Исходящая корреспонденция

Входящая и исходящая корреспонденция – что это

Что такое входящая и исходящая корреспонденция простыми словами

Регистрация входящей и исходящей корреспонденции делается в каждой организации. Это одна из главных составляющих документооборота. В корреспонденцию входят следующие бумаги: письма, заявления, справки, квитанции. Все бумаги регистрируются в специальный журнал. В него регулярно фиксируются все исходящие и входящие бумаги.

Простыми словами регистрация корреспонденции – это присвоение каждому документу отдельного идентификационного номера и фиксирование краткого описания бумаги.

Корреспонденция записывается в журнал для таких целей:

• Контроль и учет писем.
• Контроль исправного выполнения сотрудников своих особенностей.
• Систематизация и удобство обработки документации.
• Удобства поиска необходимых бумаг.
• Создание удобной организационно-поисковой системы для систематизации рабочего процесса.
• Сохранность корреспонденции.
• Организации поисковой работы по корреспонденции.

Некоторые важные бумаги после постановки на регистрацию обретают юридическую силу. К примеру, выданная сотруднику справка о болезни или отпуске, будет иметь юридическую силу, только если ее зарегистрируют и присвоят идентификационный номер. В противном случае она не действительна. Входящая корреспонденция в электроном и бумажном виде вся подлежит регистрации.

Когда идет речь о внутренней документации фирмы, тогда бумаги, переданные в другое структурное подразделение подлежит официальному фиксированию лишь раз при получении. Это помогает облегчить процесс поиска необходимых бумаг. Кроме того, так удобнее получить все необходимые сведенья по бумагам, посмотрев копии регистрации в журнале.

Регистрационный журнал должен заполнять только офис-менеджер, секретарь или референт. Сотрудник обязан обладать определенными обязанностями, чтобы получать или отправлять корреспонденцию и регистрировать ее в журнале. Установленной формы как правильно нужно вести документы нет. Каждая организация ведет регистрационный лист своим способом. Поэтому в разных журналах могут быть различия в графах.

Фиксировать входящие и исходящие документы можно следующим образом:

1. Стандартная регистрация в бумажном журнале. Хоть это и традиционный способ фиксирования документации, он имеет свои недостатки. Такой процесс занимает достаточно много времени, и корреспонденция дольше оформляется. Однако, несмотря на то, что это кропотливый и долгий процесс, ему отдают предпочтение большинство крупных компаний. Бумажный журнал имеет размер А4, его изготавливают на заказ в типографии. В него вписывают отдельные графы для фиксирования документации. Преимущество такого журнала в том, что в нем намного проще и быстрее найти нужную информацию на месте делопроизводителя в его отсутствие, так как, чаще всего, в таком случае доступ к чужому компьютеру закрыт.
2. Электронный вариант журнала. Документ создается на компьютере в формате doc, docx, xls. Основной плюс такого формата – удобный, быстрый поиск необходимой информации. Однако, недостаток такого варианта в том, что частые сбои в системе, поломка компьютера, которая способна удалить весь журнал. Несмотря на такие минусы, такой вариант на сегодня наиболее актуальный и востребованный. Им удобно пользоваться, и с помощью электронного журнала можно отслеживать работу персонала.
3. Специальная электронная система документооборота. Такая система позволяет управлять входящей и исходящей документацией в удобном режиме. Это повышает исполнительную дисциплину и помогает следить за добросовестной работой сотрудников. Кроме того, снижаются затраты на делопроизводство, что немало важно при построении своего бизнеса. Электронная система представляет собой единую базу, доступ к которой есть у всех сотрудников компании. В нее дублируются и фиксируются вся входящая и исходящая корреспонденция. Такая база помогает максимально комфортно сделать систему проверки отчетности.

При оформлении регистрационного журнала, в него следует вписать следующие пункты:

• Идентификационный номер.
• Дата получение/отправки бумаг.
• Тип бумаг.
• Ф.И.О. корреспондента и название предприятия.
• Тематика и содержание корреспонденции.
• Ф.И.О. исполнительного лица.

Также, могут быть, включены дополнительные графы:

• № дела.
• Способ доставки письма.
• Примечания.
• Особенности письма.
• Количество страниц документов.
• Подпись исполнительного лица.
• Примечание.

Регистрационный номер – это несколько букв и цифр, которые присваиваются каждому письму. Обычно номер формируется с учетом следующих особенностей:

• 1 цифра – указывается код подразделения.
• 2 цифра – номер регистрационного журнала (фиксируется в номенклатуре предприятия).
• 3 цифра – порядковый номер полученной/отправленной корреспонденции.

Не подлежит регистрации следующая документация: буклеты, открытки, визитки, газеты и т.д.

Справочная информация: «Сроки хранения документов организаций» (Материал подготовлен специалистами КонсультантПлюс)

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558, утратил силу 18 февраля 2020 г. в связи с принятием Приказа Минкультуры России от 17.12.2019 N 1964. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 утвержден новый Перечень. СРОКИ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ОРГАНИЗАЦИЙ <> В соответствии с частью 1 статьи 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными частью 3 статьи 6 и частями 1 и 1.1 статьи 23 данного Федерального закона. К указанным перечням документов относятся: 1) перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения и инструкции по применению этих перечней, утверждаемые уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства (в настоящее время — Росархив, ранее — Минкультуры России): — Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 (до 18 февраля 2020 года — Перечень, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558); — Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры России от 31.07.2007 N 1182. Также см. Инструкцию по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237. Кроме того, для определения сроков хранения управленческих документов за 80-е — первую половину 90-х годов XX в., а также специфической (отраслевой) документации применяется Перечень типовых документов, утв. Главархивом СССР 15.08.1988. 2) утверждаемые федеральными органами государственной власти, иными государственными органами Российской Федерации перечни документов, образующихся в процессе их деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения. Данные перечни документов утверждаются по согласованию с Росархивом; 3) перечень документов, образующихся в процессе деятельности кредитных организаций, с указанием сроков их хранения и инструкция по его применению, утверждаемый уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства совместно с Банком России. Для акционерных обществ сроки хранения их документов определены Положением о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утв. Постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 N 03-33/пс. В справочной информации приведены сроки хранения наиболее распространенных документов организаций, установленные Перечнем типовых управленческих архивных документов, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236, а также сроки хранения документов, не вошедших в указанные выше перечни и установленные федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации. О методике работы по организации хранения и учета документов по личному составу см. Методические рекомендации, разработанные ВНИИДАД.

Вид документа

Организации

Срок хранения

Основание

• Бухгалтерский учет и отчетность
• Регистры бухгалтерского учета, в том числе главная книга
• Документы учетной политики
• Бухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения о ней
• Первичные учетные документы
• Кассовые документы и книги, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, платежные поручения и др.
• Путевые листы
• Документы о получении заработной платы, документы о выплате пособий
• Инвентаризационные описи
• Документы по основным средствам
• Договоры и контракты
• Налоговый учет и отчетность
• Общие вопросы
• Налоговые декларации
• Налог на добавленную стоимость
• Налог на доходы физических лиц
• Налог на прибыль организаций
• Упрощенная система налогообложения
• Система налогообложения для сельскохозяйственных товаропроизводителей (единый сельскохозяйственный налог)
• Система налогообложения при выполнении соглашений о разделе продукции
• Страховые взносы в государственные внебюджетные фонды
• Акцизы
• Налог на добычу полезных ископаемых
• Региональный инвестиционный проект
• Кадровые документы
• Общие вопросы
• Документы по учету кадров
• Документы по учету рабочего времени
• Приказы по основной деятельности и кадровые приказы
• Должностные инструкции
• Документы по охране труда
• Документы по отдельным вопросам и видам деятельности
• Азартные игры
• Аудиторская деятельность
• Банковское дело
• Банкротство
• Валютный контроль
• Внешнеэкономическая деятельность
• Гостиничный бизнес
• Деятельность на рынке ценных бумаг
• ЖКХ
• Инвестиционная деятельность
• Интернет
• Кадастровая деятельность
• Клиринговая деятельность
• Космическая деятельность
• Лотереи
• Медиация
• Медицина и фармацевтика
• 1. Медицинская документация
• 2. Фармацевтическая деятельность
• 3. Биомедицинские клеточные продукты
• Оборот наркотических средств
• Оборот оружия
• Образование, наука, культура
• Общественное питание
• Оказание платежных услуг. Расчеты
• Охрана окружающей среды
• 1. Общие вопросы
• 2. Использование и охрана недр
• 3. Использование, охрана, защита и воспроизводство лесов
• 4. Охрана атмосферного воздуха
• 5. Рыболовство
• 5.1. Общие вопросы
• 5.2. Азово-Черноморский рыбохозяйственный бассейн
• 5.3. Волжско-Каспийский рыбохозяйственный бассейн
• 5.4. Восточно-Сибирский рыбохозяйственный бассейн
• 5.5. Дальневосточный рыбохозяйственный бассейн
• 5.6. Западно-Сибирский рыбохозяйственный бассейн
• 5.7. Западный рыбохозяйственный бассейн
• 5.8. Северный рыбохозяйственный бассейн
• 6. Животноводство
• Оценочная деятельность
• Промышленная деятельность
• 1. Общие вопросы
• 2. Нефтяная и газовая промышленность
• 3. Угольная промышленность
• 4. Машиностроение и металлообработка
• 5. Пищевая промышленность
• 6. Иные отрасли промышленности
• 7. Отходы промышленности. Вторичное сырье
• Промышленная и радиационная безопасность
• 1. Промышленная безопасность
• 2. Радиационная безопасность
• Противодействие легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем
• Реклама
• Связь
• Сельское хозяйство. Садоводство, огородничество и дачное хозяйство
• СМИ
• Страхование
• Строительство
• Таможенное дело
• Техническое регулирование
• Торговля
• Транспорт
• 1. Общие вопросы
• 2. Железнодорожный транспорт
• 3. Водный транспорт
• 4. Воздушный транспорт
• 5. Автомобильный и городской транспорт
• 6. Трубопроводный транспорт
• Туризм
• Частная детективная и охранная деятельность
• Электронный документооборот. Электронная подпись. Идентификация граждан
• Энергетика

Открыть полный текст документа

Сколько хранятся исходящие письма в организации

Не стоит забывать, о том, что нормативные акты носят рекомендательный характер. Следует обратить внимание на последние изменения в федеральном законодательстве, внесенные в марте года в статью Следует обратить внимание на возникшую в связи с этими изменениями коллизию.

Срок хранения в архиве организации входящей и исходящей документации. Сроки хранения налоговых документов Регистрация Вход. Ответы Mail. Вопросы — лидеры Вопрос про PayPal. Как перевести деньги с долларового счета в рублевый? Внутри Пейпал сейчас это сделать уже нельзя?

Сроки хранения служебных писем

Вы должны завести следующие журналы: 1. Учета входящей корреспонденции в нем будут графы: порядковый номер, дата получения, организация — отправитель, наименование документа и его краткое содержание, фамилия должностного лица, которому руководитель направит для исполнения, дата и его роспись в получении 2.

Учета входящей документации порядковый номер, дата отправки, наименование организации- получателя, документ и его краткое содержание, необходимо также делать пометку каким образом Вы отправили документ: почтой, факсом , нарочным и др. Журнал внутренних документов: заявлений, служебных, объяснительных и докладных записок порядковый номер, дата получения, ФИО сотрудника, документ и его краткое содержан ие, ФИО должностного лица-исполнителя, дата и роспись в получении Журналы лучше заводить толстые — типа книг в жестком переплете.

Их можно использовать несколько лет — пока хватает страниц. Но каждый год с П окончании отправляете в архив. Закончился журнал , но не закончился год — заводите новый журнал , просто указываете на нем дату начала начат Журнал входящей и исходящей можно объеденить.

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Как долго нужно хранить бухгалтерские документы?

На этот раз автор объясняет, на какую нормативную базу и на какие принципы стоит опираться при определении сроков хранения данных документов. Приводятся примеры со ссылками на статьи Перечня документов со сроками хранения года. Это огромный массив бумажных документов, образующийся в любой организации как результат ее трудовых будней. Придется несколько охладить ваше горячее желание сократить до минимума сроки хранения служебных писем. Ведь служебное письмо — это элемент иногда и самый ценный единого информационного комплекса по какому-то вопросу или контрагенту, и рассматривать входящие в состав этого комплекса документы нужно в едином ключе, не забывая о том, что важнейшим назначением документа является изложенная в нем информация, ее практическое, научное и историческое значение. Фрагмент документа СвернутьПоказать Методические рекомендации по подготовке перечней документов, образующихся в деятельности федеральных органов исполнительной власти, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения согласованы ЦЭПК при Росархиве В настоящее время переписка несет большую информационную нагрузку, чем это было ранее, когда справки, докладные записки, сведения и другие документы могли заменить ее по ряду вопросов. Нормативная база Начиная работу по определению сроков хранения документов, в первую очередь ознакомьтесь с действующим законодательством: федеральными и региональными законами и иными нормативными правовыми актами, в которых указаны сроки хранения документов, регулирующих сферу вашей деятельности. В изданных в г. На сегодняшний день Перечень года не является действующим. Часто спрашивают, каким перечнем пользоваться при установлении сроков хранения документов: перечнем, действующим сегодня, или перечнем, действовавшим на период создания документа? Но теперь, когда приходится обрабатывать документы давно прошедших лет, я всегда беру в руки и новый Перечень года. Если сроки хранения сегодняшнего перечня отличаются от сроков хранения старого, то нужно оценивать значимость документов. В нашей стране это сложно: сегодня один подход, а завтра он вполне может измениться. Ты только что уничтожил документы.

Журнал регистрации исходящих документов Срок хранения входящей и исходящей документации закрепляется в инструкции по делопроизводству. Как учесть требования нормативных документов, регулирующих деятельность архива, и интересы компании при сохранении деловых писем и прочих документов, расскажем в материале.

Конкретным количеством лет. Постоянный срок хранения имеет очень большое количество документов.

Голосование:

Вы должны завести следующие журналы: 1. Учета входящей корреспонденции в нем будут графы: порядковый номер, дата получения, организация — отправитель, наименование документа и его краткое содержание, фамилия должностного лица, которому руководитель направит для исполнения, дата и его роспись в получении 2. Учета входящей документации порядковый номер, дата отправки, наименование организации- получателя, документ и его краткое содержание, необходимо также делать пометку каким образом Вы отправили документ: почтой, факсом , нарочным и др. Журнал внутренних документов: заявлений, служебных, объяснительных и докладных записок порядковый номер, дата получения, ФИО сотрудника, документ и его краткое содержан ие, ФИО должностного лица-исполнителя, дата и роспись в получении Журналы лучше заводить толстые — типа книг в жестком переплете. Их можно использовать несколько лет — пока хватает страниц. Но каждый год с

Каков срок хранения входящей корреспонденции в ООО?

Не осталось в стороне и Министерство юстиции Республики Беларусь. Постановлением этого ведомства от В первую очередь рассмотрим Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь, индивидуальных предпринимателей по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденный постановлением Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от В результате если раньше значительная часть сроков хранения документов отсчитывалась от даты завершения комплексной налоговой проверки а их проведение в небольших организациях и у индивидуальных предпринимателей было редкостью , то теперь любую проверку, в которой затрагиваются вопросы соблюдения налогового законодательства, можно считать началом отсчета этих сроков. Уточнены положения, устанавливающие сроки хранения документов, связанных со служебными командировками. Согласно старой редакции ст. В то же время определения, что считается длительными командировками, данный нормативный акт не содержал. С 7 мая г.

Как определить срок хранения документов. Срок хранения входящей и исходящей корреспонденции определяется в зависимости от важности того или иного письма.

Каковы сроки хранения таких документов, как исходящая и входящая переписка? Деловая переписка между организациями имеет разные сроки хранения. В Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения утв.

Каковы сроки хранения таких документов, как исходящая и входящая переписка? Ответ Деловая переписка между организациями имеет разные сроки хранения. В Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения утв. Росархивом Сроки хранения писем колеблются от самых небольших 1 год, 3 года до 10 лет и даже постоянного срока хранения. Большинство писем хранится 5 лет. Мы рассказывали ранее о входящей корреспонденции в материале по ссылке. Срок хранения деловых писем определяется не по тому, к какой категории относятся письма входящие, исходящие , а по значимости, ценности информации, содержащейся в документах. Именно поэтому при организации хранения деловых писем нельзя исходить из принципа «входящие — исходящие», нельзя разрывать письмо-просьбу и письмо-ответ, так как они составляют единый комплекс документов и храниться должны в одном деле. Как правило, при систематизации переписки используются такие признаки классификации, как вид документа переписка , корреспондент организация, круг организаций, с которыми ведется переписка , тематика содержание.

Срок хранения исходящей и входящей корреспонденции

Номенклатура дел: сроки хранения документов и статьи

Каковы сроки хранения исходящих и входящих документов?

Срок хранения исходящих документов

Сроки хранения входящей и исходящей документации

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Хаос в документах? Нужен учёт входящих писем! (Правила успешного логиста)