Делопроизводство образование

Содержание

Обучение персонала — как организовать обучение и развитие персонала: пошаговая инструкция для работодателей + методы выявления потребностей в обучении персонала организации

Какие существуют формы и виды работы с кадровым резервом? Где заказать обучение и развитие персонала в организации? Какие бывают методы выявления потребностей в обучении персонала?

Всем привет! Сегодня я, Алла Просюкова, предлагаю поговорить об обучении персонала.

Стремительное развитие технологий заставляет работодателей заботиться о постоянном повышении уровня персонала через его обучение. Профессиональные кадры повышают конкурентоспособность компании и её прибыли.

Повышение квалификации идёт на пользу и самим сотрудникам. Они лучше справляются с поставленными задачами, что ведёт к повышению зарплат и карьерному продвижению. Но чтобы достичь желаемых результатов, необходимо знать основные моменты организации обучения персонала. Именно об этом и пойдет речь в моей новой статье.

Дочитавших до конца ждёт бонус — полезные советы по теме статьи и интересный видеоматериал.

1. Что такое обучение персонала и для чего оно проводится?

Мы постоянно слышим: «обучение персонала, обучение персонала». Но что на самом деле представляет собой этот процесс, смогут четко объяснить не многие.

Поэтому начнем с основного определения.

Обучение персонала – это развитие профессиональных навыков, умений и знаний сотрудников в соответствии с целями и стратегией компании.

Как я уже писала выше, обучение сотрудников важно не только для работодателя, но и для самих сотрудников.

Преимущества для работодателя:

  • высокопрофессиональные кадры, способные решать самые сложные задачи;
  • снижение текучести кадров;
  • формирование кадрового резерва;
  • снижение затрат на подбор кадров;
  • повышение мотивированности сотрудников.

Положительные моменты для сотрудника:

  • приобретение новых профзнаний и навыков;
  • повышение зарплаты;
  • должностное повышение;
  • уверенность в будущем;
  • отсутствие страха потерять работу;
  • рост уважения и признательности;
  • повышение мотивации труда.

2. Какие существуют виды обучения персонала — ТОП-3 основных вида

Обучение персонала классифицируется по различным критериям. По видам оно подразделяется на подготовку, переподготовку и повышение квалификации.

Вот именно с ними я познакомлю вас подробнее.

Вид 1. Подготовка персонала

Цель подготовки сотрудников — получение необходимых знаний и навыков для выполнения определенных задач.

Пример

Даша весной этого года окончила школу и пробовала поступить в университет. Однако недобрала баллов. Девушка решила на платное отделение не идти, а подготовиться и повторить попытку в следующем году. А пока надо идти работать! Разумеется, профессии у нее никакой не было.

Исходя из ситуации, Даша выбрала для своего трудоустройства ближайший супермаркет. Удобный график, «живая» работа близко к дому плюс обучение и подготовка персонала прямо на рабочем месте. И профессией овладеваешь, и зарплата идёт.

Вид 2. Переподготовка персонала

Из названия это вида обучения становится понятно, что переподготовка – это получение знаний работниками в связи со сменой профессии, либо изменениями требований к ней.

Наталья Козина имела высшее экономическое образование и 4 года опыта работы бухгалтером. По долгу службы она тесно взаимодействовала с планово-экономической службой. Поэтому, когда в компании освободилось место экономиста, руководство решило предложить его именно Козиной.

Но Наталья не обладала нужными знаниями. Руководство решило направить ее на краткосрочную переподготовку в собственный обучающий центр.

Вид 3. Повышение квалификации

Этот вид предполагает получение работниками дополнительных знаний в связи с изменением квалификационных требований к той или иной должности, специальности и т.д.

Такое обучение поможет сотруднику без потерь адаптироваться к новым условиям и продолжать выполнять свои обязанности на должном уровне.

Порой повышение квалификации – это единственный способ сохранить за собой свое рабочее место.

3. Основные методы обучения персонала на рабочем месте — 6 главных методов

Для обучения персонала применяются различные методы. Их выбор зависит от способа получения знаний: обучение на рабочем месте без отрыва от производства или обучение вне рабочего места.

Рассматривать мы будет методы, относящиеся и к тому и к другому способу. Начнем с рассмотрения 6 методов, применяемых при обучении персонала на рабочем месте.

Метод 1. Копирование

Здесь все предельно ясно. Новый работник наблюдает за действиями более опытного сотрудника, повторяет все его движения, как бы считывая их.

Чем точнее он их повторяет, тем быстрее разовьется у новичка нужный профнавык.

Метод 2. Производственный инструктаж

Наверняка помните, как при трудоустройстве с вами проводили производственный инструктаж.

Производственный инструктаж – обобщенные сведения о предстоящем функционале, позволяющие облегчить вхождение в новую должность и смягчить привыкание к новому рабочему месту.

Метод 3. Наставничество

Этот метод уходит своими корнями в далекие годы на заре молодой советской республики.

Наставничество – обучение молодого специалиста опытным сотрудником, который на определенный период закрепляется за новичком, берет над ним шефство.

Отличительная особенность этого метода – обучение проводится прямо на рабочем месте в рабочее время, под контролем наставника и с его постоянной поддержкой.

Наставничество в своем развитии проходит 5 стадий.

Наставничество как метод обучения персонала особенно актуально там, где велика роль практических навыков. Например, в банковской сфере.

Метод 4. Ротация

Ротация – временное перемещение работника на другое рабочее место с целью получения новых навыков, знаний, опыта.

Преимущества ротации:

  • повышает мотивацию;
  • помогает преодолеть стресс от монотонности труда;
  • расширяет круг общения.

Этот метод особо востребован в компаниях, где необходима полная взаимозаменяемость сотрудников.

В большинстве коммерческих банков освоение новых участков работы проходит как раз с помощью ротации.

Так, например, сотрудник-операционист, обслуживающий физлиц, переводится временно на обслуживание юрлиц. Через какое-то время он становится универсальным работником операционного отдела банка. Затрат на обучение банк не понес никаких, а выгода очевидна!

Очень часто ротация совмещается с наставничеством.

Главный специалист операционного отдела Марина Лаптева засобиралась на 2 недельки в очередной отпуск. Замещать ее будет Ольга, ведущий специалист этого же отдела.

Чтобы Ольга смогла полноценно выполнять свои должностные обязанности на новом месте, ее загодя на 2 недели перевели на этот участок, где девушка под руководством опытной Марины освоила основные моменты должностных обязанностей главного специалиста.

Когда пришло время, и Лаптева ушла в отпуск, Ольга, приняв ее обязанности на себя, без проблем отработала эти 14 дней.

Метод 5. Делегирование

Делегирование – передача полномочий в принятии решений по определенной проблеме.

Управляющий операционным офисом Петр Васильевич через 2 месяца уезжал в командировку. Замещение возлагалось на Светлану Ивановну Колосову – начальника операционного отдела, грамотного специалиста с большим опытом работы.

Однако она еще ни разу не была в роли управляющего офисом! Чтобы замещение прошло успешно, Петр Васильевич стал ежедневно поручать (делегировать) Светлане Ивановне решение различных вопросов.

Вчера Колосова единолично выезжала в ООО «Мечта» для презентации возможностей зарплатного проекта. Сегодня Светлана Ивановна самостоятельно разбирается со счетами офиса за коммунальные услуги, выставленные поставщиками. Завтра по плану Петра Васильевича она вместо него будет собеседовать кандидата на должность кредитного инспектора.

Так за достаточно короткое время Светлана Ивановна без стресса и проблем освоит основные полномочия управляющего офисом.

Метод 6. Метод усложняющихся заданий

При таком методе обучающемуся раз от раза даются все более сложные и объемные задания.

Когда новый сотрудник банка находится на испытательном сроке, то нагружают его, как правило, постепенно.

Сначала он знакомится с основными внутренними документами, необходимыми ему для исполнения своих должностных обязанностей.

Затем он отрабатывает навык по открытию операционного дня. Потом ему поручается обслуживание 1-2 клиентских счетов. Так ежедневно сотрудник постигает все тонкости профессии.

4. Основные методы обучения персонала вне рабочего места — 7 главных методов

Теперь ознакомимся с методами обучения за пределами рабочего места.

Я выбрала для рассмотрения 7 наиболее известных методов.

Метод 1. Лекции

Лекция – способ получения теоретических знаний. Лекторами выступают эксперты в той или иной сфере.

Лекционный метод обладает как преимуществами, так и недостатками.

Достоинства и недостатки лекционного метода:

Недостатки Достоинства
1 Слушатели – пассивные участники процесса обучения Возможность охвата большой аудитории
2 Отсутствует обратная связь Подача большого объема материала за достаточно короткий срок
3 Невозможно определить уровень усвояемости учебного материала Низкие финансовые затраты лекционного курса

Метод 2. Семинары и конференции

Конференция позволяет участникам находить решение проблем в процессе активного коллективного обсуждения.

На семинарах закрепляется прослушанный лекционный материал, проверяется его усвоение. Обычно семинар проходит в виде активного обсуждения темы, которое позволяет рассмотреть ее со всех сторон, разобрать сложные вопросы с использованием практического опыта не только преподавателя, но и самих обучающихся.

В отличие от лекций, семинары проводятся сравнительно небольшими группами (10-15 чел.)

Метод 3. Деловые игры

Разыгрывается реальная профессиональная ситуация, при которой участники игры (обучающиеся) пытаются решить поставленную условием задачу.

Такая методика позволяет обучаться, играя.

Метод 4. Тренинги

В тренингах теоретический блок сведен к минимуму. Большая его часть — это ситуационные практические задания, в ходе которых участники отрабатывают необходимые профнавыки.

Этот метод основан на активных формах обучения с использованием ролевых игр и групповых дискуссий.

Метод 5. Моделирование

При обучении персонала посредством моделирования воссоздаются реальные рабочие ситуации.

При обучении «кредитников» одного из коммерческих банков Казани фирма «Актив» широко применяет метод моделирования.

Во время занятия создается реальная ситуация, например, первичное консультирование клиента физлица по поводу получения автокредита. Участники группы делятся на клиентов и консультантов.

Такое погружение в реальные условия помогает закрепить навыки, глубже вникнуть в ситуацию, преодолеть страх общения, научиться работать с клиентскими возражениями.

Метод 6. Кружки качества и рабочие группы

Кружки качества — это добровольно созданные группы для эффективного решения поставленных задач общими усилиями.

Плюсы обучения:

  • повышение самооценки сотрудников;
  • снятие «зажимов» у работников;
  • возможность научиться адекватно воспринимать позитивную критику и принимать коллективные решения.

Минусы метода:

  • не пригоден для принятия сложных задач и проблем;
  • нужен специально обученный руководитель, направляющий обсуждения для принятия оптимального решения;
  • стихийность — отсутствует алгоритм обсуждения.

Метод 7. Самостоятельное обучение

Работники без чьей-либо помощи изучают необходимый материал.

Самостоятельное обучение имеет ряд преимуществ:

  • обучение в индивидуальном темпе;
  • в любом месте в удобное время;
  • экономия времени и средств.

Но есть и ряд негативных моментов при самообучении:

  • невозможность задать вопросы и обсудить сложные моменты во время изучения материала;
  • снижение мотивации;
  • отсутствие контроля.

В век высоких технологий и интернета самостоятельное обучение проходит весьма разнообразно с использованием видео, аудио, спецпрограмм.

Особо популярно самостоятельное обучение с помощью видео-уроков. «То, что я слышу, я забываю. То, что я вижу, я запоминаю» — резонно замечал Конфуций.

Видео-уроки позволяют обучающемуся наглядно представить ситуацию, в деталях и в движении.

5. Как организовать обучение персонала — пошаговая инструкция

Если вы не профессионал в сфере обучения персонала или вам не приходилось выступать в роли организатора обучающих программ, то моя пошаговая инструкция будет для вас полезна.

Читайте и применяйте на практике.

Шаг 1. Определяем цель проведения обучения

Перво-наперво необходимо определить цель предполагаемого обучения.

Решите, что вам нужно:

  • повышение качества и производительности труда сотрудников;
  • создание кадрового резерва;
  • развитие персонала;
  • подготовка персонала для нового направления деятельности предприятия;
  • повышение мотивации труда персонала.

Шаг 2. Выбираем и утверждаем формат обучения

Часто формат обучения напрямую влияет на его эффективность. Как правильно выбрать его?

Если у вас большая компания, ее подразделения разбросаны по всей стране, и ваши сотрудники хорошо владеют компьютером, выбирайте дистанционную форму обучения.

Если компания небольшая, то возможно, более приемлемая форма — обучение с инструктором. Прямой контакт способствует лучшей усвояемости материала.

Сделайте правильный выбор, и тогда обучение будет не только полезным, но и приятным.

Шаг 3. Создаем или выбираем обучающие курсы

В компаниях, где есть собственные учебные центры, как правило, разрабатываются свои обучающие программы.

Такие программы в полной мере отвечают потребностям фирмы. Но только в том случае, если они сделаны профессионально. Иначе лучше подобрать курсы, предлагаемые специализированными разработчиками.

Шаг 4. Находим и подготавливаем обучающих тренеров

Обучение персонала проводят как штатные тренеры, так и приглашенные. Если в фирме имеются свои наставники, способные обучать, не забывайте проверять их уровень подготовки, регулярно отправляйте на повышение квалификации. Ведь они такие же сотрудники, и им также важна актуальность имеющихся знаний!

Достаточно распространен вариант обучения с приглашенными тренерами. Тщательно отбирайте таких специалистов: собирайте отзывы, запрашивайте документацию, подтверждающую уровень их профессионализма, проверяйте лицензии.

Шаг 5. Обучаем сотрудников предприятия

Проанализируйте и утвердите график обучения и его программу. Создайте условия для его прохождения.

Некоторые компании проводят курсы по выходным дням. Затем компенсируют эти дни, присоединяя их к очередному отпуску.

Обучая сотрудников, не устраняйтесь от контроля этого процесса. Зная, что вы держите «руку на пульсе», сотрудники будут более ответственны, да и тренеры не расслабятся.

Шаг 6. Закрепляем и оцениваем пройденный материал

Закрепление пройденного материала проводите с помощью ситуационных задач. Такой способ позволит выявить пробелы в обучении и вовремя их скорректировать.

Лучший способ проверить знания — тестирование: ответы жестко фиксируются, любое несогласие с результатами легко опровергнуть.

Шаг 7. Анализируем результаты обучения и подводим итоги

Любое обучение заканчивается подведением итогов. Рекомендую всем, прошедшим обучение, предложить заполнить анкету, которая определит уровень удовлетворенности персонала пройденным курсом, узнать потребности в дальнейшем обучении, выявит «узкие» места курса.

По результатам производятся кадровые перестановки, меняется оплаты труда, некоторые из сотрудников зачисляются кадровый резерв и т.п.

Только в этом случае работники будут мотивированы к дальнейшему обучению и повышению своей квалификации.

6. Профессиональная помощь в обучении персонала — обзор ТОП-3 компаний по предоставлению услуг

Если в вашей компании нет специалистов по обучению персонала, задачу стоит поручить профессиональным специализированным компаниям.

Я решила облегчить вам выбор и отобрала 3 высокопрофессиональных обучающих компании. Знакомьтесь! Выбирайте!

1) Триумф

Кадровый центр «Триумф» занимается кадровыми проектами с 1997. Агентство оказывает услуги высочайшего качества. Свидетельством служит клиентская база компании, где есть Газпром и РБК, Райффайзенбанк и Банк Открытие, Химинвест и Гедеон Рихтер, а также множество других известных фирм.

Основные направления деятельности:

  • подбор, адаптация персонала;
  • курсы повышения квалификации дистанционно;
  • разработка корпоративных стандартов;
  • разработка систем мотивации и стимулирования;
  • консультационная поддержка в решении конфликтных ситуаций;
  • оценка персонала.

Все специалисты кадрового центра имеют большой практический опыт и необходимый образовательный уровень, который они постоянно поддерживают в актуальном состоянии.

2) Гранит-Консалтинг

Компания более 7 лет оказывает юридические и консалтинговые услуги на всей территории России от Калининграда до Владивостока.

13822 юрлица стали уже постоянными клиентами «Гранит-Консалтинг».

Услуги компании:

  • сертификация;
  • СРО;
  • негосударственная экспертиза;
  • бухуслуги;
  • юридические услуги;
  • подготовка, профессиональная переподготовка и обучение персонала;
  • кадровые услуги.

Это лишь частичный перечень. Посетите сайт компании и ознакомьтесь с ним более подробно. Там же вы сможете найти полезные публикации, отзывы клиентов и много другой нужной информации.

Делопроизводство (Документационное обеспечение)

  • 16 недель

    длительность курса

  • 3 зачётных единицы

    для зачета в своем вузе

  • О курсе
  • Формат
  • Программа курса
  • Результаты обучения
  • Формируемые компетенции
  • Направления подготовки

О курсе

Цель изучения дисциплины — изучение организации эффективного делопроизводства в условиях функционирования современного предприятия, формирование системы теоретических сведений и практических знаний по составлению, редактированию и последующей обработке документов с учетом требований действующего Российского законодательства.

Задачи дисциплины:

— изучение нормативно-методической базы делопроизводства;

— освоение и применение стандартов унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

— формирование навыков работы с документами в строгом соответствии с существующими в этой области нормативно-правовыми актами;

— изучение реквизитов организационно- распорядительной документации в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97 – 2016.

— составление распорядительных, справочно-информационных и др. документов в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97 – 2016.

— изучение и анализ организации рациональной системы документооборота;

— исследование методов ведения компьютерного документооборота, регламентируемого действующими нормативными документами по делопроизводству;

— изучение организации архивного хранения документов.

Формат

Курс «Делопроизводство (Документационное обеспечение) включает двенадцать тем (16 лекц.),

объединенных в три раздела (модуля):

  • Документирование
  • Документооборот
  • Архивное дело

Каждая тема включает лекционный материал, презентации, контрольные вопросы (тесты) и задания, позволяющие контролировать полученные слушателями знания и умения.

Каждая тема начинается с видеолекции

Программа курса

Введение

Модуль 1. Документирование

Тема 1. Понятие о документах, системах документирования, носителях информации. Государственное регулирование делопроизводства.

Лекция 1. Основные системы документации. Унифицированная форма документа. Унифицированные системы документации. Классификация документов. Нормативно-методическая база делопроизводства.

Тема 2. Реквизиты организационно-распорядительной документации

Лекция 2. Бланки организаций. Виды бланков, их назначение и функции.

Требования к их оформлению, хранению и использованию.

Лекция 3. Состав, расположение и воспроизведение реквизитов на документах. Формуляр-образец. Изучение ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Лекция 4. Язык и стиль управленческого документа. Требования к тексту документа. Унификация текста. Виды унифицированного текста и методы унификации. Структура текста. Использование лексики в тексте документа.

Тема 3. Требования к оформлению распорядительных и справочно-информационных документов.

Лекция 5. Распорядительные документы: виды, назначение, состав реквизитов.

Лекция 6. Справочно-информационные документы: виды, назначение, состав реквизитов.

Тема 4. Деловые письма: классификация, оформление, работа с текстом.

Лекция 7. Служебные письма: бланк для писем и состав реквизитов.

Лекция 8. Разновидности писем. Особенности при составлении текста разных видов писем.

Особенности переписки с зарубежными партнерами.

Тема 5. Требования к оформлению кадровых документов: трудовых договоров, кадровых приказов, заявлений и др.

Лекция 9. Документы по персоналу: требования и порядок оформления кадровых документов.

Модуль 2. Документооборот

Тема 6. Организация документооборота в государственных и муниципальных структурах

Лекция 10. Документооборот, характеристика документопотоков, объем документооборота в организации.

Типовая инструкция по делопроизводству. Основные принципы организации документооборота в муниципальных структурах: оперативность, прямоточность, учет объема документооборота.

Тема 7. Порядок обработки входящих, исходящих и внутренних документов.

Лекция 11. Обязательные и рекомендуемые этапы прохождения входящих, исходящих и внутренних документов. Централизованная и децентрализованная регистрация входящих документов.

Тема 8. Электронный документооборот

Лекция 12. Межведомственный и внутриорганизационный электронный документооборот: принципы формирования и нормативные акты.

Тема 9. Конфиденциальное делопроизводство

Лекция 13. Защита информации на всех этапах документооборота.

Сведения, отнесенные к государственной тайне.

Сведения, отнесенные к негосударственной тайне: коммерческая тайна, служебная тайна, профессиональная, персональные данные.

Модуль 3. Архивное дело

Тема 10. Основные понятия архивного дела.

Закон 125-ФЗ от 22.10.2004 «Об архивном деле» Типовые и ведомственные перечни управленческих документов.

Лекция 14. Документы по архивному делу. Дело, номенклатура дел, определение сроков хранения документов в организации. Создание экспертной комиссии в организации: ее права и функции.

Тема 11. Составление номенклатуры дел. Формирование документов в дела, оформление дела. Опись дел.

Лекция 15. Систематизация документов и формирование дел в соответствии с Номенклатурой дел организации. Требования к систематизации документов в дела. Особенности и сроки формирования документов в дела. Оформление дел: титульный лист, внутренняя опись дела, лист — заверитель дела. Составление описи дел. Сроки и требования к проверке документов в делах.

Тема 12. Подготовка к архивному хранению. Хранение и уничтожение документов.

Лекция 16. Экспертиза ценности документов. Порядок уничтожения документов и оформления результатов экспертизы. Подготовка, оформление и передача дел в архив организации. Требования к документам при передаче дел в архив организации. Организация ведомственного хранения документов и обеспечения их сохранности. Требования к документам при передаче дел на государственное хранение.

Итоговая аттестация.

Результаты обучения

Планируемые результаты изучения дисциплины, обеспечивающие достижение цели изучения дисциплины «Делопроизводство (Документационное обеспечение)»

— уметь осуществлять сбор, обработку и анализ информации о факторах внешней и внутренней среды организации для принятия управленческих решений;

— уметь оформлять бланки организаций, знать виды бланков и требования к их оформлению;

— уметь анализировать реквизиты для правильного составления документов, определять структуру текста и применять способы унификации для составления различных видов документов.

— знать разработку системы внутреннего документооборота организации;

— знать основные понятия и современные принципы работы с деловой информацией, а также иметь представление о корпоративных информационных системах и базах данных;

— владеть программным обеспечением для работы с деловой информацией и основами Интернет-технологий;

— знать основы делового общения, принципы и методы организации деловых коммуникаций;

— знать организацию архивного дела в РФ.

Формируемые компетенции

Способность к самоорганизации и самообразованию;

владение навыками поиска, анализа и использования нормативных и правовых документов в своей профессиональной деятельности;

способностью осуществлять деловое общение: публичные выступления, вести переговоры, совещания, осуществлять деловую переписку и поддерживать электронные коммуникации;

владение навыками работы с информационно-коммуникационными технологиями; умение применять широкий спектр способов и средств информационного взаимодействия для получения, хранения, обработки и представления информации

Направления подготовки

38.03.01 Экономика
38.03.02 Менеджмент

Наставничество как метод обучения персонала

Последние изменения: Январь 2020

Для компаний, нацеленных на процветание, необходимость внедрения системы наставничества новых сотрудников как процедуры адаптации особенно очевидна. Добиться стабильного успеха в условиях рынка невозможно, если объективно не оценивать перспективы развития компании, постоянно не повышать свою конкурентоспособность, результативность и эффективность. Одним из главных преимуществ организации является квалифицированный персонал – это внутренний фактор успеха.

Для решения этой задачи очень важны опыт, знания, степень профессиональной обученности каждого сотрудника. Но любая организация – это хозяйствующий субъект, для достижения поставленных целей объединяющий работников различных профессий и категорий. Именно от внутренней упорядоченности, взаимодействия, согласованности всех частей целого, занятого единой производственной деятельностью, грамотно сориентированного и действующего рационально зависит успех бизнеса.

Кто такой наставник

Существует множество определений понятия наставничество, его часто отождествляют с понятием менторство. Это английское слово, происходящее от существительного Ментор – имя персонажа в поэме поэта Древней Греции Гомера. Так звали друга и доверенное лицо Одиссея, которому в силу возраста и неспособности отправиться на войну, было поручено заботиться о доме и хозяйстве и воспитывать сына царя Итаки. Имя стало нарицательным, обозначающим руководителя подрастающего поколения.

Параллельно наставничество начали применять при организации труда. В западной традиции такую личность принято называть «ментор». В советское время явление носило массовый характер, наставничество было широко распространено в системе производственного обучения – овладения рабочими профессиями и конкретными специальностями.

Традиции передачи знания и опыта не утеряны, но претерпели заметные изменения. Сейчас наставничество – это эффективная форма адаптации, обеспечение постепенной врабатываемости сотрудника в новые для него социальные, профессиональные и организационные условия труда.

Характерные признаки наставничества новых сотрудников:

  • профессиональные взаимоотношения – складываются на рабочем месте в процессе труда вне рамок обычных межличностных отношений на службе по типу менеджера и подчиненного;
  • иерархичность – соблюдается порядок подчиненности менее опытного и сведущего сотрудника авторитетному квалифицированному специалисту вышестоящему по служебной лестнице;
  • нацеленность на результат – решаются практические задачи, реализуются ценностные ориентиры.

Наставничество как метод обучения новых сотрудников

В таком случае отношения между общающимися лицами строятся относительно опыта, навыков и знания, касающихся профессиональной тематики. Наставничество подразумевает помощь старшего по служебной иерархии младшему, только поступающему на предприятие. Новичок может быть старше по возрасту, иметь большой объем знаний и значительный опыт работы в данной специальности или же устраиваться на работу впервые.

На современном предприятии институт наставничества создается с целью:

  • ввести нового работника в слаженную команду;
  • ознакомить с существующими в организации правилами и нормами, спецификой работы, возможностями дальнейшего развития;
  • адаптировать к новым внешним условиям и обстоятельствам, ответить на любые возникающие вопросы, сориентировать в затруднительных ситуациях, исправить неправильные стереотипы;
  • познакомить с коллегами, чтобы сотрудник легче и безболезненнее освоился на новом месте;
  • научить практически тому, что изучалось теоретически, предостеречь от серьезных промахов;
  • помочь быстро включиться в работу или совершить значимый качественный переход на иной уровень профессиональных навыков;
  • развить корпоративный дух;
  • снизить текучесть кадров, повысить производительность труда, минимизировать потери.

Обучение новых сотрудников выглядит как опека или метод адаптации персонала, осуществляется на постоянной основе или только в период испытательного срока.

По сути это штучное (индивидуальное) производство высококвалифицированных специалистов.

Сферы применения

Следует отличать наставничество, когда требуется приспособить подопечного к новым условиям, от кураторства, когда важная фигура фактически наблюдает за ходом работы, полностью контролируя нижестоящее звено, и бизнес наставника – обычно предпринимателя с окрепшим действующим бизнесом, который помогает, дает советы при открытии нового дела или по выведению бизнеса в прибыль за короткое время.

В каких сферах деятельности применяется наставничество:

  • в торговле – стажеру передаются приемы, стиль продаж, накопленный опыт, позволяющие выйти на уровень работы с более крупными клиентами;
  • в образовании – введение начинающих молодых преподавателей или воспитателей в профессию, передача педагогического опыта, прошедшего проверку на практике, снижение риска наступления непредсказуемых и нежелательных последствий действий, подрывающих качество и эффективность обучения детей;
  • на производстве – оперативная подготовка работников определенной специальности, ознакомление с имеющимися технологиями, трудовым распорядком, условиями и нормами, номенклатурой продукции компании. В задачу наставника входит полный инструктаж ученика, как в порядке содержать рабочее место, взаимодействовать с другими подразделениями, рассказать об особенностях протекания всех процессов, мотивировать на достижение стабильных высоких результатов;
  • в медицине – объединение научных познаний с практическими, формирование клинического мышления. Обучение приемам самостоятельной работы, навыкам приема пациентов, общения с их родственниками, базовым принципам медика – долгу, милосердию, ответственности, справедливости, полноте оказания помощи, способности быстро принимать решение.

Организация системы наставничества

Решив организовать в компании систему наставничества и сделать ее официальной, руководителю совместно с кадровой службой, юристами и бухгалтерским отделом необходимо разработать и издать специальное Положение, регламентирующее порядок внедрения и обязанность использования наставнической деятельности.

В документе важно прописать все основные моменты, касающиеся процесса организации наставничества, начать следует с критериев и процедуры качественного отбора наставников. Следуя логике подхода, наставник – обязательно многоопытный сотрудник, с высоким уровнем квалификации, несколько лет (не менее 3-х) проработавший в компании на своей должности. Но этот список далеко не исчерпывающий.

Какими еще качествами должен обладать хороший наставник – основные требования:

  • коммуникабельный – способный к общению, вызывает доверие, легко устанавливает контакты;
  • гибкий – проявляет разнообразие, адекватен во внешних формах активности и во внутренних;
  • педагогические умения – соответствуют триаде мыслить-действовать-мыслить, в состоянии планировать, правильно ориентировать, предвосхищать результат, предсказывать возможные отклонения;
  • инициативный – энергичен, находчив, склонен к принятию самостоятельных решений и грамотному исполнению;
  • ответственный – готов лично отвечать за свои поступки и последствия принимаемых решений. Влияет на ход событий;
  • эффективный – добровольно желает стать опекуном новым сотрудникам, хочет быть нужным, готов потратить личное время не в ущерб основной профессии, понимает принцип работы компании как единого целого, досконально знает свое подразделение и механизмы взаимодействия между различными отделами, нацелен на конечный результат;
  • лояльный – держится в пределах благожелательно-нейтрального отношения;
  • достойный пример для подражания – добился в компании определенных успехов, достиг высоких показателей в работе, да и в аспекте человеческой жизни.

В ходе выполнения данной работы наставник может исполнять определенную роль, которой соответствует конкретный набор действий:

  • Коуч-тренер, советник – консультирует посредством непрерывного взаимосвязанного сотрудничества, обсуждает идеи, свободно получает информацию о настрое сотрудника, отношении к происходящим событиям или окружающим людям.
  • Эмоциональная опора – придает бодрости, уверенности, поощряет, содействует, оказывает поддержку.
  • Источник формирования ресурсов – расширяет круг общения, указывает на скрытые ресурсы, которые может использовать подопечный при своей целевой деятельности;
  • Чемпион – ожидаемые от нового сотрудника качества демонстрирует на собственном примере.

Этапы разработки системы наставничества

От грамотно составленного руководством Положения о наставничестве зависит качество обучения, карьера нового сотрудника, удовлетворенность работников занимаемой должностью, имидж компании и в итоге экономическая эффективность предприятия.

Какие разделы должен включать этот основополагающий локальный документ:

  • сформулированные принципы, список поставленных специалистам-наставникам конкретных задач, адекватные и измеримые цели – определяются после анализа текущего положения дел на предприятии, исследовании ожиданий всех участников процесса;
  • качества наставника, порядок отбора и формирования штата;
  • виды и перечень мотивирующих факторов – достойное вознаграждение, отличные условия труда, безопасность, отсутствие конфликтов, атмосфера доверия, карьерный рост, удовлетворенность, уверенность в будущем. Мотивация является главным инструментом воздействия на подчиненного;
  • права и обязанности контактирующих сторон;
  • формы консультирования – групповые (малые группы – не более 5-6 человек) или индивидуальные методы;
  • сферы обсуждения;
  • временной промежуток взаимодействия;
  • мониторинг программы и оценка результатов – например, посредством заполнения оценочного листа, ответов на поставленные вопросы и обсуждения, позволяющие увидеть слабые места и имеющиеся проблемы. Можно опереться и на косвенные показатели – очевидный профессиональный рост, выход отношений на новый уровень (переход от формата начальник-подчиненный к формату коллеги-друзья), сотрудник гармонично вписался в организационную культуру.

Наставничество как процесс и метод обучения персонала состоит из 5 шагов. Этапы осуществления следующие:

  1. Расскажу: объяснение основных моментов, особенностей и как это знание пригодится.
  2. Покажу: наглядная демонстрация полного процесса от начала до конца.
  3. Сделаем вместе: совместная работа с подробным пояснением алгоритма.
  4. Сделай сам: самостоятельное выполнение задания обучаемым под контролем наставника.
  5. Расскажи, что сделал: стажер сам учит наставника, что помогает обрести уверенность, закрепить навык.

Оплата за наставничество

В России такая должность отсутствует. Действующим Трудовым кодексом организация наставничества не урегулирована, в федеральных законах такой формат отношений также не упоминается, но это не значит, что наставник работает бесплатно.

Хотя есть исключения – это престижные компании с мировым именем, в которых внедрена корпоративная культура, сотрудники воспринимают наставничество как почетную обязанность, повышающую статус. Для некоторых опека становится тягостным бременем, т.к. требует много сил и отнимает время от основной работы.

В качестве стимулирования практикуется нематериальное поощрение или материальное – в виде доплаты за наставничество. Порядок оплаты зависит от способа оформления.

Возможны два варианта:

  • Функции наставника прописаны в трудовом договоре как основная трудовая функция или обязанности зафиксированы в должностной инструкции – размер зарплаты оговаривается во внутренних документах, наряду с условиями труда, это обязательный пункт трудового соглашения, за выполнение прямой обязанности дополнительная оплата не предусматривается.
  • Поручается дополнительная работа, осуществляемая путем совмещения должностей или расширения зон обслуживания – допускается лишь с письменного согласия сотрудника (ст. 60.2 ТК). Оплата, временные рамки, критерии оценки труда, обязанности и права наставников закрепляются в ряде внутренних документов, регламентирующих деятельность фирмы (положения, правила, приказы, штатное расписание). Размер персональной надбавки обычно устанавливается в фиксированной сумме или в процентах от зарплаты за каждого подопечного, исходя из потраченного на обучение времени и усилий.

Главное преимущество наставничества среди других управленческих методов – экономическая выгода от быстрой адаптации новичков на фоне простоты в использовании и возможности применить данную технику незамедлительно.

Время чтения: 4 минут(ы)

Вопреки распространенному мнению, профессия делопроизводителя и секретаря – не одно и то же. Специалист делопроизводства имеет гораздо больше полномочий и обязанностей, чем рядовой секретарь. В данной статье пойдет речь о том, как проходит обучение на делопроизводителя и насколько востребована данная профессия.

Кто такой делопроизводитель: что нужно знать о профессии

Делопроизводитель – сотрудник организации, ответственный за ведение документооборота, включая регистрацию учета корреспонденции и внутренней документации.

Сложно ли учиться?

Для того чтобы стать делопроизводителем, необходимо получить соответствующее образование.

К примеру, можно пройти и профильные курсы, однако если целью обучения является получение статуса высококвалифицированного и высокооплачиваемого специалиста, то необходимо окончить высшее учебное заведение по специальности «Документоведение и архивоведение».

Выпускники 9 класса, желающие получить профессию делопроизводителя, могут поступить в средне-специальное учебное заведение на специальность «Делопроизводитель»

Основным преимуществом данной профессии является возможность получения работы в крупной организации или государственном учреждении, что при наличии должного опыта и образования открывает перспективу карьерного роста и, соответственно, повышения зарплаты.

К недостаткам работы делопроизводителем следует отнести сидячий образ работы и риски получения профессионального заболевания, с ним связанного. Кроме того, на начальном этапе карьеры труд делопроизводителя оплачивается на среднем, а порой и низком уровне, что также является минусом данной профессии.

Задачи и обязанности

Должностные задачи и обязанности делопроизводителя зависят, прежде всего, от сферы деятельности и величины организации. Базовыми обязанностями специалиста делопроизводства являются:

  • ведение документооборота;
  • регистрация и обработка корреспонденции;
  • контроль своевременного исполнения документов;
  • ведение архива документов.

В некоторых организациях делопроизводитель отвечает за лингвистический перевод документов и корреспонденции.

Чем занимается делопроизводитель?

На сегодняшний день делопроизводство считается одной из самых широких сфер деятельности, поэтому на функции специалиста могут оказывать влияние многие факторы, в том числе специфика работы компании, ее размер и сотрудничество с зарубежными партнерами.

Однако, в большинстве случаев, делопроизводитель:

  • регистрирует и обрабатывает корреспонденцию;
  • ведет документооборот;
  • контролирует актуальность и своевременность выполнения предписаний в документах;
  • работает с клиентами;
  • ведет переговоры;
  • ведет архив компании;
  • проверяет актуальность методов работы в соответствии с законодательством.

Работа и зарплата

Делопроизводители востребованы во многих организациях, в том числе в:

  • крупных компаниях;
  • архивах;
  • образовательных и культурных учреждениях;
  • справочных службах.

Заработная плата специалиста зависит от множества факторов: уровня профессионализма, опыта работы, специфики деятельности, региона, величины организации. В связи с этим уровень зарплаты делопроизводителя может колебаться от 15 до 50 тысяч рублей. В столице делопроизводители получают около 25 тысяч рублей в месяц.

Как стать делопроизводителем?

Для того чтобы получить возможность работать на должности делопроизводителя необходимо:

  • иметь соответствующее образование;
  • опыт работы (опционально);
  • владеть навыками работы с ПК и офисной техникой.

Как получить сертификат?

Как показывает практика, для получения должности на небольшом предприятии зачастую достаточно среднего образования или успешно оконченного курса делопроизводства. Второй вариант занимает гораздо меньше времени, поэтому является одним из самых популярных и востребованных направлений в получении дополнительного образования.

Важно: Обучающие курсы проводятся в ВУЗах, ССУЗах и учебных центрах.

В программу курса входят, как правило, такие темы как:

  • азы делопроизводства и машинописи;
  • правила оформления документации (ГОСТы);
  • работа с оргтехникой;
  • учет и регистрация документов;
  • работа с ПК.

После успешного прохождения курса будущие специалисты получают соответствующее удостоверение об окончании обучения.

Обучение на делопроизводителя: где учиться

Куда пойти?

Вариантов получить профессию несколько. Наиболее удобным и быстрым способом является прохождение специализированных курсов. Как правило, такое обучение занимает от 40 часов. Важно понимать, что такой формат обучения подойдет только для работы в небольших компаниях. Руководство крупных учреждений предпочитает нанимать на работу обладателей высшего образования – поэтому в таком случае потребуется окончить ВУЗ по профилю «Делопроизводство».

Обучение после 9 класса

Выпускники 9 класса, желающие получить профессию делопроизводителя, могут поступить в средне-специальное учебное заведение на специальность «Делопроизводитель»

ВУЗы и колледжи

Получить высшее профессиональное образование будущие делопроизводители могут в следующих гуманитарных учреждениях:

  • Москва:
    • Российский государственный социальный университет;
    • Российский государственный гуманитарный университет;
    • Московский государственный лингвистический университет;
    • Московский технологический университет (МИРЭА, МГУПИ, МИТХТ);
    • Московский государственный институт культуры.
  • Санкт-Петербург:
    • Ленинградский государственный университет имени А. С. Пушкина;
    • Санкт-Петербургский государственный университет промышленных технологий и дизайна;
    • Санкт-Петербургский университет технологий управления и экономики.

Для получения средне-специального образования по специальности «Делопроизводитель», необходимо окончить ССУЗ:

  • Москва:
    • Колледж малого бизнеса № 4;
    • Государственный профессиональный лицей N 2.
  • Санкт-Петербург:
    • Профессиональный реабилитационный лицей;
    • Техникум для инвалидов «Профессионально-реабилитационный центр».

Сдача квалификационного экзамена

Регулярная сдача квалификационного экзамен для делопроизводителей не требуется. Однако, при прохождении курсов, будущие специалисты сдают итоговый экзамен, подтверждающий успешное окончание обучения, и получают удостоверяющий документ.

Курсы повышения квалификации

Прохождение курсов делопроизводителя на протяжении всей карьеры – отличный способ продвинуться по карьерной лестнице.

С помощью курсов повышения квалификации специалист может:

  • изучить смежную область (например, юридическое или кадровое делопроизводство);
  • ознакомиться с инновационными методами работы;
  • освоить работу со специализированными программами и базами данных;
  • изучить секретарские навыки: машинопись, психология общения, особенности ведения переписки и тому подобное.

В настоящее время курсы по делопроизводству можно пройти в таких столичных организациях, как:

  • Центр образования «Элкод»;
  • Учебный центр МГУТУ;
  • Современная научно-технологическая академия;
  • Центр компьютерного обучения «IT курс»;
  • Высшая школа документоведения и архивоведения РГГУ;
  • Русская Школа Управления.

В Санкт-Петербурге обучением делопроизводителей занимаются следующие учреждения:

  • Учебный центр «Базис»;
  • Бизнес-школа «Институт Технологий Менеджмента»;
  • Европейский институт образования и рекрутинга;
  • Санкт-Петербургский Национальный открытый университет;
  • Обучающий центр «Коннесанс».

Продолжительность и стоимость курсов зависит от программы обучения и репутации заведения. В среднем, курсы повышения квалификации длятся около 40 академических часов. Средняя стоимость обучения колеблется в районе 15-20 тысяч рублей.

Также огромное разнообразие выбора позволяет подобрать специалисту удобную форму обучения (очную/дистанционную, утро/день/вечер).

Таким образом, профессия делопроизводителя является одной из самых востребованных и популярных. Но важно помнить, что прохождения курсов достаточно только для работы в небольшой фирме, а для получения должности в крупной организации необходимо закончить высшее учебное заведение и постоянно поддерживать квалификацию.

Вам помогла эта статья? Будем благодарны за оценку: 0 0

About the author

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *