Документ по личному составу

Документы по личному составу. Перечень и краткая характеристика документов личного дела.

  • Главная
  • Избранное
  • Популярное
  • Новые добавления
  • Случайная статья

12

Документы по личному составу – это совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников. К таким документам относятся:

· трудовые договоры (контракты), заключенные предприятием с работникам – соглашение между работником и нанимателем, в соответствии с которым работник обязуется выполнять работу по определенной или нескольким профессиям, специальностям или должностям соответствующей квалификации согласно штатному расписанию и соблюдать внутренний трудовой распорядок, а наниматель обязуется предоставить работнику обусловленную трудовым договором работу, обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством о труде, локальными нормативными актами и соглашением сторон, своевременно выплачивать работнику заработную плату (ст. 1 ТК Республики Беларусь);

· приказы по личному составу – оформляются в следующих случаях: прием, увольнение, поощрение, премирование, наложение дисциплинарного взыскания и др.;

· трудовые книжки – относится к числу основных документов, подтверждающих общий, непрерывный и специальный стаж работы. Законом запрещается иметь несколько трудовых книжек;

· личные карточки формы Т-2 – основной документ по учету персонала организаций;

· личные дела – совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Срок хранения дела 75 лет;

· лицевые счета по заработной плате и др.

Документы по личному составу являются наиболее важными и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока. При работе с такими документами необходимо учитывать, что персональные данные граждан (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни) относятся к категории конфиденциальной информации.

Личное дело – это совокупность документов, отражающих трудовую деятельность работника и сведения о нем. Заводятся на всех работников, но могут только на руководителей и ведущих специалистов, при этом на остальных оформляются личные карточки формы Т-2.

При формировании личного дела документы включаются в него в следующей последовательности:

· внутренняя опись документов личного дела;

· дополнение к личному листку по учету кадров;

· личный листок по учету кадров;

· автобиография;

· копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке;

· заявление о приеме на работу;

· копия (выписка) приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность).

В процессе ведения личного дела в него включаются документы, характеризующие деловые, общественно-политические, научные и личные качества работника:

· характеристики и аттестационные листы;

· списки научных трудов и изобретений;

· заявления работника о переводе, увольнении, иные документы, послужившие основанием для перевода, увольнения работника;

· иные документы, предусмотренные законодательством Республики Беларусь.

По решению кадровой службы (специалиста по кадрам) в состав личных дел включаются трудовые договоры (контракты) с работниками.

В сформированное личное дело документы включаются в хронологической последовательности.

Личный листок по учету кадров заполняется поступающим на работу собственноручно в одном экземпляре без помарок и исправлений на основании паспорта, военного билета, трудовой книжки, документов об образовании и иных личных документов. Полнота и правильность заполнения личного листка проверяются работником кадровой службы (специалистом по кадрам), который сверяет соответствие записей, сделанных в личном листке, записям в документах.

На личный листок по учету кадров наклеивается фотокарточка принимаемого на работу. Личный листок по учету кадров подписывается составителем с указанием даты заполнения. Изменения и дополнения в личный листок по учету кадров после его заполнения не вносятся.

Для отражения в личном деле дополнительных сведений о работнике наряду с личным листком по учету кадров может заполняться анкета. Требования к заполнению анкеты соответствуют требованиям, предъявляемым к заполнению личного листка по учету кадров. Анкета дополнительно подписывается работником кадровой службы (специалистом по кадрам).

В дополнении к личному листку по учету кадров отражаются данные о работе и изменения в учетных сведениях о работнике после заполнения личного листка по учету кадров.

Автобиография — документ, содержащий краткое изложение основных этапов жизни и деятельности его автора в хронологическом порядке. Составляется работником самостоятельно в произвольной форме на листе бумаги формата А4. В автобиографии отражаются следующие сведения:

· фамилия, имя, отчество;

· дата и место рождения;

· полученное образование (где, когда и в каких учебных заведениях обучался);

· трудовая деятельность;

· профессия;

· общественная работа, участие в выборных органах;

· отношение к воинской службе и воинское звание;

· наличие правительственных и других наград и поощрений;

· сведения о семейном положении, совместно проживающих родственниках (отце, матери, детях).

Автобиография подписывается составителем с указанием даты.

Копии документов об образовании, повышении квалификации и переподготовке (аттестат, диплом, свидетельство и др.), включаемые в личное дело, должны быть заверены в установленном порядке.

Заявления о приеме, переводе, увольнении оформляются на стандартном листе бумаги формата А4 или трафаретном бланке. В заявлении указываются: адресат (кому адресуется заявление), заявитель (автор), название вида документа (заявление), текст, подпись, дата составления.

Характеристика — официальный документ, содержащий сведения о трудовой, общественной или иной деятельности работника. Она оформляется на стандартном листе бумаги формата А4 или общем бланке в произвольной форме. В характеристике указываются:

· название вида документа (характеристика);

· имя, отчество, фамилия характеризуемого;

· текст с указанием года рождения, образования, занимаемой должности, структурного подразделения, стажа работы в данной организации и в данной должности, деловых и моральных качеств, оценки трудовой деятельности, повышения профессиональных качеств, наличия поощрений, правительственных наград, а также целевого назначения характеристики.

Внешняя характеристика подписывается руководителем организации, внутренняя — руководителем структурного подразделения, в котором работает работник, с указанием даты. Внешняя характеристика заверяется печатью нанимателя.

2. Каково оформление реквизитов «Дата» и «Ссылки на индексы отправителя-получателя» в письме иностранному корреспонденту? Какие реквизиты в бланках для письма и общем бланке являются взаимоисключающими? Как правильно оформить ссылку в тексте на другой документ?

В зарубежной практике в письме приводятся его поисковые признаки — цифровые или буквенные обозначения составителя письма, машинистки, отдела, фирмы, номера дела и др. Например:

102/15, где 102 — порядковый номер письма, 15 — номер отдела;

JK/BR, где JK — инициалы составителя, BR — инициалы его секретаря.

Если в письме присутствуют обе ссылки, то сначала дается ссылка на поступивший документ, а затем указание о том, как надо ссылаться на данное письмо. Например:

Your reference: 21007-5952 (Ваша ссылка: 21007-5952)

или: Your ref: 21007-5952.

Our reference: MBC/jap (Наша ссылка: MBC/jap)

или: Our ref: MBC/jap.

Ссылка может иметь вид:

In your reply please refer to PC/LQ/38901

(В Вашем ответе просим сослаться на PC/LQ/38901);

In your reply please mention our reference FT/AB

(В Вашем ответе просим упомянуть нашу ссылку FT/AB);

Kindly mention Ex. 23/698 in your reply

(Просим упомянуть Ex. 23/698 в Вашем ответе);

Our file № 103/19/965

(Наше дело № 103/19/965);

Please quote № 1212JPB when replying

(В ответе просим сослаться на № 1212/РВ) и др.

В иностранной корреспонденции дата письма обычно проставляется в его верхней части. Определенные сложности могут возникать при цифровом написании дат. Стандарт ИСО 8601-1988 рекомендует цифровой способ оформления даты в такой последовательности: год, месяц, день (200Х.10.27).

В Великобритании принято сначала указывать день, а затем месяц и год. В США последовательность оформления даты иная: месяц, день, год. В силу различия английской и американской традиций при цифровом написании даты могут возникать ошибки в понимании текста письма. Так, дата 11.05.200Х в Великобритании будет восприниматься как 11 мая 200Х г., а в США — как 5 ноября 200Х г.

Однозначное понимание даты обеспечивает ее словесно-цифровое написание: 19 November 200Х (19 ноября 200Х).

К традиционным британским способам относятся следующие варианты оформления даты:

11 Oct.200X 11 October, 200Х

В американской традиции принята иная последовательность элементов даты: October 11, 200Х.

В письмах на английском языке названия месяцев начинаются с заглавной буквы; окончания -th, -rd, -nd, -st при указании дней не используются.

Порядок расположения некоторых реквизитов предусматривает для них одно и то же место на документе. Такие реквизиты называются взаимоисключающими, то есть не встречающимися в одном и том же документе. Из каждой пары реквизитов – «Адресат» и «Гриф утверждения», «Коммуникационные и коммерческие данные» и «Название вида документа», «Ссылка на индекс и дату входящего документа» и «Место составления или издания» при оформлении конкретных документов следует использовать только один реквизит. Например, в письмах обязательно будет указываться реквизит «Адресат» и никогда – «Гриф утверждения»; в должностной инструкции – наоборот – обязательно наличие «Грифа утверждения» при отсутствии «Адресата».

В соответствии с требованиями пп. 46-48 «Инструкции по делопроизводству» ссылка в тексте на другой документ оформляется следующим образом: «…согласно приказу 13.01.2009 № 5 «О вынесении предупреждения»…»

Какие документы включает личное дело? Резюме, состав реквизитов и порядок оформления. Что общего у резюме с автобиографией и анкетой? По какой схеме строится основная часть текста протокола?

При формировании личного дела документы включаются в него в следующей последовательности:

· внутренняя опись документов личного дела;

· дополнение к личному листку по учету кадров;

· личный листок по учету кадров;

· автобиография;

· копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке;

· заявление о приеме на работу;

· копия (выписка) приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность).

В процессе ведения личного дела в него включаются документы, характеризующие деловые, общественно-политические, научные и личные качества работника:

· характеристики и аттестационные листы;

· списки научных трудов и изобретений;

· заявления работника о переводе, увольнении, иные документы, послужившие основанием для перевода, увольнения работника;

· иные документы, предусмотренные законодательством Республики Беларусь.

Резюме — это документ, в котором в краткой, но емкой форме изложены основные сведения о профессиональных умениях и навыках, трудовой биографии и персональные данные кандидата. Оно позволяет работодателю заочно с минимальными затратами времени ознакомиться с деловыми и личными качествами соискателя, произвести первичный отбор наиболее достойных и дать приблизительную оценку их соответствия имеющейся вакансии.

Профессионально составленное резюме обычно содержит следующие разделы:

общие данные о кандидате (возраст, адрес проживания, контактные телефоны);

образование основное и дополнительное;

профессиональные умения и навыки;

трудовая биография в обратном хронологическом порядке (сначала указывают последнее место работы);

личные данные о кандидате, его увлечениях;

пожелания кандидата к будущей позиции, уровню заработной платы, возможному району или региону работы.

Резюме — это визитная карточка и одно из эффективных средств саморекламы на рынке труда. Как правило, работодатели затрачивают на экскурс в личную и профессиональную жизнь соискателя не более двух-трех минут — этого вполне достаточно, чтобы решить, стоит ли продолжать знакомство.

Правильное резюме состоит из следующих блоков:

2. Цель. В формулировке цели содержится краткая информация о том, на получение какой вакансии претендует кандидат.

3. Опыт работы. Это один из важнейших блоков резюме, в котором описывается опыт работы, как правило, за последние 10 лет, описывая для каждого места работы:

полное название компании;

направление деятельности компании и штат сотрудников;

сроки работы;

должность и наличие подчиненных;

должностные обязанности;

профессиональны навыки и достижения в процессе работы.

4. Образование. Подается информация, как о фундаментальном образовании, так и о дополнительном: курсах, семинарах, тренингах, стажировках:

дата поступления / окончания

название учебного заведения, название факультета;

уровень образования (среднее, высшее, дополнительное и т.п.);

название специальности.

5. Дополнительные навыки. Указывается уровень владения иностранными языками, компьютером, специальными программами, владение оргтехникой, наличие водительских прав, стаж вождения.

6. Личные данные. Этот блок не является обязательным, однако, для удобства работодателя можно указать дату рождения, семейное положение, наличие детей, увлечения, черты характера.

Таким образом, одна из главных задач при поиске работы будет умение преподнести работодателю профессиональные знания, правильно составив резюме.

Автобиография – это повествование в произвольной форме о себе, своем образовании и опыте работы. Автобиография используется при аттестации специалистов, повышении квалификации, переводе на новое место работы, поступлении в учебное заведение и других целях. Подобное повествование с целью трудоустройства называется резюме. При написании автобиографии используются речевые средства разных стилей речи. Некоторые автобиографии представляют собой литературно-публицистические произведения (автобиография К.И.Чуковского). Часто мы сталкиваемся с необходимостью написать автобиографию как деловой документ, предназначенный для административных учреждений. В подобного рода автобиографиях неуместны эпитеты, метафоры и другие тропы, разговорная и просторечная лексика.

Анкета – самое распространенное орудие исследования при сборе данных. В широком смысле анкета — это ряд вопросов, на которые опрашиваемый должен дать ответы. Анкета — инструмент очень гибкий в том смысле, что вопросы можно задавать множеством разных способов. Анкета требует тщательной разработки, опробования, и устранения выявленных недостатков до начала ее широкого использования, т. к. в небрежно подготовленной анкете всегда можно найти целый ряд ошибок. В ходе разработки анкеты исследователь вдумчиво отбирает вопросы, которые необходимо задать, выбирает форму этих вопросов, их формулировки и последовательность.

Протокол – это документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, заседаниях и других формах работы коллегиальных органов.

Текст протокола состоит из двух частей – вводной и основной.

Основная часть протокола состоит из разделов в соответствии с пунктами повестки дня. Каждый раздел строится по схеме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ) – отдельно по каждому вопросу. Слова СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ и РЕШИЛИ, которыми начинается каждая часть раздела, пишутся прописными буквами, после них ставиться двоеточие, и на следующей строке с абзаца указываются фамилия и инициалы докладчика. Затем через тире с приписной буквы приводится краткая запись текста доклада, изложенная от первого лица.

Текст констатирующей части должен быть лаконичным, излагаться с употреблением неопределенной формы глагола (поручить, организовать, возложить и т.д.) и строится по схеме «действие – исполнение – срок»

Учетно-экономический Декану УЭФ БГЭУ

Факультет Петрову П.П.

Радченко З.С. записать студента в список выступающих на конференции (___________ ) 03.12.2010

ЗАЯВЛЕНИЕ

г. Минск

об участии в конференции

Прошу Вас разрешить мне принять участие в конференции, посвященной обсуждению вопроса о необходимости получения высшего образования.

Студентка 2 курса,

группа ЗЭУ-1 ____________ Кукуева А.П.

Информация перенесена на машинный носи­тель _________ К.В.Гладкая 03.12.2010

Деканат ФМЭО вх. № 04-12/56 03.12.2010

В дело 04-12

Міністэрства фінансаў Рэспублікі Беларусь Адкрытае акцыянернае таварыства “Кранабанк” (ААТ “Кранабанк”) ЗАГАД 00.00.0000 №00 г. Мінск Министерство финансов Республики Беларусь Открытое акционерное общество «Кронобанк» (ОАО «Кронобанк») ПРИКАЗ г. Минск

Об организации охраны труда и

обеспечении пожарной безопасности

В целях создания здоровых и безопасных условий труда, обеспечения противопожарной защиты в соответствии с требованиями законодательства, нормативных документов Республики Беларусь и утвержденной системой управления охраной труда ОАО «Кронабанк» на основании приказа № 18 от 14.11.2008

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Назначить ответственного за проведение всего комплекса мероприятий по обеспечению здоровых и безопасных условий труда, пожарную безопасность.

2. Осуществлять повседневный контроль за выполнением мероприятий пожарной безопасности и охраны труда, предписаний Госинспекции труда, Госпожнадзора Республики Беларусь, ОАО «Кронабанк» и разработку методического обеспечения по охране труда.

3. Возложить ответственность за создание здоровых и безопасных условий труда, пожарную безопасность и сохранность средств пожаротушения в структурных подразделениях на руководителей структурных подразделений.

4. Руководителям структурных подразделений иметь личные планы эвакуации оборудования, документации и работников в случае пожара или другого стихийного бедствия; в положениях о подразделениях, должностных инструкциях всех руководителей и специалистов отразить обязанности и ответственность за охрану труда и пожарную безопасность.

5. Организовать проведение практических тренировок по эвакуации сотрудников из помещений банка до 15.12.2008 и ликвидации возгораний в помещениях филиала и расчетно-сберегательного центра до 21.12.2008.

6. Создать комиссию по охране труда в следующем составе: председатель комиссии, члены комиссии.

7. Возложить на комиссию по охране труда контрольные функции по соблюдению правил пожарной безопасности, техники безопасности и производственной санитарии.

В дело 04-12 _____________ 04.12.2008

8. Комиссии по охране труда:

8.1. Осуществлять проверки не реже одного раза в 4 месяца с составлением акта.

8.2. Запретить курение в помещениях банка.

8.3. Проводить вводные инструктажи со всеми принимаемыми на работу по установленной программе с регистрацией в журнале инструктажей под роспись.

8.4. Назначить ответственного за электрохозяйство, оборудование связи и сетей телекоммуникации, охранно-пожарную сигнализацию, системы кондиционирования воздуха, исправность средств пожаротушения банка.

8.5. Утвердить: перечень действующих инструкций по охране труда и технике безопасности (прил. 1); план противопожарной защиты банка (прил. 2); перечень работ повышенной опасности в банке (прил. 3).

9. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя генерального директора О.С.Полуйчика.

Приложение: на 13 л. в 3 экз.

Генеральный директор ___ Н.Л.Мерный

Начальник отдела кадров

____________ О.П.Левчук

С приказом ознакомлен __________ О.С.Полуйчик

Акционерное общество

«Блеск»

ПРИКАЗ

07.09.2010 № 41-К

г. Минск

По личному составу

1. ПРЕДОСТАВИТЬ:

МАЛЕЦ Игорю Викторовичу, специалисту отдела безопасности, отпуск на 40 календарных дней с 12.09.2010 без сохранения заработной платы.

Основание: заявление Малец И.В.

2. ПРИНЯТЬ:

КОЗЛОВА Валерия Михайловича на должность инженера по техническому надзору за ведением строительных работ с 21.09.2008 на время капитального ремонта испытательного корпуса с окладом согласно штатному расписанию.

Основание: 1)трудовой контракт от 06.09.2008 № 18.

2)заявление Козлова В.А. от 20.09.2010

3. ПРЕМИРОВАТЬ:

СОТНИКОВА Юрия Ивановича, ведущего экономиста отдела труда и заработной платы, за своевременное и качественное составление плана по труду в размере 200.000 рублей.

Основание: докладная записка начальника отдела.

Директор ________ Н.Л.Мерный

Начальник отдела кадров

_____________ О.П.Левчук

Гл. бухгалтер

_____________ А.В.Соловьева

С приказом ознакомлены: _________ И.В.Малец

_________ В.М.Козлов

_________ Ю.И.Сотников

В дело 04-12___________

Договор аренды

20.12.2010 № 01/145

г. Минск

Закрытое акционерное общество по выпуску бытовых холодильников «Атлант», именуемое в дальнейшем «Арендодатель» в лице генерального директора Ю.И.Сотникова, действующее на основании Устава, с одной стороны, и Фрунзенский отдел АК БПСМ, именуемый в дальнейшем «Арендатор», в лице директора В.М.Козлова, действующий на основании Уства, с другой стороны, заключили настоящий договор о нижеследующем:

1. ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА.

1.1. Арендодатель сдает, а Арендатор принимает во временное владение и пользование помещение общей площадью 245 кв. м. (далее именуемое «Помещение») по адресу: г. Минск, ул. Козлова, 3.

1.2. Цель использования помещения: под административную часть отдела АК БПСМ.

1.3. Указанные помещения принадлежат Арендодателю на праве собственности (Свидетельство № 01-21/458 от 01.01.2005г).

2. СРОК ДЕЙСТВИЯ ДОГОВОРА.

2.1. Помещение на условиях настоящего Договора арендуется на срок с 1 января 2008 г. по 1 января 2010 г.

2.2. При желании продлить аренду Помещения на следующий срок Арендатор письменно уведомляет об этом Арендодателя за два месяца до истечения срока действия договора.

2.3. В случае не предоставления такого уведомления Арендатор обязуется не препятствовать осмотру Помещения (в период указанный в п. 2.2.) третьим лицам, желающим по согласованию с Арендодателем арендовать его.

2.4. По окончанию срока действия настоящего Договора, а также при его досрочном расторжении, Помещение должно быть освобождено Арендатором. В противном случае Арендатор обязан вносить арендную плату в двойном размере за все время фактического пользования помещением, а также оплатить возможные убытки Арендодателю, которые могут у него возникнуть в связи с не освобождением Помещения Арендатором.

2.5. В случае согласия Арендодателя продлить аренду Помещения на следующий срок, но на других условиях, он письменно уведомляет об этом Арендатора не позднее, чем за один месяц до окончания срока действия Договора. Новый Договор может быть заключен Сторонами до истечения срока действия настоящего Договора.

2.6. Арендатор, надлежащим образом выполняющий принятые на себя обязательства имеет преимущественное право на пролонгацию настоящего Договора в соответствии с действующим законодательством.

3. СТОИМОСТЬ И ПОРЯДОК РАСЧЕТОВ.

3.1. Арендная плана по настоящему Договору производится в рублях в сумме эквивалентной 600 (шестистам) долларам США в месяц, с оплатой по курсу НБ РБ на день платежа.

3.2. Арендная плата вносится Арендатором ежемесячно до 25 числа предыдущего месяца.

3.3. Арендатор обязуется предоставлять подтверждение об оплате.

3.4. Платеж Арендатором производится на счет Арендодателя.

3.5. Платеж считается принятым при поступлении денежных средств на счет Арендодателя.

4. ОБЯЗАННОСТИ АРЕНДАТОРА.

Арендатор обязан:

4.1. Регулярно и в установленные сроки оплачивать арендную плату и счета, выставляемые Арендодателем.

4.2. Содержать арендованное Помещение и инженерные системы в полном порядке, выполняя все правила эксплуатации. Бережно и аккуратно относиться как к самому Помещению, так и к местам общественного пользования.

4.3. Возмещать материальный ущерб, причиненный Помещению, возникший по вине Арендатора, его сотрудников.

4.4. По истечении срока действия настоящего Договора, а также при досрочном его расторжении передать Арендодателю безвозмездно все произведенные в помещении перестройки и переделки, а также улучшения, составляющие принадлежность помещения и неотделимые без вреда от конструкций помещения.

4.5. Содержать арендуемое Помещение в надлежащем санитарном состоянии.

4.6. Соблюдать противопожарные правила, а также правила пользования тепловой и электрической энергией, не допускать перегрузки электросетей.

4.7. Беспрепятственно допускать представителей Арендодателя в арендуемое Помещение с целью проверки их использования в соответствии с настоящим Договором.

4.8. В случае аварий, происшедших не по вине Арендодателя, Арендатор обязан немедленно принять все меры по устранению последствий таких аварий.

5. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ АРЕНДОДАТЕЛЯ.

5.1. Арендодатель обязуется передать Помещение в соответствии с п.1 настоящего договора в течение 5 дней с момента подписания договора. Передача Помещений оформляется двусторонним актом.

5.2. Арендодатель имеет право осуществлять проверку использования Арендатором Помещения в соответствии с условиями настоящего Договора.

6. ВОЗВРАТ ПОМЕЩЕНИЯ АРЕНДАТОРУ.

6.1. По окончанию пользования Помещением Арендатор возвращает Помещение Арендодателю по двустороннему акту свободным от персонала и имущества Арендатора.

6.2. В случае, когда при возврате Помещения будет обнаружено его ухудшение или повреждение, Арендатор обязуется произвести восстановительные работы своими силами, либо оплатить Арендодателю (в течение 10 дней с момента выставления счета) стоимость выполнения этих работ.

7. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СТОРОН.

7.1. При неуплате Арендатором платежей предусмотренных настоящим Договором в установленные сроки, начисляются пени в размере 1% с просроченной суммы за каждый день просрочки платежа.

7.2. В случае невыполнения Арендатором своих обязательств по настоящему Договору, задержки оплаты более чем на 10 дней Арендодатель вправе: произвести отключение электроэнергии, телефонов, ограничить доступ сотрудников Арендатора в Помещение.

7.3. Уплата санкций, установленных настоящим договором не освобождает стороны от выполнения обязательств по настоящему Договору.

Как подшивать документы нитками на 2, 3 и 4 дырки, а также на уголок

Документы сшивают для обеспечения их целостности. Последовательная нумерация, а также скрепление листов шнурком или нитками полностью решают эту задачу.

Иногда шнуровка необходимо согласно правилам, установленным в организации, иногда — согласно законодательству. В этой статье мы рассмотрим как правильно прошить документы в делопроизводстве.

Какие документы необходимо сшивать?

В делопроизводстве чаще всего сшивают документацию для того чтобы передать ее в архив, либо при предоставлении ее в банк и другие финансовые учреждения. Также прошивка документов требуется при сдаче отчетности во внебюджетные фонды и в ФНС. Документ необходимо не только прошить, но и пронумеровать. Сшиваются бумаги либо нитью или лентой, либо при помощи специальных станков.

Подлежат прошивке следующие виды документации:

Также прошивать листы документации необходимо при подаче заявки на участие в тендере и в других случаях.

Видео — как сшивать дела перед сдачей в архив:

Нормативные акты

Нормативная база, которая сегодня регламентирует порядок прошивки документации, очень широка, однако, большинство из нормативных актов уже давно не обновлялись.

Так, основным актом, который регламентирует процесс прошивки документации, является приказ Министерства РФ по налогам и сборам от 18.04.2003, содержащий общие указания по заполнению отдельных видов бумаг, в том числе и их прошивке.

Кроме этого документа, можно выделить следующие нормативные акты:

  • ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
  • Приказ Федеральной налоговой службы от 25 января 2012 г. N ММВ-7-6/25. Согласно данному приказу отменяется обязательная прошивка документации при подаче документов на регистрацию организации или ИП, однако, ФНС все же предпочитает принимать прошитые листы.

Видео — как правильно подшивать дела:

Прошивка документации в некоторых сферах ведения деятельности регламентируется отдельными постановлениями ответственных за сферу организаций. Так, прошивку в банковской сфере регулирует Инструкция ЦБ РФ «По делопроизводству в Центральном банке РФ».

Требования для государственных учреждений

Требования при подаче документации в государственные учреждения отличаются от требований, предъявляемых к бумагам при сдаче, например, в архив. Так, для того чтобы подать бумаги в суд или налоговую инспекцию необходимо следовать нижеизложенным правилам:

  • документы необходимо скрепить в 3 дырки;
  • расстояние между проколами не должно превышать 3 см;
  • сшивается бумага нитью или тонким шпагатом;
  • на последнюю страницу клеится бумага размером 3х5 см, на которую ставятся заверительные подпись и печать.

Особые требования предъявляют к бухгалтерским отчетам, при этом узел на последней странице должен быть заклеен папиросной бумагой.

Как правильно прошивать документы

Документы можно прошить как нитками, так и шнурком или лентой. К этому процессу необходимо отнестись ответственно, ведь в случае если прошивка будет некачественная, слабая, то бумаги можно будет с легкостью разъединить, чего допускать нельзя, ведь сшиваются они чтобы нельзя было подложить к ним другой документ или потерять его часть.

Более того, если вы прошиваете бумаги для предоставления в государственные органы, то неправильно выполненная прошивка может привести к тому, что ФНС, внебюджетные фонды или суд просто откажутся их принять.

В 2 прокола

Прошивка в 2 дырки сама простая. Дырки можно сделать либо с помощью иглы, либо с помощью дырокола. Конечно, проще пропустить нить, ленту или шнурок через отверстия, сделанные дыроколом.

Проколы должны быть с левого края листа (как у обычной книги) примерно в 1-2 см. от него. После того как вы проколете бумагу, необходимо несколько раз пропустить нить через отверстие и завязать концы нити узелком на последней странице.

Видео, в котором показано как сшиваются документы нитками через 2 дырки:

В верхнем правом углу каждого листа требуется поставить порядковый номер страницы.

После этого прошитую документацию необходимо скрепить, наклеив на кончики нити бумагу размером 3х5 см. так, чтобы кончики выглядывали из-под нее. На бумаге ставится надпись «Прошито и пронумеровано», а также указывается количество страниц. После, в зависимости от того, куда бумаги будут предоставлены, на бумаге ставятся такие реквизиты как подпись должностного лица, печать, дата.

На 3 дырки

Несколько сложнее обстоят дела с прошивкой в три прокола, особенно если вы будете сразу прокалывать листы ниткой с иголкой, а не воспользуетесь дыроколом. Чтобы прошить бумаги в три дырки следуйте нижеизложенной пошаговой инструкции со схемой:

  1. Сделайте первый прокол иголкой с ниткой с тыльной стороны прошиваемого документа посередине листа

  1. Второй прокол иголкой делается с лицевой стороны документа

  1. Следующий прокол следует сделать с тыльной стороны третьей дырки

  1. На следующем шаге пропускаем иголку с ниткой в первую дырку — посередине документа с лицевой стороны

  1. После чего следует подтянуть нитки чтобы они плотно стянули прошитые листы и завязать узелок как показано на фото

Видео наглядно поясняет как сшить документы на 3 дырки:

На 4 дырки

Такой вид прошивки делается только для документов, у которых особый статус важности.

Чтобы сшить документацию в 4 дырки придерживайтесь следующей схемы и пошаговой инструкции:

Если сшиваемый документ содержит много листов, то можно предварительно подготовить четыре дырки с помощью дырокола, дрели или специального станка.

  1. Начинать продевать нитку следует с тыльной стороны второй от края дырки.

  1. Далее нитка продевается в дырку, которая ближе всех расположена к краю и ранее пройденной дырке.

  1. После чего снова продеваем нитку также как и на первом шаге.

  1. Далее — с лицевой стороны в следующую от дырку

  1. В крайний прокол с тыльной стороны

  1. С лицевой стороны дырки, которую мы проходили на четвертом шаге

  1. И соединяем концы нитки

  1. При этом стараемся натягивать нить так, чтобы она плотно сжимала листы документов

  1. Остается завязать нитку узлом

  1. Обрезать лишнюю длину концов нитки

Видео — как сшить дело на 4 дырки:

На уголок

Некоторые бумаги могут быть сшиты на уголок, т. е. в верхнем левом углу. Для этого необходимо проделать одно или два отверстия в уголке и несколько раз пропустить через них нить.

Видео — образец сшивки документов через уголок:

Лист бумаги также, как и в остальных случаях, клеится на узелок нити, на него ставятся необходимые для заверения реквизиты.

Как пронумеровать листы

В большинстве случаев нумерация листов при прошивке не вызывает трудностей, однако, необходимо принимать во внимание некоторые нюансы:

  • чаще всего номера страниц ставятся арабскими цифрами по возрастанию;
  • номер листа проставляется справа вверху. Цифра не должна заходить на содержимое листа;
  • если есть приложения, то они также должны быть пронумерованы (используется сквозная нумерация);
  • если к документации прилагаются письма с конвертами, то в первую очередь ставится номер на конверте, а затем только на листах письма;
  • если вы нумеруете дело, в котором несколько томов, то каждый из них нумеруется отдельно;
  • при необходимости нумерации листа нестандартного формата номер ставится также в верхнем правом углу. Если лист выходит за рамки документа, то он сгибается и подшивается в общем порядке;
  • если на листе находится несколько сканов небольших фрагментов (например, чеков), то рекомендуется составить к листу опись и приложить ее к пакету документации, пронумеровав в общем порядке.

Как заверить прошитый документ

После прошивки и нумерации листов пакет документации необходимо заверить. Для его заверения на узел ниток на тыльной стороне клеится бумага так, чтобы оставить самые концы нити свободными.

На бумаге необходимо указать количество листов (как цифрами, так и прописью). Если в прошитом документе есть порванные или поврежденные листы, это также можно указать на заверительной бумаге.

Далее на ней указываются ФИО, должность и подпись лица, прошившего листы или заверяющего их (например, руководителя). Сверху на бумагу ставится печать таким образом, чтобы ее оттиск был как на заверительной бумаге, так и на последнем листе.

Можете образец «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью» скачать в Ворде (Word) — ЗДЕСЬ.

Исправления

При прошивке делопроизводитель может допустить целый ряд ошибок, которые, к счастью, можно исправить. Рассмотрим самые распространенные из них:

  • не вложена часть бумаг. Случается, что в уже прошитый документ делопроизводитель не прикрепил какую-то его часть. В этом случае есть два решения: можно подшить недостающую часть в виде отдельного тома, либо же перепрошить документ заново. Ни в коем случае нельзя просто вложить недостающую часть в уже прошитый пакет бумаг;
  • допущена ошибка в нумерации. Если в нумерации пропущен лист, то можно прибегнуть к литературной нумерации, т. е. после цифры написать букву, например, 14, 15, 15а, 16… Если же допущены серьезные ошибки в нумерации, то можно зачеркнуть неверные цифры и написать их заново. Если сбилось количество листов, указанных на заверительной бумаге, то в ней тоже нужно исправить число листов на верное.

Прошивка документов нужна для того, чтобы исключить возможность подмены или вставки в него листов. В зависимости от важности документа он может быть прошит в 2, 3 и даже 4 дырки. После прошивки листы нумеруются и на узел крепится заверительная бумага с указанием на количество листов и ФИО заверителя. Сверху на бумагу ставится печать, дата и другие необходимые реквизиты.

Читайте статью о том, как пишется врио в документах — большими или маленькими буквами и в каких случаях применяется такое сокращение.

В каких случаях возможно увольнение работника по собственному желанию без отработки.

Сроки хранения отдельных документов по оплате труда

Добрый день!
На «клерке» я нашла очень хорошую шпаргалку по кадровой «первичке».
Предлагаю вам полный перечень, очень понятный, надеюсь пригодится:
Унифицированные формы, которые следует применять при оформлении трудовых отношения с сотрудниками, утверждены Постановлением Госкомсстата РФ от 05.01.2004г. №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации труда и его оплаты».
Данным Постановление утверждены следующие формы первичных документов:
1. По учету кадров:
№Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу»,
№Т-1а «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу».
Эти формы применяются для оформления приема на работу сотрудника (Т-1) или группы сотрудников (Т-1а).
Срок хранения 75 лет.
№Т-2 «Личная карточка работника»,
№Т-2ГС(МС) «Личная карточка государственного (муниципального) служащего».
Личная карточка работника является основным документом по учету данных сотрудников и заводится на всех, без исключения, сотрудников предприятия, с которыми заключаются трудовые договора.
Срок хранения 75 лет.
№Т-3 «Штатное расписание».
Обязательный и очень важный документ, отражающий данные о структуре организации, ее штатном составе и штатной численности. И само штатное расписание и изменения, в него вносимые, утверждаются приказом руководителя.
Срок хранения 3 года.
№Т-4 «Учетная карточка научного, научно-педагогического работника».
Эта форма применяется в научных и образовательных учреждениях для учета научных работников.
Заполняется на основании дипломов доктора наук и кандидата наук, аттестата доцента и профессора и прочих аналогичных документов.
№Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу»,
№Т-5а «Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу»,
оформляет перевод сотрудников на другую должность внутри организации. К приказу подшивается согласие сотрудника в письменном виде.
Срок хранения 75 лет.
№Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику»,
№Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам»,
Применяется для оформления и учета отпусков.
Срок хранения 5 лет.
№Т-7 «График отпусков».
Обязательный локальный нормативный акт, ежегодно определяющий очередность предоставления оплачиваемых отпусков сотрудникам организации в соответствии с положениями статьи 123 Трудового Кодекса.
Утверждается работодателем не позднее, чем за две недели до наступления календарного года.
Порядок составления графика может быть закреплен правилами внутреннего трудового распорядка или положениями коллективного договора, другими внутренними документами организации.
О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала.
Срок хранения 1 год (рекомендуем хранить до прохождения проверки в ИФНС или Трудовой инспекции).
№Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)»,
№Т-8а «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)»,
применяется для документального оформления при прекращении трудовых отношений.
Срок хранения 75 лет.
№Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку»,
№Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку»,
оформляется при направлении сотрудника (сотрудников) в командировку. Заполняется на основании служебного задания (форма Т-10а).
Срок хранения 5 лет (при долгосрочных зарубежных командировках – 10 лет).
№Т-10 «Командировочное удостоверение»,
служит для подтверждения времени пребывания в служебной командировке. В удостоверении отмечается время прибытия сотрудника в место назначения, а так же время отъезда. Данный документ оформляется на основании приказа о направлении в командировку (форма Т-9) и заверяется принимающей стороной.
Срок хранения 5 лет (при командировках в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности – 75 лет).
№Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении»,
содержит в себе информацию о цели поездки сотрудника и ее итоговых результатах. Является основанием для оформления приказа по форме Т-9 и служит для подтверждения экономической обоснованности расходов на командировку.
Срок хранения 5 лет (при долгосрочных зарубежных командировках – 10 лет).
№Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника»,
№Т-11а «Приказ (распоряжение) о поощрении работников»,
оформляется в случае поощрения сотрудников за успехи в работе. Приказ является основанием для внесении соответствующей записи в личную карточку работника (форма №Т-2, №Т-2ГС(МС)) и трудовую книжку работника.
Срок хранения 75 лет.
2. По учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда:
№Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда»,
Является не только документом, отражающим трудовую дисциплину организации, но и служит основанием для начисления заработной платы сотрудникам.
Этот документ нужен компаниям не только для ведения бухгалтерского учета расчетов по заработной плате. Табель необходим также для подтверждения экономической оправданности расходов на оплату труда сотрудников для целей налогового учета, так как по сути своей является документом, подтверждающим фактическое осуществление работниками своей трудовой деятельности.
Форма Т-12 является универсальной и используется в большинстве организаций.
Срок хранения 5 лет (при вредных условиях труда – 75 лет).
№Т-13 «Табель учета рабочего времени»,
используется компаниями, в которых используется автоматическая система контроля явок и отсутствия сотрудников на рабочем месте (турникеты, электронные пропуска и другие системы распознавания, фиксирующие время прибытия и убытия сотрудников).
Срок хранения 5 лет (при вредных условиях труда – 75 лет).
№Т-49 «Расчетно-платежная ведомость»,
№Т-51 «Расчетная ведомость»,
№Т-53 «Платежная ведомость»,
применяются для расчета и выплаты заработной платы сотрудникам. В случае применения формы №Т-49, другие расчетные и платежные документы по формам №Т-51 и №Т-53 – не составляются.
В случае перечисления заработной платы на банковские карточки сотрудникам, составляется только расчетная ведомость (формы №Т-49 и Т-53 не составляются).
Срок хранения 5 лет при условии проведении проверки. (При отсутствии лицевых счетов – 75 лет).
№Т-53а «Журнал регистрации платежных ведомостей»,
применяется для учета и регистрации платежных ведомостей по произведенным выплатам сотрудникам.
Срок хранения 5 лет.
№Т-54 «Лицевой счет»,
№Т-54а «Лицевой счет (свт)» (свт – средства вычислительной техники),
применяются для ежемесячного отражения сведений о заработной плате, всех начислениях, удержаниях и выплатах в пользу сотрудника в течении календарного года.
Срок хранения 75 лет.
№Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику»,
используется для расчета причитающихся сотруднику отпускных выплат.
Срок хранения 5 лет при условии проведении проверки. (При отсутствии лицевых счетов – 75 лет).
№Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)»,
применяется для учета и расчета заработной платы, компенсации неиспользованного отпуска и прочих выплат сотрудникам при расторжении трудового договора.
Срок хранения 5 лет при условии проведении проверки. (При отсутствии лицевых счетов – 75 лет).
№Т-73 «Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы».
Применяется для оформления и учета приема-сдачи работ, выполненных сотрудником по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы.
Служит основанием для окончательного или поэтапного расчета сумм оплаты выполненных работ.
Срок хранения 5 лет при условии проведении проверки. (При отсутствии лицевых счетов – 75 лет).
25.04.12 12:06
Екатерина Анненкова
аттестованный аудитор Минфина РФ, эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению ИА «Клерк.Ру»
Специально для Клерк.Ру

About the author

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *