Инструкция ДОУ

Информация – важнейший товар. В условиях жесткой конкуренции выживает тот, кто умеет получить своевременно в нужном объеме информацию о рынке, о новинках техники, технологий и т.д. Средством материализации информации, закрепления ее в пространстве и во времени является документ, а деятельность по составлению и оформлению документов называется документационным обеспечением управления.

Документационное обеспечение управления — это деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления им управленческих функций. Часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием документов называется документированием. Вопросы движения и учета документов связаны с понятием документооборот. Деятельность по организации хранения документов относится к архивному делу.

Документационное обеспечение управления является основополагающей технологией менеджмента, основной целью которого является обеспечение руководства информацией о состоянии дел на предприятии для принятия обоснованных управленческих решений и контроле их выполнения.

Объектом ДОУ являются как отдельные документы, так и вся совокупность документации.

Предмет ДОУ – правильность оформления документов, отражающих весь спектр управленческой деятельности предприятия; надлежащая организация документооборота согласно требованиям ГОСТа.

Цель изучения дисциплины заключается в овладении основами правильного оформления документов и надлежащей организацией документооборота согласно требованиям ГОСТа.

Основные задачи ДОУ:

отражение управленческой, производственной и иной деятельности предприятия в соответствующих документах;

обеспечение рационального использования документов в деловой практике предприятия.

Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы не отвлекать работников от главных целей предприятия. В связи с этим каждое предприятие самостоятельно выбирает форму организации делопроизводства: централизованную, децентрализованную и смешанную.

При централизованной форме все операции по обработке документов сосредоточиваются в едином центре- канцелярии, общем отделе или у секретаря.

Децентрализованная форма предусматривает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями.

При смешанной форме операции выполняют централизованно (прием, регистрация) и децентрализовано (хранение, формирование дел). Форму организации делопроизводства выбирают с учетом размера предприятия, объема документооборота, состава структурных подразделений. (В небольших коммерческих предприятиях чаще всего применяется централизованная форма).

Структура, цели и задачи, функции службы делопроизводства оговариваются рядом внутренних документов. К числу важнейших организационных документов относятся Положение о службе (положение о канцелярии), Инструкция по документированию управленческой деятельности организации, должностные инструкции работников службы и табель форм документов, применяемых в организации.  

Инструкцией по документированию управленческой деятельности, утвержденной руководителем организации  
Инструкция по документированию управленческой деятельности  
Инструкция по документированию управленческой деятельности — нормативный документ конкретной организации, определяющий порядок, правила, способы, формы и процессы работы с документами. Инструкция является обязательным для применения в повседневной жизни руководящим документом для всех сотрудников организации.  
Инструкция по документированию управленческой деятельности (Инструкция по делопроизводству) — для регламентации организации, правил, приемов, обязанностей, процессов создания, оформления, движения и хранения документов самого предприятия. Здесь, в частности, с учетом специфики разделения и кооперации труда на предприятии, определяются рамки полномочий руководителей и специалистов по работе с документами, типовые сроки исполнения документов на предприятии, маршруты движения наиболее важных документов, система контроля за исполнением документов, особенности и правила работы с документами, содержащими коммерческую тайну, правила регистрации документов, типовые формы документов и т. п.  
Учреждения, работающие в различных отраслях производства, имеют значительные различия и специфические особенности, требующие специальной регламентации. Министерства и ведомства разрабатывают на основе нормативных документов инструкцию по документированию управленческой деятельности для учреждений своей отрасли или типовые инструкции для подведомственных однотипных учреждений, на основе которых разрабатываются индивидуальные инструкции применительно к условиям конкретного учреждения.  
Инструкция по документированию управленческой деятельности — нормативный документ, регламентирующий организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы-с ними в конкретном учреждении (группе учреждений) с учетом условий и специфики его деятельности.  
Приступая к работе с документами в любом учреждении, секретарь обязательно знакомится с инструкцией по документированию управленческой деятельности данного учреждения.  
Перечень документов, не подлежащих регистрации службой документации, дан в приложении к Инструкции по документированию управленческой деятельности.  
В настоящее время Документационное обеспечение управления на советских предприятиях, в организациях и учреждениях регулируется действующим законодательством, постановлениями и распоряжениями Совета Министров СССР и союзных республик, распорядительными документами вышестоящих организаций, положениями об учреждениях, основными положениями ЕГСДОУ, правилами и указаниями Глав-архива СССР, инструкциями по документированию управленческой деятельности и должностными инструкциями.  
Какими нормативными документами регламентируется до-кументацнонное обеспечение управления в советских учреждениях 2. С какой целью были разработаны ЕГСД и ЕГСДОУ 3. Что представляет собой инструкция по документированию управленческой деятельности 4. Какие ГОСТы устанавливают единые требования к организационно-распорядительным документам 5. Чем вызвано появление новых документационных терминов 6. Что представляет собой унифицированная система документации 7. Какие виды документов относятся к УС ОРД 8. Какие вопросы работы с документами изложены в ГОСТ 6,15.1—75 9. В чем значение для работы с документами ГОСТ 6.38—72 10. Какие разделы содержит ГОСТ 6.39—72 11. Для чего необходимы должностные инструкции 12. Что является основой для разработки должностных инструкций  

Решение этого вопроса осуществляется путем разработки и внедрения нормативных документов, инструкций по документированию управленческой деятельности, должностных инструкций, государственных стандартов и стандартов предприятия на определенные виды операций. Особо важная роль отведена должностным инструкциям, положениям об учреждении или структурном подразделении. Этой же цели служит и внедрение в практику работы основных положений ЕГСДОУ.  
Положения ГСДОУ получили развитие в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, изданной в 1993 г. Инструкция устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в министерствах и ведомствах и является основой для разработки индивидуальных инструкций по делопроизводству каждым министерством и ведомством.  
Типовые рекомендации устанавливают общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами на предприятии. Они основаны на типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, подготовленной Государственной архивной службой России (Росар-хивом) в соответствии с распоряжением Правительства Российской Федерации от 24 июня 1992 г. N° Ш8-р с целью совершенствования на единой основе документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов и технологии работы с ними.  

About the author

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *