Чем занимается канцелярия?

канцелярская работа

Смотреть что такое «канцелярская работа» в других словарях:

  • канцелярская работа — — Тематики энергетика в целом EN clerical work … Справочник технического переводчика

  • канцелярская работа — Syn: делопроизводство … Тезаурус русской деловой лексики

  • работа — 1. Деятельность человека; занятие, труд. Об интересной, самоотверженной, быстрой, четкой работе. Активная, беззаветная, бесперебойная, бешеная, благодарная, бодрая, быстрая, вдохновенная, веселая, взволнованная, воодушевленная, высококачественная … Словарь эпитетов

  • Пушкин, Александр Сергеевич — — родился 26 мая 1799 г. в Москве, на Немецкой улице в доме Скворцова; умер 29 января 1837 г. в Петербурге. Со стороны отца Пушкин принадлежал к старинному дворянскому роду, происходившему, по сказанию родословных, от выходца «из… … Большая биографическая энциклопедия

  • Бюрократия — (Вureaucracy) История развития бюрократии, основные теории власти Бюрократия как система управления, признаки бюрократии Содержание Содержание Раздел 1. История. Раздел 2. Признаки . Раздел 3. Бюрократия как социальная угроза. Раздел 4.… … Энциклопедия инвестора

  • Борщов, Илья Григорьевич — натуралист, ординарный профессор киевского университета, род. в С. Петербурге 19 го июля 1833 г., умер в с. Будище, Кролевецкого уезда, 30 апреля 1878 г. Получив первоначальное образование в Peterschule, Борщов в 1846 г. поступил в Императорский… … Большая биографическая энциклопедия

  • КАНАДА. ЭКОНОМИКА — Введение. Современная Канада это высокоразвитая индустриально аграрная страна с одним из самых высоких в мире уровнем жизни населения. Благодаря исключительному богатству и разнообразию своих природных ресурсов Канада всегда имела тесные… … Энциклопедия Кольера

  • Сузюмов, Евгений Матвеевич — Евгений Матвеевич Сузюмов (17/01/1908 по н.с., Пенза 30/04/1998, Москва), кандидат географических наук, почетный полярник, почетный гражданин г. Нижний Ломов (установлена мемориальная доска на доме, где жил Е. Сузюмов), почетный иностранный … Википедия

  • Кистяковский, Александр Федорович — доктор уголовного права, ординарный профессор университета Св. Владимира, род. 14 марта 1833 года в с. Городище сосницкого уезда Черниговской губернии, ум. в Киеве 13 января 1885 года. Происходя из духовного звания, он первоначальное образование… … Большая биографическая энциклопедия

  • ФРАНЦ, император Австрии и император Священной Римской империи — Из династии Габсбургов. Король Венгрии в 1792 1830 гг. Король Чехии в 1792 1835 гг. Немецкий король и император «Священной Римской империи» в 1792 1806 гг. Император Австрии в 1804 1835 гг. Сын Леопольда II и Марии Людовики Испанской. Ж.: 1) с 6… … Все монархи мира

Разработка положения о канцелярии

Знакома ли вам ситуация, когда два отдела неделями спорят о том, кто должен выполнять ту или иную работу? Начальники принципиально перекидывают задачу друг другу, как теннисный мячик, а работа стоит, да и общая обстановка в компании в такие моменты оставляет желать лучшего.

Решают проблему по-разному, но сходятся все в одном: чтобы подобного впредь не повторялось, права и обязанности каждого отдела должны быть задокументированы. Не нужно ничего изобретать: подобный род документов давно существует, его успешно используют различные организации, а называется он положением о подразделении. Положение представляет собой локальный нормативный акт, который описывает задачи и функции подразделения, определяет его права и взаимоотношения с другими структурными и обособленными подразделениями. В этой статье мы подробно рассмотрим процесс создания положения о канцелярии (службе ДОУ, отделе документооборота).

Среди обязательных документов организации положения о структурных и обособленных подразделениях не фигурируют. Их цель – перечислить функциональные обязанности каждого отдела. Проще говоря, положениями определяется, кто и что в компании должен делать.

Однажды юридическому отделу компании N пришлось делать по четыре копии каждого из пятисот многостраничных документов. Как говорится, «Внимание, вопрос!»: работа какого из отделов была парализована на несколько дней, потому что весь персонал встал за копировальные машины, – юридического или ДОУ? Ответ: обоих отделов, что в корне неверно. Если бы в Положении о службе ДОУ компании N значилась функция выполнения копировально-множительных работ для всех подразделений, юристы занимались бы своими прямыми обязанностями. В противном случае какое отношение имеют к работникам службы ДОУ эти пятьсот документов?

Относительно того, кто именно должен работать над положением об отделе, мнения разделяются. Как правило, это делают или сами работники подразделения, или сотрудники управления по персоналу. Подводные камни есть в обоих случаях: работники канцелярии с легкостью перечисляют свои задачи и функции, но теряются, когда дело доходит до более общих разделов. Кадровики же, напротив, спотыкаются о функционал подразделения. По нашему мнению, оптимальным вариантом будет разработка положения о подразделении работником (а лучше руководителем) этого самого подразделения.

Место канцелярии в вашей организации. Не рано ли браться за положение?

Вариант 1. Канцелярия существует лишь фактически, на самом деле в нее входят один-два работника, которые занимаются делопроизводством (секретарь, офис-менеджер). Документально эти работники могут числиться в каком угодно отделе: секретариате, АХО, управлении по общим вопросам… Так часто бывает в небольших компаниях, где работает до сотни человек. В этом случае составлять положение о канцелярии рано, ведь самого структурного подразделения еще нет. На этом этапе главное – грамотно выстроить все бизнес-процессы, связанные с делопроизводством.

Вариант 2. Канцелярия – самостоятельное структурное подразделение. Варианты названий: отдел документационного обеспечения управления, административная служба, канцелярия и т.п.

Вариант 3. Канцелярия – самостоятельное структурное подразделение в составе более крупного (например, административно-хозяйственного) управления.

В случае если ваша канцелярия попадает под последние два варианта, целесообразно составить положение о подразделении.

Структура положения. Пишем основной текст

Независимо от того, для какого отдела, службы или управления пишется положение, оно будет включать следующие части:

  1. Общие положения.
  2. Структура и штатная численность.
  3. Задачи.
  4. Функции.
  5. Права.
  6. Ответственность.
  7. Взаимодействие.

Как видите, в рамках организации труд довольно фундаментальный, и человек, лишь в общих чертах знающий, что представляет собой канцелярия внутри организации, вряд ли с ним справится. Далее мы последовательно разберем каждую их указанных частей и завершим статью образцом положения о канцелярии. Если вы работаете над положением, вам останется лишь «подогнать» этот образец под свою организацию.

■ Общие положения. Во-первых, этот раздел описывает место подразделения в структуре всей организации. Необходимо указать, является ли ваша канцелярия самостоятельным отделом или же входит в состав более крупного департамента. Здесь же нужно написать, кому подчиняется подразделение (например, непосредственно генеральному директору, начальнику (заведующему) канцелярией, начальнику вышестоящего департамента и т.п.).

Во-вторых, следует указать порядок создания отдела. Как правило, все подразделения создаются путем издания приказа по основной деятельности за подписью генерального директора, но возможны и другие варианты.

В-третьих, нужно перечислить документы, которыми канцелярия руководствуется в своей ежедневной работе. Некоторые предпочитают расписывать подробно все ГОСТы и постановления, другие ограничиваются простым упоминанием федерального законодательства и нормативных правовых актов. На наш взгляд, второй вариант предпочтительнее, потому что исключает возможность построения неполного списка.

■ Структура и штатная численность. Как следует из названия, в этом разделе описывается персонал подразделения – перечисляются специальности с указанием количества штатных единиц.

Более сложный подход – описать требования к работнику каждой специальности, например: «На должность заведующего канцелярией назначается работник, имеющий высшее гуманитарное образование, опыт работы в сфере делопроизводства от 4 лет и опыт руководящей работы от 2 лет».

В этом же разделе нужно указать, что должностные обязанности работников закреплены в должностных инструкциях. Начальник распределяет обязанности между персоналом подразделения на основе этих инструкций.

Кроме того, кадровики рекомендуют закреплять за руководителем право создавать внутри подразделения временные структурные единицы, например рабочие или проектные группы для выполнения отдельных поручений высшего руководства или решения конкретных задач. Для создания временной структурной единицы издается организационно-распорядительный документ: приказ генерального директора или распоряжение (указание) руководителя управления, в состав которого входит канцелярия.

■ Задачи подразделения. Традиционно разделы «Задачи» и «Функции» представляют основные трудности при составлении любого положения. Казалось бы, все прекрасно знают, чем занимается канцелярия, но вербализировать это почему-то нелегко…

Чтобы перечислить задачи канцелярии, ответьте на вопрос: для чего вообще компании ваш отдел? Наверное, для того, чтобы работа с документами во всей компании, даже если в ней заняты тысячи человек, строилась по единым схемам?

Отлично, вот и первая задача: «Организация единой системы делопроизводства в компании».

Попробуем ответить на этот же вопрос еще раз. Канцелярия работает для того, чтобы любой документ за десять лет существования компании можно было легко отыскать и взять в работу.

Записываем вторую задачу: «Комплектование архивного фонда документов компании. Обеспечение сохранности, учета и использования документов, переданных на архивное хранение».

Чтобы «найти» третью задачу, пойдем от обратного: представьте на минуту, что на сегодня ваша канцелярия просто исчезла и ни одной операции по делопроизводству за целый рабочий день выполнено не будет. Что произойдет в компании? Документы останутся без регистрации и своих адресатов, скорее всего, никогда не найдут. Задания, поставленные руководством, не попадут к исполнителям, а корреспонденция не будет отправлена.

Формулируем третью задачу: «Своевременная обработка входящих, исходящих и внутренних документов, передача документов исполнителям и отправка».

Трех задач вполне достаточно (впрочем, можно сформулировать и больше). Теперь нужно выстроить их в порядке значимости.

■ Функции. Функции подразделения описать легче, потому что они менее абстрактны и служат именно для того, чтобы выполнять задачи. Следовательно, каждая функция подразделения, внесенная в положение, должна:

а) быть описанием конкретного действия,

б) соотноситься с задачами, представленными в предыдущем разделе нашего положения.

Простейший способ описать функционал подразделения – провести анкетирование его сотрудников (Пример 1). Вопрос в анкете задается всего один: за проведение каких именно операций по делопроизводству вы ежедневно отвечаете?

Пример 1

Заполненная анкета

Имя работника

Должность

Функции

Багрова Светлана

Завканцелярией

Разработка локальных нормативных актов по делопроизводству.

Контроль ведения делопроизводства в структурных и обособленных подразделениях компании.

Подготовка отчетных документов по делопроизводству

Веселова Мария

Делопроизводитель

Предварительное рассмотрение, учет и регистрация входящих документов.

Передача документов для резолюции руководству компании.

Ведение протоколов совещаний руководства компании

Чумакова Галина

Делопроизводитель

Предварительное рассмотрение, учет и регистрация исходящих документов.

Передача документов для исполнения работникам компании.

Контроль сроков исполнения задач

Федорова Анастасия

Делопроизводитель

Предварительное рассмотрение, учет и регистрация внутренних документов.

Отправка документов посредством факсимильной связи.

Сканирование и копирование служебных документов по запросам сотрудников компании. Заверение копий

Жирнова Татьяна

Архивариус

Формирование истории переписки.

Прием, подготовка и оформление дел для хранения в архиве компании.

Выдача дел из архива компании по запросам работников, контроль своевременного возврата

Громов Павел

Курьер

Подготовка исходящей корреспонденции к отправке.

Ведение журнала отправления корреспонденции почтовой связью.

Отправка корреспонденции почтовой связью, доставка с нарочным

В результате в третьей графе анкеты мы получаем готовый перечень функций канцелярии. Осталось только немного обобщить, переформулировать их и выстроить в соответствии с перечисленными ранее задачами для внесения в положение.

■ Права. Это не просто стандартный раздел, как часто думают авторы положений. Права нужны подразделениям для того, чтобы обеспечить беспрепятственное выполнение своих функций.

В положении права делятся на три группы:

1) описывают возможности взаимодействия отдела с другими структурными и обособленными подразделениями компании, а также с другими организациями;

2) описывают полномочия канцелярии, необходимые для реализации ее функций;

3) дают руководителю право управлять персоналом внутри отдела.

■ Ответственность. Помимо прав, у всех имеются обязанности, за невыполнение которых предполагается ответственность. И если обязанности работников обычно содержатся в должностных инструкциях и повторять их в положении не нужно, то об ответственности сказать стоит.

Логично предположить, что главным проступком будет невыполнение работниками подразделения своих функциональных обязанностей. Вторым пунктом идет нарушение трудовой дисциплины и требований охраны труда. Наконец, не нужно забывать и об этике в обращении работников подразделения как с коллегами, так и с посетителями.

Как видим, речь идет о наборе «непопулярных» мер за какие-либо неправильные действия или бездействие. Работодатель может привлечь работников только к дисциплинарной (ст. 192 Трудового кодекса Российской Федерации (далее – ТК РФ)) или материальной (гл. 39 ТК РФ) ответственности, но это не исключает того, что за отдельные проступки работнику и его руководителю может грозить административная или даже уголовная ответственность в рамках действующего законодательства.

■ Взаимодействие. Канцелярии и службы ДОУ отличаются тем, что они взаимодействуют практически со всеми отделами и филиалами компании. По-другому просто невозможно, ведь документы в том или ином объеме создают все.

Формы взаимодействия с другими подразделениями компании в рамках выполнения функций канцелярии будут одни и те же. Чтобы не переписывать их многократно, в начале раздела создается отдельный пункт «Со всеми структурными подразделениями отдел взаимодействует по вопросам», а содержание пункта пишется исходя из функционала подразделения.

Однако в компании есть еще отдел кадров, служба охраны труда, бухгалтерия, склад, юристы, ИТ-отдел и многие другие, общение с которыми не ограничивается вопросами делопроизводства. Чтобы никого из них не забыть, придется вооружиться схемой штатной структуры вашей компании. При работе над содержанием пунктов могут помочь положения об этих отделах или их работники.

Последние штрихи

После того как текст положения составлен, дело остается за малым: снабдить документ необходимыми реквизитами, провести процедуру внутреннего согласования, утвердить и ввести положение в действие приказом руководителя организации.

Положение о подразделении обычно содержит следующие реквизиты:

  • наименование организации;
  • наименование вида документа;
  • гриф утверждения документа;
  • визы согласования документа.

Порядок внутреннего согласования положения о канцелярии (как и любого другого локального нормативного акта (ЛНА)) организация определяет сама. Некоторые «прогоняют» свои ЛНА через всех руководителей подразделений, другим достаточно лишь минимального набора виз. Все зависит от внутренних правил компании.

Положение можно считать согласованным, если…

…с ним ознакомились:

  • руководитель отдела, для которого составлено положение;
  • руководитель более крупного подразделения, в которое входит отдел (если такое есть);
  • главный бухгалтер (для контроля финансовых моментов);
  • главный юрист (для правовой экспертизы положения);
  • начальник отдела кадров (для контроля вопросов, связанных с управлением персоналом).

После согласования положение отправляется на подпись к генеральному директору. Издается обычный приказ по основной деятельности «Об утверждении и введении в действие положения о канцелярии», и с этого момента ваш труд является полноценным локальным нормативным актом.

Наконец, с вновь принятым положением нужно ознакомить работников канцелярии. Чем скорее это произойдет, тем лучше, в идеале – в день введения положения в действие. Лист ознакомления целесообразно поместить прямо в документ, в самом конце.

Пример 2

Положение о канцелярии

Общество с ограниченной ответственностью «Колизей»

Положение о канцелярии

1. Общие положения

Канцелярия (далее – отдел) является структурным подразделением ООО «Колизей» (далее – Компания).

Отдел создается и ликвидируется приказом генерального директора Компании.

Отдел входит в состав административно-хозяйственного управления Компании.

Отдел подчиняется начальнику административно-хозяйственного управления.

При выполнении своих функций отдел руководствуется:

– действующим законодательством Российской Федерации;

– федеральными нормативными правовыми актами;

– Уставом Компании;

– локальными нормативными актами.

2. Структура и штатная численность

Структура и количество штатных единиц отдела утверждаются приказами генерального директора Компании.

В состав отдела входят:

заведующий канцелярией – 1 штатная единица;

делопроизводитель – 3 штатных единицы;

архивариус – 1 штатная единица;

курьер – 1 штатная единица.

Должностные права и обязанности работников отдела определяются должностными инструкциями.

Распределение обязанностей между работниками отдела производится заведующим канцелярией в соответствии с должностными инструкциями.

Начальник канцелярии вправе инициировать создание временных структурных единиц (рабочих групп) для решения текущих производственных вопросов.

Временные структурные единицы создаются путем издания распоряжения начальника административно-хозяйственного управления.

3. Задачи

Основными задачами отдела являются:

– организация и совершенствование единой системы делопроизводства в Компании;

– своевременная обработка входящих, исходящих и внутренних документов, передача документов исполнителям, отправка документов;

– осуществление контроля ведения делопроизводства в структурных и обособленных подразделениях Компании;

– комплектование, обеспечение сохранности, учет и использование архивного фонда документов, образованных в процессе деятельности Компании.

4. Функции

В соответствии с возложенными задачами отдел выполняет следующие функции:

– регистрация и учет входящей и исходящей корреспонденции и внутренних документов;

– предоставление документов на рассмотрение генеральному директору Компании и его заместителям по направлениям деятельности;

– отправление документов на исполнение в ответственные структурные подразделения согласно поставленным резолюциям;

– контроль исполнения поставленных по документам задач. Подготовка отчетных документов по исполнению задач в Компании;

– организация отправки исходящей корреспонденции почтовой, факсимильной связью и с нарочным;

– контроль формирования, хранения и своевременной передачи дел в архив Компании;

– обеспечение архивного хранения документов;

– подготовка копий служебных документов по запросам работников Компании, заверение копий;

– ведение протоколов совещаний руководства Компании;

– разработка инструкций и методических рекомендаций по ведению делопроизводства в Компании.

5. Права

Отдел имеет право:

– взаимодействовать по вопросам, относящимся к компетенции отдела, со структурными и обособленными подразделениями Компании, государственными и муниципальными органами, другими организациями;

– представительствовать от имени Компании по вопросам, относящимся к компетенции отдела, во взаимоотношениях с государственными и муниципальными органами, другими организациями в пределах, установленных доверенностью, выдаваемой по решению генерального директора Компании;

– запрашивать и получать от структурных и обособленных подразделений Компании информацию, необходимую для решения задач отдела;

– проводить проверки организации и соблюдения внутренних правил делопроизводства в структурных и обособленных подразделениях Компании и доводить итоги проверок до руководства Компании;

– давать разъяснения и рекомендации по вопросам, относящимся к компетенции отдела;

– представлять предложения по повышению эффективности и совершенствованию деятельности структурных и обособленных подразделений Компании по вопросам, относящимся к компетенции отдела.

Заведующий канцелярией имеет право представлять на рассмотрение руководства Компании предложения по оптимизации структуры и штатной численности отдела, назначению, перемещению, увольнению, поощрению и наложению дисциплинарных взысканий на работников отдела.

6. Ответственность

Работники отдела несут дисциплинарную, административную и иную ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации за:

– несвоевременное и (или) ненадлежащее исполнение функций отдела, перечисленных в разделе «Функции» настоящего Положения;

– нарушение трудовой дисциплины, правил внутреннего трудового распорядка, правил и норм охраны труда и пожарной безопасности;

– причинение материального ущерба Компании;

– несоблюдение служебной этики при общении с работниками структурных и обособленных подразделений Компании, посетителями, работниками других организаций;

– противоправные решения, действия или бездействие.

7. Взаимодействие

Со всеми структурными и обособленными подразделениями Компании отдел взаимодействует по вопросам:

– ведения делопроизводства;

– передачи документов для исполнения;

– приема для регистрации и отправки исходящих документов;

– получения документов для копирования и заверения копий, выдачи копий документов;

– подготовки и предоставления документов для хранения в архиве Компании;

– дачи разъяснений и рекомендаций относительно делопроизводства;

– ознакомления работников Компании с локальными нормативными актами.

С отделом кадров отдел взаимодействует по вопросам:

– нормирования труда работников отдела;

– распределения фондов заработной платы;

– премирования работников;

– составления штатного расписания;

– подбора персонала;

– приема, перемещения, увольнения, материального и нематериального стимулирования и дисциплинарной ответственности работников отдела;

составления графика отпусков;

– обеспечения трудовых прав, льгот и гарантий работников отдела.

Со службой охраны труда отдел взаимодействует по вопросам:

– получения результатов замеров вредных факторов на рабочих местах отдела;

– ознакомления работников отдела с федеральными законодательными и локальными нормативными актами в области охраны труда и пожарной безопасности;

– предоставления информации о несчастных случаях и случаях травматизма в отделе.

С отделом материально-технического снабжения отдел взаимодействует по вопросам обеспечения работников отдела канцелярскими принадлежностями и оборудования рабочих мест мебелью.

С юридическим управлением отдел взаимодействует по вопросам:

– разъяснения действующего законодательства и порядка его применения;

– заявок на поиск необходимых для деятельности отдела нормативных правовых документов;

– предоставления отделом проектов документов для правовой экспертизы, визирования и согласования.

С бухгалтерией отдел взаимодействует по вопросам:

– предоставления справок и расчетных листов о начисленной и выплаченной заработной плате;

– предоставления отделом проектов документов для визирования и согласования.

С ИТ-отделом отдел взаимодействует по вопросам:

– оснащения рабочих мест компьютерной техникой, оргтехникой, средствами связи и программным обеспечением;

– организации доступа во внутреннюю корпоративную сеть;

– устранения сбоев в работе компьютерной техники, оргтехники, средств связи и программного обеспечения.

СОГЛАСОВАНО:

Заведующий канцелярией Багрова С.В. Багрова

Начальник административно-хозяйственного управления Лекарев Р.М. Лекарев

Начальник отдела кадров Шведова Д.К. Шведова

Главный бухгалтер Парамонова Л.В. Парамонова

Начальник юридического управления Толмачев Н.С. Толмачев

С Положением ознакомлены:

Веселова М.П. Веселова 30.04.2013

Чумакова Г.Р. Чумакова 30.04.2013

Федорова А.М. Федорова 30.04.2013

Жирнова Т.Д. Жирнова 30.04.2013

Громов П.В. Громов 30.04.2013

Любое положение о подразделении нужно проверять ежегодно, ведь в отделе может измениться штатная структура или функционал. Изменения в положение вносятся путем издания приказа по основной деятельности.

Как видите, автору положения об отделе работа предстоит большая, но вполне выполнимая. Часто важность положения об отделе с четко расписанными функциями и правами осознается руководством только после какой-нибудь неприятной конфликтной ситуации с другими отделами – вдруг выясняется, что положение было нужно «вчера». Надеемся, что наши рекомендации не дадут поставить вас в тупик и вы сможете разработать положение о своей службе ДОУ быстро и без особых трудностей.

Заведующий канцелярией

Вы можете скачать должностную инструкцию заведующего канцелярией бесплатно. Должностные обязанности заведующего канцелярией

Утверждаю

_____________________________ (Фамилия, инициалы)

(наименование организации, ее ________________________________

организационно — правовая форма) (директор; иное лицо, уполномоченное

утверждать должностную инструкцию)

00.00.201_г.

м.п.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

ЗАВЕДУЮЩЕГО КАНЦЕЛЯРИЕЙ

——————————————————————-

(наименование учреждения)

00.00.201_г. №00

1. Общие положения

1.2. На должность заведующего канцелярией принимается лицо со средним профессиональным образованием (требований к стажу работы нет) или начальным профессиональным образованием и стажем работы по профилю не менее _________ лет.

1.3. Заведующий канцелярией находится в подчинении ____________________________

иного должностного лица)

1.4. В период отсутствия заведующего канцелярией (командировка, болезнь, отпуск и пр.) его обязанности возлагаются на его заместителя или другое лицо, назначенное руководителем предприятия, приобретающее соответствующие права и несущего ответственность за должное выполнение возложенных на него обязательств.

1.5. Заведующий канцелярией принимается на должность и освобождается от нее по приказу директора предприятия.

1.6. Заведующий канцелярией в своей деятельности руководствуется:

— положением о канцелярии предприятия;

— инструкцией по работе архива и делопроизводству;

— данной должностной инструкцией.

1.7. Заведующий канцелярией обязан знать:

— государственную систему делопроизводства;

— распоряжения, постановления, приказы и прочие нормативные и руководящие документы вышестоящих органов, которые касаются организации делопроизводства;

— стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

— организацию делопроизводства на предприятии;

— схемы документооборота;

— структуру предприятия;

— порядок составления описей дел постоянного и временного хранения, номенклатуры дел и установленной отчетности;

— основы организации производства, экономики, управления и труда;

— оргтехнику и другие средства механизации управленческого труда;

— трудовое законодательство;

— порядок и сроки сдачи дел в архив на хранение;

— системы организации контроля исполнения документов;

— правила трудового распорядка на предприятии;

— правила противопожарной защиты и производственной санитарии;

— нормы и правила охраны труда и техники безопасности.

1.8. Заведующий канцелярией осуществляет руководство работниками

канцелярии.

2. Должностные обязанности

Заведующий канцелярией обязан:

2.1. Обеспечивать своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку к месту назначения.

2.2. Организовывать работу канцелярии.

2.3. Осуществлять контроль сроков выполнения документов и их правильным оформлением.

2.4. Разрабатывать инструкции, касающиеся ведения делопроизводства на предприятии и организовывать их внедрение.

2.5. Организовывать работу по учету, регистрации, хранению и передаче в структурные подразделения документации текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, касающихся формирования дел и их сдачи на хранение в архив.

2.6. Принимать меры по обеспечению работников службы делопроизводства нужными справочными и инструктивными материалами, оборудованием, инвентарем, оргтехникой и техническими средствами управленческого труда.

2.7. Обеспечивать подготовку справок о соблюдении сроков выполнения документов.

2.8. Обеспечивать размножение и печатание служебных документов.

2.9. Руководить делопроизводством в подразделениях предприятия, следить за правильным формированием, своевременной сдачей дел в архив и их хранением.

2.10. Принимать участие в подготовке созываемых руководством совещаний.

2.11. Обеспечивать установленный режим доступа к документам и использования и информации, которая в них содержится.

2.12.Организовывать техническое обслуживание совещаний, оформление командировочных документов, регистрацию работников, которые прибывают в командировку на предприятие.

2.13. Участвовать в разработке и внедрении новых технологических процессов работы с документацией, усовершенствовании автоматизированных информационных систем и технологий.

2.14. Проводить работу по защите информации, которая составляет государственную, служебную и коммерческую тайну.

2.15. Разрабатывать и организовывать проведение мероприятий, направленных на улучшение работы канцелярии.

3. Права

Заведующий канцелярией вправе:

3.1. Вносить на рассмотрение руководителей структурных подразделений предприятия и директора собственные предложения, направленные на улучшение деятельности отдела, методов и форм работы с документацией.

3.2. Требовать от руководителей структурных подразделений предприятия и других работников предприятия должного выполнения установленных правил работы с документами на предприятии.

3.3. Возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в случае нарушения определенных правил.

3.4. Визировать и подписывать документы, которые связаны с деятельностью канцелярии.

3.5. Проверять организацию делопроизводства в структурных подразделениях предприятия.

3.6. Давать распоряжения, обязательные для выполнения работниками канцелярии.

3.7. Требовать своевременного и качественного выполнения своих указаний.

3.8. Вносить на рассмотрение директора предприятия собственные предложения о поощрении лучших работников отдела, о наложении взысканий на нарушителей трудовой и производственной дисциплины.

3.9. Сотрудничать:

— с руководителями всех структурных подразделений предприятия — по

вопросам ведения делопроизводства, организации контроля и проверки

исполнения указаний канцелярии, подготовки и представления необходимых

документов;

— с хозяйственным отделом — по вопросам обеспечения бланками документов, средствами оргтехники, канцтоварами и пр.;

— с юридическим отделом — по правовым вопросам, связанными с подготовкой документации;

— с отделом кадров — по вопросам подбора, приема, увольнения и

перемещения работников отдела.

4. Ответственность

Заведующий канцелярией ответственен:

4.1. За невыполнение или недолжное выполнение своих должностных

обязанностей, которые предусмотрены данной должностной инструкцией в определенных трудовым законодательством РФ рамках.

4.2. За правовые нарушения, которые совершены в процессе осуществления своей деятельности в определенных уголовным, административным и гражданским законодательством РФ рамках.

4.3. За причинение материального вреда предприятию в определенных трудовым, гражданским и административным законодательством РФ рамках.

Руководитель структурного подразделения: _____________ __________________

(подпись) (фамилия, инициалы)

С инструкцией ознакомлен,

один экземпляр получил: _____________ __________________

(подпись) (фамилия, инициалы)

Организация работы канцелярии учреждения — Часть 2

ГЛАВА I. ОСОБЕННОСТИ ОРГАНИЗАЦИОННОГО ПОСТРОЕНИЯ КАНЦЕЛЯРИИ

1.1. Организационные структуры канцелярии учреждения

Структура в системе органов управления рассматривается, во-первых, как устойчивая связь, т.е. взаимодействие элементов управления, во-вторых, как схема распределения общего объема функций органа управления между структурными подразделениями и схема их взаимодействия.
Структура канцелярии учреждения должна определять оптимальный состав ее внутренних подразделений, их взаимодействие, характер подчинения .
Основные положения ГСДОУ частично регламентировали названия служб делопроизводства, которые типизированы в зависимости от принадлежности организаций и учреждений к определенным группам и уровням управления.
Управление делами создается в министерствах и ведомствах как структура, в которой выполняется работа с документами, и как орган контроля и координации делопроизводства в центральном аппарате и в отрасли. Управления делами имеют следующий типовой состав структурных подразделений :
• секретариат (в состав которого входят приемная министра, его секретариат, приемные и секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро),
• инспекция при министре, выполняющая функции контроля за исполнением правительственных документов, распорядительных документов органов власти, приказов министра,
• канцелярия, в состав которой включают экспедицию, бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации документов, машинописное бюро (компьютерный центр обработки текстов документов), копировально-множительное бюро, телетайпную, отдел писем (жалоб), отдел рационализации работы с документами, центральный архив.
Это типовой набор структурных подразделений. На практике в наших министерствах и ведомствах в составе управления делами создают в дополнение к перечисленному группу приказов, первый отдел (отдел защиты информации) и другие отделы .
Канцелярия создается на государственных предприятиях, в научно-исследовательских, проектно-конструкторских организациях, высших учебных заведениях. В составе канцелярии обычно создаются подразделения (отдел, сектор, группа) по приему и обработке поступающих и отправляемых документов, по учету и регистрации документов, по контролю за сроками исполнения документов, по работе с обращениями граждан, по созданию документов (машбюро, компьютерный центр), копировально-множительное бюро, архив .
Общий отдел — это служба по работе с документами в исполнительных органах власти и исполнительных структурах (мэрии, префектуры, муниципалитеты) местного самоуправления. В структуре общего отдела всегда создается протокольный отдел, группа писем, приемная. Наличие этих структурных подразделений объясняется спецификой деятельности, управленческих процедур, порядком принятия решений и особенностями документирования в этих учреждениях.
Секретарь учреждения (структурного подразделения) выполняет всю работу с документами в небольших учреждениях и организациях, не имеющих внутренней организационной структуры.
Основные положения ГСДОУ, таким образом, регламентируют наименование и приблизительную структуру делопроизводственной службы государственных учреждений и предприятий. Решение о создании службы, ее названии и внутренней структуре негосударственных организаций принимает руководство организации. В совместных предприятиях этот вопрос решает правление; в акционерных обществах — учредительная конференция, в кооперативах — общее собрание членов кооператива .
Секретариат — структурное подразделение, создаваемое, как правило, для обслуживания руководства организации. В его составе работают помощник руководителя, секретарь-референт, технические секретари. Секретариатом в некоторых организациях называют всю службу делопроизводства Секретариат выполняет следующие типовые функции:
• предварительное рассмотрение и подготовка к докладу руководителю поступающих на его имя документов;
• подготовка по указанию руководителя проектов отдельных документов и их согласование с функциональными структурными подразделениями организации,
• организация и документационное обслуживание совещаний, проводимых руководителем. Обычно в секретариатах сосредоточено и документирование деятельности коллегиальных органов управления (составление проектов планов заседании, подготовка материалов к заседанию, ведение и оформление протоколов, подготовка проектов решений и контроль за исполнением принятых решений),
• бездокументное обслуживание руководителей (организационно-техническое обеспечение, подготовка командировок, телефонное обслуживание, прием посетителей, организация работы приемной и т.п.).
2.Протокольная группа создается в органах местного самоуправления в составе учреждений, имеющих в своей структуре постоянно действующий коллегиальный орган Выполняет следующие функции:
• подготовка проектов нормативно-распорядительных документов (редактирование, оформление и выпуск) руководства органа местного управления, писем, справок, их согласование со структурными подразделениями;
• анализ справок и докладов структурных подразделений, подготовка заключений по ним;
• организация и проведение заседаний органа управления, документирование их деятельности,
• прием, регистрация, организация хранения и справочно-информационной работы, рассылка принятых документов и их доведение до управляемых объектов.
3. Отдел рационализации делопроизводства может носить названия: центр совершенствования документации (ДОУ), бюро (центр, сектор) НОТ или НОУТ, методический сектор и др. Его функции:
• разработка и внедрение мероприятий по совершенствованию технологии делопроизводства;
• разработка нормативно-методического обеспечения делопроизводства (положений, инструкций, правил, регламентов, альбома унифицированных форм, памяток и др.);
• разработка сборников типовых (трафаретных) текстов;
• разработка классификационных справочников (номенклатура дел, классификаторы, перечни документов со сроками хранения и др.);
• организация и проведение мероприятий по совершенствованию квалификации работников службы делопроизводства и специалистов аппарата управления.
4. Экспедиция — специализированный участок, осуществляющий прием и отправку поступающих по почте и курьерской связи документации и корреспонденции. Экспедиция выполняет:
• прием поступающих документов, их сортировку и распределение по структурным подразделениям;
• доставку документов в структурные подразделения;
• обработку, упаковку и отправку отправляемых документов,
• количественный учет поступающих и отправляемых документов.
5. Подразделение по учету и регистрации документов выполняет:
• регистрацию входящих, исходящих и внутренних документов;
• формирование и ведение справочно-информационного массива;
• контроль за оформлением и составлением исходящих и внутренних документов (в отношении визирования, согласования, соответствия принятым правилам, юридической силы документов и т.д.) .
6. Группа контроля (может называться бюро, отдел, инспекция) выполняет:
• контроль за сроками исполнения документов;
• контроль за сроками исполнения устных распоряжений руководителя;
• анализ исполнительской дисциплины,
• информирование руководства о ходе выполнения документов и поручений.
7. Группа писем (бюро жалоб, отдел обращений населения и т.п.) ведет:
• прием и учет предложений, заявлений и жалоб граждан;
• подготовку обращений к рассмотрению руководством;
• контроль за сроками подготовки ответных документов в структурных подразделениях учреждения или сторонних организациях;
• извещение заявителей о результатах рассмотрения их обращений;
• формирование и хранение дел с документами по обращениям,
• анализ и обобщение результатов рассмотрения документов в организации и причин обращения,
• организацию приема граждан по личным вопросам руководством организации
8. Машинописное бюро (Центр подготовки документов) выполняет:
• перепечатку документов с черновиков,
• считку и правку текстов документов;
• учет выполняемой работы.
9. Копировально-множительное бюро выполняет:
• копирование текстов,
• тиражирование текстов документов;
• подготовку рекламной продукции, буклетов, брошюр и т.д.
10. Архив осуществляет:
• прием от структурных подразделений обработанных и подготовленных к хранению дел, оказание им методической помощи;
• учет, систематизацию, хранение и организацию использования документов,
• контроль за соблюдением правил формирования, хранения и использования дел в структурных подразделениях;
• подготовку дел к передаче на государственное хранение. Таким образом, служба делопроизводства берет на себя весь комплекс работ по информационно-документационному обслуживанию управленческой деятельности. Нормативными документами за службой делопроизводства закреплены традиционные технологические функции .
По мнению специалистов-документоведов и практических работников, в настоящее время происходит трансформация канцелярии в службу управления документацией В ходе этого процесса к перечисленным функциям добавляются новые, ранее не свойственные делопроизводственной службе — внедрение автоматизированных технологий, контроль за их эксплуатацией, оценка качества документационного обеспечения, планирование информационных потребностей, нормирование труда, управление кадрами самой делопроизводственной службы (включая подбор, расстановку, обучение, консультирование, повышение квалификации). Функция «совершенствование применяемых форм и методов, использование средств вычислительной и организационной техники» постепенно заменяется на более четкую формулировку «создание и эксплуатация комплексной системы обработки документов с использованием электронной обработки текстов, электронной почты, электронных баз данных, интеллектуальной телефонной связи, копирования документов». В типовых структурах делопроизводственных служб на сегодняшний день не предусмотрены специализированные, предназначенные для выполнения новых функций, структурные подразделения (в частности, связанные с эксплуатацией технических средств) Можно предположить, что в будущем они будут создаваться, что изменит организационные структуры службы делопроизводства и потребует иной квалификации ее сотрудников. Такое расширение функций будет адекватно общей цели служб управления документами (такие службы заменили традиционные делопроизводственные в мировой практике). Но на сегодняшний день в нашей стране не только нормативно не закреплены представления о новых задачах службы делопроизводства (отличных от делопроизводственных задач), о роли делопроизводства в аппарате управления, но и не сформулированы.

1.2. Задачи канцелярии учреждения

Основной целью канцелярии учреждения, независимо от ее названия, является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению. Выполнение этой цели предусматривает решение следующих задач:
 постоянное совершенствование форм и методов работы с документами;
 обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный архив в соответствии с действующими государственными нормативно-методическими документами;
 сокращение документооборота;
 разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации и в подведомственной системе, прогрессивных технологий делопроизводства .
Функции современной канцелярии учреждения в России определяются из целей и задач ее деятельности и включают полный объем работы, которая выполняется службой. Типовой состав функций следующий:
1. Разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений
2. Разработка и проектирование бланков документов.
3. Осуществление экспедиционной обработки поступающих и отправляемых документов.
4. Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов и выполнение информационно-справочной работы по документам.
5. Организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов.
6. Контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству.
7. Регулирование хода исполнения документов, контроль прохождения, оформления и исполнения документов в установленный срок
8. Организация машинописного (компьютерного) изготовления текстов документов, их копирования и оперативного размножения.
9. Разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации
10. Организация и ведение делопроизводства по предложениям, заявлениям, жалобам граждан.
11. Организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях.
12 Разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины.
13. Контроль за правильностью оформления и формирования дел в структурных подразделениях организации.
14. Организация работы архива учреждения (ведомственного архива) в соответствии с действующими нормативно-методическими рекомендациями Росархива.
15. Повышение квалификации работников службы делопроизводства и архива, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции службы делопроизводства
16. Организация рабочих мест, АРМ, условий труда сотрудников службы делопроизводства.
Этот набор функций относится к типовым, так как регламентирован в Общих положениях ГСДОУ. Эти функции должны выполняться любой службой вне зависимости от ее структуры и масштабов деятельности — от секретаря до управления делами .

1.3. Требования к организационным формам работы канцелярии

К работе канцелярии учреждения в современных условиях предъявляются жесткие требования, которые можно рассмотреть в техническом, юридическом и организационном аспектах.
Под техническим аспектом понимается продуманная политика закупки, установки, эксплуатации и замены всех технических средств, используемых в работе с документами, начиная с малой канцелярской оргтехники и заканчивая новейшими компьютерными системами обработки информации и средствами связи
Юридический аспект предусматривает решение правовых вопросов деятельности самой службы, т.е. установления в соответствующих документах ее статуса, прав, функций, ответственности в соответствии с действующими законодательными актами, нормативно-методическими документами Кроме того, этот аспект предполагает соблюдение самой службой требований действующего законодательства, государственной нормативной базы, стандартов в части контроля за качеством создаваемых в организации документов .
Организационный аспект включает разработку оптимальной для конкретного управленческого аппарата структуры службы делопроизводства, регламентацию разнообразных и сложных отношений и связей между подчиненными и соподчиненными структурными подразделениями, те создание условий для разделения труда и его специализации, что поможет избавиться от дублирования операций и установить ответственность за выделенные участки работы .
Среди организационных проблем обычно выделяют следующие:
 выбор оптимальной организационной формы работы с документами,
 разработка внутренней организационной структуры службы делопроизводства;
 определение должностного и численного состава службы делопроизводства,
 регламентация задач и функций службы делопроизводства в целом, ее структурных подразделений, а также сотрудников службы с целью определения их статуса и разграничения функций,
 выбор оптимальной технологии работы с документами, ее регламентация;
 рациональная организация рабочих мест и условий труда,
 повышение квалификации сотрудников службы.
Практика выработала три формы организации работы с документами в любом управленческом аппарате — централизованную, децентрализованную и смешанную.
Централизованная форма предполагает сосредоточение всех технологических операций по работе с документами в ведении одного специализированного структурного подразделения (канцелярии, общего отдела) или одного сотрудника (секретаря учреждения). В этом подразделении (или этим сотрудником) выполняется полный цикл технологических операций по обработке документов от момента их получения или создания до сдачи в архив: прием и обработка поступающих документов, их регистрация, контроль за исполнением, справочно-информационная работа, систематизация и хранение документов, отправка документов, обработка документов для их передачи в архив .
Централизация отдельных операций по обработке документов является наиболее рациональной формой организации делопроизводства, так как позволяет снизить затраты на обработку документов, улучшить организацию труда работников службы делопроизводства за счет специализации и взаимозаменяемости отдельных работников, эффективно использовать оргтехнику’, достичь единства организационного и методического руководства документационным обеспечением Однако полная централизация работы с документами возможна только в небольших учреждениях с объемом документооборота до 10 тыс. документов в год.
Децентрализованная форма организации документационного обслуживания представляет собой полную противоположность централизованной службы. Каждое структурное подразделение одной организации создает свою собственную службу для работы с документами, в которой автономно выполняется весь цикл операции по созданию, хранению, систематизации документов данного структурного подразделения. Эта форма характерна для организаций и учреждений, аппарат которых территориально разобщен, а также для тех, в которых документирование деятельности имеет специфические особенности (например, исходя из соображений защиты информации или самостоятельности деятельности структурных подразделений) .
Смешанная форма организации работы с документами — самая распространенная. При этом часть операций (чаще всего прием и обработка поступающих и отправляемых документов, их регистрация, контроль за сроками исполнения, изготовление, тиражирование, архивное хранение) сосредотачивается в центральной службе делопроизводства, а в каждом структурном подразделении (в департаментах, управлениях, отделах) выполняются операции по созданию (печати) документов, их систематизации, хранению дел, их предархивной обработке .
Вариантом смешанной формы является такая организация работы с документами, при которой одна и та же технологическая операция (например, регистрация документов или контроль за их исполнением) проводится для одних массивов документов централизованно (в канцелярии), а для других — децентрализованно (в структурных подразделениях). Разделение массивов документов в случае использования традиционных (ручных) методов работы проводится по критерию адресования — если документ адресован руководству организации, он регистрируется в канцелярии, если руководству структурного подразделения, то в этом подразделении. Чаще всего в структурных подразделениях регистрируют внутренние документы — по месту их создания. Например, в бухгалтерии — бухгалтерские документы, в отделе кадров — документы по личному составу и т. д.
Использование новейших компьютерных технологий, наличие факсимильных аппаратов, факс-модемных устройств компьютеров позволяют организовать прием и регистрацию поступающих документов, контроль за их исполнением, информационно-справочную работу в структурных подразделениях.
В создании и организации службы делопроизводства вопрос выбора организационной формы — один из самых сложных. Действующие государственные нормативно-методические документы не регламентируют форму работы с документами.
В каждом конкретном случае выбор организационной формы работы с документами остается прерогативой самой службы делопроизводства и руководства учреждения. Решение этого вопроса связано с первоначальной организацией службы делопроизводства. В зависимости от изменений, которые происходят в связи с преобразованиями самой организации (фирмы), от модернизации технологии обработки документов изменяется и степень централизации и децентрализации работы с документами.
Регламентация выбранной формы работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству.

About the author

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *