Кадровое делопроизводство обязанности

Прием работника на основную работу: примерная пошаговая процедура

ПРИЕМ РАБОТНИКА НА ОСНОВНУЮ РАБОТУ:
ПРИМЕРНАЯ ПОШАГОВАЯ ПРОЦЕДУРА

Шаги, предшествующие оформлению приема работника на работу

Собственно, оформлению трудовых отношений в пошаговой процедуре приема на работу могут предшествовать некоторые этапы, предусмотренные законом: избрание на должность, избрание по конкурсу, медицинский осмотр или др.

Предъявление работником документов. Принятие работодателем документов от будущего работника. Рассмотрение работодателем предъявленных документов и принятие решения о приеме работника на работу.

На данном этапе необходимо выяснить, существуют или нет у кандидата ограничения на занятие определенными видами деятельности (ст. 351.1 ТК РФ). Возможно, у него есть ограничения по той работе, на которую Вы собираетесь его принять.

Документы, предъявляемые работником при заключении трудового договора (если иное не установлено ТК РФ, другими федеральными законами):

-паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

— трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности (статья 66.1 настоящего Кодекса), за исключением случаев, если трудовой договор заключается впервые ;

-документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета, в том числе в форме электронного документа;

-документы воинского учета – для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

-документ об образовании и (или) о квалификации или наличии специальных знаний – при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;

-справка о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям, выданная в порядке и по форме, которые устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере внутренних дел, – при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с ТК РФ, иным федеральным законом не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию.

В отдельных случаях в пошаговой процедуре приема на работу с учетом специфики работы Трудовым кодексом РФ, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления при заключении трудового договора дополнительных документов.

Работодатель (кадровый работник или иное уполномоченное лицо) знакомится с предъявленными документами, проверяет их подлинность.

Если сторонами будет принято решение о поступлении работника на работу к работодателю, то в дальнейшем работодатель (кадровый работник или иное уполномоченное лицо) снимает копии с документов и заверяет их (при необходимости помещения таких копий в личное дело работника в случаях, когда у работодателя ведутся личные дела работников), переносит сведения с предъявленных документов в личную карточку работника, затем подлинники документов (паспорта, документа об образовании и др.) возвращаются работнику. А трудовую книжку (при ее наличии) работник передает работодателю. Сведения о трудовой книжке вносятся в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Форма этой книги утверждена Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек».

  • Медицинский осмотр работника в предусмотренных законом случаях.
  • Согласно ст. 69 ТК РФ обязательному предварительному медицинскому осмотру при заключении трудового договора подлежат:

    1) лица, не достигшие возраста восемнадцати лет;

    2) иные лица в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом РФ;

    3) иные лица в случаях, предусмотренных федеральными законами.

  • Сообщение работодателю обязательных сведений.
  • Согласно ст. 64.1 ТК РФ граждане, замещавшие должности, перечень которых устанавливается нормативными правовыми актами Российской Федерации, после увольнения с государственной или муниципальной службы в течение двух лет обязаны при заключении трудовых договоров сообщать работодателю сведения о последнем месте службы.

    Шаги по оформлению приема работника на работу

    1. Получение от работника заявления о приеме на работу.

    Данный шаг в пошаговой процедуре приема на работу не является обязательным для большинства организаций, потому что ТК РФ не предусматривает подачи работником такого заявления. Подача заявления обязательна при поступлении на государственную и муниципальную службу (ст. 26 Федерального закона от 27.07.2004 N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации», ст. 16 Федерального закона от 02.03.2007 N 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации»).

    Если заявление о приеме на работу работником все же подано и принято работодателем, то его регистрируют в установленном у работодателя порядке, например, в журнале регистрации заявлений работников.

    2. Ознакомление работника с локальными нормативными актами работодателя и с коллективным договором (при его наличии).

    Согласно ч. 3 ст. 68 ТК РФ при приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под подпись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором. Должностная инструкция, как правило, также является локальным нормативным актом работодателя (в редких случаях она является приложением к трудовому договору).

    Правила внутреннего трудового распорядка. Образец >>

    Должностные инструкции. Образцы >>

    Другие локальные нормативные акты. Образцы >>

    Порядок ознакомления с локальными нормативными актами Трудовым кодексом РФ не определен, на практике существуют различные варианты:

    • к локальному нормативному акту прикрепляются ознакомительные листы, на которых работники ставят подписи, подтверждающие ознакомление, и даты ознакомления (такие листы прошиваются вместе с локальным нормативным актом),

    • ведение журналов ознакомления с локальными нормативными актами, в которых работники ставят подписи, подтверждающие ознакомление, и указывают даты ознакомления.

    Журнал ознакомления работников с локальными нормативными актами. Образец >>

    При приеме работника на работу в текст трудового договора может быть включена фраза о том, что работник до подписания трудового договора ознакомлен с локальными нормативными актами работодателя, и перечислены эти акты

    Определенный порядок ознакомления с локальными нормативными актами может быть закреплен в одном из локальных нормативных актов работодателя. Выясните существующий у Вашего работодателя порядок ознакомления работников с локальными нормативными актами до того, как начнете знакомить с ними работника.

    3. Заключение с работником трудового договора и при наличии оснований договора о полной материальной ответственности.

    Согласно ст. 67 ТК РФ трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. При заключении трудовых договоров с отдельными категориями работников трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, может быть предусмотрена необходимость согласования возможности заключения трудовых договоров либо их условий с соответствующими лицами или органами, не являющимися работодателями по этим договорам, или составления трудовых договоров в большем количестве экземпляров.

    В трудовой договор должны быть включены обязательные сведения и условия (ч. 1 и ч. 2 ст. 57 ТК РФ) и могут быть включены дополнительные условия (ч. 4 ст. 57 ТК РФ).

    Трудовой договор (шаблон) >>

    Обратите внимание, что заключение договора о полной материальной ответственности – это необязательный шаг. Однако он на этом этапе может оказаться весьма полезным. Предположим, с работником сразу не заключают договор о полной материальной ответственности, а после приема на работу заключить этот договор он уже отказывается. Закон же не указывает прямо, как разрешать эту ситуацию: можно ли принуждать работника к заключению договора о полной материальной ответственности, можно ли наказывать или увольнять непокорных. Среди юристов, судей, инспекторов существуют различные точки зрения по этому поводу. А чтобы не доказывать при неприятном случае кому-то свою позицию и избежать лишних проблем, лучше не попадать в такую ситуацию и заключить договор о полной материальной ответственности до начала сопротивления работника, еще при решении вопроса о приеме и оформлении его на работу. Следуя пошаговой процедуре приема на работу не забывайте, что заключение таких договоров возможно только со строго очерченным законодателем кругом работников

    Согласно ст. 244 ТК РФ письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности могут заключаться с работниками, достигшими возраста восемнадцати лет и непосредственно обслуживающими или использующими денежные, товарные ценности или иное имущество. Причем перечни работ и категорий работников, с которыми могут заключаться указанные договоры, а также типовые формы этих договоров утверждаются в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации.

    В настоящее время действуют перечни должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, утвержденные Постановлением Минтруда РФ от 31.12.2002 N 85. Данным постановлением утверждены и типовые формы договоров о полной материальной ответственности.

    Договор о полной индивидуальной материальной ответственности. Типовая форма >>

    Договор о полной коллективной материальной ответственности. Типовая форма >>

    4. Регистрация трудового договора и договора о полной материальной ответственности в установленном у работодателя порядке. Например, трудовой договор может регистрироваться в журнале регистрации трудовых договоров, а договор о полной материальной ответственности – в журнале регистрации договоров о полной материальной ответственности с работниками. 5. Вручение работнику его экземпляра трудового договора.

    Согласно ст. 67 ТК РФ один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя. Получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться подписью работника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя. Рекомендуем перед подписью ставить фразу «Экземпляр трудового договора мною получен».

    Если с работником подписан договор о полной материальной ответственности, то один его экземпляр также передается работнику.

    6. Издание приказа (распоряжения) о приеме на работу.

    Приказ о приеме работника на работу издается на основании заключенного трудового договора, и его содержание должно строго соответствовать условиям заключенного трудового договора.

    Приказы о приеме на работу. Образцы >>

    7. Регистрация приказа (распоряжения) о приеме работника на работу в установленном у работодателя порядке, например, в журнале регистрации приказов (распоряжений).

    Журнал регистрации приказов >>

    8. Ознакомление работника с приказом (распоряжением) о приеме на работу под подпись.

    Согласно ст. 68 ТК РФ приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под подпись в трехдневный срок со дня фактического начала работы.

    9. Внесение записи о приеме на работу в трудовую книжку.

    Согласно ст. 66 ТК РФ (за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной (за исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется).

    Образцы записей в трудовую книжку, правила заполнения трудовой книжки >>

    Если работник отказался от ведения бумажной трудовой книжки, то она не оформляется.

    10. Внесение сведений в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним и, при необходимости, в приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним.

    Формы этих книг утверждены Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69″Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек» — если работнику оформляется бумажная трудовая книжка в соответствии со ст. 66 ТК РФ

    Книга учета движения трудовых книжек. Форма >>

    Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек. Форма >>

    Трудовая книжка регистрируется при ее сдаче работником работодателю. Если это произошло в начале процедуры оформления, то на данном этапе в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним вносятся новые сведения (например, о дате и номере приказа о приеме на работу – в графу 9). Если же у работника трудовой книжки нет (например, в связи с утратой или при поступлении на работу впервые), и он просит ее завести, то запись в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним вносится при заведении трудовой книжки новым работодателем.

    11. Оформление личной карточки на работника, ознакомление его под роспись в личной карточке с записью, внесенной в трудовую книжку, со сведениями, внесенными в личную карточку.

    Согласно п. 12 «Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках»,с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под подпись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку. Форма личной карточки утверждается Федеральной службой государственной статистики.

    N Т-2 «Личная карточка работника». Бланк >>

    Личная карточка может быть зарегистрирована в установленном у работодателя порядке, например, в журнале учета личных карточек работников.

    12. Включение работника в табель учета рабочего времени, другие документы.

    Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма N Т-12). Бланк

    Табель учета рабочего времени (форма N Т-13). Бланк

    В пошаговой процедуре приема на работу возможны и дополнительные шаги: оформление личного дела, сообщение о приеме на работу работника его бывшему работодателю, сообщение сведений о работнике в военкомат и др.

    • Оформление личного дела работника, если в отношении его должности работодателем установлена обязательность ведения личного дела. Для большинства работодателей ведение личных дел не является обязанностью. Ведение личных дел обязательно только в тех случаях, когда это предписано законом, например, для государственных служащих, муниципальных служащих, работников таможни, прокуратуры. Обычная коммерческая компания, для которой законом не установлена обязанность ведения личных дел, вправе их не вести. Но вправе и вести, если руководство считает это нужным. В таком случае в пошаговой процедуре приема на работу порядок ведения личных дел определяется локальным нормативным актом работодателя, регулирующим отношения, связанные с персональными данными работника (например, положением о персональных данных и ведении личных дел). Личные дела могут быть зарегистрированы в установленном у работодателя порядке, например, в журнале учета личных дел работников.
    • Сообщение бывшему работодателю о заключении трудового договора с работником, если принятый работник является бывшим государственным служащим или бывшим муниципальным служащим. Согласно ст. 64.1 ТК РФ работодатель при заключении трудового договора с гражданами, замещавшими должности государственной или муниципальной службы, перечень которых устанавливается нормативными правовыми актами Российской Федерации, в течение двух лет после их увольнения с государственной или муниципальной службы обязан в десятидневный срок сообщать о заключении такого договора представителю нанимателя (работодателю) государственного или муниципального служащего по последнему месту его службы в порядке, устанавливаемом нормативными правовыми актами Российской Федерации. Данный порядок установлен в Правилах сообщения работодателем о заключении трудового или гражданско-правового договора на выполнение работ (оказание услуг) с гражданином, замещавшим должности государственной или муниципальной службы, перечень которых устанавливается нормативными правовыми актами Российской Федерации (утверждены Постановлением Правительства РФ от 21.01.2015 N 29). Документ, который направляется бывшему работодателю, регистрируется в установленном у работодателя порядке, например, в журнале регистрации исходящих документов согласно пошаговой процедуре приема на работу.
    • Направление в соответствующий военный комиссариат и (или) органы местного самоуправления сведений о гражданине, подлежащем воинскому учету, и принятии его на работу (п. 32 Постановления Правительства РФ от 27.11.2006 N 719). Документ, который направляется в военный комиссариат и/или органы местного самоуправления, регистрируется в установленном у работодателя порядке, например, в журнале регистрации исходящих документов.

    При заключении трудового договора впервые работодателем оформляется трудовая книжка (за исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не оформляется). В случае, если на лицо, поступающее на работу впервые, не был открыт индивидуальный лицевой счет, работодателем представляются в соответствующий территориальный орган Пенсионного фонда Российской Федерации сведения, необходимые для регистрации указанного лица в системе индивидуального (персонифицированного) учета.

    Согласно п. 8 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» формирование сведений о трудовой деятельности лиц, впервые поступающих на работу после 31 декабря 2020 года, осуществляется в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации, а трудовые книжки на указанных лиц не оформляются.

    Некоторые кадровые специалисты при ознакомлении работника с локальными нормативными актами просят его указывать не только дату, но и время ознакомления, таким образом подчеркивая соблюдение требования кодекса о том, что работник должен быть до подписания трудового договора ознакомлен с локальными нормативными актами работодателя, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника. Соответственно и при подписании трудового договора просят работника указывать время. Мы не возражаем против такого усердия, но полагаем, будет достаточным при ознакомлении работника с локальными нормативными актами работодателя указывать дату ознакомления, а в трудовой договор включать фразу о том, что работник до подписания трудового договора ознакомлен с локальными нормативными актами работодателя (с перечислением этих актов).

    Рекомендуем:

    • База 140 пошаговых процедур в справочной онлайн базе ИКС (база для подписчиков журнала «Кадровик-практик») >>
    • Обсуждение различных пошаговых процедур кадровых операций на форуме по кадрам >>

    Перепечатка данного материала на другие сайты и в иные СМИ без письменного разрешения нашей редакции не разрешается. Получить разрешение >>

    Как распределить функции внутри кадровой службы?

    Кадровая работа (делопроизводство и управление персоналом) стратегически важный участок в любой компании. Однако возникают вопросы. Например, такие: стоит ли создавать отдельное структурное подразделение, отвечающее за кадры? Или для этого достаточно выделить одного специалиста? Как изменить кадровую службу при слиянии компаний? И как в этом случае организовать работу ее сотрудников? Найдем ответы.

    Первые шаги

    Работа любой организации невозможна без подбора сотрудников, управления ими, ведения, учета документов. Решение этого вопроса — создание службы или отдела по управлению персоналом.

    Однако если компания небольшая или только появилась, отдельное подразделение можно не создавать, возложив обязанности на главного бухгалтера или даже на рядовых сотрудников. Необходимо включить соответствующий пункт в должностные их инструкции и закрепить такое положение в трудовом договоре.

    В каждой организации работа с персоналом строится по-разному. Поэтому процесс и система организации зависит от того, какие конкретные задачи будет необходимо решать кадровой службе.

    Цели и задачи кадровой службы

    Основанная цель — организация работы всех сотрудников, при которой данная компания будет наиболее эффективно работать. Среди основных задач можно условно выделить несколько направлений.

    1. Во-первых, это организационная деятельность. Например, разработка, оптимизация штата.
    2. Во-вторых, работа с персоналом: подбор, адаптация, мотивация работников, планирование карьеры и разработка обучающих программ.
    3. В-третьих, учет, контроль, а именно организация оборота документов, ведение кадрового делопроизводства, учет рабочего времени, контроль соблюдения трудового права.

    В зависимости от того, какие конкретно цели ставятся перед данным структурным подразделением, больше внимания будет уделяться тому или иному направлению деятельности.

    Как распределить роли?

    Способ организации работы, распределение обязанностей зависят от нескольких параметров. Во-первых, от целей и задач самой компании, во-вторых, от размеров компании. Так, например, на малом предприятии кадровая служба может быть представлена одним менеджером по персоналу, который ведет делопроизводство, осуществляет подбор и адаптацию персонала, когда это требуется.

    Численность сотрудников малых предприятий не превышает ста человек, среди малых предприятий выделяются микропредприятия — до пятнадцати человек.

    Если компания будет развиваться, и численность сотрудников будет увеличиваться, то имеет смысл создавать службу, состоящую из специалистов по кадровому делопроизводству и по управлению персоналом. При разделении обязанностей между специалистами их круг ответственности и обязанности не будут пересекаться. Но при необходимости разрешать сложные и проблемные вопросы они будут дополнять друг друга. Это будет способствовать эффективной и четкой работе.

    При желании управление персоналом и ведение соответствующего делопроизводства можно поручить разным структурным подразделениям. Но при такой организации работы следует четко закрепить в локальных актах порядок взаимодействия отделов или департаментов.

    Практический опыт показывает, что в больших компаниях удобнее разделить кадровую службу на несколько подструктур. Например, на отдел подбора персонала, отдел кадров, отдел обучения персонала и т.д. Численный состав отдела зависит от различных явлений, в том числе и от политики компании, но обычно это не менее 4-6 сотрудников.

    Как определить состав?

    Как мы уже упоминали, состав работников, структура подразделения будут зависеть от сферы деятельности компании, ее размеров. Рекомендуем включить в состав следующих специалистов:

    1. Во-первых, это руководитель, который возглавит эту структуру и обеспечит ее функционирование.
    2. Во-вторых, специалист по персоналу. Он изучает рынок труда и организует собеседования, тестирования при приеме на работу.
    3. В-третьих, инспектор по кадрам, осуществляющий ведение профильного делопроизводства.

    При необходимости в состав службы можно включить юриста (специалиста) по вопросам трудового права, архивариуса. Дополнительно привлекают ответственного за ведение системы хранения и учета документов организации, делопроизводителя, ответственного за обработку и учет корреспонденции, создание справочной базу документов организации.

    Если юрист в компании помимо курирования своей основной деятельности (в том числе и вопросов трудового права) ведет кадровое делопроизводство, то лучше оформить это как работу по совместительству. Речь про двойное подчинение: руководителю юридического отдела и руководителю службы персонала. Это, обеспечит единообразие при ведении кадрового делопроизводства, дополнительный контроль со стороны главного юриста компании.

    Следует иметь в виду, что какая бы система организации не была выбрана, сама процедура создания этой структуры не измениться.

    Упрощенный алгоритм создания кадровой службы:

    · Направление служебной записки, обосновывающей необходимость создания кадровой службы, на имя руководителя организации. В качестве приложения к такой записке прилагается расчет численности работников кадровой службы, а также организационная структура кадровой службы.

    · Отражение численного состава работников кадровой службы в штатном расписании;

    · Издание руководителем компании приказа о создании кадровой службы и приказа о назначении ее должностных лиц;

    · Утверждение руководителем организации Положения о кадровой службе.

    Как быть при слиянии компаний?

    Если в вашей компании происходит реорганизация в форме слияния или присоединения другого юридического лица (Ст. 57 ГК РФ), то кадровая служба новой компании может быть создана по схеме, о которой мы говорили выше, с учетом особенностей «старых» кадровых структур.

    Пример

    По решению собственника имущества произошло слияние ЗАО «Цветовод» и ЗАО «Цветочный базар» в одну компанию. Перед руководством новой организации встал вопрос — как выстроить единую кадровую структуру. Дело в том, что в ЗАО «Цветовод» был отдел кадров, в состав которого входил, делопроизводитель, инспектор по кадрам, специалист по охране труда и юрист по трудовым спорам, а подбор сотрудников осуществлялся с помощью кадровых агентств.

    А в ЗАО «Цветочный базар» работали специалисты по подбору персонала, менеджеры по организации профессиональной переподготовки и обучению работников, специалисты по корпоративной культуре, менеджеры по социальным вопросам, а делопроизводство вели специализированные компании по отдельным договорам.

    В итоге генеральный директор новой компании решил, что будет создана кадровая служба, состоящая из двух отделов – отдела по управлению персоналом и отдела кадров. В отдел управления персоналом будут переведены специалисты из ЗАО «Цветочный базар», а в отдел кадров — специалисты ЗАО «Цветовод». Возглавят отделы их прежние руководители (на правах заместителей), которые будут подчиняться непосредственно начальнику кадровой службы, назначенному генеральным директором.

    Обратите внимание, что в случае слияния компаний и образования нового юридического лица отношения с работниками с их согласия продолжаются (ст. 75 ТК РФ). О том, как при этом уведомить персонал о предстоящих переменах мы рассказывали в № 5, за 2009 г.

    Кадровая служба на аутсорсинге

    В последнее время многие российские и иностранные компании, имеющие собственные представительства в России, начали передавать функции кадровой службы на аутсорсинг. Как показывает практика, этот инструмент позволяет существенно сократить издержки на ведение кадрового производства, избежать рисков при проверках трудовых и налоговых органов (риски берет на себя компания-провайдер), и в целом, вести бизнес более эффективно. Сотрудники отдела персонала при этом не тратят время на рутинные процессы и имеют возможность заняться решением стратегических задач, кроме того, кадровое администрирование на аутсорсинге позволяет развивать корпоративную культуру, удерживать и мотивировать персонал, правильно выстраивать систему оплаты труда, что в результате ведет к снижению текучести кадров.

    Часто услуга комплексная – бухучет, расчет заработной платы, кадровое делопроизводство. Поскольку провайдер работает с массой клиентов, в его активе уже сформированы универсальные решения для различных типов бизнеса клиента. Это позволяет предприятиям все чаще обращаться за услугами в специализированные компании.

    А как у вас?

    Мы спросили наших читателей:

    Какова структура кадровой службы в Вашей компании? Сколько сотрудников в нее входит и как распределяются между ними обязанности?

    Наталья Васильевна, начальник отдела кадров, автотранспортное предприятие (таксомоторный парк)

    – Нас в отделе кадров шестеро – на семьсот работников. Структура следующая: в отделе два сектора: первый — подбора и обучения, второй — учетной документации. В первом секторе один специалист по кадрам, который занимается подбором, повышением квалификации и аттестацией сотрудников. Во втором – два инспектора по кадрам (один оформляет прием-перевод, направление на медосмотры, а другой – увольнение и отпуска); табельщик, который заполняет первичные табели для бухгалтерии; делопроизводитель, который оформляет дисциплинарные взыскания и документы для архива. Есть еще начальник отдела кадров (это я) для общего руководства отделом и взаимодействия с ФМС, ПФР, ФОМС, военкоматом. У нас большая текучесть кадров, поэтому пришлось разделить функции, и теперь мы справляемся с работой.

    Ирина, менеджер по персоналу, коммерческий банк

    – Наш банк небольшой, всего 250 сотрудников, и на кадровой работе я одна. Занимаюсь подбором персонала и веду весь кадровый документооборот. Два раза в месяц сдаю отчеты для бухгалтерии – формирую в программе и прилагаю к каждому отчету копии первичных документов – приказы и основания к ним. Разрабатываю или корректирую локальные нормативные акты.

    Татьяна, директор по персоналу, аптечная сеть

    – Мы полностью передали кадровый учет и расчет заработной платы, на аутсорсинг консалтинговой компании и очень довольны! Получилось дешевле, чем держать в штате кадровиков и бухгалтеров по этому направлению. В нашей службе персонала остались отдел обучения и развития, отдел по внутрикорпоративным коммуникациям, комиссия по корпоративной этике, юрист.

    Зульфия Юпашевская, директор Департамента кадровых услуг

    Аутсорсинговое подразделение BDO

    Каталог статей

    СОГЛАСОВАНО

    председателем профсоюзного комитета

    ______________________ /Л. Р. Снытко/

    от «_____» _________________20___ г.

    УТВЕРЖДАЮ:

    директор МКОУ «Большеключинская ООШ № 4»

    _____________________ /И. Г. Дресвянская/

    от «_____» _____________________20___ г.


    ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

    СПЕЦИАЛИСТА ПО КАДРАМ

    1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

    1.1. Специалист по кадрам назначается и освобождается от должности директором школы.

    1.2. Специалист по кадрам должен иметь специальную подготовку и (или) опыт соответствующей работы.

    1.3. Специалист по кадрам подчиняется непосредственно директору школы.

    1.4. В своей деятельности специалист по кадрам руководствуется Конституцией Российской Федерации, Трудовым кодексом Российской Федерации, законом Российской Федерации «Об образовании», «Типовым положением об общеобразовательном учреждении», указами Президента Российской Федерации, решениями Правительства Российской Федерации и Правительства Региона и органов управления образованием всех уровней по вопросам образования и воспитания обучающихся; трудовым законодательством; правилами и нормами охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты, положениями и инструкциями по ведению и хранению документации, связанной с кадрами и их движением, порядком формирования и ведения банка данных о персонале, порядком составления отчетности по кадрам, методическими материалами по управлению персоналом, положением о проведении аттестации, а также Уставом и локальными правовыми актами школы (в том числе Правилами внутреннего трудового распорядка, приказами и распоряжениями директора, настоящей должностной инструкцией), трудовым договором. Специалист по кадрам соблюдает Конвенцию о правах ребенка.

    2. ФУНКЦИИ

    Основными направлениями деятельности специалиста по кадрам являются:

    2.1. организация, ведение и хранение документации по кадрам;

    2.2. обеспечение ведения документации по кадрам в соответствии с действующими положениями и инструкциями с использованием современной вычислительной техники.

    3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

    Специалист по кадрам выполняет следующие должностные обязанности:

    3.1. анализирует:

    — кадровую ситуацию в школе;

    — профессионально-квалификационную структуру кадров;

    — установленную документацию по учету кадров, связанную с приемом, переводом, трудовой деятельностью и увольнением работников;

    — состояние трудовой дисциплины и выполнение сотрудниками школы Правил внутреннего трудового распорядка;

    — результаты аттестации сотрудников и их деловые качества;

    3.2. ведет:

    — книгу кадровых приказов;

    — кадровые приказы (в электронном виде);

    — личные дела и трудовые книжки сотрудников;

    — базу данных по сотрудникам;

    — установленную отчетную документацию по кадрам;

    3.3. консультирует:

    — сотрудников школы и иных лиц по вопросам имеющихся вакансий, штатной структуре школы, тарифно-квалификационных требованиях, должностных обязанностях, трудовому законодательству;

    3.4. обеспечивает:

    — выдачу справок сотрудникам об их настоящей и прошлой трудовой деятельности на основании записей в трудовой книжке;

    — своевременное оформление трудовых книжек, личных дел сотрудников и кадровых приказов;

    — подготовку материала на военнообязанных;

    — оформление и сдачу в архив документации по кадрам;

    — своевременную подготовку и сдачу установленной отчетной документации по кадрам;

    3.5. принимает участие:

    — в расстановке кадров;

    — в разработке перспективных и текущих планов по работе с кадрами;

    — в работе по адаптации вновь назначенных сотрудников;

    — в работе аттестационных и квалификационных комиссий.

    4. ПРАВА

    Специалист по кадрам имеет право:

    4.1. использовать:

    — в своей работе прогрессивные формы и технологии обработки, учета и ведения документации;

    — информационные материалы и нормативно-правовые документы, необходимые для исполнения своих должностных обязанностей;

    4.2. давать:

    — обязательные распоряжения сотрудникам школы по вопросам предоставления данных, необходимых для ведения кадровой документации;

    4.3. представлять:

    — к дисциплинарной ответственности сотрудников за несвоевременное представление информации, необходимой для ведения документации по кадрам, о прохождении периодических медицинских осмотров;

    4.4. вносить предложения:

    — по вопросам организации труда и его условий;

    — по совершенствованию форм и методов ведения документации по кадрам;

    4.5. запрашивать:

    — у руководства, получать и использовать информационные материалы и нормативно-правовые документы, необходимые для исполнения своих должностных обязанностей;

    4.6. требовать:

    — от сотрудников школы своевременного предоставления документов, необходимых для ведения кадрового делопроизводства;

    4.7. повышать свою квалификацию.

    5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

    5.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение без уважительных причин Устава и Правил внутреннего трудового распорядка школы, законных распоряжений директора школы и иных локальных нормативных актов, должностных обязанностей, установленных настоящей Инструкцией, в том числе за не использование прав, предоставленных настоящей Инструкцией, приведшее к дезорганизации образовательного процесса, специалист по кадрам несет дисциплинарную ответственность в порядке, определенном трудовым законодательством. За грубое нарушение трудовых обязанностей в качестве дисциплинарного наказания может быть применено увольнение.

    5.2. За нарушение правил пожарной безопасности, охраны труда, санитарно-гигиенических правил организации ведения документации по кадрам специалист по кадрам привлекается к административной ответственности в порядке и в случаях, предусмотренных административным законодательством.

    5.3. За виновное причинение школе или ее сотрудникам ущерба (в том числе морального) в связи с исполнением (неисполнением) своих должностных обязанностей, а также не использование прав, предоставленных настоящей Инструкцией, специалист по кадрам несет материальную ответственность в порядке и в пределах, установленных трудовым и (или) гражданским законодательством.

    6. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ. СВЯЗИ ПО ДОЛЖНОСТИ

    Специалист по кадрам:

    6.1. работает в режиме ненормированного рабочего дня исходя из 40-часовой рабочей недели по графику, утвержденному директором школы;

    6.2. получает от директора школы информацию нормативно-правового и организационно-методического характера, знакомится под расписку с соответствующими документами;

    6.3. исполняет обязанности документоведа, секретаря в период их временного отсутствия (отпуск, болезнь и т.п.). Исполнение обязанностей осуществляется в соответствии с законодательством о труде и Уставом школы на основании приказа директора;

    6.4. систематически обменивается информацией по вопросам, входящим в свою компетенцию, с сотрудниками школы;

    Должностная инструкция

    1.1. На должность специалиста по кадровому делопроизводству принимается лицо:

    1) имеющее среднее профессиональное образование по программам подготовки специалистов среднего звена;

    2) имеющее дополнительное профессиональное образование по программам профессиональной переподготовки, программам повышения квалификации.

    1.2. Специалист по кадровому делопроизводству должен знать:

    1) нормативные правовые акты Российской Федерации, регулирующие права и обязанности государственных органов, профессиональных союзов и других представительных органов работников по предоставлению учетной документации;

    2) законодательство Российской Федерации о персональных данных;

    3) порядок оформления, ведения и хранения документов по персоналу;

    4) порядок учета движения кадров и составления установленной отчетности;

    5) основы документооборота и документационного обеспечения;

    6) технологии, методы и методики проведения анализа и систематизации документов и информации;

    7) порядок расчета стажа, льгот, компенсаций, оформления пенсий работникам;

    8) структуру организации;

    9) основы архивного законодательства и нормативные правовые акты Российской Федерации в части ведения документации по персоналу;

    10) локальные нормативные акты организации, регулирующие порядок оформления распорядительных и организационных документов по персоналу;

    11) нормы этики и делового общения;

    12) базовые основы информатики, структурное построение информационных систем и особенности работы с ними;

    13) трудовое законодательство и иные акты, содержащие нормы трудового права;

    14) Правила внутреннего трудового распорядка;

    15) требования охраны труда и правила пожарной безопасности;

    16) ……… (другие требования к необходимым знаниям)

    1.3. Специалист по кадровому делопроизводству должен уметь:

    1) разрабатывать проекты организационных и распорядительных документов по персоналу;

    2) оформлять кадровые документы в соответствии с требованиями трудового законодательства Российской Федерации и локальными нормативными актами организации;

    3) вести учет и регистрацию документов в информационных системах и на материальных носителях;

    4) организовывать хранение документов в соответствии с требованиями трудового, архивного законодательства Российской Федерации и локальными нормативными актами организации;

    5) анализировать кадровые документы и переносить информацию в базы данных и отчеты;

    6) выявлять ошибки, неточности, исправления и недостоверную информацию в документах, определять легитимность документов;

    7) работать с информационными системами и базами данных по ведению статистической и отчетной информации по персоналу;

    8) разрабатывать проекты кадровых документов;

    9) разрабатывать план корректировок установленного порядка оформления документов по персоналу и реализовывать принятые изменения;

    10) контролировать присутствие работников на рабочем месте;

    11) оформлять учетные документы, представляемые в государственные органы, профессиональные союзы и другие представительные органы работников;

    12) анализировать правила, процедуры и порядок, регулирующие права и обязанности государственных органов и организации по вопросам обмена документацией по персоналу;

    13) вести деловую переписку;

    14) соблюдать нормы этики делового общения;

    15) ……… (другие навыки и умения)

    1.4. Специалист по кадровому делопроизводству в своей деятельности руководствуется:

    1) ……… (наименование учредительного документа)

    2) Положением о ……… (наименование структурного подразделения)

    3) настоящей должностной инструкцией;

    4) ……… (наименования локальных нормативных актов, регламентирующих трудовые функции по должности)

    1.5. Специалист по кадровому делопроизводству подчиняется непосредственно ……… (наименование должности руководителя)

    1.6. ……… (другие общие положения)

    2. Трудовые функции

    2.1. Документационное обеспечение работы с персоналом:

    1) ведение организационной и распорядительной документации по персоналу;

    2) ведение документации по учету и движению кадров;

    3) администрирование процессов и документооборота по учету и движению кадров, представлению документов по персоналу в государственные органы.

    2.2. ……… (другие функции)

    3. Должностные обязанности

    3.1. Специалист по кадровому делопроизводству исполняет следующие обязанности:

    3.1.1. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 1 п. 2.1 настоящей должностной инструкции:

    1) осуществляет обработку и анализ поступающей документации по персоналу;

    2) разрабатывает и оформляет документацию по персоналу (первичную, учетную, плановую, по социальному обеспечению, организационную, распорядительную);

    3) осуществляет регистрацию, учет и текущее хранение организационной и распорядительной документации по персоналу.

    3.1.2. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 2 п. 2.1 настоящей должностной инструкции:

    1) осуществляет подготовку проектов документов по процедурам управления персоналом, учету и движению персонала;

    2) осуществляет организацию системы движения документов по персоналу;

    3) проводит сбор и проверку личных документов работников;

    4) осуществляет подготовку и оформление по запросу работников и должностных лиц копий, выписок из кадровых документов, справок, информации о стаже, льготах, гарантиях, компенсациях и иных сведений о работниках;

    5) выдает работнику кадровые документы о его трудовой деятельности;

    6) доводит до сведения персонала организационные, распорядительные и кадровые документы организации;

    7) ведет учет рабочего времени работников;

    8) осуществляет регистрацию, учет, оперативное хранение документов по персоналу, подготовку к сдаче их в архив.

    3.1.3. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 3 п. 2.1 настоящей должностной инструкции:

    1) осуществляет организацию документооборота по учету и движению кадров;

    2) осуществляет организацию документооборота по представлению документов по персоналу в государственные органы;

    3) выполняет постановку на учет организации в государственных органах;

    4) осуществляет подготовку:

    — по запросу государственных органов, профессиональных союзов и других представительных органов работников оригиналов, выписок, копий документов;

    — уведомлений, отчетной и статистической информации по персоналу;

    — информации о заключении трудового или гражданско-правового договора на выполнение работ (оказание услуг) с гражданином, замещавшим должности государственной или муниципальной службы, перечень которых устанавливается нормативными правовыми актами Российской Федерации.

    3.1.4. В рамках выполнения своих трудовых функций исполняет поручения своего непосредственного руководителя.

    3.1.5. ……… (другие обязанности)

    3.2. ……… (другие положения о должностных обязанностях)

    4. Права

    Специалист по кадровому делопроизводству имеет право:

    4.1. Участвовать в обсуждении проектов решений, в совещаниях по их подготовке и выполнению.

    4.2. Запрашивать у непосредственного руководителя разъяснения и уточнения по данным поручениям, выданным заданиям.

    4.3. Запрашивать по поручению непосредственного руководителя и получать от других работников организации необходимую информацию, документы, необходимые для исполнения поручения.

    4.4. Знакомиться с проектами решений руководства, касающихся выполняемой им функции, с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценка качества исполнения своих трудовых функций.

    4.5. Вносить на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по организации труда в рамках своих трудовых функций.

    4.6. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.

    4.7. ……… (другие права)

    5. Ответственность

    5.1. Специалист по кадровому делопроизводству привлекается к ответственности:

    — за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации, законодательством о бухгалтерском учете;

    — за правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей деятельности, — в порядке, установленном действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;

    — за причинение ущерба организации — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

    5.2. ……… (другие положения об ответственности)

    6. Заключительные положения

    6.1. Настоящая должностная инструкция разработана на основе Профессионального стандарта «Специалист по управлению персоналом», утвержденного Приказом Минтруда России от 06.10.2015 N 691н, с учетом ……… (реквизиты локальных нормативных актов организации)

    6.2. Ознакомление работника с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора). Факт ознакомления работника с настоящей должностной инструкцией подтверждается ……… (подписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью настоящей инструкции (в журнале ознакомления с должностными инструкциями); в экземпляре должностной инструкции, хранящемся у работодателя; иным способом)

    6.3. ……… (другие заключительные положения)

    About the author

    Добавить комментарий

    Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *