Для отдела снабжения

Обязанности отдела снабжения и его функции

Вопросы, рассмотренные в материале:

  • Каковы функции и обязанности отдела снабжения?
  • Какова структура отдела снабжения?
  • Как оптимизировать работу отдела снабжения?

Если компания занимается торговлей, то в ее штате обязательно есть сотрудники, отвечающие за закупки. В крупных холдингах эту функцию выполняет большое количество людей, а в маленьких фирмах, имеющих дело в основном с розницей, она возлагается на одного специалиста. Независимо от размера компании, обязанности отдела снабжения должны быть четко прописаны. Иначе пострадает эффективность подразделения.

Функции и обязанности отдела снабжения

Основная обязанность отдела снабжения – это поддерживать достаточный запас материалов в организации. Сотрудники подразделения:

  • Определяют, какие нужны ресурсы и в какой срок.
  • Отвечают за хранение и выдачу материалов со склада.
  • Контролируют расход. Ресурсы должны использоваться по назначению и тратиться только в интересах компании.
  • Содействуют экономии материалов.

Специалисты отдела снабжения изучают потребности предприятия в ресурсах, ищут поставщиков, с которыми будут сотрудничать, анализируют цены на нужную продукцию и услуги посредников, выбирают самый выгодный вариант транспортировки, а также оптимизируют запасы, учитывая сокращение транспортно-заготовительных и складских издержек.

Обязанности подразделения:

  • Формирование номенклатуры материалов, необходимых компании для производства продукции.
  • Планирование поставок на месяц, квартал, год.
  • Участие в ярмарках, выставках и прочих мероприятиях с целью изучения рынка поставщиков нужных материалов.
  • Выбор партнера с учетом оптимального варианта доставки продукции.
  • Заключение договоров на поставку материальных ресурсов и контроль над их исполнением.
  • Приемка поступивших материалов в соответствии с действующими документами – Положением о поставках и Инструкциями П-6 и П-7.
  • Грамотное размещение привезенных ресурсов на складе компании с учетом внутренней логистики.
  • Контроль расхода определенных материалов в производстве, а также разработка нормативов потребления.
  • Инициатива по замене дорогих ресурсов на более дешевые, но без ухудшения качества продукции, производимой предприятием.
  • Организация мероприятий по составлению и внедрению стандартов фирмы в части материального обеспечения.

Начальник отдела снабжения отвечает за надлежащее выполнение перечисленных обязанностей и подчиняется коммерческому директору.

Структура отдела снабжения

Структура отдела снабжения формируется, исходя из следующих факторов:

  1. Масштабы компании.
  2. Тип производства.
  3. Отрасль, к которой относится предприятие.
  4. Объемы и ассортимент материальных ресурсов, необходимых организации для производства своей продукции.
  5. Количество поставщиков и их географическое положение.
  6. Объемы и ассортимент производимой продукции.

От этих факторов зависит, из каких отделов будет состоять снабженческая служба, а также количество сотрудников и их функции. При формировании подразделения можно опираться на опыт аналогичных компаний, чтобы свои обязанности специалисты выполняли максимально эффективно.

При организации отдела снабжения главное условие заключается в принципе полноты и комплексности: в структуру должны входить все подразделения, которые занимаются поставками материалов.

В основном структура данной службы зависит от размера предприятия. В мелких, средних и крупных организациях обязанности отдела снабжения отличаются. Крупным компаниям не обойтись без сотрудников, отвечающих за логистику и закупки. Они тесно взаимодействуют с другими подразделениями, входящими в снабженческую службу. Средним предприятиям требуются отделы закупок, логистики и материально-технического обеспечения.

В малых фирмах снабжением руководит директор или его заместитель. Особенно это характерно для непроизводственных организаций. В маленьких компаниях обычно отдел снабжения не выделяется, но он может сформироваться при увеличении предприятия. Новое подразделение отвечает за материальные запасы, их доставку и складирование.

Ниже перечислены основные типы организационных структур снабженческой службы:

1.Функциональная структура включает следующие отделы:

  • отдел закупок;
  • транспортный;
  • планово-диспетчерский отдел;
  • группа таможенного оформления грузов;
  • складское хозяйство.

Элементы функциональной структуры присутствуют в остальных типах организационных структур службы снабжения.

Отсутствует отдел логистики. Это свойственно средним предприятиям. В обязанности планово-диспетчерского отдела входит планирование закупок и выполнение плана снабжения. В службу МТС в маленьких компаниях обычно включают отделы транспорта, закупок и склад.

2.Товарная структура.

Товарная структура характерна для крупных оптовых и производственных торговых предприятий. Подразделения в службе снабжения формируются, если в компании закупается большое количество разнообразных материалов. Они отвечают за обеспечение фирмы определенными ресурсами. Каждое товарное подразделение работает с конкретным материалом.

Здесь выделяются группа таможенного оформления и планово-диспетчерская служба. Первая оформляет таможенные документы, необходимые для прохождения материалов, закупаемых за границей, через таможню. Вторая группа составляет план снабжения, контролирует и регулирует его надлежащее исполнение.

Рекомендуемые к прочтению статьи:

  • План продаж для менеджера: правила и рекомендации по его составлению
  • Аутсорсинг персонала
  • Как контролировать менеджераа

3. Рыночная структура.

Если компания закупает ресурсы на разных рынках или в разных странах, то в обязанности отдела снабжения входит работа с поставщиками данных рынков/стран. Сотрудникам региональных подразделений для качественного выполнения своих обязанностей требуется знать специфику этих точек и нормы законодательства.

4. Матричная структура.

Если предприятие одновременно занимается несколькими проектами или выпускает разные виды продукции, то необходимо формировать матричную структуру снабженческой службы. Для производства каждого продукта и реализации каждого проекта выделяется свой отдел закупок. Если руководство решило сформировать службу логистики, то транспортное, диспетчерское подразделения, а также склады и отделы таможенного оформления включаются в состав нового департамента. В крупных компаниях у цехов есть свои отделы снабжения, в обязанности которых входит планирование.

Также в структуре этого подразделения выделяются сотрудники, занимающиеся снабжением материальными ресурсами участков и цехов. У таких служб есть свои склады, которые могут пополняться материалами со складов отдела снабжения. В крупных компаниях в их составе выделяется подразделение внешней кооперации, обеспечивающее организацию полуфабрикатами и комплектующими. Такие отделы формируются на основе функционального или товарного признака.

Оптимизация работы отдела снабжения

  • Изменить планирование.

Около 65 % заданий не выполняются из-за ошибок в оперативном планировании. Планируйте на короткий срок и экономьте средства, приобретая столько ресурсов, сколько нужно прямо сейчас. В кризисные периоды закупайтесь так, чтобы не было запасов.

Планирование без запасов избавит сотрудников от необходимости управлять ими. Для этого нужно наладить закупки в срок. Заявки следует использовать до пятнадцатого числа текущего месяца, а в шестнадцатый день готовится отчет о материалах, которые поступят в следующем периоде. Если нужные ресурсы доставляются более одного месяца, для них составляется свой перечень со сроком исполнения заказов. В обязанности отдела снабжения входит обеспечение поставки материалов в сроки, указанные в перечне.

Сотрудники подразделения должны пользоваться известными инструментами анализа и прогнозирования, среди которых АВС-анализ и АВСXYZ-анализ. Суть первого заключается в том, что ситуацию можно контролировать на 80 %, если обеспечить контроль над 20 % доминирующих субъектов. АВСXYZ-анализ актуален только для непроизводственных компаний.

Все товары делятся на девять групп, для каждой из которых определяются подходящие варианты. Лучше лично контролировать дорогие и востребованные материалы, а ресурсы, которые просто занимают место на складе, заказывать больше не стоит.

  • Выстроить отношения с поставщиками.

Ведите мониторинг. В обязанности отдела снабжения входит отслеживание предложений на рынке. Чтобы покупать материалы по выгодным ценам, периодически нужно проводить мониторинг акций поставщиков. Компании невыгодно работать с одними и теми же партнерами из-за знакомства или личных интересов менеджера по закупкам. Безусловно, бывают долгосрочные контракты, которые нельзя нарушать. Но если поставщик резко поднял цену или доставил заказ с опозданием, то соглашение с ним можно расторгнуть. Требуйте снижения прайса.

В период кризиса клиент может отказываться от сделки и просить у поставщика скидку на материалы. Если в данный момент вам нечем рассчитаться с партнером, попробуйте договориться с ним, например, о распределении платежей. Предложите своим поставщикам график погашения задолженности и детали сотрудничества, которые удобны для вас.

Обратите внимание на возможности партнерства. Ищите выгодные для себя поставки и выстраивайте отношения с долгосрочными преимуществами. Большинство снабженцев готово уступать клиентам во многих вопросах, в том числе в адаптации материалов под ваши задачи.

Читайте также: Методика бережливого производства: в чем ее смысл и какими инструментами она оперирует

  • Контролируйте склады.

Если в ближайшее время вам не потребуются материалы, хранящиеся на складах, попробуйте их продать. Предварительно убедитесь, что эти ресурсы не пригодятся для других бизнес-направлений, вспомогательного производства и общехозяйственных служб.

Отдел продаж может не согласиться с тем, что материалы, ненужные в данный момент, следует реализовать. Он будет убеждать покупателей, что запасы – это преимущество компании, учитывая ее надежность и стабильность поставки. В любом случае на складах должен быть порядок. На производственных предприятиях, помимо центрального склада, есть участковые и цеховые, куда можно перенаправить материалы с основного хранилища фирмы.

В обязанности отдела снабжения входит контроль центрального склада. Все ресурсы, в том числе те, которые лежат около станков и на кладовках, нужно оприходовать на основное хранилище. Если предприятие работает 24/7, то и склад должен работать круглосуточно. Не забывайте периодически проводить инвентаризацию, т. к. она поможет обнаружить неучтенные запасы ресурсов.

  • Проводите грамотную кадровую политику.

Под грамотной кадровой политикой подразумеваются распределение обязанностей, мотивация и контроль персонала, а вовсе не сокращение штата и переход на сокращенную рабочую неделю. Руководитель отдела закупок нужен не всегда. Если менеджеры получают распоряжения сверху, то и начальника можно не принимать в штат.

Компания будет эффективной, если сотрудники наилучшим образом исполняют свои обязанности: ищут выгодные предложения от поставщиков, занимаются проверками на складах, умеют прогнозировать изменения цен. В свою очередь руководство должно четко донести до персонала распределение функций между отделами снабжения, закупок и другими подразделениями. В качестве мотивации следует подготовить схему, при которой от работы и эффективности решений службы зависит зарплата специалистов. Например, в качестве критериев могут выступать показатели их мониторинга рынка, условия закупок и цены.
Принятая в компании система мотивации должна быть прозрачной для сотрудников. Если руководство понимает, что схема не учитывает ряд нюансов, это повод пересмотреть ее и донести изменения до персонала.

Искренне надеемся, что вы нашли в статье полезные идеи для своего бизнеса. Попробуйте применить их на практике и напишите нам о результатах. Также будем рады вашим вопросам, комментариям и пожеланиям.

С нами можно связаться:

  • E-mail: client@pg-consult.ru
  • Телефон: +7 (495) 792-99-62
  • Форма обратной связи

Подписывайтесь на YouTube-канал Евгения Котова о бизнесе, лидерстве и продажах, где вас ждет очень много полезного контента.

До новых встреч!

Как проводится аудит в сфере закупок

Мероприятия по проведению аудиторской проверки операций в сфере закупок регламентированы Законом от 05.04.2013 г. № 44-ФЗ в ст. 98 и Законом от 05.04.2013 г. под № 41-ФЗ. Аудиторы дают экспертную оценку эффективности работы закупочной системы и ценообразования, уровню профессионализма участников сделок.

Проведение аудита в сфере закупок

Инициирование аудиторских мероприятий – один из элементов государственного контроля эффективности и правильности реализации всех этапов госзакупок. Через экспертное мнение аудитора определяются слабые места системы, ошибки, допущенные участниками процедур, и причины возникновения недочетов.

СПРАВОЧНО! Аудит может выступать и как самостоятельная проверка, и как один из этапов комплексной проверки деятельности заказчиков.

Проверка может быть направлена на проверку обоснованности действий государственных органов, унитарных учреждений, бюджетных предприятий и автономного типа организаций. Аудит состоит из трех этапов:

  1. Подготовка.
  2. Основные проверочные мероприятия.
  3. Подведение итогов.

Подготовительные процедуры представлены действиями по изучению предмета и объекта проверки, анализу их специфики. Формирование такой информационной базы необходимо для определения методики исследования и уточнения потенциальных рисков. Аудиторы в процессе подготовки к работе составляют перечень нормативных актов, регулирующих правоотношения в сфере закупок, список вопросов для анализа, определяют источники получения данных.

После обобщения предварительных задач и целей проверка разбивается на условные этапы. Для каждого действия устанавливается срок выполнения, назначаются ответственные аудиторы. На подготовительном этапе вся информация берется проверяющими из публичных источников:

  • сведений из единой инфосистемы в сфере закупок;
  • официальных сайтов компаний и контролирующих органов;
  • торговых площадок в интернете.

Итогом подготовительного этапа является разработка программы аудита. Следующий шаг – проведение основных аналитических работ. Их суть заключается в проверке законности действий вовлеченных в процессы закупок участников, обоснованности понесенных издержек и их эффективности. Проверке подлежит прогнозируемая результативность по расходным операциям. Аналитические выводы основываются на итогах проверки информации по всем реализованным закупкам в рассматриваемом периоде.

Закупочные мероприятия для целей аудита должны быть систематизированы:

  • по контрактам;
  • по количественным и стоимостным признакам;
  • с учетом количества поданных заявок и процента их отклонения.

ВАЖНО! Если закупки были произведены у единственных поставщиков, то их надо разделить на две группы: с общей ценой сделки до 100 тысяч рублей и свыше этого лимита.

Аудиторы после обобщения предоставленной им информации осуществляют проверку целесообразности затрат в рамках закупочной деятельности: определяются государственные нужды, для устранения которых была реализована закупка, сверяется соответствие трат нормируемым ограничениям и плановым показателям. При оценке обоснования аудиторы анализируют объемы поставок, оценивают качество продукции.

Дополнительным элементом анализа является проверка своевременности производимых расчетов между контрагентами. На этом этапе анализируются условия контрактов, порядок их исполнения, реальность оговоренных сторонами сроков, изучаются пути минимизации бюджетных затрат. Аудиторы при проведении мониторинговых мероприятий должны корректировать получаемые результаты на фактор сезонности, продолжительности производственного цикла и необходимость обеспечения непрерывного технологического цикла по отдельным предметам сделок.

Эффективность затрат оценивается путем анализа плановой и контрактной документации.

Аудиторы проверяют надежность выбираемых предприятием поставщиков, обоснованность устанавливаемых ими цен.

На этом этапе проводится сравнительная сверка условий сотрудничества с избранными и потенциальными контрагентами. При оценке результативности издержек фиксируется степень удовлетворения нужд организации в экономическом и социальном аспектах.

На заключительной стадии аудита происходит обобщение аналитической информации, ее отражение в отчете. В итоговом документе обозначаются обнаруженные проблемы и риски, нарушения. Задачей аудитора является не только поиск недостатков, но и путей их устранения. В отчетной форме должны содержаться предложения по совершенствованию деятельности в сфере закупок.

Органы аудита

Проверяющие органы должны руководствоваться федеральными законами и внутренними регламентами. В роли аудиторов могут выступать:

  • Счетная палата РФ;
  • контрольно-счетные структуры муниципального и регионального подчинения.

Для органов, наделенных контролирующими и счетными функциями, законодательно предусмотрена организационная автономность. Постоянно действующей структурой в области финансового мониторинга является высший орган госконтроля – Счетная палата. Ее представителям дано право использовать широкий набор аналитических приемов, запрашивать детальную информацию от лиц, вовлеченных в проверяемые процедуры. Этот орган обладает материальной независимостью, на его деятельность не оказывает влияние состояние политической конъюнктуры.

Задачи, методы

Задачи аудиторской проверки сводятся к получению таких сведений:

  • наличие или отсутствие противоречий законодательным нормам в осуществленных мероприятиях в сфере закупок;
  • степень правильности ведения бухучета;
  • оцениваются полнота и достоверность отчетных форм;
  • поиск путей оптимизации налоговой базы;
  • проверка правильности оформления договорных отношений:
  • анализ достоверности осуществленных работ по оценке имущественных активов;
  • выявление уровня эффективности в использовании ресурсов предприятия;
  • анализ ценовой политики.

Конечной целью является определение достоверности и точности показываемых в отчетности данных, обоснованности расходов и выявление резервов для повышения результативности работы.

КСТАТИ, дополнительно аудиторы могут оказывать консультационную поддержку руководящего персонала проверяемых учреждений.

Методика аудиторской проверки строится на определении ряда абсолютных и относительных показателей. В числе количественных критериев выводится уровень потенциальной экономии средств бюджета. При оценке конкурентной среды рассчитываются такие величины:

  • средний объем заявок по каждой закупке;
  • количество допущенных заявок в расчете на одну закупку;
  • процентное соотношение закупок у единственных поставщиков и сделок на конкурсных условиях.

Получаемые данные по предприятию сравниваются со средними показателями по стране и субъекту РФ. Уровень профессионализма оценивается по численности специалистов со спецподготовкой в сфере закупок.

Объекты проверки

Аудиторские проверки могут затрагивать деятельность таких структур:

  • государственные органы власти;
  • государственные корпорации;
  • казенные учреждения;
  • автономные и бюджетные организации;
  • внебюджетные фонды;
  • унитарные предприятия;
  • юридические лица, которые принимают участие в капитальном строительстве на основе инвестиций за счет привлечения средств из федерального бюджета.

Оформление результатов

Результатом проведенной аудиторской проверки является оформленный контролирующим органом отчет (акт). В нем содержатся систематизированные данные по доказательной базе, полученным выводам. В этом документе аудиторы обозначают выявленные проблемы и недостатки, приводят практические рекомендации по исправлению ситуации. В отчетном бланке должны быть такие сведения:

  • критерии аудиторской проверки;
  • оценка эффективности и правильности организации закупочной деятельности на предприятии;
  • характеристика отклонений;
  • факты ограничения доступа к информации (при наличии);
  • степень значимости недостатков в работе госоргана;
  • отражение потенциальных рисков, которые могут быть спровоцированы выявленными проблемами.

Если аудиторы указывают на наличие в действиях проверяемой структуры состава административного правонарушения, инициируется внеплановая комплексная проверка. Обращение в прокуратуру возможно при условии, что проверкой будут установлены факты финансовых преступлений или коррупционных действий. Акт аудита должен быть доведен до руководства проверяемых структур и опубликован на сайте ЕИС.

Отдел снабжения (ОМТС) расшифровка, структура, задачи и функции

Организация производственного процесса на любом предприятии невозможна без четкого взаимодействия всех структурных подразделений. Отдел снабжения в этой цепочке выполняет роль кровеносной системы, питая и связывая воедино все части сложного организма. Именно это подразделение отвечает за потребность компании в различных материалах, занимается их складированием, учетом и выдачей.

Какие обязанности и функции возлагаются на отдел снабжения

В небольшой компании функцию обеспечения товарами и необходимыми материалами могут выполнять небольшое количество сотрудников. Совсем другое дело крупные строительные фирмы, особенно те, кто имеет подряд на возведение объектов для специфических отраслей, например, для нефтегазовой промышленности.

Особенности возведения объектов в условиях Севера требуют использование множества материальных ресурсов, а значит и постоянного мониторинга рынка поставщиков. В этом случае без специальной службы снабжения, или управления, не обойтись.

Обязанности отдела снабжения в этом случае можно условно разделить на три приоритетных направления:

1. Организация снабжения предприятия:

  • анализ сведений о необходимости приобретения различных материалов, техники, оборудования и комплектующих;
  • заключение договоров с поставщиками продукции;
  • своевременная закупка и снабжение всем необходимым структурных подразделений компании;
  • организация складов и других мест хранения.

2. Планирование:

  • изучение рынков необходимой продукции;
  • понимание текущей и долгосрочной потребности компании в материалах, для обеспечения бесперебойной работы других структурных подразделений;
  • оптимизация складских запасов, с целью недопущения нехватки, или затоваривания определенными видами продукции;
  • прогнозирование потребностей предприятия на перспективу.

3. Контроль:

  • сроков поставки продукции и оборудования;
  • за качеством поставляемой продукции;
  • за складскими запасами;
  • за своевременным предъявлением претензий по отношению к поставщикам, в случае несвоевременных сроков поставок и ненадлежащего качества материалов.

Функции отдела снабжения, исходя из вышесказанного, сводятся:

  • к мониторингу рынка материалов и услуг;
  • к заключению и контролю договоров на поставку технической продукции;
  • к разработке нормативов для оптимального использования поставляемой продукции;
  • к замещению, где это возможно, дорогостоящих материалов на более дешевые аналоги, без ущерба производственному процессу;
  • к оптимизации системы логистики.

Структура отдела снабжения на предприятии

Организация снабжения на предприятии зависит от многих факторов. Размер компании, объемы закупаемых материалов, особенности производства, количество и удаленность поставщиков необходимой продукции – все это влияет на структуру и количество сотрудников, занятых в службе снабжения компании.

Крупным строительным компаниям, для снабжения производства требуется служба материально-технического снабжения, которая состоит из отделов либо групп в ОМТС:

  • логистического, или транспортного;
  • закупок продукции;
  • планирования;
  • складского хранения и учета материалов, производственная база;
  • по работе с таможней (если материалы для строительства, или их часть приобретаются у зарубежных партнеров).

Организационная структура информационных потоков ОМТС в крупной компании (пример)

  1. выборки и заявки на материалы и оборудование;
  2. составленные спецификации материалов и оборудования;
  3. документация на строительное и лабораторное оборудование для его приобретения;
  4. информация о прекращении использования устаревших и рекомендации приобретения новых расходных материалов и комплектующих;
  5. годовые и суточно-месячные производственные графики;
  6. сметные расчеты отдела снабжения;
  7. общий отчет о деятельности ОМТС;
  8. результаты входного контроля материалов и оборудования;
  9. акты браковки МТР по результатам верификации;
  10. паспорта, сертификаты, ревизии и другие документы для входного контроля;
  11. документы и требования по заключенным договорам;
  12. Условия (стоимость, сроки, форс-мажорные обстоятельства) поставки для внесения в договор;
  13. документы для арбитражного суда;
  14. расчетные (счет-фактуры и товаротранспортные накладные) документы за выполненные транспортные услуги;
  15. заявки на услуги транспортных компаний;
  16. штатное расписание, заработные платы:
  17. положение о премировании и мотивационных программ работников отдела снабжения;
  18. расчеты и заявки на детали для ремонтных работ;
  19. заявки на покупку и отпуск материалов для ремонта гаражей;
  20. отчет о вовлечении материалов и деталей для ремонта;
  21. согласование применения материалов и оборудования, отличающегося от проекта (рабочей документации, технического задания)
  22. согласование стоимости материалов и оборудования поставки подрядчика
  23. ответы на запросы о согласовании применения и стоимости МТР
  24. сведения о движении и расходе материалов;
  25. данные инвентаризаций товарно-материальных ценностей;
  26. отчётные документы по оплате услуг, оказанных отделу снабжения иными организациями;
  27. необходимые нормы запаса расходных материалов и средств в производственных запасах;
  28. смета производственно-бытовых расходов;
  29. счета поставщиков МТР и оборудования;
  30. документы для взыскания с поставщиков штрафных санкций за невыполнение договорных обязательств
  31. отчётные документы материально ответственных лиц;
  32. нормативы вовлечения расходных материалов на месяц;
  33. нормативные документы расхода материалов;
  34. документы и распоряжения об изменении расходного норматива материалов;
  35. отчеты о вовлечении материалов, списание МТР по форме М-29;
  36. заявки, сроки, графики на поставку необходимых материалов.

Должности отдела материально-технического снабжения

Начальник ОМТС

Возглавляет структуру начальник отдела снабжения. Как правило, это инженер с профильным высшим образованием. Документами, регламентирующими его деятельность, являются устав предприятия, нормативно-правовые государственные акты, положение об отделе материально-технического снабжения, должностная инструкция и приказы вышестоящего начальства.

Для эффективной слаженной работы службы снабжения начальник отдела должен иметь определенную компетенцию:

  • знать и уметь пользоваться нормативными документами, относящиеся к его подразделению;
  • планировать вовлечение материалов, следить за их правильным расходом и списанием на стадии строительства;
  • должен уметь правильно организовать поставку, хранение, учет и выдачу материальных средств;
  • ориентироваться в рыночных ценах на стройматериалы и необходимое оборудование;
  • доводить до своих подчиненных основы охраны труда и пожарной безопасности.

Обязанности начальника отдела МТС, должностная инструкция

Управление материально-техническим снабжением предприятия невозможно без соблюдения регламента и знания должностных обязанностей. Начальник, возглавляющий отдел снабжения, обязан использовать комплексный подход для эффективного решения поставленных задач:

  • должен уметь работать с поставщиками, находить новые источники поставок по более выгодным ценам и товарам лучшего качества;
  • рационально распределять ресурсы по подразделениям компании, опираясь на разработанный план материально технического снабжения;
  • знать механизм работы складского учета, проводить анализ остатков, планировать покупку нужных объемов необходимых материалов;
  • осуществлять связь и взаимодействие между подразделениями своего отдела, которые отвечают за техническое снабжение предприятия;
  • находить способы покрытия производственных нужд за счет имеющихся возможностей;
  • правильно выстраивать логистику снабжения объектов строительства, использовать новые технологии для функциональной работы своего отдела;
  • тщательно проверять всю документацию, касающуюся своего подразделения, в том числе и претензии к поставщикам продукции и деловым партнерам, не выполняющим своих обязательств;
  • вовремя предоставлять отчеты установленной формы о проделанной работе, улучшать показатели отдела закупок и снабжения.
  • разумно ставить задачи своим подчинённым

Подразделения, входящие в службу снабжения

В крупной строительной компании обязанности отдела снабжения делятся на три основных направления:

1. Материальные группы. Они отвечают за разные виды и области снабжения, разбитые по категориям товаров, имеющих свою специфику. Так, одна группа может отвечать за поставку строительных материалов, а другая – за наличие техники, оборудования и их комплектацию.

На многих предприятиях строительной сферы с материальными группами совмещают отдел логистики и складское отделение, в крупных компаниях эти подразделения являются самостоятельными подотделами в рамках структуры по снабжению предприятия.

2. Отдел технического контроля. На этой структуре лежит ответственность за контролем качества закупаемых материалов и иной продукции, а также соответствие закупаемых МТР с проектом или рабочей документацией. Работа группы регулируется нормами предприятия и принятыми стандартами.

В составе ОТК обязательно работает квалифицированный юрист, который сопровождает все этапы работы ОМТС, такие как заключение договоров поставки, сопровождение претензий к недобросовестным поставщикам и партнерам строительной компании.

3. Планово-экономический отдел, или бюро нормирования. В задачи отдела входят нормирование и контроль за расходованием средств. Кроме этого, подразделение отвечает за бухгалтерскую, финансовую отчетность и планирование. В его состав входят бухгалтеры и экономисты, знакомые со спецификой работы предприятия.

Главные ошибки, допускаемые в процессе организации снабжения

Обеспечение строительной компании необходимыми материалами требует четкой и слаженной работы всех менеджеров отдела материально-технического снабжения. Неправильно поставленные цели, некомпетентность отдельных работников могут сильно навредить бизнесу:

  • несвоевременная поставка нужных материалов может привести к срыву запланированных компанией сроков работ, повлечь за собой штрафные санкции со стороны заказчика;
  • плохое управление снабжением и нечеткое взаимодействие структурных подразделений могут привести к простою технических ресурсов на складе в ожидании разгрузки, что грозит уплатой неустойки;
  • халатное отношение при выборе поставщика может привести к переплате за поставляемую продукцию, или срыву сроков поставок вследствие чего организация несет неустранимые убытки;
  • некомпетентное ведение учета товарно-материальных ценностей приводит к отсутствию нужной продукции на складе и накоплению невостребованных остатков МТР.

Контроль работы эффективности отдела снабжения

Отдел снабжения – имеет важную роль в системе как в строительной, так и не профильной организации. За порядком в этом подразделении нужен постоянный и тщательный контроль и оценка действий сотрудников. Руководство компании в лице генерального и коммерческого директоров должны держать на контроле работу своих снабженцев, а именно следующие действия:

  • Планирование заказов, чтобы исключить покупку ненужных материалов и продукции, в объеме превышающую потребности фирмы.
  • Выбор поставщиков продукции, чтобы исключить коррупционную составляющую. Список претендентов должен быть согласован с финансовой службой, а назначенная комиссия (если такова есть) должна выбрать наиболее выгодное коммерческое предложение.
  • Замену поставщиков, если они не справляются с заключенными соглашениями.
  • Производить закупку материалов, на основе закрытых или открытых конкурсов, заранее определив приоритетные направления и потребности компании, а также необходимые сроки поставки МТР.

Оптимизация работы ОМТС

В сложных экономических условиях, при которых работает большинство российских компаний, важно принимать взвешенные решения при закупке необходимых товаров, и оптимизировать работу отдела снабжения:

  1. Не заниматься долгосрочным планированием (при малом бизнесе), рассчитывать реальные потребности компании на месяц. Постараться наладить процесс так, чтобы удовлетворять потребности в материалах только по живым заявкам, избегая траты средств на формирование запасов продукции.
  2. Пересмотреть свои отношения с поставщиками. Цены на товары меняются постоянно, появляются новые компании, готовые сотрудничать на выгодных условиях. Необходимо постоянно мониторить ситуацию на рынке, в поисках более выгодных предложений. Преимущественно налаживать партнерские отношения.
  3. Не стесняться разрывать контракты с недобросовестными партнерами, которые нарушают условия соглашения и сроки поставок. Их место может занять кто-то более достойный и ответственный.

Необходимо торговаться с поставщиками, требуя скидок и уступок по оплате. Как правило, боясь потерять клиента, они значительно снижают цены на свой товар. Надо постараться договориться с продавцом об удобном для вас графике выплат, при расчетах за поставленные материалы.

4. Навести порядок в складском хозяйстве. Регулярно проводить полную инвентаризацию запасов продукции, с целью выявления залежавшихся и невостребованных материалов. Постараться вовлечь по назначению излишки, либо реализовать через отдел продаж, освободив складские помещения от всего ненужного.

Все, что не удалось реализовать, необходимо приспособить под нужды компании, либо запланировать в дальнейшее, возможно в долгосрочное вовлечение.

5. В работе инженера ОМТС часто встречаются предложения о личном сотрудничестве на взаимовыгодных условиях. Бесконтрольный сотрудник ОМТС часто решает заключить договор на поставку МТР по завышенной либо не выгодной стоимости, а взамен получает неплохой «откат» в виде хорошей суммы денег. Соблазн очень велик. Поэтому необходимо проводить работу с кадрами. Пойманный на получении «откатов» от поставщиков сотрудник в лучшем случае подлежит лишению премии, в худшем подлежит увольнению.

В целях согласованности действий различных служб и личной заинтересованности каждого менеджера в поиске эффективных методов учета и мониторинга рынка требуемой продукции, предусматривают мотивационные программы и поощрения, которые должны быть прозрачными и продуманными.

Мотивационные программы и поощрения являются одним из весомых решений для эффективной работы коллектива ОМТС.

Подведение итогов

Опираясь на все вышесказанное, успешный отдел материально-технического снабжения в строительной организации должен уметь:

  • определять оптимальные сроки поставки материалов, исключая опоздания или, наоборот, излишнее затоваривание складских помещений;
  • рассчитывать необходимый размер партии поставляемых материалов, чтобы избежать лишних трат, которые тяжелым бременем ложатся на плечи компании;
  • контролировать соответствие ГОСТам и техническим условиям поступившей продукции, чтобы качество конечного изделия или строящегося объекта не страдало из-за контрафактных материалов;
  • искать и закупать товары по выгодным ценам, снижая себестоимость строительства и повышая прибыль предприятия;
  • находить надежных и дисциплинированных поставщиков, развивать долгосрочные партнерские отношения с ними;
  • любыми доступными способами повышать имидж, а, значит и конкурентоспособность своей компании, собирать и анализировать информацию об изменениях рынка строительных услуг;
  • четко придерживаться общего производственного графика, не допуская простоя при строительстве объектов по вине своего отдела.

Заявки в снабжение

Модуль «Склад-Каталог» позволяет продавцам размещать заявки в отдел снабжения. Все заявки доступны в разделе Каталог / Заявки:

Дашбоард рабочего стола

Примечание:

  1. Сотрудники отдела снабжения видят все заявки
  2. Остальные сотрудники видят свои заявки и заявки своих подчиненных
  3. Изменение заявки возможно в статусе «Новая»

Признаки заявок

  • Срочность — указывается желаемая дата выполнения
  • Статус — Новая (не взята в работу), В работе, Выполнена
  • Автор — сотрудник, создавший заявку
  • Ответственный — сотруднико отдела снабжения, который занимается заявкой
  • Решение — ответ по заявке, который ставит сотрудник снабжения для Автора заявки

Типы заявок

  • обычная (тип Каталог) — заявка на поиск позиций под конкретные сделки (на основе спецификации):

    При создании заявки требуется выбрать сначала Клиента из списка, затем сделку из загруженного списка.
  • на поиск (тип Новая позиция) — заявка на поиск позиций вне каталога (какой-либо специфичный товар)

Принятие заявки в работу

После создания заявки у неё есть Автор, но пока нет Ответственного за обработку. Сотрудник отдела снабжения (например, руководитель) рассматривает заявку и изменяет её статус. При этом назначается ответственный:

Одновременно Автору дается ответ — Решение от отдела снабжения.

Закрытие завки

Заявка может быть закрыта со статусом «Выполнено» или «Отменено».

  • Выполненные заявки скрываются из дашбоарда.
  • Выполнение «Заявки на поиск» (при смене статуса на Выполнено) автоматически открывает форму добавления новой позиции каталога.
  • При выполнении заявки фиксируется дата её выполнения

Снабженец несет ответственность за план закупок, количество и качество закупаемого сырья, а также за организацию его поставки на предприятие. Работа снабженца предполагает довольно тесный контакт с большим кругом людей, поэтому кроме профессиональных знаний, кандидат должен обладать набором таких личных качеств, как общительность, умение договариваться и настоять на своем.

Скачать в .doc

К списку должностных инструкций

Должностная инструкция снабженца

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
Фамилия И.О. ________________
«________»_____________ ____ г.

1. Общие положения

1.1. Снабженец относится к категории технических исполнителей.
1.2. Снабженец назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом генерального директора.
1.3. На должность снабженца назначается лицо, имеющее среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.
1.4. Снабженец должен знать:
— постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы, касающиеся работы компании;
— права и обязанности работников и режим их работы;
— правила внутреннего трудового распорядка;
— правила и нормы охраны труда; правила техники безопасности, производственной санитарии и гигиены, противопожарной безопасности.
1.5. Снабженец руководствуется в своей деятельности:
— законодательными актами РФ;
— Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
— приказами и распоряжениями руководства;
— настоящей должностной инструкцией.

2. Должностные обязанности снабженца

Снабженец выполняет следующие должностные обязанности:

2.1. Получает по договорам, нарядам и другим документам товарно-материальные ценности (сырье, материалы, оборудование, комплектующие изделия, инвентарь, канцелярские принадлежности и т. п.).
2.2. Оформляет документацию на получаемые и отправляемые грузы, заказывает контейнеры, другую тару, а также транспортные средства для их доставки.
2.3. Производит внеплановые закупки материалов.
2.4. Отправляет товарно-материальные ценности в адрес предприятия или сопровождает грузы в пути следования, обеспечивает сохранность и содействует своевременной их доставки.
2.5. Проверяет состояние груза, принимает меры по замене материальных ценностей в случае обнаружения наружного брака.
2.6. Определяет режим перевозки скоропортящихся и опасных грузов, следит за соответствием тары перевозимым грузам, размещением грузов при транспортировке, контролирует соблюдение требований техники безопасности при проведении погрузочно-разгрузочных работ.
2.7. Принимает меры по повышению эффективности использования материальных ресурсов путем снижения затрат, связанных с их приобретением, доставкой и хранением.

3. Права снабженца

Снабженец имеет право:

3.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.
3.2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
3.3. В пределах своей компетенции сообщать своему непосредственному руководителю обо всех выявленных в процессе своей деятельности недостатках и вносить предложения по их устранению.
3.4. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

4. Ответственность снабженца

Снабженец несет ответственность за:

4.1. Невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.
4.2. Несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.
4.3. Нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.
4.4. Правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
4.5. Причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

К списку должностных инструкций

About the author

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *