Архив электронных документов

Об электронном документообороте говорят часто и много, но ориентироваться в большом количестве новых терминов сложно, а еще сложнее понять, как все это работает. Серия статей «Бухгалтер и электронный документ» разработана специально для того, чтобы на доступном языке рассказать об этом виде взаимодействия все, что нужно знать бухгалтеру. Как начать обмен? Как работать с первичкой и сдавать отчетность в электронном виде? На эти и другие вопросы вы найдете ответ в наших выпусках.

Все, что мы писали в предыдущих главах, так или иначе, касалось операций с электронными документами. Мы разобрались, как организовано подключение к оператору электронного документооборот (ЭДО), как применяется электронная подпись, что представляет собой работа с электронными бухгалтерскими документами и как выглядит процедура проведения камеральной и выездной налоговой проверок при ЭДО. Но помимо задач обработки документов перед нами стоит задача как-то их хранить. К бумажным архивам мы все давно привыкли, но когда речь заходит о том, как хранить электронный документ, то возникает множество вопросов. Именно этим вопросам посвящена новая глава нашего виртуального учебника.

📌 Реклама Отключить

Важные моменты

На самом деле, хранение электронных документов (ЭД) по законодательству не значительно отличается от хранения бумаги. Оно регламентируется аналогичными нормативными актами. Общие положения содержит закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», а требования конкретно по бухгалтерским документам вы найдете в законе № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Эти законы не делают принципиальных различий между бумажным и электронным документом, тем не менее, следует учитывать важные нюансы.

Где хранить? Хранение ЭД потребует от вас содержания определенной технической инфраструктуры. Вам придется решать, где хранить документы, на каких носителях, локально или в облаке. Также придется учитывать, что современные физические носители имеют свойство стареть, как и все материальное в этом мире. Оптические и полупроводниковые накопители имеют свойство терять контент со временем, магнитные диски изнашиваются. Посмотрите, на чем мы переносили файлы каких-то 10 лет назад? Большинство из нас еще пользовались 3,5-дюймовыми дискетами. А сейчас уже сложно найти в компьютере дисковод, который смог бы их прочитать.

📌 Реклама Отключить

Как воспроизвести? Просто сохранить ЭД – недостаточно. Нужно еще иметь возможность адекватно воспроизвести информацию, прочитать ее, получить данные об электронной подписи (ЭП). Трудность заключается в том, что форматы электронных документов имеют свойство меняться. Например, основной формат текстовых документов совсем недавно был .doc (расширение файлов, созданных в Word), а теперь уже .docx. Появляются новые редакторы, в том числе бесплатные и облачные, сложно говорить о том, как сегодняшние форматы будут совместимы с ними завтра.

Ответственность за хранение и воспроизведение ЭД, согласно букве закона, лежит на налогоплательщике. Например, касаемо бухгалтерских документов, такое требование прописано в п. п. 1 и 2 ст. 29 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Как обеспечить длительное хранение? Существует достаточно серьезная проблема с документами длительного или постоянного срока хранения. Как хранить электронный документ 50 или 75 лет? Как обеспечить его читаемость в течение всего срока хранения? Какая инфраструктура для этого потребуется? Как обеспечить юридическую силу таких документов?

📌 Реклама Отключить

На вопрос «как хранить ЭД 50 или более лет с обеспечением их юридической силы?» сегодня существуют только теоретические ответы. Все-таки, история электронного документооборота в России пока не может похвастаться многолетней практикой, поэтому мы попросту еще не дожили до того дня, когда мы можем фактически проверить существующие решения. Поэтому на текущий момент мы рекомендуем всем абонентам переводить в электронный вид только те документы, чей срок хранения не превышает 15-20 лет. В этом случае их хранение будет прогнозируемым и гарантированным.

Иван Агапов, аналитик Synerdocs

Способы хранения документов

Не важно, много ли у вас электронных документов и как бурно идет обмен, в любом случае вы столкнетесь с необходимостью организации хранения. Рассмотрим несколько вариантов того, как вы можете создать собственный электронный архив. 📌 Реклама Отключить

Локальный архив. Это довольно доступный способ хранения. Не имеет значения, с помощью чего вы проводите обмен – через электронную почту или через оператора ЭДО – вы просто складываете все электронные документы к себе в папку компьютера. Если у вас в компании есть локальная сеть, то вы можете попросить администратора создать для ЭД специальную сетевую папку и даже настроить права доступа к ней.

Большой минус этого типа хранения ЭД в том, что вы не можете гарантировать его безопасность (к вашим локальным дискам не так уж и сложно получить доступ) и надежность, вам придется самим контролировать сроки хранения, обеспечивать средства воспроизведения (держать под рукой редактор, в котором документ создан) и проверки электронной подписи (ваш криптопровайдер). И как только ваш архив разрастется, вы столкнетесь с серьезными трудностями при поиске и обеспечении доступа к документам.

📌 Реклама Отключить

Иван Агапов, аналитик Synerdocs

Специальный электронный архив. И тут к вам на помощь могут прийти специализированные решения – системы электронного документооборота (СЭД, ECM) или электронные архивы. Изначально они создавались для нужд внутреннего обмена, что никак не мешает использовать такие программы для хранения внешних документов. СЭД представляет собой полноценное решение для управления документами, хранит их в базе данных (или файловом хранилище), обеспечивает оперативный доступ к ним, сохраняет связи, позволяет управлять доступом и безопасностью.

Фактически, данный вид хранения полностью решает все возможные проблемы содержания электронного архива: все документы хранятся на ваших серверах, многие СЭД обеспечивают вам средство просмотра, контролируют сроки хранения, позволяют получить данные об электронной подписи. Выгружать и загружать документы в СЭД не составляет никаких трудностей. Некоторые решения уже интегрированы со средствами обмена – электронной почтой или операторами ЭДО. Например, документы, полученные в сервисе Synerdocs, могут быть автоматически загружены для хранения в СЭД DIRECTUM.

📌 Реклама Отключить

Иван Агапов, аналитик Synerdocs

Если у вас нет практики внутреннего электронного документооборота, то такие решения могут быть для вас избыточными. Они стоят своих денег, но не каждая небольшая компания готова эти деньги платить. Для многих лучше подходит хранение в облаке.

Хранение в облаке. Это наиболее перспективный и потенциально популярный способ хранения документов. Если вы уже пользуетесь услугами оператора ЭДО, то все переданные с его помощью документы могут храниться прямо в сервисе. Вы всегда сможете к ним обратиться, сервис обеспечит просмотр и предоставит данные о сертификате ЭП – был бы только доступ в интернет.

Некоторые операторы хранят переданные документы по умолчанию. Например, в Synerdocs вы всегда сможете найти переданные акты и счета-фактуры в течение всего срока их хранения – оператор просто обеспечивает для вас дополнительную функциональность в качестве бонуса. Если же требуется более четко обозначить политику хранения, разграничить права доступа, ключевые гарантии – то с оператором просто заключается отдельное соглашение, в котором все положения по хранению прописываются отдельно. В этом случае оператор полноценно берет на себя обязанности электронного архива.

📌 Реклама Отключить

Иван Агапов, аналитик Synerdocs

Для законодательства в принципе не важно, какой способ хранения вы выбрали. Контролирующие органы не будут обязывать вас использовать то или иное решение, для них важнее то, как соблюдаются регламенты передачи документов, выдерживаются ли требования к формату и какой сертификат ЭП используется для подписания.

Сроки хранения и проверка юридической силы

Сроки хранения описаны бухгалтерским и налоговым законодательством России. Вам отлично известно, что, согласно закону № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», бухгалтерские первичные учетные документы следует хранить в течение пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз. Данные нормативы распространяются одинаково на бумажные и электронные документы. 📌 Реклама Отключить

Законодательство о бухгалтерском и налоговом учете, об архивном деле устанавливает различные требования к срокам хранения документов бухгалтерского и налогового учета и отчетности. Разница в сроках хранения документов обусловлена важностью документа, его необходимостью для ведения бухгалтерского учета, для исчисления и уплаты налогов.

Каким бы ни был срок хранения электронного документа, на всем его протяжении необходимо иметь возможность четко определить его юридическую силу, центральным гарантом которой выступает электронная подпись. Тут возникает вопрос: как проверить легитимность документа после того, как срок действия сертификата ЭП истек.

Действительно, сертификат ЭП действует всего год, а большинство бухгалтерских документов, как видно на иллюстрации, хранятся минимум 5 лет. Фактически, получается, что ЭП спустя год уже будет невалидна, следовательно, легитимность документа оказывается под вопросом. Закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи» говорит о том, что при проверке подписи сертификат ЭП должен быть либо действующим, либо должны быть доказательства, что он был таковым на момент подписания.

📌 Реклама Отключить

Такими доказательствами могут быть, например, штампы времени и информация о действительности ЭП (OCSP-ответы или списки отзывов сертификатов – CRL-списки). Если взять, к примеру, наш сервис, то при передаче электронной подписи она как раз дополняется данными доказательствами. Фактически, мы делаем из квалифицированной ЭП – усовершенствованную подпись (расширенный формат ЭП), которая поможет снять все существующие на сегодняшний день опасения об обеспечении легитимности ЭД.

Большинство вопросов легитимности снимается существующими реквизитами квалифицированной ЭП, просто стоит перечитать одну из наших предыдущих глав.

Иван Агапов, аналитик Synerdocs

У многих компаний, которые приступают к организации архивов, также возникают опасения по поводу того, что делать с ЭП от удостоверяющего центра, прекратившего свое существование. Ответ на этот вопрос найдется в законе № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Если аккредитованный удостоверяющий центр, который выдавал квалифицированные сертификаты, прекращает свое существование в определенный момент, то все данные по сертификатам, в частности списки отзывов и выпусков сертификатов, передаются в головной удостоверяющий центр. Вся эта информация сохраняется, плюс необходимые данные уже содержатся в самом формате подписи. Этого достаточно, чтобы решить вопросы с юридической силой документов с длительными сроками хранения.

📌 Реклама Отключить

Разумеется, все эти достаточно сложные процессы не будут ложиться на плечи простых пользователей электронных архивов или сервисов ЭДО.

Вместо заключения

Конечно, сегодня в России тема хранения юридически сильных электронных документов все еще находится в стадии разработки. У нас есть целый набор нормативных актов, в которых содержатся отрывочные и разрозненные рекомендации по хранению ЭД, но нет центрального документа. Закон № 125-ФЗ «Об архивном деле Российской Федерации» сильно устарел, он создавался еще до того, как получил свое развитие ЭДО.

Однако это совершенно не мешает бизнесу уже строить свою практику. Законы содержат достаточно общих указаний, а создание конкретных требований, регламентов, отражение их в соответствующих локальных нормативных актах, вы можете спокойно брать на себя. Сейчас для бизнеса нет никаких ограничений, государству не принципиально, как вы храните документы – в облаке или нет – важно лишь обеспечивать те моменты, о которых мы говорили выше. Чем шире будет распространяться эта практика, тем больше мы будем знать о различных нюансах хранения, тем меньше будет нерешенных вопросов.

📌 Реклама Отключить

В следующей главе

В следующей части нашего учебника мы расскажем вам о том, что такое роуминг операторов ЭДО, в чем его особенности, стоит ли его ждать и какие другие решения взаимодействия существуют сегодня.

Требования к хранению данных

В базе данных должны храниться данные о всех сотрудниках и специальностях независимо от того проходили ли они какое-либо обучение для того, чтобы можно было назначить обучение любому сотруднику или сотрудникам отдельной специальности без обращения к базе данных сотрудников, хранимой в отделе кадров. При этом данные о каждом новом сотруднике должны регистрироваться в базе данных сразу после его трудоустройства. Помимо этого в системе должны храниться данные об обучениях, нормах, классах и разрядах.

Пользователи системы

Пользователями системы являются сотрудники отдела технического обучения предприятия, которые контролируют своевременность обучения, сдачи норм, получения и подтверждения классов и разрядов, в результате чего они назначают требуемое обучение работникам предприятия.

Сроки хранения информации

Все данные хранятся в БД бессрочно, что позволяет получить информацию о любых проводимых когда-либо обучениях и связанных с ними данных. Архивирование БД происходит каждые три месяца. Вся информация хранится в оперативной базе в течение трех месяцев и переносится из оперативной БД в ближний архив при архивировании.

Ситуации, изменяющие состояние базы данных

Изменение состояния базы данных происходит в результате:

появления нового сотрудника;

назначения нового обучения;

сдачи квалификационного экзамена и, как результат, изменения или подтверждения класса или разряда.

Основные запросы к базе данных на естественном языке

Запрос 1: Отобрать сотрудников определенного класса или разряда.

Запрос 2: Найти сотрудников, подавших заявление на прохождение обучения (повышения разряда или класса).

Запрос 3: Найти сотрудников, не подтвердивших класс или разряд (не сдавших экзамен).

Запрос 4: Отобрать данные новых сотрудников, то есть сотрудников, которым нужно пройти обучение при поступлении на работу.

Ведение электронного архива

Электронный архив документации позволяет устранить множество проблем, возникающих при ведении современного документооборота. Среди задач, которые можно решить довольно быстро и удобно, необходимо отметить:

  • формирование описи всех дел до передачи в архив, составление перечня входящих/исходящих, нормативных, распорядительных и прочих документов в полном соответствии с принятой номенклатурой в организации;
  • автоматизированная подготовка описи документации, формирование ее для передачи в архив, непосредственно ведение самого архива;
  • упорядочивание хранящихся и поступающих документов, организация встроенного поиска (в том числе, и полнотекстового).

Состав электронного архива

Ведение архива в электронном виде подразумевает формирование номенклатуры дел. Все документы, которые списываются в дело, в обязательном порядке маркируются: указывается номер дела, тома, необходимые страницы. То есть все регистрационно-контрольные карточки в электронном виде будут связаны с соответствующими делами в архиве, что значительно облегчает их последующий поиск. Есть возможность таким образом удобно и быстро получать запрошенный документ, готовить его для передачи, дальнейшего использования и прочих операций.

В электронном архиве документация хранится не только в цифровом, но и в отсканированном виде, что позволяет облегчить работу с файлами. Электронные версии создаются в подсистеме при подготовке различных проектов.

Предлагаемые системы электронных архивов дают возможность оперативно осуществлять поиск любой запрашиваемой информации с любого атрибута программы, производить удобный и быстрый контекстно зависимый поиск.

Как и любая электронная система, архив основан на работе с базой данных. Доступ к карточкам с информацией можно получить после авторизации. Сам он включает в себя:

  • непосредственно базы данных полнотекстового каталога;
  • подсистемы аутентификации пользователя, управления всеми правами доступа к данным;
  • файловое хранилище документации;
  • подсистемы ввода/вывода данных (журналов, отчетов, карточек);
  • подсистемы атрибутного, полнотекстного поиска данных;
  • подсистемы для осуществления контроля над сроками хранения.

Функциональность ведения электронного архива

Стандартные функции электронного архива включают в себя:

  1. Создание соответствующих карточек для электронных документов.
  2. Формирование структуры папок.
  3. Размещение карточек в созданные папки.
  4. Быстрый поиск запрошенных документов и файлов в архиве.
  5. Введение классификаторов («виды документов», «номенклатура» и пр.).
  6. Управление правами доступа.
  7. Удаление выбранных карточек и файлов из базы данных электронного архива.

Преимущества электронного архива

Ведение электронного архива позволяет реализовать следующие задачи:

  • создание структурированных, удобных хранилищ для помещения документации;
  • получение возможности быстрой регистрации;
  • значительное сокращение времени процедуры идентификации документа, поиска по реквизитам;
  • уменьшение количества ошибок, связанных с человеческим фактором; повышение оперативности работы;
  • защиту персональных данных;
  • снижение рабочего времени, трудозатрат на рутинные дела, увеличение результативности основной работы;
  • повышение уровня достоверности информации;
  • правильное распределение доступа к базе данных.

Ведение архива в электронном виде позволяет хранить не только тестовые данные, но и чертежи, рисунки и пр. Вся информация, помещаемая в него, распределяется согласно установленным параметрам, что позволяет избежать ошибок при ее отправке для хранения.

Все большее число организаций активно использует электронный документооборот, а кто еще нет, все чаще задумываются о переходе на ведение своей документации в электронной форме. Этому способствуют и требования рынка, и желание контролирующих органов перейти на цифровой формат «общения».

Но даже электронный обмен не избавляет от необходимости где-то учетную документацию хранить, поэтому хранение электронных документов в организации – весьма актуальный вопрос на сегодня. Хранение документов в электронном виде должно быть очень хорошо организовано и защищено, ведь сбой такой системы грозит потерей годами накопленной информации за прошедшие периоды.

Рис.1 Схема архивного хранения ЭД

Способы хранения документов

Можно выделить три основных способа хранения архивов, при этом неважно, какое количество документов необходимо хранить, как часто проводится обмен документами с архивом и сколько сотрудников планирует с таким архивом работать.

Локальный архив. Доступный и простой способ хранения документации, которым, тем не менее, сложно управлять. Такой архив представляет собой папку на локальном ПК, к которой все сотрудники имеют доступ с возможностью вложить в папку файл, но без права на удаление файлов из этой папки.

Существует также модератор, которому предоставлена возможность удалить файлы. Модератор следит, чтобы вложения файлов сотрудниками происходило по четко определенным правилам. Основная проблема такого архива в том, что каждый сотрудник, включая новых сотрудников организации, который имеет к нему доступ, должен знать все правила работы с ним. Также нет гарантий безопасности такого архива.

Облачное хранилище. Предоставляется оператором ЭДО, который хранит все ваши данные в закрытом доступе по определенным паролям, заранее согласованным с оператором. Имеется возможность разграничения доступа, а также можно согласовать политику хранения документации. Основной минус в том, что для доступа к файлам необходимо интернет-соединение. Если его нет, то файлы не будут доступны.

Хранилище системы электронного документооборота. Такие системы изначально создаются для поддержки внутреннего документооборота, но ничто не мешает использовать их и для целей внешнего. Такой метод решает множество проблем. Например, файлы находятся на внутренних серверах и к ним всегда есть доступ. Все пользователи имеют доступ к архиву на чтение, т.к. запись файлов выполняет сама система. Система же может использовать помещенные в архив файлы для повторного открытия пользователей, сохраняя связи. При этом всегда можно ограничить определенным группам доступ к определенным документам.

Внедрение безбумажного документооборота (СЭД и ЭДО) предполагает создание электронного архива

Правила и сроки хранения электронных документов

С 01.10.2017 внесены изменения в формы и правила заполнения (ведения) счетов-фактур, книг покупок и книг продаж, журнала учета счетов-фактур, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137. Основным изменением стала обязанность и продавцов, и покупателей хранить данные бухгалтерские документы в хронологическом порядке по мере их выставления или получения за соответствующий налоговый период.

Электронные счета-фактуры должны храниться совместно:

  • С квалифицированным сертификатом ключа подписи, применявшимся для их формирования (п. 1.13 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме виде, утв. приказом Минфина России от 10.11.2015 № 174н);
  • С подтверждениями оператора электронного документооборота и извещениями покупателей о получении счета-фактуры (п. 10 Правил заполнения счета-фактуры). При этом следует учитывать, что извещение о получении счета-фактуры формируется покупателем.

Конкретный срок хранения счетов-фактур (как бумажных, так и цифровых) не установлен ни нормами НК РФ, ни нормами Постановления № 1137.

Однако журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур, книга покупок и книга продаж вместе с дополнительными листами к ним должны храниться не менее 4 лет с даты последней записи (п. 13 Правил ведения журнала учета, п. 24 Правил ведения книги покупок, п. 22 Правил ведения книги продаж, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137). Кроме того, согласно пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ, общий срок хранения документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, составляет 4 года. То есть ЭСФ (равно как и бумажные) необходимо сохранять в течение четырех лет.

Рис.2 Хранение финансовой отчетности

Требования ГОСТ к хранению электронных документов

В теории электронный архив подразумевает банальное сохранение необходимой информации, но на практике существуют некоторые требования, которым должен соответствовать процесс сохранения документов в электронном виде.

Как и для бумажного архива, должны быть обеспечены:

  • Читабельность документа. Изображения имеют разные форматы, могут сжиматься и конвертироваться. Все эти действия снижают читабельность документа, что со временем может повлечь его полную утрату.
  • Наличие маркировки или иных общепринятых обозначений для быстрой идентификации документа по определенным признакам. Поиск по годами формировавшимся массивам документов чаще всего сопряжен с требованием предоставления отчетности в государственные органы, поэтому обеспечить его оперативность – важнейшее требование к хранилищу.
  • Установка связи между архивными документами. Приложение к основному документу должно быть либо прикреплено непосредственно к нему, либо на него должна быть актуальная ссылка, при переходе по которой можно открыть нужный документ.
  • Регулярное перезаписывание или переформатирование. Обеспечивает сохранность документа, т.к. технологии развиваются, и если сегодня определенный формат актуален и поддерживается каждым приложением, то уже через несколько лет формат хранилища может оказаться устаревшим и его поддержка сторонними приложениями закончится.

Все эти и другие нормы регламентируются ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492. Это национальный стандарт, но он был разработан, ориентируясь на международный стандарт ISO.

Бесплатная
консультация
экспертаНаталия Сиворина Консультант-аналитик 1С Спасибо за Ваше обращение! Специалист 1С свяжется с вами в течение 15 минут.

Внутренняя опись электронных документов и особенности ее составления

ГОСТ устанавливает свод правил, по которым ЭД (электронный документ) отправляются в архив. Он подразумевает, например, ежегодное проведение экспертизы, в результате которой ЭД с истекшим сроком хранения уничтожают. Актуальные ЭД вносят в новую опись, которая представляет собой, по сути, акт приема-передачи, и оставляют храниться дальше.

Составление такой описи также регулируется правилами, из-за элементарного устаревания описанной технологии хранения неприменимыми для современных коммерческих организаций. Например, опись должна быть оформлена в двух экземплярах, ее порядковый номер нужно проставлять в архиве, указывая номер фонда, она при этом должна описывать носители, на которых документация направляется в архив и пр. Учитывая, что хранилища сегодня – это высокотехнологичные дата-центры, соблюдение подобных правил сложно себе представить.

Порядок передачи ЭД в электронный архив

Очередность действий для передачи ЭД в архив, также описанная ГОСТом, призвана обеспечить его целостность и сохранность, но также некоторые ее пункты можно признать устаревшими:

  • Структурное подразделение или сотрудник, который ведет подготовку ЭД к передаче, сохраняет их в необходимые форматы и записывает на цифровые носители, оформляя обложку;
  • На документы с длительным сроком хранения необходимо подготовить описи, которые передают в архив на бумаге;
  • Архивариус* должен просканировать полученные электронные носители антивирусом;
  • Каждый из предоставленных файлов должен быть легко читаем;
  • Описи должны включать в себя записи о приеме-передаче, которые подписали архивариус и сотрудник, готовивший ЭД к передаче.

*Архивариус должен иметь навыки работы с ЭД и опыт использования антивирусных программам.

Не менее важно соблюдать требования к документам, которые будут отправлены в архив:

  • Необходима конвертация ЭД в PDF/A-1;
  • Учетная единица на цифровом носителе – контейнер, представляет собой zip-архив, содержащий ЭД в сжатом виде;
  • ЭД систематизируют в дела и после объединяют в контейнеры с учетными номерами из архивного шифра;
  • Если контейнер находится на цифровом носителе, то номер наносят физически, а если в информационной системе, то добавляют как объект метаданных.

Также существуют законодательные нормы о том, что в архив нужно сдавать два экземпляра электронных документов. Размещать эти экземпляры необходимо на двух разных носителях. Помимо этого в архив должно быть вложено все ПО для чтения и записи вложенных в архив документов.

Выдача электронной документации

ЭД из архива можно получить только путем копирования. Достоверность такого файла определяется специальным ПО. При выдаче действие архивариуса должно быть отражено на бумаге в отведенном для этого журнале. Доступна возможность передачи ЭД по локальной сети. В этом случае архивариус заносит соответствующую запись в электронный журнал. В обоих случаях в журнале отражается следующая информация:

  • Учетный номер выдаваемого электронного документа;
  • Дата выдачи документа;
  • ФИО сотрудника, который запросил бумаги из архива;
  • Структурное подразделение сотрудника, который запросил документ.

Все предоставления документов подлежат записи, чтобы в организации велся учет движения документации.

Уничтожение ЭД

По истечению срока хранения ЭД в архиве производится уничтожение. На текущий момент современные технологии позволяют восстановить даже удаленные или отформатированные файлы с электронных носителей, поэтому уничтожение информации с носителей производится путем уничтожения самих электронных носителей. Например, если у файлов на флешке закончился срок хранения, то такой носитель можно поместить в печь. С такого носителя восстановить файлы точно не получится.

Электронный архив: плюсы и минусы

Электронный архив, по сути, имеет те же достоинства, что и весь электронный документооборот:

  • с электронными документами легко работать в режиме реального времени;
  • они всегда доступны: в любое время можно получить файл, распечатать, переслать и скопировать;
  • облегчается поиск и предоставление документов по требованию проверяющих органов;
  • сильно упрощается процесс подтверждения льготного налогообложения, включая ставку НДС 0%.

При наличии системы электронного документооборота и введении правил хранения, можно автоматизировать архивирование документации, проходящей через ЭДО – получить готовый перечень документов с приложениями и преобразовать его в архив «по нажатию одной клавиши, что значительно сократит трудозатраты на сканирование и упорядочение документации.

В кратчайшие сроки внедрим СЭД, ЭДО и создадим электронный архив документов

Конечно, для организации электронного архива потребуется лицензионное программное обеспечение, которое позволит работать с файлами, сможет защитить документы от вирусов и несанкционированного доступа. Также потребуется покупка электронных носителей, на которых будут храниться все данные. При этом все же остается и риск утраты данных. Его можно снизить, соблюдая нормы и правила информационной безопасности, но полностью не исключить.

Если, взвесив все за и против, вы все же решили использовать технологию безбумажного документооборота, обратитесь к нашим специалистам. Мы подберем для вас оптимальный вариант системы ЭДО, а также способ хранения документации.

About the author

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *