Документы передаются в госархив на какое хранение

Передача дел на хранение в государственный архив и в ведомственный архив

Передача дел на хранение в государственный архив осуществляется приемом документов от ведомств по описям дел постоянного хранения с визой экспертно — проверочной комиссии (ЭПК) архивного учреждения, а также по актам приема — передачи.

В государственном архиве строго следят за соблюдением сроков передачи документов от источника комплектования вгосархив. Ниже приводятся сроки передачи документов от источников комплектования в госархив. (Таблица 1)

Таблица 1

Источники комплектования

Срок передачи, лет

Федеральные органы гос. власти; Генеральная прокуратура РФ; гос. объединения; учреждения, организации и т.д

Органы гос. власти и прокуратура краев, областей, городов федерального значения, автономной области, автономных округов и т. д

Органы местного самоуправления; учреждения, организации, предприятия городского и районного подчинения, предприятия сельского хозяйства

Совместные предприятия с участием государства; организации и объединения смешанных форм собственности в установленном капитале которых имеется преобладающая доля федеральной или государственной собственности

Передача документов из каждого учреждения — источника комплектования в государственный архив осуществляется ежегодно или раз в 3 — 5 лет.

Основным документом на основании которого производится прием документов на хранение, является акт приема — передачи документов на хранение. В акте указывается учреждение, передающее документы, и в архив, в который они поступают, а также реальное количество передаваемых копий, количество особо ценных дел и др. Акт составляется в двух экземплярах, подписывается представителями государственного и ведомственного архивов.

Вместе с документами передаются еще два экземпляра описи. Один экземпляр описи остается в ведомственном архиве. На трех экземплярах описи, переданных в госархив , делается отметка о передаче документов. Всего составляется четыре экземпляра описи.

Передача дел на хранение в ведомственный архив осуществляется после оперативной работы с документами. Дела структурных подразделений должны быть переданы на хранение в ведомственый архив. В ведомственный архив сдаются дела, оконченные производством, на срок хранения более 10 лет, а также дела по личному составу.

Передача дел в ведомственный архив осуществляется по описи, составляемой в структурном подразделении.

В процессе передачи дел необходимо проверить:

  • — правильность формирования и оформления дел;
  • — соответствие количества дел постоянного и долговременного хранения, заведенных в соответствии с номенклатурой, и количество этих же дел, включенных в опись.

Дела, передаваемые в ведомственный архив, должны подвергаться в структурном подразделении полному оформлению. Это значит, что каждое дело должно быть переплетено и подшито, листы дела должны быть пронумерованы, причем нумерация должна быть скреплена заверительной надписью в конце дела, где указывается общее количество листов; обложка дела должна быть правильно оформлена т. е. содержать название учреждения и структурного подразделения, делопроизводственный индекс дела, заголовок дела, крайние даты дела, срок хранения дела, количество листов в деле. Кроме того, на особо ценные, личные, судебные и следственные дела, а также другие категории дел составляется внутренняя опись, в которой указывается заголовок и дата каждого документа, его индекс и номер листов дела, на которых находится документ. Ниже приводятся сроки хранения документов в архиве учреждения. (Таблица 2)

Таблица 2

Вид документации

Срок хранения, лет

Записи актов гражданского состояния.; документы по личному составу; записи нотариальных действий и судебных дел

Научная, технологическая, патентная документация

Конструкторская документация

Проектная документация по капитальному строительству

Телеметрическая документация

Кинодокументы, фонодокументы, видеофонограммы

Фотодокументы

Документы на машинных носителях

Источник: «Делис Архив»

Решение принято: компания ликвидируется. Но, к сожалению, это еще не конец. Впереди вас ждет болезненный процесс расставания с ее богатым прошлым: начиная от выплат задолженностей и заканчивая сверкой отчетности с налоговыми органами. Однако и это еще не финишная прямая. Документы – главное наследство ликвидируемой компании, с которым нужно поступить по уму. В обратном случае от недовольства будущих пенсионеров вам не спастись. Что же делать с документами при ликвидации и в какой архив передать ваше бумажное сокровище?

При ликвидации компании документы должны быть переданы на хранение в государственный архив. Это требование не обсуждается ни для коммерческих, ни для государственных организаций. Неважно, работала ли ваша фирма ради процветания российского государства или сугубо на благо частных лиц: часть документов непременно окажутся в распоряжении государственного или муниципального архива. Какие документы и на каких условиях нужно передавать в архив, мы расскажем вам в этой статье. Но прежде необходимо отметить несколько важных законодательных актов, которыми следует руководствоваться во время принятия решений о судьбе документов ликвидируемой компании.

📌 Реклама Отключить

Закон РФ о передаче документов в архив при ликвидации компании

Во-первых, порядок действий с документами при ликвидации организации регламентирован архивным законодательством РФ. В данном случае речь идет об Основных правилах работы архивов организаций, одобренных Росархивом 06.02.2002 г., и Федеральном законе № 125-ФЗ от 22.10.2004 г. «Об архивном деле в Российской Федерации». В частности, в последнем документе практическую пользу представляет статья 23 «Обязанности государственных органов, органов местного самоуправления, организаций по комплектованию государственных и муниципальных архивов архивными документами».

Во-вторых, перед началом всякой ликвидации необходимо ознакомиться не только с частным вопросом передачи документов на архивное хранение, но и с общей процедурой ликвидации юридического лица. Она определяется статьей 63 части I Гражданского кодекса Российской Федерации и гл. VI Федерального закона от 08.08.2001 г. № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей».

📌 Реклама Отключить

В-третьих, помимо указанных выше законов обществу с ограниченной ответственностью придется обратиться к положениям статьи 57 Федерального закона от 08.02.1998 г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью».

В-четвертых, если процесс ликвидации происходит в акционерном обществе, то для решения вопроса об обеспечении сохранности документов нужно изучить Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденные постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 г. № 03-33/пс.

Какие документы нужно передавать на хранение

В государственный или муниципальный архив должны быть отправлены документы постоянного срока хранения, документы по личному составу сроком хранения 75 лет и (внимание!) документы временного срока хранения (до 10 лет), сроки хранения которых не истекли. Требование о передаче на архивное хранение документов временного хранения содержится в ФЗ № 125-ФЗ от 22.10.2004 г. «Об архивном деле в Российской Федерации». В частности, в п. 10 ст. 12 закона установлено: «При ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом». Если вспомнить, что среди документов временного хранения может оказаться важная юридическая и бухгалтерская документация, то данное положение выглядит рационально обоснованным с точки зрения закона. 📌 Реклама Отключить

Напомним, что сроки хранения документов определяются в соответствии с новым Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. Для быстрого определения сроков хранения можно воспользоваться бесплатным интернет-сервисом.

Куда передавать архивные документы

Схема передачи документов при ликвидации компании выглядит просто. Если есть компания, являющаяся ее правопреемником, то документы должны быть переданы в ее добрые руки (см. п. 9.7 Основных правил работы архивов организаций). Если такой компании нет, то аналогичный порядок применяется в отношении вышестоящей организации, которая по закону получит все ваше бумажное наследство. Если нет ни правопреемника, ни вышестоящей организации, документы передаются «на временное хранение в специализированный архив (центр) документов по личному составу, а при его отсутствии ­– в государственный архив» (см. п. 9.7.2 там же). К сожалению, о таких центрах знают не многие, да и созданы они лишь в некоторых регионах страны. К примеру, на основании Постановления Правительства Москвы от 01.02.2000 г. № 81 «О создании архивов административных округов» в столице действуют архивные центры, на которые возложены функции по хранению архивных документов московских организаций. Если в вашем субъекте такие центры пока не появились (что наиболее вероятно), вам придется обратиться в государственный или муниципальный архив. 📌 Реклама Отключить

В отличие от документов постоянного срока хранения и документов по личному составу, которые после ликвидации в обязательном порядке должны храниться в госархиве, в хранении документов временного срока хранения государство вам вправе отказать (если, например, в архиве на момент обращения не оказалось свободных площадей). В этом случае необходимо воспользоваться услугами профессиональной архивной компании, с которой, как показывает практика, при передаче документов на хранение возникает меньше проблем.

Независимо от того, передаете ли вы документы в госархив или частную компанию, во время проведения этой процедуры вам потребуется заключить договор (см. выше п. 10 ст. 12 ФЗ № 125). Договорная основа подразумевает, что расходы по подготовке документов на архивное хранение полностью берет на себя ликвидируемая организация. Соответственно, в распорядительном документе ликвидационной комиссии должен быть предусмотрен пункт, касающийся расходов на хранение документов. Кроме того, в распорядительном документе ликвидационной комиссии важно прописать условие о последующем уничтожении документов организации по истечении временных сроков хранения, а также учесть связанные с этим расходы, которые впоследствии найдут отражение в вашем договоре с госархивом или архивной компанией. Таким образом, организация еще до фактической передачи документов ликвидационной комиссии, к которой переходят все полномочия по управлению делами, должна решить, что делать с документами компании (см. п. 3 ст. 62 Гражданского кодекса РФ). Естественно, что передача документов ликвидируемой организации в руки ликвидационной комиссии должна быть закреплена соответствующим передаточным актом.

📌 Реклама Отключить

Внимание! Если ваша организация является источником государственного комплектования государственных и муниципальных архивов, то новый договор на хранение документов постоянного хранения и документов по личному составу заключать не требуется. Как правило, все коммерческие и общественные организации, а также унитарные предприятия (ГУП, ФГУП) не являются источниками комплектования госархивов, поэтому передача всех документов осуществляется на договорной основе. Для того чтобы выяснить, является ли ваша компания источником комплектования госархива (обычно это крупные ведомственные предприятия), нужно обратиться в соответствующий орган управления архивным делом.

Важный этап – подготовка документов к передаче в архив

Обычно руководство ликвидируемой компании недооценивает объем работы, которым в итоге придется «наградить» своих подчиненных. Благо, если в организации существовало хотя бы какое-то подобие архива. Однако рядовые компании, как правило, не склонны уделять бумажным архивам должного внимания. В итоге все недоработки и промахи в организации работы архивы всплывают во время без того неприятной процедуры ликвидации. Главным образом это касается подготовки документов к последующему архивному хранению. 📌 Реклама Отключить

В соответствии с законом «Об архивном деле в РФ», упорядочение архивных документов ликвидируемой организации является обязанностью ликвидационной комиссии или конкурсного управляющего (см. п. 10 ст. 23). Другими словами, подготовка архивных документов (постоянного и временного срока хранения, документов по личному составу) ваша организация выполняет самостоятельно и, следовательно, за свой счет.

Согласно Основным правилам работы архивов организаций (см. подп. 3.7.12), такая подготовка представляет собой совокупность нескольких процедур: проведение экспертизы ценности (с помощью полистного просмотра дел), непосредственное оформление дел (подшивка, переплет, нумерация листов, составление листа-заверителя и внутренней описи документов дела) и составление описей (описи дел постоянного хранения, описи дел по личному составу, описи дел временного хранения) и научно-справочного аппарата к ним.

📌 Реклама Отключить

Обработка документов к архивному хранению – процедура трудоемкая, особенно если вы с ней никогда раньше не сталкивались. Для ее проведения рекомендуется обратиться к сотрудникам профессиональной архивной компании. Закон этому ни в коем случае не препятствует. Все, что нужно сделать председателю ликвидационной комиссии или конкурсному управляющему, – заключить с компанией-исполнителем договор на оказание услуг по экспертизе ценности и упорядочению документов (архивной обработке).

Несколько практических советов при ликвидации

  • Для того чтобы передать документы на хранение в госархив, вам необходимо обратиться в соответствующий орган управления архивным делом на территории вашего субъекта РФ. Обычно информацию об архиве можно найти на сайте местной администрации. Подготовьтесь к встрече с архивистом заранее. Выясните крайние даты документов, хранящихся в архиве вашей организации, и подсчитайте количество дел отдельно для каждой категории документов: постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения, временного (до 10 лет) хранения и по личному составу. Не факт, что госархив примет все бумаги, но незнание элементарной информации явно не ускорит процесс. Помните, что у каждого архива могут быть дополнительные требования к хранению документов, которые стоит заранее уточнить у архивных сотрудников.
  • Тщательно продумайте условия договора приема-передачи, будь то договор с государственным архивом или архивной компанией. В нем фиксируются обязательства сторон, состав передаваемых документов, порядок и сроки передачи документов на хранение и др. Во время непосредственной передачи документов ликвидируемой компании необходимо проверить наличие дел, указанных в описях. По итогам проверки составляется акт приема-передачи, в котором указывается количество, техническое состояние передаваемых дел или отмечается отсутствие дел. Акт составляется в двух экземплярах и заверяется подписью председателя ликвидационной комиссии (или конкурсного управляющего) и руководителя архива.
  • Позаботьтесь о сохранности особо важных документов. Те документы, которые необязательно передавать в государственный архив (документы временного срока хранения), лучше отправить на хранение в профессиональные архивохранилища. Преимущество архивных компаний очевидно: современные системы безопасности (от круглосуточной охраны до RFID-меток на архивных коробах) обеспечивают более высокий уровень защиты по сравнению с тем, что вам может предложить государство. Более того, сегодня архивные компании работает в тесном сотрудничестве с госархивами и при необходимости могут предоставить вам дополнительный комплекс услуг: от архивной обработки (перед передачей документов в архив) до уничтожения (для документов, сроки хранения которых истекли).

Напоследок, отметим, что обязанность ликвидируемой компании передавать документы на хранение в государственный или муниципальный архив прежде всего обусловлена обеспечением социальных прав граждан, связанных с назначением трудовой пенсии. Именно поэтому процесс ликвидации не должен проходить по принципу «после нас хоть потоп». Как участник социально-правовой жизни общества каждая организация должна помнить о том, что от ее действий в этот непростой период зависит будущее бывших сотрудников компании.

Передача дел на архивное хранение

По завершении цикла делопроизводства выполняется подготовка и передача документов на архивное хранение в соответствии с положениями Федерального закона от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и на основании действующих нормативных актов.

Основные этапы передачи документов на хранение

Процедура передачи дел на архивное хранение проводится следующим образом. Первоначально выполняется подготовка дел, а также экспертиза ценности документации с определением сроков хранения. Исполненные бумаги с типовой номенклатурой систематизируются, подшиваются и нумеруются в папки дел в строгом хронологическом порядке. При этом каждая папка не может содержать более 250 листов общей толщиной не более 40 мм. Оформление обложки при передаче дел в архив включает в себя указание:

  • наименования предприятия;
  • номенклатуры (номера и тома дела);
  • начального и конечного сроков хранения;
  • архивного шифра;
  • количества листов;
  • наименования структурного подразделения и телефона исполнителя;
  • особых и дополнительных отметок.

При подготовке и передаче документов на архивное хранение каждый лист нумеруется с проставлением порядкового номера страницы в правом верхнем углу. В нумерацию не включаются листы, содержащие внутреннюю опись дела, заверения, распорядительные листы. При наличии конвертов-вложений номер проставляется в первую очередь непосредственно на конверте, а затем в порядке последовательности – на листах-вложениях. Если в процессе оформления передачи дел на хранение в нумерации допущена ошибка, используются литерные номера.

Для обеспечения сохранности сформированные документы для передачи дела в архив прошиваются путем выполнения 4 проколов. При этом все скрепки и зажимы предварительно удаляются, а в начало дела подшивается чистый лист. В случае передачи дел на хранение, содержащих лицевые счета сотрудников организацию, требуется выполнение архивного переплета.

К каждой единице прикладывается лист-заверитель с указанием особенностей физического состояния документов. Для передачи дел в архив со сроком хранения свыше 10 лет, а также документации по кадровому учету составляется внутренняя опись, которая затем вкладывается в папку. В ней содержится перечень и краткое описание входящих в данное дело документов.

Подготовка и организация процедур для передачи дел и документов на архивное хранение может выполняться непосредственно внутренними силами компании. Для этих целей создается комиссия из 3 человек, включая главного бухгалтера и штатного сотрудника, ответственного за обеспечение архивного хранения. Формирование передачи дел на хранение может быть также выполнено специалистами сторонней компании, имеющей лицензию на право осуществления архивной деятельности (Основные Правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г.), с которой предприятие заключает договор на депозитарное хранение и оказание сопутствующих услуг.

После систематизации всей документации и формирования составляется сводная опись для передачи дел в архив.

Заключительным этапом является передача документов на архивное хранение непосредственно в специализированное архивохранилище. Уполномоченным сотрудником организации и архивистом сверяются реквизиты и содержание всех передаваемых дел, затем составляется и подписывается общая архивная опись.

Передача документов на архивное хранение

Все документы, которые создаются в делопроизводстве за время работы государственных организаций, учреждений, органов, а также коммерческих компаний должны проходить единый делопроизводственный цикл. Передача документации на архивное хранение является заключительным этапом делопроизводства. В качестве последнего пункта назначения может выступать муниципальный (государственный) архив и ведомственный архив, документами которых составляется государственная часть Архивного фонда России, вследствие чего законодательством нашей страны строго регламентируется процедура подготовки документов к хранению и непосредственной сдачи этих документов в архив.

Виды архивов для хранения документов

Федеральные государственные архивы могут принимать на хранение документы, которые имеют общенациональную значимость (Российский государственный военный архив, Государственный архив РФ и т.д.). Архивные нужды определенных регионов обслуживаются Государственными архивами субъектов РФ. Так, к примеру, в обязанность ликвидируемых организаций Санкт-Петербурга и Москвы входит осуществление передачи документов по личному составу в Центральный госархив документов по личному составу ликвидированных государственных предприятий, учреждений, организаций Санкт-Петербурга и Центральный госархив трудовых отношений города Москвы соответственно. Во многих других субъектах страны функционируют аналогичные архивы, которые принимают документы по личному составу.

Муниципальные архивы являются ответственными за учет, хранение и комплектацию архивных документов в рамках муниципального района, муниципального учреждения или городского округа. Передача документов на хранение в архивы муниципального типа осуществляется общественными и кооперативными организациями, государственными предприятиями и учреждениями, а также частными лицами.

Документы ведомственных архивов выступают в качестве источника пополнения государственных фондов, даже, несмотря на то, что они не являются частью системы государственной архивной службы. Это архивы областных учреждений, отдельных организаций, а также архивы всевозможных ведомств (Минздрав, Минобразования, Минкультуры и другие ведомства имеют собственные архивные службы) и др.

Необходимо отметить, что передаче на хранение в архивы государственной части Архивного фонда РФ могут подлежать далеко не все документы. К организациям, которые являются источниками комплектования, предъявляются наиболее строгие законодательные требования. В обязанность таких организаций входит сдача в государственный архив документов постоянного срока хранения согласно утвержденному графику (к примеру, раз в три или пять лет и т.д.). Документы по личному составу хранятся в каждой организации безотносительно к форме собственности. Но их передача в государственный архив может осуществляться только при ликвидации организации.

Каким образом происходит передача документации на хранение в архивах

Передаче документации в архив обязательно предшествует комплекс мероприятий подготовительного характера, называющийся научно-технической обработкой документации. В самом общем смысле это упорядочивание документации в соответствии с требованиями законодательства. Началом научно-технической обработки документов можно считать организацию и проведение работ, направленных на экспертизу ценностей. Задачей экспертной комиссии организации, создаваемой для данных целей, является определение сроков хранения, подбор и подготовка документов к хранению в архиве.

По итогам экспертизы ценности дела временного (свыше десяти лет) постоянного хранения и по личному составу отправляются на научную и техническую обработку согласно «Основным правилам работы архивов организаций». Данный этап включает осуществление формирования дел, нумерацию листов, составление листа-заверителя на все дела, проведение переплетных работ, оформление обложек, а также составление внутренних описей дела (на установленные виды документов), описей дел и предисловий к любой описи. В случае ликвидации организации на весь архивный фонд составляется еще и историческая справка.

Непосредственная передача документации на хранение в архив происходит после проведения научно-технической обработки документации на основании ранее составленных описей. Фиксация приема документов должна производиться с помощью акта приема-передачи документов. Составляется данный акт в двух экземплярах, один из которых остается в архиве, а другой – в организации.

Оформление документов для передачи

В процессе подготовки документов к передаче на хранение в архив акцентировать внимание необходимо на оформление сопутствующих документов и составляющих оформления. Для составления листов-заверителей, описей, предисловий к описям, исторических справок используются утвержденные формы. Объединять дела по личному составу и постоянного характера в одну опись категорически запрещается. Документы должны быть переплетены в твердую обложку в соответствии с государственными требованиями. Элементом оформления обложки является проставление таких реквизитов:

  • наименование структурного подразделения организации и самой организации;
  • заголовок дела;
  • дата дела или крайние даты дела;
  • число листов в деле;
  • время хранения дела;
  • индекс дела по номенклатуре дел (при наличии);
  • номер тома;
  • архивный шифр дела (номер фонда, описи дел и самого дела).

Не существует необходимости в оформлении корешков дел при передаче документов на хранение в государственный архив.

Санкции за нарушение требований к хранению в архиве

Для обеспечения сохранности документов необходимым является такое требование архивного законодательства, как передача документов на хранение в архиве. Согласно данному требованию, нарушители наказываются штрафными санкциями в размере 100-500 рублей (статья 13.20 КоАП). Штраф до 300 тысяч рублей будет назначен обществам с ограниченной ответственностью и акционерным обществам при неисполнении сроков и порядка хранения документов (статья 13.25 КоАП).

Штрафы со стороны архивных служб не являются единственными, кроме них существуют еще и санкции, которые могут накладываться контролирующими органами при игнорировании их запросов о представлении определенных документов. При этом за нарушение законных требований придется заплатить тем большую сумму, чем большой ценностью пользуются документы. Так, в соответствии с 126-ой статьей НК РФ, непредставление в налоговый орган одного документа наказывается штрафом в размере 200 рублей. Более серьезным наказанием станет потеря первичных документов за один и более налоговых периодов – в соответствии с 120-ой статьей НК РФ оно будет составлять до 30 тысяч рублей.

About the author

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *