Хранение документов в организации

Содержание

Хранение документов: правила, сроки и способы

Первыми документами, которые получает любая организация, являются ее учредительные документы. Как свидетельство рождения для человека, так и устав и свидетельство о регистрации для организации — очень важны и необходимы в самых различных ситуациях. При утере такие документы легко восстанавливаются, после уплаты государственной пошлины. Хотя лучше ничего, конечно же, не терять — а для этого нужно четко знать, как, при каких условиях и сколько нужно хранить ту или иную документацию.

Хранение правоустанавливающих документов

В соответствии с требованиями статьи 52 Гражданского кодекса РФ, любое юридическое лицо создается на основании учредительных документов. Состав и количество этих документов прямо зависит от организационно-правовой формы предприятия. В большинстве случаев это только Устав. Также у всех организаций есть свидетельство о регистрации. Кроме того, все налогоплательщики получают свидетельство о постановке на учет в налоговом органе (ИНН/КПП). У хозяйственных обществ обязательно есть в наличии учредительный договор, а у акционерных обществ существует еще реестр ценных бумаг и их владельцев. Правоустанавливающими документами организации всегда считались документы, которые имеют юридическое значение для деятельности организации в целом, и написаны на бумаге. Но с появлением полноценного электронного документооборота в России электронные документы получили равное действие с бумажными. Более того, они даже начали вытеснять бумажные документы из оборота. Например, для получения различных госуслуг и совершения юридически значимых действий организации получили право не предоставлять чиновникам бумажные правоустанавливающие документы. Такое изменение основано на том обстоятельстве, что все необходимые сведения об этих документах уже содержатся в едином реестре государственной регистрации юридических лиц. Любой чиновник или нотариус, имеющий доступ к ЕГРЮЛ, может получить из него всю нужную информацию в любой момент. А, скажем, общества с ограниченной ответственностью теперь могут обходиться вообще без бумажного Устава и использовать типовой электронный Устав. Хранение таких документов должно происходить в отдельном месте. Как правило, это отдельная папка, помещенная в сейф. Хранить этот сейф с документацией обязан директор или главный бухгалтер организации, в качестве ее первых лиц. Если в компании есть юридический отдел, то доверить хранение могут и юристам, однако нести ответственность по закону, в случае порчи или утраты документов, будет все равно руководитель организации. Особые требования к порядку и срокам хранения правоустанавливающих документов установлены для акционерных обществ. 16 июля 2003 года было принято . Для юридических организаций других организационно-правовых форм, в частности для ООО, сроки и порядок хранения таких документов не регламентированы специальными нормативными актами. Это связано с тем, что акционерные общества имеют дело с ценными бумагами, к обороту и хранению которых традиционно предъявляются особые требования. Так как организация ведет хозяйственную деятельность и взаимодействует с другими организациями, то правоустанавливающие документы регулярно приходится кому-нибудь предъявлять. Поэтому должен вестись специальный реестр их выдачи и возврата. На основании этого реестра всегда можно будет найти того, кто не вернул или потерял тот или иной документ. Если действовать совсем по требованиям буквы закона, то, вместо изъятого из папки документа, в нее необходимо положить лист, который будет его заменять. На этом листе должно быть указано название и реквизиты документа, а также его краткое содержание. Заверен должен быть такой «документозаменитель» двумя подписями — лица, которое выдало документ, и лица, которое его получило. Но на практике так делают очень редко. Но вернемся к срокам хранения правоустанавливающих документов. На самом деле, все достаточно просто — эти документы должны храниться постоянно, пока организация существует. И даже после того, как ее не станет. Хранение документации регулирует Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры России № 558 от 25 августа 2010 года. В соответствии с его разделом 1.5 «Документационное обеспечение управления и организация хранения документов» предусматривается получение заключения государственного/муниципального архива о составе переданных документов приватизируемой или ликвидируемой организации о том, что они подлежат постоянному хранению. Но есть документы, для которых установлены определенные сроки хранения — это различные письма, извещения и уведомления об изменениях в статусе организации и других переменах. Такие документы должны будут храниться в архиве 5 лет с момента их передачи. Коммерческие организации не нуждаются в экспертизе ценности архивных документов и могут самостоятельно уничтожать документы, по истечении временных сроков хранения, определенных для них в перечнях и других нормативных актах. А вот за уничтожение документов, имеющих постоянные сроки хранения, предусмотрена административная ответственность, регламентированная статьей 13.25 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях.

Хранение бухгалтерских и налоговых документов

Кроме правоустанавливающих документов, любой хозяйствующий субъект ведет бухгалтерский и налоговый учет. Даже те организации, которые избавлены от такой необходимости соблюдения требований , все равно ведут учетные документы своей финансовой деятельности. Все эти документы, конечно же, имеют свои особенности и сроки хранения. Всю бухгалтерию можно условно разделить на две большие группы:

  1. Первичные документы.
  2. Учетные документы.

Первичные документы имеют существенно большую ценность. Ведь в основной своей массе — это те документы, которые поступают в организацию извне, от ее контрагентов. На основании первичных документов, имеющих определенные форму и вид, происходят все бухгалтерские операции и формирование базы налогообложения. К первичным документам относятся все договоры, акты, счета-фактуры и накладные, а также ряд других документов. Поскольку именно эти бумаги удостоверяют какие-либо юридически значимые действия, они имеют особые требования — как к содержанию, так и к условиям и срокам хранения. Правда, сейчас и первичные документы могут быть в электронном виде. Для этого они должны иметь установленную форму и вид, а также удостоверены квалифицированной электронной подписью. Сроки же хранения электронных и бумажных документов ничем не отличаются. Каждая организация и индивидуальный предприниматель обязаны хранить бухгалтерские документы. Такой порядок установлен в статье 29 . Традиционно обеспечением сохранности документов в организации занимается ее руководитель. А вот индивидуальные предприниматели самостоятельно несут ответственность за соблюдение этих норм. Кроме первичных документов, особое внимание уделяется бухгалтерской отчетности. Балансы организации, отчеты о финансовых результатах и все налоговые декларации подлежат бессрочному хранению в архиве наряду с правоустанавливающими документами. Надо отметить, что сроки и условия хранения бухгалтерских документов необходимо обязательно прописать в уставе организации. Сделать это нужно затем, чтобы избежать потом лишних вопросов от проверяющих органов. Кроме того, можно издать внутренний нормативный документ за подписью руководителя организации, регламентирующий как порядок хранения документов, так и ответственных за это лиц. Первичные бухгалтерские документы необходимо хранить в соответствии с требованиями действующего законодательства, но не менее пяти лет. Сроки хранения первичных документов установлены в Налоговом кодексе РФ, ФЗ «О бухгалтерском учете» и в Перечне, утвержденном 25 августа 2010 года приказом Минкультуры России № 558. Минимальный срок хранения этих документов составляет 4 года. В статье 23 Налогового кодекса РФ сказано, что те документы, которые используются при расчете налогов организации и индивидуальные предприниматели обязаны хранить в течение четырех лет. Такое требование распространяется на все документы бухгалтерского и налогового учета, включая электронные документы, которые необходимы для исчисления и уплаты налогов. Первичными электронными документами, в частности, являются документы электронных систем документооборота между организациями и банком по системе «Клиент-Банк». Позиция Министерства финансов по этому поводу состоит в том, что все участники налоговых отношений обязаны соблюдать такой срок хранения документов, если только в отношении этих документов законодательными актами не установлены другие сроки хранения РФ. Надо отметить, что изменение сроков хранения всегда происходит только в большую сторону. То есть, если закон определяет, что накладные, к примеру, надо хранить 4 года, а какой-то нормативный акт требует хранить их 5 лет, то следует выбирать больший срок хранения. Именно такая ситуация возникает с первичными бухгалтерскими документами, которые влияют на начисление налогов и, вместе с тем, попадают под действие статьи 29 ФЗ «О бухгалтерском учете». В этой статье указано, что все первичные учетные документы и регистры бухучета следует хранить в соответствии с правилами архивного дела, но не меньше 5 лет. Таким образом, все налоговые документы также нужно хранить не менее 5 лет с момента их создания, дабы избежать ответственности за нарушение сроков хранения бухгалтерской документации. Но есть бухгалтерские документы, для которых законодательство предусматривает и более долгий срок хранения. В частности, это документы, которые подтверждают факт приобретения организацией основных средств, то есть амортизируемого имущества. Например, договоры купли-продажи и акты приема-передачи. Такие документы следует хранить в течение 4 лет после того отчетного периода, в котором данное имущество будет полностью самортизировано и списано с баланса организации. Также особый срок хранения определен для документов, которые подтверждают проведенную с дебиторами работу по взысканию задолженности. Все договоры, платежные документы, письма и претензии необходимо сохранять еще 4 года после того отчетного периода, в котором задолженность была признана безнадежной и списана с баланса. Если же срок давности по взысканию задолженности прерывался и начинал исчисляться заново, срок хранения документов также продлевается. Это соответствует нормам как статьи 265 Налогового кодекса РФ, так и статьи 203 Гражданского кодекса РФ. Началом срока хранения документов считается 1 января того года, который следует за годом, в котором эти документы были созданы и приняты к учету. Однако из этого правила, как водится, есть исключения. Так, все учетные регистры по НДС — книги продаж и книги покупок, журналы учета выставленных и полученных счетов-фактур, начинают храниться с момента внесения в них последней записи, то есть закрытия документа. И, как уже было сказано выше, те документы, которые подтверждают поступление на учет амортизируемого имущества и определяют его первоначальную стоимость, попадают под хранение с даты, когда на имущество перестает начисляться амортизация. Такие нормы подтверждены письмом Минфина России от 26 апреля 2011 г. № 03-03-06/1/270. Отдельно стоит упомянуть еще раз о хранении первичных и сводных документов бухгалтерского учета в электронном формате, а также электронных регистров налогового учета. Поскольку такие документы можно составлять в электронном виде, то и хранить их можно именно так. При этом никаких особых требований и отличий по сравнению со сроками хранения бумажных документов законодательством не установлено. Напоследок следует сказать о том, что существует категория бухгалтерских документов, которые следует хранить в течении 75 лет. Это документы о заработной плате работников организации. Эти сведения являются особенно важными и обязательно должны передаваться в архив, поскольку они влияют на вопросы начисления и размера пенсии граждан, которые работали в этой организации.

Хранение документов по кадрам

Кадровые документы практически всегда являются документами строгой отчетности. Более того, они содержат персональные данные работников, поэтому для них должны быть обеспечены особые условия хранения. Ответственность за сохранность как самих документов, так и содержащихся в них данных несет специально уполномоченный человек — инспектор по кадрам. Если такая должность в организации не предусмотрена, то отвечать за кадровые документы будет главный бухгалтер или руководитель. В ведении такого инспектора находятся все приказы по кадрам, учетные карточки сотрудников, их заявления, а также трудовые книжки. При формировании первичных документов кадровых документов и документов по оплате труда, следует руководствоваться нормами Федерального закона «О бухгалтерском учете». Как следует из этого закона, первичные учетные документы могут быть приняты к учету только при условии, что они составлены по форме из альбомов унифицированных форм первичной учетной документации. При оформлении трудовых отношений с работниками необходимо применять строго определенные унифицированные формы, утвержденные . Такие документы, как приказы о приеме на работу и увольнении, личные карточки и заявления сотрудников, приказы о награждении, премировании и отпусках, а также лицевые счета работников должны хранится в течение 75 лет. Табели учета рабочего времени, штатное расписание, служебные записки и документы по командировкам необходимо хранить не менее 5 лет. Графики отпусков работников и приказы об отпусках можно сохранять только в течение следующего года.

Сдача документов в архив

Хранить бухгалтерские документы, в соответствии с положением, утвержденным еще письмом Минфина СССР от 29 июля 1983 г. № 105 положено в специальных шкафах и сейфах, установленных в отдельном помещении, именуемом «архив». Рекомендации к обустройству архивов в организациях определены в Правилах, утвержденных коллегия Росархива 6 февраля 2002 года. Эти требования являются желательными, но не обязательными для исполнения. Наказывать за их нарушение никто никого не будет. А вот документы и бланки строгой отчетности обязательно нужно хранить в сейфах или специальных отдельных помещениях, оборудованных для обеспечения сохранности. Такие требования определены в постановлении Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359. Аналогичные условия хранения необходимо обеспечить для документов, имеющих гриф «коммерческая тайна». Все остальные документы можно хранить просто в шкафах или на стеллажах. Можно даже прямо в кабинете главного бухгалтера или руководителя. При этом, такие документы, как выписки банка, кассовые ордера, авансовые отчеты, акты и прочие, желательно хранить в хронологическом порядке в переплетенном виде. Если в организации уже прошли проверки ФНС и других служб, либо если у нее недостаточно места для хранения документов, она может передать их в архив муниципального образования. Туда документы принимают по описи, в прошитом и пронумерованном виде. После окончания срока хранения документы можно (а иногда и необходимо) уничтожить. Для этого создается специальная комиссия, которая проверяет документы, фиксирует факт их уничтожения и составляет об этом акт. Соблюдая установленные законом правила, порядок и сроки хранения документов, любой бизнесмен не только страхует себя от неприятностей с проверяющими органами, но и создает документальную доказательную базу, которая рано или поздно может потребоваться ему самому, или же его сотрудникам, для отстаивания своих законных прав и интересов.

Оперативное хранение документов

Каждый день в любой организации появляются новые документы, и за много лет накапливаются тома и папки, набитые бумагами. Пока в шкафах есть место для них, мы не особенно беспокоимся. А вот когда стратегические запасы площадей начинают приближаться к критической отметке, работник, ведущий делопроизводство организации, поневоле задается вопросами: куда это все девать и как это все хранить? Часто за ними следует здравая мысль: а не сдать ли это все в архив? Мысль довольно разумная. Но, как оказывается, не все так просто, как нам бы хотелось! Если ваша организация не является источником комплектования государственных и муниципальных архивов, то надежда только на архив (архивохранилище) вашей организации.

СРОКИ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Минимальные сроки хранения документов приведены в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558; в ред. от 16.02.2016).

При определении сроков хранения документов до передачи их в архив нам поможет Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. от 23.05.2016).

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ ПО ОПЕРАТИВНОМУ ХРАНЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ

Начнем с определения термина «оперативное хранение». Согласно ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» оперативное хранение документов – хранение документов в структурном подразделении до их передачи в архив организации или уничтожения.

■ На оперативном хранении находятся:

• исполненные документы до помещения их в архив;

• документы в процессе исполнения (они должны находиться на особом контроле).

Документы (рабочие копии), находящиеся в процессе исполнения, хранятся у исполнителей в соответствующих временных папках, подписанных так, как удобно исполнителю: «На контроле», «В работе», «На отправку» и т.д. Оригиналы документов находятся в службе делопроизводства (канцелярии) также во временных подписанных папках (например, «Контроль», «В работе», «На исполнении»).

■ При хранении документов необходимо обеспечить:

• сохранность документов;

• удобство пользования документами.

Под сохранностью документов подразумевается не только физическая защита их от пожара, затопления, повреждения грызунами и т.д., но и защита содержащихся в них сведений от незаконного доступа к ним посторонних лиц. За сохранность документов работники несут персональную ответственность.

*Утверждены приказом Минкультуры России от 18.01.2007 № 19.

ПРАВИЛА ОПЕРАТИВНОГО ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

1. В течение рабочего дня папки могут находиться на рабочем столе исполнителя. По окончании рабочего дня папки должны быть убраны в шкафы или сейфы (в зависимости от содержания документов и уровня секретности организации).

2. Исполненные документы подшиваются сначала в папки, имеющие наименования и индексацию в соответствии с номенклатурой дел и служащие впоследствии основой для формирования дел.

3. Папки, в которые подшиваются документы, должны содержать на корешках индекс в соответствии с утвержденной в организации номенклатурой дел (Пример 1), а на обложках – название организации, наименование структурного подразделения, индекс дела, количество листов в деле, даты первого и последнего документов, содержащихся в деле (Пример 2).

4. Сформированные дела помещают на оперативное хранение в специальные запирающиеся шкафы или сейфы.

5. Для обеспечения оперативного поиска документов в шкафу дела располагаются в вертикальном положении корешками наружу в соответствии с номенклатурой дел.

6. На дверце шкафа внутренней стороны необходимо прикрепить перечень хранящихся в нем дел (Пример 3).

7. В шкафах хранятся обычные дела, в сейфах – дела, имеющие гриф секретности.

8. Поскольку оперативное хранение – это все же не архивное, нет необходимости строго соблюдать условия и требования, предъявляемые к хранению документов в полноценном архивохранилище. Помещение, где стоят шкафы с делами, должно быть сухим, прохладным, по возможности затененным, чтобы солнечные лучи не превратили наши документы в труху еще до того момента, как мы передадим их в архив.

9. Документы, находясь на оперативном хранении, могут выдаваться на срок до одного месяца работникам как вашей организации, так и сторонних организаций, но строго по письменному запросу или служебной записке, на которой будет присутствовать разрешительная виза руководителя вашей организации. Не пренебрегайте этим правилом! Письма и служебные записки с разрешительными визами храните как зеницу ока.

Получатель дела обязательно должен расписаться в карте – заместителе дела (Пример 4).

10. Данная карта-заместитель хранится у архивариуса или иного ответственного лица, выдавшего дело. Для удобства работы можно также фиксировать факт выдачи дела в архивной программе, если она имеется у вас в организации.

В ЧЕМ ХРАНИМ ДОКУМЕНТЫ?

Наша промышленность выпускает великое множество различных скоросшивателей, архивных папок и коробов.

До помещения на архивное хранение документы длительных и постоянных сроков хранения удобно хранить сразу сформированными в дела, подшитыми и прошнурованными в прямой хронологической последовательности (поздние в конце) в картонных папках.

В таких папках дела прошиваются бечевками с помощью дырокола или сверлильного станка, и вынуть или вставить туда документ уже невозможно без переформирования всего дела.

Дела сроков хранения до 10 лет на оперативном хранении можно держать в файлах-регистраторах или иных скоросшивателях, которые удобно размещать в шкафах вертикально и куда удобно подшивать документы, не расшивая всего дела.

В таких папках документы обычно подшиваются в обратной хронологической последовательности (последние сверху).

РЕГЛАМЕНТИРУЕМ ПОРЯДОК ОПЕРАТИВНОГО ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Думаем, для читателей не будет сюрпризом то, что порядок помещения документов на оперативное хранение должен быть описан в инструкции по делопроизводству организации (Пример 5).

ОПЕРАТИВНОЕ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ В ЭЛЕКТРОННОЙ ФОРМЕ

Документы в электронной форме также подлежат оперативному хранению.

■ Как формируется архив электронных документов. Документы в электронном виде могут создаваться работниками организации на компьютерах, могут быть получены по электронной почте, в виде факса, путем сканирования бумажных документов, поступающих в организацию.

Это еще больше обостряет проблему хранения документов в электронной форме. Созданный или полученный документ необходимо сохранить в памяти компьютера – записать в виде файла на жестком диске.

■ Где и как долго хранят электронные документы. Порядок при хранении компьютерных файлов не менее важен, чем при хранении традиционных бумажных документов.

В последнее время наряду с хранением бумажных документов, сформированных в дела, многие организации стали пользоваться и электронными хранилищами.

Создание таких хранилищ позволяет упростить использование документов в текущей деятельности, так как работать с документом могут несколько пользователей одновременно, а доступ к нему обеспечивается в течение нескольких секунд в соответствии с их правами.

Из этого можно сделать вывод, что использование электронных хранилищ документов позволяет повысить оперативность выполнения заданий и должностных обязанностей.

Как правило, все электронные документы относятся к какому-либо уже известному нам виду документов – письма, договоры, бухгалтерская документация и т.д. Посему хранить электронные документы надлежит ровно столько же, сколько и их бумажные оригиналы или аналоги.

При этом, если вы решили вести архив электронных документов, потребуется тотальный перевод всех бумажных документов в электронный вид.

То есть нельзя иметь половину документов на бумаге, а другую половину в электронном виде.

Поэтому создание и ведение электронного архива автоматически удваивает вам работу: нужно будет переводить в электронный вид все бумажные документы и сохранять их в архиве, а электронные документы (факсы и электронные письма) – распечатывать и подшивать в дело с бумажными документами.

■ Навигация по электронному архиву. К электронному архиву должна прилагаться какая-нибудь поисковая система и справочный аппарат, которые обеспечат быстрый и удобный поиск электронного документа в хранилище на сервере, жестком диске или удаленном ресурсе.

Однако не все имеют на рабочем месте подобные специализированные программные продукты. Поэтому в элементарном и доступном всем исполнении это может быть таблица MS Excel, содержащая гиперссылки на электронные документы, хранящиеся на сервере.

Отметим также, что порядок архивного хранения электронных документов и возникающие при этом проблемы у каждой организации будут разными. Это зависит как от организационно-правовой формы этих организаций, так и от видового состава документов, которые должны храниться в архиве, а также от задач, поставленных перед архивом. Но самое главное – эти различия зависят от установленных сроков хранения электронных документов.

Например, опыт работы с электронными документами, накопленный в организациях при оперативном или кратковременном хранении, не всегда применим при организации государственного хранения электронных документов в государственных архивах.

И наоборот, требования к учету электронных документов, их описанию и обеспечению сохранности, предъявляемые при организации долговременного хранения, часто чрезмерны в отношении хранения и использования основной массы таких документов в организациях.

На сегодняшний день в Российской Федерации насчитывается более десятка учреждений, где хранится множество архивной документации. Все эти здания включены в систему Росархива. Проблематика предотвращения возможных возгораний в архивных помещениях считается весьма актуальной. Естественно, существует организованная методика обеспечения пожарной безопасности в зданиях, где хранятся ценные документы.

Основные требования к помещениям

Сотрудники архивов обязательно должны уметь пользоваться пожарным краном и огнетушителем на случай возникновения возгорания. Табличка с номером, по которому можно дозвониться в пожарную охрану, а также фамилией и инициалами ответственного сотрудника должна размещаться на видном месте. Каждый сотрудник обязан следовать всем инструкциям по обеспечению пожарной безопасности во время эксплуатации архивных помещений.

Архивные помещения отмечаются, как Ф5.2. по классификации функциональной пожарной опасности. Допуск сотрудников архива к выполнению своих обязанностей возможен только после проведения вводного и первичного инструктажа по пожарной безопасности.

К зданиям архива всегда должен обеспечиваться открытый проезд для пожарных машин. Обязательным считается исправное состояние каждого пожарного гидранта на территории, приближенной к помещению. В зимний период средства пожаротушения, расположенные на улице, должны всегда быть очищенными ото льда и снега.

Правила хранения документов

Если методика хранения архивных документов не предусматривает использование стеллажей, вместо которых бумаги помещаются в специальные контейнеры, правила установки в помещении требуют размещения штабелями. Поперечные проемы, ширина которых должна составлять не менее восьмидесяти сантиметров, должны быть оборудованы через каждые шесть метров.

Перед дверными проемами помещений, в которых хранятся архивные документы, должны быть предусмотрены свободные проходы шириной, равной дверям и не менее одного метра. Стеллажи или контейнеры для хранения архивной документации должны быть собраны из металлических деталей.

Рекомендованные действия сотрудников во время возгорания

При невозможности предотвратить дальнейшее распространение пламени в архивном помещении нужно эвакуироваться, действуя в соответствии с инструкцией. По возможности необходимо поспособствовать тушению пламени имеющимися средствами. При использовании внутреннего противопожарного водопровода нужно выполнить следующую последовательность действий:

  • все электрооборудование отключается от источников питания;
  • один человек срывает пломбу, чтобы получить доступ в шкаф, а второй разматывает пожарный рукав;
  • после этого сотрудник, находящийся возле шкафа, откручивает вентиль и активирует кнопку насоса, повышающего напор воды, а второй – занимается ликвидацией очага пламени.

Первый человек, обнаруживший возгорание или его первые признаки, обязан вызвать сотрудников службы пожарной охраны, позвонив по номеру 01 или 112, и сообщить диспетчеру свою фамилию, а также указать адрес объекта и место возгорания.

Обстановка в архивных помещениях

Стеллажи должны быть расположены на минимальном расстоянии:

  • 1 м от насадков и наросителей;
  • 0,5 м от лампочек;
  • 0,6 м от пожарных извещателей.

В архиве не допускается эксплуатация электронагревательных приспособлений, а также дежурного освещения.

После завершения работы в здании, где находится архив, сотрудники, ответственные за соблюдение противопожарного режима или работник, покидающий помещение последним, обязан:

  • провести визуальную оценку пожарного состояния архивного помещения;
  • закрыть каждое окно;
  • отключить освещение и все электрооборудование;
  • покинуть архивную комнату и закрыть за собой дверь.

Архивные помещения обязательно должны быть укомплектованы системами автоматической пожарной, а также охранной сигнализации, исключительно сертифицированными первичными устройствами пожаротушения, автоматическими системами, соответствующими нормам пожарной безопасности 110-03.

Всегда необходимо следить за чистотой помещения, мусор нужно выносить ежедневно или по мере того, как скоро он накапливается. Если общее освещение будет отключено, во время эвакуации сотрудники архива должны ориентироваться по объемным самосветящимся изображениям, указывающим пути возможной эвакуации.

В архивных помещениях недопустимо:

  • оставлять без контроля работу электроприборов;
  • перегораживать пути эвакуации, проходы к огнетушителям и различным средствам пожаротушения техникой или другими предметами;
  • выполнять огнеопасные работы без специального допуска;
  • курить.

Проведение анализа рисков

Росархив совместно с другими государственными органами анализирует возможные угрозы рисков и факторов, способствующих повышению вероятности возникновения пожаров. Проведение проверок показало, что уровень пожарной опасности в архивных помещениях слишком высокий из-за недостаточной защищенности.

Значительный вклад в дело обеспечения достаточно высокой пожарной безопасности федеральной собственности, являющейся одним из самых ценных сегментов культурного наследия нашей родины, внесло выполнение целевой программы по повышению качества методов защиты от возгорания государственных архивов, проводимой с 2007 по 2009 года.

Сегодня выполняется огромный объем работ по анализу качества установок пожаротушения в государственных учреждениях и соответствию их специальным нормам обеспечения безопасности муниципальных и федеральных архивов. По ходу выполнения этих работ было выявлено несоответствие некоторых систем современным нормам, а новые модули газового пожаротушения пришлось переосвидетельствовать в кратчайшие сроки.

Монтаж современных систем требует существенных финансовых вложений, поэтому продолжительность службы модулей газового пожаротушения должна приравниваться к 10 годам, до следующего планового переосвидетельствования.

По прошествии этого срока не должно возникать трудностей с наличием подобных модулей на рынке. При выборе также нужно учитывать возможность комбинирования разнообразных систем пожаротушения.

Как повысить сохранность документов? Комплексный характер данной проблематики является достаточно серьезным условием для повышения профессиональной подготовки сотрудников, ответственных за обеспечение сохранности архивной документации. Хорошим подспорьем каждому в этом деле будет проведение занятий по комплексу специальных методических материалов.

Повышение безопасности эксплуатации и хранения всей имеющейся архивной документации всегда будет требовать особого внимания и немалых усилий ответственных должностных лиц. Кроме того, понадобится дополнительное проведение научных исследований, ознакомление с зарубежным и отечественным опытом, а также выполнение различных экспериментальных работ в достаточно широких масштабах.

Основные требования к системам пожаротушения

Каждое устройство пожарной сигнализации обязательно должно вовремя, на первых стадиях, выявлять очаг возгорания, обеспечивать возможность быстрой эвакуации граждан, находящихся в это время в архивном помещении. При этом ни одна система не должна представлять собой никакой опасности для архивов и людей. Самыми распространенными дефектами в работе систем пожаротушения считаются неисправности электропроводки, воспламенение различных устройств, пренебрежение правилами безопасности во время выполнения огневых и ремонтных работ.

На первых этапах подобные возгорания развиваются небольшими темпами и сопровождаются выделением большого количества дыма. По этой причине каждая установка в архивных помещениях должна выявлять дым и обеспечивать тушение очагов возгорания на самых ранних этапах распространения. Из всех используемых средств пожаротушения максимальное предпочтение всегда будет отдаваться устройствам, обеспечивающим наиболее безопасное воздействие на документацию, хранящуюся в помещении. Для защиты архивов от повреждений при снижении пожарной опасности не подходят средства на водной, порошковой основе.

Первичные средства хранения документов.

12

Средства документов

Процесс хранения документов является важным технологическим процессом в работе офиса. Выбор типа и количества средств хранения зависит от особенностей документов, принятой системы хранения, строительных характеристик здания.

На практике применяют четыре основные системы хранения документов: вертикальная библиотечная, горизонтальная, вертикальная подвесная и вертикальная каталожная. В настоящее время разрабатываются также системы автоматического хранения документов.

Вертикальная библиотечная система предназначена для хранения папок (325 x 230 x 60 мм) и коробок (350 x 245 x 180 мм) для стандартных дел. Ее применяют для постоянного (в архивах) и для оперативного текущего хранения делопроизводственных документов в коробках и папках в один ряд на стеллажной полке.

Горизонтальную систему, предназначенную для документов в коробках (180 х 350 х 245 мм), которые размещают в один или два ряда на стеллажах, применяют в основном для постоянного хранения документов.

В вертикальной подвесной системе используют шкафы с выдвижными ящиками для подвесного хранения документов. Их применяют для оперативного текущего хранения документов.

Вертикальная каталожная система — это шкафы с выдвижными ящиками для хранения переплетенных дел, скоросшивателей, специальных папок для нескрепленных документов, карточек. Система предназначена для оперативного текущего хранения документов.

Для хранения документов применяют первичные и вторичные средства хранения.

Первичные средства хранения документов.

Роль первичных средств во время хранения заключается в защите документов от влияния внешних факторов (солнечных лучей, пыли, влаги, микроорганизмов) и механических повреждений. Для обеспечения длительной сохранности документов в процессе хранения средства должны отвечать следующим основным требованиям: газо- и влагонепроницаемости; механической прочности; стабильности геометрических размеров; стойкости к солнечному свету; огнестойкости; химической инертности по отношению к материалу, на котором создан документ; низкой скорости старения.

Для их изготовления применяют пять основных типов материалов: металлы, картон, ударопрочные пластмассы, полиэтилен и комбинированные материалы.

Различают следующие виды первичных средств хранения: коробки, папки, футляры, контейнеры, пакеты. Документы на бумажной основе, как правило, хранятся в картонных коробках и папках. Картонные коробки являются наиболее дешевым и распространенным видом упаковок документов во всех архивах. Однако при длительном хранении картонные коробки образуют пыль, которая, попадая на документы, может вызвать необратимые дефекты в виде царапин, потертостей и т. д. Кроме того, при длительном хранении из картона выделяется перекись водорода, которая убыстряет процесс старения документов.

Кинодокументы упаковывают в стандартные металлические (жестяные) коробки, которые располагают в горизонтальном положении стопками по 5—6 штук. В металлических коробках хранятся и микрофильмы. Металлические противокоррозийные коробки или ящики для рулонов кинолент и микрофильмов являются основным средством хранения в киноархивах и в специализированных хранилищах государственных архивов. Металлические коробки и контейнеры имеют высокую механическую прочность. При хранении в них магнитных лент они являются также своеобразным экраном, защищающим фонодокументы от воздействия магнитных полей.

Наилучшим материалом для изготовления металлических коробок является сплав, состоящий из 20% железа и 80% никеля.

Применение комбинированных материалов позволяет изготовить прочные водонепроницаемые упаковки (четырехслойные коробки из полиэтилена, картона, станиоли и металла).

В настоящее время разработаны новые типы коробок для упаковки и хранения документов из ударопрочных пластмасс. Пластмассовые коробки пыленепроницаемы, не подвержены влиянию влаги, удобны для серийного производства. Для большей герметизации коробки могут быть снабжены мягкими резиновым или пластмассовым уплотнителями (между крышкой и основанием).

Реферат: Организация хранения документов и обеспечение их сохранности

Введение

1 Правила хранения документов

2 Обеспечение сохранности документов

Заключение

Список использованной литературы

Введение

В процессе деятельности коммерческого предприятия создается большое количество документов, различных по ценности и значимости. Виды документов, подлежащих хранению, порядок и сроки их хранения закреплены в различных нормативных актах, часть которых относится к корпоративному законодательству, часть — к законодательству об архивном деле, а часть — к законодательству о бухгалтерском учете.

Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее — Закон об архивном деле) содержит требование о хранении документов, образующихся в результате деятельности коммерческих предприятий. Так, согласно п. 1 ст. 17 Закона об архивном деле организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения и в соответствии с перечнями, установленными законодательством.

Этим обусловлена актуальность темы данной работы, целью которой является изучение особенностей организации хранения документов и обеспечения их сохранности. Для достижения поставленной цели в работе решены следующие задачи:

1. раскрыты особенности и правила хранения документов в соответствии с действующим законодательством;

2. раскрыты современные подходы к обеспечению сохранности документов.

Таким образом, объектом данного исследования является организация хранения документов на предприятиях, предметом – современные подходы к обеспечению сохранности документов.

Поставленные цель и задачи обусловили структуру и логику данной работы, которая состоит из введения, двух глав, заключения и списка использованной литературы.

1 Правила хранения документов

В процессе деятельности любого хозяйствующего субъекта образуется большое количество документов, различных по ценности и значимости. Виды документов, подлежащих хранению, порядок и сроки их хранения закреплены в различных нормативных актах, часть из которых относится к корпоративному законодательству, часть — к законодательству об архивном деле, часть — к законодательству о бухгалтерском учете. При этом преобладающее нормативное регулирование содержится в законодательстве об архивном деле, к нормам которого имеются отсылки в актах как корпоративного законодательства, так и законодательства о бухгалтерском учете.

Обязанность хранения документов, образующихся в результате деятельности коммерческих организаций, является элементом публичного правоотношения, возникающего в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов, и корреспондирует с правом государства в лице своих уполномоченных органов требовать хранения соответствующих документов.

Основным законодательным нормативным актом в этой сфере является Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации » (далее — Закон N 125-ФЗ), вступивший в силу со дня официального опубликования — 25 октября 2004 г.

Данный Закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов, независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в РФ в интересах граждан, общества и государства.

В соответствии со ст. 3 Закона N 125-ФЗ под архивным документом понимается материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства. В свою очередь, под документом Архивного фонда РФ понимается архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению.

При этом под Архивным фондом РФ понимается исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов РФ, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению. В состав Архивного фонда РФ входят находящиеся на территории РФ архивные документы независимо от источника их происхождения, времени и способа создания, вида носителя, форм собственности и места хранения, в том числе юридические акты, управленческая документация, документы, содержащие результаты научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ, градостроительная документация, кино-, фото-, видео- и фонодокументы, электронные и телеметрические документы, рукописи, рисунки, чертежи, дневники, переписка, мемуары, копии архивных документов на правах подлинников, а также архивные документы государственных организаций, находящихся в иностранных государствах.

На основании ч. 1 ст. 17 Закона N 125-ФЗ организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения и в соответствии с перечнями, установленными законодательством РФ. В частности, данные перечни утверждаются уполномоченным государственным органом в области архивного дела (ч. 3 ст. 6 Закона N 125-ФЗ) и иными федеральными государственными органами и государственными органами субъектов для подведомственных организаций, так называемые ведомственные перечни (ч. 1 ст. 23 Закона N 125-ФЗ).

Однако порядок исполнения обязанности по хранению архивных документов и по применению сроков хранения, предусмотренных в перечнях, зависит от статуса коммерческой организации (кроме ГУПов). Важным квалифицирующим признаком является включение конкретной организации в списки источников комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами (ч. 2 ст. 20 Закона N 125-ФЗ). Включение коммерческих организаций в указанные списки осуществляется на основании договора с соответствующим государственным или муниципальным архивом.

После признания архивных документов коммерческих организаций (источников комплектования) документами Архивного фонда РФ их уничтожение не допускается, а их хранение может осуществляться коммерческой организацией самостоятельно либо они могут быть переданы по договору на хранение в государственный или муниципальный архив, библиотеку, музей, а также в организацию Российской академии наук (ч. 3 ст. 21 Закона N 125-ФЗ).

Коммерческие организации, не являющиеся источниками комплектования, не проводят экспертизы ценности архивных документов и по истечении временных сроков хранения, указанных в перечнях и иных нормативных актах, имеют право уничтожить эти документы. Однако на них в обязательном порядке распространяются постоянные сроки хранения, установленные в корпоративном законодательстве (Закон об акционерных обществах , Закон об обществах с ограниченной ответственностью ).

Таким образом, порядок исполнения обязанности коммерческой организации по хранению архивных документов зависит от включения конкретной коммерческой организации на основании соответствующего договора в списки источников комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами.

При этом документы, обязанность по хранению которых в организации корреспондирует с правом государства требовать такого хранения, подразделяются на две категории: архивные документы и документы Архивного фонда.

Архивные документы подлежат хранению в течение сроков, установленных федеральным законодательством, иными нормативными правовыми актами, перечнями типовых архивных документов, утвержденных уполномоченными органами государственной власти, внутренними документами организации (п. 1 ст. 17 Закона N 125-ФЗ). Ряд архивных документов у организаций — источников комплектования по истечении сроков хранения подлежит экспертизе на предмет их ценности экспертно-проверочными комиссиями, формируемыми из представителей уполномоченного органа исполнительной власти субъекта РФ, государственного, муниципального архива и собственника или владельца архивных документов.

По итогам экспертизы некоторые документы могут быть отобраны и включены в состав документов Архивного фонда РФ. В этом случае уничтожение таких документов не допускается (п. 2 ст. 17 Закона N 125-ФЗ). Данные документы признаются документами Архивного фонда РФ, находящимися в частной собственности, и могут либо храниться самой организацией, либо быть переданы по договору на хранение в государственный или муниципальный архив, библиотеку, музей или в организацию Российской академии наук.

Те архивные документы, которые не подлежат экспертизе и которые не были включены в состав документов Архивного фонда РФ, а также документы, хранящиеся у организаций, не являющихся источниками комплектования, по истечении срока их хранения, установленного в нормативных правовых актах, могут быть уничтожены организацией либо постоянно хранятся в архиве организации в соответствии с требованиями корпоративного законодательства или ее внутренними правилами.

Таким образом, алгоритм действий коммерческой организации, не являющейся государственным или муниципальным унитарным предприятием, по обеспечению хранения документов заключается в следующем:

проверка требований нормативных правовых актов, установивших сроки хранения конкретных видов документов;

хранение документов;

для организаций — источников комплектования — по истечении сроков хранения проведение совместно с уполномоченным органом государственной власти субъекта РФ в области архивного дела, Госархивом экспертизы ценности ряда документов на предмет включения в состав Архивного фонда РФ;

хранение документов Архивного фонда РФ либо передача их на хранение в государственный или муниципальный архив, библиотеку, музей или в организацию Российской академии наук;

архивные документы, которые не были включены в состав документов Архивного фонда РФ, по истечении сроков хранения подлежат уничтожению либо хранению в архиве организации в соответствии с требованиями корпоративного законодательства или ее внутренними правилами;

для организаций, которые не являются источниками комплектования, по истечении временных сроков хранения архивные документы подлежат экспертизе и могут быть уничтожены либо хранятся в архиве организации;

архивные документы, в отношении которых установлены постоянные сроки хранения, подлежат постоянному хранению с учетом положений корпоративного законодательства.

Документы, которые образуются у государственных и муниципальных унитарных предприятий, относятся к федеральной собственности, собственности субъекта РФ либо к муниципальной собственности соответственно. Согласно п. 6 ст. 6 Закона N 125-ФЗ все документы на носителях любого вида, находящиеся в федеральной собственности, собственности субъекта РФ или муниципальной собственности, подлежат обязательной экспертизе ценности документов. При этом до проведения в установленном порядке экспертизы ценности документов уничтожение этих документов запрещается.

Перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения утверждаются уполномоченным Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти (п. 3 ст. 6 Закона N 125-ФЗ). На настоящий момент таким федеральным органом является Федеральное архивное агентство.

В соответствии с Постановлением Правительства РФ от 7 апреля 2004 г. N 177 (в ред. от 17 июня 2004 г.) «Вопросы Федерального архивного агентства » Федеральное архивное агентство находится в ведении Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ. Постановлением Правительства РФ от 17 июня 2004 г. N 290 было утверждено Положение о Федеральном архивном агентстве .

2 Обеспечение сохранности документов

По вопросам, связанным с порядком организации комплектования архивных документов, обеспечения их сохранности, учета и использования архивных документов, порядком проведения экспертизы ценности документов и передачи документов Архивного фонда РФ на постоянное хранение, порядком организации работы архива, коммерческие организации могут руководствоваться Основными правилами работы архивов организаций , одобренными решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

Решение научно-методических вопросов, связанных с экспертизой ценности документов и включением их в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также с определением в его составе особо ценных документов, в том числе уникальных документов, осуществляется центральной экспертно-проверочной комиссией (далее — ЦЭПК) Федерального архивного агентства.

Раньше ЦЭПК действовала при Росархиве. Так, 15 декабря 1996 г. ЦЭПК Росархива были одобрены Методические рекомендации по отбору на государственное хранение управленческих документов, образующихся в деятельности негосударственных организаций (новых экономических структур).

Решение вопросов о включении в состав Архивного фонда РФ конкретных документов осуществляется экспертно-проверочными комиссиями федеральных государственных архивов и уполномоченных органов исполнительной власти субъектов РФ в области архивного дела в пределах их компетенции. В Москве в соответствии с Постановлением Правительства Москвы от 21 января 2003 г. N 18-ПП уполномоченным органом исполнительной власти в области архивного дела является Главное архивное управление г. Москвы (Главархив Москвы), имеющее свои структурные подразделения в каждом административном округе Москвы.

При этом на основании п. 5 ст. 6 Закона N 125-ФЗ экспертиза ценности документов проводится совместно с представителями собственника или владельца архивных документов.

Основным нормативным актом архивного законодательства, определяющим перечень и сроки хранения конкретных документов, образующихся в деятельности коммерческих организаций, является Перечень типовых управленческих документов , образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом от 6 октября 2000 г. (в ред. 27 октября 2003 г.) (далее — Перечень).

Указанным Перечнем необходимо руководствоваться, если иные сроки не предусмотрены в специальных нормативных актах, касающихся конкретных групп организаций либо конкретных групп документов, как, например, в Положении о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утв. Постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 г. N 03-33/пс, либо в подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ, Законе о бухгалтерском учете.

Так, в п. 1.4 Перечня предусмотрено, что он предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение управленческих типовых документов, т.е. общих для всех или большинства организаций (в том числе негосударственных).

Перечень построен по функциональному принципу и включает 12 разделов, отражающих основные направления деятельности организаций, свойственных им, как правило, независимо от уровня в системе управления, вида деятельности, форм собственности. Разделы имеют подразделы по более узким вопросам.

Документы в разделах и подразделах Перечня расположены в статьях по степени значимости вопросов и видов в логической последовательности. Перечень не содержит в статьях конкретные наименования документов, а дает обобщенное наименование каждого вида документа.

Например, раздел 1 «Организация системы управления» включает пять подразделов: «Распорядительная деятельность», «Организационные основы управления», «Контроль», «Правовое обеспечение деятельности», «Документационное обеспечение управления и организация хранения документов», к которым отнесены соответствующие группы документов. Так, к подразделу «Контроль» в ст. 50 отнесены заключения ревизионной комиссии, аудитора, подлежащие постоянному хранению (отметка «пост.»), в ст. 52 — журналы, книги учета ревизий, проверок и контроля за выполнением их решений (предписаний), подлежащих хранению не менее 5 лет, и т.д.

Как уже указывалось, при определении порядка применения Перечня необходимо четко различать две категории коммерческих организаций: организация — источник комплектования государственных архивов и организация — не источник комплектования государственных архивов.

Временные сроки хранения документов, т.е. 1 год, 3 года, 5 лет, 10 лет, указанные в Перечне, применяются всеми организациями.

Постоянный срок хранения применяется унитарными предприятиями, документы которых поступают на хранение в соответствующие архивы в установленном порядке, и коммерческими организациями, с которыми заключены соответствующие соглашения (договоры), т.е. источниками комплектования архивов.

Организации, документы которых не поступают на хранение в государственные, муниципальные архивы, т.е. не являются источниками комплектования архивов, могут, но не обязаны применять постоянный срок хранения, но такие документы они должны хранить не менее 10 лет (п. 2.4.2 Перечня).

При этом по истечении 10 лет им необходимо руководствоваться при принятии решения о постоянном хранении документов положениями корпоративного законодательства, императивно установившими постоянные сроки хранения ряда документов.

Отметка «ЭПК», поставленная в Перечне к конкретным видам документов, предназначена для применения организациями всех форм собственности, являющимися источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, и означает, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение и в установленном порядке должна передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации. Решение о приеме или уничтожении документов с отметкой «ЭПК» («ЭК») принимают экспертные комиссии архивных органов, учреждений.

Данная отметка может быть использована и коммерческими организациями, не являющимися источниками комплектования, при решении вопроса о постоянном хранении своих документов.

С учетом п. 2.9 Перечня исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 1999 г., начинается с 1 января 2000 г.

Отметка «до минования надобности» означает, что документация имеет только практическое значение. Срок ее хранения определяется самой организацией, но не может быть менее 1 года.

Снижение сроков хранения, установленных Перечнем, запрещено. Повышение сроков хранения документов, предусмотренных Перечнем, может иметь место в тех случаях, когда это вызвано специфическими особенностями работы организаций .

Заключение

Вся информация, возникшая в процессе деятельности организации, на базе которой были приняты решения, шло управление фирмой, организацией, учреждением, предприятием, была документирована, то есть представлена в форме документа на любом носителе, так как только документированная информация, согласно законодательству, является информационным ресурсом, на который можно опираться и учитывать при принятии решений. Устные обещания, особенно в настоящее сложное время, могут быть забыты. Поэтому в процессе работы организации любой организационно-правовой формы в течение года образуется большое количество документов. Эти документы необходимо систематизировать, хранить. Но хранение документов на бумажных носителях, а такие документы сегодня составляют подавляющий процент всего объема документов организации, требует больших площадей и специальных сотрудников. В то же время ценность документов, появившихся в процессе управленческой деятельности, неоднозначна. Информация в документах часто дублируется, первичные данные из одних документов обобщаются и представляются в сводном виде в других. Следовательно, отпадает необходимость хранить все документы, содержащие одни и те же данные. Кроме того, документы могут содержать информацию незначительную, предназначенную для разового прочтения, после использования которой надобность в ней сразу отпадает. Таким образом, различные документы имеют разную ценность, следовательно, не все должны сохраняться.

Сроки хранения документов устанавливаются в процессе экспертизы их научной и практической ценности. Эта ответственная миссия возложена на архивные органы страны. Определение сроков хранения документов в зависимости от их исторической, научной, практической значимости требует специальных знаний, профессионального образования, широкого научного кругозора.

Во всем мире выработаны и применяются определенные научные принципы и критерии, на базе которых проводится экспертиза ценности документов и определяются сроки их хранения. Обычно срок устанавливается в результате научных дискуссий и споров.

Секретарю, отвечающему за хранение документов и готовящему документы к уничтожению, важно знать, где посмотреть выработанные в установленном порядке сроки хранения документов и как практически провести отбор документов для дальнейшего хранения или уничтожения.

Список использованной литературы

4. Постановление Правительства Российской Федерации от 07.04.2004 №177 «Вопросы Федерального архивного агентства» (в ред. Постановления Правительства РФ от 29.05.2008 №406) // Собрание законодательства РФ, 12.04.2004, №15, ст. 1470.

5. Постановление Правительства Российской Федерации от 17.06.2004 №290 «О Федеральном архивном агентстве» (в ред. Постановления Правительства РФ от 07.11.2008 №814) // Собрание законодательства РФ, 21.06.2004, №25, ст. 2572.

6. Основные правила работы архивов организаций от 06.02.2002 // СПС «Консультант Плюс» — официально документ опубликован не был.

7. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения от 06.10.2000 (в ред. Решения Росархива от 27.10.2003) // Сборник руководящих документов Росавтодора и федеральных органов власти, имеющих отраслевое значение, №2, 2001.

8. Гладких С.Р. Комментарий к законодательству о порядке хранения и уничтожения документов в коммерческих организациях» // Право и экономика, 2005, №6.

Постановление Правительства Российской Федерации от 07.04.2004 №177 «Вопросы Федерального архивного агентства» (в ред. Постановления Правительства РФ от 29.05.2008 №406) // Собрание законодательства РФ, 12.04.2004, №15, ст. 1470.

Постановление правительства Российской Федерации от 17.06.2004 №290 «О Федеральном архивном агентстве» (в ред. Постановления Правительства РФ от 07.11.2008 №814) // Собрание законодательства РФ, 21.06.2004, №25, ст. 2572.

Основные правила работы архивов организаций от 06.02.2002 // СПС «Консультант Плюс» — официально документ опубликован не был.

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения от 06.10.2000 (в ред. Решения Росархива от 27.10.2003) // Сборник руководящих документов Росавтодора и федеральных органов власти, имеющих отраслевое значение, №2, 2001.

About the author

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *