Архивы и делопроизводство

Архивное дело

  • составление и оформление номенклатуры дел
  • формирование архива
  • сроки хранения документов
  • передача документов в архивные органы
    • Как передать документы в архив на хранение

      Как корректно передавать входящую, исходящую корреспонденцию в архив на хранение, а также приказы и распоряжения? Вероятно, нужны опись, нумерация, сшивание, акт передачи, приказ?

      Запись в блоге, 23.01.2019, 10:00

    • Ответы на вопросы по применению нового Перечня документов со сроками хранения

      Публикуем ответы на вопросы по работе с новым нормативным документом в сфере архивного дела, которыми задаются практикующие делопроизводители и архивисты.

      М.М. Сичкарева, юрист, специалист по архивному делу

      Статья опубликована частично, полностью её можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» №5, 2020

    • Ответы на вопросы по применению нового Перечня документов со сроками хранения

      Для подписчиков журнала прошел вебинар «Новый Перечень типовых управленческих архивных документов с указанием сроков их хранения». Отвечаем на вопросы, которые возникли у участников вебинара: нужно ли вносить изменения в описи дел и как понимать срок хранения «Постоянно»?

      В.Ф. Янковая, доцент РГГУ, канд. ист. наук

      Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» №4, 2020

    • Аудиовизуальные документы: юридическая сила, систематизация, хранение, учет и использование

      Автор статьи расскажет об опыте работы с аудиовизуальными документами, чтобы вы могли организовать их хранение, учет и использование в работе пресс-службы и рекламного отдела.

      Н.В. Артонкина, документовед, архивист

      Статья опубликована частично, полностью её можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» №3, 2020

    • Как обновить номенклатуру дел в связи с выходом нового Перечня 2019

      С 18.02.2020 номенклатуры дел организаций ссылаются на недействующий Перечень 2010. Вступил в силу новый Перечень 2019, поэтому стараемся обновить номенклатуру дел как можно быстрее. Из статьи вы узнаете, как это сделать.

      Е.Н. Кожанова, специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

      Статья опубликована частично, полностью её можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» №3, 2020

    • Новый Перечень документов со сроками хранения: что изменится в номенклатуре дел отдела кадров

      Вы узнаете, что изменится в кадровой службе в связи с появлением нового Перечня, какими стали сроки хранения некоторых видов документов по личному составу, а также поймете, что делать с номенклатурой дел отдела кадров.

      Е.Н. Кожанова, специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

      Статья опубликована частично, полностью её можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» №3, 2020

    • Номенклатура дел: учим коллег работать с этим документом

      Посоветуем, как «подружить» номенклатуру дел, работников и другие документы организации.

      Е.Н. Кожанова, специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

      Статья опубликована частично, полностью её можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» №1, 2020

    • Как секретарю уточнить номенклатуру дел: 7 шагов

      Как собрать информацию со структурных подразделений, внести актуальные изменения в номенклатуру дел и оформить ее? Как именно должен действовать секретарь организации, чтобы решить эти задачи? Нам поможет универсальный алгоритм уточнения номенклатуры дел.

      Е.Н. Кожанова, специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

      Статья опубликована частично, полностью её можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» №10, 2019

    • Как оформить и передать личные дела на хранение в архив

      Как оформить и передать на архивное хранение документы из личного дела работника, который увольняется? Из статьи узнаете, как все сделать правильно.

      Е.Н. Кожанова, специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

      Статья опубликована частично, полностью её можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» №10, 2019

    • Как передать документы в архив

      Как передать в архив журналы регистрации приказов и распоряжений с постоянным сроком хранения? Как правильно это оформить? Что нужно отразить в описи? Каждый лист? Нужно ли полное оформление? Что делать, если необходимо сформировать дело приказов по основной деятельности?

      Е.Н. Кожанова, специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

      Статья опубликована частично, полностью её можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» №9, 2019

    Страницы: 1 2 3 4 5 6 Следующая >

  • ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ, АРХИВОВЕДЕНИЕ

    Делопроизводство представляет собой одну из типовых управленческих функций, свойственных каждой управленческой структуре. В отечественном делопроизводстве основным документом организации, устанавливающим порядок работы с документами на протяжении всего их жизненного цикла, является инструкция по документационному обеспечению управления (делопроизводству) .

    Для небольших организаций создание инструкции по делопроизводству весьма актуально, т.к. она позволит:

    · регламентировать все процедуры по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в пределах организации;

    · закрепить в организации наиболее рациональную технологию делопроизводства;

    · сделать систему работы с документами стабильной;

    · обеспечить соответствие внутренних правил работы с документами требованиям законодательных и правовых нормативных актов;

    · установить ответственность за работу с документами.

    Разработка инструкции по ДОУ является функцией службы документационного обеспечения. В организациях, не имеющих службы ДОУ, разработкой этого документа занимается сотрудник, отвечающий за организацию работы с документами .

    Рассмотрим процесс создания и внедрения инструкции по делопроизводству в конкретной организации, а именно Обществе ограниченной ответственности «НВ-Стирол». Данная работа включает в себя несколько этапов.

    Первоначально необходимо рассмотреть организацию документооборота на предприятии. Анализируя этот аспект, следует отметить, что данная сфера в ООО «НВ-Стирол» практически не регламентируется. Документационное обеспечение управления осуществляется недостаточно эффективно, так как присутствуют погрешности в оформлении документов, осуществлении контроля исполнения, формировании дел и т.д. Главным недостатком в сфере ДОУ является отсутствие инструкции по делопроизводству. Этот факт объяснятся тем, что административный аппарат ООО «НВ-Стирол» не принимает во внимание, что если на предприятии отсутствует четкая организация работы с документами, то, как следствие этого, закономерно появление документов низкого качества, как в оформлении, так и в полноте и ценности содержащейся в них информации, увеличение сроков их обработки. Это приводит к ухудшению качества управления и увеличению сроков принятия решений и числу неверных решений. При расширении организации имеющаяся система документооборота будет абсолютно не пригодной для эффективного документационного обеспечения управления. В результате анализа принимается решение о создании и внедрении инструкции по делопроизводству, что подкрепляется изданием соответствующего распоряжения для начальника отдела кадров, так как организацией документооборота на предприятии занимается она.

    Следующим этапом является изучение действующего законодательства по вопросам деятельности организации, информатизации, делопроизводства и архивного дела. Подготовка Инструкции осуществляется в соответствии с действующим законодательством на основе типовых и примерных инструкций, правил, унифицированных форм и других нормативных и методических разработок с учетом особенностей сложившейся в организации системы делопроизводства .

    На этом этапе использовались Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти от 23 декабря 2009 г. №76. Этот документ разработан в целях оптимизации процедуры и порядка разработки инструкций по делопроизводству, определения их структуры и содержания. Еще один нормативный методический акт, который немаловажен при создании инструкции, это ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования». Значимым он является, так как не ограничивается только госструктурами, а регулирует процессы управления документами государственных, коммерческих и общественных организаций . Стандарт регламентирует тот факт, что организация должна определить и документально зафиксировать политику в области управления документами . Целью этой политики должно быть создание и управление аутентичными, достоверными и пригодными для использования документами, способными поддерживать деловую деятельность в течение установленного (необходимого) периода времени . В итоге по завершению данного этапа, начальник отдела кадров формулирует структуру, цели и задачи Инструкции по делопроизводству.

    Далее необходимо проанализировать положения всех организационно-распорядительных документов организации, касающихся делопроизводства, а также составить список документов, используемых в данной организации для создания бланков документов, которые будут регламентированы Инструкцией по делопроизводству. Ознакомиться с организационно-правовыми документами, которые затрагивают интересующую нас тему, в конкретной организации необходимо для анализа регламентированных норм и правил в работе с документами, которые, возможно, войдут в инструкцию по делопроизводству, таких в организации ООО «НВ-Стирол» не оказалось, что является, в некоторой степени, благоприятным фактором для разработчика инструкции, так как нет необходимости согласовывать проект инструкции с многочисленными актами организации.

    Касаемо регламентации бланков документов, главным помощником на данном этапе будет ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» .

    Стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации . Составленные бланки включаются в Инструкцию по делопроизводству в качестве приложений.

    Далее проводятся работы по оформлению проекта инструкции, внесении изменений, согласованию и утверждения Инструкции по делопроизводству. Заключительным этапом будет ознакомление сотрудников с Инструкцией и осуществление контроля за соблюдением регламентированных правил ведения делопроизводства.

    Таким образом, Инструкция должна отражать весь процесс документирования в ООО «НВ-Стирол», все технологические операции с документами в логической последовательности их выполнения.

    Поскольку разработка Инструкции по делопроизводству — это достаточно сложная задача, и с первого раза может не получиться удовлетворительного со всех точек зрения варианта Инструкции, можно рекомендовать сначала разработать и утвердить временную Инструкцию, работа с временной Инструкцией позволит проверить ее положения, выявить слабые места, и после соответствующей доработки Инструкция может быть утверждена уже как постоянная .

    Список литературы:

    Все статьи, поступающие в редакцию журнала, подлежат обязательному рецензированию. Решение о публикации принимается научной редакцией после рецензирования, учитывая ее соответствие тематике журнала, актуальность проблемы, научную и практическую новизну и значимость, профессионализм выполнения работы, качество подготовки и оформления материала. Все сборники материалов конференций имеют специализированные библиотечные индексы – УДК и ББК, что облегчает каталогизацию, а соответственно и поиск необходимых материалов по теме. Кроме того, сборникам присваивается код ISSN: 2524-0935, который представляет собой свидетельство рассылки материалов по специализированным учреждениям.

    Журнал «Архивариус» включен в систему Российского индекса научного цитирования (РИНЦ), статьи, принятые к публикации, размещаются в полнотекстовом формате на сайте Научной электронной библиотеки eLIBRARY.RU, а также экспортируются в открытые репозитории научной информации: Google Scholar,ISSU, BASE, Соционет. Периодичность выпуска печатной и электронной версии журнала составляет 12 выпусков в год. Текущий номер формируется после проведения заочной конференции с принятием рукописей авторов.

    Аудитория журнала: исследователи, ученые, докторанты, аспиранты, преподаватели, студенты, руководители и работники государственных и региональных органов власти, аналитические подразделения предприятий.

    Языки журнала: русский, украинский, английский.

    Организационный взнос составляет 1400 рублей за публикацию статьи объемом до 8 страниц включительно (в стоимость входят пересылка материалов и дополнительно Вы получаете бесплатный сертификат участника конференции)

    Доплата за каждую страницу свыше 8 страниц составляет – 100 рублей

    Стоимость дополнительного сборника конференции составляет – 650 рублей

    Стоимость дополнительного сертификата (помимо одного бесплатного) составляет – 80 рублей

    Архивариус обновлено: 24 февраля, 2017 автором: Научные Статьи.Ру

    Специализация: Авиационная и ракетно-космическая техника Агрономия Биологические науки Военные науки Документальная информация Инженерная геометрия и компьютерная графика Исторические науки и археология Клиническая медицина Культурология Математика Машиностроение и Машиностроение и машиноведение Медико-биологические науки Медицинские науки Металлургия и материаловедение Металлургия и материаловедение химическая технология Механика Общая биология Педагогические науки Политология Приборостроение, метрология и информационно-измерительные приборы и системы Процессы и машины агроинженерных систем Психологические науки Социологические науки Строительство и архитектура Технические науки Транспорт Фармацевтические науки Физика Филологические науки Философские науки Химические науки Экономические науки Юридические науки

    Входит в перечень: РИНЦ

    Статья 3. Основные понятия, применяемые в настоящем Федеральном законе

    Статья 3. Основные понятия, применяемые в настоящем Федеральном законе

    В целях настоящего Федерального закона применяются следующие основные понятия:

    1) архивное дело в Российской Федерации (далее также — архивное дело) — деятельность государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов;

    2) архивный документ — материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства;

    3) документы по личному составу — архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем;

    4) документ Архивного фонда Российской Федерации — архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению;

    5) особо ценный документ — документ Архивного фонда Российской Федерации, который имеет непреходящую культурно-историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства и в отношении которого установлен особый режим учета, хранения и использования;

    6) уникальный документ — особо ценный документ, не имеющий себе подобных по содержащейся в нем информации и (или) его внешним признакам, невосполнимый при утрате с точки зрения его значения и (или) автографичности;

    7) архивный фонд — совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой;

    8) Архивный фонд Российской Федерации — исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению;

    9) архив — учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование архивных документов;

    Информация об изменениях:

    Федеральным законом от 8 мая 2010 г. N 83-ФЗ в пункт 10 статьи 3 настоящего Федерального закона внесены изменения, вступающие в силу с 1 января 2011 г.

    См. текст пункта в предыдущей редакции

    10) государственный архив — федеральное государственное учреждение, создаваемое Российской Федерацией (далее — федеральный государственный архив), или государственное учреждение субъекта Российской Федерации, создаваемое субъектом Российской Федерации (далее — государственный архив субъекта Российской Федерации), которые осуществляют комплектование, учет, хранение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов;

    Федеральным законом от 28 ноября 2015 г. N 357-ФЗ в пункт 11 статьи 3 настоящего Федерального закона внесены изменения

    См. текст пункта в предыдущей редакции

    11) муниципальный архив — структурное подразделение органа местного самоуправления или муниципальное учреждение, создаваемое муниципальным образованием, которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов;

    12) постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации — хранение документов Архивного фонда Российской Федерации без определения срока (бессрочное);

    13) временное хранение архивных документов — хранение архивных документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами;

    14) временное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации — хранение документов Архивного фонда Российской Федерации до их передачи на постоянное хранение в порядке, установленном статьей 21 настоящего Федерального закона;

    Федеральным законом от 18 июня 2017 г. N 127-ФЗ пункт 15 статьи 3 настоящего Федерального закона изложен в новой редакции

    См. текст пункта в предыдущей редакции

    15) депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации — хранение документов Архивного фонда Российской Федерации федеральными органами исполнительной власти и организациями в течение сроков и на условиях, определенных соответствующими договорами между ними и уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства;

    16) экспертиза ценности документов — изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;

    Федеральным законом от 18 июня 2017 г. N 127-ФЗ в пункт 17 статьи 3 настоящего Федерального закона внесены изменения

    См. текст пункта в предыдущей редакции

    17) упорядочение архивных документов — комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), описанию и оформлению таких единиц хранения (дел) в соответствии с правилами, установленными уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства;

    18) владелец архивных документов — государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, осуществляющие владение и пользование архивными документами и реализующие полномочия по распоряжению ими в пределах, установленных законом или договором;

    19) пользователь архивными документами — государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации.

    ГАРАНТ:

    About the author

    Добавить комментарий

    Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *