Исходящие документы

Порядок работы с внутренними документами

Внутренние документы составляются, оформляются, исполняются и хранятся в рамках самого предприятия, не выходя за его пределы. На этапах подготовки и оформления порядок работы с ними такой же, как и с исходящими документами:

  • — составление проекта документа исполнителем;
  • — проверка правильности оформления проекта документа;
  • — согласование проекта документа;
  • — подписание документа руководителем (утверждение, в необходимых случаях);
  • — регистрация документа (при повышенных требованиях к обеспечению сохранности документов или их больших объемах).

На этапах исполнения и завершения работ с внутренними документами порядок операций такой же, как и с входящими документами:

  • — передача документа исполнителю (копирование документа при наличии нескольких исполнителей);
  • — контроль исполнения документа;
  • — исполнение документа;
  • — проставление отметки об исполнении;
  • — подшивка исполненного документа в дело. основы налогообложения

Завершающими стадиями работы с внутренними документами являются: использование в справочно-информационной работе (от 1 года до 3 лет) и определение дальнейшего срока хранения (экспертизы ценности документов). В результате решения экспертной комиссии предприятия внутренние документы могут использоваться в справочно-информационной работе службы делопроизводства, переданы в архив, или уничтожены.

Организация производственных потоков

Организация производства на базе принципа поточности имеет целый ряд преимуществ, в частности:

  • — детальное расчленение технологического процесса способствует внедрению высокопроизводительного специализированного оборудования, комплексной механизации и автоматизации производства, быстрому обучению рабочих, в итоге — повышению производительности труда;
  • — ускорение оборачиваемости оборотных средств, не задерживающихся на отдельных стадиях производственного процесса;
  • — повышение ритмичности производства с его приближением к равномерному производству;
  • — повышение качества продукции за счет унификации производственных операций, рабочего инструмента, специализации рабочих;

— улучшение использования основных средств, снижение себестоимости продукции.

Как уже было отмечено, производственным потоком называется систематическое и равномерное повторение циклов операций и непрерывное движение предметов труда по ступеням процесса.

Производственные потоки бывают двух форм: простые и сложные (комбинированные) потоки.

Простым является поток, протекающий в пределах одного основного агрегата (ступени) и закрепленных только за ним вспомогательных устройств (участков). В этом случае организационная форма производственного потока совпадает с рассмотренными ранее вариантами процессов, осуществляемых на нескольких ступенях с перекрытием производственных циклов. Простой производственный поток может осуществляться в двух вариантах.

Вариант 1. Поступление и выход обрабатываемых единиц продукции осуществляется по одной линии (рис. 5.19).

Рис. 5.19. Схема простого производственного потока в одну линию

Е — основная ступень

Вариант 2. Поступление, либо выход (или то и другое) осуществляется в несколько линий (рис. 5.20).

Предположим, что длительность операций на отдельных этапах потока, изображенного на рис. 5.20 составляет: I этап — 6 ед. времени, II — 2, III — 2, IV — 2 и V — 4 ед. времени. При этом операции на всех ступенях идут непрерывно. Тогда график такого процесса будет иметь следующий вид (рис. 5.21).

Рис. 5.20. Схема простого производственного потока в несколько линий

Рис. 5.21. График простого производственного потока в несколько линий

Особенностью простых потоков является то, что производственный процесс по изготовлению определенной продукции осуществляется на данном агрегате (ступени) и его вспомогательных участках независимо от других агрегатов, на которых совершаются аналогичные или другие производственные процессы. Для простых потоков обязательным условием является наличие закрепленных только за данным агрегатом (ступенью) вспомогательных участков и оборудования, обслуживающих только данный агрегат.

Организация процесса в форме простого производственного потока реализуется в случаях, когда время операций на основной ступени равно или меньше времени операций на других ступенях процесса. В этом случае на вспомогательных ступенях, вследствие их полной загруженности по одному потоку, исключена возможность параллельного выполнения операций для другого, даже совершенно аналогичного, потока.

Преимуществом простого потока является возможность свободного маневрирования и проведения тех или иных мероприятий по улучшению организационной формы процесса в пределах лишь одного основного агрегата и обслуживающих его вспомогательных участков. При этом любые изменения в организации простого производственного потока могут быть проведены независимо от аналогичных потоков, осуществляемых на других основных агрегатах. Производительность в условиях простого потока определяется только тактом данного процесса.

Таким образом, простой производственный поток, как форма организации производственного процесса, является наиболее рациональной и легко поддающейся регулированию системой, что обеспечивается его полной независимостью от других потоков.

Сложными (комбинированными) производственными потоками называются потоки, протекающие по линии двух и более основных агрегатов (ступеней) и имеющие сквозные вспомогательные ступени (участки).

При этом каждый производственный поток осуществляется применительно к одному основному агрегату, но на отдельных стадиях этот поток совершается на ступенях (участках), одновременно обслуживающих два и более потока (рис. 5. 22).

Рис. 5.22. Схема сложного потока с двумя сквозными ступенями

(I и IV)

В сложных производственных потоках имеется технологическая связь операций, протекающих по линии одного основного агрегата (связь по вертикали), и одновременно организационная связь между потоками, протекающими по линии нескольких аналогичных агрегатов (связь по горизонтали). Производственные потоки, организационно связанные по вертикали (каждый) и по горизонтали (все вместе) требуют увязки и регламентации операций на каждом участке — ступени не только по линии своего потока, но и аналогичных операций других потоков.

В комбинированных (сложных) потоках, в отличие от простых, не все вспомогательные участки — ступени локальны, т.е. обслуживают только один поток и закреплены за одним основным агрегатом. Имеются еще и сквозные участки, обслуживающие несколько потоков, протекающих по разным основным агрегатам. Таким образом, комбинированные потоки становятся зависимыми друг от друга.

Комбинирование потоков становится возможным в случаях, когда длительность операций на вспомогательных ступенях в два или несколько раз меньше, чем на основной ступени и вспомогательная ступень может обслуживать несколько потоков. При этом нет нужды каждый основной агрегат оснащать полным и обособленным комплектом вспомогательного оборудования по всему потоку, т.е. создавать локальные ступени. Это было бы экономически нецелесообразно и, кроме того, потребовало бы дополнительных производственных площадей для размещения оборудования.

При комбинировании двух потоков возможно различное количество сквозных ступеней, а следовательно могут быть различные варианты организации потоков.

Рассмотрим вариант комбинирования двух потоков, представленный на рис. 5.22. При равной продолжительности отдельных операций, а, следовательно, и цикла в комбинируемых потоках и при условии, что время операций на сквозных ступенях равно R/2 (где R — такт одного потока, а 2 — количество основных ступеней), наибольшая производительность достигается при непрерывном протекании операций, как это показано на рис. 5.23.

Рис. 5.23. График комбинирования двух потоков (в соответствии со схемой, представленной на рис. 5.22)

Синхронизация данных потоков достигается при условии, что один поток сдвинут во времени по отношению к другому на величину, равную R/2. Если же время операций на сквозной ступени меньше величины R/2, синхронизация потоков также может быть обеспечена, но при условии, что время операций на сквозной ступени в сумме с интервалом на этой же ступени не будет превышать величины R/2. В противном случае будет нарушена непрерывность работы основной ступени того или иного потока.

Следует отметить, что если на вспомогательных ступенях операции включаются параллельно (т.е. для каждого потока отдельно) и независимо друг от друга, комбинирования потоков уже не происходит — оба потока осуществляются как простые и не связанные друг с другом. Наличие вспомогательного участка, но с двумя самостоятельными ступенями, не дает основания отнести потоки к комбинированным. В таких случаях в каждом потоке все ступени являются локальными.

При комбинировании многих (более двух) потоков возможны многообразные варианты в зависимости от числа сквозных ступеней, схемы организации потоков и смещения во времени каждого из потоков по отношению к другим.

Комбинирование многих потоков может быть:

однотипным, при котором все сквозные ступени являются общими для всех потоков;

— неоднотипным, при котором определенная сквозная ступень (ступени) является общей не для всех потоков, а только для их части (в связи с чем таких узловых ступеней несколько), другие же сквозные ступени являются общими для всех потоков.

Вариант однотипного комбинирования четырех потоков представлен на рис. 5.24.

Рис. 5.24. Схема однотипного комбинирования четырех потоков

В варианте на рис. 5.24 основная ступень вторая; первая и третья — сквозные. Предположим, что продолжительность операций цикла во всех четырех потоках на локальных и сквозных ступенях одинакова. Тогда при непрерывном протекании процесса, как в одном потоке, так и при комбинировании потоков, продолжительность операций на сквозных ступенях не превышает величину R/4 (где 4 — число потоков). На каждой сквозной ступени операции отдельных потоков выполняются последовательно с чередованием, которое может соответствовать (или не соответствовать) порядку расположения основных агрегатов.

При чередовании, соответствующем порядку расположения основных агрегатов, график данного комбинирования будет выглядеть следующим образом (рис. 5.25).

Рис. 5.25. График однотипного комбинирования четырех потоков (в соответствии со схемой на рис. 5.24)

Производительность в рассмотренном варианте комбинирования по каждому потоку определяется тактом, равным времени операций на основной ступени. Общий для всех потоков такт равен длительности операций одного цикла на любой сквозной ступени.

Неоднотипное комбинирование происходит при ситуации, когда отдельные сквозные участки — ступени обслуживают не все потоки, а лишь их группу (основных агрегатов). В этом случае комбинированные потоки группируются но отдельным узлам (рис. 5.26).

Рис. 5.26. Схема неоднотипного комбинирования четырех потоков

Допустим, что в случае, изображенном на рис. 5.26, продолжительность операций на основной (второй) ступени превышает время операций на сквозной (четвертой) ступени в 4 раза и на узловых (первой и третьей) — в 2 раза. Такое соотношение позволяет организовать непрерывную работу, как по каждому потоку, так и по всем четырем комбинированным потокам.

Для того, чтобы на основных ступенях процесс протекал непрерывно, необходимо непрерывно осуществлять операции и на всех вспомогательных ступенях. Это можно обеспечить, если потоки будут чередоваться на общей (четвертой) ступени через отрезки времени, равные R/A (4 — число потоков, проходящих через сквозную ступень), а на узловых (первой и третьей) ступенях через отрезки, равные R/2 (2 — число потоков, проходящих через узловые ступени).

Если включение потоков не чередуется по узловым ступеням, а вначале два потока проходят через одну узловую ступень, а затем два остальных потока проходят через вторую узловую ступень, непрерывность на основных и сквозных ступенях не обеспечивается (рис. 5.27). При соблюдении чередования потоков по узловым ступеням в соответствии с рис. 5.26 график будет выглядеть следующим образом (рис. 5.28).

При этом обеспечивается непрерывное протекание процесса на всех ступенях и прямоточность (непересечение) потоков. Потоки в данном случае идут по основным агрегатам в следующем порядке: 1—3 — 2—4.

Рис. 5.27. График неоднотипного комбинирования четырех потоков без чередования операций по узловым ступеням

Рис. 5.28. График неоднотипного комбинирования четырех потоков с чередованием операций по узловым ступеням

Комбинирование потоков с неодинаковой продолжительностью циклов может быть в случаях, когда по отдельным потокам средняя продолжительность цикла и составляющих его операций, протекающих на ступенях, неодинакова.

Например, комбинируются два потока с продолжительностью операций на ступенях, представленной в табл. 5.3.

Таблица 5.3

Продолжительность операций на ступенях, ед. времени

Ступень

Первый поток

Второй поток

III (основная)

Схема такого комбинирования представлена на рис. 5.29.

Рис. 5.29. Схема комбинирования двух потоков с неодинаковой продолжительностью циклов

При заданных условиях такт по каждому потоку будет разным. Последовательное выполнение операций на вспомогательных ступенях возможно лишь в том случае, если продолжительность операций на них равна или меньше величины, равной tmin/2, а также, если величины tmin и ?1пах кратны между собой (?min и tmax — минимальная и максимальная длительность операций на основных ступенях потоков).

При смещении потоков на величину, равную ?min/2, обеспечивается непрерывное протекание операций на основных (III) локальных ступенях и последовательное выполнение операций для каждого потока на сквозных вспомогательных ступенях, что видно из графика на рис. 5.30.

Рис. 5.30. График неоднотипного комбинирования двух потоков с неодинаковой продолжительностью циклов

При кратности величин тактов и при длительности операций на вспомогательных ступенях, равной ?min/2, на каждой вспомогательной ступени после операций по трем потокам (двум с тактом, равным i?min и одному с тактом J?max) наступает перерыв, равный Rmin/2. При возрастании кратности величин тактов количество перерывов на вспомогательных ступенях увеличивается.

Производительность в рассмотренном случае по каждому потоку определяется соответствующим тактом (для первого потока он равен 2 ед. времени, для второго — 4 ед.). По двум потокам единый такт, определяющий производительность, отсутствует, поскольку такты каждого потока разные.

В тех случаях, когда величины тактов в двух комбинируемых потоках не кратны между собой, даже при наиболее благоприятных условиях (когда продолжительность операций на вспомогательных ступенях не превышает величины tmin/2), последовательное выполнение операций на всех вспомогательных ступенях не обеспечивается.

При комбинировании многих потоков с неодинаковой продолжительностью циклов вспомогательные ступени могут обслужить все основные агрегаты с последовательным выполнением операций лишь в том случае, если продолжительность операций для каждого потока не превышает величины t/n (t — длительность операций на основной ступени, п — число потоков).

Документопоток : исходящие, входящие, внутренние

Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей — потоков, обеспечивающих прямую и обратную связь в управлении. Под документопотоком (потоком документной информации) понимается сложившееся или организованное в пределах информационной системы движение данных в определенном направлении, при условии, что у этих данных общий источник и общий приемник.

Документопотоки различают по направлению и по отношению к управленческому объекту. По направлению выделяют горизонтальные потоки, связывающие организации одного уровня управления, и вертикальные (восходящие и нисходящие), связывающие организации различных уровней, например, руководящий орган власти и подчиненные ему учреждения и организации, центральный офис фирмы и дочерние фирмы и филиалы. Восходящие потоки — это входные документы, получаемые вышестоящей организацией от подчиненных организаций (исходящие документы подчиненных организаций, направляемые в вышестоящие инстанции). Нисходящие потоки — это документы, направляемые вышестоящими органами власти и управления подчиненным организациям.

По отношению к управленческому объекту выделяют входящий, исходящий и внутренний документопотоки. Они тесно взаимосвязаны, так как информация поступивших документов используется для подготовки внутренних и исходящих ответных и т. д.

Входящий документопоток любой организации складывается из:

документов вышестоящих организаций (органов власти и управления, центральных аппаратов министерств и др.).

В состав этих документов входят директивные указания, нормативные и методические акты, которые являются основанием для руководителей в организации производственной, управленческой, технической, экономической, социальной и иной деятельности. По видовому составу к этим документам относятся: указы, законы, постановления, распоряжения, указания, поручения, приказы, письма, инструкции, решения, методические указания и рекомендации;

документов от подведомственных организаций, содержащих сведения о выполнении распорядительных действий, запросы о путях выполнения заданий и отчетные сведения о своей деятельности. По видам документов этот поток состоит из отчетов (о финансовой, хозяйственной, социальной, управленческой деятельности), инициативных докладных записок, писем, актов;

документов от несоподчиненных организаций, направляемых с целью согласования совместных действий или побуждения к ним, с целью консультирования, получения информации. Основные виды документов: письма (информационные, рекламные, оферты, гарантийные, запросы и др.) и договоры, а также документы, сопровождающие выполнение договоров (акты взаимозачетов, счета, заявки, сертификаты, отгрузочные документы и др.);

обращений граждан — предложений, заявлений, жалоб.

Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых в данной организации и отправляемых за ее пределы. Исходящие документы создаются в ответ на поступившие письменные или устные запросы или как инициативные документы, требующие или не требующие ответа. Инициативные документы всегда значительно превышают группу ответных документов. Мотивы создания исходящих документов диктуются направлениями деятельности организации и ее информационными запросами. В исходящем документопотоке выделяется группа распорядительных (при условии, что организация имеет подведомственные организации) и информационных документов (коммуникативных) — письма, докладные, обзоры, справки, отчеты, договоры, документы по их выполнению.

Внутренний документопоток составляют документы, создаваемые и используемые в самом аппарате управления, не выходящие за его пределы. Происхождение этих документов совпадает со сферой их применений. Внутренний поток обеспечивает целенаправленное решение управленческих задач в пределах одного учреждения, организации. К внутренним относятся организационные документы, определяющие задачи, функции организации в целом, а также ее структурных подразделений, компетенцию, права и обязанности должностных лиц, правила выполнения отдельных видов деятельности: положения, уставы, учредительные договоры, должностные инструкции, регламенты, правила, штатные расписания и др. Функции оперативного регулирования деятельности учреждений выполняют распорядительные документы, издаваемые руководством: приказы, указания, распоряжения, решения. Самостоятельные группы внутреннего документопотока составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, личного состава и т. д. В аппарате управления не рекомендуется вести внутреннюю переписку между должностными лицами и структурными подразделениями, вместо нее должны использоваться бездокументные способы обмена информацией (телефон, переговоры). Однако на практике внутренняя переписка широко распространена. Она оформляется докладными (служебными) и объяснительными записками, рапортами.

Каждый документопоток имеет достаточно стабильный маршрут движения, который зависит от состава и содержания документов, степени регламентации функций руководителей и структурных подразделений, распределения обязанностей между руководителями и от принятой в организации технологии работа с документами.

Стереотипные маршруты движения свойственны входящим документам, что определяется их адресованием.

Входящие документы образуют три направления движения: руководству организации, руководству структурных подразделений, непосредственно специалистам. Соотношение этих потоков неравномерно: наибольшая часть документов попадает руководству, которое, с одной стороны, испытывает информационные перегрузки, а с другой — получает значительное количество информации, не соответствующей их компетенции, областям деятельности и функциональным обязанностям, не их уровня. Ожидание рассмотрения документов руководством является потерянным временем, удлиняет путь документа к исполнителю.

Маршрут движения входящих документов зависит и от принятой в учреждении технологии работы с документами. Например, процесс регистрации распадается на два этапа: внесение в регистрационные формы данных о полученном документе до его рассмотрения руководством и дополнение этих данных резолюцией, сроками исполне-ния, указаниями по исполнению и другим после рассмотрения руководителем. Таким образом, технология регистрации документов увеличивает время движения документа от получения до исполнителя. Если в организации принято регистрировать документы повторно, то есть на уровне структурных подразделений, то потери времени из-за нерациональных остановок в движении документа еще более ощутимы.

Исходящий документопоток, как правило, пронизывает всю управленческую структуру. Как инициативные, так и информационные документы готовят специалисты в структурных подразделениях. Маршрут движения этих документов зависит от количества инстанций согласования, визирования и подписания документов, а также от принятой технологии перепечатки текста, регистрации и отправки документов.

Наиболее нерегламентированными являются маршруты движения внутренних документов. Причем в этом потоке движение распорядительных документов, как правило, упорядочено, а подготовка всех остальных документов не имеет регламентированных маршрутов и влечет наиболее ощутимые потери времени на прохождение документов.

Основываясь на данных, характеризующих документопотоки, служба делопроизводства может разрабатывать наиболее целесообразные, оптимальные маршруты движения документопотоков.

Документационное обеспечение управления (стр. 2 )

Структура потока описывается признаками классификации и индексации документов. На основе структуры строится система справочного аппарата по документам организации. В значительной степени структура документопотоков соответствует функционально-целевому назначению составляющих его документов.

Режим документопотока определяется изменением во времени его информационной плотности. Такие изменения обычно связаны с цикличностью планирования и подведения итогов работы, сезонными колебаниями деловой, политической и управленческой активности, внутренними ритмами работы организации. Режим движения документов характеризуют:

· объем документопотока в физических величинах,

· пропускная способность различных каналов связи, средств создания и тиражирования документов,

· нормативная загрузка сотрудников, обрабатывающих информацию, и ее конечных потребителей.

Направление документопотока зависит от наличия конкретной операции в технологическом процессе обработки документа и результатов ее выполнения: регистрируемые и нерегистрируемые документы, контролируемые и неконтролируемые документы и т. д.

Объем документопотока измеряется физическим количеством документов (подлинников и копий), который может быть конкретизирован или дополнен объемом содержащейся в документах информации, выраженной в листах, знаках, количестве поручений, исполнителей и т. д.

Решающими при организации документопотоков являются их структура, режим и направление движения. Внешние по отношению к организации или другой управленческой структуре потоки документов сливаются в единый поток в пункте их экспедиционной обработки и регистрации, затем распадаются вновь, расходясь по исполнителям. По фунционально-целевому назначению в основном это информационные документы о состоянии объектов управления, плановая, распорядительная, финансовая документация. Отчетная, распорядительная, справочно-информационная и финансовая документация, сливаясь со специфической документацией, образует поток исходящих документов субъекта управления.

В общем документообороте организации можно выделить потоки периодической (постоянной) и несистематизированной (переменной) документации. Такое деление обусловлено тем, что поступление документов в организацию носит вероятностный характер. Необходимость такого деления вызвана тем, что поток периодической информации имеет устойчивое содержание, внутреннюю структуру, объем в течение заданного периода. Документы этого потока (плановая, финансовая, статистическая) движутся в организациях по строго определенным направлениям, и при четком определении границ этого потока их доведение до исполнителей может проводиться без участия руководителей. Практическая реализация этого положения нашла отражение в составлении списков нерегистрируемых централизованно в службе ДОУ групп документов. В их состав обычно включают: поздравительные письма и телеграммы, корреспонденцию с пометкой «лично», пригласительные билеты, документы первичного материального и бухгалтерского учета и т. д.

Наличие в системе документооборота его переменной части требует определения адресатов движения документов и режимов их обработки. Именно с этой целью часть поступающих документов направляется на рассмотрение руководства и дополняется резолюцией, содержащей в обязательном порядке информацию об адресах исполнителей и режиме исполнения.

Поэтому затраты руководителей на рассмотрение поступающей корреспонденции определяются прежде всего долей переменной части, а не его личным стилем работы. Уменьшить нагрузку руководителей по обработке корреспонденции можно путем анализа состава этой корреспонденции, определения степени ее периодичности и расширения постоянной части документопотоков. Так, для постоянной части исходящего документопотока целесообразно широкое делегирование полномочий подписания документов. Такое делегирование не ограничено законодательством и находится в компетенции руководителя организации.

Постоянный документопоток можно считать упорядоченным, если определен состав и объем составляющих его документов и содержащихся в них сведений, установлены рациональные схемы их движения. На государственном и отраслевом уровне задачи упорядочения постоянных документопотоков решаются путем разработки и внедрения общероссийских и отраслевых УСД, установления рациональной периодичности или сроков предоставления документов постоянным корреспондентам, зафиксированным в системах управления.

В организациях на основе действующих УСД, собственного опыта и сложившейся практики целесообразно также проведение работ по рационализации документопотоков. Поскольку документопотоки – это отражение производственных, управленческих задач и ситуаций, исследовать потоки документов можно только совместно с исследованием бизнес-процессов, управленческих процессов и процессов принятия решений.

Основные цели исследования документопотоков организации:

· повышение эффективности управленческой деятельности;

· ускорение движения документов в организации;

· уменьшение трудоемкости обработки документов.

Наиболее эффективными современными методами совершенствования документопотоков в настоящее время являются:

· создание государственных и локальных систем унифицированных документов;

· построение эффективных информационно-поисковых систем;

· регламентирование прохождения документов;

· введение компьютерных технологий обработки информации.

Хорошая организация работы с документами в аппарате управления характеризуется:

· быстротой и четкостью документооборота;

· наличием рациональной технологии обработки документов с минимальным количеством операций;

· автоматизацией основных делопроизводственных операций;

· централизацией технических служб документационного обслуживания;

· своевременным обеспечением специалистов информацией;

· наличием и строгим соблюдением инструкций по делопроизводству;

· рациональной организацией и оборудованием рабочих мест вспомогательно-технического персонала.

Системы документации.

Любой официальный документ является элементом системы более высокого уровня, он входит в соответствующую систему документации. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Официальные документы в зависимости от обслуживаемой ими сферы деятельности подразделяются на управленческие, научные, технические, конструкторские, технологические, производственные и др. Управленческие документы обеспечивают управляемость объектов как в рамках отдельной организации, так и всего государства. Эти документы представлены комплексом систем, основными из которых являются следующие системы документации:

· организационно-правовая документация;

· плановая;

· распорядительная;

· информационно-справочная и справочно-аналитическая;

· отчетная;

· документация по обеспечению кадрами;

· финансовая документация;

· документация по материально-техническому обеспечению;

· договорная документация;

· документация по информационному обеспечению деятельности организации;

· документация, отражающая основную деятельность организации или предприятия (на производственном предприятии – производственная документация, в лечебном учреждении – система медицинской документации, в вузе – система документации по высшему образованию).

Документы, составляющие одну систему документации, связаны единством целевого назначения и в комплексе обеспечивают документирование той или иной управленческой функции. Так, документы, составляющие систему плановой документации, обеспечивают планирование деятельности учреждения.

В целях сокращения количества документов, типизации их формы, снижения трудовых, временных и материальных затрат на их подготовку и обработку, достижения информационной совместимости баз данных проводятся работы по унификации документов и созданию унифицированных систем документации (УСД).

УСД – это совокупность взаимосвязанных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению. В основе создания УСД лежит метод унификации – установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых при решении однотипных управленческих функций и задач.

Унификация проводится по трем направлениям:

· унификация структуры документа;

· унификация содержания документа;

· унификация оформления документа.

Унификация структуры документов в основном базируется на разработке формуляров-образцов. Обычно формуляр-образец разрабатывается для УСД, однако существуют общепринятые положения унифицированной модели документа:

· наличие трех частей документа – заголовочной, содержательной и оформляющей;

· общий состав реквизитов заголовочной и оформляющей частей (автор документа, индекс документа, дата регистрации, гриф ограничения доступа, адресат, подпись, печать);

· стандартные размеры носителя и полей документа;

· расположение реквизитов документа.

Унификация содержания документа основывается на следующих компонентах:

· стандартизованной профессиональной лексике (терминологические стандарты, терминологические разделы нормативных документов, общегосударственные классификаторы и системы обозначений);

· требования деловой стилистики;

· требования к идентификации документов и обеспечению их юридической силы.

Унификация оформления документа учитывает следующие аспекты:

· эргономические характеристики документов;

· информативность форм представления данных;

· единообразие оформления однотипных документов.

В настоящее время действует восемь УСД:

1. УС ОРД;

2. УС банковской документации;

3. УС финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

4. УС отчетно-статистической документации;

5. УС учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;

6. УСД по труду;

7. УСД Пенсионного фонда РФ;

8. УС внешнеторговой документации.

Служба ДОУ ориентирована на работу с организационно-распорядительными документами (ОРД), которые используются в процессах организационного управления. ОРД можно классифицировать по содержанию (семантике) и по форме (синтаксису).

По содержанию ОРД делят на 3 основных класса:

Организационные документы – комплекс взаимосвязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководителей и специалистов предприятия. Организационные документы составляются при создании предприятия и являются базовыми для его работы. К ним относятся учредительные документы, структура и штатная численность работников, штатное расписание, положения о подразделениях, должностные инструкции сотрудников.

К числу распорядительных документов, оформляющих принятые управленческие решения, относят: приказы по основной деятельности и по личному составу, распоряжения, указания, протоколы совещаний, собраний, заседаний. Эти виды документов являются основными для выполнения деловых процессов.

Класс информационно-справочных документов, составляемых при выполнении функции учета, контроля и анализа деловых процессов, образуют следующие документы: письма входящие и исходящие, акты, справки, докладные и служебные записки, отчеты, перечни, регистрационно-контрольные карточки.

Каждый ОРД состоит из реквизитов, которые содержат часть информации документов и имеют свое положение в документе, поэтому по структуре (по форме расположения реквизитов) ОРД делятся на два класса – формализованные и неформализованные.

К числу формализованных документов относят типовые и стандартные документы. Формализованные документы характеризуются следующими свойствами:

· наличием типового состава и расположения реквизитов;

· наличием стандартного оформления (стиля) реквизитов;

· использованием бумаги стандартных размеров (А3, А4, А5).

Информация всех реквизитов по степени стабильности делится на 2 вида: постоянную, неизменяемую в нескольких экземплярах одного вида документа, и переменную, являющуюся новой для каждого экземпляра данного вида документов. Наличие постоянных реквизитов в типовых документах позволяет заранее создавать шаблоны для этих документов. Шаблоны для бумажных носителей называются бланками документов, для документов, разрабатываемых с использованием компьютерной техники – формами электронных документов.

Неформализованные документы отличаются нестандартным содержанием и отсутствием типовой формы расположения реквизитов. К неформализованным документам относятся отчеты, обзоры, рефераты. С точки зрения структуры документа можно выделить следующие особенности неформализованных документов:

· малое количество типовых реквизитов;

· многостраничные документы;

· наличие текстовой, табличной, графической информации.

Проблемы документационного обеспечения управления

Проблема №1 – рост объема управленческой информации. Вопрос об объеме информации, достаточной для осуществления процесса управления, является одним из наиболее важных для руководителя, поскольку от объема информации непосредственно зависят затраты труда руководителя.

Деятельность аппарата управления связана с созданием и переработкой огромного количества документов. Например, документооборот крупных министерств и ведомств составляет от 300 тыс. до 1 млн. документов в год и продолжает расти. Последствия роста количества управленческой информации сказывается не только на показателях собственной работы руководителей с документами, но и на постоянном возрастании объемов работ руководимого ими аппарата, строго ограниченного штатной численностью. Рациональная организация работы с документами, процессов документирования и документационного обслуживания превратилась сейчас в одну из актуальнейших задач теории и практики управления. Причины роста объемов управленческой информации можно разделить на две группы:

1) объективные, зависящие от роста масштабов и сложности управляемых систем:

· создание новых учреждений, организаций и предприятий, расширение производственных и торговых связей, увеличение номенклатуры выпускаемой продукции;

· внедрение технических средств в управленческий труд. Возможность легкого тиражирования и создания документов привела к резкому возрастанию объемов документации и увеличению расходования бумаги;

· объективное свойство документации при использовании возрастать, а не сокращаться. Чем больше общество развивается и нуждается в информации, тем больше оно ее производит;

· недостаточная разработанность законодательной базы;

· экстенсивное развитие документации, приводящее к вовлечению в бумажную бюрократическую деятельность все большего числа работников. Документы в аппарате управления нередко создаются как дань своеобразной традиции или как единственное выражение реакции организации на решение вышестоящих органов;

· дублирование документов из-за дублирования функций учреждений и их структурных подразделений;

2) субъективные, зависящие от форм и методов реализации функции руководства:

· большой поток неоправданной документации возникает при издании некачественных документов, особенно нормативных актов, вызывающих лавину запросов и разъяснений;

· увеличиваются документопотоки также из-за несвоевременного выполнения поручений и заданий, из-за введения новых форм отчетного и справочного характера в нарушение существующих УСД;

· несвоевременное и некачественное выполнение поручений, договорных обязательств, что приводит к появлению значительного количества дополнительных документов: напоминаний, претензий, рекламаций, жалоб, объяснительных и докладных записок.

· существующая в аппарате управления технология работы с документами от составления до использования документа и архивного хранения его.

Проблема №2 – низкое качество управленческой информации. Вместе с ростом объема информации возрастают и требования к качественным характеристикам управленческой информации, поскольку для принятия решений на любом уровне управления требуется оперативная, исчерпывающая и достоверная информация. Социологическое обследование в одном крупном промышленном объединении показало, что лишь около 20% опрошенных руководителей структурных подразделений, групп, бюро и специалистов отметили достаточность поступающей информации для решения производственных задач. Своевременность поступления информации отметили 27% опрошенных начальников отделов и их заместителей и 16% руководителей групп, бюро.

Проблема №3 – приток ненужной информации. Наряду с недостаточностью необходимой информации следует отметить такое явление, как приток ненужной информации. Результаты обследования нескольких предприятий показали, что 40-50% всей информации является балластом в информационном потоке. Можно значительно сократить трудоемкость создания и обработки комплекса документов за счет ликвидации дублирующих документов. Чем выше ранг руководителя, тем более обобщенной и интегрированной должна быть необходимая ему информация.

Преодоление вышеперечисленных явлений возможно при помощи организации эффективной системы контроля исполнения документов и поручений. Движение документов во всех случаях отражает организационную структуру аппарата управления и распределение обязанностей между его составными частями. Поэтому совершенствование документооборота в значительной мере связано с совершенствованием самой структуры управления и не может рассматриваться изолированно. Задача сокращения объема документооборота имеет два основных аспекта:

· сокращение количества создаваемых документов;

· сокращение расхода бумаги на производство документов.

Главное условие сокращения объемов документов – упорядочение документообразования. Основным методом здесь выступает унификация как отдельных групп документов, так и всей системы документационного обеспечения. На практике это выражается в создании систем документации, строго устанавливающих состав разрешенных к применению форм и регламент пользования ими.

Подытоживая описание проблем документационного обеспечения управленческого труда, можно отметить, что от технологии работы с документами зависят оперативность, экономичность, организация, культура и уровень автоматизации труда руководителя, что, в конечном счете, влияет на качество и своевременность управленческого решения.

ОСНОВНЫЕ ПРОЦЕДУРЫ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТОМ

Регистрация и индексация документов.

Для обеспечения эффективного использования информации при принятии решений, предоставления в распоряжение специалистов всего массива информации по определенному вопросу в кратчайшее время в организации должна быть построена рациональная поисковая система. Современная информационно-поисковая система (ИПС) должна включать информацию обо всех документах, которыми располагает организация.

Основой построения ИПС является регистрация документов – фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем даты и регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационной форме. Главное назначение регистрации – придание документу юридической силы, подтверждение факта его создания или поступления. Так, пока приказ не зарегистрирован, он фактически не существует, если поступивший документ не зарегистрирован, организация не берет на себя ответственности за него, так как не подтвержден факт его поступления. На базе регистрационных данных традиционно строится учет документов, поиск и контроль исполнения. Вместе с тем, при существующей системе делопроизводства регистрируется от четверти до половины всех документов, остальные в организации не учитываются, а их поиск строится лишь на предположении специалистов об их существовании и возможном местонахождении. В соответствии с ГСДОУ регистрации подлежат все документы, требующие исполнения, учета и использования в справочных целях: распорядительные, плановые, финансовые, учебные, отчетные и др. Регистрируются документы, используемые внутри или направляемые в другие организации, поступающие из вышестоящих, подведомственных и сторонних организаций или частных лиц.

Регистрация документов производится только один раз – при создании или поступлении, перемещения внутри организации не регистрируются. Регистрация документов производится децентрализованно по группам документов в зависимости от их названия, автора и содержания документов в местах их создания или исполнения. Например, приказы по основной деятельности регистрируются в канцелярии, приказы по кадрам – в отделе кадров, бухгалтерская документация – в бухгалтерии, учебная – в учебном управлении. Вместе с тем децентрализация должна основываться на единой системе и единых правилах регистрации, на всеобщей доступности регистрационных данных, конечно, с соблюдением всех положений конфиденциальности информации.

Индекс документа составляется в зависимости от принятого для каждого массива документов принципа формирования дел. Обязательным элементом индекса является порядковый регистрационный номер в пределах массива, как правило, за год. Вместе с датой и названием он служит ключом для поиска и учета документов. Дополнения к порядковому номеру указывают место исполнения и хранения документа, принадлежность к определенному вопросу, территории, периоду, исполнителю и т. д.

В ИПС разрабатываются и используются различные классификационные справочники. Их набор зависит от принципов и правил ввода и вывода документной информации в ИПС. Наибольшее распространение в ИПС получили следующие классификаторы:

· классификатор названий (видов) документов разрабатывается на основе всех документов, используемых в организации, как составляемых, так и получаемых. При формулировании названий документов необходимо использовать наименования унифицированных форм управленческих документов, вошедшие в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), отраслевые унифицированные формы документов, основные положения ГСДОУ;

· классификатор корреспондентов разрабатывается на основе перечня названий организаций, предприятий и учреждений, с которыми данная организация связана в своей деятельности. Состав и объем классификатора корреспондентов обычно зависит от принадлежности данной организации к определенной отрасли и уровня в системе управления ею, от вопросов основной деятельности, которые она решает в пределах своей компетенции. При разработке данного классификатора необходимо учитывать Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО);

· классификатор областей деятельности организации (классификатор основных функций организации) представляет собой перечень вопросов, входящих в компетенцию как организации в целом, так и ее структурных подразделений. Классификатор разрабатывается на основе организационных и распорядительных документов, содержащих сведения о функциях, правах и обязанностях (уставы, положения, отчеты о деятельности и т. д.);

· классификатор структурных подразделений разрабатывается на основе утвержденной структуры, штатного расписания организации. В отрасли может создаваться типовой классификатор структурных подразделений для какой-либо группы однородных организаций (промышленные предприятия, НИИ).

· классификатор исполнителей представляет собой перечень фамилий руководителей структурных подразделений, отвечающих за исполнение документов. Фамилии в классификаторе перечисляются в последовательности, соответствующей перечислению наименований структурных подразделений в действующих нормативах;

· классификатор резолюций содержит унифицированные тексты резолюций, накладываемых руководством организации на наиболее часто встречающиеся документы;

· номенклатура дел (классификатор адресов хранения) содержит полный перечень дел, заводимых всеми структурными подразделениями.

Состав нормативно закрепленных реквизитов для регистрации документов

Реквизит

Пояснения

Автор (корреспондент)

При регистрации поступающего документа используется название организации – автора документа. При регистрации отправляемых документов – название данной организации. Выбирается из классификатора корреспондентов

Название (вид) документа

Выбирается из классификатора названий (видов) документов.

Дата документа

Дата, присвоенная документу организацией-автором. Формат – арабские цифры по русскому или европейскому стилю.

Индекс документа

Индекс, присвоенный документу организацией-автором.

Дата поступления

Индекс поступления

Индекс, присваиваемый документу в данной организации. После исполнения дополняется номером дела по номенклатуре и другими индексами по соответствующим классификаторам

Заголовок документа

Краткое содержание документа – заголовок, сформулированный на документе. При его отсутствии формулируется исходя из основного содержания документа.

Резолюция

Основное содержание поручения, автор, дата резолюции и исполнитель.

Срок исполнения

При регистрации отправляемого документа – дата ожидаемого ответа.

Отметка об исполнении

Дата и индекс ответного документа или краткая запись решения вопроса по существу с указанием даты или срока исполнения.

Отметка о направлении документа в дело

Указывается индекс дела по номенклатуре дел, дата и фамилия ответственного исполнителя.

Каждый документ, попадающий в систему электронного документооборота, проходит обязательную процедуру регистрации. При этом заполняется электронная карточка документа, т. е. вводятся значения его атрибутов.

Атрибут документа — описательная или служебная информация о документе, представляющая собой текстовое значение ограниченной длины. К атрибутам, в частности, относятся название документа, его автор, дата создания, перечень ключевых слов, тема, аннотация, и т. п. Различаются системные и пользовательские атрибуты, определяемые потребностями организации.

Системные атрибуты заполняются автоматически, к ним относятся такие как дата и время создания, автор. Остальные атрибуты заполняются вручную пользователем, создающим документ. Организация может создать свои наборы пользовательских атрибутов и определить, какие из них требуют обязательного заполнения. К числу обязательных атрибутов документа относятся системные характеристики, такие как права доступа, стратегия архивирования, и т. п.

Контроль исполнения.

Контроль за исполнением документов и принятых решений – ключевая функция управления. Цель контроля – содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений и отдельных исполнителей.

Основными задачами службы контроля исполнения являются:

· отслеживание хода и фиксация фактического исполнения входящих, исходящих и внутренних документов;

· обобщение сведений, получаемых в процессе отслеживания, и доведение до руководства этих сведений в удобном, формализованном виде;

· выработка предложений по оптимизации и ускорению документопотоков.

Все документы, поступающие на исполнение, делятся на контролируемые и неконтролируемые в централизованном порядке. Под контроль берутся наиболее важные документы:

· документы государственного значения;

· распорядительные документы, поступающие из вышестоящих инстанций;

· приказы и распоряжения, разрабатываемые внутри организации.

Контроль исполнения включает в себя несколько последовательных этапов:

· постановка документов на контроль;

· проверка своевременности доведения документов до конкретных исполнителей;

· предварительная проверка и регулирование хода исполнения;

· учет и обобщение результатов контроля исполнения документов.

Контроль исполнения ведется на нескольких уровнях:

· формализованный контроль своевременного исполнения;

· контроль соответствия формы создаваемых документов их содержанию;

· контроль соответствия применяемых унифицированных форм и бланков действующим нормативам и образцам;

· контроль соответствия уровня и формы удостоверения каждого документа, соответствия подписей их расшифровкам;

· контроль соответствия всех экземпляров на идентичность;

· контроль, включающий анализ существа и полноты исполнения поручений, заданий, ответов на запросы.

Такая многоуровневость контроля на практике выражается в том, что разные уровни контроля осуществляются в организации различными должностными лицами. Если контроль своевременности исполнения и соответствия экземпляров, подписей осуществляет только служба ДОУ, то контроль правильности использования форм, бланков, структуры текста обеспечивают сотрудники структурных подразделений, ответственные за ДОУ. Контроль по существу содержания входит в должностные обязанности руководителей подразделений.

Исполнение документов начинается после того, как для конкретного документа была получена резолюция руководства. Резолюция – это сложный реквизит, который включает следующие компоненты:

· указание руководства, что делать (некоторая команда);

· исполнитель (подразделение и ФИО конкретного исполнителя);

· сроки исполнения;

· подпись руководителя;

· дата проставления резолюции.

В некоторых организациях резолюция руководства оформляется как отдельный документ – поручение.

Для большинства управленческих документов устанавливаются сроки их исполнения. Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными. Срок исполнения входящих документов принято исчислять с момента фиксации факта их поступления в организацию, а создаваемых – с момента их доведения до исполнителей. Срок исполнения может продлить только организация или должностное лицо, его установившая, или вышестоящее руководство.

Рассмотренные документы направляются через службу ДОУ назначенному в резолюции ответственному исполнителю – начальнику структурного подразделения, который при получении документа может наложить уточняющую резолюцию, предназначенную для исполнителя рангом ниже.

В процессе контроля исполнения документа возникает специальный документ – контрольная карточка, состоящая из трех разделов, в каждый из которых заносятся свои реквизиты:

· в первый раздел заносят основные реквизиты регистрационной карточки (регистрационный номер и индекс документа, дата поступления или создания);

Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах:
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

Постановка делопроизводства в администрации сельсовета

Л.Р. Фионова, Ю.Ю. Фионова, Пензенский государственный университет

  • Структура администрации сельсовета

  • Обязанности секретаря (специалиста 1-й категории)

  • Структура документооборота

  • Способы доставки и отправки документов

  • Оперограммы движения документов

  • Используемые регистрационные формы

  • Основные виды документов

  • Особенности работы с обращениями граждан

Администрация Махалинского сельсовета входит в систему органов местного самоуправления Российской Федерации.

Центром муниципального образования «Сельское поселение Махалинский сельсовет» является село Махалино Кузнецкого района Пензенской области.

На территории сельсовета находятся пять населенных пунктов. Численность постоянно проживающего населения на 01.01.2013 составляла 3250 человек.

Структуру администрации Махалинского сельсовета составляют:

    • глава администрации;

    • специалист 1-й категории (секретарь);

    • специалист 1-й категории сектора учета и отчетности (главный бухгалтер);

    • инспектор военно-учетного стола;

    • счетовод-кассир.

    Вся обязанность по ведению делопроизводства возложена на специалиста 1-й категории (секретаря). Основными функциями секретаря администрации Махалинского сельсовета являются:

      • исполнение указаний главы администрации;

      • формирование ежемесячного и ежегодного планов работы администрации;

      • осуществление подготовки ежемесячных отчетов о выполнении мероприятий, вошедших в план администрации;

      • ведение делопроизводства в администрации;

      • ведение учета личного состава;

      • организация работы совещаний, проводимых главой администрации Махалинского сельсовета;

      • осуществление оперативного контроля над выполнением постановлений, распоряжений, поручений главы администрации;

      • участие в организации и проведении референдумов, собраний и конференций граждан на территории сельсовета;

      • организация приема граждан главой администрации;

      • ведение приема граждан;

      • ведение работы ЗАГСа;

      • ведение работы паспортного стола;

      • ведение похозяйственной книги;

      • предоставление статистической отчетности;

      • оказание содействия в проведении сельскохозяйственной переписи и переписи населения;

      • обеспечение сохранности архивных документов и подготовка их для сдачи в архив.

      Все документы в администрации Махалинского сельсовета, как и в любой организации, представлены тремя большими группами: входящие документы; внутренние документы; исходящие документы.

      Количественное соотношение входящих, исходящих и внутренних документов за 2012 год представлено в виде диаграммы на рис. 1, где входящих – 25%, исходящих – 23%, внутренних – 18%.

      Доставка документов в администрацию Махалинского сельсовета осуществляется следующими способами:

        • по почте ( 9% в месяц);

        • по электронной почте ( 4% в месяц);

        • по факсу (6% в месяц).

        Рис. 1. Диаграмма структуры документооборота

        На рис. 2 представлена диаграмма, показывающая процентное соотношение способов доставки корреспонденции.

        Рис.2. Соотношение способов доставки корреспонденции

        По почте доставляются различные виды документов: письма, договоры, бандероли, а также печатные издания.

        По электронной почте приходят рекламные письма, договоры, предложения. По факсу приходят письма, акты, договоры.

        Рассмотрим оперограммы движения документов администрации Махалинского сельсовета. Оперограмма движения входящих документов представлена в табл.1.

        Табл. 1. Оперограмма движения входящих документов

        Технологическая операция

        Секретарь

        Глава администрации

        Исполнители

        Прием документов

        Передача документа с пометкой «лично»

        Предварительное рассмотрение

        Передача нерегистрируемых документов

        Регистрация

        Передача на рассмотрение

        Рассмотрение документов

        Передача исполнителю

        Исполнение

        Контроль исполнения

        Подшивка в дело

        Оперограмма движения исходящих документов администрации Махалинского сельсовета представлена в табл. 2.

        Табл. 2. Оперограмма движения исходящих документов

        Технологическая операция

        Секретарь

        Глава администрации

        Исполнители

        Составление черновика и создание проекта

        Согласование проекта документа

        Проверка правильности оформления

        Передача документа руководителю

        Подпись или утверждение

        Регистрация

        Отправка

        Подшивка в дело копии документа

        Работу с внутренними документами можно отобразить в оперограмме движения внутренних документов, представленных в табл. 3.

        Табл. 3. Оперограмма движения внутренних документов

        Технологическая операция

        Секретарь

        Глава администрации

        Исполнитель

        Составление и оформление проекта

        Передача руководителю

        Подпись и утверждение проекта

        Регистрация

        Передача документов

        Исполнение

        Контроль исполнения

        Подшивка в дело

        Анализ оперограмм показывает, что процесс движения документов в администрации Махалинского сельсовета в основном соответствует норме.

        Входящий документопоток в администрации складывается из нескольких частей:

          • документы вышестоящих организаций (распоряжения, письма, указания, постановления);

          • документы от не соподчиненных организаций (письма, акты, договоры, счета и др.).

          Соотношение видов входящих документов показано на рис. 3.

          Рис. 3. Диаграмма соотношений основных видов входящих документов

          Из диаграммы видно, что большую долю входящих документов администрации Махалинского сельсовета составляют письма.

          Прием всей входящей корреспонденции и вся последующая обработка в администрации осуществляется централизованно секретарем.

          Задачей секретаря является учет поступления документов из всех источников, их первичная обработка, координация их дальнейшего движения.

          При первичной обработке входящих документов секретарь проверяет правильность доставки, целостность конвертов. Ошибочно полученная корреспонденция возвращается на почту для пересылки адресату. Заказная корреспонденция принимается под расписку.

          Конверты с документами, в том числе и заказные, секретарь вскрывает, при этом проверяет комплектность и сохранность вложений. При обнаружении повреждений конвертов, отсутствия документов, приложений к ним, несоответствие документов и приложений, секретарь ставит в известность отправителя корреспонденции.

          Секретарь имеет право на предварительный просмотр всех поступивших документов, исключение составляют документы с пометкой «Лично». Такие документы передаются сразу адресату. Конверты после вскрытия уничтожаются, кроме писем, где отсутствует обратный адрес.

          Далее секретарь определяет, какие документы направляются на рассмотрение главе администрации, а какие — должностным лицам.

          Данные о поступивших документах заносятся в регистрационный журнал, который приведен на рис. 4.

          Входящий № и дата регистрации

          От кого поступил документ

          Исходящий № и дата полученного документа

          Рис. 4. Журнал регистрации входящих документов

          Сразу можно заметить, что форма журнала не соответствует норме.

          После регистрации в этот же день секретарь передает документы на рассмотрение главе администрации.

          После рассмотрения документов глава администрации наносит резолюцию, которая определяет исполнителя, при необходимости — содержание поручения и срок исполнения. Затем документы возвращаются секретарю. В правом углу документа от руки ярким фломастером он проставляет слово «Контроль». После этого документ с резолюцией передается ответственному исполнителю. Опять же, исполнитель нигде не ставит роспись в получении документа.

          Исходящие документы создаются в процессе деятельности администрации Махалинского сельсовета. Соотношение основных видов исходящих документов показано на рис. 5.

          Рис. 5. Соотношение основных видов исходящих документов

          Из диаграммы видно, что большую долю исходящих документов администрации Махалинского сельсовета составляют письма.

          Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре.

          Документы для отправки передаются полностью оформленными, с указанием почтового адреса или со списком на рассылку. Документы, подлежащие отправке, обрабатываются и отправляются секретарем в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.

          При регистрации исходящих документов используется порядковая нумерация. Секретарь регистрирует исходящую корреспонденцию в журнале регистрации исходящих документов, представленном на рис. 6.

          Дата

          Документа

          № документа

          Наименование документа

          Кому

          адресован

          Рис. 6. Журнал регистрации исходящих документов

          Плохо, что в регистрационной форме нет сведений об исполнителе и о деле, в который подшивается второй экземпляр документа. После регистрации секретарь делает необходимое количество копий документа. Документы отправляются в день подписания, либо не позднее следующего рабочего дня. Второй экземпляр документа подшивается в дело. При отправке документа по почте он конвертуется. Документы, направляемые в один адрес, вкладываются в один конверт.

          Передача документов по факсимильной связи, электронной почтой и телеграммой осуществляется в случаях, когда отправление документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов срочного характера.

          Внутренние документы администрации сельсовета по формам и назначению можно разделить на три группы:

            • организационные документы, которые регламентируют деятельность организации (устав, инструкция по делопроизводству, номенклатура дел и др.);

            • распорядительные документы, издаваемые главой администрации (распоряжения, постановления, решения);

            • информационно-справочные документы, создаваемые для решения оперативных вопросов (протоколы, записки, акты и т. д.).

            Внутренние документы в администрации готовятся на бумаге формата А4 при помощи персонального компьютера.

            Основные виды внутренних документов показаны на рис. 7.

            44%

            33%

            23%

            Протокол

            Распоряжение

            Решения

            Рис. 7. Диаграмма соотношения основных видов внутренних документов

            Из диаграммы видно, что большую долю внутренних документов в администрации Махалинского сельсовета составляют протоколы.

            Работа с внутренними документами начинается с составления и оформления проекта. После того как проект документа составлен, оформлен, подписан или утвержден, он передается секретарю для последующей регистрации.

            При работе с обращениями граждан в администрации Махалинского сельсовета основной задачей секретаря является организация личного приема населения главой администрации, ведение делопроизводства по регистрации письменных и устных обращений граждан, а также контроль сроков их рассмотрения.

            Обращения в администрации Махалинского сельсовета бывают индивидуальными и коллективными. Все обращения принимаются в ходе личного приема (рис. 8).

            Предложения граждан рассматриваются в срок до 30 дней за исключением предложений, которые требуют дополнительного изучения, о чем сообщается лицу, внесшему предложение.

            Заявления и жалобы разрешаются в срок до 30 дней со дня поступления в администрацию, а не требующие дополнительного изучения и проверки — безотлагательно, но не позднее 15 дней.

            Количество и характер обращений

            2012 г.

            %

            Кол-во

            Всего в администрацию сельсовета

            В ходе личного приема

            Соцзащита

            39,2

            Землепользование

            17,6

            Связь

            15,6

            Транспорт

            11,8

            Сельское хозяйство

            ЖКХ

            Предоставление жилья

            Рис. 8. Количество и тематика обращений в 2012 году.

            Если для изучения заявления или жалобы необходимо проведение специальной проверки, сроки их разрешения в порядке исключения продлеваются, но не более чем на 30 дней с сообщением об этом заявителю.

            В тех случаях, когда обращение не относится к полномочиям администрации Махалинского сельсовета, оно направляется в пятидневный срок по принадлежности с извещением об этом заявителя.

            Первоначальная обработка, распределение и регистрация поступающих письменных обращений граждан осуществляется в соответствии с Инструкцией по делопроизводству.

            Регистрационный индекс состоит из начальной буквы фамилии автора, порядкового номера поступившего обращения и индекса в соответствии с Тематическим классификатором обращений граждан, например И-186-08.13.

            Все поступающие обращения граждан регистрируются в регистрационно-контрольной карточке в день их поступления.

            В карточку вносятся следующие реквизиты: вид документа, его исходящий номер и дата, сведения о корреспонденте, краткое содержание, а также входящий номер и дата, резолюция руководства, сведения об исполнителе, которому направлен документ.

            Регистрационно-контрольные карточки заполняются не менее чем в двух экземплярах: один экземпляр вместе с обращением передается исполнителю, второй – помещается в контрольную картотеку. По мере исполнения обращений граждан первые экземпляры регистрационно-контрольных карточек из контрольной картотеки перемещаются в справочную картотеку. Картотеки формируются по алфавитному принципу, по административно-территориальному принципу, а также по тематике вопросов, затронутых в обращениях.

            Обращения граждан в администрацию Махалинского сельсовета считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, по ним приняты необходимые меры и даны ответы в соответствии с законодательством. В регистрационно-контрольных карточках делается отметка о принятых решениях.

            Обращения граждан после их разрешения возвращаются секретарю со всеми относящимися к ним материалами.

            На каждом обращении после окончательного решения и его исполнения ставится надпись «В дело», дата и личная подпись должностного лица, принявшего это решение.

            Анализ постановки делопроизводства в администрации Махалинского сельсовета показал, что делопроизводство ведется секретарем (специалистом 1-1 категории) в соответствии с имеющейся Инструкцией по делопроизводству, которая соответствует Правилам делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти в части, касающейся общих вопросов делопроизводства. Есть небольшие замечания по формам, используемым для регистрации документов. Их нужно привести в соответствие с Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными Приказом Росархива от 23.12.2009 № 76.

            Правильная постановка делопроизводства в органах местного самоуправления является одним из важнейших условий надлежащей организации работы, соблюдения норм, своевременного рассмотрения дел, исполнения решений, постановлений, четкого и культурного обслуживания обращающихся к ним граждан.

About the author

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *