющимся данным, в России до 1917 года насчитывалось около 1000 названий видов и разновидностей документов. Современный Перечень типовых управленческих архивных документов содержит 2773 типовых вида, а в целом в государстве сейчас циркулирует свыше 5000 видов и разновидностей документов.
Зададимся следующим вопросом: насколько объективен рост объемов документооборота?

В уже упоминавшейся работе В. С. Мингалев выделил ряд факторов, влияющих на рост объемов документооборота. Отметим те из них, которые, по нашему мнению, сохранили актуальность сегодня:

  • численность населения;
  • рост объемов производства;
  • научно­технический прогресс;
  • численность и качественные характеристики управленческого персонала;
  • формы и методы организации управления;
  • бюрократизм и волокита.

Итак, рассмотрим фактор численности населения страны. Исходный постулат: с ростом численности народонаселения происходит увеличение объемов документооборота, так как происходит количественное увеличение документов, обеспечивающих жизнедеятельность человека. После возникновения современной российской государственности численность населения сократилась примерно вдвое и ежегодно продолжает уменьшаться. Следовательно, объективно можно сделать вывод о том, что на увеличение объемов документооборота этот фактор влиять не должен.

Фактор роста объемов производства. Здесь необходимо учесть разницу в объемах производства СССР и современной России, сырьевую направленность народного хозяйства Российской Федерации, сокращение высокотехнологичных производств, которые ранее требовали значительных объемов научно­технической документации. Следует признать, что ежегодный прирост ВВП страны в 3–4% предполагает, по аналогии с советским периодом, примерно такой же рост объемов документооборота. На практике, как мы видели, этот прирост значительно превосходит показатели экономического роста.

Научно­технический прогресс дал возможность широкого использования компьютерной техники и информационных технологий. Лучшую характеристику их применения в работе с документами дал Президент страны Д. А. Медведев: «У нас внутренний документооборот как велся, так и ведется на бумаге. А компьютеры в основном используются, сами знаете, для чего. По сути, это пишущие машинки, просто более удобные, потому что не нужно каждый раз одно и то же перепечатывать.

Мы уже пятый год переводим нашу работу в электронный вид. То есть уже пять лет мы все занимаемся электронным документооборотом. На самом деле даже больше, потому что я, работая в Администрации Президента лет шесть или даже семь назад, пытался это делать в Администрации — безуспешно. Потом мы этим занимались в Правительстве. К сожалению, в этом смысле похвастаться нечем». Вывод печальный, хотя я и не разделяю пессимизм Президента страны.

Однако на практике внедрение современных информационных систем, систем электронного документооборота зачастую не приводит к уменьшению объемов документооборота. Наоборот, мы видим образование двух документооборотов — бумажного и электронного, работа с которыми ложится серьезной нагрузкой на персонал управляющих документацией.

Есть проблемы, связанные с численностью и качеством управленческого персонала. К сожалению, мы лишены достоверных данных о численности современного управленческого аппарата. 17 октября 2011 года на встрече Президента Российской Федерации Д. А. Медведева с главой Совета Федерации В. И. Матвиенко и ее заместителями было предложено сократить количество региональных подразделений федеральных ведомств, которых в среднем на каждый субъект Федерации приходится 30. В. И. Матвиенко назвала и точную цифру «лишнего штата» — 400 тыс. человек. («Российская газета», 18 октября 2011 г.). Очевидно, что каждый «лишний» чиновник производит значительное количество «лишних» документов.

Рациональная организация управления документами, организация делопроизводства служит существенным элементом укрепления аппарата управления, его стабильности.
Известно, что делопроизводство является зеркальным отражением системы управления. Традиционная иерархическая модель отечественного управления требует значительного числа перемещений документов в процессе их обработки и по вертикали, и по горизонтали. Каждое такое перемещение неизбежно сопровождается появлением копий, справок, листов согласования и других документов. Несмотря на многочисленные попытки реформирования государственного управления, оно так и не обрело современного облика. Более того, непрерывное реформирование системы управления само по себе создает проблемы и способствует росту документооборота. Мало кто задумывается над тем фактом, что любые изменения структуры, правового положения, наименований органов управления влекут за собой огромную работу по изменению уставных документов подведомственных организаций, их регистрации и перерегистрации в различных инстанциях.

И конечно, бюрократизм и волокита также ведут к увеличению объемов документооборота.

Еще один аспект проблемы — непрерывное изменение форм, формуляров документов из различных областей деятельности. Примечательно, что эти изменения не влекут за собой упрощение формуляров документов, сокращение числа реквизитов. Нет, наоборот, происходит усложнение реквизитной части документов, что приводит к увеличению трудоемкости их оформления. Из практики, опытным путем получены данные, что новый бланк платежного поручения увеличивает трудоемкость оформления примерно на 20%, а больничного листа — на 30%. Насколько оправдано такое увеличение? Что дает увеличение числа реквизитов, какая экономическая эффективность при этом достигается? Нет ответа. А ведь мы взяли для примера самые простые, «обиходные» документы.

Возьмите госконтракты. В России только в системе госзакупок заключается ежегодно 10 млн контрактов. Представьте себе шлейф документов, необходимых для оформления участия организации в конкурсе и умножьте их количество на 10 млн контрактов, да еще с учетом того, что участников конкурса должно быть несколько!!!

Совсем недавно министр экономического развития г­жа Набиуллина с тревогой отметила, что в сфере реализации госуслуг образуется ежегодно около 82 млн документов.
Спрашивается, насколько опасен рост объемов документооборота?

На наш взгляд, вопрос риторический. Безусловно, рост объемов документооборота имеет свои пределы, выражающиеся в ограничениях ресурсов, которые необходимы для его полноценной обработки.

Рассмотрим основные направления сокращения документооборота. Прежде всего, обозначим два основных метода:

  1. нормативное ограничение;
  2. научно­обоснованное ограничение объемов документооборота.

Если говорить о нормативных методах ограничения (оптимизации) документооборота, то следует вспомнить опыт США, где действуют на федеральном уровне «Закон о сокращении работы с документами»; в некоторых штатах действуют законы, регламентирующие процессы документообразования. И в ряде других государств существуют нормативные правовые акты, регулирующие многие аспекты управления документами.

Другой пример дает нам Республика Беларусь, где несколько лет тому назад по распоряжению Президента страны А. Г. Лукашенко была выполнена беспрецедентная работа по сокращению объемов документооборота в два раза.

В Австралии запрещается создание документов на бумажной основе, если есть возможность использовать электронные документы.

В СССР периодически проводились кампании по сокращению аппарата управления и одновременно по сокращению объемов документооборота. То есть для сокращения объемов документооборота можно использовать административные и нормативно­правовые методы. Думается, что в условиях Российской Федерации эти методы также имеют шансы на успех.

В данном случае я имею в виду необходимость возродить унифицированные системы документации, закрепить в положениях о соответствующих ведомствах обязанность вести УСД. Кроме того, в положение о ФОИВ следовало бы записать ответственность за управление документами, обязанность содержать их в порядке, обеспечивать их учет и хранение, как это сделано, например, в Чехии специальным законом.

Думается, что проводимая сегодня ФОИВ большая работа по созданию перечней документов с указанием сроков хранения и перечней электронных документов является необходимым этапом работы по возрождению УСД.

Разумеется нам, как представителям науки, ближе научные методы сокращения объемов документооборота, основанные на исследовании состава документального фонда организации, унификации документов, устранения так называемых «лишних» и «тупиковых» документов, то есть с использованием как традиционных, так и современных методов оргпроектирования. Графические, матричные, математические методы, компьютерное моделирование вновь должны найти свое применение на практике.

Надо отметить, что в последние годы недооценивается необходимость предпроектного этапа внедрения СЭД, на который не выделяется достаточных средств.

Внедрение СЭД, особенно системы межведомственного документооборота, должно способствовать сокращению объемов документооборота. Сейчас этому мешает ряд обстоятельств.

Ряд федеральных органов исполнительной власти не имеет ведомственных систем электронного документооборота или имеет системы ненадлежащего качества, в связи с чем федеральные органы исполнительной власти нуждаются в значительных финансовых средствах на создание или модернизацию систем, при этом соответствующие заявки на данные цели, как правило, Минфином России не поддерживаются.

В федеральных органах исполнительной власти фактически отсутствует внутренняя нормативная база безбумажного документооборота, в результате разработки которой должны быть утверждены перечни документов, создаваемых и обрабатываемых в электронной форме, должна быть проведена унификация внутриведомственной документации.

Отсутствуют единые технологии формирования архивов электронных документов, предусматривающие их последующую передачу на постоянное государственное хранение, а также обеспечивающие их долговременную сохранность в соответствующих форматах.

В ФОИВ в настоящее время применяется разнотипное программное обеспечение и десятки СЭД, значительно отличающихся друг от друга по применяемым технологическим решениям и выполняемым функциям, поскольку типовые требования государства к таким системам до настоящего времени отсутствуют. Такое положение наблюдается только в России, в других развитых странах разработчики СЭД подчиняются требованиям, устанавливаемым государством для систем данного типа.

В данной ситуации представляется целесообразным рассмотреть вопрос о создании единой централизованной системы электронного документооборота и подключении к ней федеральных и региональных органов исполнительной власти и муниципалитетов, не имеющих собственных систем электронного документооборота.

Это позволит улучшить качество СЭД, существенно уменьшить затраты на их разработку, внедрение и эксплуатацию в каждом таком органе, а также обеспечит внедрение единых стандартов делопроизводства и межведомственный документооборот, согласованный с МЭДО. При такой системе можно будет обеспечить «прозрачность» документооборота, единую регистрацию и эффективный контроль исполнения документов, оптимизировать состав применяемой документации. Данное решение также позволит в дальнейшем обеспечить передачу электронных документов на архивное хранение и интеграцию СЭД с соответствующими информационными системами архивных органов и организаций.

Следует также отметить, что в структуре федеральных органов исполнительной власти в настоящее время отсутствует орган, наделенный соответствующими полномочиями по реализации государственной политики, нормативному правовому регулированию и контролю, а также оказанию государственных услуг и управлению государственным имуществом в сфере документационного обеспечения управления, в том числе электронного документооборота, что также негативно сказывается на состоянии делопроизводства и внедрении современных информационных технологий в указанной сфере. Думается, что появление такого органа позволит нам удержать рост объемов документооборота в разумных пределах и упростить в целом систему документационного обеспечения управления.

Делопроизводство 2, 2012

М. В. Ларин, директор ВНИИДАД, профессор, д. и. н., заслуженный работник культуры РФ
Источник: Журнал «Управление персоналом»

Требуется ли протокол разногласий для акта приема-передачи?

Добрый день, Валерия!
Да, вы правильно понимаете, если вы подпишете этот акт значит ни каких претензий у вас нет, и в последующем вы не имеете право на взыскания неустойки. Предлагаю вам написать застройщику письменное заявление с требованием внести изменения в текст акта приема-передачи, поскольку у вас имеются претензии по срокам сдачи дома. Также можно прописать это требование в претензии о выплате неустойки. Это заявление / претензию надо вручить застройщику под роспись на вашем экземпляре. Затем, подождать реакции застройщика. Помните о сроках подписания акта приема-передачи — это 7 рабочих дней с момента получения сообщения застройщика о готовности объекта к передаче (по ст.8 ФЗ об участии в долевом строительстве) или иной срок (по условиям вашего договора ДДУ). Подписать акт приема-передачи квартиры с оговоркой, если застройщик не вносит изменения в акт приема-передачи, и у вас нет оснований для отказа от подписания (например, неустраненных дефектов). Оговорка делается во всех экземплярах акта после вашей подписи:
«Имеются претензии по выплате неустойки за просрочку передачи квартиры за период с ___ по _____. Подпись, Фамилия И.О., дата». А затем обращайтесь в суд за выплатой неустойки.

Как организовать эффективный документооборот

По итогам «круглого стола», проведенного редакцией журнала «Финансовый директор»

В систему документооборота предприятия могут входить разнообразные документы — письма, договоры, должностные инструкции, бухгалтерские и налоговые документы. От того, насколько четко организован процесс их прохождения, зависит эффективность управления предприятием в целом.

Представляем участников «круглого стола»:

  • Екатерина Усольцева, финансовый директор розничной сети «Магнолия»;
  • Владимир Исаев, руководитель коммерчес-ко-договорного отдела ООО «Фармстер»;
  • Николай Переверзев, директор по экономике и финансам ОАО «Сибур-Нефтехим»;
  • Эдуард Зейбель, руководитель проектов ОАО OXS;
  • Валерий Бровкин, директор практики «Docu-mentum» ОАО OXS;
  • Дмитрий Барышников, руководитель отдела бизнес-анализа департамента консалтинга ЗАО «Энвижн Груп».

Необходимость регламентации документооборота

Документооборот существует в любой компании — от небольшого магазина до крупного холдинга. Однако далеко не все компании уделяют внимание регламентации документооборота, хотя по мере развития бизнеса такая работа становится необходимостью. Возможно, что сотрудники компании не сразу привыкнут к тому, что их действия регламентированы, тем не менее это позволит им сэкономить время на выполнение своих обязанностей — а значит работать эффективнее.

Дмитрий Барышников: Каждая компания по мере роста числа сотрудников и контрагентов сталкивается с увеличивающимися потоками неструктурированной информации. При отсутствии регламента документооборота у любого предприятия будут похожие проблемы — запутанные маршруты прохождения и потери документов, отсутствие четкой номенклатуры дел и, как следствие, проблемы с поиском документов, ведением управленческого учета, невозможность установить взаимосвязи между документами и в результате получить оперативный доступ к истории той или иной сделки.

Екатерина Усольцева: Хотелось бы добавить, что регламент документооборота является инструментом повышения дисциплины сотрудников. У нас, например, многие сотрудники — продавцы и средний менеджмент магазинов — приехали из регионов. Персонал приходится обучать и работе на компьютере, и правильному оформлению документов. Если работник владеет этим навыком, умеет обращать внимание на детали, то становится более дисциплинированным, что крайне важно для бизнеса. Для компании это означает, что первичные документы своевременно попадут в офис компании, следовательно, можно будет контролировать и платежи, и работу сотрудников.

Эдуард Зейбель: Хочу добавить, что отсутствие регламентов не позволит провести автоматизацию документооборота, несмотря на то что на определенной стадии развития бизнеса это станет необходимым.

С чего начать разработку регламента

Участники «круглого стола» выделили основные моменты, которые нужно учесть при разработке регламента документооборота.

Владимир Исаев: Когда в нашей компании было решено внедрить CRM-систему, представители внедренческой фирмы потребовали от нас составить регламент документооборота. Это было необходимым условием автоматизации процессов в компании.

Начинать пришлось с разработки форм первичных документов. Результатом первого же опыта создания документа представителем финансовой службы стала многостраничная «Заявка на оплату», оформить которую обычному сотруднику было сложно.

Поэтому мы создали рабочую группу с участием начальников отделов, через которые проходили документы. В результате совместных усилий были созданы формы и регламенты, позволяющие получить необходимую информацию без лишних затрат времени сотрудников на оформление и согласование документов.

Николай Переверзев: При построении любой системы документооборота нужно стремиться к минимизации этапов согласования и количества документов, требующих утверждения. Первое, что следует сделать, — закрепить за различными подразделениями списки документов, с которыми они должны работать. В этом случае технологическая документация не будет проходить через финансовую службу, а договор на покупку IT-системы — через рекламный отдел. Добиться этого можно, привлекая к созданию регламентов руководителей всех функциональных подразделений.

Количество регламентов в компании

В компаниях большинства участников «круглого стола» существует несколько регламентов. Их количество и назначение определяются прежде всего составом выполняемых в компании операций, направлениями деятельности и спецификой бизнеса.

Владимир Исаев: У нас регламенты разрабатывались разными отделами: общим отделом — регламент по всем входящим и исходящим документам, договорным — регламент договорной работы, финансовой службой -блок регламентов финансовых процедур.

Регламенты представляют собой общие принципы действий, из них ясно, что должно быть на выходе, но не указано, как именно нужно действовать. Поэтому у нас существуют еще инструкции — более подробные документы, в которых описано, что нужно делать в той или иной ситуации, в какие сроки, кто отвечает за тот или иной процесс и кто его контролирует. Инструкции создаются для каждого отдела компании. Если ситуация частная, например работа с входящими письмами, для нее не требуется регламент, достаточно инструкции.

Чтобы сотрудникам было понятно, как пользоваться регламентом или инструкцией, в компании проводятся специальные тренинги. Сначала документы рассылаются по всем отделам, участвующим в процессе, затем собирают всех сотрудников и разъясняют схему работы на примере одного из сложных текущих проектов, в том числе пункты, которые можно истолковать двояко. По результатам таких тренингов с учетом возникших у сотрудников вопросов могут вноситься корректировки и в регламенты, и в инструкции.

Екатерина Усольцева: Один из самых трудоемких в нашей компании — регламент документооборота сопровождения движения товаров. В нем закреплены порядок и сроки представления документов от магазинов в офис компании. Еще есть специфический инвестиционный регламент, прописывающий процедуру горизонтального согласования этапов проводимых работ между разными службами во время строительства новых магазинов. Другими словами, согласование работ проводится и со службами, задействованными в строительстве, и с теми, кто будет потом работать в магазинах.

Николай Переверзев: Большинство сотрудников нашей компании используют регламент договорной работы. В нем указывается, кто инициатор контракта, какие работы должны быть проведены, какие документы требуются от поставщика и в какой срок, что и с кем нужно согласовать (см. рис. 1). Еще существует блок планово-бюджетных регламентов, в которых описаны порядок и сроки формирования бюджетов, состав участников бюджетного процесса, их функции и ответственность, методики корректировки бюджетов и анализа его исполнения и т. д.

Эдуард Зейбель: В нашей компании регламенты разделены на внутренние (например, бюджетный регламент) и внешние, предназначенные для работы с клиентами, в которых описываются методология проведения работ и процесс взаимодействия с заказчиком.

Рисунок 1. Процесс подготовки и согласования договоров в ОАО «Полаир»

Инструменты контроля документооборота

Регламент документооборота предусматривает систему контроля потоков документов на предприятии. Владимир Исаев: Приведу несколько примеров контроля документооборота в нашей компании. Весь массив поступивших писем у нас регистрируется, а затем передается заместителю генерального директора. Последний распределяет документы по исполнителям и ставит пометку «К», если требуется особый контроль. Это означает, что к указанной на документе дате я должен отчитаться об исполнении документа письменно или по электронной почте, указав, какие действия предприняты, каковы результаты и какие проблемы возникли. Только после моего отчета по данному документу будут осуществляться дальнейшие действия.

Кроме того, у нас имеется особый бланк идентификации документов. Прежде чем передать, например, в бухгалтерию счет или счет-фактуру, накладную или акт, в этом бланке указывается, что это за документ, кто его составил, в рамках какого проекта и прочее (см. рис. 2 ). Заполняет бланк сотрудник, работавший с документом, например инженер, выезжавший для починки оборудования, или менеджер, проводивший переговоры с заказчиком.

Дмитрий Барышников: Одним из инструментов контроля процессов документооборота является их измерение согласно заранее определенным критериям, по крайней мере, при регистрации документов, постановке их на контроль и снятии с него, передаче отработанных документов в архив. Отдельные элементы каждого из таких процессов измеряются по количеству документов, сотрудников, задействованных в обработке документов, времени обработки. Точность измерений повышается за счет передачи документов по маршрутам внутри компании с использованием реестров — формы, давно применяемой в делопроизводстве (см. таблицу).

Рисунок 2 Бланк идентификации документа в ООО «Фармстер»

Таблица Пример реестра приема и передачи документов

Реестр может существовать как в электронном, так и в бумажном виде, в форме таблицы, содержащей определенные поля — от кого, кому, для каких целей и в какие сроки передан тот или иной документ. При необходимости можно включать в него и дополнительные поля, например фактический срок обработки документа. При этом в регламенте закрепляется время обработки документа, что позволяет спрогнозировать момент поступления документа на следующий этап маршрута.

Использование реестров позволяет накопить определенную статистику обработки документов в компании, а по результатам измерений можно определить, когда возникают проблемы и с чем они связаны. Это может быть кадровый вопрос (сотрудник не справляется, возрос объем работы), инфраструктурный (не хватает копировальной техники) и другие.

Безусловно, контролем и анализом документооборота в компании должна заниматься специальная служба или отдел.

Николай Переверзев: Регламенты документооборота важно не только создать, но и поддерживать, иначе они могут утратить свою актуальность. Следует своевременно их корректировать, если что-либо изменилось в самих процессах. Подходы к контролю могут быть разными. Например, если не сданы в срок бюджеты подразделений, можно провести с ответственным сотрудником соответствующую беседу, если же пропущены все сроки и я как руководитель должен принимать ответственность на себя, нельзя исключить и возможность штрафа сотрудника. Когда речь идет о договоре, который вовремя не согласован, его можно вернуть на доработку, предварительно выяснив причины срыва сроков работы, или применить меры административного воздействия — тот же штраф, депремирование.

Что касается специального отдела контроля документооборота, то, на мой взгляд, его целесообразно создавать лишь в крупных компаниях.

Екатерина Усольцева: Хотелось бы подчеркнуть важность обратной связи с сотрудниками компании. К сожалению, далеко не всегда только из имеющихся документов можно составить представление о реальном положении дел. Поэтому мы еженедельно собираем руководителей отделов, задействованных в разных проектах, и обсуждаем процесс их выполнения. Случается, что в ходе таких бесед сотрудники высказывают то, что никак не отражено в документах, но тем не менее становится основанием для корректировок планов и бюджета компании.

Эдуард Зейбель: Контролируя документооборот, мы контролируем бизнес-процесс, отслеживаем его основные составляющие. Поэтому контролировать документооборот в том или ином процессе должен человек, владеющий этим процессом, — функциональный руководитель. Хорошо, если удастся привлечь сотрудников компании к контролю документооборота. Например, сотрудник, участвуя в процессе, видит, что передача документа организована неоптимально. Тогда он должен проинформировать об этом руководителя — в том числе и потому, что возможные срывы осложняют его же собственную деятельность. Если срывы носят постоянный характер, то следует внести изменения в процедуры документооборота. Можно задаться целью создания постоянной обратной связи и разработать механизмы ее поддержки и поощрения сотрудников.

Как устранить излишнюю бюрократизацию

Чрезмерная бюрократизация документооборота усложняет деятельность компании. Участники дискуссии поделились своим опытом, как этого избежать.

Валерий Бровкин: От излишнего документооборота и согласований избавляет делегирование полномочий центрам ответственности. Так, если в конечном итоге за выдачу пачки скрепок отвечает кладовщик, то виза генерального директора не требуется.

У подразделений есть свои ответственные, руководитель подразделения вправе наделить их определенными полномочиями и не брать на себя решение всех вопросов.

Владимир Исаев: Случается, что когда работа нескольких отделов пересекается, то регламент, созданный одним из отделов, противоречит регламенту другого подразделения. Например, при разработке инструкции о работе с подрядчиками я указываю, что соответствующие документы готовит проектный отдел, а руководитель проектного отдела — что финансовый. Выход из этой ситуации только один — переговоры. Если же регламент создается несколькими отделами одновременно, то проводится первичное согласование путем рассылки регламентов всем отделам. Каждый из отделов готовит свои замечания, а затем они обсуждаются совместно.

Можно также порекомендовать периодически, например раз в месяц, просматривать уже отработанные документы. Если очевидно, что без какого-то из них можно обойтись, то в следующий раз такой документ изымается из «цепочки» документооборота.

Эдуард Зейбель: Я согласен с тем, что когда регламент разрабатывают сотрудники, которые инициируют создание документов, лишние «звенья» из цепочки прохождения документов исключаются. Но важно понимать, что ни один регламент не может быть абсолютно совершенным, поэтому в нем следует предусмотреть и возможность отклонения от процесса, то есть учесть результаты его нарушения. Ни случаи принятия волевых решений, ни процедуры административного воздействия не должны оставаться за пределами регламента. В нем следует прямо указывать, как нужно действовать в случае отклонений или нарушений. Штрафы, административные взыскания — это скорее поддерживающие регламент процедуры, их можно выделить и в новый документ.

Подводя итоги «круглого стола», можно отметить основный вывод всех его участников: грамотно построенная система документооборота не только упрощает работу финансово-экономической службы, но и позволяет существенно повысить эффективность финансового управления компании.

About the author

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *