Бизнес процессы описание

Графическое описание процедур БП

1. Общие положения

1.1. Целью графического представления, изложенного в настоящем документе, является описание взаимодействий сотрудников предприятия в ходе выполнения ими определенных действий, функций, и т. д.

Представление направленно именно на описание взаимодействий, а не документооборота, организационных отношений и пр.

1.2. Настоящий документ определяет:

  • Основные понятия, используемые при графическом описании процедур предприятия;
  • Методика описания процедур, требования к описанию.

1.3. Термины, используемые в документе

Процедура — составная часть деятельности на предприятии (бизнес-процесса). Критерием разделения бизнес-процесса на части служит возможность выделения промежуточного результата, который поддается учету, контролю и регистрации в информационной системе. По другому — это функция, задача, цепь событий, происходящих в течение определенного промежутка времени и обладающих познаваемым результатом.

Участник процедуры — субъект, выполняющий определенные действия, направленные на трансформацию входных потоков процесса в выходные.

Потоки (входные, выходные) — информационные или материальные объекты, «перерабатываемые» в результате выполнения действий участниками процедуры.

Диаграмма процедуры — графически формализованное алгоритмическое представление процедуры.

2. Этапы описания процедур

2.1. Выделение процедур на предприятии, которые необходимо представить в графической форме для дальнейшего согласования, модификации и других целей, определяемых проектом.

Методика выделения процедур зависит от решаемой задачи и в настоящем документе не рассматривается.

2.2. Интервьюирование исполнителей, изучение документации и прочие мероприятия, направленные на формулирование особенностей реализации процедур.

2.3. Разработка кросс — функциональной диаграммы в программе Microsoft Visio.

2.4. Прочие шаги, связанные с целью описания процедур. Ими могут быть — согласование, уточнение и пр.

3. Диаграмма процедуры

В настоящем разделе описываются основные элементы диаграммы и правила их представления. Общий вид диаграммы процедуры представлен на Рис. 1.

Рис. 1 — Пример диаграммы процедуры

3.1. Процедура

Процедура представляется всей диаграммой. В диаграмме указывается название процедуры в заголовочной части листа.

3.2. Участник

Каждая процедура содержит группу взаимодействующих участников (ролей).

Участник представляется в виде вертикального столбца (колодца), в котором будут отображаться действия участника (зона ответственности).

В диаграмме указывается имя участника в заголовке столбца.

Участником может являться конкретный сотрудник предприятия (должность), функциональное подразделение (отдел, бюро, цех), внешние субъекты (заказчик, поставщик).

Выбор участников определяется целями моделирования.

3.3. Действие

Каждый участник выполняет в процедуре определенные действия.

Действия представляются прямоугольниками, входящими в соответствующий участнику колодец.

Одному действию соответствует один участник. Представление одного действия, захватывающего более одного участника, рекомендуется применять в исключительных случаях.

В прямоугольнике указывается наименование действия в форме отглагольного существительного («создание», «получение») с указанием на предмет действия («заявки покупателя», «банковской выписки»).

Наименование действия может указываться в форме предложения, начинающегося с глагола: «Занести», «Выполнить», «Подписать» и др.

Каждое действие перерабатывает входные объекты в выходные с использование управляющих потоков (воздействий), представляемые соответствующими потоками.

Разбиение последовательности действий одного участника на разные «прямоугольники» определяется исходя из особенностей самого действия и условий его выполнения.

3.4. Входной/выходной поток

Входной/выходной поток (далее поток) — множество объектов используемых (результирующих) в процессе выполнения действий участником процедуры.

Поток определяет множество объектов следующих типов:

  1. Документы;
  2. Товарно-материальные ценности;
  3. Денежные средства;
  4. Люди;
  5. Прочая информация: устное сообщение, электронное сообщение, документ в ИС.

Элементы поток представляются в виде стрелок, соединяющих действия участников.

Наименование объектов потока указывается в названиях стрелок.

Исходящая стрелка привязывается к нижней, левой или правой грани прямоугольника действия (зависит только от удобства представления диаграммы).

Входящая стрелка привязывается к верхней, правой или левой грани прямоугольника действия (зависит только от удобства представления диаграммы).

Одна стрелка может содержать наименования нескольких объектов потока (зависит только от удобства представления диаграммы).

3.5. Управляющие воздействия

Управляющие воздействия определяют условия и требования к действиям. Ими могут быть:

  1. Нормативные документы;
  2. Сведения (информация) о состоянии объектов предприятия (остатки, загрузка и пр.);
  3. Информация о начале выполнения действия (в конце дня, при поступлении 10 заказов и пр.);
  4. Другое.

Управляющее воздействие представляется в виде стрелки, привязанной к верхней грани прямоугольника действия (см. Рис. 1). Наименование указывается в названии стрелки.

Одна стрелка может содержать наименования нескольких управляющих воздействий (зависит только от удобства представления диаграммы).

3.6. Поток управления (поток работ)

Поток управления (поток работ) — правила, определяющие последовательность и взаимодействие участников в процессе выполнения действий.

Форма описания последовательности действий в диаграмме определяется следующими правилами.

  1. Последовательные действия представляются «сверху — вниз» со смещением вниз последующего действия по отношению к предыдущему;
  2. Началом выполнения действия считается поступление участнику объектов входного потока, если не указано условие;
  3. Отображение потоков без указания объектов (пустых стрелок) применяется в случаях:
    • Перехода действия к другому участнику (указывается в действии);
    • Содержание потока не установлено.
  4. Дополнительные условия выполнения действий задаются в виде управляющего воздействия;
  5. Разделение (объединение) потока управления отображается без использования дополнительных графических элементов. Способ представления разделения (объединения) потока управления представлен в табл.1. Содержание выбора того или иного потока управления может указываться как надпись на стрелках («да»-«нет», «согласовано»-«не согласовано» и др.);
  6. С помощью дополнительных графических элементов (горизонтальная разделитель-ная линия) может указываться фаза выполнения процедуры.
Графическое представление Описание
1 Выполняются все последующие действия
2 Выполняется одно или несколько последующих действий
3 Последующее действие выполняется только при условии завершения предшествующих действий
4 Последующее действие выполняется при условии завершения одного или нескольких предшествующих действий

Таблица 1

3.7. Представление элементов информационных систем

Элементы использования информационных систем в процедуре могут быть представлены следующим образом.

  1. В наименовании действия может напрямую указываться, что работа выполняется в информационной системе;
  2. В наименовании потоков может напрямую указываться, что информация принадлежит информационной системе;
  3. Возможно применение других обозначений (например, выделение курсивом действий и потоков в информационной системе).

Пример графического отображения применения информационных систем представлен на Рис. 2.

3.8. Дополнительные графические элементы

Настоящий документ не предопределяет использование других графических элементов (решений, хранилищ и др.). Необходимость их использования определяется задачей и удобством отображения в каждом конкретном случае.

Например, использование решений целесообразно при отражении группового принятия решения, т. к. решения одного человека удобнее указывать в одном действии, выходные потоки — следствие принятого решения.

Рис. 2a — Пример графического отображения применения информационных систем в форме дополнительного указания на информационную систему (удобнее представлять различные информационные системы)

Рис. 2б — Пример графического отображения применения информационных систем в форме выделения шрифта курсивом (не загружает диаграмму лишним текстом)

4. создание диаграмм в пакете Microsoft Visio

Для создания диаграмм процедур используется пакет Microsoft Visio. Шаблон вида диаграмм — «Cross-Functional Flowchart Shapes Vertical» и «Basic Flowchart Shapes».

Порядок работы с пакетом Microsoft Visio в документе не рассматривается.

Для описания ключевых элементов процедур используется сводная форма представленная в приложении № 1.

Таким образом, описание процедуры задается:

  • Диаграммой Microsoft Visio, разработанной в соответствии с рассмотренными правилами (графические элементы представлены в приложении № 2);
  • Сводной формой описания процедуры.

Приложение № 1. Форма описания процедуры

  1. Наименование процедуры
  2. Инициирующее событие (начало процедуры):
    • <время>: Начало недели до 10.00, до 15.00 последнего числа месяца, начало рабочего дня;
    • <движение>: Поступление документа, заготовок ;
    • <событие>: Определена потребность в материалах в цехе мастером, запрос на подготовку счета от клиента.
  3. Описание входов процедуры:
    • <документы>
    • <ТМЦ>
    • <денежные средства>
    • <люди>: Бывает и такое J;
    • <прочая информация>: устное сообщение, электронное сообщение, документ в ИС.
  4. Завершающее событие (результат процедуры):
    • Материал в цеховой кладовой ;
    • План производства подписан и утвержден ;
    • Лимит рассчитан и определен на хранение.
  5. Описание выходов процедуры:
    • <документы>
    • <ТМЦ>
    • <денежные средства>
    • <люди>
    • <прочая информация>: устное сообщение, электронное сообщение, документ в ИС.
  6. Используемые в процедуре документы:
    1. Перерабатываемые (создаваемые, редактируемые);
    2. Управляющие (используются для принятия решений в действиях процедуры).

Приложение № 2. Используемые графические элементы

Понятие процедуры Графический символ
Участник процедуры
Действие
Управляющий поток
Поток
Разделительная Линия
Фазовая линия

Как прописать бизнес-процессы

Если вы решили нанять бизнес-консультанта, задайте ему три вопроса. 1. Что он понимает в вашем бизнесе? (Если он не вел данный конкретный бизнес как владелец, он его не знает.) 2. Может ли он своими деньгами ответить за то, что он наконсультировал? 3. Почему он не может устроиться на работу? (Консультантами у нас обычно становятся те, кто не может никуда устроиться.)

Дмитрий Потапенко , российский предприниматель:

Изучите собственный бизнес Менеджмент

Изучите собственный бизнес

505

Бизнес-процессы не может прописать ни бизнес-консультант, ни программа. Нанимать кого-то — то же самое, что платить деньги за то, чтобы вы смогли самоопределиться. Самоопределитесь сами, бесплатно. Пропустите все через себя. Когда кто-то делает что-то за вас, это ложится в шкаф кипами талмудов и пылится, никто это не исполняет. Результат приносят только те бумаги, которые прожиты, обкатаны на своей шкуре.

Методология прописывания бизнес-процессов очень проста. Надо взять учебник «Основы информатики и вычислительной техники» за 8-й класс и открыть раздел «Алгоритмы». Приведенные там инструкции позволяют прописывать любые процессы, где есть условия и ответы «да» и «нет», делать любые выводы и инструкции в графической форме. Эта методология легко «зашивается» в таблицы Excel. Не надо для прописывания бизнес-процессов использовать сложные инструменты, которых вы сами не понимаете. Объем бизнес-процессов колоссальный, и чем более сложным будет софт, тем больше шансов, что вы запутаетесь. Большой массив данных должен собираться примитивным инструментом.

Пропишите все подробно, до запятой. Все ваши продавцы, бухгалтеры и прочие сотрудники должны работать на основе не просто прописанного, а прорисованного бизнес-процесса. Кассир, продавец, продавец-консультант должны работать на основе картинок. Все его движения, мимика, размышления должны укладываться в комиксы. Глазной контакт, приветствие, пересчет денег, прокатка товара, прощание — эти моменты должны быть прописаны и прорисованы. Есть такое выражение — дьявол в деталях. Любой момент, который не прописан, станет в будущем источником проблем. У вас не должно быть даже мысли: «Это само собой разумеющееся». Само собой ничего не разумеется. Допустим, для вас улыбаться клиенту в порядке вещей, а для человека, которого вы взяли кассиром, — нет.

Начинать прописывать бизнес-процессы нужно с самых проблемных мест. У любого руководителя есть «дырки» — столкновение интересов подразделений. Универсальный пример, присутствующий практически во всех видах бизнеса: продажники ненавидят бухгалтерию, а бухгалтерия ненавидит продажников, потому что они не собирают первичку, считая это задачей бухгалтерии. Начинать прописывание бизнес-процессов с очевидных вещей, например с того, как происходят продажи, — не просто ошибка, а глупость. Начинайте с самого противного, двигайтесь от сложного к простому. Конечная задача — чтобы компания работала как человек. При ходьбе человек постоянно падает, но тут же подставляет следующую ногу — он не задумывается об этом. Бизнес-процессы должны существовать не в виде талмудов, а в голове.

Поясню, как прописываются бизнес-процессы, на примере такого универсального бизнес-процесса, как подбор персонала. Во главу стола сажаете директора по персоналу. За этим столом в числе прочих обязательно должен сидеть генеральный директор и владелец компании. Напоминаю, что именно владелец компании является идеологом прописывания бизнес-процессов. Причем это должно быть его искреннее желание — стандартизировать свой бизнес, в противном случае прописанное не будет работать ни при каких обстоятельствах. Есть массив подбора персонала — от секретаря до управляющего объектом. Есть входящие документы — заявки. Есть конечный документ — это архивация либо соискателя на должность, либо заявки в отделе кадров или массиве данных. В заявке отражено, сколько стоит работник, в какой срок он должен быть подобран, какая у него квалификация и т. д., и документы, входящие и исходящие, например согласование со службой безопасности. Директор по персоналу прописывает, как проходит заявка. Заявка пришла, прошло собеседование с начальником службы безопасности. Если результат положительный, анкета направляется туда-то, если отрицательный — анкета не уничтожается, а отправляется в архив. И в рамках бизнес-процесса все подчиняются владельцу этого бизнес-процесса — директору по персоналу, — включая владельца компании и генерального директора.

По этой схеме прописываются все бизнес-процессы, только во главу стола садятся разные люди. Например, в бизнес-процессе бюджетирования это финансовый директор. Бюджетирование компании начинается с заявок на финансирование, начиная от заявки начальницы отдела кадров, которой нужны скрепки, и заканчивая заявкой владельца компании, которому нужна новая секретарша. Все это прописывается в систему бюджетирования, прописываются входящие и исходящие документы.

Реклама

В нашей компании существует даже бизнес-процесс прохождения обыска. Сотрудники должны знать все до мелочей — как себя вести при выемке документов, что говорить, — чтобы не оказаться застигнутыми врасплох. Они должны знать, что нельзя выбрасывать флешки в мусорное ведро — потому что там ищут в первую очередь.

Как и где можно научиться бизнесу Бизнес-кейс

Как и где можно научиться бизнесу

886

Как видите, прописывание бизнес-процессов — довольно примитивный механизм. Но пользоваться им нужно регулярно — тогда он работает как часы.

Повторяю: никакая сторонняя организация за вас этого не сделает. Вы можете нанять специалиста, который научит вас прописывать бизнес-процессы, то есть покажет методологию, но обучением все должно ограничиться. Когда бизнес-процесс прописан не теми, кто сидел за столом, его нужно внедрять. А это невозможно, потому что он не пережит людьми, которые в нем задействованы.

Совет:

Если вы, центральный офис, пишете бизнес-процессы для магазина, это надо делать вместе с работниками магазина. Центральный офис — зло по определению. Даже если вы выложите рабочее место кассира золотыми слитками, вы все равно останетесь для него скотиной. Отношение сотрудников можно изменить только вовлечением их в жизнь компании, осознанием, что вы единое целое. Так, раз в месяц я выгоняю свой офис на точки общепита, а когда мы запускали «Пятерочку», я мыл полы в торговом зале. Если магазинов несколько, пригласите за стол товароведов, директоров магазинов. Важно, чтобы они почувствовали себя в общей схеме. Тогда не будет проблем ни с внедрением бизнес-процессов, ни с контролем за их исполнением.

Неважно, насколько качественно вы прописали бизнес-процессы. На первом этапе ошибки неизбежны, примите это как данность и каждые 3 месяца проводите аудит написанного. Итераций в бизнес-процессах должно быть как минимум три-четыре. Первая итерация — это нулевой этап. На данной стадии у вас все будет криво и косо. Вторая итерация — 3–9 месяцев: вы будете переписывать то, что написали. Третья итерация — с 9-го по 18-й месяц. После нее у вас есть шанс получить бизнес-процессы, прописанные полностью.

Фрагмент книги «Бизнес — это глаголы и существительные, которые заканчиваются цифрами», которая выходит в ближайшее время в издательстве «АСТ» (в 2017 году).

Реклама

Примеры разработанных в компании «Питер-Консалт» описаний бизнес-процессов

В этом разделе опубликованы примеры описаний бизнес-процессов, разработанных специалистами компании «Питер-Консалт». Документы очищены от количественной и коммерческой информации, защищены от копирования и опубликованы исключительно с целью иллюстрации наших работ.
В соответствии со ст. 1274 ГК РФ при публикации материалов сайта в Интернете указание авторства и индексируемая ссылка на источник публикации обязательны!

  • Пример схемы описания бизнес-процесса в ПО «1С-Bitrix24»
  • Пример схемы описания бизнес-процесса со статусами в ПО «1С-Bitrix24»
  • Пример списка бизнес-процессов инвестиционной компании и пример схемы одного из них в ПО AllFusion Process Modeler
  • Примеры описания некоторых бизнес-процессов производственной компании, выполненные в ПО Business Studio
  • Пример регламента ПО Business Studio одного из бизнес-процессов оператора рекламного рынка
  • Пример диаграммы описания бизнес-процесса в нотации BPMN, выполненный в ПО Business Studio
  • Пример описания одного из бизнес-процессов ювелирной сети в MS Visio
  • Пример пакета описания бизнес-процессов предприятия в MS Word
  • Пример описания бизнес-процесса управления проектом с помощью MS Project
  • Пример анализа бизнес-процессов комплектации заказов на складе
  • Отчёт по оптимизации бизнес-процесса работы с заявками и жалобами на предприятии ЖКХ
  • Пример списка бизнес-процессов управления компании-застройщика в MS Word
  • Пример описания производственных бизнес-процессов бухгалтерской компании в MS Word (верхний уровень)
  • Пример схемы бизнес-процесса «Сопровождение перевозки логистической компании» в MS Word
  • Пример бизнес-процесса продаж оптовой компании в MS Word
  • Пример описания бизнес-процесса обработки заявки в Интернет-магазине в MS Word
  • Пример карты производственных бизнес-процессов компании по аутстаффингу
  • Пример списка бизнес-процессов управления платежами в ИС
  • Пример списка бизнес-процессов торговой компании
  • Пример списка бизнес-процессов логистического блока производственной компании
  • Пример списка бизнес-процессов закупки
  • Пример списка бизнес-процессов компании, обслуживающей складское оборудование

Если при выборе ссылки файл не открывается, это значит, что в настройках вашего браузера либо выбрана опция сохранения файла, вместо открытия, либо выбранный уровень безопасности не позволяет открывать файлы с Интернет сайтов. Для исправления ситуации обратитесь к системному администратору. Вы также можете прислать нам запрос на нужные файлы по e-mail, указанным на сайте.

На нашем сайте можно ознакомиться с отзывами наших заказчиков, а также с процедурой заказа работы по совершенствованию бизнес-процессов. В разделе «Стоимость описания бизнес-процессов» мы рассказываем, как сэкономить при заказе этой услуги.
Если вы хотите узнать о возможностях такой экономии для вашей компании, заполните этот вопросник для подготовки коммерческого предложения на оптимизацию бизнес-процессов, и мы пришлём вам КП с ценой и планом выполнения этой работы.

Переход в разделы с примерами других работ компании «Питер-Консалт»

About the author

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *