Энциклопедия делопроизводства

Энциклопедия делопроизводства

Раздел 1. Правила оформления организационно-распорядительных документов

Часть 1.1. Состав и правила оформления реквизитов документов
  • Реквизит документа
  • Реквизит 01 – герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)
  • Реквизит 02 – герб субъекта Российской Федерации
  • Реквизит 03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)
  • Реквизит 04 – код организации
  • Реквизит 05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица
  • Реквизит 06 – Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)
  • Реквизит 07 – код формы документа
  • Реквизит 08 – наименование организации
  • Реквизит 09 – справочные данные об организации
  • Реквизит 10 – наименование вида документа
  • Реквизит 11 – дата документа
  • Реквизит 12 – регистрационный номер документа
  • Реквизит 14 – место составления или издания документа
  • Реквизит 15 – адресат
  • Реквизит 16 – гриф утверждения документа
  • Реквизит 17 – резолюция
  • Реквизит 18 – заголовок к тексту
  • Реквизит 19 – отметка о контроле
  • Реквизит 20 – текст документа
  • Реквизит 21 – отметка о наличии приложения
  • Реквизит 22 – подпись
  • Реквизит 23 – гриф согласования документа
  • Реквизит 24 – визы согласования документа
  • Реквизит 25 – оттиск печати
  • Реквизит 26 – отметка о заверении копии
  • Реквизит 27 – отметка об исполнителе
  • Реквизит 28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело
  • Реквизит 29 – отметка о поступлении документа в организацию
  • Реквизит 30 – идентификатор электронной копии документа
  • Схемы расположения реквизитов
  • Реквизиты, используемые для изготовления бланков
  • Реквизиты, для которых на бланке проставляются отметки
  • Почтовый адрес
  • Межстрочные интервалы (интерлиньяж), используемые при оформлении реквизитов
  • Шрифты, используемые для оформления реквизитов
Часть 1.2. Требования к бланкам документов
  • Бланк документа
  • Классификация бланков документов
  • Общий бланк
  • Бланк письма
  • Бланк конкретного вида документа
  • Продольный бланк документа
  • Угловой бланк
  • Бланк организации
  • Бланк структурного подразделения
  • Бланк должностного лица
  • Формат бланка документа
  • Размеры полей
  • Нумерация страниц

Раздел 2. Системы документации

Часть 2.1. Система организационно-правовой документации
  • Организационно-правовые документы
  • Устав
  • Учредительный договор
  • Положение об организации
  • Положение о структурном подразделении
  • Положение о коллегиальном (или совещательном) органе
  • Регламент
  • Штатное расписание
  • Инструкция
  • Должностная инструкция
Часть 2.2. Система распорядительной документации
  • Распорядительные документы
  • Распорядительные документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решения
  • Распорядительные документы, издаваемые в условиях коллегиального принятия решения
  • Приказ
  • Распоряжение
  • Указание
  • Решение
  • Постановление
Часть 2.3. Система информационно-справочной документации
  • Информационно-справочные документы
  • Докладная записка
  • Служебная записка
  • Объяснительная записка
  • Предложение
  • Представление
  • Заявление
  • Протокол
  • Акт
  • Справка
  • Сводка
  • Заключение
  • Отзыв
  • Перечень
  • Список
  • Переписка
  • Служебное письмо
    • Сопроводительное письмо
    • Письмо-просьба
    • Письмо-запрос
    • Письмо-ответ
    • Письмо-сообщение
    • Письмо-подтверждение
    • Информационное письмо
    • Гарантийное письмо
    • Письмо-извещение
    • Письмо-приглашение
    • Письмо-предложение
    • Письмо-напоминание
    • Письмо-требование
    • Письмо-благодарность
    • Письмо-поздравление
  • Телеграмма
  • Телекс
  • Факсограмма (Факс)
  • Телефонограмма
  • Электронное сообщение

Раздел 3. Организация работы с документами

Часть 3.1. Организация документооборота
  • Документооборот
  • Прием и первичная обработка поступающих в организацию документов
  • Предварительное рассмотрение документов службой делопроизводства
  • Регистрация документов
  • Организация движения документов внутри организации
  • Контроль исполнения документов
  • Формы контроля исполнения документов
  • Сроки исполнения документов
  • Информационно-справочная работа по документам организации
  • Обработка исполненных и отправляемых документов
Часть 3.2. Оперативное хранение документов
  • Организация хранения документов
  • Номенклатура дел
  • Составление заголовков дел
  • Установление сроков хранения дел. Типовые и ведомственные перечни документов и их значение
  • Формирование дел
  • Оформление обложки дел
  • Оформление дел
  • Экспертиза ценности документов
  • Экспертная комиссия (Центральная экспертная комиссия)
  • Составление и оформление архивных описей дел
  • Порядок передачи дел в архив организации

Раздел 4. Служба документационного обеспечения управления

  • Служба документационного обеспечения управления
  • Структура и численный состав службы документационного обеспечения управления
  • Регламентация деятельности службы документационного обеспечения управления
  • Инструкция по делопроизводству

Понятие и значение делопроизводства

Делопроизводство – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Информация, содержащаяся в документах, необходима для стабильной деятельности любой организации. На основе нее принимаются управленческие решения.

По ГОСТ Р 51141-98: Документирование = часть делопроизводства – запись информации на различных носителях по установленным правилам; Документооборот – движение документов по организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления (движение и учет документов).

Рис. Классификация делопроизводства

Процедуры делопроизводства регулируются законами РФ, государственными и отраслевыми стандартами, классификаторами и инструкциями, а также инструкциями по делопроизводству конкретной организации, предприятия, учреждения.

Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. По данным ISO (International Standards Organization), управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия. Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.

К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы с основами современного делопроизводства, а тем более – с тонкостями ведения документации. Вместе с тем, правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами – важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб.

Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой. Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы работники не отвлекались от главных производственных целей предприятия.

Введение

«Энциклопедия делопроизводства» – представляет собой электронное издание, призванное ответить на вопросы, которые могут возникнуть на любом этапе работы с организационно-распорядительными документами, начиная от документирования и заканчивая передачей дел в архив организации.

В соответствии с ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» делопроизводство – это деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов.

Термин «делопроизводство» возник в России, по данным словарей русского языка, во второй половине XVIII в. и образован от сочетания слов «производство дела», а «делом» в то время обозначали судебный или административный вопрос, решаемый органом управления. Определения терминов претерпевали изменения: позже «дело» стало употребляться и в значении «собрание документов», относящихся к какому-либо вопросу, а в настоящее время значения обоих этих терминов – «делопроизводство» и «дело» – закреплены ГОСТ Р 7.0.8-2013.

В соответствии с ГОСТ Р 7.0.8-2013 делопроизводство предполагает прежде всего создание документов или документирование, т.е. запись информации на носителе по установленным правилам, которые закрепляются в правовых актах и нормативно-методических документах. Результатом документирования является документ – зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Носителем при этом может выступать любой материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.

В обществе документы являются основными носителями информации, при этом любой документ, создаваемый в обществе, является элементом системы более высокого уровня и входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам назначения, сферы деятельности и единых требований к их оформлению. Классификацию управленческих документов содержит «Общероссийский классификатор управленческой документации», в зависимости от функций управления в нем выделены следующие системы документации: организационно-распорядительная, отчетно-статистическая, бухгалтерская, по труду и т.п. Организационно-распорядительной документации (ОРД) в системе управления принадлежит особая роль ввиду того, что она имеется во всех учреждениях независимо от специфики их деятельности и ее можно рассматривать как наиболее общую категорию управленческих документов. В организационно-распорядительных документах фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.

Делопроизводство однако предполагает не только создание документов, но также и документооборот, хранение и использование документов в текущей деятельности организации.

Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются на документопотоки:

  • регистрируемые и нерегистрируемые документы;
  • входящие, исходящие и внутренние документы;
  • направляемые в вышестоящие или подведомственные организации и т.д.

Характеристикой документооборота является его объем, под которым понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период. Данный показатель является важным, он должен учитываться при организации делопроизводства, а также влиять на структуру службы делопроизводства и ее штатный состав.

Наряду с документооборотом в понятие «делопроизводство» также включены оперативное хранение документов (хранение документов в структурном подразделении до их передачи в архив организации или уничтожения) и их использование.

***

В «Энциклопедии делопроизводства» рассмотрены все составные части делопроизводства.

Первая и вторая части ориентированы на документирование информации, а именно: часть «Правила оформления организационно-распорядительных документов» рассказывает о составе и требованиях к оформлению реквизитов документов, а также о разработке бланков документов». Вторая часть «Системы документации» состоит из трех подчастей: система организационно-правовой документации, система распорядительной документации, система информационно-справочной документации, которые содержат описание каждого вида документа, а также требования, предъявляемые к нему.

Третья часть «Энциклопедии делопроизводства» носит название «Организация работы с документами» и посвящена другим составляющим делопроизводства. Данная часть тоже состоит из подчастей: организация документооборота и оперативное хранение документов.

В заключительной части «Служба документационного обеспечения управления» говорится о функциях службы делопроизводства, ее структуре и регламентации ее деятельности.

***

В конце хотелось бы подчеркнуть следующие моменты:

1. В работу с документами в организации в той или иной степени втянуты все работники, независимо от того, к какой категории они относятся – к руководителям, специалистам, техническим исполнителям. Различие заключается в характере работы с документами.

2. От технологии организации работы с документами и от качества создаваемых документов зависит не только оперативность и эффективность управленческих решений, но и общие показатели результатов деятельности организации. Без налаженного делопроизводства трудно построить эффективное управление.

В связи с этим «Энциклопедия делопроизводства» предназначена не только специалистам службы делопроизводства, но также и другим специалистам организации, работа которых тем или иным образом связана с документами.

About the author

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *