Документы на печать

Подписи каких должностных лиц какой печатью правильно заверять?

Подпись и печать (а также гриф утверждения документа) являются основными реквизитами, относящимися к составу удостоверения документа, т.е. обеспечивают его юридическую силу. Оттиск печати действительно заверяет подлинность подписи должностного лица организации (того, кто имеет право от имени юридического лица осуществлять организационно-распорядительную и финансово-хозяйственную деятельность). Оттиск печати проставляется на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты получения или расходования финансовых и материальных средств, а также на иных документах в случаях, когда законодательными или иными нормативными правовыми актами устанавливается обязательность проставления печати.

Технически оттиск печати проставляется на свободном от текста месте на уровне наименования должности лица, подписавшего документ, частично захватывая ее. В настоящее время не рекомендуется захватывать оттиском печати часть личной подписи (личного росчерка) должностного лица. Но юридический смысл проставления оттиска печати остается прежним: должностное лицо, чей личный росчерк (подпись) оформлен на данном документе, действительно занимает эту должность в организации, наименование которой вырезано на печати, и имеет право подписывать данный документ. В некоторых случаях для проставления оттиска печати на листе бумаги выделяется специальная площадь, которая обозначается как «МП» («место печати»).

«Лучшие практики» организаций рекомендуют разрабатывать отдельное положение о печатях и штампах, в котором должны быть установлены виды применяемых печатей, порядок их учета, выдачи и т.п. Организация имеет одну «главную» печать и может иметь печати специального назначения:

  • печати структурных подразделений с обозначением их наименований, включая филиалы и удаленные структурные подразделения;
  • печати с обозначением конкретной цели их применения для удостоверения подписей («Для договоров»; «Для договоров возмездного оказания услуг»; «Для счетов-фактур» и т.п.). Иногда на печати указывается ее номер, например, «Для договоров № 3», если изготовлены три печати для удостоверения договоров, которые применяются в трех структурных подразделениях, должностные лица которых на основании доверенностей имеют право заключать договоры конкретной разновидности от имени всего юридического лица.

В качестве приложения к положению о печатях и штампах, а лучше – в качестве самостоятельного классификатора, подлежащего утверждению приказом первого руководителя организации, рекомендуется разрабатывать перечень документов, которые подлежат удостоверению оттиском печати организации («главной» или основной печати). В этот перечень (классификатор) обычно включаются:

  • акты об исполнении договоров (сдачи-приемки работ; оказания услуг);
  • доверенности (генеральные, специальные и разовые, так называемые «бухгалтерские» на получение товарно-материальных ценностей);
  • договоры (практически все основные виды – трудовые, о материальной ответственности, аренде, производстве работ и т.п. Исключение могут составлять клиентские договоры о предоставлении услуг широкому кругу потребителей, которые заключаются в рамках регламентов оказания тех или иных потребительских услуг и имеют массовый характер);
  • задания (технические);
  • заявки на участие в конкурсах и тендерах;
  • командировочные удостоверения;
  • нормы расхода топлива и горюче-смазочных материалов, которые утверждаются приказами руководителя организации;
  • карточка образцов подписей и оттиска печати;
  • представления и ходатайства в вышестоящие организации, уполномоченные государственные органы и органы местного самоуправления;
  • письма гарантийные;
  • поручения (прежде всего платежные);
  • положения о филиалах и представительствах;
  • положения о структурных подразделениях;
  • протоколы разногласий (в процессе исполнения договоров);
  • сметы расходов;
  • справки по личному составу (о месте работы, размере заработной платы, о доходах формы 2-НДФЛ);
  • спецификации на продукцию;
  • тарифы на оказываемые услуги;
  • учредительные документы, уставы и изменения к ним;
  • штатные расписания.

Разработка конкретного перечня (классификатора) имеет важное значение в связи с регламентацией применения видов электронных подписей в организации, т.к. усиленная квалифицированная подпись заменяет в том числе и оттиск «главной» (основной) печати.

Заметьте, что речь идет об удостоверении оттиском печати видов документов, т.е. печать ставится на документ, созданный юридическим лицом. А вот вопрос о том, кто из должностных лиц имеет право подписывать эти виды документов, решается путем делегирования полномочий. Оно фиксируется в:

  • уставе организации: в нем закрепляется факт того, что организация имеет печать с изображением своего наименования и (или) других реквизитов, которые конкретно перечисляются;
  • приказе о распределении полномочий (ответственности) между руководством (руководителями) организации, в котором на самом первом уровне устанавливаются и делегируются полномочия подписания тех или иных документов первым руководителем организации и его заместителями;
  • положении о системе делегирования полномочий, в котором подробно разрабатываются и перечисляются вопросы, находящиеся в зонах ответственности руководителя, его заместителей, главного бухгалтера и других «главных» специалистов (например, руководителя контрольного управления, который является «главным контролером», ответственных за работу с обращениями граждан, за претензионную работу с клиентами и т.п.) с указанием видов документов по каждому вопросу, право подписания которых делегируется соответствующему заместителю или сотруднику;
  • положении о структурных подразделениях при условии делегирования полномочий подписания документов руководителям этих подразделений;
  • положении о должностях, служебных должностных регламентах или должностных инструкциях, в которых также закрепляются делегированные права подписания документов;
  • конкретных регламентах, инструкциях и других технологических и иных документах. В них устанавливаются процессы, виды и разновидности документов, обеспечивающие конкретные процессы, права по подписанию этих документов и удостоверению их оттисками печатей определенного вида; именно на этом уровне осуществляется конкретная регламентация применения печатей специального назначения;
  • доверенностях, в которых подтверждаются (передаются поверенному) права на подписание документов (например, по новому Федеральному закону «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ руководитель может делегировать право подписания бухгалтерской (финансовой) отчетности главному бухгалтеру организации).

Пример 1 СвернутьПоказать

Если начальник отдела кадров имеет право подписывать (заключать) от имени организации договоры возмездного оказания услуг с физическими лицами и это делегированное полномочие зафиксировано в положении об отделе кадров (в разделе «Руководство») и в доверенности, то его подпись должна быть удостоверена оттиском «главной» печати организации, т.к. договоры возмездного оказания услуг включены в перечень (классификатор) документов, подлежащих удостоверению печатью организации. Оттиск собственной печати отдела кадров в этом случае будет недействительным, не обеспечивающим юридическую силу подписи начальника отдела на договоре.

Пример 2 СвернутьПоказать

Допустим, в положении о системе делегирования полномочий и в должностной инструкции заместителя главного бухгалтера по налоговой отчетности зафиксировано его право подписывать справки о доходах сотрудников организации (форма 2-НДФЛ). Поэтому на данном документе будет проставлен оттиск «главной» печати организации, подтверждающий подпись (делегированное право подписания) заместителя главного бухгалтера.

Итак, при анализе юридической силы документа в случае сомнения в его подлинности, а также в случаях проверок и ревизий проверяется прежде всего право подписания документа на основе организационных и распорядительных документов, обеспечивающих систему делегирования полномочий, а не просто оттиск печати.

Какие документы организации должны заверяться печатью организации?

Все юридические лица, казалось бы, должны иметь в наличии печать. Однако ни ГК РФ, ни Федеральный закон от 08.08.2001 N 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» не обязывают их к этому. Но такое требование все же предусмотрено нормами специальных законов:

— для акционерных обществ — п. 7 ст. 2 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ «Об акционерных обществах»;

— для обществ с ограниченной ответственностью — п. 5 ст. 2 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»;

— для унитарных предприятий — п. 3 ст. 2 Федерального закона от 14.11.2002 N 161-ФЗ «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях»;

— для некоммерческих организаций — ст. 3 Федерального закона от 12.01.1996 N 7-ФЗ «О некоммерческих организациях»;

— для жилищных накопительных кооперативов — п. 8 ст. 3 Федерального закона от 30.12.2004 N 215-ФЗ «О жилищных накопительных кооперативах».

При этом указанные юридические лица вправе иметь штампы со своим наименованием.

Примечание. Региональные законодательства продолжительное время еще сохраняли разрешительный порядок изготовления печатей. Например, в г. Москве для получения разрешения на изготовление печати обращались в районное или городское управление внутренних дел (п. 4.14 Положения о порядке регистрации предприятий в г. Москве, утв. Постановлением Правительства Москвы от 17.09.1991 N 97). Этот порядок существовал в городе до 1997 г.

Как видим, об обязательности наличия печати на законодательном уровне не упоминается в отношении обществ с дополнительной ответственностью и товариществ.

Используемые реквизиты

Прежде изготовление печати строго контролировалось государственными органами. Это было установлено Инструкцией о порядке открытия штемпельно-граверных предприятий (мастерских), изготовления печатей и штампов (утв. Приказом МВД СССР от 13.02.1978 N 34). Данная Инструкция канула в Лету с изданием Приказа МВД России от 14.02.1994 N 48.

Одно время московское законодательство устанавливало дополнительные требования к обязательным реквизитам печатей. Эти требования были прописаны во Временных правилах изготовления и основания для уничтожения печатей и штампов на территории г. Москвы (утв. Распоряжением мэра от 25.08.1998 N 843-РМ, утратили силу с февраля 2005 г.). В частности, предусматривалось обязательное указание следующих реквизитов:

— полного наименования организации на русском языке с указанием организационно-правовой формы;

— местонахождения;

— основного государственного регистрационного номера;

— номера городского реестра печатей.

Предусматривалась возможность по усмотрению организации указать идентификационный налоговый номер (ИНН) и код по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Все надзорные функции в части изготовления печати приказали долго жить. В настоящее время ни упомянутый Закон N 129-ФЗ, ни Правила ведения Единого государственного реестра юридических лиц и предоставления содержащихся в нем сведений (утв. Постановлением Правительства РФ от 19.06.2002 N 438), устанавливающие процедуру государственной регистрации юридических лиц, не предусматривают необходимость регистрации эскиза печати при создании организаций.

В приведенных же выше специальных Законах определены лишь общие требования к печати: она должна быть круглой, содержать полное фирменное наименование организации на русском языке и ее местонахождение. На печати может размещаться также фирменное наименование общества на любом языке народов Российской Федерации и (или) иностранном языке. Иногда на печать помещают товарный знак или другие средства индивидуализации (обычно в центре). При их отсутствии в центре довольно часто указывается сокращенное наименование юридического лица.

Порядок использования печатей структурных подразделений следует закрепить в положении о соответствующем структурном подразделении или в специальном локальном нормативном акте организации. В указанном акте обычно устанавливается «введение в действие» всех печатей. В нем же указывают, на каких документах какие печати должны проставляться. Например, печать «для склада» может проставляться на актах приемки товара (форма ТОРГ-1), печать «для корреспонденции» используется для деловой переписки, которую ведут менеджеры фирмы. Здесь же приводятся и лица, ответственные за хранение и проставление оттиска каждой печати.

Несколько выделяется по требованиям печать «для отдела кадров». Инструкцией по заполнению трудовых книжек (утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69) предлагается использование именно печати кадровой службы, то есть печати соответствующего структурного подразделения. Если же в организации не имеется отдела кадров (например, есть только инспектор по кадрам или менеджер по персоналу), то заказывать печать для отдела кадров нецелесообразно. И тогда в центре печати в качестве дополнительного реквизита довольно часто указывается «для кадровых документов». Однако это не столь уж и корректно по отношению к упомянутому нормативному акту.

Использование печати

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст) предусматривает оттиск печати в перечне реквизитов документа. Именно оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на других документах, предусматривающих заверение подлинной подписи (п. 3.25).

Возможно, это и сподвигло к мнению, что прямое и чуть ли не единственное предназначение печати — заверять подписи на документах, причем на всех.

Организация во время своей деятельности выпускает массу документов. И добрую часть из них составляют договоры. Поэтому вопрос наличия (или отсутствия) на них печати — один из насущных для бухгалтерской службы.

Примечание. Нередко организации решают работать не с одной, а с несколькими печатями. Как правило, одна печать — «для финансовых документов». Ее же обычно используют для оттиска на банковской карточке фирмы. Вторая — «для договоров». Она заверяет подпись тех, кто уполномочен подписывать тот или иной контракт, а также дополнения и соглашения к нему. Еще могут быть печати «для склада», «для корреспонденции», «для отдела кадров» и так далее. При этом на любом из перечисленных видов печатей должны присутствовать все реквизиты, которые имеются на «основной» печати организации.

— на договорах — по желанию

Гражданское законодательство не требует обязательного наличия печати на договорах. При оформлении сделок скрепление договоров печатью считается лишь дополнительным требованием (п. 1 ст. 160 ГК). Если в законодательстве РФ или в самом договоре такого указания нет, то скреплять договор печатями нет необходимости. Вполне достаточно в этом случае простого его подписания обеими сторонами.

С этим соглашаются и судьи. В Постановлении ФАС Московского округа от 05.03.2008 N КГ-А40/862-08 они констатировали, что наличие печати, в соответствии с ГК РФ, не является обязательным реквизитом при заключении сторонами договора. Поэтому наличие или отсутствие на договоре печати не является основанием для признания сделки незаключенной либо недействительной. В Постановлении же от 11.05.2006, 18.05.2006 N КГ-А40/3670-06 они уточнили, что печать не является основанием для признания сделки незаключенной либо недействительной, если договор подписан уполномоченным руководителем юридического лица. Статья 153 ГК РФ, на которую ссылается заявитель жалобы, не содержит такого обязательного условия действительности сделки, как наличие печати.

Примечание. При получении документа, заверенного «простой» печатью, для проверки его легитимности можно обратиться с запросом к контрагенту о представлении указанного локального акта. Впрочем, использование специальной печати можно изначально предусмотреть и в самом договоре.

Судьи ФАС Северо-Западного округа в ряде своих постановлений отклонили довод истца о незаключении договора в связи с отсутствием печати:

— стороны достигли соглашения по всем существенным условиям договора, а отсутствие в нем печати арендатора не является основанием для признания договора незаключенным (Постановление от 24.03.2009 по делу N А52-3612/2008);

— договор об ипотеке подписан уполномоченными лицами, удостоверен нотариусом, прошел государственную регистрацию, а Федеральный закон от 16.07.1998 N 102-ФЗ «Об ипотеке (залоге недвижимости)» не устанавливает обязанности проставления печати (Постановление от 16.10.2009 по делу N А21-9765/2008);

— печать на договоре поставки на условиях коммерческого кредита не является обязательным атрибутом (Постановление от 10.01.2008 по делу N А56-37116/2006).

В ГК РФ закрепляется, что законом, иными правовыми актами и соглашением сторон могут устанавливаться дополнительные требования, которым должна соответствовать форма сделки (совершение на бланке определенного вида, скрепление печатью и т.п.), и оговариваться последствия несоблюдения этих требований. Следовательно, в определенных случаях, предусмотренных нормативно-правовыми актами или самими сторонами в договоре, обязательным реквизитом последнего наряду с подписью уполномоченного лица становится и печать.

В обязательном порядке следует применять печать для оформления двойного складского свидетельства и в том случае, если предмет залога остается у залогодателя (ст. ст. 338 и 913 ГК РФ).

Отсутствие же печати на договоре, в текст которого включено положение о том, что договор и изменения к нему должны быть скреплены печатями сторон договора, может повлечь:

— признание договора недействительным, если такое последствие прямо указано в договоре (п. 2 ст. 162 ГК РФ).

Если проставление печати в договорах — дело добровольное, то на некоторых других документах ее наличие обязательно.

Довольно широко в своей деятельности организации используют доверенности. Например, на получение материально-производственных запасов по форме N М-2 либо по форме N М-2а, когда получение материальных ценностей носит массовый характер (обе формы утв. Постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а). Доверенность оформляется бухгалтерией организации в одном экземпляре и выдается под расписку получателю. Выдачу доверенностей регистрируют в заранее пронумерованном и прошнурованном журнале учета выданных доверенностей.

Доверенность должна быть полностью заполнена и иметь образец подписи лица, на имя которого выписана. Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, с приложением печати этой организации (п. 5 ст. 185 ГК РФ).

Отсутствие печати организации, выдавшей доверенность, свидетельствует о недействительности данного документа как не соответствующего требованиям указанного п. 5 ст. 185 ГК РФ (Постановление ФАС Поволжского округа от 28.05.2009 по делу N А49-7388/2006).

Доверенность может быть выдана на представление интересов организации в суде (п. 5 ст. 61 АПК РФ), налоговой инспекции (п. 3 ст. 29 НК РФ), других учреждениях, на проведение переговоров и обмен документами с партнерами и т.д. И во всех этих случаях доверенность без оттиска печати не будет признана действительной — это прямо следует из указанной выше нормы п. 5 ст. 185 ГК РФ.

Так, представленная доверенность, по мнению судей ФАС Московского округа, не могла являться доказательством полномочий представившего ее лица на подписание искового заявления от имени общества, поскольку была подписана неустановленным лицом, доказательства полномочий которого отсутствовали. Помимо этого отсутствовала и печать организации (Постановление от 13.06.2007, 20.06.2007 N КГ-А40/5127-07).

Примечание. От наличия или отсутствия на договоре печати, равно как и от даты ее проставления, не зависит его действительность.

Налоговики также напомнили, что доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, с приложением печати этой организации (Письмо ФНС России от 10.08.2009 N ШС-22-6/627@).

Печать потребуется и при открытии лицевого счета. Ведь, прежде чем открыть счет в банке, необходимо представить пакет документов, среди которых — и карточку с образцами подписей и оттиска печати (форма N 0401026 по ОКУД). Подлинность собственноручных подписей лиц, обладающих правом первой или второй подписи, может быть удостоверена нотариально либо без нотариального свидетельствования подлинности подписей в присутствии уполномоченного сотрудника кредитной организации (п. п. 7.12 и 7.13 Инструкции Банка России от 14.09.2006 N 28-И «Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)»).

При оказании услуг населению организации, осуществляя наличные денежные расчеты и (или) расчеты с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники, должны выдать физическому лицу документ на бланке строгой отчетности, приравненный к кассовому чеку. В пп. «и» п. 3 Положения об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники (утв. Постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 N 359) перечислены обязательные реквизиты такого документа, среди которых есть и печать организации.

К документам, на которых наличие печати обязательно, относятся отдельные формы первичных документов, приведенные в альбомах унифицированных форм, утвержденных постановлениями Госкомстата России. Необходимость оттиска печати на них указывается наличием аббревиатуры «М.П.». В частности, реквизит «Место печати» присутствует в следующих унифицированных формах:

— товарной накладной (форма N ТОРГ-12, утв. Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132);

— акте о приемке выполненных работ, справке о стоимости выполненных работ и затрат, акте о сдаче в эксплуатацию временного (нетитульного) сооружения, акте о приостановлении строительства, акте о приостановлении проектно-изыскательных работ по неосуществленному строительству (соответственно формы N N КС-2, КС-3, КС-8, КС-17 и КС-18, утв. Постановлением Госкомстата России от 11.11.1999 N 100);

— товарно-транспортной накладной (форма N 1-Т, утв. Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78);

— акте об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений (форма N М-35, утв. упомянутым Постановлением Госкомстата России N 71а);

— актах о приеме-передаче основных средств, о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств, о приемке-передаче оборудования в монтаж, о выявленных дефектах оборудования (соответственно формы N N ОС-1, ОС-1а, ОС-1б, ОС-3, ОС-15 и ОС-16, утв. Постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 N 7);

— путевом листе грузового автомобиля (форма N 4-П, утв. Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78).

Без печати указанные документы будут составлены с нарушениями. Из вышесказанного следует, что оттиск печати на первичных учетных документах необходим только тогда, когда это прямо предусмотрено бланком унифицированной формы.

Указанная аббревиатура присутствует и на некоторых унифицированных формах первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1):

— в акте о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы (форма N Т-73);

— командировочном удостоверении (форма N Т-10).

В командировочном удостоверении печатью заверяется не только подпись руководителя организации, направляющего работника в командировку, но и отметки о прибытии командированного в место командировки и выбытии из него. При отсутствии же печати организации, в которую работники направлены в командировку, налоговики не принимают расходы по данной командировке при исчислении налога на прибыль.

На квитанции к приходному кассовому ордеру (форма N КО-1) (утв. Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88) предусмотрен реквизит «М.П. (штампа)». Квитанцию согласно указаниям по ее применению и заполнению надлежит подписывать главному бухгалтеру или лицу, на это уполномоченному, и кассиру. Подписи же заверяются печатью (штампом) кассира. Аналогичное положение предусмотрено и п. 13 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации (утв. Письмом Банка России от 04.10.1993 N 18). Как видим, речь в названных руководящих документах идет не о печати юридического лица, а о печати (штампе) кассира.

То, что действующее законодательство РФ не требует проставления печати юридического лица на квитанции к приходному кассовому ордеру, подтвердили и судьи ФАС Восточно-Сибирского округа. Несоответствие оттисков печати на квитанции и печати принявшей деньги организации не ведет к недействительности документа (Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 22.01.2009 N А33-11360/07-Ф02-7117/08).

Бухгалтерские первичные документы, форма которых не предусмотрена в альбомах унифицированных форм, как известно, должны быть оформлены в соответствии с требованиями, изложенными в п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете». Среди перечисленных обязательных реквизитов самостоятельно разработанного организацией первичного документа ее печать не упомянута.

Так, форма товарного чека не содержится в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Поэтому для принятия его к учету необходимо, чтобы он содержал реквизиты, перечисленные в п. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете. Следовательно, печать организации для него обязательным реквизитом не является (Постановление ФАС Московского округа от 19.06.2006 N КА-А40/5456-06).

Все формы налоговых деклараций, представляемые организациями, должны быть заверены печатью (п. 31 Порядка заполнения налоговой декларации по налогу на добавленную стоимость, утв. Приказом Минфина России от 15.10.2009 N 104н, пп. 2 п. 3.3 Порядка заполнения налоговой декларации по налогу на прибыль организаций, утв. Приказом ФНС России от 15.12.2010 N ММВ-7-3/730@).

При проведении проверок налоговые органы вправе потребовать у налогоплательщика (налогового агента) документы, подтверждающие правильность исчисления и своевременность уплаты налогов (пп. 1 п. 1 ст. 31, п. 1 ст. 93 НК РФ). Поскольку в ИФНС России представляются не подлинники, а копии документов, то их также обязательно нужно заверить подписью руководителя и печатью организации (п. 2 ст. 93 НК РФ).

В налоговую инспекцию организации должны представлять и бухгалтерскую отчетность (пп. 5 п. 1 ст. 23 НК РФ). Формами бухгалтерской отчетности (утв. Приказом Минфина России от 02.07.2010 N 66н) не предусмотрено такого реквизита, как «место печати». Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утв. Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н) и Положением по бухгалтерскому учету «Бухгалтерская отчетность организаций» (ПБУ 4/99) (утв. Приказом Минфина России от 06.07.1999 N 43н) также не устанавливается требование о проставлении печати организации на бухгалтерской отчетности. Таким образом, отсутствие оттиска печати на бухгалтерской отчетности не может являться причиной отказа в ее приеме инспектором налогового органа.

Среди обязательных реквизитов счета-фактуры законодатель печать не упомянул (п. п. 5, 5.1, 6 ст. 169 НК РФ). Поэтому отказ в вычете по причине отсутствия печати в счете-фактуре является необоснованным (Постановления ФАС Поволжского округа от 07.12.2009 по делу N А06-1744/2009, ФАС Московского округа от 14.08.2007, 20.08.2007 N КА-А40/7956-07).

Наличие печати в счете-фактуре (неисправленном) также не является нарушением и не препятствует получению налогового вычета, поскольку внесение налогоплательщиком дополнительных реквизитов в установленную форму счета-фактуры и их заполнение не признаются нарушением, служащим основанием для непринятия к вычету сумм НДС, предъявленных продавцом покупателю (Письма Минфина России от 06.02.2009 N 03-07-09/04, от 26.07.2006 N 03-04-11/127).

Но на практике все же может возникнуть обязанность проставления продавцом оттиска своей печати. Так, исправления, внесенные в счета-фактуры, должны быть заверены подписью руководителя и печатью продавца с указанием даты внесения исправления (п. 29 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утв. Постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 N 914). Поэтому при исправлении ошибок, обнаруженных после составления счета-фактуры, выставившая счет-фактуру организация, в том числе и налоговый агент, должна заверить их подписью руководителя (уполномоченного в установленном порядке лица) и печатью (Письмо ФНС России от 12.08.2009 N ШС-22-3/634@).

Электронно-цифровая подпись (ЭЦП) сегодня является подспорьем для быстрого и надежного обмена документами. Партнеры по бизнесу вправе воспользоваться ею, если они оговорили это при заключении договора (п. 2 ст. 160 ГК). Помимо того что ЭЦП заменяет собственноручную подпись руководителя, она в то же время является и печатью (ст. 19 Федерального закона от 10.01.2002 N 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи»). Поэтому скреплять электронно-цифровой подписью можно не только те документы, «опечатывание» которых происходит по воле сторон, но и те, печать на которых необходима в силу закона.

Требование о проставлении оттиска печати организации в трудовых книжках закреплено, как было сказано выше, в Инструкции по заполнению трудовых книжек, а также в Правилах ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225).

Так, печать необходима на титульном листе и проставляется при оформлении трудовой книжки (п. 2.2 Инструкции). Для этого в правом нижнем углу этого листа предусмотрено соответствующее поле, отмеченное аббревиатурой «М.П.». При этом можно воспользоваться как печатью организации, так и печатью кадровой службы. Аббревиатура «М.П.» использована и на первом листе вкладыша в трудовую книжку (форма трудовой книжки и форма вкладыша в трудовую книжку утв. упомянутым Постановлением Правительства РФ N 225, их же образцы — Приказом Минфина России от 22.12.2003 N 117н).

Печать проставляется также на внутренней стороне обложки при внесении изменений в сведения, содержащиеся на титульном листе (п. 2.3 Инструкции). Например, самый распространенный случай: работница вышла замуж и изменила свою девичью фамилию на фамилию мужа.

При увольнении работника все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, его печатью и подписью самого работника (п. 35 Правил).

Статья 62 ТК РФ обязывает работодателя выдавать работнику копии документов, связанных с работой. Причем эти копии должны быть заверены надлежащим образом.

Согласно Указу Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 N 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (действует в части, не противоречащей ТК РФ (ст. 423)) верность копии документа должна быть засвидетельствована подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью (за исключением случаев, когда определенный документ требует нотариального заверения). При этом на копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации.

Упомянутый ГОСТ Р 6.30-2003 определяет, как именно должна выглядеть заверительная надпись: ниже реквизита «подпись» проставляется надпись «Верно»; далее указывается должность лица, заверившего копию, проставляется его личная подпись, делается расшифровка подписи (инициалы, фамилия), указывается дата заверения и проставляется печать.

Печать индивидуального предпринимателя

Упомянутый Закон N 129-ФЗ не обязывает индивидуальных предпринимателей иметь печать. Московские налоговики в свое время констатировали, что обязанность индивидуального предпринимателя приобретать и использовать печать при осуществлении своей деятельности действующим налоговым законодательством не предусмотрена (Письмо Управления ФНС России по г. Москве от 28.02.2006 N 28-10/15239). Следовательно, логично предположить, что предприниматель вправе, но не обязан иметь свою печать.

Судьи ФАС Дальневосточного округа пришли к выводу, что наличие печати у индивидуального предпринимателя не обязательно, ее наличие остается на его усмотрение, поскольку законодательство не содержит прямого требования о наличии печати (Постановление от 12.09.2008 N Ф03-А51/08-2/3390).

Обязанность наличия печати у предпринимателя все же вытекает из смысла законодательства, а также из практики делового оборота.

Данная точка зрения высказана Верховным Судом РФ в Определении от 20.02.1998 N 58-Г98-2. По мнению высших судей, в практике делового оборота наличие у любого юридического лица и частного предпринимателя печати признается обязательным и само собой разумеющимся. Без такой печати не может быть открыт расчетный счет в банке или другом кредитном учреждении, надлежащим образом удостоверены заключаемые сделки и иные документы. При таких условиях в соответствии со ст. 6 ГК РФ допускается применение гражданского законодательства по аналогии.

В настоящее время индивидуальные предприниматели могут открыть счет в банке и без печати (п. 2.8 Порядка заполнения карточки с образцами подписей и оттиска печати, Приложение 2 к упомянутой Инструкции Банка России N 28-И).

Что касается сделок, то, как было сказано выше, ст. 160 ГК РФ определено, что любая сделка, совершенная в письменной форме, должна быть подписана сторонами. То есть обязательным элементом сделки в письменной форме по общему правилу является только подпись уполномоченного лица.

Тем не менее сложности у предпринимателей при совершении сделок, когда у них отсутствует печать, возникнуть все же могут. Это случается, когда тот или иной нормативно-правовой документ напрямую предусматривает проставление на документе печати: выдача доверенности, бланков строгой отчетности, использование первичных документов, на которых проставляется печать, ведение трудовых книжек и т.д. (см. выше).

Ввиду того что законодательство РФ не дает однозначного разрешения данного вопроса, а проблемы на практике у индивидуального предпринимателя наверняка возникнут, на наш взгляд, печать ему иметь все-таки желательно.

Как запретить печать на принтере, подключенном к компьютеру?

Мой знакомый попросил помочь ему решить следующую задачу. После покупки нового принтера он отнес на работу свой старый лазерный принтер HP LaserJet 1020, чтобы на работе распечатывать различные материалы (книги и др.). Видимо, он использует казенную бумагу для этого. Сотрудники стали в его отсутствие пользоваться этим принтером: подключают его к своим компьютерам и распечатывают свои личные материалы. В результате очень быстро кончается картридж, да и принтер изнашивается. Выяснять, кто конкретно пользуется его принтером, ему не удобно. Он хотел бы найти способ сделать так, чтобы на других компьютерах нельзя было использовать его принтер. В связи с этим возникают следующие вопросы:
1. Как можно быстро разрешить-запретить печать на компьютерах, к котором подключен принтер (актуально для меня, поскольку дома жена и дети распечатывают на единственном домашнем принтере всякую ерунду, я хотел бы сам контролировать процесс печати). Видимо, эту задачу можно решить с помощью включения-выключения сервисов (служб) печати, вот только я не знаю, как это сделать.
2. Как можно решить задачу знакомого (запрет печати с конкретного принтера) при условии, что к некоторым компьютерам сотрудников подключены принтеры других типов, а также не исключена возможность использования других принтеров на ПК, к которым в настоящее время принтеры не подключены. На всех компьютерах установлена Windows 7 (на некоторых 32 бит, других 64 бит)? Возможность доступа к чужим ПК есть. Как я понимаю, просто остановить (запретить) сервисы печати нельзя (как в первой задаче), поскольку к ПК могут быть подключены другие принтеры. Может быть запретить печать на конкретном принтере можно с помощью правки реестра? С реестром я работать умею, но не знаю, как найти нужные ветви и что в них править.

Решение с помощью удаления драйверов не поможет, поскольку и дома, и у знакомого драйвера могут быть установлены заново.
Подскажите, пожалуйста, как можно решить эти задачи.

Куда можно ставить печать для документов — образец?

Где можно ознакомиться с образцами печатей для документов?

Итоги

Какой должна быть печать для документов?

Организации и ИП в целях заверения документов могут использовать печать:

  • основную;
  • структурного подразделения;
  • специальную (например, печать для документов для внутреннего использования).

В законодательстве РФ не содержится какой-либо классификации печатей — использование вышеуказанных разновидностей сложилось на практике.

Необходимость в задействовании печатей для документов, отличных от основной, может быть обусловлена трудностью получения структурными подразделениями фирмы или конкретными сотрудниками оперативного доступа к основной печати. Поэтому им может быть предоставлена возможность пользоваться соответствующими альтернативными инструментами для заверения документов.

С юридической точки зрения все типы печатей, применяемых фирмой, равнозначны, если:

  • посредством них возможна фиксация на бумаге полного наименования компании, а также ее адреса;
  • они имеют круглую форму;
  • название используемой разновидности печати (например, «Для отдела кадров») не противоречит сфере ее использования (то есть отдел кадров не может удостоверять своей печатью документы отдела продаж).

Если документ направляется в государственный орган, заверять его следует только основной печатью. Использование фирмой специальных или соответствующих структурным подразделениям печатей при взаимодействии с партнерами и контрагентами осуществляется с их согласия.

В соответствии с поправками, внесенными законом от 06.04.2015 № 82-ФЗ в ряд федеральных НПА, российские организации в общем случае не обязаны использовать печать в правоотношениях, если иное прямо не предписано отдельными нормами права.

ВНИМАНИЕ! Если ваша компания отказалась от использования печати, вы вправе не ставить ее ни на первичке, ни на декларациях, ни на документах, требумых ФНС. Подробности мы рассказывали .

Узнать больше о специфике применения норм права, регулирующих использование печатей организациями, вы можете в статье «Печать не является обязательным атрибутом первички».

Но если фирма всё же использует собственную печать для документов — куда можно ставить ее, в какую часть листа?

В какую часть документа ставится печать?

Проставляется печать для документов в большинстве случаев рядом с подписью лица, заверившего официальную бумагу. Как правило, в соответствующей области документа присутствует аббревиатура «М.П.» (место для печати). Но если она не предусмотрена исходной формой, не стоит прописывать ее вручную.

Куда можно ставить печать для документов при их заверении? Итак, на заверяемом документе печать должна стоять так, чтобы она позволяла:

  • распознавать иные значимые реквизиты документа (наименования граф и сведения, которые в них содержатся);
  • удостоверить подлинность подписи лица, заверившего документ.

Желательно также, чтобы печать частично захватывала одно из слов, составляющих название должности лица, подписавшего документ.

Контрагентами, налоговиками и иными госструктурами всегда приветствуется как можно более четкий оттиск печати на бумаге (но не жирный).

Можно ли ставить печать «для документов» на доверенность или на документы первичного учета и отчетность рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и бесплатно изучите разъяснения.

Где можно ознакомиться с образцами печатей для документов?

Наши специалисты подготовили для вас несколько образцов печатей для документов, которые используются в различных случаях. А также вы можете посмотреть пример того, как правильно проставляется печать на документе.

Скачать образцы печатей для документов

Итоги

В целях оптимизации документооборота российские фирмы вправе использовать не только основную, но и дополнительные печати для документов. Однако в официальные структуры следует направлять документы, заверенные только основной печатью.

Важно обеспечить отражение в структуре основной и дополнительных печатей для документов названия и адреса фирмы. Все типы печатей для документов, используемые компанией для их заверения, направляемых в адрес внешних субъектов — контрагентов, госструктур, должны быть круглыми.

Куда ставится печать на документах? Она должна быть проставлена так, чтобы не закрывались другие значимые записи, присутствующие в документе.

Ознакомиться с прочими нюансами применения печати при организации документооборота на предприятии вы можете в статье .

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

About the author

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *