Финансово экономический отдел

Задачи и функции финансовой службы

Деятельность финансовой службы подчинена главной цели — обеспечению финансовой стабильности предприятия, созданию устойчивых предпосылок для экономического роста и получения прибыли.

Основными задачами финансовой службы являются:

  • — обеспечение денежными средствами текущих затрат и инвестиций;
  • — выполнение обязательств перед бюджетом, банками, другими субъектами хозяйствования и занятыми работниками.

Финансовая служба предприятия определяет способы и методы финансирования затрат. Ими могут быть самофинансирование, привлечение банковских и коммерческих (товарных) кредитов, привлечение акционерного капитала, получение бюджетных средств, лизинг.

Для своевременного выполнения денежных обязательств финансовые службы создают оперативные денежные фонды, формируют резервы, используют финансовые инструменты привлечения денежной наличности в оборот предприятия.

Задачами финансовой службы также являются:

  • — содействие наиболее эффективному использованию основных производственных фондов, инвестиций, товарно-материальных ценностей;
  • — осуществление мер по ускорению оборачиваемости оборотных средств, обеспечению их сохранности, доведению размеров собственных оборотных средств до экономически обоснованных нормативов;
  • — контроль за правильностью организации финансовых отношений.

Функции финансовой службы обусловлены самим содержанием финансовой работы на предприятиях. Это:

планирование;

финансирование;

инвестирование;

организация расчетов с поставщиками и подрядчиками, заказчиками и покупателями;

организация материального стимулирования, разработка систем премирования;

выполнение обязательств перед бюджетом, оптимизация налогообложения;

страхование.

Функции финансового отдела (службы) и бухгалтерии тесно переплетаются и могут совпадать. Тем не менее между ними есть существенные различия. Бухгалтерия фиксирует и отражает уже свершившиеся факты, а финансовая служба анализирует информацию, занимается планированием и прогнозированием финансовой деятельности, представляет руководству предприятия заключения, обоснования, расчеты для принятия управленческих решений, разрабатывает и реализует финансовую политику.

По международным стандартам финансовая служба должна быть отделена от бухгалтерии, так как перед ними стоят разные задачи и они используют различные методы при определении имеющихся финансовых ресурсов и фондов денежных средств. Например, бухгалтерия часто использует метод начислений. При этом возникновением дохода считается момент продажи продукции, работ, услуг, а расхода — момент его понесения.

Финансовая служба заботится о постоянном наличии средств, необходимых для текущей деятельности предприятия, следит за их поступлением и расходованием. Отсюда финансовая служба опирается на метод наличных средств (кассовый) при определении фондов денежных средств. В этом случае возникновением дохода и расхода считается момент поступления и расход наличных.

Принципиальные различия между финансовой службой и бухгалтерией заключаются не только в подходах к определению фондов, но и в сфере принятия решений. Бухгалтерия работает над сбором и предоставлением данных. Финансовый отдел (управление), знакомясь с бухгалтерскими данными и анализируя их, готовит дополнительную информацию. На основании анализа всех этих материалов принимаются конкретные решения, касающиеся деятельности предприятия.

Для отечественных предприятий полезным является ознакомление с зарубежным опытом управления финансами корпораций и фирм, приемами финансового менеджмента. Самостоятельные финансовые службы существуют во всех стандартных западных компаниях и обычно имеют в своем составе подразделения (группы специалистов или отделы). В Европейских странах подразделения финансовой службы, как правило, ориентированы на финансовые методы управления.

Финансовую службу возглавляет финансовый директор (вице-президент по финансовым вопросам). Ему подчиняются отделы, например, финансового анализа, финансового контроля, финансового планирования, денежных средств и краткосрочных инвестиций.

Требования к профессиональному уровню финансовых работников предприятий возрастают. Руководитель финансовой службы должен внимательно следить за изменением эффективности производства и экономической политикой государства, владеть знаниями в области макро- и микроэкономики.

На неотлаженность финансовой работы на предприятии указывают следующие обстоятельства:

Отсутствие финансовой службы как таковой или выполнение ею подсобной по отношению к бухгалтерской или планово-экономической работе роли.

Выполнение финансовых функций другими отделами (маркетинга, сбыта, плановым отделом) при наличии финансовой оргструктуры или дублирование ими функций.

Неудовлетворительное распределение ответственности и полномочий.

Невыполнение многих функций в рамках финансового управления

Недостаточная квалификация финансовых работников, непонимание многих концептуальных вещей (денежные потоки, бюджет, стоимость капитала) в контексте корпоративной стратегии.

Несовершенство документооборота, информационного и технического, в т.ч. компьютерного обеспечения финансовой деятельности.

Отсутствие мотивации работников финансовых служб и др.

Негативные последствия неудовлетворительного финансового управления могут проявляться как чисто финансовые потери, утраты и упущенные возможности, так и в виде ослабления качества бизнеса в целом.

Бухгалтерия

Бухгалтерия — это штатно — структурное подразделение организации, предназначенное для сбора данных об имуществе и обязательствах предприятия.

Основные задачи, стоящие перед бухгалтерской службой организации

Основные задачи, стоящие перед бухгалтерской службой организации заключаются в следующем:

  • формирование полной и достоверной информации о деятельности организации и ее имущественном положении, необходимой внутренним пользователям бухгалтерской отчетности — руководителям, учредителям и собственникам имущества организации, а также внешним — инвесторам, кредиторам и другим пользователям бухгалтерской отчетности;

  • обеспечение информацией, необходимой внутренним и внешним пользователям бухгалтерской отчетности для контроля за соблюдением законодательства РФ при осуществлении организацией хозяйственных операций и их целесообразностью, наличием и движением имущества и обязательств, использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами;

  • предотвращение отрицательных результатов хозяйственной деятельности организации и выявление внутрихозяйственных резервов обеспечения ее финансовой устойчивости.

Организационная структура бухгалтерии

Структура бухгалтерской службы зависит от вида деятельности, размеров организации и т.д.

В современных условиях сложились три основных типа организации структуры бухгалтерской службы: линейная (иерархическая), вертикальная (линейно-штабная) и функциональная (комбинированная).

При линейной (иерархической) организации структуры бухгалтерии все работники бухгалтерии получают задания и отчитываются непосредственно перед главным бухгалтером. Такая структура бухгалтерии применяется в небольших организациях.

При вертикальной (линейно-штабной) организации аппарата бухгалтерии создаются промежуточные звенья управления (отделы, секторы, группы), возглавляемые старшими бухгалтерами. Работники бухгалтерии получают задания от старших бухгалтеров соответствующих звеньев управления и отчитываются непосредственно перед старшими бухгалтерами.

Данная модель структуры бухгалтерии применяется в средних и крупных организациях. При этом в структуре бухгалтерии могут создаваться отделы:

  • расчетный, который осуществляет учет расчетов с персоналом по оплате труда, органами социального страхования, поставщиками, покупателями и заказчиками и др.;

  • материальный, который ведет учет поступления и расходования материально-производственных запасов;

  • кассовый, который учитывает кассовые операции, операции по счетам в банках;

  • производственный, который осуществляет учет затрат и выпуск продукции, калькулирует себестоимость продукции, составляет отчетность о затратах и выпуске продукции;

  • учета готовой продукции, который осуществляет учет готовой продукции на складах и ее реализации;

  • налогообложения, который ведет учет налоговых платежей и составляет налоговые декларации;

  • общий, который осуществляет остальные операции и отражает их в Главной книге, составляет бухгалтерскую и статистическую отчетность.

В крупных организациях кроме перечисленных отделов могут выделяться отделы учета капитальных вложений, учета основных средств и др. Кроме того, в структуру бухгалтерии могут быть включены секторы внутреннего аудита, управленческого учета, налогового учета.

При функциональной (комбинированной) организации специальные структурные подразделения бухгалтерии создаются по участкам учетной работы, которые выполняют замкнутый цикл работ.

Права главного бухгалтера в этом случае передаются руководителям подразделений бухгалтерий в пределах установленной компетенции.

Такая структура аппарата бухгалтерии применяется в крупных организациях и организациях, в которых созданы центры ответственности на базе организации внутрихозяйственных финансово-экономических отношений.

При использовании любого типа организации структуры бухгалтерии только хорошо налаженные взаимоотношения с другими службами и подразделениями дают возможность получать необходимую информацию для управления и обеспечения контроля за хозяйственно-финансовой деятельностью организации.

При необходимости (большом объеме работ) в штат бухгалтерии может вводиться должность заместителя главного бухгалтера, через которого осуществляется взаимодействие главного бухгалтера с работниками и их группами.

При наличии более двух бухгалтеров бухгалтерская служба должна оформляться как структурное подразделение организации, возглавляемое главным бухгалтером, который руководит бухгалтерией.

Варианты организации бухгалтерии

В зависимости от уровня сосредоточения учетных функций в бухгалтерской службе организации различают централизованный и децентрализованный варианты организации бухгалтерского дела.

При централизации учетного процесса аппарат бухгалтерской службы сосредоточен в главной бухгалтерии, где ведется синтетический и аналитический учет на основании первичных и сводных документов, поступающих из подразделений организации.

В самих подразделениях происходит лишь первичная регистрация фактов хозяйственной деятельности.

В случае децентрализации учетного процесса персонал бухгалтерской службы рассредоточен по производственным подразделениям организации, где ведется аналитический и синтетический учет, составляются отдельные балансы и отчетность цехов, филиалов, структурных подразделений.

Главная бухгалтерия в этом случае сводит балансы подразделений, выполняет консолидацию баланса и отчетности по организации, контролирует постановку учета в подразделениях организации.

Финансовая служба

Перед финансовой службой ставятся следующие задачи:

  • обеспечение достаточного уровня денежных средств, необходимых для функционирования предприятия;
  • своевременное выполнение обязательств перед налоговыми органами, банками и прочими субъектами, с которыми предприятие состоит в денежных отношениях;
  • организация грамотного движения финансовых ресурсов, способствующая наиболее эффективному хозяйствованию;
  • обеспечение рационального использования денежных запасов и оборотных средств;
  • разработка стратегии по увеличению получаемых доходов.

Функции финансовой службы

Названная организационная структура осуществляет деятельность в следующих направлениях:

  • Анализирует финансово-экономическое состояние предприятия, опираясь на статистическую отчетность. Отслеживает факторы, влияющие тем или иным образом на эффективность производства.
  • Ищет пути пополнения финансовых ресурсов, а также оптимального использования собственных и заемных средств. Находит новые денежные источники. Разрабатывает выгодную инвестиционную стратегию.
  • Следит за движением материальных средств, их поступлением и тратой. Ищет способы эффективного управления финансовыми потоками, позволяющие осуществлять денежный оборот с наибольшей выгодой.
  • Планирует дальнейшие действия, на ближайшее время и отдаленное будущее. Назначает исполнителей для реализации намеченного, распределяет обязанности между ними. При необходимости осуществляет корректировку планов.
  • Контролирует исполнение принятых решений. Следит за соблюдением законодательных норм и своевременным проведением различных операций.
  • Взаимодействует с контрагентами, выполняя расчеты с ними и распределяя полученную прибыль.

Финансовая служба держит постоянную связь с другими подразделениями, функционирующими в организации. К примеру, от бухгалтерии к ней поступают сведения о количестве денежных средств на внутренних счетах, о размерах задолженности и суммах планируемых расходов. На основе этой информации финансовая служба оценивает платежеспособность компании, составляет планы, подготавливает отчеты для руководства.

Маркетинговый отдел предоставляет данные, связанные со сбытом продукции. Финансовая служба анализирует издержки, создает условия для заключения более выгодных сделок и оптимизирует рентабельность производства.

В процессе сотрудничества финансовая служба вправе требовать от других структурных единиц максимально результативных действий в плане реализации финансовой политики предприятия.

Организация финансовой службы

Устройство службы зависит от масштабов предприятия и тех финансовых объемов, с которыми приходится работать. При незначительном денежном обороте в рамках малого производства финансовое управление может осуществляться самим руководителем компании. Эти обязанности также нередко возлагаются на бухгалтера, если привлечен такой специалист. В организациях, средних по масштабу, указанная служба может быть представлена специальной группой. Каждый входящий в нее сотрудник отвечает за свой фронт работ.

На крупных предприятиях, где есть развернутое производство, требуется формирование полноценного финансового отдела. Он действует под управлением начальника, который, в свою очередь, подчинен непосредственно руководителю этого предприятия. Отдел складывается из нескольких бюро. Каждое из них ведет деятельность по отдельному направлению. Одно бюро отвечает за планирование, другое — за банковские операции, третье — за разные виды расчетов.

Грамотно организованная деятельность финансовой службы создает предпосылки для успешного развития предприятия и укрепления его позиций в конкурентной бизнес-среде.

Экономическая служба предприятия. Структура экономической службы предприятия

Экономическая служба завода представлена: планово-экономическим отделом, помощниками начальников цехов по планированию и нормированию труда, помощниками начальника цеха по организации и нормированию труда и инженерами по нормированию труда цехов. Контролирует и координирует работу, осуществляя функциональное руководство экономической службы завода, начальник ПЭО. Ему же и подчиняются все помощники по нормированию труда и сам планово-экономический отдел. А начальник ПЭО в свою очередь подчиняется ген. директору предприятия. Структура экономической службы предприятия представлена в приложении Б.

Планово-экономический отдел

Планово-экономический отдел является самостоятельным структурным подразделением предприятия и подчиняется непосредственно исполнительному директору.

В состав отдела входят 4 человека:

— Начальник ПЭО;

— Заместитель начальника ПЭО;

— Экономист по планированию (2 ед.);

Основные задачи следующие:

— работа по экономическому планированию и контролю производственно-хозяйственной и финансово-экономической деятельности предприятия, направленная на организацию рациональной деятельности в соответствии с потребностями рынка и возможностями получения необходимых ресурсов.

— учет и анализ результатов производственно-хозяйственной деятельности предприятия.

— статистический учет по всем производственным и технико-экономическим показателям работы предприятия.

— организационно-методическое руководство, координация и контроль деятельности структурных подразделений предприятия по экономическим вопросам.

— подготовка и представление руководству информационно-аналитических материалов о внешних и внутренних экономических факторах развития предприятия, ее реальном и планируемом финансово-экономическом положении, состоянии и перспективах развития планово-экономической службы организации.

— совершенствование и внедрение новых методов организации работы, в том числе на основе использования современных информационных технологий.

— решение иных задач в соответствии с целями предприятия.

Основные функции отдела следующие:

а) в области планирования:

1) организация и общее руководство разработкой проектов перспективных и текущих планов производственной, финансовой и коммерческой деятельности предприятия в соответствии с контрольными цифрами, экономическими нормативами и лимитами, а также прямыми заказами потребителей на продукцию (работы, услуги):

2) подготовка предложений для утверждения руководством предприятия о порядке, сроках и участниках (отделах, службах, цехах) разработки проектов планов;

3) рассмотрение обоснований и расчетов проектов планов подразделений предприятия;

4) обеспечение согласованности и взаимной увязки планов цехов и служб предприятия;

5) участие в разработке годовых, квартальных и месячных производственных программ основных и вспомогательных цехов;

6) распределение производственной программы между цехами и службами предприятия;

7) составление проектов планов предприятия в целом;

8) доведение годовых, квартальных и месячных заданий цехам и службам по установленному перечню показателей;

б) в области организации планово-экономической работы:

1) подготовка необходимых материалов для рассмотрения проектов планов, итогов работы предприятия и цехов.

2) разработка системы хозрасчетных показателей цехов и служб в соответствии со спецификой их работы; контроль за внедрением и совершенствованием хозрасчета в подразделениях предприятия;

3) участие в разработке положений по материальному стимулированию.

4)систематизация нормативных затрат на изготовление продукции; составление нормативных калькуляций, контроль за внесением в них всех текущих изменений;

5) участие в разработке прогрессивных плановых технико-экономических норм и нормативов и доведение их до цехов, отделов и служб предприятия;

6)разработка проектов оптовых и розничных цен и тарифов на производимую продукцию (услуги) и представление их на утверждение; разработка и представление на утверждение внутризаводских цен; анализ проектов цен на поставляемую предприятию продукцию (услуги);

7) осуществление анализа цен, выявление убыточных и высокорентабельных изделий, разработка мероприятий по ликвидации убыточности, в случае необходимости внесение предложений о пересмотре цен на убыточные или высокорентабельные изделия, подготовка и представление для утверждения новых цен всех необходимых материалов.

8) организация разработки, утверждения и при необходимости изменение штатов и должностных окладов (часовых тарифных ставок) работников предприятия.

в) в области анализа и оперативно-статистического учета:

1) контроль за выполнением цехами и службами предприятия годовых, квартальных, месячных планов и заданий.

2) организация и руководство работой по комплексному, экономическому анализу производственно-хозяйственной и финансово-экономической деятельности предприятия.

3) участие в разработке унифицированной плановой документации, экономических стандартов, внедрении средств механизированной и автоматизированной обработки плановой и учетной информации.

4) составление совместно с бухгалтерией пояснительной записки к годовому отчету,

5) представление необходимых обобщающих материалов и справок по результатам анализа производственно-хозяйственной деятельности предприятия.

6) участие в балансовой комиссии по итогам деятельности структурных подразделений за отчетный период.

7) сбор необходимых материалов, обобщение, подготовка и представление статистической отчетности в сроки и по формам, установленным Госкомстатом РФ.

8) осуществление в рамках своей компетенции ведения делопроизводства, формирование и отправление/получение корреспонденции и другой информации по электронным каналам связи.

9) обеспечение в пределах своей компетенции защиты сведений, составляющих коммерческую тайну, и иных сведений ограниченного распространения.

г) в области методологической работы:

1) методическое руководство, разработка форм и документации, порядка и сроков проведения работ по:

-экономическому планированию;

-оперативно-производственному планированию (совместно с производственно-диспетчерским отделом предприятия, цехами);

-внутризаводскому хозяйственному расчету (совместно с центральной бухгалтерией);

-статистической отчетности.

-организация совместно с отделом кадров экономической учебы в целях повышения квалификации работников структурных подразделений предприятия, осуществляющих экономическую работу.

— осуществление в пределах своей компетенции иных функций в соответствии с целями и задачами предприятия.

д) взаимодействия отдела отражены в таблице 2

Таблица 2 — Взаимодействия со структурными подразделениями.

Наименование подразделения

Документы и информация

получает

предоставляет

Центральная бухгалтерия

1 Отчеты по выпуску продукции (в номен. и денежной оценке).

2 Сведения о состоянии незавершенного производства.

3 Предварительный расчет амортизационных отчислений по цехам и предприятию в целом.

4 Сведения о фактически начисленной заработной плате по категориям и подразделениям.

5 Данные учета имущества, обязательств и хозяйственных операций, поступ. основных средств, ТМЦ и денежных средств.

6 План/факт финансовых и кредитных планов.

1План производства продукции на месяц, квартал, год в целом по предприятию и по структурным подразделения.

2Отчетов о выполнении планов структурными подразделениями и предприятием в целом.

3Плановую себестоимость выпускаемой продукции (стоимость услуг).

4Штатное расписание предп. и положения о прем. работников предприятия.

5Документы, необходимые для начисления премии.

6Утвержденные цены на продукцию (работы, услуги).

Отдел мат.-технич. снабж.

1 Плановые цены на приобретаемые ТМЦ.

2 План поступ. ТМЦ железнодорожным и автом. транспортом.

1 План производства продукции на месяц, квартал, год в целом по предприятию и по структурным подразделениям.

Отдел сбыта

1 План отгрузки продукции железнодорожным и автомобильным транспортом.

1 План производства продукции на месяц, квартал, год в целом по предприятию и по структурным подразделениям.

2 Утвержденные цены на продукцию (работы, услуги).

Отдел главного механика

1 Годовой план ремонта оборудования, зданий и сооружений и смету затрат на ремонтные работы.

2 Ежемесячные отчеты о выполнении планов ремонта оборудования, зданий и сооружений.

1 Плановое задание на год, квартал, месяц по основным показателям (лимиты на ремонт оборудования, зданий и сооружений).

Отдел главного энергетика

1 Годовой план ремонта энергетического оборудования.

2 Сводные нормы расхода энергоресурсов.

3 Квартальные расчеты (с разбивкой по месяцам) потребности энергоресурсов по предприятию в целом и по структурным подр.

4 Установленную внутризаводскую отчетность о результатах работы отдела.

1 План производства продукции на месяц, квартал, год в целом по предприятию и по структурным подразделениям.

Отдел главного тех., отдел главного метал.

1 Сводные нормы расхода ТМЦ по курируемым цехам.

2 Извещения об изменениях в сводных нормах расхода ТМЦ.

3 Схемы процессов изготовления продукции.

4 Акты о внедрении ресурсо- и природосберегающих технологических процессов и режимов производства выпускаемой предприятием продукции (выполняемых работ, оказываемых услуг) для расчета снижения трудоемкости, себестоимости выпускаемой продукции (выполняемых работ, оказываемых услуг).

1 План производства продукции на месяц, квартал, год в целом по предприятию и по структурным подразделениям.

2 Экономические показатели работы курируемых цехов.

3 Нормативную трудоемкость производства единицы продукции.

Отдел охраны труда и пром. безопасности

1 План мероприятий по охране труда и промышленной безопасности.

2 Результаты аттестации рабочих мест.

1 Штатное расписание предприятия.

Юридический отдел

1 Разъяснения действующего законодательства и порядка его изменения.

1 Заявки на поиск необходимых нормативно-правовых документов, а также на разъяснение действующего законодательства.

Отдел кадров

1 Отчет о движении персонала.

2 Выписки из приказов (копии приказов) по личному составу по запросу начальника отдела.

3 Утвержденный график отпусков.

1 Штатное расписание предприятия.

2 Заявки на специалистов.

3 Представления на поощрения.

4 Характеристики на работников.

5 Материалы для привлечения работ. к дисципл. и материальной ответствен.

Производственно-диспетчерский отдел

1 Графики выпуска готовой продукции.

2 Сведения об остатках готовой продукции и незавер. Производ.

3 Отчеты о выполнении производственного плана.

1 План производства продукции на месяц, квартал, год в целом по предприятию и по структурным подразделениям.

2 Сведения о плановой и фак. числен. рабочих по профессиям и по участкам.

Основные и вспомогат. цехи

1 Отчет о выполнении плана по производству продукции (выполнении работ, оказании услуг).

2 Отчет о выполнении плана себестоимости.

3 Сведения о расходе сырья и материалов на единицу продукции.

4 Отчет об устранении потерь и сокращении непроиз расходов.

5 Данные о затратах ресурсов, использовании времени, мощности. 6 Данные о расходе фонда оплаты труда.

1 Производственную программу на месяц, квартал, год.

2 Лимиты цеховых расходов.

3. Плановые калькуляции выпускаемой продукции (выполняемых работ, оказываемых услуг).

4 Нормативно-справочные материалы.

Все цеха и отделы

1 Проекты штатных расписаний.

2 Ходотайства о внесении изменений в штатное расписание.

3 Предложения о рациональной расстановке рабочих.

1 Утвержденное штатное расписание.

2 Положение о порядке премирования работников.

3 Утвержденные графики работ.

About the author

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *