График отпусков

Содержание

Мнение работника при составлении графика отпусков

Как узнать пожелания сотрудников

Руководители предприятий с небольшим штатом сотрудников стараются войти в положение работников, и при утверждении работодателем графика отпусков учитывается мнение трудящегося. У многих сотрудников имеются несовершеннолетние дети, которым требуется внимание родителей и летняя поездка к морю, некоторым работникам нужны отпуска для оздоровления в санаториях и профилакториях. Для удобного распределения отдыха работодателем проводится опрос работников. Самая удобная форма такого опроса – это письменное заявление сотрудника или же опросный лист для графика отпусков; образец не нужен, этот документ пишется в произвольной форме. Такой способ хорошо себя зарекомендовал в небольших организациях.

На больших предприятиях информация о желаемой дате отпусков собирается по цехам, отделам, подразделениям. Для удобства такая информация оформляется в виде ведомости по планированию отпусков работающих. Заполнение таких ведомостей является обязанностью руководства среднего звена, мастеров. Заполненная ведомость по подразделению предприятия поступает в ОК, где на основе всех ведомостей из подразделений будет составлена одна – сводная ведомость отпусков по предприятию.

Обязан ли работодатель учитывать мнение работников при планировании отпуска?

Когда общая ведомость по отпускам готова, она нуждается в утверждении работодателя. При рассмотрении сроков предполагаемого отпуска сотрудника берется во внимание необходимость его присутствия на рабочем месте и рациональность распределения уходящих в отпуск внутри отделений (цехов). Пожелания работников при планировании отпусков бывают приняты во внимание, только если это не принесет ущерба производственному процессу. График отпусков составлен без согласия работника в том случае, если этого сотрудника на текущий момент некем заменить и его отсутствие негативно отразится на работе предприятия. На это руководство имеет полное право.

Например, если при внимательном рассмотрении отпускного графика окажется, что несколько сотрудников в одно и то же время хотят отправиться на отдых, это нарушит рабочий процесс на предприятии. В таком случае руководитель может перенести время отпуска без согласия работающего. Обычно отпуска сотрудников со схожими должностными обязанностями даются в разные сроки, чтобы эти специалисты могли подменять друг друга. При утверждении работодателем графика отпусков учитывается мнение непосредственного начальника работника (мастера, бригадира) о возможности предоставления отпуска именно в этот период.

Обычно отпуска сотрудников со схожими должностными обязанностями даются в разные сроки, чтобы эти специалисты могли подменять друг друга.

Таким образом, вполне законно составление графика отпусков без учета мнения работника. Это факт.

Как справедливо распределить отпуск

Когда в компании работает большое количество сотрудников, имеющих законные льготы и право на выбор отдыха в более удобный период, некоторые сотрудники не смогут отдохнуть летом. Для справедливого распределения отпусков в благоприятное время года (июнь – сентябрь) рекомендуется работающим самим регулировать очередность летнего отдыха. Например, давать отпуск сотруднику раз в 1-3 года или разбивать отдых на несколько составляющих.

Как быть с льготными категориями

Льготные категории сотрудников находятся на особом положении. Отметим, что льготы для инвалидов не распространяются на приоритетное право по отдыху в удобное для них время. Но исключение составляют инвалиды войн или лица, принимавшие участие в боевых действиях (пп. 17 п. 1 ст. 14 № 5-ФЗ), которые имеют право выбирать время отпуска и чей отпуск составляет не менее 35 дней. По своему желанию отправляются в отпуск работники младше 18 лет, а их отпуск будет не менее 31 дня (ст. 267 ТК РФ).

Также сами планируют время ежегодного отпуска родители, имеющие несовершеннолетнего ребенка-инвалида (ст. 262.1 ТК РФ). Отпуск в желаемое время положен и мужчинам, жена которых рожает или недавно родила (ст. 123 ТК РФ). В этом случае желание работника при составлении графика отпусков обязательно будет учтено без влияния фактически отработанного им за год времени.

Когда у сотрудника (льготника) есть возможность самим выбирать дату отпуска, перед составлением отпускных графиков рационально попросить их заполнить опросный лист для графика отпусков, образец нужного заявления можно скачать .

Какие правила надо соблюдать

Руководство предприятия обязательно должно соблюдать правила, касающиеся отпусков работающих:

  • Нужно составить график отпусков и утвердить – это официальный документ в ОК работающей организации.
  • Нельзя нарушать сроки, отпущенные законом на утверждение графика: за две недели до начала нового года.
  • Сотрудника обязаны вовремя поставить в известность о дате отпуска и выплатить отпускные. Если работника своевременно не известили о отпуске или не были выплачены отпускные, то работодатель должен изменить сроки отпуска согласно заявлению работника.
  • При разделении отпуска на две или более составляющих, учитывается, что одна их таких составляющих будет не менее 14 дней.

Если нарушен хотя бы один из вышеприведенных пунктов, это является основанием для подачи жалобы в суд (ст. 5.27 КоАП РФ). Составление утвержденного руководителем графика отпусков сотрудников – обязательное ежегодное действие на любом производстве. Это обязанность руководителя организации.

График отпусков на 2020 год: топ-10 важных вопросов

Приближается конец года, но для того, чтобы завершить его по всем правилам, установленным Трудовым кодексом, кадровикам уже сейчас необходимо наметить планы на следующий календарный год. Для этого, в первую очередь, нужно утвердить график отпусков работников организации.

До окончания нормативного срока утверждения графиков отпусков на 2020 год осталось меньше недели. Мы составили топ-10 ключевых вопросов, касающихся графика отпусков, некоторые из которых являются проблемными и до сих пор не имеют однозначных ответов.

Когда утверждать график отпусков?

ТК РФ предписывает работодателям утверждать график отпусков не позднее чем за две недели до наступления календарного года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). Обычно этот срок приходится на 17 декабря, о чем указывает в своих разъяснениях и Минтруд России (письмо Минтруда России от 8 декабря 2017 г. № 14-2/ООГ-9399). При этом в силу ч. 4 ст. 14 ТК РФ, если последний день срока выпадает на нерабочий день, то днем окончания срока считается ближайший рабочий день. По мнению Минтруда России, это правило актуально и для срока утверждения графика отпусков.

Однако в целях недопущения нарушения трудового законодательства, связанного с несвоевременным утверждением графика отпусков, целесообразно все же не затягивать его оформление. Тем более, что ТК РФ не запрещает утверждать график отпусков в более ранние сроки, чем за две недели до Нового года. Фактическая дата готовности документа должна быть указана в графе «Дата составления». Если же организация создана в течение календарного года, на который утверждается график отпусков, то последний следует составлять и дополнять по мере трудоустройства работников.

Локальный нормативный акт или нет?

На этот вопрос до сих пор нет однозначного ответа ни в законодательстве, ни в судебной практике. Не вносят ясность по нему и представители уполномоченных органов. Правовая природа графика отпусков в ТК РФ не определена – в действующих нормах закона он рассматривается как ежегодно оформляемый документ, определяющий очередность предоставления оплачиваемых отпусков. Между тем, в ч. 1 ст. 123 ТК РФ дан намек на отнесение графика отпусков к локальным нормативным актам (указано, что работодатель при утверждении графика отпусков должен руководствоваться порядком учета мнения профсоюза, установленным для принятия локальных нормативных актов). В пользу отнесения графика отпусков к локальным нормативным актам говорит и положение о том, что график отпусков является обязательным как для работодателя, так и для работника (письмо Роструда от 31 октября 2007 г. № 4414-6).

В свою очередь, приверженцы противоположной точки зрения отмечают, что норма локального нормативного акта устанавливает правило общего характера, адресованное неопределенному кругу лиц, а график определяет время отпуска конкретных работников, поэтому данные понятия не соотносятся между собой. Кроме того, форма Т-7 «График отпусков» утверждена постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1 как форма первичной учетной документации. Помимо общего признака – разработка работодателем – других совпадений в определениях терминов «график отпусков» и «локальный нормативный акт» нет. Документы преследуют разные цели – локальный нормативный акт направлен на возникновение, изменение или прекращение прав и обязанностей сторон трудовых отношений, а график отпусков – на систематизацию информации по отпускам. Кроме того, если первый рассчитан на неоднократное применение в отношении неопределенного круга лиц, то второй относится к конкретным работникам и актуален в течение календарного года, на который утверждается.

Знакомить работников с графиком отпусков или нет?

Решение указанного вопроса напрямую зависит от ответа на предыдущий вопрос. Так, если признать график отпусков локальным нормативным актом, то, руководствуясь прямой нормой ТК РФ об обязательности ознакомления работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью (абз. 10 ч. 2 ст. 22 ТК РФ), следует знакомить работников и с графиком отпусков (Определение Верховного Суда Республики Саха (Якутия) от 11 ноября 2015 г. № 33-4270/2015, определение Челябинского областного суда от 24 февраля 2014 г. № 11-1778/2014).

Однако, если учесть, что отдельной нормы об обязанности работодателя знакомить работников с графиком отпусков под роспись в ТК РФ нет, равно как и нормы об отнесении графика отпусков к локальным нормативным актам, то не должна применяться и ответственность за неознакомление с этим документом. Для исполнения обязанности работодателя по ознакомлению работников с очередностью предоставления отпусков в данном случае достаточно заблаговременного (не позднее чем за две недели) извещения конкретного работника о времени начала его отпуска (ч. 3 ст. 123 ТК РФ).

Как составить график отпусков?

График отпусков может составляться либо по унифицированной форме № Т-7, утвержденной постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 (она носит рекомендательный, а не обязательный характер), либо по иной форме, разработанной в организации. График составляется в виде таблицы с указанием в отношении каждого работника дат (или месяцев) ухода в отпуск в конкретном календарном году. Документ подписывается начальником отдела кадров и руководителем или уполномоченным им лицом.

При необходимости дополнения графика отпусков данными о новых сотрудниках работодатели обычно заполняют еще одну форму, утверждая ее как дополнение к графику отпусков в порядке, аналогичном порядку утверждения самого графика.

Исходя из того, что график отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника, изменение его по воле одной из сторон недопустимо. Однако, если на корректировку графика отпусков из-за переноса сроков отпуска согласны и работник, и работодатель, то закон этому не препятствует (определение Московского городского суда от 26 марта 2015 г. № 33-5833/15).

Кого можно не включать в график отпусков?

Если работник находится в отпуске по уходу за ребенком, то его можно не включать в график отпусков, если его отпуск приходится на весь календарный год. «Женщине, находящейся в отпуске по уходу за ребенком с сохранением права на получение пособия по обязательному социальному страхованию и при этом работающей на условиях неполного рабочего времени или на дому, ежегодный оплачиваемый отпуск не предоставляется, поскольку использование двух и более отпусков одновременно ТК РФ не предусматривает», – указывается в п. 20 постановления Пленума Верховного Суда Российской Федерации от 28 января 2014 г. № 1 «О применении законодательства, регулирующего труд женщин, лиц с семейными обязанностями и несовершеннолетних». Но не запрещено указывать информацию о нахождении работника в отпуске по уходу за ребенком в графике отпусков, например, в графе «Примечания».

Однако, если отпуск по уходу за ребенком закончится в том году, на который составляется график отпусков, то невключение работника в график уже будет нарушением.

Требуется ли согласие на разделение отпуска на части при утверждении графика отпусков?

По общему правилу, отпуск предоставляется полностью. Разделение его на части допускается только по соглашению сторон при условии, что одна из частей отпуска должна быть не менее 14 календарных дней (ч. 1 ст. 125 ТК РФ). Причем работнику и работодателю необходимо согласовать как сам факт разделения отпуска, так и продолжительность каждой его части. Следовательно, утверждение графика отпусков, которым запланировано предоставление отпуска по частям, при отсутствии соглашения сторон о его разделении неправомерно. Подпись работника об ознакомлении с графиком отпусков или с приказом о его предоставлении сама по себе не выражает волю сотрудника, направленную на разделение отпуска на части, в том числе и на разделение именно таким образом.

Для нивелирования возможных претензий со стороны инспекторов труда работодателю, помимо ознакомления работника с графиком отпусков под роспись, следует либо получить от него заявление с указанием продолжительности частей отпуска, либо заключить с ним соглашение. Еще один вариант – дополнить график отпусков специальной графой с отметкой о согласии работника с разделением отпуска на части.

Однако, как показывает практика, контролирующие органы и суды могут придерживаться иной позиции по данному вопросу.

Кто имеет преимущественное право при выборе дат в графике отпусков?

При составлении графика отпусков работодатель и выборный профсоюзный орган должны учитывать, что действующее законодательство предоставляет отдельным категориям работников право использовать свой отпуск в летнее или иное удобное для них время. Так, уйти в отпуск независимо от запланированных в графике отпусков дат вправе:

  • несовершеннолетние работники (ст. 267 ТК РФ);
  • работники, имеющие трех и более детей в возрасте до 12 лет (ст. 262.2 ТК РФ);
  • один из родителей (опекунов, попечителей), воспитывающий ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет (ст. 262.1 ТК РФ);
  • инвалиды войны, ветераны боевых действий и некоторые другие категории, предусмотренные Федеральным законом от 12 января 1995 г. № 5-ФЗ «О ветеранах»;
  • Герои РФ и полные кавалеры ордена Славы, Герои Советского Союза (п. 3 ст. 8 Закона РФ от 15 января 1993 г. № 4301-I);
  • Герои труда и полные кавалеры ордена Трудовой Славы (п. 2 ст. 6 Федерального закона от 9 января 1997 г. № 5-ФЗ);
  • почетные доноры (ст. 23 Федерального закона от 20 июля 2012 г. № 125-ФЗ) и т. п.

Наряду с перечисленными, на отпуск независимо от запланированного графиком могут рассчитывать супруг – в период, когда его законная супруга находится в отпуске по беременности и родам (ч. 4 ст.123 ТК РФ), мужья и жены военнослужащих. Эти лица вправе использовать отпуск одновременно с отпуском своих супруга или супруги. Равно как могут воспользоваться отпуском не по графику беременные женщины и женщины, ухаживающие за ребенком (им разрешено присоединить свой очередной оплачиваемый отпуск к отпуску по беременности и родам или к отпуску по уходу за ребенком (ст. 260 ТК РФ). В этом же списке – работники, усыновившие ребенка в возрасте до трех месяцев (ч. 3 ст. 122 ТК РФ), и совместители (им ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются одновременно с отпуском по основной работе) (ст. 286 ТК РФ).

По просьбе одного из родителей (опекунов, попечителей), работающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, работодатель обязан предоставить ему ежегодный оплачиваемый отпуск или его часть (не менее 14 календарных дней) для сопровождения ребенка в возрасте до 18 лет, поступающего на обучение по образовательным программам среднего профессионального образования или высшего образования, расположенные в другой местности (ч. 5 ст. 322 ТК РФ).

При составлении графика отпусков работодателям рекомендуется брать от работников, имеющих право на использование отпуска в летнее или иное удобное для них время, письменное заявление о том, в какое время они хотят использовать свой отпуск. Наличие такого заявления позволит изменить время использования отпуска только по взаимному соглашению сторон.

Большинство работников (те, которые не имеют преимуществ при использовании отпуска) могут отступить от времени использования отпуска, указанного в графике отпусков, только по договоренности с работодателем.

Кто должен отслеживать график отпусков?

Согласно ст. 123 ТК РФ о времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала. Следовательно, обязанность отслеживать график отпусков лежит на работодателе (отделе кадров, службе персонала и т. п.). Именно он должен заблаговременно напомнить работнику о запланированном отпуске, уведомив его об этом в письменной форме под роспись. Причем речь идет именно об уведомлении (или извещении), а не о получении согласия от работника. Для оформления отпуска по графику достаточно оформления отделом кадров приказа о предоставлении отпуска, дополнительного заявления работника не требуется.

Нужно ли хранить график отпусков за прошлый год?

Согласно ст. 693 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558, график отпусков подлежит хранению в организации в течение одного года. Исчисление сроков производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводства (п. 1.4 указанного Перечня). Следовательно, график отпусков на 2019 год, который закончит свое действие 31 декабря 2019 года, следует хранить весь 2020 год, а график отпусков на 2020 год – до конца 2021 года.

Чем грозят нарушения при составлении графика отпусков?

К работодателям, допустившим нарушения, связанные с оформлением графиков отпусков, могут быть применены санкции ч. 1 ст. 5.27 КоАП – за нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права. Самыми распространенными в данном случае являются такие нарушения, как:

  • несоблюдение срока утверждения графика отпусков;
  • отсутствие в графике отпусков даты утверждения (из-за чего невозможно установить, соблюдены ли сроки утверждения графика отпусков или нет);
  • неознакомление работников с графиком;
  • составление графика отпусков в установленном порядке без последующего его ведения (например, без проставления дат переноса отпуска и дат фактического предоставления отпуска);
  • неуведомление работодателем работника о начале отпуска за две недели.

Указанные нарушения могут повлечь предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц и лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, в размере от 1 тыс. до 5 тыс. руб., на юрлиц – от 30 тыс. до 50 тыс. руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).

***

Поскольку многие вопросы, связанные с составлением и утверждением графика отпусков, не имеют однозначного ответа в законодательстве и в правоприменительной практике, их целесообразно урегулировать внутренними актами организации. Ведь обеспечение порядка в кадровых документах позволит не только обезопасить работодателя от необоснованных претензий со стороны проверяющих органов, но и при необходимости безболезненно разрешить возникшие конфликты с сотрудниками.

График отпусков

График отпусков — это локальный нормативный акт, который определяет порядок предоставления отпусков.

График отпусков утверждается руководителем предприятия.

В графике отпусков указываются сведения о времени предоставления оплачиваемых отпусков работникам всех отделов организации на предстоящий календарный год с разбивкой по месяцам.

График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника (ч. 2 ст. 123 ТК РФ).

График отпусков дает право работникам на ежегодный отдых и помогает работодателю:

  • заранее оформить отпуск и своевременно выплатить отпускные в полном объеме, которые выдаются в срок не менее чем за три дня до начала отпуска в соответствии с ч. 9 ст. 136 ТК РФ;

  • в случае необходимости найти подходящую замену уходящему в отпуск работнику;

  • следить за своевременностью предоставления работникам отпусков и не допускать накопления неиспользованных дней отпуска.

Если у сотрудника есть неиспользованные ежегодные отпуска за предыдущие периоды работы, то за работником сохраняется право использовать эти отпуска.

Такие отпуска нанимателю надо включить в график отпусков на очередной календарный год либо предоставить их по соглашению с работником.

Утвержденный график отпусков доводится до сведения всех работников под роспись.

Кроме этого работодатель должен известить каждого работника о времени начала его отпуска в срок не позднее, чем за две недели (ч. 3 ст. 123 ТК РФ).

Порядок составления и утверждения графика отпусков

График отпусков составляется по унифицированной форме N Т-7 (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1).

График отпусков должен быть утвержден в срок не позднее, чем за две недели до наступления календарного года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ).

Как правило, работодатель получает от работников необходимую информацию о планируемых датах отпусков.

С учетом полученных сведений от работников составляется график отпусков.

График отпусков подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем организации или уполномоченным на то лицом подписью на графике отпусков.

Кроме основных ежегодных оплачиваемых отпусков в графике также указываются дополнительные отпуска и отпуска, которые не были использованы работниками в течение текущего года и поэтому были перенесены на следующий год.

Если в течение календарного года в организацию принят новый сотрудник, то такого сотрудника также нужно включить в график отпусков на текущий или следующий календарный год. Это можно сделать путем оформления дополнения к форме № Т-7.

При этом отпуска, в которые работники уходят без сохранения заработной платы, в графике отпусков не указываются, так как форма N Т-7 применяется для отражения сведений о времени распределения только ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год с разбивкой по месяцам.

В графике могут также указываться отпуска внешних совместителей.

Для этого работодателю нужно получить от внешнего совместителя информацию о датах отпуска по основному месту работы.

График отпусков оформляется следующим образом.

  • графа 1 – здесь должно быть указано наименование структурного подразделения.

  • графа 2 – здесь должна быть указана должность (специальность, профессия) работника согласно штатному расписанию.

В графах 1 и 2 сведения указываются в соответствии со штатным расписанием.

  • графа 3 – здесь должны быть указаны ФИО работника.

  • графа 4 – здесь должен быть указан табельный номер. Данная графа заполняется, если в организации работникам присвоены табельные номера.

  • графа 5 – здесь должно быть указано количество календарных дней отпуска, который полагается работнику.

  • графа 6 здесь должна быть указана запланированная дата отпуска.

На момент утверждения графика графы 1 — 6 формы N Т-7 надо заполнить.

Графы 7, 8 и 9 заполняются от руки.

В течение года в графе 7 указывают дату фактического начала отпуска.

Графы 8 и 9 заполняются в случае, если отпуск перенесён на другой период с указанием его предполагаемой даты.

В графе 8 надо указать документ, на основании которого отпуск был перенесён (например это может быть, приказ руководителя, если отпуск переносится в связи с производственной необходимостью, заявление работника).

А в графе 9 нужно указать предполагаемую дату отпуска.

Графа 10 заполняется, если:

В данной графе указывают также основания для отзыва из отпуска, продления или переноса отпуска.

В графе «Утверждаю» ставится подпись руководителя организации.

График отпусков утверждается на год.

В графе «Номер документа» указывается его порядковый номер в соответствии с принятой в организации нумерацией для таких документов.

График отпусков должен быть составлен согласно ч. 1 ст. 123 ТК РФ в срок, не позднее, чем за две недели до наступления календарного года, т.е. в середине декабря текущего года.

Дату составления графика отпусков необходимо указать в графе «Дата составления».

График отпусков подписывается руководителем кадровой службы и заверяется руководителем организации — работодателя.

С утверждённым графиком отпусков нужно ознакомить всех работников организации. Это можно сделать двумя способами:

  • дополнить форму № Т-7 графой 11 «С графиком ознакомлен (дата, подпись)» или «О времени начала отпуска извещён (дата, подпись)»;

  • приложить к графику отпусков ознакомительный лист, в котором каждый сотрудник укажет дату ознакомления с документом и распишется.

Кроме этого, наниматель должен ещё раз в индивидуальном порядке сообщить каждому работнику о времени начала отпуска не позднее, чем за две недели.

Для этих целей можно завести журнал извещения работников о времени начала отпуска.

Журнал извещения сотрудников составляется, как правило, на один месяц.

График отпусков является тем документом, который всегда проверяет трудовая инспекция, так как отсутствие графика отпусков нарушает права сотрудников и не позволяет работникам организации планировать свой отдых.

Если в организации отсутствует график отпусков, то в этом случае нанимателя могут оштрафовать или приостановить деятельность компании за несоблюдение трудового законодательства.

Журнал: Всё для кадровика
Год: 2011
Еремин Владимир Сергеевич
Тема: Документы кадровой службы, Ежегодный оплачиваемый отпуск
Рубрика: Есть проблема? Вот решение

    Шаблоны документов

      График отпусков

    Нормативные документы

      Трудовой кодекс Российской Федерации (извлечение) Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях (извлечение)

У нас небольшая фирма, и многие оргвопросы мы решаем, так сказать, в неформальном порядке. Сотрудников чуть более пятидесяти человек, всегда можно договориться. Вот, например, знаю, что в большинстве организаций отпуска работникам предоставляются в порядке, определенном графиком отпусков, и в строго указанные в нем сроки. У нас же таких графиков отродясь не было. Захотел в отпуск – написал заявление и свободен.

Но недавно на одном из форумов кадровиков в Интернете прочитала, что кого-то за отсутствие такого графика оштрафовали. Якобы мало ли, как там принято в организации, но график отпусков должен быть. Так ли это? Если да, то расскажите в общих чертах, как составлять такой график и есть ли все-таки возможность обойтись без такового?

Ваш вопрос по-своему логичный: зачем менять что-либо, придумывать что-то новое, когда и так все хорошо, всем нравится и все довольны? И действительно, какой смысл в графике отпусков, если в силу устоявшихся в организации правил отпуска гарантированно предоставляются работникам по их заявлениям в сроки, указанные ими в таких заявлениях? Тем более, что никаких конфликтных ситуаций и разногласий между работниками и работодателем в этом случае не возникает. Не возникает, ну и хорошо. А вам в ответ инспектор ГИТ ответит: «Положено! Так надо!»

А вот надо ли? За ответом обратимся к закону.

ВАЖНО!

Унифицированная форма
№ Т-7 графика отпусков распространяется на все организации, независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории РФ, в т. ч. и на бюджетные учреждения

Действительно, график отпусков предусмотрен самим законом — ст. 123 Трудового кодекса РФ (далее — ТК РФ). В этой статье он упоминается как документ, в соответствии с которым определяется ежегодная очередность предоставления оплачиваемых отпусков. Кроме того, постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» утверждена унифицированная форма такого графика (форма № Т-7). Таким образом, график отпусков составляется на основании ст. 123 ТК РФ по специальной унифицированной форме.

Итак, как мы с вами видим, график отпусков — документ, обязательность которого предусмотрена самим законом. Отсутствие такого графика есть прямое нарушение трудового законодательства! Но мало того, что график отпусков должен быть в организации, его, во-первых, необходимо сначала разработать и утвердить в установленном порядке, а во-вторых, соблюдать.

Начнем с первого. Согласно ч. 1 ст. 123 ТК РФ график отпусков утверждается работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов. Само собой разумеется, что если в вашей организации нет профсоюза, то и учитывать его мнение не надо. Однако в любом случае такой график, как следует из нормы закона, должен быть утвержден не позднее чем за две недели до наступления календарного года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). И это очень важно, потому как в противном случае за нарушение предусмотренного законом срока утверждения графика отпусков работодатель будет нести ответственность.

При составлении графика отпусков учитываются положения действующего законодательства, специфика деятельности организации и пожелания работников. Что касается пожеланий работников, то тут следует сделать оговорку. Работодатель, безусловно, может учитывать личные пожелания работников, однако в конечном счете именно он определяет даты предстоящих отпусков.

А ЧТО ЗА ЭТО БУДЕТ?

Нарушение срока утверждения графика отпусков может повлечь за собой ответственность за нарушение трудового законодательства (ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях):

На практике, конечно же, мнение самих работников стараются учитывать. Обычно, перед тем как приступить к составлению графика отпусков, работников просят предоставить информацию, в какое время им удобнее всего взять отпуск. И уже с учетом высказанных пожеланий, сопоставляя их с производственными планами, работодатель составляет окончательный график. В то же время, отсутствие обязывающих норм предполагает формальное право работодателя вопреки воле работника самому определять дату его отпуска, прописывая ее в соответствующем графике.

НАШ СОВЕТ

Определите локальным нормативным актом процедуру, сроки составления и лиц, ответственных за подготовку графика отпусков

График отпусков — сводный график, в котором отражаются сведения о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений на календарный год.

График отпусков подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем организации (уполномоченным им на это лицом). Унифицированная форма № Т-7 предусматривает соответствующие графы для простановки должности, личной подписи и расшифровки подписи указанными лицами (пример).

НЕ ЗАБЫТЬ!

Ознакомить работников с графиком отпусков

График отпусков является локальным нормативным актом. Следовательно, в соответствии со ст. 22 ТК РФ, предусматривающей обязательность ознакомления работников под роспись со всеми принимаемыми локальными нормативными актами, связанными с их трудовой деятельностью, работники должны быть под роспись ознакомлены и с графиком отпусков. Сделать это можно двумя способами.

Способ 1. Дополнить унифицированную форму графика отпусков отдельной графой, предназначенной для подписей работников об ознакомлении с документом (внесение изменений в унифицированную форму оформляется приказом (распоряжением) работодателя).

ВЫ ДОЛЖНЫ ЭТО ЗНАТЬ

В графике отпусков учитываются все оплачиваемые отпуска, в т. ч. и ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска (за ненормированный рабочий день, особый характер работы, вредные и (или) опасные условия труда и т. д.)

Способ 2. Использовать специальную учетную форму — например Журнал ознакомления с графиками отпусков. Такой журнал можно вести в течение нескольких лет.

В ч. 2 ст. 123 ТК РФ сказано, что график отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника. Из этого следует, что работник не вправе самовольно уйти в отпуск, когда ему пожелается, а работодатель не может отказать работнику в предоставлении отпуска в срок, определенный графиком.

ВЫ ДОЛЖНЫ ЭТО ЗНАТЬ

Срок хранения графика отпусков — один год

Вместе с тем наличие графика отпусков не означает того, что стороны с момента его утверждения теряют всякую возможность изменить дату начала отпуска. Другое дело, что такие изменения допускаются, как правило, по взаимному согласию работодателя и работника, а сведения о перенесении отпуска в установленном порядке вносятся в график отпусков. Хотя не стоит забывать и о том, что в соответствии с законом отдельным работникам отпуск предоставляется в удобное для них время, например несовершеннолетним работникам согласно ст. 267 ТК РФ.

В ТО ЖЕ ВРЕМЯ…

Практика знает примеры, когда работодатель в желании хоть как-то «насолить» неугодному работнику, из года в год предоставляет ему отпуск в не самое подходящее, если говорить прямо, для отпуска время. Например, в феврале или марте. При этом прекрасно зная о давнем желании работника отдохнуть летом на море или тихим осенним вечером вдали от городской суеты порыбачить в свое удовольствие у себя на даче.

На первый взгляд работодатель, поступая подобным образом, формально не совершает каких-либо противозаконных действий. Да, он должен учитывать пожелания работников при составлении графика отпусков, но в целом волен распределять время отпусков работников, исходя из своих собственных предпочтений. Очевидно, что само право работника на отпуск также не нарушается (поскольку отпуск так или иначе работнику предоставляется). Но, как известно, закон гарантирует защиту не только прав работника, но и его законных интересов. Таким образом, в рассматриваемой ситуации имеет место нарушение не права работника на отпуск, а его законных интересов, которые состоят в том, чтобы отгулять отпуск в те сроки, когда он сможет в полной мере насладиться предоставленным ему свободным временем, а отдых будет полноценным.

Учитывая сказанное, следует признать указанные действия работодателя необоснованными. У работника в этом случае возникают реальные основания для обжалования решения работодателя

На практике бытует мнение, что поскольку отпуск таким работникам предоставляется по их заявлению в удобное для них время, то и необходимости включения их в график отпусков не возникает. Однако это не совсем правильно. Действительно, такие работники в любой момент могут обратиться к работодателю с заявлением на отпуск, работодатель же обязан будет предоставить им такой отпуск. Между тем порядок требует, чтобы при составлении графика отпусков принимались в расчет оплачиваемые отпуска всех работников организации, состоящих на данный момент в трудовых отношениях с работодателем. Тем более, что с внесением даты отпуска в общий график их право на использование отпуска вне графика, в удобное для них время, не ограничивается.

На этом, пожалуй, можно завершить наш разговор о графике отпусков. В конце концов главное теперь вы знаете точно: коль скоро такой документ напрямую назван в ТК РФ, то, вне всяких сомнений, он должен быть разработан и утвержден у вас в организации.

Однако вернемся к тому, с чего начали. Подумаем о сущности закона. Любой закон полезен лишь тогда, когда его нормы неукоснительно соблюдаются, в противном случае он теряет всякий смысл. При этом закон не нуждается в одолжениях. Тот, кто не желает его соблюдать, будет привлечен к ответственности.

Конечно, можно слепо соблюдать закон хотя бы потому, что «так положено», «так надо». Но важно здесь другое. Постарайтесь понять, для чего то или иное требование предусмотрено этим самым законом. И требование об обязательности графика отпусков — не исключение.

Наличие графика отпусков в организации в равной степени отвечает интересам как работодателя, так и работников. Так, с утверждением графика отпусков у работников появляются прямые гарантии того, что отпуск будет предоставлен им в запланированное время и не придется в случае чего сдавать билеты и возвращать путевки, когда уже настроились на отдых. В свою очередь, работодатель, вооружившись графиком, имеет возможность планировать производственный процесс, распределять рабочую нагрузку, зная наперед, когда и какой работник отправится в отпуск, а когда сможет вновь приступить к исполнению своих трудовых обязанностей. Опять же наличие графика отпусков исключает возможные конфликты в трудовом коллективе, которые могут возникнуть при одновременном желании уйти в отпуск у нескольких взаимозаменяемых работников, когда в интересах деятельности компании необходимо присутствие на работе по крайней мере одного из них.

Резюме

Наличие графика отпусков в организации обязательно. Составляется график отпусков по унифицированной форме (форма № Т-7), утверждается не позднее чем за две недели до наступления нового календарного года.

Иными словами, графику отпусков — быть! И не только потому, что «так надо» по закону, но и по той причине, что это действительно необходимо для обеспечения нормальных, стабильных отношений в процессе планирования и предоставления работникам ежегодных оплачиваемых отпусков, а также во избежание ненужных споров и разногласий между работниками и работодателем.

ПРИМЕР

График отпусков (унифицированная форма № Т-7)

График отпусков — бланк и образец заполнения в 2020 году

Что такое график отпусков, кому и зачем он нужен

Кто, как и когда оформляет график

«Детские» нюансы графика

«Льготные» регуляторы отпускного расписания

График отпусков и новички

Влияние переноса дней отдыха на график отпусков

Итоги

Безошибочно составить график отпусков можно с помощью нашей видеоинструкции:

Что такое график отпусков, кому и зачем он нужен

График отпусков — это внутрифирменный документ, позволяющий учесть интересы трудового коллектива и работодателя. Благодаря графику сохраняется непрерывность производственного процесса на предприятии, а работники реализуют свое право на ежегодный отдых.

График отпусков важен в равной степени и для работников, и для администрации фирмы. Чем качественнее он будет составлен, тем меньше в дальнейшем возникнет конфликтов и неразберихи по поводу ухода работников в очередные отпуска.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Упоминание о графике отпусков как о документе, определяющем очередность ежегодного отдыха членов трудового коллектива, содержится в ст. 123 ТК РФ.

Трудовым законодательством не уточняется, при каком количестве работников коммерсанту обязательно оформлять этот документ. Логично предположить, что индивидуальному предпринимателю, осуществляющему коммерческую деятельность единолично, составлять график отпусков бессмысленно. Ему не с кем спорить по поводу сроков своего отдыха — процесс труда он планирует сам.

Совсем другие последствия возникают при отсутствии этого документа в трудовых коллективах с большей численностью трудящихся. Как показывает статистика, большинство людей желают отдыхать летом и в начале осени. Этот факт ставит перед руководством фирмы труднореализуемую задачу — учесть интересы коллектива и не причинить ущерб бизнесу. И неважно, 5 человек трудятся под началом коммерсанта или несколько тысяч, — без графика отпусков не обойтись.

Кроме того, несвоевременное оформление отпускного расписания может повлечь не только отпускную неразбериху, но и материальные потери в виде штрафа.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Наказание для директора фирмы, проигнорировавшего требование трудового законодательства о составлении графика отпусков, предусмотрено по ст. 5.27 КоАП и может составить от 1000 до 5000 руб. Фирма потеряет еще больше — от 30 000 до 50 000 руб.

Если нарушение допущено повторно, директора фирмы могут дисквалифицировать на 1–3 года или наказать увеличенным штрафом от 10 000 до 20 000 руб. Юридическому лицу в этой ситуации может быть предъявлено взыскание на сумму от 50 000 до 70 000 руб.

Кто, как и когда оформляет график

График отпусков является одним из кадровых документов, поэтому ответственность за его составление и своевременное утверждение лежит на специалистах кадровой службы и администрации фирмы.

До недавнего времени все компании оформляли отпускное расписание по единой унифицированной форме Т–7, бланк которой можно скачать на нашем сайте.

Скачать форму Т-7

10 колонок формы Т–7 заполнялись следующей информацией:

  • графа 1 — наименование структурного подразделения (канцелярия, отдел главного механика, отдел охраны труда, финансовый отдел и т. д.);
  • графа 2 — должность согласно штатному расписанию (директор, секретарь, слесарь и др.);
  • графы 3 и 4 — фамилия, имя, отчество и табельный номер сотрудника;
  • графы 5–9 — данные об отпуске (продолжительность, даты начала отдыха — запланированная и фактическая);
  • графа 8 — основание для изменения запланированных отпускных сроков;
  • графа 9 — дата предполагаемого отпуска;
  • графа 10 — примечание.

Если в вашей организации есть внешние совместители, то может возникнуть вопрос: вносить ли в график отпусков сведения об отпуске внешнего совместителя? Подробные разъяснения на этот счет дали эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный бесплатный доступ к системе и переходите к рекомендациям и возможным рискам.

Сегодня использовать унифицированную форму графика необязательно, но и запрета на применение привычного формата этого документа законодательство не содержит. Так что у кадровой службы есть выбор: заполнять форму Т-7 или разработать новый документ с аналогичным названием и назначением.

Главное — это вовремя, то есть не позднее чем за две недели до начала нового календарного года, утвердить составленный график отпусков (ст. 123 ТК РФ). То есть на 2020 год следует утвердить график не позднее 17.12.2019.

После утверждения руководителем графика отпусков с этим документом нужно ознакомить работников под расписку (ст. 22, 123 ТК РФ). Для этого целесообразно дополнить график еще одной графой или завести ведомость, где каждый работник поставит дату ознакомления и распишется.

С 18.02.2020 срок хранения графиков отпусков в архиве увеличен с года до 3 лет (ст. 453 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).

ВАЖНО! Не забудьте письменно (под расписку) предупредить работника о начале отпуска не позднее чем за две недели до его начала (п. 3 ст. 123 ТК РФ).

«Детские» нюансы графика

Влияние на урегулирование отпускных сроков в графике оказывает трудовое законодательство. К примеру, право на отдых в удобное для себя время имеют следующие категории работников:

  • супруги во время отпуска их жен по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ);
  • родитель или опекун, работающий в районах Крайнего Севера, для сопровождения ребенка до 18 лет в другую местность к месту его поступления в вуз или колледж (ст. 322 ТК РФ).
  • один из родителей, воспитывающих ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет (ст. 262.1 ТК РФ);
  • родители трех и более детей в возрасте до 12 лет (ст. 262.2 ТК РФ).

Подробнее см.: «График отпусков: если ребенку многодетного родителя в следующем году исполняется 12 лет».

К категории «детских» аспектов графика отпусков можно отнести и обязательный учет мнения о периоде отдыха работника, не достигшего совершеннолетия (в возрасте до 18 лет). Для этой группы работающих сотрудников в ТК РФ отпускные особенности выделены в отдельную ст. 267.

Помимо отпускных преимуществ для работников с детьми, нельзя забывать и об ограничениях. К примеру, в п. 20 определения Верховного суда от 28.01.2014 № 1 указано на недопустимость одновременного использования двух и более отпусков по разным основаниям.

Для составителя графика это означает, что в отпускное расписание не следует включать отпуска сотрудниц, находящихся в отпуске по уходу за своим ребенком и работающих в режиме неполного рабочего времени.

«Льготные» регуляторы отпускного расписания

Кроме указанных выше «детских» отпускных нюансов, в графике отпусков может учитываться еще 1 группа работников, в отношении которых работодатель обязан согласиться с любыми избранными ими периодами отдыха.

Среди таких сотрудников:

  • почетные доноры (закон РФ «О донорстве крови и ее компонентов» от 20.07.2012 № 125-ФЗ);
  • Герои России и кавалеры ордена Славы (закон РФ «О статусе Героев Советского Союза, Героев Российской Федерации и полных кавалеров ордена Славы» от 15.01.1993 № 4301-I);
  • Герои Социалистического Труда, Герои Труда Российской Федерации и полные кавалеры ордена Трудовой Славы (закон «О предоставлении социальных гарантий Героям Социалистического Труда, Героям Труда Российской Федерации и полным кавалерам ордена Трудовой Славы» от 09.01.1997 № 5-ФЗ);
  • чернобыльцы (закон РФ «О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС» от 15.05.1991 № 1244-I);
  • лица, получившие определенную долю радиации в Семипалатинске (закон «О социальных гарантиях гражданам, подвергшимся радиационному воздействию вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне» от 10.01.2002 № 2-ФЗ).
  • сотрудники органов внутренних дел, если они не реализовали свое право на основной отпуск, предусмотренный графиком (закон «О службе в органах внутренних дел Российской Федерации и внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации» от 30.11.2011 № 342-ФЗ).

Если в фирме практикуется внешнее совместительство, работник-совместитель имеет право уйти в отпуск одновременно с очередным отдыхом по основному месту работы (ст. 286 ТК РФ).

Как правильно оформить отпуск совместителю, узнайте .

Работодателю при составлении графика отпусков придется учесть и мнение работника — супруга военнослужащего, имеющего право уйти на отдых в период времени, совпадающий с отпуском супруга (закон «О статусе военнослужащих» от 27.05.1998 № 76-ФЗ).

График отпусков и новички

При составлении графика отпусков на 2020 год, утвержденного в декабре 2019 года, невозможно предусмотреть вероятные периоды отдыха сотрудников, поступивших на работу после начала календарного года. Тем не менее отсутствие в графике запланированного отпуска новичка не избавляет администрацию от обязанности его предоставить.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! В соответствии со ст. 122 ТК РФ работник, проработавший у данного работодателя полгода, имеет право на отпуск.

В таких случаях кадровик, отвечающий за отпускной регламент, может поступить одним из нижеуказанных способов:

  • не изменяя утвержденного графика, оформить отпуск приказом (на основании заявления работника и решения администрации). В этом случае работодателю нужно составить записку-расчет, а сведения об отпуске занести в личную карточку работника.

Образцы заполнения записки-расчета, в т.ч. для бюджетной организации, а также личной карточки работника, подготовили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный бесплатный доступ к системе и переходите к образцам.

  • дополнить график отдельным приложением, в котором отразить информацию об отпусках новичков (оформление отпуска производится в обычном порядке).

При расчете отпуска работнику вам поможет статья «Унифицированная форма № Т-60 — бланк и образец».

Влияние переноса дней отдыха на график отпусков

Работник вправе изменить период своего отдыха по согласованию с работодателем. Сделать это позволяют ст. 123 и 124 ТК РФ. Информация о переносе отпуска отражается в отпускном расписании в специально предназначенных для этого графах 8 и 9. Сотруднику придется написать заявление о переносе отпуска, в котором потребуется указать новые даты перенесенного отпуска и причины изменения отпускного срока.

Период отдыха может измениться и из-за болезни сотрудника. Ст. 124 ТК РФ обязывает работодателя в этом случае продлить отпуск или перенести его на другой срок, пересчитав в последнем случае отпускные.

Продлить отпуск также придется, если сотрудник заболел перед его началом. Если сотрудник получил больничный лист, находясь в отпуске, то работодателю рекомендуется уточнить, какой вариант продления отпуска устроит работника: продление текущего или будущего отпуска.

В любом случае работник пишет заявление, а в график отпусков вносится информация о его переносе. Специальные отметки в графике об удлинении отпуска по причине болезни не предусмотрены.

Как внести изменения в график отпусков, см. .

Корректировка сроков отдыха может произойти не только по личным обстоятельствам работника, но и в связи с производственной необходимостью.

К примеру, фирме необходимо провести масштабную реконструкцию поточной линии в связи с освоением новых видов деятельности и внедрением усовершенствованных технологий. Специалисты, занятые данным процессом и отвечающие каждый на своем участке за определенный комплекс мероприятий, обязаны присутствовать на рабочем месте в течение длительного времени, поэтому они не смогут пойти в отпуск по производственной причине.

В этом случае тоже работает ст. 124 ТК РФ: на основании согласия работника, выраженного в письменной форме, и распоряжения руководства отпуск переносится на следующий рабочий год.

О нюансах переноса отпуска читайте в статье «Ст.124 ТК РФ: вопросы и ответы».

Скачать образец графика отпусков вы можете на нашем сайте по ссылке ниже.

Скачать образец

Итоги

График отпусков — это согласованное и утвержденное расписание периодов отдыха работников фирмы, обязательное для обеих сторон трудового договора.

График отпусков — образец заполнения размещен на нашем сайте — должен составляться ежегодно, а за его отсутствие предусмотрено наказание.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

About the author

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *