Кадровые проверки

Алгоритм проверки кадровой работы в организации

Кадровая работа является одной из составляющих финансово-хозяйственной деятельности любой организации, поэтому оказывает непосредственное влияние на ее результаты. Правильно организованная работа по подбору кадров, сбору и хранению информации о кадровом составе организации позволяет использовать ресурсы организации в полном объеме с привлечением к труду высококвалифицированных специалистов. Это, в свою очередь, повышает эффективность использования финансов.

Однако, как и в любом ином направлении деятельности организации, при ведении кадрового учета могут быть допущены ошибки и нарушения.

Рассмотрим алгоритм проведения проверки кадровой работы, осуществляемой в организации.

1. Законодательные и нормативные акты:

— Бюджетный кодекс;

— Кодекс об административных правонарушениях;

— Трудовой кодекс;

— Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (далее — Постановление N 225);

— Приказ Минфина РФ от 22.12.2003 N 117н «О трудовых книжках»;

— Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее — Постановление Госкомстата N 1);

2. Задачи проверки кадровой работы:

— соблюдение требований законодательных и нормативных актов о труде при осуществлении кадровой работы;

— наличие системных документов, связанных с оплатой труда (положение по оплате труда, положение по премированию, трудовые договоры, штатное расписание, приказы, личные карточки, табели учета рабочего времени и т.д.), и их соответствие установленным требованиям;

— соответствие штатного расписания утвержденной вышестоящим органом предельной численности работников и соответствие фактической численности работников штатному расписанию;

— своевременность и полнота внесения изменений и дополнений в штатное расписание;

— правильность определения разрядов, коэффициентов, ставок, установления окладов;

— правильность установления различных доплат и выплат (за работу в ночное время, праздничные дни, сверхурочно, за простой и т.д.) и соответствие их законодательным и нормативным актам, а также системным документам;

— ведение учета по каждому работнику;

— оформление и хранение трудовых книжек в соответствии с требованиями законодательства РФ;

— ведение кадровой работы с работниками (формирование кадрового резерва, повышение квалификации работников и т.д.).

3. Источники информации при проверке кадровой работы:

— штатные расписания;

— учредительные документы;

— коллективный договор, положения о премировании, об установлении надбавок и доплаты, о материальном стимулировании и т.д.;

— табели учета использования рабочего времени и расчета заработной платы;

— трудовые договоры, трудовые контракты;

— трудовые книжки;

— приказы о приеме на работу, переводе, предоставлении отпуска, присвоении разрядов, увольнении и т.д.;

— личные карточки;

— личные дела;

— иные системные документы.

4. Процедуры, которые могут быть использованы при проверке кадровой работы: анализ, просмотр документов, сравнение документов, опрос.

5. Основные моменты проведения проверки кадровой работы.

Прежде всего, кадровую работу в организации осуществляет кадровая служба. Вследствие этого в начале проверки следует ознакомиться с положением о подразделении по вопросам кадров (отделе кадров, кадровой службе и др.), которое утверждается руководителем бюджетного учреждения, и определиться с теми функциями, которые возложены на данный отдел.

Для определения состояния кадрового учета в организации рекомендуется составлять подробный план проверки, в котором отражать ее основные вопросы, период их рассмотрения и основные документы, подлежащие проверке. Примерный план приведен в приложении 3.

В случае если кадровый учет в организации ведется с помощью программных комплексов, необходимо рассмотреть следующие вопросы:

— концентрация функций и знаний: имеет ли персонал, занятый обработкой данных, детальные знания о взаимосвязи источников данных, процесса их получения, распределения и использования;

— концентрация программ и данных: существует ли возможность доступа посторонних лиц к компьютерным программам и угроза изменения самих программ или данных;

— отсутствие ввода документов: выдается ли письменное подтверждение на ввод данных.

Проверка кадровой работы предполагает просмотр документов на предмет правильности их оформления. Формы первичных учетных документов по учету кадров утверждены Постановлением Госкомстата № 1, которым определен и порядок их заполнения. В случае автоматизированного учета кадров выходные формы также должны соответствовать стандартам, однако можно добавлять необходимые реквизиты, не ухудшающие положения работников, при условии утверждения таких форм в учетной политике учреждения.

Первичными документами по учету численности рабочих и служащих и их движения являются приказы о приеме, увольнении или переводе на другую работу, о предоставлении отпусков.

Первичные документы о приеме на работу, увольнении, перемещениях внутри организации, переводе с одной должности на другую, предоставлении отпуска, использовании рабочего времени приведены в приложении 4.

В ходе проверки ревизор должен ознакомиться с личными делами работников учреждения. Личные дела рассматриваются не только с точки зрения их оформления и своевременности внесения и подшивки документов в личные дела, а также правильности их хранения, но и с учетом содержащейся в них информации, которая позволяет оценить уровень работников и соответствие их занимаемой должности. Конечно, сведения о работниках учреждения ревизор не вправе раскрывать и использовать в своих личных целях, данная проверка направлена на определение правильности установления должностей работникам и соблюдение законодательства РФ о труде.

При проверке личных дел следует руководствоваться документами, регламентирующими порядок их ведения и оформления. Так, в отношении государственных служащих Указом Президента РФ N 609 утверждено Положение о персональных данных государственного гражданского служащего РФ и ведении его личного дела.

Таким образом, при проведении проверки кадровой работы организации ревизору следует ознакомиться с документами, регламентирующими трудовой распорядок в организации, прежде всего на предмет соответствия их требованиям законодательства РФ: положение работников не должно быть хуже, чем это предусмотрено нормативными актами о труде.

В ходе проверки ревизор сопоставляет оправдательные документы, являющиеся основанием для начисления заработной платы, и анализирует их содержание. Кроме того, проверяются документы, оформляемые при отклонении фактически отработанного времени от нормативного, работе в ночное время, увеличении объема работ и др. Для этого используются табели учета рабочего времени, графики сменности, листки временной нетрудоспособности, приказы по организации. Как правило, такие документы составляются кадровой службой организации и хранятся в ней.

Так, при оплате работы в праздничные или выходные дни, сверхурочной работы необходимо проверить наличие приказов руководителя учреждения о привлечении к таким работам с указанием причин, сроков начала и окончания работы, сопоставить данные приказа с табелем и графиком сменности, проверить правильность расчета с учетом общего количества часов, отработанных конкретным работником. Одновременно проверяется правильность определения продолжительности оплачиваемых отпусков персонала. При этом используются личные карточки работников (форма N Т-2), документы, подтверждающие право на дополнительные и удлиненные отпуска, приказы по организации. Сухотина К.А. Секреты эффективной кадровой политики // Кадровая служба и управление персоналом предприятия. 2011. № 4. С. 13.

В обязательном порядке в период проверки кадровой работы ревизор должен просмотреть трудовые книжки работников, чтобы выявить так называемых «подставных» лиц. Используя штатные расстановки, платежные ведомости, личные дела и другие документы, в которых определено фактическое количество и поименный состав работников организации, ревизор проводит их сверку с трудовыми книжками. В случае выявления лиц, не работающих в организации, но получающих при этом заработную плату, ревизор документально фиксирует все факты, делает копии всех документов, подтверждающих данный факт, и передает полученную информацию в правоохранительные органы.

Кроме того, при просмотре трудовых книжек проверяется правильность их заполнения, оформления и внесения изменений в них. Правила ведения и хранения трудовых книжек и вкладышей в них, а также их форма определены Правительством РФ. В данный момент порядок оформления, ведения, хранения и форма трудовых книжек установлены Постановлением N 225.

При проверке кадровой работы необходимо проверить, все ли трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь, регистрируются в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. При этом получение трудовой книжки в связи с увольнением должно быть заверено подписью работника не только в данной книге учета, но и в личной карточке.

Основные допускаемые нарушения при осуществлении кадровой работы

Среди основных допускаемых нарушений можно назвать следующие:

— отсутствие системных документов, связанных с оплатой труда (положения по оплате труда и премированию, трудовые договоры, штатное расписание, приказы, личные карточки, табели учета рабочего времени и т.д.), и их несоответствие требованиям, установленным законодательством РФ;

— отклонение фактической численности работников от численности, утвержденной штатным расписанием;

— отсутствие учета по каждому работнику, отсутствие личных дел и личных карточек или ведение их с нарушениями требований законодательства РФ;

— оформление и хранение трудовых книжек с нарушениями требований законодательства РФ;

— некорректное оформление первичных документов по учету кадров (отсутствие реквизитов, неполное заполнение форм и др.);

— отсутствие работы с персоналом учреждения по повышению квалификации, профессионального и образовательного уровня и т.д.

В заключение отметим, что объем проверки (сплошной или выборочный) определяется, как правило, ревизором самостоятельно, в зависимости от масштаба выполняемых операций и периода проверки.

Кроме того, следует помнить, что проверка проводится с обязательным использованием нормативных документов, регламентирующих порядок ведения кадровой работы, при этом необходимо учитывать ведомственные документы, уточняющие порядок применения тех или иных нормативных актов с учетом специфики деятельности бюджетного учреждения. На основании проведенной проверки кадровой работы ревизор делает выводы, которые обязательно должны содержать ссылки на нормативные документы с указанием названия документа, его номера и даты его утверждения, а также статьи, пункта, подпункта, которые были нарушены. При этом субъективная оценка ревизора по каким-либо вопросам в акте или справке проверки не должна быть освещена.

Список кадровой документации: что необходимо подготовить для проверки

Чтобы проверка не застигла вас врасплох, необходимо четко знать, какие документы может проверить государственная инспекция труда и Пенсионный фонд РФ, а также иметь их в наличии. Поскольку основания для назначения проверок налоговыми органами различны (плановая проверка соблюдения положений трудового законодательства, проверка фактов несчастных случаев на производстве, обращения профсоюзных органов, работников о нарушениях законодательства, информация, поступившая от правоохранительных органов), то и перечень проверяемых документов может существенно различаться. Во избежание проблем предприятиям следует также проводить собственный кадровый аудит.

Трудовая инспекция является основным органом, осуществляющим задачи по соблюдению защиты трудовых прав и свобод, включая право на безопасные условия труда и обеспечение соблюдения работодателями законодательства и иных нормативных правовых актов.

Трудовая инспекция является основным органом, осуществляющим задачи по соблюдению защиты трудовых прав и свобод, включая право на безопасные условия труда и обеспечение соблюдения работодателями законодательства и иных нормативных правовых актов.

В связи с возложенными задачами определены основные полномочия. Федеральная инспекция труда проводит проверки, обследования, выдачу обязательных для исполнения предписаний об устранении нарушений, составляет протоколы об административных правонарушениях в пределах полномочий, готовит другие материалы (документы) о привлечении виновных к ответственности в соответствии с федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ и др.

Если инспекторами будут выявлены нарушения в организации, то штрафным санкциям могут быть подвергнуты руководитель, главный бухгалтер и начальник отдела кадров. Если должностное лицо уже подвергалось наказанию за аналогичное административное правонарушение, оно может быть дисквалифицировано на срок от одного года до трех лет согласно ст. 5.27 КоАП РФ. Кроме того, санкции могут налагаться и на юридическое лицо. Отказ и противодействие проведению проверки карается согласно санкциям, предусмотренным ст. 19.4 КоАП РФ. Нарушение трудового законодательства может повлечь и приостановление деятельности организации на срок до 90 суток.

Штрафные санкции: административная ответственность работодателя

Работодатель может понести административную ответственность в следующих случаях:

  • воспрепятствование деятельности государственных инспекторов труда, в частности неисполнение предъявляемых ими предписаний, применение угрозы насилия или насильственные действия по отношению к самим инспекторам (ст. 363 ТК РФ). На основании ст. 19.4 КоАП РФ неповиновение законному распоряжению или требованию должностного лица органа, осуществляющего госконтроль, а равно воспрепятствование осуществлению этим должностным лицом служебных обязанностей влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц;
  • нарушение установленного законом порядка сбора, хранения, использования или распространения информации о гражданах (персональных данных). Применительно к этим нарушениям предусмотрена санкция в виде предупреждения или наложения административного штрафа на должностных лиц;
  • непринятие по постановлению органа, рассмотревшего дело об административном правонарушении, мер по устранению причин и условий, способствовавших совершению административного правонарушения. Здесь в отношении должностных лиц действует такая мера, как административный штраф;
  • непредставление или несвоевременное представление в государственный орган сведений, которые предусмотрены законом и необходимы для осуществления этим органом его законной деятельности, а равно передача чиновникам и инспекторам сведений в неполном объеме или в искаженном виде. В этом случае административный штраф распространяется не только на должностных, но и на юридических лиц.

Проверка в компании: необходимые основания

Основаниями для назначения инспекцией проверок могут быть:

  • планы работы по контролю соблюдения положений трудового законодательства;
  • факты несчастных случаев на производстве;
  • обращения профсоюзных органов, работников или иных лиц о фактах нарушения положений трудового законодательства, иных вопросах, находящихся в компетенции федеральной инспекции труда;
  • информация, поступившая от правоохранительных органов.

Плановая ревизия проводится не чаще одного раза в два года. Если компания является малым предприятием, ревизоры не имеют права подвергнуть ее деятельность ревизии в течение 3 лет с момента государственной регистрации1. Обычно о проверке сообщается за один или два дня до ее начала, за исключением случаев, когда эта информация, по мнению инспекции, может повредить итогам ревизии и позволит фирме быстро скрыть следы нарушений2. Также плановая проверка может быть комплексной, когда углубленному изучению подвергнется определенная область деятельности организации, связанная с соблюдением ТК РФ.

Следует обратить внимание на вопросы проверки. Инспекторы не могут выходить за их рамки. Например, если тема проверки – начисление и выдача заработной платы, то проверять документы, связанные с вопросами увольнения работников, контролеры не вправе3.

В этой связи прежде всего необходимо определить весь перечень документов, которые могут быть проверены. Единого общего перечня документов, которые должны быть в каждой организации, законодательством не установлено. Различные правовые акты содержат упоминания о необходимости ведения тех или иных журналов, приказов и других документов. В связи с этим и в зависимости от отрасли, к которой принадлежит предприятие, необходимо составить перечень документов, которые в соответствии с правовыми актами должны быть в организации.

Ревизия организации: какие документы могут быть проверены

Документы можно разделить по следующим видам:

  • Индивидуальные локальные нормативные акты (см. Таблицу 1);
  • Обязательные локальные акты организации (см. Таблицу 2);
  • Локальные нормативные акты, утверждаемые с учетом мнения профсоюзного комитета (см. Таблицу 3).

Таблица 1

Индивидуальные локальные нормативные акты

Свернуть ПоказатьТаблица 2

Обязательные локальные акты организации

Свернуть ПоказатьТаблица 3

Локальные нормативные акты, утверждаемые с учетом мнения профсоюзного комитета

Свернуть Показать

Систематизация информации: как организовать документооборот

По заявлениям работников о нарушении их прав (наложение дисциплинарного взыскания, незаконное увольнение) также могут быть затребованы следующие документы:

  • договор о коллективной материальной ответственности (ст. 245 ТК РФ);
  • договоры о полной индивидуальной материальной ответственности (ст. 244 ТК РФ);
  • положение об охране коммерческой тайны;
  • положение об адаптации работников;
  • положение о порядке прохождения испытательного срока;
  • положение о проведении аттестации работников.

Особое внимание следует уделить систематизации информации по кадровому учету. Для этого в учреждениях и организациях рекомендуется вести следующие журналы:

в нашем случае:

  • журнал учета выдачи трудовых книжек. Необходимость его ведения продиктована правом работника затребовать документы, связанные с работой, а также с обязанностью выдачи трудовой книжки в день увольнения работника. В случае возникновения спорной ситуации работодатель сможет подтвердить выдачу трудовой книжки работнику;
  • журнал учета трудовых договоров. Особенно полезен в случае большого количества принимаемых на работу сотрудников, а также при заключении срочных трудовых договоров, чтобы можно было отследить даты их окончания. Это необходимо в связи с требованием, установленным ст. 79 ТК РФ, согласно которой о прекращении срочного трудового договора в связи с истечением срока его действия работник должен быть предупрежден не менее чем за три календарных дня до увольнения. В противном случае условие о срочном характере трудового договора утрачивает силу и трудовой договор считается заключенным на неопределенный срок (ст. 58 ТК РФ);
  • журнал учета приказов по личному составу. Требуется для точного учета порядковых номеров кадровых приказов. В зависимости от количества сотрудников фирмы можно вести один журнал на все приказы (прием, перевод, увольнение и т.д.) либо каждый вид приказов регистрировать в отдельном журнале;
  • журнал ознакомления с локальными нормативными актами. Необходимость его ведения следует из ст. 68 ТК РФ, согласно которой с локальными нормативными актами работодатель должен знакомить работника под роспись при его приеме на работу еще до подписания трудового договора;
  • журнал инструктажа по технике безопасности согласно разделу 10 ТК РФ;
  • журнал прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования в соответствии со ст. 69 ТК РФ.

После того как была проведена сверка документов, проверяется качество составления имеющихся с точки зрения требований законодательства.

Так, ревизоры проверят ведение в организации первичной документации по учету кадров, учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда. При этом необходимые бумаги должны соответствовать унифицированным формам, утвержденным постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 г. № 26 (личные карточки работников, кадровые приказы (о приеме на работу, о переводе, об отпусках, об увольнении, о командировке, о поощрении и пр.), штатное расписание, табель учета использованного времени, платежные и расчетные ведомости и др.).

Следует отметить, что в компаниие могут отсутствовать некоторые вышеперечисленные документы, например, должностные инструкции, а должностные обязанности могут быть включены в положения трудового договора.

Можно также выделить некоторую специфику ведения отдельных документов. Так, если в организации есть работники с ненормированным рабочим днем, то должен быть составлен перечень должностей таких работников. Если в трудовом договоре есть положение о соблюдении работниками коммерческой тайны, то должно существовать положение об охране такой тайны. При этом четко должен быть определен перечень сведений, составляющий коммерческую тайну, и с данными сведениями работники должны быть ознакомлены под роспись. Правила внутреннего трудового распорядка являются обязательным документом, но они могут являться приложением к коллективному договору

График отпусков составляется за две недели до нового календарного года. С ним должны быть ознакомлены все работники организации. Часто бывает, что сотрудники фактически отдыхают не по графику в связи с различными обстоятельствами, однако график на бумаге остается неизменным, а работникам в табеле проставляются рабочие дни. Данные нарушения также могут быть выявлены инспекторами. В этой связи в случае несовпадения графика с фактическим отдыхом сотрудников целесообразно брать заявления от сотрудников о внесении изменений в график и обстоятельствах переноса отпуска и вносить изменения в график. О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись также не позднее, чем за две недели до его начала. Отпуск должен предоставляться в соответствии с приказом. У совместителя не лишним будет взять подтверждение, что он пошел в отпуск на основной работе.

Довольно распространено требование инспекторов о том, чтобы на каждом листе трудового договора были подписи работника и работодателя. На практике это выполняется не часто. Работодателю удобно, чтобы трудовой договор был просто скреплен скрепкой. Листы такого договора можно легко подменить. Договор, не подписанный на каждом листе, конечно же, будет признан надлежащим образом заключенным, ведь требования о подписании каждого листа договора обеими сторонами законодательство не содержит. В то же время сложившаяся практика подписания гражданских договоров свидетельствует о целесообразности такого оформления документа. Указанную практику часто переносят и на трудовые отношения.

Следует отметить, что нарушения законодательства связаны именно с выплатами (непредоставление дополнительных выплат в связи с работой в выходные и праздничные дни, невыплата премий, выплат компенсационного характера).

На некоторых фирмах за переработки сотрудникам предоставляют отгулы, а не денежное вознаграждение, что является нарушением требований ст. 54, 55, 88, 89 и 90 ТК РФ и может быть также проверено инспекторами.

В случае заявлений в трудовую инспекцию о задержках заработной платы, неправильном расчете выплат проверяющие обязательно попросят вас представить приказы, выписки из лицевого счета, платежные документы, которые позволят им определить сроки расчетов при увольнении или отпуске. Помните, что организация обязана рассчитать работника в день увольнения, а при отпуске – за три дня до его начала4. Если по каким-либо причинам предписанные законом сроки нарушены, зарплату сотрудникам придется выплачивать с процентами в размере не ниже 1/300 ставки рефинансирования ЦБ РФ за каждый день задержки согласно ст. 236 ТК РФ. За нарушение сроков выплаты – в качестве профилактики рецидива – ревизоры могут оштрафовать руководителя фирмы или главного бухгалтера на сумму от 1 000 до 5 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).

Вопрос аттестации рабочих мест может привлечь внимание инспекторов в случае выявления несчастного случая на предприятии. Аттестации рабочих мест по условиям труда подлежат все имеющиеся в организации рабочие мест. Она предполагает оценку рабочих мест по гигиеническим показателям, по травмобезопасности и обеспеченности работников средствами индивидуальной защиты. Указанную аттестацию необходимо проводить не реже одного раза в пять лет. Документы по аттестации рабочих мест хранятся в организации 45 лет. На каждое рабочее место должна быть составлена карта аттестации рабочего места по условиям труда5.

Содержание локальных нормативных актов, посвященных трудовым правам и обязанностям, должно быть известно каждому работнику. Рассматривая документальное оформление локальных нормативных актов, следует в первую очередь обратить внимание на то, что, будучи письменным документом, исследуемый акт имеет определенные требования к форме, языку, стилю изложения, структуре и содержанию, наличию соответствующих реквизитов (дата принятия, номер, наименование, регистрация и др.), регулируется требованиями делопроизводства и к локальным нормативным актам, принятым в централизованном порядке приказом по предприятию (организации). Документы должны быть согласованы между собой.

Сложные вопросы проверок: судебная практика

Важным является соблюдение конфиденциальности персональных данных. Положение о конфиденциальности персональных данных в организации – это документ, устанавливающий основные правила защиты сведений, составляющих персональные данные работников. В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения. Необходимость во введении в действие указанного документа вытекает из содержания гл. 14 ТК РФ. Данный документ должен обеспечивать прежде всего защиту персональных данных сотрудников организации на всех стадиях в процессе уставной деятельности конкретной организации, в том числе и неавтоматизированных. В постановлении Девятого арбитражного апелляционного суда от 07.06.2006 г., 14.06.2006 г. № 09АП-4259/2006-АК по делу № А40-8448/06-119-84 судьи отметили, то работодатель должен создать технические условия охраны персональных данных работников от их неправомерного использования, в частности, обеспечить особый режим доступа в помещение, где хранится соответствующая информация, оборудовать места ее хранения, исключающие несанкционированный доступ к информации и т.п.

Внимание также следует уделить регулированию вопроса различных выплат, в том числе стимулирующего и компенсационного характера, установленных в локальных нормативных актах. В качестве примера можно привести Решение Высшего Арбитражного Суда РФ от 26.01.2005 г. № 16141/04. По мнению ВАС РФ, законодательством о налогах и сборах ни нормы суточных, ни порядок их установления применительно к налогу на доходы физических лиц не определены: общий порядок установления таких норм и ограничение их размера предусмотрены только трудовым законодательством. Согласно ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные). В настоящее время в связи с масштабным переходом работодателей на систему выплаты заработной платы через банковские счета (карточки) в трудовом договоре необходимо предусмотреть условие о такой выплате. В противном случае придется у всех вновь принятых работников брать письменное согласие о перечислении заработной платы на их карточный счет. В Трудовом кодексе установлено, что заработная плата выплачивается работнику не реже чем каждые полмесяца в день, установленный правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором, трудовым договором6.

Статистические данные наглядно демонстрируют, что ошибки работодателей в вопросах охраны труда весьма распространены и доминируют среди других правонарушений. Следует особо отметить, что все вышеперечисленные документы должны быть в порядке независимо от того, как фактически сложились отношения работодателя и работника.

Сноски

Свернуть Показать

  1. Пункт 4 ст. 7 Федерального закона от 08.08.2001 г. № 134-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)». Вернуться назад

  2. Статья 360 ТК РФ. Вернуться назад

  3. Статья 8 Федерального закона от 08.08.2001 г. № 134-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)». Вернуться назад

  4. Статьи 136 и 140 ТК РФ. Вернуться назад

  5. Приказ Минздравсоцразвития России от 31.08.2007 г. «Об утверждении Порядка проведения аттестации рабочих мест по условиям труда»//Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. 10.03.2008 г. № 10. Вернуться назад

  6. Статья 136 ТК РФ. Вернуться назад

Аида Ибрагимова — руководитель кадрового отдела КСК групп

Ведение кадрового учета является обязательным для любой компании и подразумевает разработку множества документов. Все кадровые документы должны быть в идеальном порядке, в этом случае компании не страшны риски, связанные с нарушением трудового законодательства, такие как государственные проверки, штрафы, приостановление деятельности, дисквалификация, трудовые споры с сотрудниками. Но не все работодатели уделяют должное внимание правильности ведения кадрового делопроизводства и качеству кадровых документов, вследствие чего в документах возникает беспорядок. Выявить ошибки в ведении кадрового учета и привести документы в порядок поможет проведение кадрового аудита.

Кадровый аудит – это процедура по оценке системы кадрового документооборота, сложившегося при ведении кадрового учета, включающая в себя проверку наличия всех обязательных кадровых документов и экспертизу кадровой документации на предмет соответствия действующему законодательству Российской Федерации, в целях минимизации рисков штрафных санкций, связанных с проведением проверок соблюдения трудового законодательства, а также рисков трудовых споров и жалоб работников.

Кадровый аудит необходимо проводить в следующих случаях:

  • при предстоящей государственной проверке;
  • при смене специалиста по кадрам;
  • при угрозе проверки послеувольненияобиженного работника (невыплата вовремя заработной платы, премии,увольнениепо инициативе работодателя);
  • при смене руководства компании;
  • при изменении законодательства.

Кадровый аудит можно провести самостоятельно или доверить его проведение сторонней организации. Существуют специализированные компании, которые проводят кадровый аудит, они проведут проверку и напишут детализированный отчет, в котором будут указаны ошибки и нарушения, а также рекомендации по их устранению. Но их услуги стоят дорого, поэтому не все руководители соглашаются обратиться к таким компаниям.

В этом случае поможет проведение аудита кадровой документации своими силами. Для этого нужно издать приказ о проведении проверки, определить ее цели и сроки, а также прописать лиц, которые будут проводить кадровый аудит.

После издания приказа, необходимо определить этапы проведения кадрового аудита. Из определения кадрового аудита следует, что первым этапом является проверка наличия всех обязательных кадровых документов, а вторым экспертиза на предмет соответствия кадровой документации действующему законодательству. Рассмотрим подробнее каждый этап проведения кадрового аудита.

Работодатель несет ответственность за отсутствие обязательных кадровых документов, определенных трудовым законодательством Российской Федерации, поэтому при проведении кадрового аудита первым делом необходимо определить перечень таких документов и проверить их наличие в компании.

Обязательные кадровые документы можно подразделить на две группы:

  • документы, которые обязательны для всех компаний независимо от организационно-правовой формы и сферы деятельности;
  • документы, которые становятся обязательными при определенных условиях.

К первой группе относятся документы, обязательность которых прописана в трудовом законодательстве, например, локальные нормативные акты, которые разрабатываются каждым работодателем самостоятельно и которые отражают условия труда именно в данной организации. Перечень всех документов, которые относятся к данной группе, приведен в таблице 1.

Таблица 1 Кадровые документы, обязательные для всех работодателей

Документ

Ссылка на нормативный акт

Правила внутреннего трудового распорядка

ст. 189, 190 ТК РФ

Положение о защите персональных данных

п. 8 ст. 86 ТК РФ

Инструкция по охране труда

ст. 212 ТК РФ

Положение об оплате труда

ст. 135 ТК РФ

График отпусков

ст. 123 ТК РФ

Штатное расписание

ст. 57 ТК РФ

Табель учета рабочего времени

ст. 91, 99 ТК РФ

Приказы по основной деятельности

Инструкция по заполнению формы Т-3 Постановления Госкомстата от 25.12.1998 № 132 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций», п. 45 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» и т.д.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

п. 40, 41 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225 «О трудовых книжках»

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них

п. 40, 41 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225 «О трудовых книжках»

Журнал учета прохождения инструктажа по охране труда

п. 2.1.3 Постановления Минтруда РФ и Минобрахования РФ от 12.02.2003 г. № 1 «Об утверждении Порядка обучения охране труда и проверки знаний требований охраны труда работников организаций»

Журнал учета мероприятий по контролю

ч. 8 ст. 16 Федерального закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ » О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля»

Трудовой договор

ст. 56, 57, 67 ТК РФ

Трудовая книжка

ст. 65, 66 ТК РФ

Личная карточка

п. 12 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225 «О трудовых книжках»

Приказы по личному составу

ст. 62, 68, 84.1 и т.д.

Заявления работников

ст. 80, 127, 128, 255 ТК РФ и т.д.

Ко второй группе относятся документы, которые становятся обязательными при наличии определенных условий, которые могут быть обусловлены спецификой организации или если на данные документы делается ссылка в трудовом договоре, локальном нормативном акте или других документах. Перечень таких документов приведен в таблице 2.

Таблица 2 Документы, которые могут стать обязательными при наличии определенных условий

Документ

Условия, при которых документ становятся обязательным

Должностные инструкции

Если есть ссылка на должностную инструкцию в текстетрудового договора

Положение о премировании

Если не расписана система материального стимулирования в трудовом договоре, коллективном договоре, положении об оплате труда или правилах внутреннего трудового распорядка

Перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем

Если в организации есть такой режим работы

График сменности

Если в организации введена сменная работа

Положение о неразглашении коммерческой тайны

Если в трудовом договоре закреплено соблюдение работником коммерческой тайны

Коллективный договор

Если достигнута договоренность об этом между работниками и работодателем

Договор о коллективной материальной ответственности

Если в организации ведутся работы в соответствии с Перечнем работ, при выполнении которых может вводиться полная коллективная (бригадная) материальная ответственность

Договор о полной индивидуальной материальной ответственности

Если в организации работают сотрудники – материально ответственные лица

Также работодатели могут утверждать и другие локальные нормативные акты, обязательное наличие которых не закреплено в трудовом законодательстве, но они могут значительно помогать в работе, например, положения об отделах, о персонале, аттестации и т.д.

Завершающим действием первого этапа кадрового аудита является сверка документов – какие документы есть, а какие нужно разработать. Для удобства результаты сверки можно свести в таблицу (таблица 3)

Таблица 3 Сверка документов

Документ есть

Документ отсутствует

Правила внутреннего трудового распорядка

Положение о защите персональных данных

Положение о премировании

Если не расписана система материального стимулирования в трудовом договоре, коллективном договоре, положении об оплате труда или правилах внутреннего трудового распорядка

Положение об оплате труда

Положение о премировании

Штатное расписание

График отпусков

После того, как мы определили список обязательных документов, проверили их наличие, необходимо проверить правильность их оформления, а также соответствие требованиям законодательства.

Таким образом, на данном этапе проверяется содержание кадровых документов. Проверяйте все документы, которые есть в компании.

Просматривая локальные нормативные акты, необходимо проверить, чтобы они не ухудшали положение работников по сравнению с трудовым законодательством и раскрывали условия труда компании. Все работники должны быть ознакомлены с локальными нормативными актами под роспись. При проверке локальных нормативных актов необходимо использовать соответствующие статьи Трудового кодекса Российской Федерации.

С каждым работником должно быть подписано согласие на обработку и передачу его персональных данных, если работнику, по его просьбе, оформляются справки, то на каждую справку работник должен написать письменное согласие на передачу его персональных данных третьей стороне.

В графике отпусков должны быть указаны не только плановые отпуска, но и должны делаться отметки о фактических отпусках, о переносах отпусков. Сотрудники должны быть письменно уведомлены о дате начала отпуска за две недели.

В организации должно быть актуальное штатное расписание, которое утверждается приказом, если в штатное расписание вносятся изменения, то должны быть изданы приказы о внесении изменений в штатное расписание.

Табели учета рабочего времени должны быть за каждый месяц, в табелях должны отображаться сведения обо всех сотрудниках (об отпусках, больничных, прогулах и т.д.).

Просматривая распорядительные документы, необходимо проверить, чтобы приказы по личному составу хранились отдельно от приказов по основной деятельности. Если компания не использует унифицированные формы документов, а разработала и использует свои формы, то данные формы документов должны быть утверждены приказом руководителя компании.

При аудите трудовых книжек, необходимо проверить наличие приказа по основной деятельности о назначении ответственного за ведение трудовых книжек. Все трудовые книжки должны быть зарегистрированы в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, все книжки должны быть в наличии и в них должны быть внесены все записи (приемы, переводы, награждения), вкладыши должны быть вшиты в трудовые книжки. Работодатель должен сам закупать бланки трудовых книжек и вкладышей и зафиксировать их в приходно-расходной книге по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них. Бланки трудовых книжек и вкладышей должны храниться в бухгалтерии, которая ведет приходно-расходную книгу, передача бланков в отдел кадров осуществляется на основании служебных записок или заявок ответственного за ведение трудовых книжек. Новые трудовые книжки и вкладыши оформляются работникам на основании их заявлений.

Трудовые договоры должны быть заключены с каждым работником, содержание трудового договора должно соответствовать статье 57 Трудового кодекса Российской Федерации, то есть в трудовом договоре, как минимум, должны быть указаны сведения и условия, предусмотренные данной статьей.

Обратите внимание на правильность заполнения личных карточек работников, в них должны быть указаны актуальные данные, карточки должны быть на каждого работника. В личной карточке должны быть указаны коды и со всеми сведениями о приеме и переводах работник должен быть ознакомлен под роспись.

Все кадровые журналы должны быть пронумерованы, прошиты и скреплены печатью и подписью руководителя компании, а книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них и приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них опломбированы или скреплены сургучной печатью.

По итогам кадрового аудита, лица, проводившие аудит, составляют отчет о результатах проверки. В отчете по кадровому аудиту отображаются выявленные ошибки и меры, необходимые для устранения данных ошибок, делаются выводы о состоянии кадрового учета и риски, которые возникают у компании.

Отчет можно разделить на два блока.

В первом блоке распишите итоги аудита обязательных кадровых документов по компании (локальных нормативных актов, приказов по основной деятельности, штатного расписания, графика отпусков и т.д.).

Во втором блоке распишите результаты проверки документов по делу каждого сотрудника (трудовой договор, личная карточка, ознакомление с локальными нормативными актами, трудовая книжка).

Пример из практики:

По итогам кадрового аудита, который мы проводили у клиента нашей компании, были выявлены отдельные нарушения кадрового учета и рисковые ситуации:

  • Нет обязательных локальных нормативных актов.
  • Нет документов по штатному расписанию.
  • Нет графика отпусков.
  • Отсутствуют табели учета рабочего времени.
  • Нет обязательных кадровых журналов.
  • Нет приказов по основной деятельности по кадровому учету.
  • Нет приказов по личному составу.
  • Нет личных карточек работников.
  • Отсутствуют документы об ознакомлении с локальными нормативными актами.
  • Отсутствуют согласия на обработку и передачу персональных данных.
  • Нет должным образом оформленных должностных инструкций на работников, хотя в трудовом договоре делается ссылка на должностную инструкцию.
  • Ответственные лица Общества не проверены на дисквалификацию.
  • В содержании трудовых договоров допущены ошибки, такие как: отсутствуют паспортные данные работника и ИНН работодателя, нет условия об обязательном страховании работников, не прописаны периодичность и даты выплаты заработной платы, не указана дата начала работы.
  • Некорректно ведутся трудовые книжки работников, а именно: во многие трудовые книжке не внесены записи о приеме, переводах, неправильно вносятся записи в книжки.

Для устранения данных нарушений, нами был написан подробный отчет о результатах кадрового аудита и к каждому нарушению даны инструкции по исправлению. В результате клиент быстро привел документы в порядок, следуя подробным рекомендациям.

Нет сомнений в том, что кадровый аудит— важнейший инструмент снижения рисков, связанных с нарушениями ведения кадрового учета. Многие руководители считают, что кадровый аудит никому ненужная и дорогостоящая процедура, но это ошибочное мнение, так как проведение кадрового аудита поможет определить реальное состояние дел, выявить нарушения и ошибки. Частные изменения трудового законодательства, сложность его правильного применения, участившиеся проверки работодателей со стороны трудовой инспекции и других контролирующих органов, ужесточение ответственности за нарушение трудовых прав работников указывают на необходимость проведения кадрового аудита. Кадровый аудит можно провести собственными силами и в данной статье был описан порядок его проведения.

Проверяем кадровую документацию своими силами

Кадровая документация в организации должна вестись в установленном порядке. Однако на практике зачастую допускаются ошибки. Для того, чтобы проверить порядок ведения кадрового делопроизводства в организации, можно:

— привлечь внешних специалистов (внешний аудит);

— провести проверку самостоятельно (внутренний аудит).

Внутренний аудит потребует для организации наименьших денежных затрат. Рассмотрим, какие основные действия следует предпринять, чтобы его провести.

Шаг 1: ПРИНИМАЕМ РЕШЕНИЕ О ПРОВЕДЕНИИ АУДИТА

Аудит кадровых документов проводится с целью проверки их соответствия требованиям законодательства. Как правило, наниматель решает провести аудит, когда в нем возникает необходимость. Обычно его проводят:

перед государственной проверкой;

при смене руководителя организации или кадровой службы;

в случае изменения законодательства и т.д.

Шаг 2: ОФОРМЛЯЕМ ПРИНЯТОЕ РЕШЕНИЕ

Если наниматель решил провести аудит кадровой документации, то, как правило, он издает приказ <1>. В нем целесообразно установить:

— задачи и цели проведения аудита;

— сроки проведения аудита.

Наниматель сам устанавливает период, за который проводится аудит кадровой документации. Зачастую такой срок зависит от причины проведения аудита. Это может быть и несколько дней, и несколько недель, и даже несколько месяцев.

Справочная информация.

Узнать, придет ли государственный инспектор в вашу организацию, можно на официальном сайте Комитета государственного контроля Республики Беларусь: http://kgk.gov.by/ru/koord_plan_minsk-ru/.

План проверок составляется на полугодие, т.е. 2 раза в год.

— состав комиссии, которая будет проводить аудит, и ее полномочия.

Наниматель определяет круг лиц, которые будут проводить аудит кадровых документов. Для этого обычно создается специальная комиссия. Как правило, в комиссию входит не менее 3 человек, включая председателя. В ее состав могут включаться: инспектор по кадрам, юрисконсульт, бухгалтер по заработной плате, специалист по охране труда и т.п.;

— срок подготовки отчета (заключения) об итогах проведения аудита.

Шаг 3: ОПРЕДЕЛЯЕМ ОБЪЕМ ПРОВЕРЯЕМОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

На этой стадии, как правило, составляется план проведения аудита. Если ранее в организации проводились проверки кадровых документов, то комиссия может проанализировать их материалы. Комиссия определяет объем документации, которая будет проверяться. Заранее составляется список документов, подлежащих проверке. К ним, как правило, относятся документы, которые должны быть в организации в обязательном порядке:

  • правила внутреннего трудового распорядка (далее — ПВТР);
  • штатное расписание;
  • трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним;
  • трудовые книжки;
  • должностные и рабочие инструкции;
  • личные дела работников;
  • личные карточки (для военнообязанных) <2>;
  • приказы (распоряжения) о приеме, переводе, отпусках, дисциплинарных взысканиях, увольнении;
  • графики (отпусков, работ, сменности);
  • табели использования рабочего времени и др.

Шаг 4: ПРОВОДИМ АУДИТ

Как правило, комиссия, проводящая аудит, проверяет наличие обязательных документов и их оформление. Отметим, что кадровые документы должны быть оформлены в соответствии с правилами делопроизводства (содержать обязательные и верно оформленные реквизиты, составляться на бланках организации (для некоторых видов документов) и т.д.) <3>.

Рассмотрим основные моменты, на которые следует обратить внимание при проверке отдельных кадровых документов.

Проверка ЛНПА.

К ним относятся коллективные договоры, соглашения, ПВТР, штатное расписание, должностные инструкции и др. <4>. При их проверке следует учитывать, что ЛНПА должны:

— не противоречить друг другу (например, устанавливать одинаковую систему оплаты труда, режим рабочего времени и пр.);

— оформляться в соответствии с законодательством. Для инструкций по охране труда установлены требования к структуре и содержанию: определены главы, которые должны быть включены, а также установлено, что в них следует отразить <5>;

— не ухудшать положение работников организации по сравнению с законодательством о труде <6> и др.

При аудите ЛНПА стоит обратить внимание на ознакомление работников с ними <7>. Оно может быть произведено путем проставления даты и подписи работника в самом ЛНПА, журнале или листе ознакомления.

Проверка трудовых договоров (контрактов).

Один из экземпляров заключенного с работником трудового договора (контракта) остается и хранится у нанимателя. Проверяя трудовые договоры (контракты), следует обратить внимание на наличие в них:

всех обязательных сведений и условий <8>;

подписей обеих сторон (работника и нанимателя) <9>.

Проверка личных дел.

Личные дела ведутся не на всех работников. Они обязательны для: руководителей, специалистов, научных работников, государственных служащих и на иных лиц, определенных законодательством (например, на явившихся для трудоустройства обязанных лиц <10>), <11>.

Анализируя личные дела, следует обратить внимание:

— на последовательность включения в них документов;

— наличие в них обязательных документов.

Отметим, что личное дело должно формироваться в следующей последовательности.

  1. Внутренняя опись документов личного дела.
  2. Дополнение к личному листку по учету кадров.
  3. Личный листок по учету кадров.
  4. Автобиография.
  5. Копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке.
  6. Заявление о приеме на работу.
  7. Копия (выписка) распорядительного документа о приеме на работу (назначении на должность).

Обратите внимание!

При формировании личных дел отдельных категорий работников (госслужащих, молодых специалистов и пр.) в них включаются и другие документы: декларация о доходах и имуществе, договор о полной материальной ответственности, направление на работу и др. <12>.

В процессе работы сотрудников в их личные дела в хронологической последовательности включаются иные документы (характеристики, заявления о переводе, копии приказов об увольнении и пр.) <13>.

Проверка приказов по личному составу.

Наниматель издает приказы (распоряжения) (далее — приказы) по вопросам, вытекающим из трудовых и связанных с ними отношений, — приказы по личному составу. К ним относятся приказы: о приеме, переводе, увольнении, предоставлении отпуска и иные <14>.

Типичными нарушениями, встречающимися в таких документах, являются:

— отсутствие или неверное оформление реквизитов. Например, зачастую приказам присваивается неверный регистрационный индекс (литера «к» вместо «л» и наоборот). Нередко в приказах отсутствует основание, допускаются ошибки в расстановке пунктов, оформлении текста (шрифт, табуляция и пр.) и т.д.;

— ошибки в содержании приказа. На практике часто допускаются такие ошибки, как объединение вопросов по личному составу и по основной деятельности в одном приказе, неверное употребление оснований для увольнения (например, в приказе об увольнении вместо «по собственному желанию» пишут «по инициативе работника» и наоборот) и др.

Проверка трудовых книжек.

Трудовые книжки должны быть заполнены на всех сотрудников, работающих более 5 дней, для которых работа в организации является основной <15>.

Отметим, что запись в трудовую книжку о работе по совместительству вносится по желанию работника по месту его основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству <16>. Например, на основании копии приказа нанимателя о приеме на работу по совместительству.

Распространенными ошибками в трудовых книжках, в частности, являются:

несоответствие наименования должности (профессии) работника выпуску ЕКСД (ЕКТС), трудовому договору и штатному расписанию;

несоответствие даты записи приказу или иному документу, на основании которого она внесена;

неверное внесение исправлений;

отсутствие необходимых записей (о переводе и т.д.) и др.

Все трудовые книжки, а также их дубликаты и вкладыши к ним должны быть зарегистрированы в книге учета. Проводя аудит, следует обратить внимание на наличие в ней подписей работников о получении расписки о сдаче трудовой книжки в организацию, а также о получении трудовой книжки в связи с увольнением. Книга учета должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью и печатью нанимателя <17>.

Шаг 5: ПОДВОДИМ РЕЗУЛЬТАТЫ АУДИТА

По окончании аудита комиссией составляется отчет (заключение). В нем целесообразно отразить:

  • порядок и срок проведения аудита;
  • проверенные кадровые документы;
  • выявленные в ходе проверки нарушения;
  • рекомендации по устранению нарушений и др.

Если в ходе аудита выявляются нарушения, наниматель, как правило, назначает лицо, ответственное за их устранение. Виновных лиц наниматель может привлечь к ответственности,, направить на обучение и др. В то же время лица, не допустившие ошибки, могут быть поощрены за хорошую работу, например, премированы.

About the author

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *