Кадровик года

К концу года объем работы у специалиста по кадрам только увеличивается. Чтобы успеть сделать все дела и с чувством выполненного долга отдохнуть в новогодние каникулы, нужно тщательно спланировать все задачи до 31 декабря и приступить к их выполнению уже сейчас. Итак, что же нужно успеть сделать.

Утвердить график отпусков

График отпусков – не только инструмент, который оптимизирует процесс предоставления отпусков, но и обязанность работодателя. При проверке инспектор труда обращает внимание на наличие и правильность составления графика и при выявлении нарушений привлекает работодателя к административной ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ (Апелляционное определение Московского городского суда от 22.06.2016 г. по делу № 33-24131/2016).

График отпусков работодатель обязан утвердить не позднее, чем за две недели до наступления года, на который он составляется (ст. 123 ТК РФ). Так, график отпусков на 2018 г. должен быть составлен и утвержден до 16 декабря 2017 г.

Для определения продолжительности отпуска необходимо учесть стаж работы сотрудника в компании (ст. 121 ТК РФ). Если в течение года отпускной стаж не прерывался, в графике отпусков нужно предусмотреть 28 дней ежегодного основного отпуска (ст. 115 ТК РФ), а также необходимое количество дней ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска (ст. 120 ТК РФ).

Обязательная форма для графика отпусков законодательством не предусмотрена. Работодатели могут использовать как обязательную до 01.01.2013 г. унифицированную форму № Т-7 (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 г. № 1), так и форму, разработанную в компании. Однако в этом случае необходимо помнить про обязательные реквизиты (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ).

Обновить штатное расписание

В трудовом договоре работодатель обязан указывать должность, профессию или специальность работника в соответствии с данными штатного расписания (ст. 57 ТК РФ). По мнению Роструда, такое соответствие должно быть строгим. Принимать работника на должность, которой нет в штатном расписании, нельзя (Письмо от 21.01.2014 г. № ПГ/13229-6-1).

Поэтому любые изменения должны быть зафиксированы. Их можно вносить в штатное расписание в любое время приказом работодателя, специальных сроков для этого законом не установлено. Однако работодатели часто утверждают новое штатное расписание в конце года.

Для составления и утверждения штатного расписания можно использовать унифицированную форму № Т-3 (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 г. № 1) либо форму, разработанную и утвержденную в компании.

Утвердить план и приказ по воинскому учету

Ведение воинского учета обязательно для всех. До конца декабря каждая компания должна утвердить план работы по воинскому учету на следующий год и приказ об ответственном за ведение этого направления. В приказе, кроме Ф.И.О. и должности ответственного, необходимо указать данные его заместителя.

Обязательные формы указанных документов приведены в Методических рекомендациях Генерального штаба (Приложение № 4 и Приложение № 17). Если документы не будут соответствовать данным формам, военкомат вернет их на доработку.

Перед предоставлением приказа и плана работы в военкомат необходимо получить обновленную справку о бронировании в местных органах власти.

Подготовить статистическую отчетность

Компании обязаны предоставлять отчетность органам статистики (ст. 8 Федерального закона от 29.11.2007 г. № 282-ФЗ «Об официальном статистическом учете и системе государственной статистики в Российской Федерации»). Тем, кто этого не делает, грозят штрафы согласно ст. 13.19 КоАП РФ.

Формы, по которым нужно предоставлять отчетность, утверждены Приказом Росстата от 24.09.2014 г. № 580:

  • До 20 января предоставляются сведения о численности и заработной плате работников по форме 1-Т. Отражаются наименование вида экономической деятельности, среднесписочная численность работников, фонд зарплаты внешних совместителей и работников списочного состава, а также начисленные им выплаты.
  • До 15 числа предоставляются сведения о численности и заработной плате работников по форме П-4:
    • если средняя численность работников превышает 15 человек — ежемесячно после отчетного периода;
    • если средняя численность работников меньше 15 человек, включая работающих по совместительству, — ежеквартально после отчетного периода.
  • Не позднее 8 числа после отчетного квартала предоставляются сведения по форме П-4 (НЗ) о неполной занятости и движении работников:
    • работавших неполное время или находившихся в простое;
    • принятых, уволенных и планируемых к увольнению;
    • получивших отпуска без сохранения зарплаты по их просьбе.

Также работодателям необходимо один раз в два года 28 ноября предоставлять отчетность в соответствии с Приказом Росстата от 05.07.2016 г. № 325 (Приложение № 3) по форме 1-Т (проф) «Сведения о численности и потребности организаций в работниках по профессиональным группам». Это касается всех организаций, кроме финансовых, государственного управления и обеспечения военной безопасности, а также общественных объединений и экстерриториальных организаций.

Изучить план проверок госорганов на следующий год

Чтобы проверка компании государственными органами не стала сюрпризом, проконтролируйте, нет ли ее в списках плановых проверок на сайте Генпрокуратуры РФ. Кадровикам нужно особое внимание уделить возможностям проверок инспекции труда и службы занятости.

Если компанию планируют проверить, проведите кадровый аудит, чтобы привести все документы в соответствие требованиям законодательства и избежать санкций.

Провести кадровый аудит

Независимо от того, планируются ли проверки, в конце года следует провести кадровый аудит. Это позволит не только своевременно исправить недочеты в ведении кадрового делопроизводства, но и улучшить бизнес-процессы в оформлении трудовых отношений.

В первую очередь проверьте:

  • Наличие и актуальность локальных нормативных актов:
    • правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ);
    • локальный акт об оплате труда (например, Положение об оплате труда (ст.135 ТК РФ));
    • локальный акт о защите персональных данных (ст. 87 ТК РФ);
    • график отпусков (ст. 123 ТК РФ);
    • штатное расписание (Письмо Роструда от 15.05.2014 г. № ПГ/4653-6-1);
    • должностные инструкции (не являются обязательными локальными нормативными актами, но их применение удобно для поддержания дисциплины);
    • другие локальные нормативные акты (например, если работники ездят в командировки, то обязательным будет Положение о командировках (ст. 168 ТК РФ)).
    • Если какие-либо локальные акты отсутствуют или неактуальны, то разработайте и утвердите их или актуализируйте.
  • Все ли сотрудники ознакомлены с локальными актами (ст. 68 ТК РФ). Получите подписи от тех сотрудников, которые еще не ознакомлены.
  • Содержание трудового договора на соответствие законодательству и локальным актам. При выявлении несоответствий заключите дополнительные соглашения.
  • Наличие срочных трудовых договоров (ст. 59 ТК РФ) со сроком действия до 31 декабря. Уведомьте работников о прекращении их трудовых договоров, иначе они превратятся в договоры на неопределённый срок.

Также проверьте наличие и правильность оформления следующих документов:

  • приказы о приеме, увольнении, переводе;
  • приказы о предоставлении отпусков и заявления к ним;
  • табели учета рабочего времени;
  • личные карточки Т-2;
  • документы по трудовым книжкам:
    • приказ о назначении лица, ответственного за ведение трудовых книжек;
    • книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
    • приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним;
    • трудовые книжки;
  • приказы о направлении в командировку (при наличии командировок);
  • приказы о применении дисциплинарных взысканий и основания к ним (при наличии взысканий);
  • приказы о привлечении к материальной ответственности и основания к ним (при наличии);
  • гражданско-правовые договоры (при проверке им уделяют особенно пристальное внимание).

Проверьте, все ли оформлено в отношении беременных и находящихся в отпуске по уходу за ребенком сотрудниц, осуществляется ли квотирование в отношении инвалидов и молодёжи и т.д.

Подготовить документы к сдаче в архив

Обычно это делают уже в следующем году. Однако еще в конце года можно определить состав документов, которые нужно будет направить в архив, руководствуясь Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления (утв. Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 г. № 526).

Сдавать в архив нужно документы со сроком хранения более 10 лет через год после завершения по ним дел в делопроизводстве. Сроки хранения документов можно определить, используя Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 г. № 558.

Подготовить внутренний отчет отдела кадров

Чаще всего внутренняя кадровая отчетность включает следующие отчеты:

  • количество приемов и увольнений;
  • текучесть кадров;
  • наиболее эффективные инструменты подбора персонала.

Если в компании такие отчеты делаются чаще раза в год, сведите все данные в один отчет. Если руководство не требует составления отчетности (обычно такое бывает в небольших компаниях), все равно подготовьте эту информацию. Такой отчет может охарактеризовать работу отдела в лучшем свете. Отразите в нем основные показатели, такие как количество кадровых операций: число приемов, увольнений, переводов, оформленных отпусков и командировок, количество оформленных или доработанных локальных актов, количество успешно решенных трудовых конфликтов и т.д.

Составить номенклатуру отдела кадров

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 г. № 526. Для этого нужно проанализировать направления работы отдела и готовящиеся виды документов. По результатам анализа внести изменения в номенклатуру дел, добавив или удалив нужные разделы и строчки.

Если же в составе формируемых документов и дел ничего не изменилось, новую номенклатуру дел на 2018 год все же следует утвердить.

5 главных новостей 2020 года для кадровиков

2020 год несет с собой глобальные изменения в кадровом учете. Как к ним подготовиться заранее и с наименьшими затратами?

Главное изменение 2020 года — это внедрение электронных трудовых книжек. Вокруг этого сформированы другие новации, некоторые из которых сделают жизнь кадровиков проще, а некоторые, наоборот, ее усложнят.

Электронные трудовые книжки

С 1 января все российские работодатели могут вести бумажную и электронную трудовые книжки на работников. Такие изменения прописаны в Трудовом кодексе РФ. Выбирать формат свой трудовой будет каждый работник в течение 2020 года. Об этих изменениях всем работодателям придется уведомить каждого работника до 1 июля 2020 года и получить подпись работника под уведомлением. А подать заявление о переходе на электронную трудовую работники смогут до 31 декабря.

Форма уведомления работника о переходе на электронную трудовую книжку разработана Пенсионным фондом России, но можно использовать и произвольную форму. Главное — обязательно проанализировать локальные акты организации и своевременно внести изменения в действующие трудовые договоры, коллективный договор; правила внутреннего трудового распорядка и регламент работы кадровой службы. С новыми редакциями локальных нормативных документов нужно ознакомить работников.

Всем, кто в первый раз трудоустроится в 2021 году, оформлять бумажные трудовые книжки будет не нужно. Для них предусмотрены только электронные. Сведения о трудовой деятельности до 2020 года тех, кто решит перейти на электронную форму, переносить в ЭТК не будут, а бумажную книжку нужно будет вернуть под личную подпись.

Новый ежемесячный отчет в ПФР

В связи с переходом на ЭТК у работодателей появляются новые обязанности сдавать в ПФР новый ежемесячный отчет СЗВ-ТД. Форму отчета ПФР разработал в конце прошлого года. Фактически это и есть ведение трудовых книжек работников в электронном виде (Федеральный закон от 16.12.2019 №436-ФЗ). При этом включать в отчет нужно данные всех работников, а не только тех, кто отказался от бумажной трудовой.

Сведения о трудовой деятельности работников по этой форме надо будет представлять не позднее 15-го числа месяца, который следует за отчетным. В отчете должны быть указаны сведения:

  • о приеме на работу,
  • о перемещении,
  • об увольнении;
  • о заявлении о выборе бумажной либо электронной трудовой книжки.

Если в течение месяца ни одного из этих событий не произошло, за текущий месяц подавать сведения по конкретному работнику в ПФР не нужно. Про прием на работу и увольнение нужно будет сдавать сведения в ПФР в течение трех дней с даты события, но только с 2021 года. Пока только форма СЗВ-ТД.

Штрафы для кадровиков за персональные данные

Каждый работодатель, в силу требований законодательства, в любом случае обязан собирать, хранить, передавать персональные данные, то есть вести их обработку. В связи с этим на практике он признается оператором персональных данных независимо от других обстоятельств. Обычно ответственным за обращение с персональными данными должностным лицом является кадровик или лично руководитель.

В конце 2019 года в КоАП РФ внесены поправки, направленные на усиление мер административной ответственности за нарушения в сфере обработки данных и распространения информации. В отдельный состав правонарушения выделено невыполнение оператором обязанности по обеспечению записи, систематизации, накопления, хранения, уточнения (обновления, изменения), извлечения персональных данных граждан с использованием баз данных, находящихся на территории РФ. И это напрямую касается всех работодателей, которые хранят информацию о своих работниках и клиентах в электронном виде.

За нарушение устанавливается штраф в размере:

  • для граждан — от 30 000 до 50 000 рублей;
  • для должностных лиц — от 200 000 до 500 000 рублей;
  • для юридических лиц — от 2 миллионов до 6 миллионов рублей.

При повторном нарушении штрафы будут выше:

  • для граждан — от 50 000 до 100 000 рублей;
  • для должностных лиц — от 500 000 до 1 миллиона рублей;
  • для юридических лиц — от 6 миллионов до 18 миллионов рублей.

Новый производственный календарь

Правительство РФ в середине прошлого года постановлением от 10.07.2019 № 875 утвердило новый производственный календарь на 2020 год. Из 366 календарных дней (високосный год) будет 248 рабочих, 118 выходных и праздничных дня.

Установлены переносы выходных и праздничных дат, определено количество сокращенных рабочих дней, особенности труда и отдыха при стандартной пятидневной и шестидневной рабочих неделях. Работодатели обязаны руководствоваться производственным календарем для планирования и установления графика работы.

Электронные заявления и кадровые документы

В соответствии с поправками в Трудовой кодекс РФ будет разрешен обмен электронными заявлениями между работниками и работодателем. До сих пор такие электронные заявления и документы работодатели могли принимать только от дистанционных работников. На остальных документах им была необходима «живая подпись», в противном случае возникал риск признания заявления недействительным.

Вводить в организации электронный кадровый документооборот или нет, будут решать сами работодатели. В случае издания соответствующего приказа в электронную форму можно перевести заявления:

  • о приеме на работу;
  • об увольнении;
  • о предоставлении отпуска;
  • другие кадровые документы.

Работнику потребуется электронная подпись, которую можно получить бесплатно на сайте госуслуг. Обмен документами будет происходить по адресу электронной почты, указанному работником.

10 важных вещей, которые каждый должен сделать до наступления Нового года

Полезные советы

Накануне праздников многие из нас дают себе обещания, которые собираются выполнить в Новом году.

Новогодние елочки своими руками

Однако, есть вещи, которые необходимо успеть сделать в уходящем году, чтобы завершить старый цикл и вступить в новый.

Вот 10 важных вещей для души и тела, которые стоит сделать в последние дни уходящего года. Взгляните на этот список и постарайтесь выполнить хотя бы половину из них:

Список важных дел

1. Завершите все важные дела

Обязательно доведите все начатые дела до конца.

Это, пожалуй, самый важный пункт из всего списка.

Как правило, к концу года у нас накопилось много дел или просто вещей, которые мы планировали закончить раньше, однако не успели этого сделать в силу каких-то своих причин.

Не стоит входить в новый год с незавершенными делами. Во-первых, это плохая примета, ну а во-вторых, вам же самому станет легче, когда вы будете знать, что вас ничего не тянет назад.

Четко обозначьте все цели и решите для себя, что вам нужно успеть сделать до праздников. Вы можете написать список дел на бумаге и повесить его на видном месте, чтобы он чаще попадался вам на глаза.

Визуализация планов –это лучшее решение. Именно так утверждают психологи.

Помните, у вас осталось несколько дней, чтобы довести дела до конца.

2. Раздайте все долги

В Новый год также не рекомендуется входить с долгами.

Будь то банковский кредит или же деньги, которые вы одолжили у друга или коллеги, вам необходимо рассчитаться с любого рода долгами.

То же самое касается и тех, кто должен что-то вам. Будет лучше, если ваш должник полностью с вами рассчитается. Возможно, стоит намекнуть ему на то, что не мешало бы это сделать до начала нового года.

3. Устройте себе небольшой тайм-аут

Конец года –это сложное время еще и потому что большинство из нас обременено бесконечными и всевозможными дедлайнами.

Мы выходим из дома, когда еще темно, а возвращаемся, когда уже темно. Это не может не сказаться на нашем психическом и физическом здоровье.

Кроме того, мы пытаемся успеть доделать и решить все дела до наступления праздников. Дедлайны это всегда стресс для организма человека.

Поэтому в какой-то момент он даёт сбой, и мы чувствуем жуткую усталость, апатию и можем даже впасть в депрессию.

Чтобы этого не случилось, нужно думать не только о работе и учебе, но и себе самом. Ваше душевное состояние ничуть не менее важно, чем другие аспекты жизни.

10 вещей, которые я перестала делать и обрела свободу

Попробуйте сосредоточиться на своем эмоциональном и ментальном состоянии. Хотя бы пару часов в день делайте всё, что вас расслабляет.

Это может быть неспешная прогулка, чтение интересной книги, просмотр любимого сериала или медитация. А может, вам захочется просто поваляться на диване и поразмышлять о чем-то своём.

Такие передышки -необходимая часть нашей жизни. Так вы восстанавливаете душевное равновесие, а также физические силы, которые, определенно, истощились за прошедший год.

Важные дела к Новому году

4. Сходите то место, где вы еще не были

Накануне праздников многие строят планы посетить новые места в Новом году. А что если реализовать этот план еще в старом году?

Отличной идеей станет посещение места, где вы еще не были. К примеру, сходите на мастер класс по живописи или же посетите новый город.

А может, в вашем городе есть каток, который вы давно хотели посетить, но у вас никак это не получалось. Обязательно сделайте это. Задайте тон посещения интересного места еще в декабре, а в Новом году просто продолжайте эту традицию.

5. Избавьтесь от старых вещей

Войдите в Новый год не только с чистыми мыслями, но и с чистым гардеробом.

Все мы в душе немного Плюшкины и храним вещи, которые никогда не будет использовать. А что, если без сожаления от них избавиться?

Конец года — замечательный повод избавиться от всего старого, чтобы в январе можно было порадовать себя новой покупкой!

Пересмотрите свои вещи. Наверняка в вашем шкафу не один год пылятся ненужные брюки, кофточки или платья.

Отложите их, перестирайте и отдайте тем, кому они действительно, нужны. Подумайте о том, сколько людей накануне Нового года нуждаются в помощи. Нуждающимся и одиноким людям особенно необходима наша поддержка в праздничные дни.

Не забудьте и про рабочий стол. Обязательно загляните в него и наведите там порядок.

Разбор старых вещей и наведение порядка –это также отличный психологический трюк, помогающий привести в порядок не только ваше жилище, но и мысли в голове.

6. Спланируйте отпуск или путешествие

Что может быть приятнее, чем строить планы на Новый год. Особенно приятно планировать отпуск или выходные, которые вы проведете в новом месте.

Изучите маршрут, куда бы вам хотелось поехать. Ознакомьтесь с самыми интересными местами, которые можно посетить на выбранном маршруте.

На помощь придут Instagram, Google и другие поисковые системы и социальные сети, благодаря которым вы овладеете нужной информацией.

7. Спланируйте интересную фотосессию

В зависимости от того, чем вы интересуетесь, и что вам нравится, спланируйте фотосессию. Продумайте тематику, подберите наряды и декорации к фотосессии. Иногда процесс подготовки становится интереснее самого съемочного процесса.

Чтобы фотосессия вышла особенно удачной и интересной, задействуйте в ней членов семьи, а также домашних животных.

Фотосессия в декабре может стать отличным завершением года.

Что дарить ЖЕНЩИНЕ на Новый 2018 год Жёлтой Земляной Собаки

8. Похвалите себя за проделанную работу и поощрите за успехи в этом году

Уходящий год был одним из самых сложных (мы произносим эту фразу каждый раз накануне нового года).

Каждый из нас чувствует жуткую усталость и некоторую истощенность. Может, стоит похвалить себя за проделанную за год работу? Ведь вы работали весь год, не покладая рук и вполне логично, что подустали.

Проанализируй все свои достижения за год. Пусть это даже не большие глобальные успехи, а маленькие победы, но всё же, это ваши личные победы.

Возможно, вам далеко еще до Нобелевской премии, олимпийской медали или номинации на Оскар, но побаловать себя стоит.

Похвалите себя за то, что вы хорошо сдали экзамен, качественно выполнили работу или прочитали книгу. Всё что вы делаете, это хоть и не большие, но верные шаги на пути к вашему успеху.

Хвалите себя, балуйте, поощряйте! Поверьте, это очень важно для вашей самооценки и сознания.

9. Напишите письмо в будущее

Наверняка, многие из нас балуются тем, что накануне нового года пишут мечты и пожелания на будущее.

Если нет, то вот вам совет психолога: письмо в будущее –это отличный психологический трюк, который помогает определиться с тем, что для вас важно и к чему стоит стремиться.

Напишете о том, что волнует вас в конце 2017 года, чего бы вам хотелось в дальнейшем, затем запечатайте своё послание в конверт и обозначьте на нем дату, когда стоит его распечатать и прочитать содержимое.

У вас получится своеобразная капсула времени, которую вы вскроете через 2-3 года, а может, и через 10-20 лет.

Конечно же, это своего рода психологическая машина времени или портал, благодаря которому через несколько лет вы сможете оказаться в прошлом.

Представьте, как интересно будет перечитывать свои желания, мечты и цели через много лет.

10. Наслаждайтесь жизнью

И, наконец, последний совет: радуйтесь и наслаждайтесь жизнью.

Несмотря на все трудности, с которыми вам пришлось столкнуться этом году, он, безусловно, стал для вас важным и знаковым.

Постарайтесь радоваться последним дням уходящего года, не нервничать, не суетиться и не переживать по пустякам.

About the author

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *