Унификация и стандартизация в делопроизводстве
РАЗДЕЛ 1. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО
Тема 1.1 Понятие о делопроизводстве и корреспонденции.
Информация как основа управления. Понятие делопроизводства и корреспонденции.
Способы фиксации информации, выбор средств документирования, документооборот.
Документальное обеспечение. Единая государственная система делопроизводства. Унифицированная система документации. Унификация и стандартизация документов.
Управленческая деятельность любой организации базируется на информации. Информация может передаваться устно, при помощи бумажных носителей или электронных средств. Большая часть информации (до 98%) , используемой в в управлении, оформляется в виде документов, что необходимо для осуществления контроля исполнения, решения спорных вопросов, анализа и исследования управления с целью повышения его эффективности.
Документ и его функции
Слово «документ» в переводе с латинского означает «свидетельство», «способ доказательства».
Документ — это материальный объект с закрепленной созданным человеком способом для передачи ее во времени и пространстве. Документ выступает одновременно и как предмет труда управленческого работника, и как его результат.
Важнейшей функцией документа является информационная. В документе фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека.
Документ обладает организационной функцией. С помощью документа обеспечивается воздействие на коллективы людей для организации и координации их деятельности. Внешние связи предприятий и организаций обеспечивает коммуникативная функция документов.
Документ несет юридическую функцию, поскольку его содержание используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений, не говоря уже об органах следствия, суда и прокуратуры. Ряд документов изначально наделен юридической функцией (договорная документация, нотариально заверенные документы, правовые акты органов государственного управления и т. д.).
Наконец, документ выполняет воспитательную функцию. Он дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки, а хорошо оформленный документ воспитывает эстетический вкус управленческих кадров, повышает престиж организации.
Делопроизводство
2. Делопроизводство -это сфера деятельности человека по разработке и оформлению официальных документов, организации их движения, учета и хранения.
Поскольку управленческая деятельность человека осуществляется в основном с применением разного рода документов и новых ИТ, делопроизводство в настоящее время также называют ДОУ- документационное обеспечение управления. Оба эти термина используются как синонимы.
Часть делопроизводства, непосредственно связанная с записью информации на определенном носителе с соблюдением установленных правил, называют документированием.
Движение документов между их составителями и исполнителями называется документооборотом.
Составление документов, предназначенных для оформления деловых (служебных) отношений, для переписки между предприятиями, учреждениями и гражданами, принято называть деловой корреспонденцией.
Нормативно-правовая база делопроизводства
Нормативно-правовую базу делопроизводства составляет совокупность законодательных актов РФ, нормативно-методических документов, государственных стандартов, которые регламентируют вопросы создания, технологию обработки и хранения деловых документов.
Вопросы ДОУ регулируются:
· законами РФ
· государственными и отраслевыми стандартами
· общероссийскими классификаторами
· государственными и отраслевыми инструкциями по делопроизводству
· инструкциями по делопроизводству конкретного предприятия
Остановимся далее на нормативных актах, имеющих для оформления деловых документов первостепенное значение:
Государственные стандарты:
· Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения – ГСДОУ.
· Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.
· ГОСТ Р 6.30-2003 УСД. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД) – постановления, приказы, распоряжения, письма, протоколы, акты и другие документы, включенные в ОК 011-93 (Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД, класс 0200000).
Унификация и стандартизация в делопроизводстве
Делопроизводство ведется на основе Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД) – свода правил, нормативов и рекомендаций по ведению делопроизводства, начиная с момента поступления или создания документов до сдачи их в архив.
Организация и управление характеризуются разнообразием и повторяемостью рабочих ситуаций и предпринимаемых действий по их разрешению. Отсюда большое разнообразие документов и необходимость их унификации и стандартизации.
Единство правил документирования обеспечивается не только применением ЕГСД, а также унифицированной системой документации (УСД).Рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, созданный по единым правилам и требованиям для применения в конкретной области деятельности, называют унифицированной системой документации (УСД).
Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций. Под унификацией понимается приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию.
· Унификация –это единообразие – установление максимального набора реквизитов, формата бумаги и записи реквизитов на бумаге.
Унификация документов производится в целях сокращения количества применяемых в управленческой деятельности документов, типизации их форм, установления единообразных требований к оформлению документов, создаваемых при решении однотипных управленческих задач, снижению затрат на подготовку и обработку документов.
· Стандартизация – установление единых норм и требований, предъявляемых к документам.
Стандартизация документов — это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.
Суть унификации сводится к сокращению неоправданного многообразия документов, приведение к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению.
Суть стандартизации заключается в разработке оптимальных правил и требований по подготовке, оформлению, учету и хранению деловой документации, принятых в установленном порядке и рекомендованных для всеобщего многократного их применения в делопроизводстве.
Результаты разработки при этом оформляются в виде межгосударственных (ГОСТ), государственных (ГОСТ Р), отраслевых (ОСТ) стандартов и стандартов предприятий, учреждений и организаций (СТП).
В стране действуют: унифицированная система банковской документации;
унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций; унифицированная система отчетно-статистической документации, унифицированная система документации Пенсионного фонда.
Полный перечень унифицированных систем документации и соответствующих форм документов приводится в Общероссийском классификаторе управленческой документации ОК 011-931.
Тема 1.2. Документирование управленческой деятельности предприятия
Новый стандарт в области делопроизводства
1 июля 2007 года вводится в действие новый стандарт в области делопроизводства – ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования». Новый национальный стандарт идентичен международному стандарту ISO 15489-1:2001 «Information and documentation. Records management».
Международный стандарт ISO 15489-1:2001 как основа разработки национального стандарта ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007
Россия интенсивно проходит путь интеграции в мировое сообщество, и в этой связи все острее встает проблема установления единых требований (стандартов), в том числе в сферах информационных технологий и документационного обеспечения управления.
Создание международного стандарта ISO 15489-1:2001 «Information and documentation. Records management» («Информация и документация – Управление документами»), разработанного подкомитетом № 11 «Управление архивами (документами)», действующим в структуре технического комитета № 46 «Информация и документация» Международной организации по стандартизации (ИСО – ISO, International Organization for Standardization), явилось одним из ключевых решений в условиях глобализации мировых экономических отношений.
Сегодня, когда функция делопроизводства в России де-факто существует, а де-юре отсутствует (государство не регулирует эту сферу деятельности), создание и внедрение в практику работы организаций всех форм собственности этих документов – стандартов позволяет не допустить хаоса в сферах документационного и информационного обеспечения управления.
Международный стандарт ISO 15489-1:2001 состоит из двух частей: «Part 1:General» (Общие принципы) и «Part 2: Guidelines» (Практическое руководство). Во второй части стандарта освещаются процедуры управления документами организации в соответствии с принципами, стандартизированными в первой части ISO 15489-1:2001. Этот документ фактически является техническим отчетом, который, согласно правилам ИСО, относится к информационным документам и не имеет статуса стандарта; цель его разработки – предложить одну из возможных методологий внедрения систем управления документами, созданную в организации на базе принципов первой части ISO 15489-1:2001. Данная методология основана на австралийском опыте работы (впрочем, и сам стандарт изначально был создан на основе австралийских стандартов и лишь в процессе обсуждения в комитете ИСО приобрел универсальный характер, объединив в себе передовой опыт других стран). Вместе с тем следует отметить, что при обсуждении второй части ISO 15489-1:2001 выдвигались предложения заложить в технический отчет несколько вариантов методологий внедрения систем управления документами и тем самым снять противоречия, связанные с национальными особенностями ведения документации и управления документами. Но ввиду сложности и разновариантности этих методологий было принято решение привести в техническом отчете лишь одну версию и отнести работу по выработке необходимой методологии к сфере деятельности национальных органов по стандартизации, управлению документами и архивами.
Поэтому в большинстве развитых стран мира при разработке национального стандарта пристальное внимание уделяется первой части ISO 15489-1:2001, вторая используется как вспомогательный (уточняющий ряд положений первой части) документ.
Назначение и структура ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007
В соответствии с Программой национальной стандартизации Российской Федерации на 2006–2007 годы ВНИИДАД разработал национальный стандарт России – ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования», который является, по сути, аутентичным переводом первой части международного стандарта ISO 15489-1:2001 «Information and documentation. Records management».
Приказом ФГУП «Стандартинформ» Ростехрегулирования от 12.03.2007 № 28-ст ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 утвержден и вводится в действие с 1 июля 2007 г.
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 состоит из 11 разделов:
Область применения;
Нормативные ссылки;
Термины и определения;
Преимущества управления документами;
Нормативная среда;
Политика управления документами и ответственность;
Требования к управлению документами;
Проектирование и внедрение системы управления документами;
Процессы управления документами и контроль;
Мониторинг и аудит;
Обучение.
Данный стандарт содержит также Предметный указатель и Приложение А (справочное) «Сведения о соответствии ссылочных международных стандартов национальным стандартам Российской Федерации».
Стандарт регулирует процессы управления документами государственных, коммерческих и общественных организаций, предназначенными для внутреннего или внешнего пользования.
Положения стандарта являются рекомендациями в отношении создания систем управления документами, включения в них документов, а также обеспечения соответствия подлинных документов установленным в стандарте характеристикам (аутентичность, достоверность, целостность, пригодность для использования и др.).
Действие ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 распространяется на документы (всех форматов и на всех носителях), создаваемые или получаемые государственной, коммерческой или общественной организацией в процессе ее деятельности или лицом, на которого возложена такая обязанность.
Стандарт носит рекомендательный характер, что установлено Федеральным законом от 27.12.2002 № 184-ФЗ «О техническом регулировании». Вместе с тем нельзя забывать о том, что стандарт содержит руководящие указания по управлению документами в рамках процессов управления качеством и окружающей средой в соответствии с национальными стандартами ГОСТ Р ИСО 9001 и ГОСТ Р ИСО 14001, а следовательно, обязателен для исполнения в организациях, аттестующихся на соответствие системам менеджмента качества (СМК). С учетом того, что специфика стандартов ИСО серии 9000, 14000 и других стандартов ИСО, регулирующих системы менеджмента качества различных сфер деятельности, заключается в нацеленности на повышение конкурентоспособности продукции и услуг, доверия потребителей этих услуг и продукции, кредиторов и инвесторов, а также на снижение рисков, связанных с производством, изменением внешней (в т.ч. нормативной) среды и другими факторами, можно провести прямую аналогию с ИСО 15489-1-2007 ввиду той же принципиальной значимости этого стандарта для процессов управления документами, в частности сферы документационного обеспечения управления.
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 содержит очень важный для отечественной практики ДОУ раздел – «Политика управления документами и ответственность», в котором сказано: «Ответственность и полномочия в области управления документами должны быть четко определены и доведены до сведения всей организации с тем, чтобы было ясно, кто несет ответственность за работу с конкретными документами. Эта ответственность должна быть распределена между всеми сотрудниками организации (в том числе управляющими документацией, специалистами смежных информационных профессий, руководством организации, руководителями структурных подразделений, администраторами систем управления документами и другими лицами, для которых работа с документами входит в их должностные обязанности) и отражена в должностных инструкциях и организационно-распорядительных документах организации. Особая ответственность в области управления документами должна быть возложена на лицо, обладающее соответствующими полномочиями внутри организации».
В данном случае представляет интерес дифференциация ответственности в области управления документами между сотрудниками организации в зависимости от их должностных обязанностей и занимаемого поста. Например, специалисты в области управления документами отвечают за все его аспекты, в том числе за проектирование, внедрение и сохранность систем управления документами и их эксплуатационные характеристики, а также за обучение пользователей управлению документами и применению систем управления документами в индивидуальной практической деятельности. Администраторы систем управления документами отвечают за точность введенной документации (документов), удобство их воспроизведения и восприятия, а также за доступ персонала организации к этим документам. Ответственность руководства заключается в поддержке политики управления документами во всей организации и т.п. Вместе с тем все сотрудники организации ответственны за сохранение аутентичности, целостности, достоверности и пригодности для использования документов, отражающих их деятельность.
Стандарт содержит ряд требований к процессам управления документами и закладывает принципы разработки программ управления документами. Основным принципом, позволяющим обеспечить непрерывность деловой деятельности организации, ее соответствие нормативной среде и требованиям отчетности, является необходимость «создавать и сохранять аутентичные, достоверные и пригодные для использования документы, а также защищать целостность этих документов в течение требуемого времени». Важным положением стандарта в этой связи является то, что информационные и коммуникационные системы, прикладные программы, а также поддерживаемые ими процессы деловой деятельности «следует проектировать, модифицировать или перепроектировать так, чтобы в процессе повседневной деловой деятельности это не мешало созданию соответствующих документов как составной части системы управления документами».
Стандарт содержит также методические рекомендации по проектированию и внедрению систем управления документами. До настоящего времени этот вопрос в нормативных актах, регулирующих деятельность в сфере документационного и информационного обеспечения управления, в должной мере не был отражен. Между тем такие документы содержат информацию, являющуюся ценным ресурсом и важным элементом деловой деятельности, а системный подход к управлению документами, отраженный в них, позволяет организациям создавать, использовать и сохранять документы во времени. В свою очередь, система управления документами позволяет создавать информационный ресурс о деловой деятельности организации, который может поддерживать ее последующую деятельность, обеспечивать оперативное принятие отдельных решений и представление необходимой и своевременной отчетности.
В разделе стандарта, посвященном вопросам проектирования и внедрения систем управления документами, описываются:
- характеристики систем управления документами, основными из которых являются надежность, целостность, соответствие, комплексность, системность и др.;
- процесс проектирования и внедрения системы управления документами и его методология;
- описывается механизм и условия прекращения применения системы управления документами, главным из которых является условие, что независимо от причин прекращения использования системы управления документами или утраты ею легитимности «документы, находящиеся в этой системе, должны быть доступны», а сам процесс прекращения деятельности этой системы должен быть «документально зафиксирован в той мере, в которой это потребуется для сохранения аутентичности, достоверности и пригодности для использования документов, по-прежнему находящихся в системе».
Методология проектирования и внедрения системы управления документами, заложенная в ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, проста и логична. Она включает в себя несколько «задач» (этапов), которые допускается выполнять на различных стадиях проектирования и внедрения системы управления документами, «многократно, частично или полностью, в соответствии с организационными потребностями, официальными требованиями и изменениями организационной среды или среды управления документами».
Основными «задачами» предлагаемой методологии являются:
- предварительное обследование организации, намеренной внедрить систему управления документами;
- анализ ее деловой деятельности;
- определение требований к документам, подлежащим включению в эту систему;
- оценка систем управления документами, существующих на рынке;
- разработка и внедрение в практику работы организации принципов политики, стандартов, процедур и других документов, обеспечивающих соблюдение требований к документам и правилам документирования;
- проектирование системы управления документами;
- внедрение системы управления документами;
- обследование системы управления документами после внедрения.
Важная особенность национального стандарта ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 – его универсальность с точки зрения традиционного и электронного делопроизводства. Отсюда вытекает следующее: во-первых, системы традиционного и электронного документооборота могут и должны существовать параллельно и быть взаимодополняющими; во-вторых, система управления документами включает оба эти направления. Следовательно, при проектировании системы управления документами необходимо выбирать «подходящую среду хранения и носители информации, средства физической защиты, процедуры обработки и системы хранения документов».
Одним из нововведений данного стандарта является стандартизированная возможность распределенного хранения и управления документами, которая предоставляет организациям право физически хранить документы в одной организации, а управлять ими (например, использовать) и возложить ответственность за их сохранность либо на организацию – создателя документов, либо на другой полномочный орган, при условии, что правовая и нормативная среда это позволяют. На современном этапе многие коммерческие организации, чьи офисы расположены в респектабельных зданиях в центре Москвы, уже используют этот порядок в практике своей работы. При этом данный порядок распространяется на документы как на электронных, так и на традиционных (бумажных) носителях. Этим и объясняется рост числа частных архивов, предоставляющих подобные услуги и составляющих серьезную конкуренцию государственным.
Несмотря на то что действие ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 не распространяется на управление архивными документами в архивных учреждениях, в нем подчеркивается значимость архивной службы при привлечении ее к участию в процессе планирования и внедрения политики и процедур управления документами.
В стандарте особое внимание уделяется проблемам сохранности документов, введенных в систему управления документами, и, в частности, срокам хранения этих документов. Стандарт не определяет эти сроки – в Российской Федерации подобные вопросы давно и достаточно полно проработаны в отношении традиционных документов и есть все основания утверждать, что и в отношении электронных документов этот вопрос вскоре будет урегулирован. Значимость положений национального стандарта заключается в том, что принятие решения о сроках хранения документов в системе управления документами должно происходить на основе существующих норм, исходя из потребностей деловой деятельности, с учетом прав всех заинтересованных лиц, а также при оценке рисков, возможных в случае несвоевременного уничтожения документов. Таким образом, приоритетное значение имеет соблюдение требований нормативной среды. При этом «правовыми или иными требованиями нормативной среды устанавливаются минимальные сроки хранения документов в системе управления документами», а к решению этого вопроса «следует привлекать уполномоченные органы (архивные органы или аудиторов)».
При работе над национальным стандартом ВНИИДАД максимально адаптировал терминологию стандарта к терминологии, используемой в отечественном документоведении, а также провел существенную редакторскую работу над самим текстом стандарта, написав его «по-русски», сохранив при этом аутентичность его перевода.
Заключительные положения
Нисколько не приуменьшая практическую ценность, актуальность и востребованность ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, не следует забывать о том, что Россия имеет огромный опыт унификации и стандартизации процессов управления документами, а также самих форм документов, особенно в системах организационно-распорядительной документации. Эти традиции уходят еще в советский период, когда все было строго централизованно и огосударствлено. Поэтому международный стандарт ИСО 154989-2001 не является для нас чем-то новым, как, например, для некоторых европейских стран, где процессы управления документами заботили государство исключительно в рамках подчиненных ему структур, а существовавший при этом огромный частный сектор экономики играл по своим самостоятельно установленным (зачастую в пределах одной компании) правилам.
В то же время в России с появлением частного сектора экономики государство не распространило на него уже имеющиеся и опробованные правила и методы управления документами, а со временем вообще устранилось от этой проблемы. Все нормативно-методические документы, регламентирующие процессы управления документами в сфере ДОУ, адресованы исключительно федеральным органам исполнительной власти. И совершенно непонятно, что же делать организациям, намеренным добросовестно вести свое делопроизводство, на какие нормативные документы им опираться в работе. И в этой связи ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» отвечает на эти вопросы. Распространяя единые правила и процедуры управления документами на государственный и частный сектор экономики, ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 будет способствовать возрождению единой системы документационного и информационного обеспечения управления в России.
Подготовлено совместно специалистами ВНИИДАД и ФГУП «Стандартинформ».
Международные стандарты по делопроизводству
В современном мире постоянно растет значение стандартов. Основной причиной этого являются изменения в экономике и общественной жизни, связанные с глобализацией мирового рынка, стиранием границ на пути движения капитала, товаров, идей и информации. Научно-технический прогресс, стремительное развитие информационных технологий и активное их внедрение — все это также способствовало активизации процесса разработки и внедрения международных стандартов во все сферы человеческой деятельности, в т. ч. и в управление документацией.
Международная организация по стандартизации (International Organization for Standardization — ISO) является всемирным объединением национальных органов по стандартизации (организаций — членов ISO). Подготовка международных стандартов обычно ведется в соответствующих технических комитетах ISO. Каждая организация — член ISO имеет право быть представленной в тех технических комитетах, тематика которых соответствует ее интересам. В этой работе также принимают участие международные организации — как правительственные, так и неправительственные.
ISO, например, тесно сотрудничает с Международной электротехнической комиссией (International Electrotechnical Commission, IEC) по всем вопросам стандартизации в области электротехники.
Одобренные техническими комитетами проекты стандартов рассылаются организациям — членам ISO, и проводится голосование.
Для публикации в качестве международного стандарта проект должен быть одобрен не менее чем 75% организаций — членов ISO, принявших участие в голосовании.
Благодаря успешному использованию стандартов качества ISO, а также в связи с общемировой тенденцией ужесточения законодательно-нормативных требований к ведению финансово-экономической деятельности, во всем мире растет потребность в выработке единого подхода в решении наиболее общих вопросов, важных для любой из существующих систем делопроизводства.
Стандарты ISO серии 9000 по управлению качеством продукции и услуг. Первыми широко распространенными стандартами, в которые были включены требования к ведению документации, стали стандарты серии ISO 9000 по управлению качеством продукции и услуг. Впервые в истории международных стандартов делопроизводство и документооборот не только были отмечены в качестве важной составной части деятельности организации, но и начали проверяться в ходе сертификации.
Во многих случаях налаживание правильной работы с документами составляет как минимум половину всей деятельности, выполняемой в связи с сертификацией. В результате все большая популярность ISO 9000 стала одним из важных факторов, стимулирующих развитие делопроизводства и повышение статуса службы документационного обеспечения управления (ДОУ) и ее сотрудников (управляющих документацией, делопроизводителей, архивистов, секретарей) во внутренней иерархии компании.
В тексте стандартов этой серии (ISO 9000, ISO 9001, ISO 9004) управлению документацией посвящен целый раздел, который начинается с разъяснения значения документации для организации. Особо подчеркивается, что разработка документации по качеству не должна становиться самоцелью — эта деятельность должна приносить ощутимую пользу компании. Каждая организация самостоятельно определяет необходимый объем документирования и используемые носители информации.
Стандарты ISO серии 14000 по управлению окружающей средой. По аналогии со стандартами управления качеством продукции и услуг стали разрабатываться стандарты для других видов деятельности. Достаточно широкое распространение получили стандарты серии ISO 14000 по управлению окружающей средой, в которые также были включены разделы по управлению документацией.
От организаций требуется разработать правила работы с документами, включая вопросы защиты, поиска, установления сроков хранения и контролируемого уничтожения документов с истекшими сроками хранения.
Для соответствия требованиям стандарта необходимо подготовить большое количество внутренних нормативных документов и регулярно вносить в них изменения и улучшения.
Особое внимание обращается на контроль за версиями используемых на рабочих местах внутренних нормативных документов, а также на организацию удобного к ним доступа.
Отмечено, что в организациях, помимо своих собственных, могут храниться и документы «внешнего происхождения», которые требуются для планирования и эксплуатации системы управления окружающей средой. Необходимо обеспечить их сохранность и возможность оперативного доступа к таким документам.
Стандарт ISO/IEC 17799 по информационной безопасности. С развитием системы международных стандартов к делопроизводству и документообороту стали проявлять внимание представители самых различных профессий, в т. ч. специалисты в области информационных технологий и информационной безопасности.
Требования по защите документов организации включены в стандарт ISO/IEC 17799-2000 «Информационные технологии — Практическое руководство по управлению информационной безопасностью». Очень символично, что этот стандарт, разработанный специалистами в области ИТ-технологий для собственных нужд, впервые зафиксировал требования к работе с документацией организации.
Обеспечить надлежащую информационную безопасность можно только при условиях, что управление документами на всех видах носителей ведется по единой системе и установленные требования распространяются на все информационные ресурсы организации. Для ИТ-службы это большой шаг вперед к пониманию необходимости сотрудничества со специалистами в области управления документацией, которые обладают профессиональными навыками, нужными для выполнения ряда требований — прежде всего для обеспечения соответствия организации документооборота законодательно-нормативным требованиям.
В условиях России такое сотрудничество еще более актуально, поскольку основная часть документов у нас по-прежнему хранится на бумажных носителях.
Международная организация по стандартизации ISO 20 июня 2005 г. опубликовала новую версию стандарта ISO/IEC 17799. По сравнению с версией 2000 г. в нее внесено значительное количество изменений и дополнений, а объем стандарта увеличился на 50%. Основные усилия разработчиков были направлены на придание стандарту большей универсальности. Многие положения, формулировавшиеся ранее как требования только к программному обеспечению, изменены таким образом, чтобы распространить их действие и на другие сферы деятельности и виды ресурсов.
В новой версии стандарта учтены наблюдающиеся во всем мире ужесточение требований к обеспечению соответствия деятельности организаций законодательно-нормативным и иным требованиям, растущая популярность стандарта по управлению документами ISO 15489, а также накопленный опыт работы с определенными видами электронных документов.
За подробными указаниями по управлению документами организации новая версия предлагает обратиться к стандарту ISO 15489-1.
Стандарт ISO 15489 по управлению документацией. Постепенно в международном сообществе сложилось понимание того, что управление документацией и информацией является важным элементом деятельности любой коммерческой и государственной организации вне зависимости от того, в какой национальной системе делопроизводства и документооборота она работает. Это стало ключевым моментом при принятии решения о разработке первого в мире стандарта по делопроизводству и документообороту ISO 15489, содержащего общие требования и методологию управления документами на всех видах носителей и во всех форматах, а также описывающего процедуры разработки и внедрения систем документооборота.
Международный стандарт по управлению документацией ISO 15489 «Информация и документация — Управление документацией» (ISO 15489-2001 Information and documentation — Records management) был издан в 2001 г. Международной организацией по стандартизации. Он подготовлен техническим комитетом ISO/TC 46, Информация и документация, подкомитет SC 11, Архивное дело/управление документами.
Стандарт состоит из двух частей:
- • первая часть — ISO 15489-1 — это собственно стандарт. Здесь сформулированы наиболее общие, основные требования и принципы управления документами;
- • вторая часть — ISO/TR 15489-2 — приложение к стандарту, описывающее один из вариантов внедрения положений стандарта на практике (на основе австралийского опыта).
В стандарте определено, что регламент (политика) в области управления и сохранения документации должен быть принят на самом высоком уровне в организации и его действие должно распространяться на всех ее сотрудников, создающих документы в ходе своей работы. В нем следует указать ответственность по всем должностным рангам за любой документ в организации.
Основную ответственность за организацию процесса управления документами несет руководство организации. Всесторонняя поддержка политики управления документами должна выражаться в выделении соответствующих по объему финансовых, кадровых и других ресурсов, необходимых для нормального и эффективного функционирования службы документационного обеспечения управления.
Практический опыт подтверждает, что без активной позиции руководства невозможны любые, даже самые элементарные изменения в практике делопроизводства компании.
Специалисты ДОУ несут основную ответственность за реализацию ISO 15489-1, отвечают за все виды работы с документами в организации в целом, разрабатывают и внедряют регламенты работы с документами, контролируют текущее состояние дел и обучают пользователей.
ISO 15489 существенно отличается от знакомого нам ГОСТа тем, что провозглашает основные принципы работы с документами и системами документооборота. В нем отсутствуют жесткие требования к оформлению документов, поскольку в каждой стране существуют свои особенности.
Задача стандарта — закрепить основные, наиболее общие требования и положения, обеспечивающие надежное документирование деятельности любой компании и организацию делопроизводства и документооборота на соответствующем мировым требованиям уровне.
К сожалению, главным препятствием в распространении стандарта в России является незнание о нем специалистов в области управления документацией, а также отсутствие качественного перевода стандарта на русский язык.
