Как правильно вести переписку?

  • 2014
  • 5 шагов
  • hr
  • job-offer
  • Анна Еременко
  • Как выполнять неприятную рутинную работу
  • Как работать только в рабочее время
  • Любовь Холов
  • Наталья Лубина
  • Новый год
  • Ольга Сильверман
  • ТРЕНЕР PRO
  • Тренинг
  • Учитесь уходить с работы вовремя
  • анализ почерка
  • анонс
  • бесплатно
  • бизнес-инкубатор
  • биржа
  • бонусы
  • вакансия
  • вебинар
  • вебинары
  • видео
  • видео-уроки
  • вопрос-ответ
  • все посты
  • выбор компании
  • выход на новую работу
  • выход на работу после декрета
  • давайте познакомимся
  • дайджест
  • декрет
  • декретный отпуск
  • дело своей жизни
  • день 1
  • день 2
  • день 3
  • день 4
  • день 5
  • день эксперта
  • для студентов и выпускников
  • журнал
  • журналистика
  • зарядиться энергией
  • идеи. опыт
  • интервью
  • интернет-проекты
  • интернет-тренер
  • интуиция
  • истории успеха
  • источники поиска работы
  • итоги
  • йога
  • кадровые агентства
  • как найти дело своей жизни
  • как оплатить
  • как работать только в рабочее время
  • как сменить профессию
  • как стать успешным фрилансером
  • какая работа мне подойдет
  • карьера
  • карьерные сценарии
  • каталог
  • конкурс
  • консультации
  • контент-менеджер
  • конференция
  • копирайтинг
  • корректура
  • коучинг
  • курс
  • курсы
  • личный опыт
  • лотерея
  • любимое дело
  • мама
  • мамы
  • мамы в декрете
  • мастер-класс
  • менеджер по персоналу
  • модератор
  • мой профессионально-успешный 2012
  • мотивация
  • мужчины и женщины
  • навигатор
  • найди себя
  • найди себя мама
  • неделя графологии
  • неделя открытых дверей
  • нетворкинг
  • новости
  • о профессиях
  • обучающие курсы
  • опросы
  • организационное
  • отзывы
  • оценка работодателя
  • переговоры о заработной плате
  • письма читателей
  • планирование
  • планы
  • поиск работы
  • полезное
  • портфолио
  • приветствие
  • приглашение на работу
  • призвание
  • призвание за 14 дней
  • продвижение услуг
  • профессиональный успех
  • профориентация
  • психолог
  • публикации
  • пятничный пост
  • работа
  • работа в декрете
  • работа для женщин
  • работа дома
  • работа из дома
  • работа после декрета
  • расписание
  • распродажа
  • резюме
  • реклама
  • рекомендации
  • руководство
  • рынок труда
  • сводный пост
  • свой бизнес
  • сильные стороны
  • симоронское резюме
  • служба безопасности
  • смена профессии
  • собеседование
  • советы
  • сопроводительное письмо
  • сотрудничество
  • способности
  • тайм-менеджмент
  • таланты
  • тест
  • тренинг
  • тренинги
  • трудовая книжка
  • увольнение
  • умные мысли
  • успех
  • флеш-моб
  • фриланс
  • хорошая работа
  • хэндмейд
  • через знакомых
  • электронный журнал
  • этапы поиска работы
  • юмор

Шпаргалка №1. Как правильно вести переписку с клиентом

Правила деловой переписки

  1. Хорошо начинать письмо с благодарности или комплимента: «Ольга, спасибо за ответ!».
  2. Если вы пишете клиенту в первый раз, сообщите ему, откуда у вас его e-mail или напомните о предыдущем взаимодействии.
  3. Пишите простым, понятным языком. Избегайте использования канцеляризмов и речевых штампов: «в настоящее время», «довожу до вашего сведения», «сотрудничество на взаимовыгодных условиях», «высокопрофессиональный», «во избежание», «по причине» и т.п.
  4. Также стоит избегать сложных терминов, узкопрофессиональных и иностранных слов, непонятных аббревиатур.
  5. Чтобы акцентировать внимание на важных моментах письма, начинайте предложение с имени: «Александр, пришлите, пожалуйста, акт сверки…».
  6. Если отвечаете на несколько вопросов – цитируйте их или упоминайте вкратце содержимое вопроса, чтобы было понятно, о чем идет речь.
  7. Реагируйте на недовольство или агрессию со стороны клиента спокойно, покажите свое намерение помочь ему разрешить ситуацию.
  8. Избегайте щекотливых или конфиденциальных тем. Письмо может случайно попасть к другому сотруднику, чем вы можете поставить клиента в неловкое положение.
  9. Сообщите клиенту, что получили его письмо.
  10. В деловой переписке принято отвечать на письма не позднее, чем через 3 часа. Если у вас нет возможности решить вопрос сразу – сообщите клиенту, когда вы сможете это сделать.
  11. Избегайте писать клиентам в выходные и праздничные дни, а также в понедельник утром или в пятницу вечером. Исключение: если вы предварительно договорились об этом с клиентом; если у вас срочное дело, которое нельзя отложить.
  12. Считается невежливым отправлять много писем подряд. Исключение: если вы отправили письмо и увидели, что информация в нем неполная или неактуальная – можно отправить вдогонку еще одно письмо с дополнениями и извинениями.
  13. Автоответ о получении писем в современной деловой переписке не используется.
  14. Перед отправкой обязательно проверьте, правильно ли указали имя адресата и название компании.
  15. Постскриптум в деловой переписке использовать не принято.

Переписка с работником. Как все сделать правильно. Переписка при приеме и увольнении. Часть 1

Обычно работник и работодатель для решения кадровых вопросов и оформления документов по личному составу встречаются лично. Работник приходит в отдел кадров работодателя, где с ним документально оформляются трудовые отношения: работник заключает или расторгает трудовой договор, пишет заявления и т.д. Но иногда он не может либо не желает являться в офис работодателя. Причины могут быть разными: болезнь или личные обстоятельства, серьезный конфликт с работодателем и др. При этом трудовое законодательство требует обязательно документировать некоторые кадровые процедуры независимо от того, присутствует либо отсутствует работник на работе.

Сегодня работники и руководители нередко общаются с помощью электронных средств коммуникации (электронная почта, СМС, мессенджеры). Конечно, не обходится и без разговоров по телефону и личных встреч. Так руководитель дает указания, обсуждает особенности поручений и заданий, контролирует их выполнение. Зачем же нужна бумажная переписка?

Во-первых, согласно трудовому законодательству в некоторых случаях
документы должны быть на бумаге. Во-вторых, вести бумажную переписку нужно, так как между работником и организацией может возникнуть конфликт, который придется рассмотреть в суде или инспекции. И именно письменные
документы, врученные или направленные работнику, суд воспримет в качестве доказательств. Кроме этого, необходимо будет подтвердить их вручение или направление.

Какие письменные документы работодатель чаще всего направляет или вручает работнику:

• поручения о работе (с указанием задания, срока, формы отче- та и т.д.);

• уведомления (об отпуске, увольнении, изменении условий и т.д.);

• запросы (объяснений, информации);

• письма-сообщения на различные темы.

Какие письменные документы работник чаще всего направляет и вручает работодателю:

• заявления (об увольнении, отпуске, изменении условий, переводе и т.д.);

• записки (служебные, докладные, объяснительные);

• запросы (документов, информации).

КАК ВЕСТИ ПЕРЕПИСКУ С РАБОТНИКОМ

ПРАВИЛЬНО ОФОРМЛЯЙТЕ ДОКУМЕНТЫ

Любой документ должен быть оформлен правильно. Помните, что он может быть использован в суде как работником, так и организацией.

Чтобы работник не сомневался в том, что документ исходит от работодателя, рекомендуем руководствоваться ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Обязательные реквизиты документа (Пример 1):

• Наименование организации–автора документа на бланке документа должно соответствовать наименованию юридического лица, закрепленному в его учредительных документах (уставе или положении). Под наименованием организации в скобках указывайте сокращенное наименование организации, если оно предусмотрено уставом (положением).

• Справочные данные об организации указывайте в бланках писем. Они включают: почтовый адрес организации (дополнительно можете указать адрес юридического лица, если он не совпадает с почтовым адресом), номер телефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес.

• Наименование вида документа указывайте на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем.

• Регистрационный номер документа – цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа.

• Дата документа должна соответствовать дате подписания (утверждения) документа.

• Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа включает регистрационный номер и дату входящего инициативного документа (например, письменного обращения работника), на который нужно ответить.

• Адресата проставляйте в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов). Адресуя документ физическому лицу, указывайте фамилию, инициалы, почтовый адрес.

• Заголовок к тексту – краткое содержание документа. Заголовок должен отвечать на вопрос «О чем?», формулируйте его с предлогом «О»/»Об».

• Текст документа составляйте на русском языке. В деловых (служебных) письмах излагайте от первого лица множественного числа: «просим направить…», «представляем на рассмотрение…».

• В сопроводительных письмах оформляйте отметки о приложении под текстом документа.

• Подпись включает: наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия).

К документам, поступающим от работника, законодательство не предъявляет каких-либо особых требований. Однако у работодателя должна быть следующая информация:

• от какого именно работника исходит документ, его Ф.И.О. и подпись;

• дата получения письма (дата вручения работником, дата получения по почте и т.д.);

• понятный текст сообщения, заявления, запроса;

• на конверте, письме, телеграмме адресат совпадает с названием организации.

Если что-либо из перечисленного установить нельзя, составляйте соответствующий акт о получении документа, в котором невозможно установить составителя, адресата, дату получения документа, суть документа (Пример 2).

About the author

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *