Формирование дел в делопроизводстве

Юридическая консультация. Телефон: +7 920-985-9888.

3.5. Формирование и оформление дел.

Формирование дел – это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

В дела подшиваются только исполненные документы, в которых заполнен реквизит «Отметка об исполнении и направлении документа в дело», по одному вопросу, имеющие один срок хранения в течение 10 дней после сдачи документов исполнителем.

Контроль за сроками и правильностью оформления дел, организует служба ДОУ федерального органа исполнительной власти (организации).

При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

1) помещать в дела только исполненные документы, в соответствии с заголовками по номенклатуре дел;

2) группировать в дело документы только одного календарного года, за исключением переходящих дел;

3) раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;

4) помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограмм и электронных документов на общих основаниях;

5) в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

6) по объему дело не должно превышать 250 листов.

Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно– логической или другой последовательности или их сочетании. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимся к ним приложениями.

В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента РФ, и выписки из протоколов заседаний Правительства РФ.

Все документы отчетного и информационного характера по исполнению актов Президента РФ или Правительства РФ, находящихся на контроле, подшиваются в заведенное на эти акты дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.

Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшивать необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.

Документы заседаний коллегиальных органов управления формируются в отдельные дела.

Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы федеральных органов исполнительной власти и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.

Переписка федеральных органов исполнительной власти и организаций группируется, как правило, за период календарного года и систематизируются в хронологической последовательности: документ – ответ помещается за документом – запросом, при возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса предыдущего года.

Дела подлежат оформлению при их заведении и по завершении календарного года. Оформление дела – подготовка дела к хранению. Каждое дело должно содержать не более 250 листов, при толщине дела не более 40 мм.

В зависимости от сроков хранения завершенные дела подлежат полному или частичному оформлению. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Полное оформление дела предусматривает:

1) оформление реквизитов обложки дела по установленной форме;

2) нумерацию страниц в деле;

3) составление заверительной надписи дела;

4) составление в необходимых случаях внутренней описи дела;

5) подшивку или переплет дела;

6) внесение необходимых изменений в обложку дела.

На обложке дела указываются реквизиты:

1) наименование федерального органа исполнительной власти (организации);

2) наименование структурного подразделения;

3) номер (индекс) дела;

4) заголовок дела;

5) дата дела (тома, части);

6) количество листов в деле;

7) срок хранения дела;

8) архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:

1) наименование федерального органа исполнительной власти (организации) указывается полностью в именительном падеже, у указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования;

2) наименование структурного подразделения записывается в соответствии с утвержденной структурой органа исполнительной власти (организации);

3) номер дела – это цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел;

4) заголовок дела переносится на обложку из номенклатуры дел;

5) дата дела – это год заведения и окончания дела в делопроизводстве.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи нумеруются простым карандашом сверху вниз. Номер листа проставляется в правом верхнем углу листа.

Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист, в правом верхнем углу.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются следующим образом: сначала нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверт.

Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, располагаемая в конце дела. Заверительная надпись составляется на отдельном листе-заверителе дела. В ней цифрами и прописью указывается количество листов в деле и особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т. д.). Заверительная надпись подписывается ее составителем с расшифровкой подписи и датой составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии итоговой надписью.

Реквизит «срок хранения дела» переносится на обложку дела из номенклатуры дел после его сверки со сроком хранения, указанным в перечне сроков хранения документов, образующихся в деятельности организации. На делах постоянного хранения пишется «Хранить постоянно».

Архивный шифр дела, состоящий из номера фонда, номера описи и номера дела по описи, на обложках дел постоянного хранения проставляется в архиве чернилами черного цвета после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК архива.

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования федерального архива, в который будут передаваться дела, кодов по ОКПО и ОКОГУ.

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся, в случае необходимости, уточнения.

Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков хранения, учет которых вызывается спецификой данных документов (особо ценные, личные дела и т. д.) составляется внутренняя опись документов дела. Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного сроков хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе и содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах. Заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Внутренняя опись документов дела подписывается составителем и подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления их документов удаляются.

Дела временного (до 10 лет) сроков хранения допускается хранить в скоросшивателях, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

Образцы обложки дела, внутренней описи дела и листа заверителя дела приведены в приложении.

С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования. Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

В целях повышения оперативного поиска документов дела хранятся в шкафах в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.

Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение трех лет, а затем сдаются в архив.

Выдача дел, для работы сотрудникам организации выдается под расписку с разрешения руководителя службы ДОУ на срок не более одного месяца. По истечении срока дело должно быть возвращено на место его хранения. На выданное дело заводится карточка-заменитель, к которой указываются структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, а также предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя федерального органа исполнительной власти (организации) или его заместителя, курирующего службу ДОУ по актам.

Изъятие документа из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях с разрешения руководителя федерального органа исполнительной власти с составлением в деле заверенной копии документа и акта о причине изъятия подлинника.

Внутренняя опись документов дела, лист – заверитель дела, форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения приведены в приложениях 74–76.

Документоведение. Тема 6. Номенклатура дел. Систематизация и хранение документов в делопроизводстве

1. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения подлежат передаче из структурного подразделения в архив организации (при его наличии):
По истечении пяти лет их хранения в структурном подразделении
По истечении трех лет
По истечении двух лет
По истечении одного года
После окончания календарного года
По усмотрению структурного подразделения

2. Обязанности члена экспертной комиссии предприятия:
проверять сохранность документов в подразделениях
оценивать степень секретности документов
проверять правильность составления документов
проводить экспертизу ценности документов
контролировать исполнение документов

4. Сотрудник службы ДОУ доводит до исполнителей содержания соответствующего распоряжения в форме:
ознакомления с текстом приказа и проставлением подписи «ознакомлен»
устно при встрече передать содержание распоряжения
оформления выписки из приказа
изготовления лишней копии приказа
изготовления копии для личного дела

5. Дела из архива организации выдаются работникам структурных подразделений данной организации на срок:
не более 10 дней
не более 21 дня
не более 30 дней.

6. Внутренний документ проходит следующие этапы обработки:
составление проекта – согласование – оформление – подписание – регистрация – исполнение – направление в дело
прием – первоначальная обработка – предварительное рассмотрение – рассмотрение руководителем – исполнение – направление в дело
составление проекта – согласование – оформление – подписание – регистрация – отправка
прием – первоначальная обработка – предварительное рассмотрение – регистрация – рассмотрение руководителем – исполнение – направление в дело
оформление документа – подписание – регистрация – согласование – утверждение – отправка

7. «Перечнем» в делопроизводстве называется документ, содержащий … :
обобщенные сведения по одному вопросу
систематизированное перечисление предметов, лиц, объектов или работ, составленных в целях распространения на них определенных норм или требований
перечисление лиц, предметов, объектов в определенном порядке, составленный в целях информирования или регистрации

8. Проверка наличия и состояния дел в архиве (исключая чрезвычайные происшествия, смену заведующего архивом и т.п.) проходит с периодичностью:
Два раза в год
Один раз в 3 года
Один раз в 5 лет

9. Заголовок к тексту служебного письма может отсутствовать если текст …
составлен по одному вопросу
отражает решение нескольких вопросов
оформлен на бумаге формата А4
оформлен на бумаге формата А5

10. Подготовка к архивному хранению переписки предприятия происходит следующим образом:
переписка хранится от 1 года до 5 лет, затем передается в архив
переписка хранится от 3 до 5 лет и на архивное хранение не передается
переписка хранится от 3 до 5 лет, затем передается в архив

11. Экспертиза ценности документов — это …
восстановление первоначальных свойств и внешних признаков архивного документа
отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев
обеспечение физико-химической сохранности документов и их учет

12. Исходящий документ проходит следующие этапы обработки:
составление проекта – согласование – оформление – подписание – регистрация – исполнение – направление в дело
прием – первоначальная обработка – предварительное рассмотрение – рассмотрение руководителем – исполнение – направление в дело
составление проекта – согласование – оформление – подписание – регистрация – отправка — направление в дело
оформление документа – подписание – регистрация – согласование – утверждение – отправка

13. Перед сдачей документов на архивное хранение следует …
сгруппировать и подшить документы в папки
оформить и описать дела
составить опись документов и переплести их
систематизировать и уточнить документы
скопировать особо важные документы

14. При оформлении дел временного (до 10 лет) хранения не следует производить:
уточнение записей на обложке
проверку физического состояния документов
исключение лишних копий
брошюровк

15. Документ, имеющий в тексте пометку к срочному исполнению, должен быть исполнен в …
день поступления
течение суток
3-дневный срок
десятидневный срок

16. При поступлении в учреждение не регистрируются …
запросы
справки
циркулярные письма
рекламные письма
постановления

17. Если последний день срока исполнения приходится на нерабочий день, документ подлежит исполнению:
не позднее дня, предшествующего выходному
не позднее дня, следующего за выходным
за два дня до выходного
на усмотрение специалиста ДОУ

18. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы …
включаются в дело прошлого года с указанием его индекса
включаются в дело текущего года без ссылки на индекс дела
включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года
формируются произвольно, по усмотрению специалиста ДОУ

19. Документооборот учреждения реализуется в виде … документопотоков.
внешних и внутренних;
официальных и личных;
информационных и распорядительных;
входящих, исходящих, внутренних.

20. Номенклатура дел организации согласовывается с архивным учреждением не реже:
одного раза в год
одного раза в 3 года
одного раза в 5 лет

21. Чаще всего документы группируются:
за один календарный год
за два календарных года
за три календарных года
за пять календарных лет
за десять календарных лет

22. Дело формируется …
в пределах календарного года (за исключением переходящих дел).
до достижения максимального объема в листах, т. е. до 250 л.
по усмотрению организации
до окончания решения вопроса, независимо от календарных сроков

23. Входящий документ проходит следующие этапы обработки:
составление проекта – согласование – оформление – подписание – регистрация – исполнение – направление в дело
прием – первоначальная обработка – предварительное рассмотрение – рассмотрение руководителем – исполнение – направление в дело;
составление проекта – согласование – оформление – подписание – регистрация – исполнение – отправка
прием – первоначальная обработка – предварительное рассмотрение – регистрация – рассмотрение руководителем – исполнение – направление в дело
оформление документа – подписание – регистрация – согласование – утверждение – отправка

24. Сводная номенклатура дел фирмы вводится в действие:
с 1 января следующего календарного года
с декабря текущего года
каждые полгода текущего периода
по мере надобности

25. Если запрос был подписан руководителем фирмы, ответ на него должен подписать:
заместитель руководителя
любое полномочное лицо, в чьей компетенции решение данного вопроса
руководитель фирмы, организации
в зависимости от статуса запрашиваемой информации

26. Завершенные дела постоянного и долговременного хранения хранятся по месту их формирования …
1 год
2 года
3 года
передаются в архив сразу после завершения формирования

27. За формирование дел отвечает:
руководитель организации
заместитель руководителя организации
секретари структурных подразделений
руководители структурных подразделений

28. Номенклатура дел разрабатывается после создания организации и …
действует бессрочно
ежегодно вводится в действие приказом руководителя
переутверждается один раз в пять лет

29. Выдача дел из архива для работников других организаций оформляется …
актом о выдаче дел во временное пользование в другие организации
заказом на выдачу дел во временное пользование в другие организации
заявлением на выдачу дел во временное пользование в другие организации

30. Сроки хранения типовых документов устанавливаются:
Органами местной администрации
Вышестоящей организацией
Самим предприятием
Федеральной архивной службой России
Местным государственным или муниципальным архивом

31. Если в течение года появляются новые документируемые участки работы, не предусмотренные прежней номенклатурой дел фирмы, то заголовки дел …
вносятся в новый раздел текущей номенклатуры дел
вносятся в новый раздел номенклатуры дел на следующий календарный год
вносятся в номенклатуру дел текущего года под резервными номерами
не отражаются в текущей номенклатуре

32. Документ, имеющий в тексте пометку НЕЗАМЕДЛИТЕЛЬНО должен быть исполнен в …
день поступления
течение суток
3-дневный срок
десятидневный срок

33. Протоколы общих собраний сотрудников фирмы хранятся…
5 лет
постоянно
75 лет
3 года
до минования надобности

34. При подготовке дела к передаче в архив внутренняя опись документов, содержащихся в деле помещается …
в конце дела
в начале дела
на лицевой стороне обложки дела
в самостоятельное дело

35. Номенклатура дел — это …
перечень заголовков дел и сроков их хранения
список всех дел, имеющихся на предприятии
перечень дел для передачи в архив
список особо важных документов

36. На обложку дела временного хранения (до 10 лет) не выносится информация:
срок хранения;
индекс дела;
количество листов, содержащихся в деле
заголовок дела
дата заведения дела

37. Документы регистрируют:
в день поступления, отправки
в день оформления, согласования
в день передачи на исполнение
после исполнения
на этапе направления в дело

38. Предварительное рассмотрение поступившего документа проводится…
руководителем
начальником канцелярии
заместителем руководителя по общим вопросам
любым из исполнителей
сотрудником службы ДОУ, отвечающим за данное направление работы

39. Решение о продлении срока исполнения документа принимается:
в день истечения срока исполнения
за день до истечения срока исполнения
за два дня до истечения срока исполнения
за 3 дня до истечения срока исполнения

40. Снятие документа с контроля исполнения оформляется:
отметкой об исполнении и направлении в дело
отметкой о контроле исполнения
отметкой об исполнителе
отметкой для автоматического поиска документа (код-идентификатор электронной копии документа)

Обработка «Сформировать документы» предназначена для автоматизации создания закрывающих документов на услуги интегратора по контрагентам за период (прошлый или будущий, см. Пример №1 и Пример №2).

В обработке, как минимум, необходимо указать: период, услугу, содержание и дату формирования документов.

Остальные настройки являются не обязательными.

Обработка создает документы:

  • Счет на оплату покупателю
  • Реализация (Акт)
  • Детализация
  • Счет-фактура (опционально)

Если в выбранном периоде существуют не помеченные на удаление документы Детализация, то новые документы по контрагенту не создаются.

По окончании выполнения обработки формируется Протокол. В протоколе содержится список выполненных действий, а так же ошибки и рекомендации по их устранению.

Примеры протоколов:

Ошибка. Не выполнена привязка.

Ошибок нет. Документы сформированы.

Есть ошибки. В этом периоде уже есть сформированные не помеченные на удаление документы Детализация. Поэтому обработка не создала новые документы, а предложила решение.

НДС в документах рассчитывается в соответствии с настройками учетной политики конкретной организации.

Пример №1

Формирование документов за прошлый период (пост оплата).

Задача: Сформировать документы по факту оказанных услуг за период август.

Решение: Укажите период август в настройках обработки и сформируйте документы.

Расчет размера абонентской платы будет произведен по дням периода, на основании ранее загруженных из системы мониторинга данных о подключенных объектах в конкретный день.

Пример №2

Формирование документов на будущий период (предоплата).

Задача: Сформировать документы на предоплату за услуги в сентябре.

Решение: Укажите период сентябрь и даты документов в настройках обработки и сформируйте документы.

Расчет размера абонентской платы будет произведен по дням периода, на основании ранее загруженных из системы мониторинга данных о подключенных объектах на 1 сентября (например, если на 1 сентября количество подключенных объектов равнялось 10, то при расчете абонентской платы программа рассчитает сумму исходя из 10 объектов).

Порядок формирования и оформления дел

Формирование дел – это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. Формированием дел занимаются лица, ответственные за ведение делопроизводства в подразделениях, либо ответственный сотрудник общего отдела организации. Формирование дел следует начинать в конце уходящего, либо в самом начале наступающего года. На каждое названное в номенклатуре дело к началу года должна быть заведена папка. Заголовок на обложку дела переносится полностью из утвержденной номенклатуры.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

  • помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
  • группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
  • раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения;
  • в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;
  • по объему дело не должно превышать 200-250 листов.

При наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «т. 1», «т. 2» и т.д.

Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом.

Дела подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела — подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел осуществляется лицами, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях либо ответственным сотрудником общего отдела организации.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Полное оформление дела предусматривает:

  • оформление реквизитов обложки дела по установленной форме,
  • нумерацию листов в деле, составление листа-заверителя дела,
  • составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела,
  • подшивку или переплет дела,
  • внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:

  • наименование представительного органа указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официального принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования;
  • наименование структурного подразделения – записывается название структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой;
  • номер дела, — проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел; заголовок дела переносится из номенклатуры дел представительного органа;
  • дата дела – указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Датой приложения к делу, сформированному в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том. При этом, число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется полностью словами.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.

  • Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист, в правом верхнем углу.
  • Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания нумеруются в общем порядке.
  • Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.
  • Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
  • Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
  • Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе — заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле. Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с итоговой надписью.

Реквизит «срок хранения дела» переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности представительного органа, с указанием сроков хранения.

На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.) составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи.

Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона. При подготовке дела к подшивке металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях: пересистематизация документов в деле не проводится, листы дела не нумеруются, заверительные надписи не составляются.

About the author

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *