Исполнительской дисциплины

Как пишется об исполнении или о исполнении?

Об исполнении или о исполнении пишется с предлогом «о» или «об», можно определить, если рассмотреть грамматическую форму слова «исполнение».

Существительное среднего рода «исполнение» имеет конечное буквосочетание -ие. Имеем в виду, что такие слова в форме предложного падежа отличаются от существительных среднего рода (поле, море) окончанием -и.

Убедимся в этом:

и. п. (что?) исполнение, стеклО

р. п. нет (чего?) исполнения, стеклА

д. п. отдадим предпочтение (чему?) исполнению, стеклУ

в. п. (что?) исполнение, стеклО

т. п. интересуемся (чем?) исполнением, стеклОм

п. п. думаем (о чём?) об исполнении, о стеклЕ.

Как видим, в форме предложного падежа «об исполнении» употребляем предлог «об». Слово начинается с гласного звука «и», поэтому предлог заканчивается согласным для удобства произношения:

об исполнении желаний;

об исполнении решения суда;

об исполнении обязанностей;

об исполнении бюджета федерального фонда обязательного медицинского страхования.

Аналогично употребляется предлог «об» в сочетаниях с существительными, начинающимися с гласных:

зацепился об ящик;

ударился об угол.

Хотя отмечу, что предлог «об» может употребляться со словами, начинающимися на согласные:

ударить об стену;

стукнуть об пол;

идти рука об руку.

Анализ загрузки сотрудников

30 марта 2016 г. 11:28

Если мы спросим представителей бизнеса, принимающих решение о покупке СЭД, что они ожидают от системы, то наверняка услышим, что им очень важна помощь в организации бизнес-процессов компании. Рынок СЭД предлагает много решений, и помимо упорядочивания взаимодействия внутри компании система поможет и в работе канцелярии, договорного отдела, отдела продаж.

Но насколько эффективно решена начальная проблема отсутствия контроля за процессами?

Как правило, выстраиваются процессы согласования документов, исполнения поручений. Для контроля применяются различные отчеты, такие как процент просроченных поручений на дату. Такая статистика может быть полезной, но она не всегда показывает динамику, что важно для понимания того, становится ситуация лучше или хуже. Не всегда есть возможность провести углубленный анализ, от общих показателей к конкретным людям и их заданиям.

Поэтому важным фактором успешного использования системы может являться инструмент, с помощью которого можно сделать все процессы в компании более прозрачными и предоставить максимально полную информацию руководителю для принятия решений.

Мы с вами попробуем представить, как может выглядеть подобный инструмент для интерактивного анализа эффективности работы сотрудников в системе.

Сводная картина

Мы сосредоточимся на отслеживании исполнения процессов и выделим несколько универсальных показателей:

● Исполнительская дисциплина – одна из самых простых, но в то же время полезных метрик. Она показывает насколько своевременно сотрудник выполняет поставленные ему задания.

● Загруженность сотрудников пригодится при поиске «бутылочных горлышек», то есть сотрудников, на которых завязано слишком много процессов. При этом важно понимать, успевает ли сотрудник все выполнять в срок.

● Своевременность выполнения различных процессов (поручения, согласования документов) может дать информацию о наличии системных проблем с их исполнением. Например, некоторые процессы могут быть не оптимальны, или сотрудники могут считать какую-то часть работ низкоприоритетной.

● Также будет полезной общая динамика по количеству заданий. На стадии внедрениях она позволяет оценить, насколько интенсивно сотрудники используют систему и определить тенденции исполнения заданий в срок. Она может служить хорошим индикатором при введении различных организационных мер.

Если свести эти показатели в одну сводную картинку, мы получим пример стартовой страницы инструмента для анализа работы сотрудников в системе.

Показатели отображаются с помощью графических диаграмм:

● «Исполнительская дисциплина» со значением от 0 до 100%. Сразу видим общую картину по компании в целом.

● «Процессы с нарушением срока» в виде круговой диаграммы, долями которой являются разные процессы. Быстро определяем «проблемные» типы процессов.

● «Сотрудники с высокой загрузкой» в виде двух полосок по каждому: зеленая – это количество заданий без нарушения срока, красная – число просроченных заданий. Быстро определяем сотрудников, которые являются «бутылочными горлышками»: количество заданий высокое в сочетании с большим количеством «красного».

● «Динамику работы с заданиями» изобразим в виде графика с двумя линиями: общее число активных заданий на каждую дату и число заданий с нарушением срока (красным). Сразу видим общую динамику по красной линии: ситуация стабильная, улучшается или ухудшается.

В таком представлении можно оценить общее состояние работы сотрудников в системе, но что делать если мы хотим детально рассмотреть каждый показатель?

Удобным решением станет добавление интерактивности: при выборе значения показателя на стартовой странице мы можем перейти к странице с расширенными данными по нему. Например, выбрав конкретного сотрудника с высокой загрузкой перейти к странице, которая покажет из чего сложилась такая загрузка.

Рассмотрим каждую такую страницу отдельно.

Анализ исполнительской дисциплины

Исполнительская дисциплина отражает то, сколько процентов заданий выполняются в срок.

● Либо система вообще не используется.

● Либо сотрудники работают неэффективно.

● Либо сроки заданий заведомо нереальны.

Если исполнительская дисциплина за прошлый месяц не превысила 50%, то без сомнений можно дать оценку – плохо. Но как понять, из чего сложилось такое значение, есть ли позитивные или негативные тенденции? Поэтому для исполнительской дисциплины нужна ее детализация.

Из сводной картины, выбрав показатель «Исполнительская дисциплина», переходим на страницу с ее детальным анализом.

Здесь мы видим процент показателя в разрезе сотрудников. С тех сотрудников, у кого значение исполнительской дисциплины минимально лучше всего и начинать проработку организационных мер по увеличению исполнительской дисциплины.

По выбранному сотруднику можно посмотреть:

● Какие конкретно задания сотрудник не выполнил в срок и на сколько он их просрочил, определить причины их просрочки.

● Оценить динамику показателя.

Если показатель исполнительской дисциплины стабильно высокий, то все хорошо.

Если ранее были приняты организационные меры по повышению исполнительской дисциплины, то значение показателя должно увеличиваться

Уменьшение значения показателя говорит о том, что принятые меры были неэффективны

● Простое забывание. Если сотрудник работает в системе нечасто легко забыть проверить пришедшие задания.

● Непонимание того, зачем выполнять задания. Работа уже по факту может быть сделана, какая разница, когда будет выполнено задание.

● Незнание того, что выполнение заданий — это цепочка работ и несвоевременное невыполнение задания может сорвать сроки целого процесса.

В таких случаях нужно донести до исполнителей информацию о том, как и зачем нужно работать в системе.

В сводной картине мы видим самых загруженных сотрудников, количество полученных ими заданий и долю просроченных. Зеленая доля отображает число заданий без нарушения срока, красная – число просроченных.

Для понимания того, какие конкретно задания он не выполнил в срок мы переходим в страницу с детализацией его заданий по процессам.

Здесь мы видим:

● Из заданий по каким типам процессов складывается загрузка сотрудника.

● Какого рода задания сотрудник не успевает выполнить в срок.

● Какова динамика числа получаемых им заданий и доли просроченных среди них. Если были приняты меры по снижению нагрузки на сотрудника, то общее количество и количество просроченных должны снижаться, иначе меры были неэффективны.

На практике часто «бутылочными горлышками» в СЭД являются руководители, которые являются согласующими и подписывающими в ходе согласования документов, а также делопроизводители. Среди руководителей причиной большого потока входящих заданий может быть микроменеджмент – замыкание всех процессов компании на себя.

Но возможна ситуация, когда нагрузка на сотрудника постепенно возрастает и приводит к его перегрузке. Тогда он просто физически не может справиться со своим объемом работ.

Здесь возможны два вида мер:

● Оперативные: дать кого-то ему в помощь, передать часть работ другим исполнителям.

● Стратегические: пересмотреть и оптимизировать процессы компании.

Анализ процессов

На стартовой странице со сводными данными мы видим типы процессов, среди которых чаще всего бывают нарушения срока.

Чтобы посмотреть, за счет каких конкретно заданий в рамках этих процессов сложилась такая ситуация, откроем страницу с расширенной информацией.

На странице мы видим:

● Какие конкретно задания в рамках выбранного процесса были просрочены и кто был исполнителем.

● Какова динамика: меняется ли ситуация, в какую сторону.

Нормальной ситуацией в долгосрочной перспективе являются минимальные стабильные значения объемов процессов с нарушением срока.

Анализ графика с динамикой заданий позволяет увидеть проблемные ситуации:

В системе уменьшается количество инициированных процессов.

Это может быть сигналом к тому, что сотрудники перестают пользоваться системой.

Сотрудники не выполняют задания в срок.

Это отображается на графике в виде приближения красной линии процессов с нарушением срока к линии общего числа процессов.

Это может означать следующее:

● Сотрудники не справляются со своими обязанностями.

● Сроки заданий слишком оптимистичны.

● Сотрудники перестают пользоваться системой и задания остаются невыполненными.

Поняв, какие есть проблемы можно найти их причины, ведь процессы не всегда бывают оптимальны:

● Внутри процесса может быть скрытый подпроцесс еще из нескольких этапов. Например, когда согласующий должен еще с кем-то самостоятельно согласовать документ, при этом на все 1 день.

● Может быть использовано одновременное параллельное согласование вместо последовательного, но при этом один согласующий все равно ждет решения другого. Например, главный инженер может ждать пока документ не рассмотрит юрист, при этом нарушая сроки своего задания.

● Функции могут быть возложены не на того человека. Например, сопроводительное письмо по договору готовит делопроизводитель. Он вынужден идти к сотруднику договорного отдела и узнавать, что же нужно написать. В такой ситуации лучше было бы самому сотруднику договорного отдела подготовить сопроводительные документы.

Вместо заключения

Мы рассмотрели на примере каким может быть инструмент для интерактивного анализа эффективности работы сотрудников в системе. Исполнительская дисциплина поможет нам понять общую «температуру» по своевременности исполнения заданий, список самых загруженных сотрудников упростит задачу поиска «бутылочных горлышек», а отображение процессов с нарушением срока позволит эти процессы оптимизировать.

Системы электронного документооборота хранят в себе огромное количество информации, но как правило большая ее часть скрыта. Визуализация скрытых данных открывает новые возможности и позволяет системе выйти на качественно новый уровень контроля процессов.

Развивать практики анализа можно и в других предметных областях: продажи, управление проектами, работа канцелярии. Ведь какую бы область мы не выбрали всегда есть показатели отражающие реальное состояние дел в ней. А то, как это преподнести пользователю уже задача СЭД и предоставляемых ими инструментов визуализации.

Как этот инструмент реализован в DirectumRX можно

Дисциплина трудаобязательное для всех работников
подчинение правилам поведения,
определенным в соответствии с ТК РФ,
иными законами, коллективным
договором, соглашениями, трудовым
договором, локальными нормативными
актами организации

Дисциплина труда обеспечивает

1) квалифицированное
выполнение работником
трудовых обязанностей
2) высокоэффективное использование
рабочего времени

Методы обеспечения трудовой дисциплины

1) Создание необходимых
условий для нормальной работы.
Работодатель обязан в
соответствии с действующим
законодательством, содержащим
нормы трудового права, трудовым
договором создавать условия,
необходимые для соблюдения
работниками дисциплины труда
2)Повышение
квалификации и
обучение персонала
3)Строгий контроль
опозданий (эл.
Пропуски)
4) Меры поощрения за
добросовестный труд
5)Применение мер
дисциплинарной
ответственности
6)Прием кадров на
работу только на
конкурсной основе

Автоматизация контроля прихода сотрудников в офис

1. Контроль прихода сотрудников
Если сотрудник и пришел в офис в 9:00, но за работу он принялся в
10:45, программа зафиксирует именно это время началом
работы и отметит его, как опоздание.
Все опоздания сотрудников формируются в “Отчет по опозданиям”.2. Уход с работы раньше положенного
По такому же принципу, как и опоздания, фиксируется
информация о завершении работы. Когда сотрудник выключает
компьютер, программа останавливает мониторинг и фиксирует
время завершения работы. Если это произошло раньше
установленного в параметрах времени — формируется отчет
“Ушел раньше положенного”.3. Отлучения с рабочего
места на протяжении
дня
Как уже было отмечено в пункте №1
— программа учитывает то время,
когда пользователь был активен за
компьютером. Если в течение
определенного времени
активностей не происходило,
программа начинает учитывать это
время как оффлайн-активность.
После возвращения сотрудника на
место, программа выдаст запрос в
котором он должен указать
причину своего отсутствия.

Поощрение

публичное признание трудовых заслуг, оказание почета
отдельным работникам или коллективу работников в
форме, установленной трудовым законодательством,
коллективным договором, правилами внутреннего
трудового распорядка, положениями и уставами о
дисциплине мер поощрения, льгот и преимуществ

Виды мер поощрения

1) поощрения морального характера
(объявление благодарности,
награждение почетной грамотой)
2) поощрения материального характера
(выдача премии и награждение ценным подарком)
Возможно применение одновременно
нескольких мер поощрения
(моральных и материальных)Все поощрения за труд оформляются
приказом (распоряжением) работодателя,
в котором указывается, за какие успехи в
труде поощряется работник, а также
указывается вид поощрения. Приказ
должен быть доведен до сведения
коллектива организации
За особые трудовые заслуги перед обществом
государством работники могут быть
представлены к государственным наградамДо применения дисциплинарного взыскания от работника должно быть
затребовано письменное объяснение причин проступка. Отказ работника дать
объяснение не является препятствием для дисциплинарного взыскания. Отсутствие
объяснения должно быть подтверждено соответствующим актом об отказе
работника дать объяснение
За совершение дисциплинарного проступка, т.е.
неисполнение или ненадлежащее исполнение
работником по его вине возложенных на него
трудовых обязанностей, работодатель имеет право
применить следующие дисциплинарные взыскания:
1) замечание
2) выговор
3) увольнение по
соответствующим
основаниям
(самая строгая мера
дисциплинарного взыскания)

12. Исполнительская дисциплина

— это выполнение сотрудниками
приказов, распоряжений, решений,
указаний, принятых на
вышестоящем уровне управления.
По уровню исполнения можно
судить о зрелости организации.

13. Исполнительская дисциплина

Можно выделить ряд проблем возникающих перед
руководителем:
несоблюдение сроков выполнения поставленных задач;
низкое качество исполнения;
невыполнение в связи с «забывчивостью» сотрудников.
Для организации, низкая исполнительская дисциплина
сотрудников, будет выражаться в размерах штрафов,
уплаты неустоек из-за срывов поставок по договорам,
просроченных обязательствах, а также упущенных
возможностях и затраченных человеческих ресурсах
руководителей.
В этом случае, выходом может стать внедрение эффективной
системы контроля исполнения поручений.

14. Исполнительская дисциплина

Применение автоматизированной системы контроля позволит:
учитывать поручения и задачи;
контролировать сроки исполнения договоров, приказов, протоколов
совещаний и пр.;
улучшить качество выполнения задач;
оперативно отслеживать ход исполнения поручений;
обеспечить коллективную скоординированную работу коллектива;
получать автоматически сформированные отчеты об исполнительской
дисциплине сотрудников.
Чтобы система начала работать сразу же после внедрения, руководитель
должен проявить настойчивость в применении системы, на первых этапах
поощрять сотрудников в ее использовании.

15. Принципы организации КИД на предприятии

Контроль исполнительской дисциплины
(исполнения документов) включает в себя:
постановку на контроль;
определение задач по исполнению
документа;
формирование поручений сотрудникамисполнителям задач;
регистрацию факта исполнения поручений и
задач;
снятие с контроля, т. е. регистрацию факта
исполнения документа;
направление исполненного документа в дело;
информирование руководителей о ходе
исполнения документов;
анализ результатов исполнения документов
(по значению ключевых показателей).

Фрилансер отличается от обычного рабочего вовсе не спецификой своей трудовой деятельности, а необходимостью принуждать себя к исполнительской дисциплине. Ведь если на работе это понятие считается само собой разумеющимся и выполняется, как правило, априори, то у фрилансера от хорошо организованной исполнительской дисциплины зависит уровень заработка.

Знакомство с исполнительской дисциплиной

Исполнительская дисциплина характеризуется как процесс выполнения работником или приказов, указаний, решений и распоряжений, которые были приняты начальством. Возникает такой вид дисциплины от авторитарного поведения вышестоящих лиц или жестко регламентированной социальной необходимости.

Еще под исполнительской дисциплиной подразумевают своевременное и высококвалифицированное выполнение поставленных задач. Когда компания состоит из нескольких человек, то такое понятие, как исполнительская дисциплина в организации нивелируется. Ведь есть начальник, который за всем следит, а подчиненные понимают, что если начальник что-то говорит, то нужно это делать.

В случае если речь заходит о большой корпорации, исполнительская дисциплина, точнее ее отсутствие, может превратиться в серьезную проблему.

Управление дисциплиной

В каждой организации работа формируется следующим образом:

  1. Начальник дает поручение сотруднику, четко ставит цель и требования, согласно которым будет оцениваться проект.
  2. Определяются сроки реализации проекта.
  3. Сотрудник сдает работу.

Схема достаточно проста: начальник сказал — подчиненный сделал, однако, сотруднику не стоит забывать о промежуточных фазах разработки того или иного проекта. Управление исполнительской дисциплиной заключается именно в этом.

Каждый руководитель должен позаботиться о том, чтобы сотрудник время от времени отчитывался о проделанной работе. Как показывает практика, проекты, которые были сданы в день дедлайна намного ниже по качеству, чем те, которые курировались начальством на протяжении всего этапа разработки. Фирме это может принести огромные убытки, которые будут зависеть от размеров неустоек и количества упущенных, выгодных предложений.

Управление исполнительской дисциплиной поможет избежать подобных казусов. Под управлением подразумевается внедрение в фирме системы контроля, которая будет следить за сроками исполнения договоров, улучшать качество проектов и обеспечивать коллективную работу.

Повышение уровня дисциплины

Исполнительная дисциплина или исполнительская, характеризуется четырьмя основными показателями:

  • Качество работы.
  • Оперативность.
  • Своевременность.
  • Результативность.

Эти показатели могут быть улучшены, если уделить особое внимание некоторым моментам. Во-первых, прежде чем нанимать сотрудника необходимо удостовериться в его уровне квалификации и опыте работы. Внимательно стоит изучить личностные характеристики кандидата и его прошлый опыт работы. Некоторые владельцы корпораций придерживаются мнения, что лучше брать на работу человека «без опыта» ведь намного проще научить, чем переучивать. Нанимая сотрудников необходимо учитывать все факторы.

Во-вторых, необходимо наладить структуру внутри организации:

  • Дисциплина. Конечно, речь не идет о том, чтобы на личную гигиену выделяли времени несколько минут и контролировали вплоть до секунд. Но дисциплина должна быть. Панибратство в коллективе — это с одной стороны хорошо, но с другой — от этого может пострадать фирма. Поэтому дисциплинарный порядок должен быть одинаковым для всех, а за невыполнение установленных правил следует накладывать штрафные санкции.
  • Универсальность. Каждый проект имеет свои особенности и нюансы, поэтому специалисты рекомендуют создавать в фирме несколько групп сотрудников. Одни будут выполнять проекты согласно универсальным требованиям по качеству, а другая группа подгонять этот проект под личные требования заказчика.
  • Квалификация. Сотрудники должны развиваться. Ведь чем опытнее сотрудник, тем выше уровень исполнительской дисциплины, а соответственно, и прибыль компании.

Нужна ли исполнительская дисциплина?

Исполнительская дисциплина — это своевременное и качественное выполнение задания, поставленного руководством. Рассматривая трудовую дисциплину как единственный вариант формирования отношений в трудовом коллективе, многие упускают из виду, категорию исполнительской дисциплины. И впоследствии остаются в недоумении, почему фирма теряет свои позиции и заказчиков, терпит убытки и трещит по швам. Ведь сотрудники не опаздывают и придерживаются дресс-кода, выполняют все поручения в срок.

Возможно, для трудовой показатель, но исполнительская дисциплина ориентирована на другие критерии. Сотрудники должны не просто сдавать работу в срок, а отчитываться после каждого проделанного этапа и гарантировать высокое качество проекта, только тогда можно будет говорить о развитии компании и увеличении прибыли.

Исполнительская дисциплина — один из важнейших показателей, обеспечивающих эффективность деятельности предприятия. Она может являться одним из ключевых показателей эффективности. В этом случае в повышении исполнительской дисциплины будут напрямую заинтересованы не только руководители, но и сами работники предприятия.

Из статьи вы узнаете:

Что такое исполнительская дисциплина

Этот термин связан исключительно с трудовыми взаимоотношениями наемного работника и работодателя. Исполнительская дисциплина — это то, насколько работник четко и своевременно исполняет документы , выполняет приказы, распоряжения, письменные и устные указания, принимаемые теми руководителями, в подчинении которых он находится. Иерархия подчиненности сотрудника устанавливается его должностной инструкцией или условиями трудового договора .

Исполнительская дисциплина или исполнительная дисциплина

На практике часто возникает вопрос: исполнительная или исполнительская дисциплина, как правильно писать, какую формулировку использовать. В этом случае следует обратиться к толковому словарю русского языка. В нем термин «исполнительский» отнесен к области творческой — исполнению художественных произведений. Этот термин применяется, когда речь идет об исполнительском стиле, культуре, составе, мастерстве.

В то же время, «исполнительный» имеет отношение:

  1. к человеку или органу, исполняющему решения, осуществляющему на практике управленческие функции: исполнительная власть, исполнительный секретарь;
  2. к человеку, хорошо выполняющему свои обязанности , говорят: исполнительный работник, сотрудник, лаборант.

«Исполнительский» является прилагательным, которое используется, как правило, с неодушевленными существительными. Поэтому ответ на вопрос «дисциплина исполнительская или исполнительная» однозначен — конечно, исполнительская дисциплина. И это понятно, если рассматривать отношение к работе, исполнению своих должностных обязанностей . В этом плане внутренняя дисциплина работника проявляется также, как творческое отношение и является неосознанной внутренней необходимостью, личностной характеристикой. Но в то же время, эту потребность можно развивать и управлять ею.

При этом исполнительская дисциплина в организации может характеризовать как отдельных сотрудников, так и целые рабочие группы и коллективы.

Влияние, которое оказывает исполнительская дисциплина в организации на эффективность работы всего предприятия

Любое предприятие, независимо от сферы его деятельности, формы собственности и величины штата, состоит из подразделений, каждое из которых выполняет определенную функцию. Подразделения, в свою очередь, состоят из сотрудников, функционал которых определяется должностными инструкциями или трудовым договором. От того, насколько добросовестно сотрудники исполняют документы , выполняют свои трудовые обязанности, зависит работа всего подразделения и, соответственно, эффективная работа предприятия в целом. Исполнительской дисциплиной в организации определяется то, насколько эффективно и своевременно каждый работник и отдельные рабочие коллективы выполняют свои обязанности , а также оперативные управленческие распоряжения.

Именно исполнительская дисциплина обеспечивает своевременное и качественное выполнение элементарных задач, из которых, в свою очередь, формируются более крупные программы и проекты. Срыв исполнения какой-то из задач может остаться незамеченным в текущем периоде, но впоследствии может привести к значительным финансовым потерям и срыву выполнения всего проекта.

Низкая исполнительская дисциплина может проявиться в виде финансовых санкций за срыв договорных обязательства, а также в виде потерь из-за упущенных финансовых возможностей. Поэтому на предприятии должно осуществляться управление и контроль исполнительской дисциплины, что позволит обеспечить выполнение всех намеченных планов, тактических и стратегических задач, поставленных руководством предприятия.

Как организовать контроль и управление исполнительской дисциплиной

Как осуществляется управление исполнительской дисциплиной

Исполнительская дисциплина — критерий, который вполне поддается управлению и может быть повышен. С этой целью, например, можно:

Уже на этапе подбора кандидатов учитывать и опыт работы, личную эффективность и личностные качества соискателей, определять, насколько ответственно они относятся к работе;

Установить в организации единые требования и единый дисциплинарный порядок, действующий в отношении всех сотрудников. Его нарушение должно наказываться.

Использовать дифференцированный подход для оценки исполнительской дисциплины в случаях, когда проекты выполняются в соответствии со стандартными требованиями к качеству и когда эти требования устанавливаются заказчиком;

Повышать уровень профессионального мастерства и квалификации сотрудников, поскольку исполнительская дисциплина находится от этих показателей в прямой зависимости;

Внедрить в организации эффективную систему поощрения сотрудников, мотивируя их на повышение индивидуальной и коллективной исполнительской дисциплины.

Как организовать контроль исполнительской дисциплины

Хоть исполнительская дисциплина в большей степени характеризует целеустремленность и отношение работника к выполнению поставленной перед ним задачи, она вполне поддается оценке по таким критериям, как:

  • качество выполняемой работы;
  • оперативность выполнения поручений;
  • своевременность;
  • результативность.

Получить количественную оценку этого показателя можно, применяя коэффициент исполнительской дисциплины. В простейшем виде он рассчитывается как соотношение количества задач, выполненных работником, к тому числу задач, которые были поставлены перед ним в расчетном периоде. При этом очень важно, чтобы поставленные задачи четко были поняты работником и правильно учтены работодателем.

При постановке задачи исполнителю удобнее всего использовать, так называемый, формат SMART.

При его применении каждая задача, даваемая работнику, как минимум, будет:

  1. иметь корректное название, начинающееся с глагола совершенного вида (подготовить, разработать, составить и пр.);
  2. конкретной и в максимальной степени понятной;
  3. поддающейся количественной оценке;
  4. достижимой;
  5. иметь конкретный срок исполнения .

Контроль исполнительской дисциплины должен быть систематическим. Организовать его вполне возможно, установив требования, некоторые из которых являются обязательными, а некоторые — только желательными. Перечень таких требований приведен в таблице.

Обязательные требования

Желательные требования

Стоящие перед сотрудником задачи должны документироваться с помощью электронных таблиц

Все задачи, получаемые сотрудником в зависимости от подчиненности, должны быть согласованы с непосредственным руководителем

Постановка каждой задачи должна осуществляться в формате SMART

О том, что поставлена новая задача, сотрудник должен быть оперативно извещен

Использование системы напоминаний о сроках выполнения задач и оповещений об их переносе

Нужна удобная форма визуализации стоящих перед работником задач с учетом срока, важности и пр.

Применение системы проверки выполнения поставленных задач, их приемки руководителями

Реализация интерактивной работы с заданиями, возможность запросов дополнительной информации, оповещения о переносе сроков выполнения и пр.

Разработка алгоритма, позволяющего определить степень выполнения каждой задачи, поставленной сотрудником

Если эти требования будут выполнены, проверка трудовой и исполнительской дисциплины будет осуществляться на любом этапе выполнения каждой задачи. У руководства предприятия появится возможность своевременного принятия управленческих решений, позволяющих полностью исключить ошибки, обусловленные несоблюдением трудовой и исполнительской дисциплины.

Кроме того, такой контроль исполнительской дисциплины с получением показателей степени выполнения заданий, его своевременности и качества может быть установлен как один из показателей KPI. Таким образом работодатель сможет получить объективную оценку работы каждого сотрудника, его трудовой и исполнительской дисциплины. В зависимость от этой оценки может быть поставлена переменная доля оплаты труда, то есть к этой величине могут быть привязаны премии и надбавки.

Основная причина низкой исполнительской дисциплины в организации

С целью повышения трудовая и исполнительская дисциплина руководство может принимать любые меры и управленческие решения. Так, например, на предприятии даже может быть издан специальный распорядительный документ .

Но при этом само по себе издание такого приказа не является гарантией повышения исполнительской дисциплины и изменения отношения работников к выполнению своих трудовых обязанностей .

Одной из основных причин снижения ответственности сотрудников является низкая исполнительская дисциплина топ менеджеров. Руководители всех уровней также должны сознавать свою ответственность и являться примером добросовестного отношения к порученному делу. Только в этом случае управление исполнительской дисциплиной будет действительно эффективным и даст желаемый результат.

Когда в организации работают всего несколько человек, то вопросов об исполнительской дисциплине сотрудников не возникает. Начальник сказал — подчиненный сделал и сразу же отчитался. Однако с развитием бизнеса, организации начинаются укрупняться, появляются отделы и департаменты, новые направления, открываются офисы в других городах. В этом случае руководитель начинает сталкиваться с проблемой исполнительской дисциплины сотрудников.

Исполнительская дисциплина — это прежде всего выполнение сотрудниками приказов, распоряжений, решений, указаний, принятых на вышестоящем уровне управления. По уровню исполнения можно судить о зрелости организации.

Руководитель формирует поручение сотруднику с четкой постановкой цели и критерия, по которым будет выполнено и оценено задание. Затем определяются сроки, необходимые исполнителю для реализации поручения и уровень важности, срочности по сравнению с текущей работой.

  • Чтобы поручение был исполнено в срок и с должным уровнем качества, оно должно быть понятным для непосредственного исполнителя. Рекомендуется использование SMART принципов (конкретное, измеримое, достижимое, уместное, согласованное по времени) постановки задачи.
  • Однако, недостаточно дать поручение сотруднику, потому что руководителю необходимо знать, как продвигается решение вопроса, а исполнителю нужно не забыть о промежуточных отчетах о проделанной работе.

Можно выделить ряд проблем возникающих перед руководителем:

  • несоблюдение сроков выполнения поставленных задач;
  • низкое качество исполнения;
  • невыполнение в связи с «забывчивостью» сотрудников.

Для организации, низкая исполнительская дисциплина сотрудников, будет выражаться в размерах штрафов, уплаты неустоек из-за срывов поставок по договорам, просроченных обязательствах, а также упущенных возможностях и затраченных человеческих ресурсах руководителей.

В этом случае, выходом может стать внедрение эффективной системы контроля исполнения поручений.

Применение автоматизированной системы контроля позволит:

  • учитывать поручения и задачи;
  • контролировать сроки исполнения договоров, приказов, протоколов совещаний и пр.;
  • улучшить качество выполнения задач;
  • оперативно отслеживать ход исполнения поручений;
  • обеспечить коллективную скоординированную работу коллектива;
  • получать автоматически сформированные отчеты об исполнительской дисциплине сотрудников.

Чтобы система начала работать сразу же после внедрения, надо убедить сотрудников в ее необходимости. Когда в организации появляется что-то новое, то, несмотря на необходимость, встречается с сопротивлением. Руководитель должен проявить настойчивость в применении системы, на первых этапах поощрять сотрудников в ее использовании.

Источник: ИА Клерк.ру

Спасибо за обращение.
Мы уже
рассматриваем Ваше обращение и скоро ответим!

В этой статье: Кому и зачем требуется показатель исполнительской дисциплины. Что оценивать с его помощью. Как внедрить оценку исполнительской дисциплины: два альтернативных подхода.

Практически в каждом нашем проекте по внедрению системы оплаты труда на основе показателей эффективности одним из самых ключевых оказывается показатель «исполнительская дисциплина».

Действительно, существует множество должностей, целью которых является лишь строгое выполнение регламентированных операций в срок. Но при ближайшем рассмотрении выясняется, что контроль исполнительской дисциплины не менее важен и для руководителей структурных подразделений, и для таких творческих позиций как, например, менеджеры по продажам и маркетологи. Практически любой специалист кроме непосредственных целей своей должности обязан выполнять различные регламентные операции. Для торгового персонала – это, например, своевременное предоставление первичных документов в бухгалтерию, точное заполнение данных о контрагентах в программе учета и так далее. Для руководителей – предоставление планов и отчетов. Для маркетинга – исполнение проектных задач в установленные сроки. И так далее.

Руководство нуждается в контроле сроков и качества выполнения операций. Это очевидно. Но и здравомыслящие сотрудники, которые ориентированы на результат, которые ценят понятные единые правила игры, также поддерживают внедрение такого показателя. Во-первых, они понимают, что их результативность в определенной степени зависит от эффективности работы других звеньев в цепочке бизнес-процессов. Так бухгалтер не сможет подготовить отчетность, если вовремя не получит первичные документы. А менеджер по продажам не сможет оформить реализацию, если снабжение своевременно не внесет данные о новых номенклатурных позициях, или если склад не проведет поступление. Во-вторых, такие сотрудники понимают, что и они являются таким же звеном в бизнес-процессах компании и от них зависит работа других подразделений и результат компании в целом. В-третьих, они предпочитают, чтобы все требования к ним были четко зафиксированы, а не появлялись внезапно в периоды авралов, вызывая споры и претензии со стороны руководства.

Исполнительская дисциплина: Что оценивать?

В показатель исполнительской дисциплины включают оценку качества и сроков исполнения задач и поручений. При этом речь может идти об оценке по трем уровням:

  1. Исполнение проектных задач и поручений руководства. Это достаточно крупные задачи, по которым устанавливается срок и требования к результатам.

Примеры из практики:

  • Одному из менеджеров отдела продаж поручено в течение месяца провести «чистку» справочника контрагентов в 1С, перенеся в архив недействующих покупателей.
  • Системному администратору поручено разработать проект внедрения внутренней связи на основе IP-телефонии.

  1. Исполнение регламентных операций, сроки которых определены в виде конкретной даты.

Примеры из практики:

  • Руководители структурных подразделений должны предоставить план затрат на следующий месяц до 25 числа каждого месяца.
  • Отдел снабжения проводит мониторинг цен поставщиков дважды в год в срок до определенной даты.

  1. Исполнение «процессных» задач, срок по которым определен в виде периода с момента определенного вызывающего события. Это задачи, которые являются частью бизнес-процесса и «запускаются» после исполнения какой-то предыдущей операции.

Пример из практики:

  • Бухгалтерия исполняет платеж не позднее следующего дня с момента получения счета на оплату.
  • Склад оформляет поступление в программе учета не позднее 3 часов с момента постановки машины на разгрузку.

С каждым уровнем требования к администрированию системы оценки исполнительской дисциплины повышаются. Если ограничиться первым уровнем, вести учет можно вручную, оценку производить непосредственно решением руководства. На третьем уровне объем учитываемых операций сделает ручное ведение полноценного учета невозможным. Придется выбирать между субъективной оценкой и внедрением системы автоматизации.

Субъективная оценка или тотальный контроль

Если сконцентрироваться исключительно на контроле «по-крупному», достаточно вести учет, скажем, в Excel силами, например, офис-менеджера. Именно так поступили в организации одного из наших клиентов. В ходе ежегодного планирования формировались проектные задачи и поручения руководителям отделов и отдельным специалистам. Они фиксировались в таблице Excel с заголовком «Годовой план» с указанием плановых сроков исполнения. Специально выделенный сотрудник контролировал соблюдение этих сроков. По результатам определенных отчетных периодов руководство давало оценку работе ответственных.

Однако, во-первых, задачи фактически имели разный вес и значение, что мешало ввести простую систему поощрений. Во-вторых, руководство чувствовало все большую потребность учета более мелких, но не менее значимых задач.

Тотальный контроль предполагает фиксацию плановых и фактических сроков исполнения задач по всем трем уровням, названным выше. Только так можно получить полное представление об исполнительской дисциплине сотрудника. Вести такой учет вручную не реально. Требуется внедрение системы автоматизации. Такая система должна автоматически создавать сотруднику регламентные и «процессные» задачи, фиксировать фактические сроки исполнения, включать некий механизм оценки качества исполнения и, конечно, формировать соответствующие отчеты.

Стоимость внедрения такого программного решения для малого и среднего бизнеса весьма велика. На примере программы 1С-Документооборот, с которой нам пришлось иметь дело, речь идет о нескольких сотнях тысяч (с учетом адаптации и доработки программы под нужды заказчика). Дополнительно руководству, принявшему решение о внедрении подобной программы, придется смириться с необходимостью введения новой штатной единицы – администратора системы.

Альтернативой внедрению программы учета задач и поручений является отказ от сплошного контроля в пользу фиксации лишь сбоев. В этом случае в основу оценки ляжет количество нарушений сроков и случаев некачественного исполнения задач. Информацией о мелких процессных операциях придется пожертвовать. Оценка в некоторых случаях будет иметь субъективный характер. Объем работы по администрированию системы будет достаточно большим: придется вручную фиксировать задачи и факты нарушения сроков, сводить данные в единые отчеты по сотруднику и так далее.

О нашем опыте разработки системы оценки исполнительской дисциплины, о том в каких значениях мерить этот КПЭ, как привязать показатель к денежной премии мы расскажем в следующих статьях.

About the author

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *