Фасилитационная сессия

Принципы и правила фасилитации

Легко ли вам вести процесс обсуждения рабочих вопросов? Пленарные заседания, конференции, совещания — любой тип встреч, на которых люди высказываются в строго определенном порядке, неизбежно выключаются из процесса обсуждения в ожидании своей очереди. В результате многие идеи оказываются не озвучены, не все возможности рассмотрены. В лучшем случае люди начинают скучать, а в худшем появляется раздражение и неудовлетворенность результатом. На помощь придет метод фасилитации.

Это инструмент, которым можно пользоваться при проведении совещаний, сессий стратегического планирования, семинаров и воркшопов. Разбираемся в тонкостях инструмента ниже.

Что такое фасилитация

Фасилитация (от англ. facilitate – помогать, направлять, облегчать) – одновременно процесс, группа навыков и набор инструментов, позволяющих эффективно организовать групповое обсуждение.

Цель фасилитации: нахождение верного метода, который позволит группе работать созидательно и результативно. Иными словами, это специальные действия, направленные на организацию групповой работы.

Обсуждение рабочих вопросов обычно происходит в одной или нескольких группах. Групповая фасилитация – процесс, в рамках которого лидер группы занимает нейтральную позицию и не берет на себя принятие решения, а лишь помогает участникам идентифицировать проблемы и принять решение с помощью конструктивного обсуждения. Этим лидером и будет фасилитатор.

Кто такой фасилитатор

Личность фасилитатора – уже мощный инструмент влияния сам по себе. Это тренер, который обучен технологиям эффективной коммуникации. По мнению Тони Манна (автор нескольких книг по фасилитации), фасилитатор должен уметь:

    • направлять и структурировать дискуссию в нужное русло;
    • отбирать действительно удачные решения группы;
    • брать на себя риск, выходить самому и выводить участников фасилитации из зоны комфорта;
    • работать с разного рода группами;
    • ориентироваться во всех форматах бесед и встреч;
    • сочетать разные инструменты и техники в процессе работы с группой;
    • быстро реагировать на изменение обстановки, затруднения участников – и, соответственно, быстро их преодолевать;
    • противостоять стрессу;
    • открываться людям, мотивировать их на личностные изменения.

Профессионал превыше всего ставит интересы группы, отказываясь от собственной экспертизы, не позволяет участникам увязать в обсуждении, но в то же время и не форсирует события и не оказывает давления на участников. Он несет ответственность за организацию обсуждения, позволяющую участникам всецело сфокусироваться на содержании объекта дискуссии.

Важно! Фасилитатор поддерживает конструктивный диалог и оказывает одинаковое внимание всем участникам обсуждения, эффективно управляя дискуссией, но не вступая в нее. Результатом такой встречи является принятие группой лучшего из возможных решений.

Отличие фасилитации от модерации

Существуют разные взгляды на то, что такое фасилитация и модерация. Одними экспертами они признаются как одинаковые процессы, а различие в терминах объясняются разным языковым происхождением (модерация – немецкое, фасилитация – английское). Другие специалисты находят эти процессы смежными, но имеющими различия:

    1. Фасилитация буквально означает “облегчение”, модерация – “обуздывание”. Модерация – более жесткая технология. У нее определен формат – беседа, в ходе которой нет возможности отвлечься на другую тему.
    2. Фасилитация – гибкая технология. В процессе применяются множество различных техник и инструментов: зарисовки, коллажи, даже конструкторы Лего. Участники не ограничены одной темой.
    3. Модерация используется в формате встречи: “обсуждение проблемы”, совещание у руководителя.
    4. Фасилитация подходит для решения конфликтных ситуаций, при принятии сложных решений и внедрении новых технологий.
Пять правил фасилитации

Проведение фасилитации подразумевает использование принципов, которые исходят из поставленных целей и задач.
Существуют 5 правил фасилитации:

    • исследование процесса в противовес всеведению;
    • открытость и искренность к людям;
    • все участники процесса равны;
    • каждое мнение важно;
    • все люди умны и могут эффективно решать задачи.
Техники фасилитации

Инструментов фасилитации много, но существует несколько базовых техник:

    1. Future Search (“Поиск будущего”). Технология используется, когда различным заинтересованным подразделениям компании необходимы общая основа для сотрудничества и создание будущего всей организации.
    2. Work Out (“Выход за рамки”). Метод используется для разработки инновационных способов взаимодействия, преодоления бюрократизации компании, усовершенствования бизнес-процессов и способности достигать результатов, необходимых компании.
    3. Brainstorming (“Мозговой штурм“). Метод применяется, когда необходимо суммировать имеющуюся информацию и найти новые, свежие идеи.
    4. Polarization of opinion (“Поляризация мнений”). Метод применяется, когда необходимо уменьшить/»вылить» негативное отношение к теме, которая будет обсуждаться дальше; необходимо определить пессимистичный и оптимистичный прогноз развития ситуации.
    5. Open Space (“Открытое пространство”). Метод используется, когда большой группе сотрудников необходимо ответить на много частных вопросов или найти решения проблем в рамках одной темы. Шаги техники вытекают один из другого, как на схеме ниже:

Фасилитация в бизнесе

Фасилитация активно используется при проведении совещаний, круглых столов в компаниях и корпорациях. Что фасилитация дает в этом случае?

    1. Повышение эффективности деятельности сотрудников.
    2. Увеличение мотивации персонала.
    3. Развитие интеллектуального потенциала сотрудника.
    4. Создание безопасного психологического пространства.
    5. Внедрение новых технологий в бизнес.

Успешная фасилитация — это совместная качественная работа как участников, обсуждающих по-настоящему важные для них вопросы, так и фасилитатора, принимающего темп и уровень, на котором находится группа и использующего тщательно подобранные инструменты. Именно это позволяет получить максимальный результат.

Разработка ценностного предложения для логистической компании

Кейс: изменение системы наставничества в IT-компании

Бизнес-прожектор.

Помогаем видеть главное

Настоящим я, далее – «Субъект Персональных Данных», во исполнение требований Федерального закона от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных» (с изменениями и дополнениями) свободно, своей волей и в своем интересе даю свое согласие ООО «Эрнст энд Янг – оценка и консультационные услуги» (далее – «EY», юридический адрес: Россия, 115035, Москва Павелецкая площадь, 2, стр. 2) на обработку своих персональных данных, указанных при регистрации путем заполнения веб-формы на сайте EY academyey.com (далее – Сайт), направляемой (заполненной) c использованием Сайта.

Под персональными данными я понимаю любую информацию, относящуюся ко мне как к Субъекту Персональных Данных, в том числе мои фамилию, имя, отчество, адрес, образование, профессию, контактные данные (телефон, факс, электронная почта, почтовый адрес), иную другую информацию. Под обработкой персональных данных я понимаю сбор, систематизацию, накопление, уточнение, обновление, изменение, использование, распространение, передачу, в том числе трансграничную, обезличивание, блокирование, уничтожение, бессрочное хранение), и любые другие действия (операции) c персональными данными.

Обработка персональных данных Субъекта Персональных Данных осуществляется исключительно в целях регистрации Субъекта Персональных Данных на мероприятия EY c последующим направлением Субъекту Персональных Данных информационных и новостных рассылок, приглашений на мероприятия EY, а также c целью подтверждения личности Субъекта Персональных Данных при посещении мероприятий EY.

Датой выдачи согласия на обработку персональных данных Субъекта Персональных Данных является дата отправки регистрационной веб-формы c Сайта EY.

Обработка персональных данных Субъекта Персональных Данных может осуществляться c помощью средств автоматизации и/или без использования средств автоматизации в соответствии c действующим законодательством РФ.

EY принимает необходимые правовые, организационные и технические меры или обеспечивает их принятие для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения персональных данных, а также от иных неправомерных действий в отношении персональных данных, а также принимает на себя обязательство сохранения конфиденциальности персональных данных Субъекта Персональных Данных. EY вправе привлекать для обработки персональных данных Субъекта Персональных Данных субподрядчиков, а также вправе передавать персональные данные для обработки своим аффилированным лицам, обеспечивая при этом принятие такими субподрядчиками и аффилированными лицами соответствующих обязательств в части конфиденциальности персональных данных.

я ознакомлен(а), что:

  • настоящее согласие на обработку моих персональных данных, указанных при регистрации на Сайте EY, направляемых (заполненных) c использованием Cайта, действует в течение 50 (пятидесяти) лет c момента регистрации на Cайте EY;
  • согласие может быть отозвано мною на основании письменного заявления в произвольной форме;
  • предоставление персональных данных третьих лиц без их согласия влечет ответственность в соответствии c действующим законодательством Российской Федерации.

Фасилитация корпоративных мероприятий

Новое измерение групповой работы: скорость, креативность, эффективность

Динамика сегодняшнего рынка требует от компаний высокой гибкости и постоянных внутренних изменений, готовности к саморазвитию. Современные компании готовы тратить силы на то чтобы создать среду для работы коллективного интеллекта, способного создавать и реализовывать новые идеи. И поэтому сегодня среди компаний, ориентирующихся на активное развитие и лидерское положение в отрасли, становятся все более популярным проведение корпоративных мероприятий, совещаний, рабочих сессий и конференций с целью организационного развития, формирования стратегии и проектов по её реализации, разработки инноваций и поддерживающих их механизмов. Суть этих мероприятий — организация групповых обсуждения, сотворчества и принятия решений по актуальным для организации вопросам развития. Состав участников таких мероприятий может быть самым разным — от ограниченного круга топ-менеджеров компании до широкого коллектива ключевых сотрудников и менеджеров разветвлённой организации.

В такие групповые мероприятия организации вкладывают значительные ресурсы, деньги и ценное время сотрудников, и поэтому стремятся обеспечить их максимальную результативность. Но часто неорганизованное обсуждение съедает много времени участников — встречи, доклады и дискуссии затягиваются, уходят в сторону от темы обсуждения и повестки дня, возникает бесконечно повторяющееся по кругу обсуждение. Традиционные формы организации обсуждения, такие как пленарные заседания и презентации, могут заставить участников скоро почувствовать усталость и потерю интереса к происходящему, ведут к отсутствию включённости и творчества каждого участника, из-за чего теряются ценные идеи. Приложив усилия и собрав группу людей для обсуждения и решения вопросов, организация может столкнуться с проблемами межличностного восприятия, конфликтами, с невозможностью для людей из разных подразделений свести вместе различные точки зрения, с ситуацией когда доминирующее меньшинство подавляет идеи и вклад от большинства. Нередки случаи, когда коллектив не испытывает достаточного доверия к ведущему процесса групповой работы, выбранному из среды работников компании, из опасения что он подталкивает эту работу в направлении, продиктованном той или иной группой интересов в компании. Итогом всего этого может стать невыполнение поставленных целей, неудовлетворённость участников процессом и результатами групповой встречи, рабочей сессии или совещания.

Чтобы избежать этих рисков самым эффективным выходом для организаторов корпоративных мероприятий является использование профессиональной технологии фасилитации, позволяющей решить выше перечисленные проблемы и сработать на заданный результат корпоративной встречи или конференции.

Что такое фасилитация?

Фасилитация групповой работы как понятие возникло в среде корпоративной работы, обучения и развития во второй половине двадцатого века. Фасилитацией называется выявление и использование различных процессов, которые помогают работающим в группе людям вести общую мыслительную деятельность, приходить к общим решениям, создавать и совершенствовать идеи. Организованный процесс фасилитации приводит к повышению эффективности групповой работы, вовлеченности и заинтересованности участников, раскрытию их потенциала. Чертами современной фасилитации являются использование наглядных методов выстраивания ветвей группового обсуждения, работа с визуальными образами, которые эффективно откладываются в человеческой памяти, гуманизация и «дебюрократизация» групповых обсуждений.

Главная задача ведущего обсуждение фасилитатора — стимулирование и направление процесса поиска и анализа информации участниками групповой работы. Фасилитатор отвечает за процесс группового обсуждения (ход совместной работы группы и формат), технологически поддерживает обсуждение, а группа отвечает за содержание и выдаёт результаты (фактические идеи, предложения и решения). Фасилитатор является нейтральной стороной и не представляет интересы ни одной из присутствующих групп. Фасилитатор использует определённые навыки в процессе взаимодействия с людьми, которые позволяют конкретным людям или группе принимать решения, определять цели.

От фасилитатора зависит выбор подходящего формата работы и техник групповой работы, которые позволяют в конкретной ситуации достичь запланированных целей. Профессиональные фасилитаторы:

  • организовывают эффективную дискуссию, где каждый участник может высказаться и поделиться опытом;
  • не позволяют участникам уйти в сторону от темы встречи;
  • процедурно простраивают все этапы обсуждения, согласования и принятия решения;
  • создают творческую, свободную, ненапряженную атмосферу.

Успех фасилитации обуславливается тщательной предварительной подготовкой, планированием и конструктивным подходом во время проведения обсуждения. Этап подготовки группового корпоративного мероприятия начинается с прояснения целей и формы итогового результата, а заканчивается выбором техник фасилитации и их логики использования для обеспечения процесса групповой работы и достижения результатов встречи.

Простые и практичные инструменты фасилитации, разработанные с учётом современных представлений о человеческом восприятии и работе мозга, помогают преодолеть все возможные проблемы групповых обсуждений и принять лучшие решения, на которые только способны сотрудники — участники встречи. Параллельно с распространением популярности этих инструментов на наш рынок начали приходить и выверенные отработанные до мелочей методики фасилитации, отличающиеся функционалом и своими методами пробуждения креативности участников, такие как техника Pinpoint, работа с модерационными картами, World Cafe, Оpen Space, динамическая фасилитация. В рамках этих методик используются эффективные способы генерации решений — mind-mapping, силовое поле, техника бессловесного официанта, рейтингование, причинно-следственные диаграммы, классический мозговой штурм. Активно включаются в программу групповой работы модели и методы из теории и практики управления: SWOT- анализ, матрица BCG, матрица последствий и другие. Для успеха групповой сессии важно, чтобы фасилитатор мог гибко использовать различные техники и креативно их адаптировать под ситуацию.

Преимущества фасилитации

Фасилитационная сессия — это действенный процесс группового обсуждения, решения проблем и планирования, дающий качественные результаты в сжатое время. Использование фасилитации в рабочих встречах и на корпоративных мероприятиях обеспечивает прирост производительности в трёх направлениях:

  1. Скорость. Можно сделать больше — и за меньшее время:
  • Фокусирование на ключевых вопросах.
  • Снятие барьеров понимания.
  • Быстрое продвижение даже по сложным темам с полным участием всех.
  • Продуктивная рабочая среда.
  1. Креативность. Фасилитация позволяет освободиться от формальностей, выйти за рамки рутины и расширить горизонты мышления:
  • Стимулируя творчество участников.
  • Настойчиво, шаг за шагом продвигаясь по проблемам и вариантам решений, попутно преодолевая все возможные трудности обсуждения.
  • Генерируя выдающиеся идеи и практические решения.
  1. Эффективность. Более эффективно организован процесс обсуждения и повышается качество результатов:
  • Все умы включаются в работу и вносят свой вклад в итоговый результат.
  • Участники осознают, что результаты проделанной работы принадлежат им.
  • Интерактивный рабочий процесс позволяет добиться максимума с любой группой и в любой ситуации.
  • Создаются действенные планы работы.

Благодаря использованию техник фасилитации в ходе совещаний и рабочих сессий:

  • на все обсуждение уйдёт меньше времени;
  • все будут оказывать влияние на процесс;
  • будут приниматься решения;
  • не будет ненужных конфликтов между людьми или отдельными подразделениями;
  • те, кто перебивает других, и те, кого невозможно заставить замолчать, будут под контролем — а их вклад при этом не потеряется;
  • те, кто обычно молчат, смогут делиться идеями, оказывать влияние и принимать решения, причём без угроз и ненужных страха;
  • весь процесс общения будет визуально зафиксирован по мере его прогресса, давая возможность любой момент обратиться к полной, не редактированной версии его мельчайших моментов;
  • сложные темы получают простое выражение;
  • вырастает удовлетворённость сотрудников принятыми решениями и их ответственность за реализацию этих решений;
  • цели достигаются.

Где сегодня используют фасилитацию?

По нашему опыту сегодня все чаще используют фасилитационные сессии для корпоративных рабочих встреч и конференций по решению актуальных бизнес-задач. Примерами таких мероприятий могут быть:

  • Совещания по развитию организации и формированию новых проектов.
  • Сессии стратегического планирования.
  • Антикризисные сессии (совместный анализ проблем и выработка собственных решений по выходу из сложившейся ситуации).
  • Креативные встречи с целью генерации идей и создания инноваций. Например, поиск и внедрение новых продуктов/ услуг.
  • Подведение итогов года и презентация новых планов.
  • Информирование сотрудников о нововведениях и привлечение их к разработке изменений. Например, корпоративные ценности, миссия, ребрендинг, оптимизация функционального взаимодействия, разработка системы сбалансированных показателей.
  • Совещание по проекту (планирование и распределение ответственности, развитие проекта, сложности, необходимые изменения, согласование интересов различных подгрупп).
  • Продвижение определённых идей/программ/проектов в среде других субъектов с различными интересами, согласование интересов. Например, организация взаимодействия компании с филиалами, с различными группами значимого окружения;
  • Рабочая сессия способ развития корпоративных компетенций, таких как системность мышления, навыки проектного менеджмента, навыки групповой работы и принятия решения.
  • Решение конфликтов и улучшение взаимодействия между подразделениями компании.
  • Управленческие конференции.
  • Дилерские слёты (новинки, трудности и возможности продвижения продукции).

Результаты фасилитационных сессий

Итогом фасилитационной сессии являются результаты содержательные, корпоративные, психологические и учебные.

Содержательным итогом групповой сессии является зафиксированный результат, с которым участники смогут продолжить работу самостоятельно после сессии (в проектных группах, в функциональных подразделениях). При этом любые полученные результаты являются итогом согласованной групповой работы и созданы самими участниками, что обеспечивает поддержку и принятие решений всеми участниками встречи. Также по итогам совещания можно запустить в работу несколько проектов с целью практического воплощения в жизнь результатов сессии.

Примером таких результатов могут быть: списки стратегических целей, планы и программы развития, список ключевых проблем и пути их решения, оценка ресурсов, идеи новых проектов и продуктов…

Корпоративным результатом сессии можно считать эффекты, важные для эффективной работы организации, например:

  • развитие внутрикорпоративной коммуникации;
  • сближение позиций и видения участников по основным вопросам функционирования компании;
  • развитие мотивации и включённости сотрудников в деятельность компании;
  • повышение ответственности за принимаемые решения;
  • развитие команды.

К психологическому итогу качественно проведённой фасилитационной сессии можно отнести удовлетворённость участников процессом и результатами рабочей сессии.

Также немаловажным результатом фасилитационных сессий являются развитие важных корпоративных компетенций: навыков групповой и проектной работы, эффективного взаимодействия и общения, совместного решения задач и принятия решений.

Основным залогом получения желаемых результатов от групповой работы и всего корпоративного мероприятия являются качественная проработка целей мероприятия на этапе подготовки; выбор формата мероприятия и фасилитационных техник для достижения целей; профессионализм фасилитатора или команды фасилитаторов. При этом каждая сессия уникальна и заточена на решение задач конкретной организации.

Резюме

В заключение хочется призвать руководителей компаний:

  • Используйте потенциал и возможности своих сотрудников и менеджеров для развития организации и бизнеса, привлекая их к обсуждению и генерации идей и решений, это позволит вам создать механизм саморазвивающейся организации, успешной в быстроменяющемся мире.
  • Внедряйте культуру эффективных обсуждений и встреч, что сразу же отразится на качестве планерок и проектных встреч, сэкономит компании время и средства, повысит удовлетворённость участников встреч.
  • Используйте фасилитационные сессии с целью организационного развития, проводите их регулярно, это даст вашей компании энергетику для развития, улучшение внутренних коммуникаций и повышение эффективности деятельности организации в целом.

Примеры фасилитационных сессий

Пример 1

  • Антикризисная сессия «Как развиваться в кризис».

Цель встречи: определить возможные направления развития в кризис и спланировать как развиваться самим.

Участники встречи: сотрудники консалтинговой компании.

Количество участников: 15 чел.

Количество фасилитаторов: 1 чел.

Длительность: 1 день.

Методы фасилитации, используемые в сессии:

  • «трейлер» в форме вопроса: «Кризис — это тупик или возможности?»
  • ключевой вопрос для сбора идей методом модерационных карт — «Как использовать кризис для развития» (рассматривался с двух сторон: с точки рения отдельной личности и с точки зрения организации)
  • голосование с целью выявления наиболее эффективных и реализуемых идей
  • «бессловесный официант» (идеи, барьеры, ключевые рекомендации)
  • составление плана

Результат:

По итогам фасилитационной сессии получены проранжированные списки возможных направлений развития в кризис для организации и для личностей, а также план развития на ближайшее время.

Пример 2

  • Выездное совещание «Стратегия Компании на год».

Участники совещания: менеджеры и сотрудники строительно-энергетической компании.

Количество участников: 60 чел.

Количество фасилитаторов: 4 чел.

Длительность: 1,5 дня.

Место проведения: пансионат в Подмосковье.

Цели:

  1. Провести анализ ситуации в Компании.
  2. Согласовать представление участников о текущей стадии развития Компании.
  3. Сформулировать и согласовать ключевые цели компании на год и пути их достижения.
  4. Вовлечь в процесс обсуждения и разработки ключевых целей и мероприятий по их достижению руководителей и сотрудников Компании.

Методы фасилитации, используемые в совещании:

  • Презентации от подразделений (достижения, трудности, перспективы и планы)
  • SWOT-анализ в 4-х группах (сильные и слабые стороны, возможности и угрозы)
  • Определение стадии развития компании
  • Целеполагание (с использованием SMART-критериев)
  • Разработка программы по достижению целей (проблемы текущей ситуации, желаемое состояние, шаги и мероприятия; матрица эффективности).

Результат

Проведён анализ текущей ситуации в компании и зафиксированы: сильные и слабые стороны компании, угрозы и возможности для бизнеса; определена текущая стадия развития компании. Все эти материалы легли в основу формулирования целей на год, в результате чего был получен список целей на год, а затем и программы мероприятий по достижению этих целей.

Все участники совещания были вовлечены в процесс обсуждения и принятия решений, активно взаимодействовали друг с другом. По итогам совещания можно отметить сближение позиций и видения участников по основным вопросам функционирования и развития компании.

Пример 3

  • Выездная конференция для дилеров.

Количество участников: 100 чел.

Количество фасилитаторов: 6 чел.

Длительность: 1 день.

Место проведения: отель на Кипре.

Цели:

  1. Обсудить возможные трудности и перспективы увеличения продаж бытовой техники в регионах.
  2. Представить новые продукты производителя и программы для дилеров.

Методы фасилитации, используемые на конференции:

  • Сессия Pinpoint (сбор идей с помощью модерационных карт, голосование с целью выявления рейтинга факторов, «бессловесный официант»)

Результат:

Выявлен список основных трудностей, с которыми сталкиваются дилеры в регионах при продвижении и продаже бытовой техники. Сформулированы и зафиксированы идеи и рекомендации по увеличению продаж в регионах, сотрудничеству производителя и дилеров.

Дополнительно можно ответить, что форма фасилитационной сессии позволила дилерам предоставить всестороннюю обратную связь производителю, содействовала конструктивному общению представителей производителя и дилеров.

About the author

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *