Делопроизводство хранение документов

Номенклатура дел: сроки хранения документов и статьи

Нормативная база

Продолжительность нахождения в архиве документов по номенклатуре дел определяет архивное законодательство. Недавно Росархив установил новые сроки хранения кадровых документов, поэтому рекомендуем пересмотреть ЛНА, чтобы учесть в них изменения.

Сроки хранения документов устанавливают:

1. Трудовой кодекс РФ, статьи 230, 230.1.
2. Закон «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, который обязывает сохранять определенную документацию в течение сроков, установленных в нормативных актах.
3. Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236, утвердивший перечень типовых архивных документов с указанием сроков хранения (Перечень), где определены обязательства для всех организаций по разного рода документации, включая бухгалтерскую, налоговую и кадровую.
4. «Основные Правила работы архивов организаций», одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (носят методический и информативный характер).

Не стоит забывать, что нормативные акты, которые определяют, сколько хранятся документы в архиве организации, носят рекомендательный характер.

ВАЖНО! С 18.02.2020 приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 утратил силу. Взамен появился перечень сроков хранения документов в организации на 2020 год, утвержденный приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Новый документ изменил сроки сбережения различных документов, а по некоторым позициям позволил компаниям не хранить бумаги. Учитывайте эти изменения в ЛНА.

Правила хранения

Работник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства и сохранение информации, назначается приказом руководителя организации, его функциональные обязанности закрепляются в должностной инструкции.

Кадровая информация формируется в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой.

Под формированием дел следует понимать группировку исполненных документов в дела (папки) в соответствии с номенклатурой дел.

Ниже приведен порядок формирования дел.

1. Чтобы не понадобилась дополнительная расшифровка, на обложке дела необходимо обозначить следующие реквизиты:

• наименование организации (в полном виде);
• наименование структурного подразделения (в полном виде);
• номер дела (в соответствии с номенклатурой);
• заголовок дела;
• срок сбережения документов по номенклатуре. К примеру, срок хранения приказов по основной деятельности — постоянно, но если организация не является источником комплектования архивов, то до ее ликвидации.

2. В дело подшиваются:

• только оформленные и исполненные документы;
• один подлинный экземпляр, за исключением нескольких случаев;
• изданные в одном календарном году.

Внутри дела бумаги подшиваются в порядке по номерам и датам, при превышении 250 листов или объема (4 см) документ делится на тома. В крупных организациях издается большое количество приказов, и, как правило, их подшивают в разные дела. На каждом ставят сроки хранения приказов по личному составу: например, на папке с приказами о предоставлении отпуска по уходу за ребенком — 75 лет, с приказами о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска — 5 лет, с приказами о дисциплинарных взысканиях — 3 года и т. д.

Сроки хранения

В таблице приведены сроки хранения документов по номенклатуре дел и статьи по перечню, который действует с начала 2020 года.

Продолжительность нахождения в архиве компании	Наименование документов
1 г.	Данные лиц, не принятых на работу
3 г.	Графики отпусков
	Записи о трудовой дисциплине
5 л.	Акты, предписания, отчеты по технике безопасности
	Выписки по улучшению условий и охраны труда
	Документы по технике безопасности и ее соблюдению
	Документы о командировках
50 лет, если не были востребованы	Личные сведения, оригиналы (аттестаты, дипломы, трудовые книжки, удостоверения и пр.)
75 л.	Характеристики и личные карточки сотрудников
	Трудовые договоры, ЭПК*
	Учетные данные, подтверждающие трудовую деятельность и стаж сотрудника
	Личные дела руководителей, ЭПК
Постоянно	коллективные договоры, данные к ним, ДМН*.
* ЭПК — документы, которые после истечения срока хранения отбирают для постоянного хранения. ДМН — до минования надобности, но не менее года.

Таблица с приведением примерного перечня кадровых документов.

Таблица сроков хранения документов в организации в 2020 году
Постоянное хранение
Положение о защите персональных данных	П. 8 ч. 1 ст. 86 ТК РФ
Положение об оплате труда (премировании и материальном стимулировании)	Ст. 21 ТК РФ
Положение об аттестации
Положение о системе обучения	Ст. 196 ТК РФ, ст. 197 ТК РФ
Приказы по основной деятельности
Длительное хранение
Приказы о приеме, переводе, увольнении, об отпусках без сохранения содержания	Ст. 68, 72.1, 77, ч. 1 ст. 80, п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ	75 л.
Личные карточки работников (Т-2)	Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1	75 л.
Журналы, книги регистрации приказов о приеме, переводе, увольнении		75 л.
Табели учета рабочего времени	Ч. 3 ст. 91 ТК РФ	5 л.; при вредных и опасных условиях труда — 75 л.
Трудовые договоры, соглашения к ним	Ст. 16, ст. 56, ст. 57, ст. 67 ТК РФ	75 л.
Ограниченный срок хранения
Протоколы заседаний, постановления аттестационных и квалификационных комиссий		10 л.
Приказы о предоставлении очередных и учебных отпусков	Ст. 114, 115, 116, 117, 118, 119, 173 ТК РФ	5 л.
Расчеты, анализы, справки о пересмотре и применении норм выработки, расценок, тарифных сеток и ставок, совершенствовании различных форм оплаты труда	Ст. 135, 144, 147 ТК РФ	5 л.
Заявки, сведения, переписка о потребности в работниках, сокращении (высвобождении) работников		5 л.
Переписка об установлении и выплате персональных ставок, окладов, надбавок		5 л.
Приказы по личному составу (повышение квалификации, премирование и поощрение работников, отпуск по уходу за ребенком или за свой счет и др.)	Ст. 6 перечня Росархива от 06.10.2000	75 л.
Приказы о командировании, о дежурствах		5 л.
Приказы о дисциплинарных взысканиях		3 г.
Книги, журналы, карточки учета отпусков, выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы		5 л.
Журналы учета рабочего времени		1 г.
Графики предоставления отпусков	Ст. 123 ТК РФ	3 г.
Правила внутреннего трудового распорядка	Ч. 4 ст. 189 ТК РФ	1 г.
Перечень профессий с вредными условиями труда	Ст. 221 ТК РФ	ДЗН (до замены новыми)
Срок хранения входящей и исходящей корреспонденции		5 л.

Документы с постоянным сроком хранятся в коммерческих организациях до их ликвидации. А вот в государственных и муниципальных организациях документацию комплектуют в установленном порядке для передачи в архив.

Необходимо учесть особую роль экспертной комиссии при установлении периода хранения дел в кадровой службе. В схеме 1 можно увидеть задачи, решаемые вышеуказанным органом.

Положение о работе такой комиссии, как правило, разрабатывается на основе приказа Росархива от 19.01.1995 № 2 «Об утверждении примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия».

При установлении сроков в графе 4 номенклатуры дел ставится отметка:

• по данным протокола (ЭК), если таковой не имеется — приказ руководителя организации;
• «до минования надобности» или «до замены новыми», т. е. срок хранения устанавливается организацией самостоятельно (не менее 1 года).

Срок хранения документов по номенклатуре дел начинается с 1 января следующего календарного года. Дела с истекшими сроками хранения готовятся к уничтожению.

ВАЖНО! Уменьшать сроки хранения, заявленные в перечнях или нормативных актах, недопустимо. Если два нормативных акта устанавливают разный срок хранения для одного и того же типа информации, выбор лучше сделать в пользу большего.

Административная ответственность

В ст. 13.20, 13.25, 19.5, 19.6, 19.7 КоАП РФ предусмотрена различная административная и гражданско-правовая ответственность, если не соблюдать перечень сроков хранения бухгалтерских документов в организации или кадровой документации: от предупреждения и наложения штрафа до дисквалификации.

Судебная практика

Дела об административных правонарушениях в области архивного законодательства рассматриваются в гражданском судопроизводстве. По большей части в настоящее время контроль направлен на выявление существующих нарушений. Проверяющие ориентируются на Правила организации хранения Минкультуры РФ 2007 года. Несмотря на то, что нормативный акт является несколько устаревшим, новый не разработан.

В настоящее время используются минимальные штрафы в соответствии со ст. 13.20 КоАП РФ, но не стоит этому радоваться, так как они применяются в основном к государственным и муниципальным архивам. А вот по отношению к коммерческим организациям задействована ст. 13.25 КоАП РФ, в которой штрафы на порядок выше и достигают в некоторых случаях 300 000 рублей.

Правила и сроки хранения служебных документов

Реквизит «срок хранения» переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанном в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности организации, с указанием срока хранения дела.

По срокам хранения документы делятся на документы

· Временного (до 10 лет) хранения; Допускается

O хранить в скоросшивателях,

O не проводить пересистематизацию документов в деле,

O листы дела не нумеровать,

O заверительные надписи не составлять.

· Долговременного (>10 лет) хранения;

· Постоянного хранения.

O На делах постоянного хранения пишется «хранить постоянно».

O Архивный номер дела на обложках дел постоянного хранения проставляется чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей (до этого он проставляется карандашом).

O На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования федерального архива, в который будут передаваться дела, кодов федерального архива и организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

O Подлежат гос. хранению и передаются в соответствующие гос. архивы, установленные положением.

O По окончании года в надписи на обложках дел Постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

O Составляется внутренняя опись документов дела для учета документов определенных категорий Постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения,

§ учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела),

§ если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, к ней составляется итоговая запись, в которой указывается цифрой и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. В. О. подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи.

Документы, составляющие дело, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку или переплетаются с учетом возможного чтения текста всех документов.

Оперативное хранение.

С момента заведения и до передачи в архив федерального органа исполнительной власти дела хранятся по месту их формирования.

За сохранность документов и дел отвечают руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство.

Дела хранятся в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их сохранность и предохраняющих их от пыли и солнечного света.

Дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Выписка из номенклатуры помещается на внутренней стороне шкафа.

Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения хранятся по месту их формирования в течении 2х лет, а затем сдаются в архив федерального органа исполнительной власти.

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурного подразделения на срок не более 1 месяца, по истечении этого срока дело должно быть возвращено на место.

Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя организации или его заместителя.

Изъятие документов из дел Постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя организации с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

Передача дел в архив.

В архив организации передаются дела Постоянного, долговременного хранения и по личному составу. Передача производится по описям. Передаются по истечении двух лет.

При передаче дел в архив федерального органа исполнительной власти устраняются все найденные в деле недостатки.

Дела Временного хранения (до 10 лет) передаче в архив организации, как правило, не подлежат. По истечении сроков хранения они уничтожаются в установленном порядке.

В случае ликвидации/реорганизации структурного подразделения лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив организации, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

Для организации проведения работ по определению срока хранения и отбора документов на хранение и уничтожение в организациях создаются постоянно действующие экспертные комиссии, в состав которых входят наиболее квалифицированные специалисты основных структурных подразделений под председательством одного из руководящих работников организации, а также представителя соответствующего архивного учреждения.

Экспертные комиссии определяют совместно с архивом и делопроизводственной службы порядок отбора документов на хранение и уничтожение в организации. Организуют экспертизу ценностей документов и осуществляют контроль над его проведением, уделяя основное внимание документам, подлежащим передаче в гос. архивы.

В своей работе экспертная комиссия руководствуется основными положениями ЕГСДОУ (единый государственный стандарт), правилами, инструкциями и указаниями главного архивного управления, нормативными и распорядительными документами руководствующего органа в своей ведомственной системе.

Для документов министерств, ведомств и других организаций срок хранения – 15 лет.

Для документов организаций краевого, областного, окружного подчинения – 10 лет.

Для документов организаций районного и городского подчинения – 5 лет; для научно-технической организации – до минования практической надобности, но не свыше 15 лет.

По истечении сроков хранения в ведомственных архивах управленческая и научно-техническая документация, отобранная на государственное хранение передается в государственные архивы.

Документы, отобранные экспортной комиссией, на постоянное или длительное хранение описываются в соответствии с установленными требованиями описи на документы постоянного хранения составляются в четырех экземплярах. Три экземпляра описи возвращаются в организацию, а первый экземпляр передается в гос. архив в качестве контрольного документа. После утверждения описи архивным органом, организации разрешается уничтожение документов с временными сроками хранения, за период времени соответствующий утвержденным описям. Уничтожение документов оформляются актами, утвержденными руководителями организации. Архивные органы проверяют правильность отбора документов на постоянное хранение и при необходимости имеют право потребовать включения в опись постоянного хранения документов, отобранных к уничтожению или на временное хранение.

Организации, от которых документы поступают в государственные архивы, не подлежат уничтожению без согласования с архивными органами. Уничтожение документов без предварительного утверждения архивным органом описи документов постоянного хранения является незаконным и влечет за собой ответственность в установленном законом порядке.