Экспертная комиссия

Образец приказа о создании экспертной комиссии

Нужно ли вынимать документы из папок перед уничтожением?
Нет, не нужно! Перед тем, как документам попасть в шредер, они проходят через пункт сортировки, где документы вынимаются из файлов и отделяются от папок «корона».

Какая скорость шредирования документов?
Наши шредеры уничтожают от 3 тонн документов в час!

За сколько времени необходимо оставлять заявку на уничтожение документов?
Желательно отправить нам заявку на уничтожение документов не позднее чем за 1 рабочий день, это связано с планированием логистики.

Может ли представитель нашей организации наблюдать за процессом уничтожения документов?
Да, без проблем!

Кто в организации несет ответственность за организацию уничтожения документации?
Ответственность за организацию уничтожения документов организации, возлагается на ее руководителя.

На основании каких документов можно списывать документы на уничтожение?
Документы уничтожаются на основании акта о выделении документов к уничтожению, данный акт могут составить наши специалисты.

Можем ли мы сами доставить документы на Ваш пункт уничтожения?
Конечно, при этом стоимость уничтожения документов будет снижена.

Каким образом происходит сжигание документов?
Сжигание документов производится в печах с вихревым кипящим слоем инертного материала – кварцевого песка при температуре более 800 градусов.

Что нужно делать с документами организации после ее ликвидации?
После ликвидации организации, документы по личному составу (75 лет хранения), в обязательном порядке должны быть переданы в архив на государственное хранение.

На ком лежит ответственность по организации и передачи документов в архив на государственное хранение при банкротстве предприятия?
При банкротстве предприятия, ответственность по сдаче документов в архив на государственное хранение лежит на конкурсном управляющем. Конкурсный управляющий может привлечь архивную компанию для архивной обработке и передачи документов в архив на государственное хранение.

Какой документ подтверждает передачу документов в архив на государственное хранение?
Договор с государственным архивом о передаче документов на хранение и акт приема передачи документов на государственное хранение. Во время конкурсного производства, предъявляется акт приема передачи документов на государственное хранение.

Кем должен быть выдан акта о приеме документов на государственное хранение?
Акт о приеме передаче документов на хранение в государственный архив, выдается непосредственно в том государственном архиве, куда были сданы документы.

Когда необходимо начинать готовить документы для передачи в государственный архив?
Процесс передачи документов на государственное хранение дело не быстрое и иногда может достигать от одного месяца до года, именно по этому проводить архивную обработку документов желательно ежегодно, однако если так получилось, что архивом в организации никто не занимался, следует обратиться в архивную компанию в самом начале процесса ликвидации или банкротства. Более того, не стоит забывать мудрую пословицу — Порядок в документах, порядок в делах!

Мы хотим сдать документы на государственное хранение, какие документы нам необходимо подготовить для Ваших специалистов?
Наши специалисты проведут полистную экспертизу ценности документов, после чего будут отобраны документы, подлежащие обязательной передаче в архив на государственное хранение.

Экспертиза ценности документов

Кто проводит экспертизу ценности документов?

Экспертная комиссия – это специально сформированный совещательный орган, который организовывает и проводит оценку ценности документа.

Управляющий организацией обычно занимает пост руководителя экспертной комиссии. В составе комиссии также должны находиться наиболее опытные и квалифицированные сотрудники, которые хорошо ознакомлены с составом и содержанием всего документооборота организации.

Экспертная комиссии может состоять из:

  • начальника отдела кадров;
  • заместителя начальника бухгалтерии;
  • начальника канцелярии;
  • и др.

Специалисты экспертной комиссии должны определить значимость и ценность информации, которая содержится в документации. Если в организации присутствует специалист по работе с архивами, то его следует принять в состав комиссии, т.к. он осведомлен в вопросах хранения и утилизации документов в компании.

Порядок проведения экспертизы ценности документов в архиве организации

Перед началом осуществления экспертизы ценности документов руководитель формирует Приказ о созыве экспертной комиссии. Все собрания экспертных комиссий вносятся в протокол.

Деятельность экспертной комиссии регламентируется «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» от 2015 года.

Члены экспертной комиссии рассматривают дела различного срока архивного хранения, дела, проходящие по личному составу, акты о наличии документов с истекшим сроком хранения.

Основное предназначение экспертной комиссии – отобрать значимые для организации дела на хранение и определить документы на утилизацию с помощью экспертизы ценности.

Члены экспертной комиссии имеют право не принимать к обработке некачественные и неправильно обработанные документы. Это право им дает п. 4.5 Приказа Росархива «Об утверждении примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия».

Экспертиза ценности определяет документы, которые необходимо отправить в архивное хранение или на утилизацию, в соответствии с установленными законом сроками хранения документов — «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденным приказом Минкультуры России №558 от 25.08.2010.

Этим правилам должны следовать все организации без исключения. При необходимости сроки хранения можно увеличить при одобрении экспертной комиссией, но уменьшать их нельзя.

При отборе дел на уничтожение экспертная комиссия просматривает документы внимательно, полистно, чтобы убедиться, что срок хранения истек, и компания больше не нуждается в использовании документа.

Методы экспертизы ценности документов

Под экспертизой ценности понимается изучение документации на основании определенных критериев ценности, с целью выявления сроков хранения для отбора на архивное хранение или уничтожение документов.

Периодичность осуществления экспертизы ценности документов составляет 1 год.

Главная цель экспертизы – определить, какие документы обладают ценной информацией для организации, и отобрать их на постоянное хранение, и какая документация не представляет важности для компании и отправится на уничтожение.

Этапы проведения экспертизы ценности документов и оформление результатов определены в «Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» от 2015 года.

Примерное положение об экспертной комиссии организации

УТВЕРЖДЕНО
приказом Федерального архивного
агентства от 11.04.2018 г. № 43

Зарегистрирован в Минюсте России 15.06.2018.
Регистрационный № 51357.

    I. Общие положения

  1. Примерное положение об экспертной комиссии организации (далее – Примерное положение) разработано в соответствии с подпунктом 9 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. № 293 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, № 26, ст. 4034).

  2. Экспертная комиссия организации (далее – ЭК) создается в целях организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, образовавшихся в деятельности организации.

  3. ЭК является совещательным органом при руководителе организации, создается приказом организации и действует на основании положения, разработанного на основе Примерного положения, утвержденного руководителем организации.

    Организации, выступающие источниками комплектования федеральных государственных архивов, согласовывают положение об ЭК с экспертно-проверочной комиссией федерального государственного архива; организации, выступающие источниками комплектования государственных архивов субъектов Российской Федерации, муниципальных архивов, – с экспертно-проверочной комиссией уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела (далее – ЭПК) или государственным (муниципальным) архивом в случае наделения его соответствующими полномочиями.

  4. Персональный состав ЭК определяется приказом руководителя организации.

    В состав ЭК включаются: председатель комиссии, секретарь комиссии, представители службы делопроизводства и архива, основных структурных подразделений организации, государственного или муниципального архива, источником комплектования которого выступает организация (по согласованию).

    Председателем ЭК назначается один из заместителей руководителя организации.

  5. В своей работе ЭК руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169; 2006, № 50, ст. 5280; 2007, № 49, cт. 6079; 2008, № 20, ст. 2253; 2010, № 19, ст. 2291, № 31, ст. 4196; 2013, № 7, ст. 611; 2014, № 40, ст. 5320; 2015, № 48, ст. 6723; 2016, № 10, ст. 1317, № 22, ст. 3097; 2017, № 25, ст. 3596; 2018, № 1, ст. 19), законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях , законами и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации в области архивного дела, локальными нормативными актами государственного органа.

    II. Функции ЭК

  6. Экспертная комиссия осуществляет следующие функции:

    6.1. Организует ежегодный отбор дел, образующихся в деятельности организации, для хранения и уничтожения.

    6.2. Рассматривает и принимает решения о согласовании:

    а) описей дел постоянного хранения управленческой и иных видов документации;

    б) перечня проектов/объектов, проблем/тем, научно-техническая документация по которым подлежит передаче на постоянное хранение;

    в) описей дел по личному составу;

    г) описей дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения;

    д) номенклатуры дел организации;

    е) актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;

    ж) актов об утрате документов;

    з) актов о неисправимом повреждении архивных документов;

    и) предложений об установлении (изменении) сроков хранения документов, не предусмотренных (предусмотренных) перечнями типовых архивных документов, а также перечнями документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации и подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения, с последующим представлением их на согласование ЦЭПК при Росархиве.

    к) проектов локальных нормативных актов и методических документов организации по делопроизводству и архивному делу.

    6.3. Обеспечивает совместно со структурным подразделением организации, осуществляющим хранение, комплектование, учет и использование архивных документов (далее – архив организации) представление на утверждение ЭПК согласованных ЭК описей дел постоянного хранения управленческой и иных видов документации, перечней проектов, проблем (тем), научно-технической документации, подлежащей передаче на постоянное хранение.

    6.4. Обеспечивает совместно с архивом организации представление на согласование ЭПК или государственного (муниципального) архива, в случае наделения его соответствующими полномочиями, согласованные ЭК описи дел по личному составу, номенклатуру дел организации.

    6.5. Обеспечивает совместно с архивом организации представление на согласование ЭПК актов об утрате документов, актов о неисправимых повреждениях архивных документов.

    6.6. Совместно с архивом организации, службой делопроизводства и кадровой службой организует для работников организации консультации по вопросам работы с документами, оказывает им методическую помощь, участвует в подготовке и проведении мероприятий по повышению их квалификации.

    III. Права ЭК

  7. ЭК имеет право:

    7.1. Давать рекомендации структурным подразделениям и отдельным работникам организации по вопросам разработки номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов для передачи в архив организации.

    7.2. Запрашивать у руководителей структурных подразделений:

    а) письменные объяснения о причинах утраты, порчи или несанкционированного уничтожения документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документов по личному составу;

    б) предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов.

    7.3. Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений о ходе подготовки документов к передаче на хранение в архив организации, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов, в том числе Архивного фонда Российской Федерации, о причинах утраты документов.

    7.4. Приглашать на заседания ЭК в качестве консультантов и экспертов представителей научных, общественных и иных организаций.

    7.5. Не принимать к рассмотрению и возвращать на доработку документы, подготовленные с нарушением правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях.

    7.6. Информировать руководство организации по вопросам, относящимся к компетенции ЭК.

    IV. Организация работы ЭК

  8. ЭК взаимодействует с соответствующей ЭПК архивного учреждения, а также с соответствующим государственным (муниципальным) архивом.

  9. Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости. Все заседания ЭК протоколируются.

  10. Заседание ЭК и принятые решения считаются правомочными, если на заседании присутствует более половины ее состава.

  11. Решения ЭК принимаются по каждому вопросу (документу) отдельно большинством голосов присутствующих на заседании членов комиссии. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЭК.

    Право решающего голоса имеют только члены ЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса.

  12. Ведение делопроизводства ЭК возлагается на секретаря ЭК.

ИСТОРИЯ ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

Борисова И.С.
Тамбовский государственный университет имени Г.Р.Державина
uraevairinavic_1608@mail.ru

Основы методики экспертизы ценности документов начали закладываться в XIV— XVIII вв. Более бурное развитие экспертиза получила в XIX в. и окончательно сформировалась в XX в .

В России экспертиза ценности документов начала широко проводиться в первой половине XIX в., в связи с переполнением исторических и ведомственных архивов «ненужными бумагами». «Разборка решенных дел» привела к уничтожению значительного комплекса документов .

В 1873 г. при Министерстве народного просвещения была образована Временная Комиссия об устройстве архивов. Комиссия резко выступала против уничтожения документов и еще раз подтвердила тезис о том, что дублетные источники следует передавать в библиотеки. Период XIX — начала XX вв. характеризовался появлением таких «титанов» архивной науки как Д.Я. Самоквасов и Н.В. Калачов, которые предложили проекты архивных реформ. Их цель состояла не только в централизации архивного дела, но и в объединении всех архивных документальных комплексов страны в Единый Государственный Архивный Фонд .

В первой половине XIX в. экспертиза ценности рассматривалась в основном как средство определения практического и справочного значения материалов. О научной ценности источников вопрос поднимался лишь в единичных случаях. Н.В. Калачов впервые в отечественном архивоведении сформулировал две основные задачи экспертизы ценности: выяснение справочного значения материалов в текущих архивах и научного значения в исторических.

Вопросы экспертизы ценности привлекали пристальное внимание Временной комиссии об устройстве архивов, созданной в 1873 г. Комиссия признала обоснованным распределение дел на три разряда (постоянного хранения, временного хранения и подлежащих уничтожению). Временная комиссия и сам Н.В. Калачов резко выступали против хищнического уничтожения материалов. Определенное значение для практики имел тезис Н.В. Калачова о том, что материалы нельзя уничтожать до их сдачи в архивы. Основываясь именно на нем, в период с 1875 по 1885 гг. удалось временно приостановить уничтожение источников ведомствами .

Современные экспертиза ценности документов и комплектование архивов ведут начало с 1920-х годов. Первыми декретами по архивному делу было сформулировано принципиальное положение экспертизы ценности документов, которому архивисты следуют и в настоящее время: хранить только то, что имеет значение «для изучения каждой жизни в ее проявлениях

В 1920-1930 годы XX века в России сформировались экспертные органы: экспертные и экспертно-проверочные комиссии (ЭПК) для определения ценности документов .

Архивоведение 1920-х гг. XX в. не располагало аппаратом оценки научного значения документов, не существовало теории экспертизы, не употреблялся термин «экспертиза ценности документов». Разработка такого аппарата в достаточно полном виде осуществлена во второй половине 30-х гг. XX в., что свидетельствовало о начале формирования архивоведческой теории экспертизы. Дальнейшее развитие теории экспертизы было связано с использованием достижений источниковедения (в форме источниковедческого подхода) и теории информации (в форме информационного подхода) .

В последующий период продолжались поиски рациональных приемов и способов оценки и отбора на государственное хранение. Нормативно-методические документы 1940 – 1950-х гг. определяли основную задачу экспертизы ценности документов как отбор документов на хранение и уничтожение. Положение о Государственном архивном фонде от 13 августа 1958 г. внесло существенные уточнения в организацию и методику экспертизы ценности документов. На первое место выдвигалась задача отбора документов на хранение .

В конце 1950-х гг. была отмечена значительная перегруженность государственных архивов документами, не имеющими научно-исторического значения, в связи с чем было принято решение о необходимости разработки перечней учреждений, документы которых подлежат первоочередному приему на государственное хранение, и учреждений, от которых прием материалов должен быть временно прекращен. Архивным учреждениям предложено провести экспертизу ценности ранее принятых на государственное хранение фондов, а также организовать изучение наиболее актуальных вопросов экспертизы и комплектования .

Было выделено два основных вопроса: о научно-исторической ценности документов низовых учреждении и целесообразности их приема в государственные архивы; о составлении перечней документов, подлежащих приему на государственное хранение. ЭПК перешли к рассмотрению описей на документы постоянного хранения. Учреждениям было предоставлено право самостоятельного уничтожения документов с временными сроками хранения. Был уточнен круг учреждений, передающих документы на государственное хранение, установлен долговременный срок хранения документов по личному составу .

Значительным достижением в развитии экспертизы ценности документов явились подготовка и издание в 1943 г. «Перечня типовых документальных материалов, образующихся в деятельности народных ко­миссариатов и других учреждений, организаций и предприятий, с указа­нием сроков хранения материалов» и корректировка на его основе ве­домственных перечней .

Утвержденные в 1957 г. «Правила работы архивов учреждений, орга­низаций и предприятий» основную задачу экспертизы ценности документов определили как отбор документов на хранение и на уничтожение. «Правила экспертизы научной и практической ценности документальных материалов в государственных архивах», утвержденные в 1957 г., фактически заново осветили ряд вопросов, имеющих принципиальное значение не только для работы государственных архивов, но и для теории и методики экспертизы в целом. В Правилах было дано понимание экспертизы как определения научного, политического и практического значения документальных материалов и отбор их для хранения или уничтожения, проводимые на основе принципов и критериев. Перечень типовых документов, изданный в 1957 г., учел опыт разработки и применения многочисленных ведомственных перечней документов и значительно превосходил по объему Перечень 1943 г. В нем появились новые разделы (вопросы производства, просвещения, образования и т.д.) и подразделы; уточнены формулировки и сроки хранения многих статей; даны развернутые указания по его применению .

В 1970-1990-е годы XX в. ВНИИДАД при участии архивных учреждений подготовлены: «Основные положения отбора документов с повторяющейся информацией на государственное хранение» (М., 1976); «Методические рекомендации по отбору на государственное хранение документов по личному составу» (М., 1976); «Методические рекомендации по проведению целевой комплексной экспертизы ценности документов, хранящихся в государственных архивах» (М., 1988); «Отбор на государственное хранение, фондирование, описание, учет документов источников комплектования выборочного приема: методические рекомендации» (М., 1990); «Отбор на государственное хранение предложений, заявлений, жалоб граждан: методические рекомендации» (М., 1991); «Отнесение организаций и предприятий нового типа к числу источников комплектования государственных архивов: методические рекомендации» (М., 1993). Перечисленные пособия содержат общие подходы, методы, приемы оценки и отбора на госхранение соответствующих видов документов .

Положение о ГАФ СССР от 04 апреля 1980 г. определило, что документы ГАФ подлежат постоянному хранению. Виды учреждений, организаций и предприятий, документы которых подлежат включению в ГАФ, и категории таких документов определяются Главархивом.

В последующие годы было проведено исследование повторения дублетной информации; разработана теория определения источников комплектования государственных архивов; заложены основы и апробированы положения выборочного отбора документов; совершенствовалась система критериев оценки документов и методов их отбора; проведено исследование документных комплексов отраслей народного хозяйства и социально-культурной сферы; совершенствовалась нормативно-методическая база экспертизы ценности документов и комплектования архивов .

В настоящее время идут поиски наиболее оптимальных форм и методов отбора документов на основе дифференцированного подхода к ценности различных категорий документов по личному составу, включая возможности использования выборочных методов отбора. Мнение о целесообразности постоянного хранения всех личных дел высказывается рядом архивистов. Отбор на государственное хранение документов по личному составу нуждается в дальнейшем исследовании как часть проблемы отбора массовых документов. Целевая комплексная экспертиза ценности документов предполагает: выявление и экспертизу ценности документов с повторяющейся информацией, выделение к уничтожению документов, не имеющих научно-исторической ценности; определение наиболее рационального распределения документов внутри взаимосвязанного комплекса архивных фондов; восполнение состава документов взаимосвязанных фондов. Целевая комплексная экспертиза документов проводится на основе общих критериев экспертизы и специфических критериев отбора документов с повторяющейся информацией. Ведущая роль среди общих критериев принадлежит критерию значения информации, заключенной в документе .

Список использованных источников:

2. Березина Н.М. и др. Современное делопроизводство / Н.М.Березина, Л.М. Лысенко, Е.П. Воронцова. — 3-е изд. — СПб.: Питер, 2007. — 224 c.

About the author

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *