Электронный и бумажный документооборот

Ожидаемые изменения в Гражданском кодексе РФ (см. п. 2 ст. 434 ГК РФ, в ред. проекта Федерального закона № 47538-6, по которому еще в апреле прошло первое чтение в Госдуме) повлияют не только на исчисление налогов, но и на использование электронного документооборота в максимально возможном объеме: подписание договора путем применения электронной почты будет признаваться наравне с обычными письмами, телеграммами, телексами, телефаксами и пр. без электронной цифровой подписи.

Изменения Гражданского кодекса РФ пока еще находится в стадии рассмотрения, а налоговые органы уже готовы получать от налогоплательщиков электронные документы. Как бухгалтерское, так и налоговое законодательство не запрещает использование электронных первичных документов:

  • действующий в настоящее время Федеральный закон от 21.11.96 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» не содержит ограничений на отражение операций по электронному документу;
  • в новом законе по бухгалтерскому учету от 6.12.11 г. № 402-ФЗ, который вступает в силу со следующего года, содержится прямое указание на возможность отражения хозяйственных операций на основании бумажных и электронных документов.

Однако практика, которая еще только начала формироваться, показывает, что до «народного» обмена счетами-фактурами и другими первичными документами в электронной форме еще далеко. 📌 Реклама Отключить

В целом, конечно, радует то, что нормативная правовая база для юридически значимого электронного документооборота, включая обмен электронными счетами-фактурами, сформирована, пилотные проекты успешно проведены. А потому во многих особенно крупных предприятиях и организациях начинают всерьез задумываться о переходе на безбумажный документооборот.

Везде есть свои плюсы и минусы. Например, тот, кто использует программу «1С», может позволить себе уже сегодня отправить электронный документ нажатием одной кнопки при условии, что:

1) он работает с сертифицированным оператором, т.е. в обмене между ним и покупателем будет еще одна сторона – оператор. Но действий будет только два: прием и отправка оповещения о принятии документа;

2) пользуется программой «1С:Предприятие 8» (УПП, Бухкорп, Управление торговлей), в том числе:

📌 Реклама Отключить Бухгалтер в программе делает бухгалтерскую запись: Д-т 62, К-т 90, регистрирует счет-фактуру, с помощью специального криптографического программного обеспечения подписывает его своей электронной подписью и загружает в программу оператора электронного документооборота, который в свою очередь отправляет счет-фактуру контрагенту продавца, имеющего свой идентификатор. Последний присваивается не бухгалтером исходя из порядкового номера по бухгалтерской программе, а оператором электронного документооборота, который сообщит присвоенное значение; 📌 Реклама Отключить

3) имеется любой сертификат электронной подписи, который признает Федеральная налоговая служба, т.е. используется для сдачи отчетности в электронном виде. Отметим, что с 1 июля 2012 г. уже действует электронная, а не электронная цифровая подпись. При этом неквалифицированная электронная и простая подписи могут применяться между сторонами по соглашению. В случае же обмена формализованной документацией, документами, содержащими печать (например, формы отчетности, направляемые в налоговые органы), может использоваться только квалифицированная электронная подпись (Федеральный закон от 6.04.11 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи», далее – Закон № 63-ФЗ).

Напомним, что в настоящее время установлено три вида электронной подписи (ст. 5 Закона № 63-ФЗ):

  • простая электронная подпись – это логины, пароли, коды подтверждения и прочие средства идентификации, например в электронном кошельке;
  • неквалифицированная электронная подпись используется в тех случаях, когда наличие на документе печати необязательно, например при оформлении договора аренды. Эта подпись может быть получена с применением ключа подписи и должна обеспечивать обнаружение изменений, внесенных в электронный документ после момента его подписания. Неквалифицированная электронная подпись создается с помощью средств криптошифрования (ст. 12 Закона № 63-ФЗ);
  • квалифицированная электронная подпись позволяет приравнять документ, подписанный квалифицированной электронной подписью, к документу, на котором имеется собственноручная подпись и печать. Она используется при отправке отчетности в налоговые органы через Интернет и работе через клиент-банк. Квалифицированная электронная подпись признается действительной до тех пор, пока решением суда не установлено иное.

Следует иметь в виду, что если в соглашении между двумя сторонами достигнута договоренность о применении неквалифицированной электронной подписи, то первичные документы с такой подписью могут иметь место в бухгалтерском, но не в налоговом учете. Это связано с тем, что НК РФ содержит указания только на применение электронной цифровой подписи (т.е. квалифицирован­ной). 📌 Реклама Отключить

К тому же в электронном варианте документов количество подписей в два раза меньше. Так, если в счете-фактуре организации преду­смотрены подпись руководителя и главного бухгалтера, то в электронном счете только руководителя (приказ Федеральной налоговой службы от 5.03.12 г. N ММВ-7-6/138@ «Об утверждении форматов счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж, дополнительных листов книги покупок и книги продаж в электронном виде»).

К минусам применения электронного документооборота можно отнести следующее:

  • другие версии бухгалтерской программы «1С» для электронного документооборота пока невозможно использовать. К ним, в частности, относятся более ранние версии – 7 и 8;
  • поставщик и покупатель должны иметь одного оператора (для пользователей «1С» пока Такском), так как другие операторы пока не готовы предоставить услуги по электронному обмену документами;
  • «дистанционный» обмен будет возможен далеко не со всеми контрагентами, а это означает, что придется осуществлять двойной контроль за документами: отдельно – за бумажными, отдельно – за электронными документами.

Кроме того, везде есть свои нюансы. Так, в бумажных документах возможны опечатки, но зато они «живые», перед глазами. Сегодня на небольшие помарки в налоговых органах закрывают глаза. Электронные же документы, которые в принципе передаются мгновенно, можно ожидать в течение 5 дней, поскольку на действие каждой стороны отводится по одному рабочему дню. Это может быть связано с разной продолжительностью рабочего дня, с разницей в часовых поясах и т.д. 📌 Реклама Отключить

Как правило, обмениваются не только документами по НДС (счетами-фактурами), но и документами налогового учета, рассматриваемыми в качестве первичных по налогу на доходы (накладными, актами, счетами, заказами и т.д.). При этом следует иметь в виду, что:

во-первых, операторы, через которые можно направлять такие документы, будут увеличивать свои доходы за счет комплекта документов, а не каждого в отдельности взятого документа. Ожидается, что стоимость отправки одного комплекта документов, за который, как и в случае с мобильными переговорами, будет платить инициатор (лицо, отправляющее документы), а входящие документы не будут тарифицироваться. Стоимость отправки комплекта документов (например, счет-фактура, акт/накладная, счет) по одной сделке 10 руб. При этом от 50 до 100 комплектов документов в зависимости от формы договора будут обрабатываться бесплатно, а до 31 октября 2012 г. – 1000 комплектов в месяц бесплатно для всех пользователей, имеющих договор с 1С: ИТС.

📌 Реклама Отключить

Услуги по обмену электронными документами оплачиваются по итогам расчетного периода (месяца) через партнера «1С».

Стоит отметить, что совсем не обязательно, чтобы все документы, входящие в комплект, необходимо отправлять одновременно: можно счет и счет-фактуру отправить сразу, а накладную или акт через несколько дней. Стоимость услуг от этого не изменится. Однако есть одно большое «но»: как будут отслеживаться документы, входящие в один комплект, если нумерация, кодировка у формализованных документов (счетов и актов) не совпадает? Пока комментариев по этому вопросу нет;

во-вторых, на некоторые первичные документы законодатель установил свои жесткие форматы, например на формат счета-фактуры (приказ Федеральной налоговой службы от 5.03.12 г. № ММВ-7-6/138@ «Об утверждении форматов счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж, дополнительных листов книги покупок и книги продаж в электронном виде»). На другие только рекомендуемые в целях предоставления налогоплательщикам возможности реализовать права на направление по требованию налогового органа по телекоммуникационным каналам связи первичных документов. Речь идет о рекомендуемых форматах накладной ТОРГ-12, акта приемки-сдачи работ (услуг) (приказ Федеральной налоговой службы от 21.03.12 г. № ММВ-7-6/172@ «Об утверждении форматов первичных учетных документов»).

📌 Реклама Отключить

Таким образом, в списке рекомендуемых форматов на документы, которые налоговая служба может принимать в электронном виде, отсутствуют весьма распространенные формы акта приемки выполненных подрядных строительно-монтажных работ (КС-2), актов сверок взаимозачетов и т.п. К тому же многие организации используют переработанные формы документов. В результате такого подхода число приверженцев электронного документооборота будет минимальным, так как по форме КС-2 – весьма востребованный документ. Выход, конечно, найдется и для строительных организаций: в договоре можно указать, что промежуточные расчеты производятся по акту произвольной формы (в формате, утвержденном в качестве рекомендуемого ФНС России), а окончательный расчет – по форме КС-2. Последний будет представляться в бумажном виде до тех пор, пока не будет утвержден его электронный формат.

📌 Реклама Отключить

Ввиду того что документы удобнее передавать комплектом, чем отдельно по одному (например, счет-фактуру электронным путем, акт в бумажном виде), то уместно использовать рекомендуемые налоговыми органами формы.

Исключения, конечно же, будут. Так, например, товарно-транспортную накладную ни сегодня, ни завтра передать в электронном формате не получится, так как в ней должны присутствовать подписи трех сторон – заказчика, перевозчика и получателя товаров.

Наверняка, у многих возникнет желание на всякий случай сделать бумажные варианты – дубликаты электронных документов с подписями и печатями. Запасной вариант, конечно, не повредит, лишь бы одну и ту же сумму два раза не отразить в учете.

Рассмотрим вопрос о дате получения счета-фактуры, от которой зависит момент применения вычета по НДС у покупателя.

Относительно бумажного варианта основного документа по НДС – счета-фактуры – могут рассматриваться следующие даты:

📌 Реклама Отключить

  • дата, проставленная на счете-фактуре. Если счета приходят по почте, наступил конец квартала и налогоплательщику выгодно отразить вычет в этом квартале, то конверт можно отправить в макулатуру, а счет-фактуру – в книгу полученных счетов-фактур и соответственно в книгу покупок. С другими документами работать проще, поскольку их не надо фиксировать в каких-либо контролируемых налоговыми инспекторами книгах и журналах;
  • дата на почтовом штемпеле – этот вариант очень удобен, когда вычет по НДС может «испортить» картину налоговой декларации за отчетный период, так как налоговая служба часто оспаривает возможность «играть» датами счетов-фактур между налоговыми периодами;
  • дата на расписке курьера – это и проще, и сложнее одновременно. С одной стороны, в пределах одного-двух дней можно договориться о фиксировании удобной для налогоплательщика даты, например в случае доставки в конце или за пределами рабочего дня. С другой стороны, дату расписки в одностороннем порядке, как и в случае с почтовой доставкой, уже не изменишь.

Применительно к электронному варианту любых первичных документов рассматривается только одна дата – получения извещения от покупателя. Это действительно может оказаться проблематичным в связи с тем, что на практике нередко возникает необходимость по каким-либо причинам заменить документ. 📌 Реклама Отключить

При бумажном документообороте по просьбе покупателя или поставщика заменить документы можно почти всегда «задним» числом. В случае выставления электронного счета-фактуры, проходящего через оператора, т.е. через третье лицо, такое просто невозможно. Конечно, можно счет-фактуру сформировать и даже отослать его по электронной почте клиенту, но оператор счет-фактуру от 27 июня не пропустит ни 5 июля, ни даже 28 июня.

Это надо иметь в виду тем организациям, которые оказывают так называемые длящиеся услуги или поставки, и выставляют один документ на несколько поставок сразу. К таким относятся услуги связи, интернета, отпуск хлебобулочных и молочных изделий. Даже при электронном способе выписки документов по отгрузке выставить их большому количеству контрагентов вряд ли удастся. Поэтому одному покупателю поступления за месяц «закроются» последней датой, другому – через 3–5 дней после окончания месяца, а вот предварительного закрытия (за 3–5 дней до окончания месяца), как это сейчас делается при бумажном документообороте, оператор не должен пропустить.

📌 Реклама Отключить

Другими словами, если в электронном счете-фактуре организация напишет, что счет выставляется за услуги, оказанные в июне текущего года, то счет-фактура должен быть датирован только 29 июня (или 30 июня, если этот день в организации был рабочим днем) или 2–3 июля 2012 г.

На практике могут возникать и такие ситуации:

  • в конце квартала покупатель, скорее всего, не получит счет-фактуру в связи с выходными днями, а он ему очень нужен. Чтобы не терять хороших отношений, поставщик готов, конечно, сделать для него все. Тогда, несмотря на наличие соглашения об обмене документов электронным путем, поставщик имеет полное право выставить счет-фактуру в бумажном виде. В этом случае электронный дубликат уже не направляется;
  • счет-фактура отправлен, но покупатель заметил неточность, и счет был возвращен поставщику на доработку. В книге продаж данный счет-фактура уже зарегистрирован в тот день, когда он был отправлен оператору.

В счета-фактуры, составленные начиная с даты вступления в силу постановления Правительства Российской Федерации от 26.12.11 г. № 1137, исправления вносятся продавцом (в том числе при наличии уведомлений, составленных покупателями об уточнении счета-фактуры в электронном виде) путем формирования новых экземпляров счетов-фактур. В новом экземпляре не допускается изменение показателей, указанных в строке 1 счета-фактуры (дата/номер), составленного до внесения в него исправлений, и заполняется строка 1а, где указывается порядковый номер исправления и дата исправления. Таким образом, в книге продаж фиксируется и прежний, и новый экземпляры счета-фактуры (п. 7 постановления № 1137). 📌 Реклама Отключить

Относительно книги покупок такие действия не предусмотрены. Другими словами, в случае получения повторного счета-фактуры у покупателя будет зарегистрирован только второй, последний экземпляр счета-фактуры.

Для контроля за текущими действиями (своих оператора/контрагента) в программе списка счетов-фактур будут задействованы две колонки, в которых отражается сводное состояние электронного документооборота по документам информационной базы: в первой колонке – состояние документооборота со стороны организации (все выполнено/ на подписи/ требуются действия/ ожидать), во второй – состояние со стороны контрагента и оператора электронного документооборота. Бухгалтер всегда увидит, что следует делать, или просто немного подождать.

В случае выставления электронных счетов-фактур книга покупок будет дублировать журнал учета полученных счетов-фактур, которые могут направляться одновременно в бумажной и электронной формах (порядковые номера заполняются автоматически). Применительно к книге продаж ситуация может быть другой. Так, в журнале выставленных счетов-фактур до отправки счета-фактуры оператору-покупателю и получения подтверждения от оператора или извещения от покупателя может не быть записей, а в книге продаж указана сумма в соответствии с бухгалтерской записью: Д-т 62, К-т 90, согласно которой и формируется счет-фактура на отгрузку.

📌 Реклама Отключить

В связи с этим в декларации по НДС кредитовые обороты по счету 68, субсчет «НДС», следует сопоставлять с книгой продаж, а дебетовые – с журналом учета полученных счетов-фактур;

3) первичные документы сформированы, отправлены, а загрузить показатели в свою программу покупатель не может: общая сумма поставки, сумма НДС есть, а ассортимент, представленный в документах, не считывается. Это возможно, так как у поставщика товар может быть назван картофелем, а у покупателя – картошкой. Что делать?

В этом случае следует синхронизировать представленные наименования для выбора аналогичной позиции в документации поставщика, что должно быть предусмотрено программой.

В заключение отметим, что переход к электронному документообороту – дань времени в целях гармонизации национальных законодательств в отношении электронных счетов-фактур. Так, Евросоюз занимался вопросами использования электронных счетов-фактур почти десять лет. Поэтому тем организациям, которые работают на мировых рынках, так или иначе придется приспособиться к новым условиям и, надеемся, только временным неудобствам.

В настоящее время на большинстве предприятий документооборот пока остается в привычной, традиционной бумажной форме, несмотря на то, что многие компании стараются автоматизировать если не весь документооборот, то хотя бы отдельные его этапы, ведь автоматизированная технология имеет ряд существенных преимуществ.

Основным критерием при выборе организационной формы делопроизводства является объем поступивших в организацию и созданных ею документов за определенный период. Поэтому в компаниях с разветвленной структурой департаментов, связанных единой цепью множества документов, внедрение системы электронного документооборота становится жизненно важной задачей.

Рассмотрим ключевые понятия электронного документооборота. Документооборот – это процесс движения документов с момента их создания или получения до момента исполнения или реализации, и, в конечном счете, – хранение, архивация или уничтожение, если документ не представляет определенной ценности.

📌 Реклама Отключить

Электронный документооборот – это единый механизм движения документов, созданных с помощью компьютерных средств, как правило, подписанных электронной цифровой подписью, а также способ обработки этих документов с помощь различных электронных носителей.

Электронный документооборот может быть применим в любой организации: и на малом предприятии, и в огромной корпорации или холдинге с разветвленной сетью филиалов. Он обладает целым рядом преимуществ.

Во-первых, это прозрачность бизнес-процессов. Контроль над исполнением, получением, созданием и, вообще, существованием документов в электронной системе осуществляется быстрее и проще, что позволяет следить за бизнес-процессами руководству и линейным руководителям.

Также несомненным преимуществом электронного документооборота является повышение исполнительской функции. По статистике достаточно большой процент поручений не выполняется работниками. В системе электронного документооборота руководитель может контролировать все рабочие процессы, скорость и качество выполнения, а, главное, результат работы.

📌 Реклама Отключить

Сокращение времени на обработкуи исполнение самих документов. Электронный документооборот обеспечивает более быстрое создание, поиск, обработку и рассылку документов, а также автоматическое составление сводок, отчетов и реестров, что позволяет оперативно и качественно выполнять работу и, в конечном итоге, оптимизировать бизнес-процессы.

Внедрение системы электронного документооборота также позволяет повысить уровень конфиденциальности. Каждый участник получает именно ту степень доступа к документам компании, которая соответствует его полномочиям: чтение, редактирование документа, либо полные права. Все действия протоколируются в компьютерной системе, поэтому в любой момент можно посмотреть, кто работал с данными, вносил изменения в них.

Вообще, проблема конфиденциальности стоит очень остро. Утрата некоторых документов компании может повлечь за собой миллионные убытки. Ведь бумажные документы можно без проблем изъять из папки и всю информацию передать на сторону. При внедрении в компанию системы электронного документооборота полностью исключить утечку информации, конечно, не удастся, однако всегда можно посмотреть, кто из сотрудников, когда, в какой момент и каким образом пользовался этими документами.

📌 Реклама Отключить

Электронный документооборот позволяет оптимизировать процесс обучения новых сотрудников и внедрение новых процессов в компанию. Внедрение новых инструкций и положений при электронном документообороте происходит значительно быстрее, нежели информирование каждого сотрудника по-отдельности и ознакомление его с бумажными документами.

Электронный документооборот повышает корпоративную культуру. Все структуры компании работают в едином информационном пространстве, что позволяет практически каждого сотрудника вовлечь в корпоративные процессы.

Существование электронного документооборота на предприятии позволяет быстрее адаптироваться к изменениям на рынке международных стандартов. При возникновении новых стандартов компания, работающая в системе электронного документооборота, может изменить свои документы под новый шаблон, что повышает уровень конкурентоспособности на рынке.

📌 Реклама Отключить

Следует отметить, что электронный документооборот имеет и свои недостатки. Существенным минусом системы электронного документооборота является проблема сохранности документов. Ведь в любой момент в компьютер может проникнуть вирус, не сработать система сохранения документов. Проблему можно решить созданием системы резервирования.

Одним из минусов системы электронного документооборота являются кадры, или персонал, который занят в системе. В процессе автоматизации документооборота, возможно, не удастся избежать стрессов среди сотрудников, привыкших к ручному труду и обладающих недостаточными знаниями об электронном документообороте.

В системе электронного документооборота особенно важен грамотный ввод данных. Человеческий фактор здесь особенно важен, ведь от качественной работы квалифицированного персонала будет зависеть дальнейшее бесперебойное функционирование системы.

📌 Реклама Отключить

Также на этапе приобретения и внедрения системы электронного документооборота неизбежны большие затраты для компании, которые, впрочем, компенсируются сокращением временных затрат на работу с документами и оптимизацией бизнес-процессов.

Отрицательно сказывается на повсеместном внедрении электронного документооборота и географический фактор. Электронный обмен документами возможен далеко не со всеми контрагентами из-за отсутствия единого информационного пространства. Поэтому многим компаниям приходится параллельно вести и традиционный «бумажный», и электронный обмен документами. Однако пересылки актов, договоров электронным способом упростили бы работу между заказчиками и клиентами в любом сегменте рынка, особенно, между географически отдаленными регионами.

Необходимо отметить, что обязательным реквизитом большинства документов, придающим им юридическую силу, является личная подпись. Юридическая сила электронного документа подтверждается электронной подписью, которой согласно 63-ФЗ, существует три вида. В настоящее время большинство государств юридически равноправными считают документы на бумажных носителях, подписанных обычной подписью и электронный документ, который подписывается квалифицированной электронной подписью.

📌 Реклама Отключить

В кадровом делопроизводстве полный переход к системе электронного документооборота невозможен, так как если кадровый документ должен содержать личную подпись работника, необходимо его оформление в бумажном виде для должного обеспечения правовых взаимоотношений работника и работодателя.

Кроме того, строго регламентировано ведение трудовых книжек. Этот и ряд других кадровых документов могут оформляться, заполняться и храниться исключительно в бумажной форме.

Однако преимущества электронного документооборота настолько очевидны, что сегодня сложно представить себе кадровую службу, ведущую документооборот исключительно в бумажной форме.

Электронный документооборот входит в трудовые отношения и на законодательном уровне. Весной 2013 года Трудовой кодекс РФ был дополнен главой «Особенности регулирования труда дистанционных работников». Обе стороны – работодатель и работник – для оформления трудовых отношений должны обладать электронной подписью. Если человек постоянно работает как фрилансер или на дому, потратиться на электронную подпись и в дальнейшем оптимизировать данный процесс, конечно, стоит.

📌 Реклама Отключить

Система электронного документооборота имеет свои преимущества и может стать полезна для крупного предприятия с разветвленной структурой подразделений. Однако на данном этапе своего существования система обладает целым рядом недостатков, которые тормозят процесс перехода от бумажного к полному электронному документообороту. Все это требует серьезных доработок и на технологическом, и на законодательном уровне.

Главные преимущества электронного документооборота

Алексей СмирновFollow Sep 16, 2019 · 4 min read

Самым очевидным преимуществом электронного документооборота является экономия времени и расходных материалов. Бумажный документооборот вытесняется электронным, выбор систем с каждым годом растет, и компании вынуждены идти в ногу со временем, совершенствуя свой продукт и добавляя новые возможности. Экономия времени и ресурсов с помощью электронного документооборота являются лишь верхушкой айсберга, а главное преимущество заключается в новой организации бизнес-процессов предприятия. В данной статье мы опишем неочевидные преимущества электронного документооборота на примере системы управления корпоративным контентом Pilot-ECM.
Электронный документооборот напрямую связан с информационной средой компании. Он повышает оперативность работы сотрудников и создает единую базу документов. Помимо этого, улучшается контроль за скоростью и качеством выполнения рабочих процессов.

Благодаря системам электронного документооборота (СЭД) многие компании обновляют аппаратное и системное программное обеспечение и переходят на новые технологические стандарты, что переводит информационную инфраструктуру предприятия на новый технологический уровень.

Как изменился электронный документооборот в наши дни

К основным тенденциям современных систем электронного документооборота относятся мессенджеры и чат-боты, облачный архив, возможность работы в условиях отсутствия соединения с сервером, наличие мобильных приложений и
WEB-клиента, позволяющие работать в любом месте и с любого устройства. В наше время очень важным преимуществом СЭД является высокая производительность и неограниченное количество рабочих мест, что позволяет системе без проблем подстраиваться под размеры вашего бизнеса, обеспечивая работу с любым количеством данных.

Еще одной немаловажной тенденцией является возможность интеграции с любым почтовым клиентом и с информационными системами обмена данных. Электронный документооборот является связующим элементом между разными системами, функционирующие в организации. В наши дни наличие интеграции является уже необходимым требованием к системам электронного документооборота.
Pilot-ECM представляет из себя современную систему электронного документооборота, включающая в себя функции интеграции с любым почтовым клиентом и информационными системами, имеющая удобный мессенджер и WEB-клиент.

Особенности и масштаб компании

Системы электронного документооборота внедряют предприятия различных сфер деятельности. При внедрении системы необходимо понимать, что СЭД не имеет определенной отраслевой специфики. Она подбирается под определенные традиции или особенности компании, чем под сферу деятельности. Важным критерием является масштаб организации. У крупной компании большой поток документов и высокий уровень информационного взаимодействия сотрудников, что повышает эффективность внедрения системы электронного документооборота. Таким организациям очень важно, чтобы система легко адаптировалась под особенности рабочего процесса компании, автоматизировав бизнес-процессы без серьезных изменений. Для средних по размеру компаний внедрение СЭД является целью для повышения эффективности процессов управления. Система управления корпоративным контентом Pilot-ECM обладает необходимым функционалом, подходящим для любой компании:

  • Адаптация под размер и особенности компании
  • Обеспечение работы с большим объемом информации
  • Возможность работы неограниченному количеству пользователей
  • Работа на высокой скорости
  • Организация работы сотрудников удаленных подразделений

Как внедрить СЭД

В первую очередь необходимо установить программное обеспечение на сервер и рабочие места пользователей, а после настроить систему под особенности компании. В зависимости от предпочтений заказчика сделать это можно как самостоятельно, так и с помощью специалистов по внедрению от разработчика или интегратора. Во время перехода к системе электронного документооборота вам придется начать менять привычный ход работы, не дублируя бумажные бизнес-процессы в системе. Пользователи в процессе обучения совмещают эксплуатацию СЭД с получением базовых знаний по работе в системе. Работать в системе придется постоянно, поэтому удобство и простота стоят на первом месте. Чем шире базовый функционал и его легко адаптировать под пользователя, тем быстрее пройдет внедрение и адаптация сотрудников. К сожалению, часто встречается картина, когда закуплены лицензии, оплачены услуги по внедрению, а продуктом так и не стали пользоваться. Чтобы этого избежать, важно определить цели внедрения, насколько руководство заинтересовано в проекте, назначить ответственных в компании и совместно сделать пилотный проект. Есть два пути внедрения. Либо начинать с пилотной группы инициативных сотрудников и небольшого проекта. Либо сразу запускать работу всего предприятия в новой системе, обучить всех сотрудников. Каждый выбирает путь для себя сам. Нужно быть готовым, что он будет тернист, но чем выше мотивация, тем больше шансов на успех. Система Pilot-ECM обладает понятным интерфейсом и простой установкой. Новые пользователи быстро смогут адаптироваться к системе во время работы в ней.

Выгодно ли приобретение СЭД

Перед тем, как сделать вывод, окупаются ли затраты на системы электронного документооборота, необходимо перечислить потенциальные выгоды от использования:

  • Сокращение времени на поиск документов
  • Рост производительности труда
  • Ускорение бизнес-процессов
  • Экономия на канцелярских товарах
  • Повышение исполнительской дисциплины
  • Обеспечение сохранности корпоративной информации
  • Прозрачность управления
  • Организация единого информационного пространства
  • Контроль своевременности выполнения задач

Некоторые из перечисленных выгод дают прямой эффект экономии средств. Другие же меняют существующие бизнес-процессы, улучшают их качество, что со временем принесет компании рост результатов деятельности. Каждая компания стремится сократить издержки, а в этом как раз и может помочь СЭД. Порой не просто сразу посчитать эффект от внедрения, должно пройти время, чтобы качественные изменения дали свои плоды.
Результаты исследования экспертов показали, что внедрение электронного документооборота окупается в среднем за срок от 3-х месяцев до 3-х лет.

Кто такой документовед и чем он занимается

Без четко работающего оборота официальных бумаг в деятельности любого предприятия наступил бы хаос. Не дает этому произойти документовед. Рассмотрим его обязанности и перспективы профессии.

Средняя заработная плата: 20000 рублей в месяц

Рейтинг профессии

Востребованность 72% Оплачиваемость 61% Конкуренция 52% Входной барьер 48% Перспективы 45% Документооборот – неотъемлемая часть деятельности организации, учреждения или компании любой формы собственности. Каждая деловая бумага должна быть оформлена по всем правилам, систематизирована и сохранена в течение положенного срока. Поэтому вполне логично, что профессия «документовед» сегодня очень востребована. Рассмотрим, в чем заключается работа, как оплачивается труд и каковы требования к специалистам.

Историческая сводка

Название профессии «документовед» представляет собой сочетание латинского слова documentum (в переводе обозначает «доказательство») и старославянского слова вѣдѣти (переводится как «знать»). Первоначально документоведы занимались фиксацией юридических причин тех или иных событий. Систематизировать документы они стали гораздо позднее.

Документоведение примерно в том виде, в котором мы его знаем сегодня, оформилось лишь в первой половине 20 столетия. Произошло это, когда бельгийский предприниматель и юрист Поль Отле внес коррективы в значение слова «документ», сделав его более широким: такой статус получала любая информация, если она была зафиксирована на каком-либо материальном носителе. Таким образом, количество важных бумаг выросло в разы. Следовательно, возникла необходимость в отдельной штатной единице, которая занялась бы приведением их в порядок. Подготовкой квалифицированных специалистов, владеющих современными методами работы с документами, стали заниматься учебные заведения.

Описание профессии

Кто же такой документовед? Он регистрирует и учитывает документы компании, организации или учреждения. Такая работа сходна с деятельностью секретаря, архивиста и делопроизводителя. Вместе с тем перечисленные должности не дублируют друг друга.

Что должен делать документовед? Работать с документами. Но как именно? Например, руководство организации издало некое распоряжение. Специалист должен, руководствуясь нормативами, правильно его оформить и довести до сведения тех сотрудников, которым оно адресовано. Любая деловая бумага рано или поздно устаревает и в конечном итоге выходит из текущего оборота. Когда это случается, ее надо определить в соответствующую папку (по какому принципу это делается, обозначено в законодательных актах по делопроизводству) и убрать в архив. Всем этим занимается документовед.

На первый взгляд, не работа, а сплошная скука. На самом деле все не совсем так. Документовед (особенно, если в штате он всего один) отслеживает всю информацию компании. Он знает буквально все о функционировании всех отделов. У него есть доступ к данным о деятельности и развитии фирмы. От него не ускользнет ни одна деталь. А детали могут оказаться весьма интересными.

В масштабных компаниях на документоведа возлагаются огромные объемы работы. Поэтому в штат там берут нескольких специалистов и делят обязанности между ними. Таким образом, за оформление, регистрацию документов, ввод их в базу данных, контроль за исполнением и сохранение отвечают разные работники. Документоведением в данном случае занимается целое структурное подразделение.

Обучение

Учиться на документоведа можно в тех российских ссузах или вузах, где ведется подготовка специалистов по направлениям:

  1. «Документоведение».
  2. «Документационное (информационное) обеспечение предприятия».

В рамках одного направления подготовки обычно есть ряд специализаций, например, архивиста или кадровика.

Выбирая вуз, необходимо учитывать ряд важных нюансов. К примеру – возможность практики в какой-либо крупной компании. Также обращайте внимание на уровень востребованности его выпускников.

Высших учебных заведений, которые готовят будущих документоведов, в России достаточно много во всех регионах, например:

  • Московский финансово-юридический университет.
  • Донской технический госуниверситет.
  • Иркутский госуниверситет.
  • Воронежский институт экономики и социального управления.
  • Нижневартовский гуманитарный госуниверситет.

Для поступления в вуз на специальность «документоведение» или на любую другую сходную потребуется сдать ЕГЭ по русскому языку, истории и обществознанию или английскому языку. Старайтесь набрать максимальное количество баллов, если хотите пройти на бюджетную форму обучения.

Перечень обязанностей

На документоведа возложено довольно много обязанностей. Должностная инструкция представителя этой профессии гласит о том, что ему надо:

  • составлять, учитывать, хранить, обеспечивать перемещение и контролировать исполнение документов;
  • систематизировать документооборот;
  • организовывать оптимальный документопоток в рамках компании;
  • заниматься организацией разработки специальных классификаторов для документации;
  • сортировать деловые бумаги и определять их ценность;
  • передавать в архив те документы, у которых уже истек срок действия;
  • наводить порядок во входящих документах;
  • создавать базы хранения электронной документации, а также электронные адреса, индексы и номера регистрации;
  • готовить необходимые материалы для встреч, деловых переговоров и совещаний.

Ведущий документовед занимается выполнением тех же функций. От рядового сотрудника его отличает лишь более высокая ответственность и необходимость обеспечивать заданиями подчиненных работников.

Теоретические знания

В обязанности документоведа входит не только работа с уже существующими документами, но и составление новых. Разумеется, они должны быть грамотно оформленными. Излагать информацию необходимо кратко, четко и, самое главное, понятно.

Чтобы успешно справляться с этой задачей, специалисту понадобятся теоретические знания назначения и оформления документов всех разновидностей. Также ему нужно будет определять, обладает ли юридической силой тот или иной документ. Делать это правильно помогут основы права.

Сейчас для хранения многих документов используются электронные носители. Информационный обмен происходит посредством компьютерной сети. Следовательно, специалисту надо уметь разбираться в компьютерных программах.

Одно из основных умений современного документоведа – грамотное формирование электронных баз данных. Кроме того, ему нужно уметь быстро объясняться с системными администраторами и работниками технической поддержки установленного программного обеспечения.

Содержать документы в архиве – не так уж и просто, как может показаться. Документоведу потребуются знания правил хранения деловых бумаг и техусловий. Сначала все надо систематизировать по назначению, степени секретности, срокам и условиям их хранения. Затем – оптимизировать поиск.

Без определенного багажа теоретических знаний работать документоведом практически невозможно. Поэтому качественное образование – обязательный шаг к получению этой должности.

Личные качества

Кроме знаний, умений и навыков, работодателя интересуют личные качества соискателя. В первую очередь – способность запоминать информацию. Ведь документоведу приходится иметь дело с огромными объемами данных.

Представитель этой профессии должен обладать внимательностью, скрупулезностью, аккуратностью и быть ответственным человеком. Все это необходимо для работы с документацией. Мельчайшая ошибка, нарушение законодательных норм, утрата важной бумаги – все это может влететь предприятию в копеечку.

Документовед должен быть усидчивым и грамотным. Помимо этого, ему желательно обладать хорошими коммуникативными навыками, креативностью и организаторскими способностями. Это пригодится для оптимизации документооборота, а также для работы со структурой организации.

Если фирма маленькая, документовед вынужден работать в одиночку. В таком случае для повышения эффективности не обойтись без дисциплины и самоконтроля.

Уровень оплаты труда

Заработная плата документоведа в основном зависит от места работы и региона. Сегодня она варьируется от 8 до 60 тысяч рублей. Средний показатель находится на уровне 25 тысяч рублей.

Согласно информации сайтов по трудоустройству, высокие зарплаты у работников в Московской и Тюменской областях. Ситуация по городам разных регионов:

  • Москва – от 25 до 60 тысяч рублей.
  • Санкт-Петербург – от 25 до 50 тысяч рублей.
  • Краснодар – от 15 до 35 тысяч рублей.
  • Новосибирск – от 20 до 40 тысяч рублей.
  • Тюмень – от 20 до 60 тысяч рублей.
  • Волгоград – от 12 до 25 тысяч рублей.
  • Ростов-на-Дону – от 20 до 30 тысяч рублей.

Карьерный рост

Документовед при желании может реализоваться в различных сферах: в аудите, промышленности, образовании. Возможность и скорость карьерного роста в основном зависит от конкретного места работы.

Трудоустроившись в министерство и продемонстрировав профессиональный уровень, документовед может стать впоследствии ведущим специалистом или персональным консультантом руководителя. Также у него есть шансы дорасти до начальника отдела, заместителя управляющего делами и даже до управляющего делами. В маленькой фирме такой специалист вполне способен занять пост заместителя директора. Карьерным пиком документоведа считается подготовка документации для руководящего звена правительства России и президента.

Плюсы и минусы

Основное преимущество профессии – ее универсальность. Полученные знания по этой специальности открывают перед выпускником возможность работы в любой компании. Без документооборота не существует ни одна организация, ни одна фирма.

На втором месте среди плюсов – возможность устроиться на должность делопроизводителя, администратора или офис-менеджера, помощника руководителя, секретаря-референта или архивиста. С образованием и опытом работы документоведом шансы получить любую из них высоки.

Третье преимущество – приобщение к конфиденциальной информации. Документовед постоянно в эпицентре документопотока организации. Соответственно, ему доступны практически все ее секреты.

Наличие опыта работы и лидерских способностей дают хорошему специалисту возможность открыть собственный бизнес. Можно предоставлять информационные услуги.

Также плюсом считается работа в комфортных условиях офиса. Некоторые добавляют сюда нормированный график работы.

Минусов у профессии документоведа всего два. Первый – монотонность деятельности. А второй – уровень ответственности.

Перспективность профессии

Информация – важный, нужный и актуальный товар. Но для ее поиска, обработки и хранения требуются финансовые, временные и трудовые затраты. Свести их к минимуму помогает документовед. Ведь он знает, как наладить грамотный документооборот и оптимизировать работу с потоками информации.

Сегодня профессия «документовед» не утратила востребованности. Более того – она переживает второе рождение. Толчком к этому послужило развитие экономики и переведение документооборота в электронный формат.

Таким образом, профессиональный документовед без работы не останется. Навыки, которые он получает вместе с опытом, пользуются неизменно высоким спросом во многих сферах и отраслях. Даже если со временем бумажных документов не останется вовсе, он сможет вести документооборот в электронном виде и работать в сети.

Документооборот

Документооборот — это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Следует отметить, что в этом определении упор делается на словах «движение документов», то есть их пути из одного подразделения или от одного сотрудника к другому. При этом порядок движения документа (их путь) предопределен принятым управленческим процессом в данной организации. Например, если руководитель организации требует, чтобы все полученные документы сначала докладывались ему и только он будет назначать исполнителя, путь движения документа будет многоступенчатым сверху вниз. Если же в организации четко проведено разделение функций между структурными подразделениями и сотрудниками, большая часть документов пойдет сразу же в отдел к исполнителям, то есть путь будет другой, значительно короче. Точно также от принятого в учреждении порядка распределения обязанностей и делегирования полномочий сотрудникам зависит движение документа при согласовании и подписании. Таким образом, документооборот зависит от системы управления, он вторичен по отношению к ней, но в то же время именно документооборот, отражая систему управления, позволяет ее наглядно увидеть.2

Несмотря на вторичность порядка движения документов по отношению к целям и задачам организации, документооборот рекомендуется нормировать и регулировать. Так, например, в разделе «3.1 Организация документооборота» Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) предлагается закреплять порядок прохождения документов внутри организации в специальных технологических схемах, разработкой которых занимаются службы документационного обеспечения управления (ДОУ). В таких схемах должны найти отражение все этапы и пункты прохождения документной информации, сроки обработки и исполнения документов.

В технологической цепочке обработки и движения документов выделяются этапы:

  • · прием и первичная обработка поступающих в организацию документов;
  • · предварительное рассмотрение и распределение документов;
  • · регистрация документов;
  • · контроль за исполнением;
  • · информационно-справочная работа;
  • · исполнение документов, их составление, согласование, оформление;
  • · отправка или направление в дело.

Каждый из вышеуказанных этапов может быть выполнен как в традиционной, так и автоматизированной технологии.3

Вследствие того, что документооборот отражает систему управления, позволяя ее наглядно увидеть, анализ документооборота крайне важен для совершенствования работы управленческого аппарата.

При этом, проводя анализ документооборота, в качестве объекта исследования можно рассматривать отдельный документ, документопоток, документационный технологический процесс. Однако основополагающим объектом исследования и совершенствования можно назвать документопоток.

Документопоток — это поток документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководителями организации и структурных подразделений, специалистами) и пунктами технической обработки документов: экспедицией, секретариатом, канцелярией, копировально-множительной службой и др.

В каждой организации можно выделить следующие потоки документов:

  • · поток входящей документации, состоящий из поступающих в организацию документов;
  • · потоки внутренней документации, состоящие из документов, созданных в организации и не предназначенных к выходу за ее пределы;
  • · поток исходящей документации, состоящий из документов, предназначенных для отправки в другие организации.

Документопоток характеризуется следующими основными параметрами:

  • · содержанием или функциональной принадлежностью;
  • · структурой;
  • · режимом или цикличностью;
  • · направлением;
  • · объемом.

Содержание документопотока характеризуется составом документов, входящих в него, и составом информации, закрепленной в этих документах.

Структура документопотока описывается признаками, в соответствии с которыми может быть осуществлена классификация документов и их индексация, сформирована система научно-справочного аппарата по документам организации. В значительной степени структура документопотоков соответствует функционально-целевому назначению составляющих его документов.

Режим или цикличность документопотока определяется изменением во времени его информационной нагрузки. Такие изменения обычно связаны с цикличностью планирования и подведения итогов работы, сезонным уменьшением деловой, политической и управленческой активности, внутренними ритмами работы организации.

Направление документопотока зависит от содержания конкретного технологического звена обработки документов: регистрируемые и нерегистрируемые документы, документы, по которым осуществляется и не осуществляется контроль исполнения службой ДОУ и т.д. На направление документопотока влияет также способ оценки и удостоверения составляющих этот поток документов: согласование, утверждение, ознакомление и другие.

Объем документопотока измеряется физическим количеством документов (подлинников и копий), который может быть конкретизирован или дополнен объемом содержащейся в документах информации, выраженной в листах, знаках, количестве поручений, исполнителей и т.д.4

Количество документов всех потоков, независимо от способа создания, получения (доставки), т.е. включая факс, электронную почту, доставку курьером или посетителем, составит суммарный объем документооборота организации.5

Объем документооборота — это количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.6

Величина документооборота нужна для:

  • · расчета эффективности применения средств автоматизации и механизации делопроизводства;
  • · расчета необходимой численности делопроизводственного персонала;
  • · определения загруженности службы ДОУ, в том числе секретаря руководителя и секретаря структурного подразделения.

В целом объем документооборота показывает загруженность всего управленческого аппарата, т.к. всем его работникам приходится иметь дело с документами.7

При подсчете документооборота рекомендуется отдельно учитывать документы и их копии, выражая это число дробью, где в числителе количество обрабатываемых в организации документов, а в знаменателе количество их копий. Например, 10814/15375.

Подсчет ведется обычно по регистрационным формам входящих, внутренних (обычно по видам) и исходящих документов. При этом следует учитывать, что в большинстве организаций, как правило, учитывается лишь число зарегистрированных входящих документов, а документы, не подлежащие регистрации, редко подсчитываются, хотя их количество значительно превышает количество зарегистрированных документов. Внутренние документы также далеко не всегда регистрируются. Например, докладные и объяснительные записки, справки и т.п. и поэтому их количество точно подсчитать трудно.8

Кроме того, не учитывается движение копий документов, которые в средних и крупных организациях, еще не перешедших на автоматизированные системы делопроизводства, могут существенно увеличивать общее количество документов.

Простейшая форма справки об объеме документооборота выглядит так:

Возвращаясь к анализу документопотоков, можно отметить, что основными целями исследования документопотоков организации являются:

  • · повышение эффективности управленческой деятельности;
  • · ускорение движения документов в организации;
  • · уменьшение трудоемкости обработки документов.10

Для анализа и фиксации движения документов достаточно простым и наглядным средством является составление графических оперограмм и маршрутно-технологических карт, в которых поэтапно отражаются операции, проводимые с документами, их исполнители, порядок выполнения операций. Маршрутно-технологические карты могут быть дополнены временными, а также финансовыми затратами на каждом этапе прохождения документов. Кроме оперограмм и маршрутно-технологических карт для наглядного представления, быстрого изучения порядка составления и обработки отдельных документов, а также обучения этому вновь принятого персонала с минимальными затратами могут быть использованы и другие методы наглядного представления движения документной информации: технологические цепочки, графики, схемы, документограммы и т.д. При необходимости также могут применяться и более сложные методы обработки собранных сведений, например, построение информационных моделей.

После получения результатов анализа структуры документооборота можно проводить оптимизацию документооборота, рационализируя его.

About the author

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *