Актуализация документов

Содержание

Вносим изменения в трудовой договор и локальные нормативные акты

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 21 сентября 2012 г.

Содержание журнала № 19 за 2012 г.На вопросы отвечала М.Г. Мошкович, юрист

Как известно, односторонне менять условия трудового договора работодателю разрешается только в случае изменений организационных или технологических условий труда, влекущих невозможность сохранения прежних положений договора. Например, при структурной реорганизации производства, переменах в его технике и технологии, совершенствовании рабочих мест на основе их аттестациич. 1 ст. 74 ТК РФ. В остальных случаях изменения возможны только с согласия работника, поэтому нужно подписывать с ним дополнительное соглашение к трудовому договоруст. 72 ТК РФ.

А как быть, если требуется внести поправки в локальные нормативные акты (положения, правила, инструкции и т. д.), коих в организации великое множество? Ведь они тоже затрагивают права работников. Об этом вопросы наших читателей.

Необходимость изменения графика работы нужно доказать

С.И. Мануйлова, г. Тюмень

Новому директору не нравится раннее начало работы в нашей организации. Он решил изменить правила внутреннего трудового распорядка и установить часы работы с 9.00 до 18.00. Как это правильно оформить, учитывая, что в трудовых договорах с работниками рабочее время установлено с 8.00 до 17.00?

: Правила внутреннего трудового распорядка вводятся в действие приказом руководителя либо являются частью коллективного договорастатьи 8, 190 ТК РФ. И меняются они в том же порядке, в котором первоначально утверждались.

Однако просто отредактировать правила недостаточно, ведь решение вашего директора влечет изменение условий трудовых договоров о режиме работыч. 2 ст. 57 ТК РФ. Поэтому предварительно оформите с каждым работником дополнительное соглашение к трудовому договору в двух экземплярах (для организации и для работника)ст. 72 ТК РФ.

Работодатели нередко просто уведомляют работников о новом графике за 2 месяца, оформляя это как изменение организационных или технологических условий трудач. 2 ст. 74 ТК РФ. Однако далеко не любое изменение условий трудового договора можно обосновать таким образом. Если работодатель не сможет доказать, что новый график работы действительно был неизбежным следствием организационных или технологических условий труда, то суд по иску работника может вернуть ему прежние часы работып. 21 Постановления Пленума ВС от 17.03.2004 № 2.

График работы — это всегда условие трудового договора

Е.А. Шилов, г. Самара

Наше производство реорганизуется: закуплено новое оборудование, которое требует работы по сменному графику. Можно ли обойтись без заблаговременного уведомления работников за 2 месяца, если у них в договорах нет условия о режиме работы? Как быть с теми, кто не захочет работать посменно?

: Когда часы работы конкретного работника не отличаются от общеустановленных в организации, то их, действительно, можно и не указывать в трудовом договореч. 2 ст. 57, ст. 100 ТК РФ. Но в плане изменения графика работы это ни на что не влияет. Ведь при приеме на работу сотрудники были ознакомлены с правилами внутреннего трудового распорядкач. 3 ст. 68 ТК РФ, а значит, согласовали и условие о режиме работыОпределение Мособлсуда от 18.03.2011 № 33-5153. Это нам подтвердили и в Роструде.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

ШКЛОВЕЦ Иван Иванович Заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

“Отдельные условия, предусмотренные локальными нормативными актами, к которым относятся и правила внутреннего трудового распорядка, могут не включаться в текст трудового договора, так как распространяются на всех работниковч. 2 ст. 57 ТК РФ. Однако они не перестают быть обязательными и для работников, и для работодателя. То есть при заключении трудового договора стороны определяют условия, зафиксированные не только в самом трудовом договоре, но и в локальных нормативных актах.

Таким образом, при изменении графика работы в случае изменения организационных или технологических условий труда необходимо соблюсти требование, предусмотренное ч. 2 ст. 74 ТК о письменном предупреждении работника о предстоящих изменениях за 2 месяца”.

Тем, кто не захочет работать в новых условиях, нужно письменно предложить другую работу, имеющуюся в организации. Если таковой не будет или работники откажутся (также в письменной форме), то их можно уволить с выплатой выходного пособия в размере двухнедельного среднего заработкач. 3 ст. 178, ч. 4 ст. 74, п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ. Но наказывать их за то, что они ходят на работу по старому графику, нельзяОпределение Воронежского облсуда от 28.07.2011 № 33-4124.

Экономический кризис — не повод для одностороннего изменения режима работы

Е.А. Крячко, г. Краснодар

В организации из-за кризиса упали объемы выполняемых работ по госзаказу (строительство). Чтобы оставить рабочие места и сохранить сложившийся коллектив, администрация приняла решение о сокращении рабочего дня до 6 часов и уменьшении рабочей недели до 4 рабочих дней, что привело к уменьшению зарплаты. Часть работников не согласна с этим решением и требует полной оплаты. Заявление об увольнении по собственному желанию тоже не пишут. Посоветуйте, пожалуйста, как сделать все по закону!

: По закону работодатель может вводить режим неполного рабочего времени в одностороннем порядке при изменении организационных или технологических условий труда, влекущем угрозу массового увольнения работниковч. 1, 5 ст. 74 ТК РФ.

А ухудшение финансового положения организации изменением организационных или технологических условий труда не признаетсяОпределения ВС от 07.05.2010 № 51-В10-1; Мособлсуда от 14.09.2010 № 33-17729; Обзор кассационной практики ВС Республики Коми по гражданским делам за май 2009 г. (дело № 33-2007). Следовательно, сокращение рабочего времени было неправомерным.

Если вы не можете обеспечить всех работников работой в соответствии с условиями трудовых договоровч. 2 ст. 22 ТК РФ, то нужно:

  • <или>объявлять простойч. 3 ст. 72.2 ТК РФ;
  • <или>сокращать численность или штат работниковп. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ.

Стимулировать работника к труду нужно не нарушая его прав

М.М. Сметанникова, г. Москва

В целях стимулирования работников к эффективному труду руководство приняло решение о снижении окладной и увеличении премиальной части зарплаты. В результате размер зарплаты будет выше, чем раньше, но только при достижении установленных показателей. Можно ли так изменить систему оплаты труда, уведомив об этом работников за 2 месяца?

: Нет, нельзя. Оплата труда — это условие трудового договорач. 2 ст. 57 ТК РФ. Изменение его в одностороннем порядке возможно только тогда, когда это является неизбежным следствием иных изменений, происходящих в организации (организационных или технологических условий трудач. 1 ст. 74 ТК РФ). Ваше же руководство просто хочет стимулировать работников к более эффективному труду. Намерения благие, но в результате будут снижены размеры окладов, то есть гарантированной части зарплаты. Без согласования с работником это делать нельзяст. 72 ТК РФ; Определение Мосгорсуда от 04.10.2010 № 33-30850.

Размер оклада всегда указывается в тексте трудового договора

О.И. Петрова, г. Санкт-Петербург

В моем трудовом договоре указано, что размер зарплаты установлен в соответствии со штатным расписанием. Работодатель ввел новое штатное расписание, где зарплата по моей должности установлена ниже предыдущей. Есть ли такое право у работодателя? Как поступить в данной ситуации?

: Подобная формулировка в трудовом договоре — уже нарушение. Размер тарифной ставки или оклада, установленного работнику, должен быть указан непосредственно в трудовом договоре. Вы вправе требовать (в том числе в судебном порядке) заключения допсоглашения к трудовому договору, в котором будет указан точный размер окладач. 2, 3 ст. 57 ТК РФ.

Нарушением является и снижение размера оклада путем принятия нового штатного расписания. Формально согласия работника на изменение штатного расписания (форма № Т-3) не требуетсяПостановление Госкомстата от 05.01.2004 № 1. Однако вносить изменения, касающиеся размера оклада работника, работодатель может только после:

  • <или>подписания с ним допсоглашения об изменении условий оплаты трудаст. 72 ТК РФ; Кассационное определение ВС Удмуртской Республики от 30.05.2011 № 33-1897/11;
  • <или>истечения двухмесячного срока уведомления об изменении организационных или технологических условий труда (по ст. 74 ТК РФ).

В противном случае вы вправе обратиться в трудовую инспекцию или в суд с требованием:

  • восстановить прежний размер оплаты труда;
  • выплатить разницу в окладах за весь период незаконного понижения зарплаты;
  • выплатить проценты за просрочку.

В суде вы можете взыскать также и компенсацию морального вредастатьи 236, 237, 391, ч. 1 ст. 356 ТК РФ.

Изменение должностной инструкции — допсоглашение нужно не всегда

К.Л. Рябинина, г. Белгород

В должностную инструкцию были внесены изменения: уточнены требования к опыту работы и раздел о взаимоотношениях работников, изменены номер и дата. Необходимо ли заключать дополнительное соглашение с работником? Где должно быть зафиксировано, что работник ознакомился с должностной инструкцией?

: В данном случае условия трудового договора не меняются. Поэтому можно просто сделать новую редакцию инструкции и ознакомить с ней работника под роспись. Например, работник может расписаться на обратной стороне инструкции или в специальном листе ознакомления.

СОВЕТ

Не стоит оформлять должностную инструкцию как приложение к трудовому договору. Тогда потребуется заключать допсоглашение с работником при любом ее изменениист. 72 ТК РФ; Письмо Роструда от 31.10.2007 № 4412-6.

Работника можно наказать за невыполнение обязанностей, предусмотренных должностной инструкцией

Г.А. Васильева, г. Москва

Обязанности по охране труда (контроль за безопасностью условий труда, инструктаж работников и т. д.) возложены на одного из работников согласно его должностной инструкции. Но фактически он их не выполняет (отказывается). Директор хочет ввести отдельную ставку специалиста по охране труда. Можно ли уменьшить зарплату работнику в связи с сокращением объема его обязанностей?

: Для этого нужно подписать с работником допсоглашение к трудовому договору о сокращении объема обязанностей и уменьшении в связи с этим заработной платыст. 72 ТК РФ. В должностную инструкцию после этого вносятся изменения, с которыми работник должен быть ознакомлен.

Обращаем внимание, что обосновать одностороннее снижение зарплаты изменением организационных и технологических условий труда нельзя, поскольку нормы ст. 74 ТК неприменимы в случаях изменения трудовой функции работникач. 1 ст. 74, ч. 2 ст. 57 ТК РФ.

Если же работник не захочет подписывать допсоглашение, то останется только начать применять к нему дисциплинарные взыскания (вплоть до увольнения) за отказ выполнять обязанности по охране трудастатьи 192—193 ТК РФ. Но при этом имейте в виду следующее. Как мы поняли, ваш работник не является специалистом по охране труда и основная работа у него другая. Это не мешает требовать от него выполнения дополнительных обязанностей, предусмотренных должностной инструкцией, если работник был ознакомлен с ней до подписания трудового договорап. 3 ст. 68 ТК РФ; Определения Санкт-Петербургского горсуда от 23.08.2011 № 33-12886; Леноблсуда от 22.12.2011 № 33-6436/2011. Если же дополнительные обязанности включили в должностную инструкцию позже и не отразили это в трудовом договоре, то суд по иску работника может признать взыскание незаконным.

Продлить срочный договор можно путем внесения в него изменений

И.И. Белая, г. Тюмень

Можно ли продлить срочный трудовой договор?

: В принципе, можно. Для этого достаточно заключить с работником допсоглашение к трудовому договору об изменении срока его действияст. 72 ТК РФ; Письмо Роструда от 31.10.2007 № 4413-6. Однако следите за тем, чтобы срочный договор не превратился в бессрочный. Это может произойти, если:

  • <или>изменения внесены уже после истечения срока действия договорач. 4 ст. 58 ТК РФ;
  • <или>общий срок действия договора превысит 5 летп. 2 ч. 1 ст. 58 ТК РФ;
  • <или>продление срока меняет причину, по которой был заключен именно срочный трудовой договорч. 1 ст. 59 ТК РФ. К примеру, работника брали на сезонные работы, а изменившийся срок договора превышает сезонст. 293 ТК РФ. Или работника принимают для выполнения заведомо определенной работыч. 1 ст. 59 ТК РФ, а затем вносят в договор изменения о том, что он действует до окончания срока другой работыАпелляционное определение ВС Республики Хакасия от 15.05.2012 № 33-949/2012.

Переоформлять трудовые договоры при появлении новой формы нельзя

Л.А. Корюшкина, г. Воркута

Работодатель решил утвердить новую форму трудового договора. Нужно ли в этом случае переоформить трудовые договоры с уже принятыми на работу сотрудниками?

: Новая форма трудового договора может быть использована только для оформления отношений с новыми работниками. Возможности переоформления уже заключенных договоров ТК не предусматривает. Фактически это будет означать заключение второго трудового договора с тем же работником.

Изменить наименование должности не так просто

И.С. Сашина, г. Тверь

В ООО принято решение о приведении наименований должностей работников в соответствие с квалификационными справочниками. При этом обязанности работников остаются прежними, изменения технологического характера не проводятся. Требуется ли заключать допсоглашения с работниками?

: Когда вид работы предполагает какие-либо льготы, компенсации или ограничения (например, в связи с вредностью), соответствие наименования должности в трудовом договоре ее наименованию в квалификационных справочниках обязательноч. 2 ст. 57 ТК РФ. Иногда необходимость внести изменения возникает уже после заключения трудового договора, если:

  • <или>неточное наименование было указано по ошибке;
  • <или>вредность выявлена по результатам аттестации рабочих мест;
  • <или>внесены изменения в квалификационные справочники.

Изменить наименования должностей в перечисленных случаях работодатель не только может, но и должен. Поэтому теоретически можно было бы ограничиться внесением изменений в штатное расписание и в трудовые книжки.

(1) Запись в трудовой книжке должна быть именно об изменении наименования должности, а не о переводе на другую работу.

(2) Не забудьте указать в приказе причину поправок и ознакомить работников с приказом и с записями в трудовых книжкахп. 3.1. Инструкции, утв. Постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69; п. 12 Правил, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225.

Однако из определения трудовой функции, данного в ТК («работа по должности в соответствии со штатным расписанием…»ч. 2 ст. 57 ТК РФ), можно сделать вывод, что наименование должности — это тоже условие договора. Поэтому нужно также оформить и допсоглашения с работниками. Объясните им, что это делается для их же блага — вряд ли они будут против досрочного выхода на пенсию или дополнительных дней к отпуску. А организация таким образом будет застрахована от замечаний трудинспектора.

Если же льгот нет и цели переименования должностей иные, то допсоглашение тем более обязательно. Для работника может оказаться принципиальным именоваться так, а не иначе, и одностороннее изменение наименования его должности повлечет жалобы в трудинспекцию или суд. Поэтому ищите аргументы для подписания допсоглашения.

Анализ и актуализация документации

Под изменением (актуализацией) документа понимается любое исправление, исключение, добавление каких-либо данных в этот документ.

Актуализировать документ может только то подразделение, которое его разрабатывало.

Изменение в документе, влекущее изменения в других документах, должно одновременно сопровождаться внесением изменений во все взаимосвязанные документы.

Изменение (актуализация) производится:

— при изменении или дополнении норм, правил, стандартов, технических условий, на которые имеется ссылка в данном документе;

— при изменении структуры управления и обязанностей персонала;

— при изменении технических и управленческих процессов, а также СМК;

— в случае выявления несоответствий в ходе работы или аудита.

В случае выявления несоответствий в ходе работы пользователей с документацией, а также в результате проведения аудита или осуществления проверки на действенность и актуальность документации, все несоответствия анализируются и, по результатам анализа, вносятся изменения.

Изменения вносятся на основании приказа генерального директора.

При актуализации сотрудник подразделения – разработчика вносит изменение в документ, заполняет лист регистрации изменений к данному документу Ф 4.2.3-01 и доводит приказ об изменении и изменённый документ до персонала (согласно списку рассылки документа в СЭД).

Сотрудник, внесший изменение в документ, в течении 2-х дней после подписания приказа о внесении изменения должен представить в ОП электронную версию измененного документа и отсканированный приказ для размещения на сервер в общедоступную папку «Корпоративные нормативные документы» и для регистрации документа в реестре корпоративных нормативных документов СМК Ф 4.2.3-02.

В случае большого объема вносимых изменений или объем накопленных изменений затрудняет использование документа, целесообразно разработать новую версию документа.

У новой версии документа в идентификационном номере увеличивается номер версии, при необходимости меняется год ввода в действие. Переизданный документ вводится в действие аналогично новому документу.

ОП удаляет отмененный документ из папки «Корпоративные нормативные документы» на сервере ГД и вносит изменение в реестр корпоративных нормативных документов СМК Ф 4.2.3-02.

В случае разработки новой версии документа сотрудник ОП вычеркивает отмененный документ из реестра Корпоративных нормативных документов сплошной линией и в графе «Статус» пишет «Отмененный».

Во всех этих случаях ответственными за своевременное и полное внесение изменений в документ, отмену и изъятие из обращения устаревшего документа является ответственный за процесс.

Если в течение 3-х лет в документ СМК не вносились изменения, то начальник ОП направляет в адрес ответственного за процесс служебную записку о необходимости проверки документа на актуальность.

Ответственность за использование в подразделениях актуальных (действующих) документов возлагается на руководителей подразделений ОАО «Сибирьтелеком».

ОЗНАКОМЛЕНИЕ РАБОТНИКОВ С ЛОКАЛЬНЫМИ НОРМАТИВНЫМИ АКТАМИ

Работники должны быть ознакомлены под подпись со всеми локальными нормативными актами, принимаемыми в организации и непосредственно связанными с их трудовой деятельностью (абз. 10 ч. 2 ст. 22 ТК РФ).

Например, обязанность работодателя ознакомить лиц, поступающих на работу, с Правилами внутреннего трудового распорядка и локальным нормативным актом, регламентирующим порядок обработки персональных данных работника, прямо предусмотрена ч. 3 ст. 68 ТК РФ и п. 8 ст. 86 ТК РФ.

Подтвердить факт ознакомления работников с локальными актами можно несколькими способами.

— Подписью работника на листе ознакомления. Также должны быть указаны его фамилия, имя, отчество и дата ознакомления. Этот лист прилагается к каждому локальному нормативному акту, нумеруется, прошивается и скрепляется печатью и подписью должностного лица.

— Подписью работника на отдельном документе — журнале ознакомления работников с локальными нормативными актами. В отличие от листа ознакомления этот журнал предусматривает возможность ознакомления работников с несколькими локальными нормативными актами.

— Подписью работника на листе ознакомления, являющемся приложением к трудовому договору.

Важно! Неознакомление работников с локальными нормативными актами является нарушением трудового законодательства и может повлечь административную ответственность для работодателя по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ, а если такое нарушение будет совершено повторно — по ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ.

ИЗМЕНЕНИЕ ЛОКАЛЬНЫХ НОРМАТИВНЫХ АКТОВ

Работодатель вправе вносить изменения в локальные нормативные акты:

— в связи со вступлением в силу либо изменением закона или другого нормативного правового акта, содержащего нормы трудового права, коллективного договора, соглашения;

— по собственному усмотрению. В этом случае важно, чтобы принимаемые локальные нормативные акты не ухудшали положения работников по сравнению с трудовым законодательством, коллективными договорами, соглашениями (ч. 4 ст. 8 ТК РФ).

Изменения вносятся в том же порядке, в котором локальный нормативный акт разрабатывался и утверждался первоначально. Необходимо учитывать, что изменения могут затрагивать определенные сторонами условия трудового договора, а согласно ст. 72 ТК РФ это допустимо только по соглашению сторон. Работодатель вправе в одностороннем порядке изменять условия трудового договора только в случае организационных или технологических изменений условий труда. При этом необходимо соблюдать процедуру, определенную в ст. 74 ТК РФ.

Важно! Если локальные нормативные акты принимались с учетом мнения представительного органа работников (профсоюза), изменения могут быть внесены только при соблюдении порядка учета мнения этого органа (ст. 372 ТК РФ).

ОТМЕНА ЛОКАЛЬНЫХ НОРМАТИВНЫХ АКТОВ

Согласно ст. 12 ТК РФ основаниями для прекращения действия локального нормативного акта или отдельных его положений являются:

— истечение срока действия. Такая ситуация возможна, если при разработке локального нормативного акта был определен период его действия. При наступлении указанного срока локальный нормативный акт автоматически утрачивает силу. От работодателя не требуется издания дополнительных документов, подтверждающих этот факт. В качестве примера можно привести график отпусков. В силу прямого указания закона график отпусков утверждается ежегодно и прекращает действие по окончании календарного года;

— отмена (признание утратившим силу) локального нормативного акта либо отдельных его положений другим актом. Такая ситуация возникает, когда необходимо внести изменения в локальный нормативный акт или принять новый документ, например при изменениях в законодательстве. В данном случае при разработке нового документа необходимо включить пункт о том, что локальный нормативный акт, ранее регулировавший правоотношения, прекращает действие полностью или в части отдельных положений;

— вступление в силу закона или другого нормативного правового акта, содержащего нормы трудового права, коллективного договора, соглашения, когда указанные акты устанавливают более высокий уровень гарантий работникам по сравнению с действовавшим локальным нормативным актом. Этому положению корреспондирует ч. 4 ст. 8 ТК РФ, согласно которой не подлежат применению нормы локального нормативного акта, ухудшающие положение работников по сравнению с установленным трудовым законодательством и другими нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями.

Следовательно, если принят закон или другой нормативный правовой акт, устанавливающий более высокий уровень гарантий работникам по сравнению с локальным нормативным актом, действие акта или отдельных его положений прекращается.

Несмотря на то что действие такого акта или отдельных его положений прекращается автоматически, рекомендуем издать соответствующий приказ и ознакомить с ним работников под подпись.

Часть 1 Часть 2 Часть 3

Для чего нужна актуализация нормативных документов.

29.06.2017 06:57

Одно из основных требований обеспечения качества – это своевременная и ежегодная актуализация нормативных документов (стандартов), используемых на предприятии.
Актуализация стандартов – процесс поддержания стандартов в рабочем состоянии путем внесения в их экземпляры принятых в установленном порядке изменений, дополнений, поправок и информации о сроках их действия, ограничении, замене или отмене.
Согласно требованиям СТ РК 1.48-2010 «ГСТР РК Порядок внесения изменений в стандарты» , актуализация стандартов проводится:

  • на постоянной основе в соответствии с ИУС в течение семи рабочих дней с момента поступления ежемесячного ИУС;
  • один раз в год при выверке фондов стандартов – в срок не более одного месяца после получения годовых указателей: «Указатель нормативных документов по стандартизации Республики Казахстан» и «Указатель межгосударственных нормативных документов по стандартизации».

Стандарты, не прошедшие актуализацию, в работе организаций применять не допускается.

Постоянное проведение обновления имеющейся базы стандартов позволяет иметь в использовании актуальные документы и гарантировать соответствие выпускаемой продукции действующим нормам и требованиям, что является важнейшим условием поддержки и успешного развития бизнеса.
Специалист ПФ АО «НаЦЭкС» проведет для вас актуализацию имеющегося на предприятия фонда нормативных документов. Воспользовавшись нашим предложением, вам не придется тратить время на самостоятельные долгие поиски, всё, что надо сделать – это предоставить перечень стандартов для поддержания в актуальном состоянии и пополнения новыми поступлениями.

Главный специалист справочно-информационного фонда ПФ АО «НаЦЭкС»

About the author

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *