Карьерная лестница секретаря

В последнее время для процедуры оценки продуктивности работы сотрудников была расширена сфера применения – она стала применяться не только для топ-менеджеров. Оценка ключевых показателей эффективности (KPI работников) перестала быть отличительной чертой зарубежных компаний, примеры из практики можно найти в разных отраслях и для самых разных категорий сотрудников от маркетологов и бизнес-аналитиков , до финансистов и экономистов.

Как правило, системы мотивации, основанные на KPI, измеряют ключевые показатели эффективности (KPI работников), поскольку они основаны на SMART-критериях. Поэтому такие системы мотивации удобны для применения к работникам, занятым в центрах прибыли, где есть объективные, а главное – измеримые критерии: объемы продаж, финансовые ключевые показатели эффективности деятельности (KPI работников), сроки и пр., – и работа, основанная на SMART-целях и задачах, имеет конкретный результат. Однако не все виды работ могут иметь такие цели и задачи. Например, как оценить процессную деятельность (не предполагающую достижения конкретного результата), где нет SMART-задач и тех, кто «отдален» от экономических и операционных процессов компании, – «клерков»: секретаря, оператора call-центра, системного администратора службы поддержки, инспектора по кадровому делопроизводству, бухгалтера, кадровика и т.п.? Эти работники (бэк-офис) выполняют рутинные функции, и, в отличие от труда менеджеров, работу «клерков» трудно оценивать. Как оценить качественную сторону работы этой категории персонала?

Ключевые показатели эффективности (KPI работников) — на что следует обращать внимание?

В данном случае необходимо оценивать исполнение функций. В значительной степени это лишь качественная оценка, а, как известно, качественная оценка представляет собой экспертную оценку. Предложенная в статье методика помогает оценивать труд именно с этой стороны.

Каждый руководитель ценит в своих работниках способность выполнять работу быстро и качественно. И сокрушается, когда эти требования не выполняются. Нередко ему приходится мириться с этим и уповать на то, что он когда-нибудь найдет сотрудника получше, но и с новым работником все повторяется. Почему так происходит? Для ответа на этот вопрос углубимся в природу рассматриваемых параметров и их соотношение.

Что такое «скорость работы»? Из физики нам известно, что скорость – это отношение объема работы ко времени ее выполнения. А значит, руководитель оценивает своего работника по трем параметрам: объем работы, время ее выполнения и качество работы.

Таким образом, любую деятельность можно оценивать по трем ключевым показателям эффективности (KPI работников), назовем их «триадой эффективности» (см. приложение):

  1. Количество работы – норма выработки, доля сверхнормативной выработки, дополнительные поручения сверх должностной инструкции и т.п.
  2. Качество работы – соответствие технологии, безошибочность, отсутствие жалоб клиентов, брака и т.п.
  3. Срок выполнения работы – соответствие поставленному сроку, досрочное выполнение, превышение сроков и пр.

Причем, каждый руководитель может для себя решить, какую работу он оценивает:

  • число операций по должностной функции (например, функция юриста – подготовка договоров, а количество договоров – это число операций в данной функции);
  • объем функций сверх норматива, который определен должностной инструкцией (например, юрист по нормативу должен обрабатывать не менее 100 договоров ежемесячно);
  • решение дополнительных задач, поручений руководителя сверх должностных функций (проекты, разовые задачи и пр.).

Однако не так-то просто «примирить» скорость работы и качество. Действительно, можно убедиться, что легко реализовать только любые два параметра «триады» и трудно сделать так, чтобы все задачи были выполнены в срок, качественно и в нужном объеме. Такую систему сложно сбалансировать – и в этом ответственность руководителя.

Чаще всего работа выполняется качественно и в срок, но, возможно, это будет не весь объем работы. Нередко сотруднику удается выполнить все задания, но либо со снижением качества некоторых из них, либо с нарушением сроков.

А про ожидания досрочного выполнения всех задач при сохранении превосходного качества начальству можно и вовсе забыть. Мало того, руководители привыкли видеть в способности работника выполнять повышенный объем задач досрочно и с превосходным качеством признаки его недостаточной загруженности, а не одаренности. Не этим ли обусловлен современный кадровый тренд «поиска талантов»? Мечта работодателей о так называемых талантах – это мечта о работниках, которые способны устойчиво выполнять три этих критерия в полном объеме. Согласитесь, их не так-то много.

Что снижает точность современных методов оценки. Скачайте книгу «Бизнес-симуляции для ассесмент-центров»

Сам по себе учет задач и функций – дело творческое. Они имеют разную значимость, а значит, должны быть с разным весом. Кроме того, все ключевые показатели эффективности (KPI работников) могут иметь свой вес в системе (см. табл. 1), который определяет руководитель, исходя из актуальных задач, особенностей труда и пр., выделяя тем самым то, что важнее всего. Например, для отдела подбора важны сроки, а для бухгалтерии – качество.

Итоговая оценка вычисляется как средневзвешенная величина оценок. Это сумма произведений оценки по каждому из ключевых показателей эффективности (KPI работников) и его веса:

35% х 3 + 40% х 4 + 25% х 1 = 1,05 +1,6 + 0,25 = 2,9 (при максимуме – 4 балла)
или
35% х 75% + 40% х 100% + 25% х 25% = 26,25% + 40% + 6,25% = 72,5%

Второй вариант расчета итогового балла этой методики приведен в приложении.

Стоит повториться: естественно, такие оценки грешат субъективизмом. Если объем работы можно определить, да и сроки поддаются измерению, то качество (при отсутствии специализированных измерений, например, числа жалоб клиентов или результатов оценки, проводимой по технологии «тайный покупатель») оценивается субъективно.

Ключевые показатели эффективности (KPI работников) — что повышает объективность методики?

Во-первых, оценочные критерии формулируются особым образом. Это сделано неслучайно: по истечении месяца руководитель не всегда может в деталях вспомнить, какие сроки были нарушены, и сколько дел сотрудник завершил с надлежащим качеством. Однако у него сложилась общая, целостная картина работы подчиненного, написанная «крупными мазками». Такими же «крупными мазками» ему предлагается нарисовать «портрет эффективности» сотрудника.

Во-вторых, объективность методики повышает практика ее применения. Более чем десятилетний опыт использования методики показывает, что эффективность высока в том случае, когда ее заполняют и руководитель, и сам работник. Затем они обсуждают полученные результаты, и это имеет важный смысл:

  • работник лучше помнит свои задачи, а руководитель может что-то забыть, перепутать, ведь у него несколько подчиненных;
  • руководитель имеет свой взгляд на вопросы качества, работнику же свойственно прощать себе мелкие «грехи»;
  • руководитель часто склонен считать нарушение сроков низким качеством работы, путая эти понятия, а сотрудник может гордиться качественным выполнением работы, пренебрегая при этом ценностью соблюдения сроков или объема.

В-третьих, в силу указанных эффектов обе стороны стремятся к достижению договоренности, что, как сформулировали сатирики, является «продуктом непротивления сторон». Поскольку основное практическое применение этого метода заключается в возможности регулировать месячную или квартальную премию (см. табл. 2), то именно это обстоятельство делает методику ценной, т.к. договоренность приводит к справедливости, а это важнее, чем точность измерений, и мотивирует сильнее, чем математически точный и порой обезличенный учет баллов.

В-четвертых, объективность методики повышается в силу «эффекта масштаба» в случае применения ее во всех подразделениях компании. Данный эффект дает возможность сравнивать результат с объективными данными, а это еще один мощный критерий верификации и источник коррекции результатов. Так, вышестоящий руководитель, получив полную картину оценок по компании (совокупность оценок результативности менеджеров, занятых в центрах прибыли, и оценок эффективности работников центров затрат компании), может сравнить ее с финансовыми и другими объективными ключевыми показателями эффективности сотрудника (KPI работников) эффективности организации в целом. Может получиться, что общая оценка всех работников по методике «Триада эффективности» окажется завышенной по сравнению с объективными ключевыми показателями эффективности (KPI работников) организации. Тогда работодатель вправе своей властью ввести коррекцию при выплате премий.

Из таблицы 2 видно, что у сотрудника Данилина в феврале был отпуск, и в соответствии с политикой компании премия за это время не начислялась. У Широковой наметилась тенденция к повышению эффективности. У других работников эффективность снизилась.

Обратите внимание: выполнение даже 50% плана может быть вознаграждено, тем более что одновременно три ключевых показателя эффективности (KPI работников)»триады» трудновыполнимы, и высокими могут быть два из трех за счет ресурса третьего. В связи с этим любое число менее 50% – тоже определенное достижение.

Ключевые показатели эффективности (KPI работников) — системное применение метода

Метод может применяться каскадно (когда вышестоящие работники оценивают нижестоящих), в масштабах всей организации и независимо от того, есть у работников «объективные ключевые показатели эффективности (KPI работников))» или нет. Каскадное применение метода придает оценке системность и дополнительную объективность, особенно когда речь идет о начислении премий.

По теме: Оценка персонала на бизнес-симуляциях. Edutainment-форматы для обучения и оценки сотрудников. Простота и скорость

А если к тому же метод применяется в течение долгого времени, то он приобретает целый ряд полезных свойств. Рассмотрим их.

  1. Вышестоящий руководитель, оценивая нижестоящего, вместе с тем оценивает и деятельность его подразделения: ведь результаты работы руководителя складываются как из его личных усилий, так и из усилий его подчиненных. Достоинство данного метода состоит в том, что вышестоящий начальник получает возможность сопоставлять данные и делать выводы об эффективности руководителя и его подчиненных, подразделения в целом и даже о стиле управления.

Так, на рисунке видно, что подчиненные руководителя отдела 1 обладают разными умениями (это наглядно показывают «мини-диаграммы»): инженер работает медленно, но качественно, специалист – быстро, но недостаточно качественно. Вышестоящий руководитель оценивает работу начальника, а значит, и всего отдела 1 так: подразделение решает большой объем задач со средним качеством и с некоторым нарушением сроков. А общий анализ работы всего отдела показывает, что у руководителя есть дополнительный объем задач – помимо тех, что решают его подчиненные, и это может говорить о проблемах с делегированием. К тому же деятельность начальника каким-то образом «ухудшает» качество работы инженера и «замедляет» труд специалиста. В итоге сроки и качество работы отдела – не выше среднего. Руководителю начальника отдела 1, пожалуй, стоит задуматься о его эффективности как управленца.

Руководитель отдела 2 работает быстро, но выдает «на-гора» меньше дел, чем его подчиненный. Ведущий специалист медленно выполняет большой объем работ. Значит, этот начальник берет на себя те задачи, которые можно решить быстро, при этом и качество его работы не назовешь низким. Очевидно, что здесь все в порядке с делегированием, качеством работы и соблюдением сроков, а значит, и с ответственностью.

  1. Анализ динамики производительности во времени. Можно видеть, растет ли эффективность работника в ходе испытательного срока или снижается с годами. Наиболее наглядную картину создает сопоставление динамики оценок эффективности с другими факторами. Так, кроме приведенного в таблице 2 сопоставления уровня эффективности с периодом отпуска, можно увидеть признаки наступающего «выгорания», которые особенно заметны на фоне неизменной мотивации, падение или рост эффективности, связанные со сменой руководства, влияние корпоративных новостей на производительность труда работников или подразделений и т.д.
  2. Анализ стиля работы отдельного сотрудника: сопоставление разных параметров «триады» покажет зоны его эффективности и неэффективности. Например, один работает всегда быстро, но недостаточно качественно, а другой – быстро и качественно решает только часть задач. Из этого рождаются рекомендации по использованию работников: первого следует поставить на участок, где нужна скорость, а в отношении второго еще следует понять его мотивацию и интересы к решению конкретных задач.
  3. Сопоставление оценок работников позволяет судить об их полезности для организации, а сравнение оценок глав подразделений – составлять рейтинг отделов и руководителей. Так, по итогам года можно рассчитывать средние или суммарные годовые оценки и определять, кто более результативен, а кто менее и вследствие каких факторов: кто самый «быстрый» работник, кто самый «тщательный», кто при этом выполняет большее число задач. При этом содержание труда и принадлежность работника тому или иному подразделению не играют роли.

Итак, несмотря на явную субъективность метода «Триада эффективности», его полезные свойства очевидны:

  • метод применим ко всем должностям, независимо от того, руководящие они или исполнительские;
  • оценки эффективности работников можно накапливать и сравнивать;
  • накапливая оценки, можно отслеживать динамику работы отдельных сотрудников и даже подразделений, следить за наступлением «выгорания», делать выводы об их сильных и слабых сторонах;
  • сопоставляя оценки подчиненных с оценками руководителя, можно делать выводы о стиле управления, выявлять зоны неэффективности в подразделениях;
  • в силу стандартного подхода методика легко реализуется в системах документооборота (Lotus Notes, MS Outlook и др.) и ERP (на основе Oracle, SAP, Microsoft и др.), широко распространенных в корпоративном мире;
  • метод может стать дополнением или общим форматом для существующих систем оценки результативности и эффективности МВО, ключевые показатели эффективности (KPI работников), привести их данные к единому представлению.

А главное – это не очередной «точный инструмент», а способ опосредовать диалог руководителя с подчиненным по вопросу вознаграждения. Ведь ничто так не снижает мотивацию работника, как отсутствие признания и понимания путей развития. В таком диалоге работник может понять, чем его шеф недоволен, и на что он обращает внимание. Другими словами, метод наделяет мотивацию очень важным управленческим эффектом – обратной связью подчиненному о его работе.

Ключевые показатели эффективности (KPI работников) следует рассчитывать для диагностики

Автор публикации

не в сети 3 часа

Как построить карьеру успешного персонального ассистента и секретаря

Элина Воробьева,

руководитель Школы референтов университета «Синергия»

Вместе с развитием бизнес-среды в России с каждым годом растут и требования к персональным ассистентам.

Сегодня это не просто специалист, который оказывает базовую административную поддержку руководителю и выполняет личные поручения. Востребованный персональный ассистент владеет различными компетенциями в области финансов, маркетинга, управления персоналом, проектами и event-менеджмента, способен организовать мероприятие любого уровня, будь то день рождения члена семьи руководителя или деловой прием федерального масштаба.

Также в последнее время руководители хотят, чтобы ассистент умел самостоятельно, не прибегая к помощи сторонних агентств, оказывать travel-support: планировать деловые поездки и отдых с семьей, начиная от бронирования авиабилетов и отелей и заканчивая культурной программой на месте пребывания.

Разумеется, основная задача персонального ассистента – это всеми возможными способами избавить босса от операционной загруженности. Можно даже сказать, что его KPI – время, которое он освобождает в графике своего руководителя. Именно поэтому ассистенту крайне важно помогать шефу во всех бизнес-процессах и выполнять личные поручения максимально эффективно.

Наряду с профессиональными компетенциями ассистента на первый план сегодня выходят личные качества, проявляя которые можно стать настоящим профессионалом.

Я составила топ личных качеств, которые позволят стать для своего босса действительно незаменимым сотрудником.

  1. Умение наладить коммуникацию – ключевое для ассистента. Важно уметь найти подход не только к руководителю и другим сотрудникам компании, но и к партнерам и подрядчикам. Хорошие отношения с каждым позволят ассистенту всегда быть в курсе всех событий и оперативно решать задачи, которые перед ним стоят.
  2. Многозадачность. Профессиональный ассистент прекрасно справляется как с бизнес-задачами, так и с личными поручениями и ничего не упускает из виду. Иначе говоря, все свои обязанности он выполняет одинаково качественно и в срок. Научиться работать в режиме многозадачности – это очень важно.
  3. Скорость принятия решений и ответственность за них также немаловажны в этой сфере. В течение дня ассистент сталкивается с большим количеством задач, которые требуют немедленного реагирования. Опытный сотрудник всегда быстро находит ответ на любой вопрос, оперативно принимает решения и, самое главное, умеет брать ответственность на себя.
  4. Внимательность. Важно научиться замечать детали и быть внимательным к своему боссу. Это проявляется в самых простых вещах. Вы можете сообщить о необходимости зарядить гаджеты, оповестить о том, что у бизнес-партнера, с которым встречается руководитель, сегодня день рождения, или даже напомнить о том, что босс в этот день еще не обедал.
  5. Инициативность. Достаточно много примеров, когда ассистенты становятся руководителями отдельных проектов или целых подразделений в компании. Но все это возможно, только если вы самостоятельно проявляете инициативу. Например, если у вас есть компетенция в какой-то сфере, обязательно говорите об этом! Предлагайте свою кандидатуру в качестве исполнителя той или иной задачи, и это никогда не останется без внимания.
  6. Тактичность, широкий кругозор. Ассистент часто коммуницирирует с партнерами, сопровождает, а иногда даже представляет руководителя на встречах и мероприятиях. Поэтому для него крайне важно быть эрудированным и тактичным, чтобы уметь поддержать беседу, возможно, дать рекомендацию или поделиться мнением о каком-то событии.

Подводя итог, хочу заметить: для того чтобы построить карьеру успешного персонального ассистента, конечно, важно ориентироваться на требования рынка. Но первое, с чего стоит начать, – это оценить свой интерес к профессии и желание развиваться в ней.

Камилла Степанова,

руководитель административного отдела строительной компании

Я окончила факультет журналистики и случайно попала в строительную компанию – поработать на лето секретарем и специалистом отдела кадров в одном лице. Для меня это была новая область деятельности. В компании в ту пору не было ни Интернета, ни старших товарищей и специалистов, у которых можно было бы спросить совета. Я погрузилась в работу, справилась – и задержалась в этой сфере более 10 лет. Сейчас моя должность в строительной компании – руководитель административного отдела.

Перечислю компетенции, которые, по своему опыту знаю, должен приобрести персональный ассистент, нацеленный на карьерный рост.

  1. Самое важное качество, которое помогло мне не растеряться и освоить профессии, – умение добывать информацию. Я просматривала имеющиеся документы, читала журнал для кадровиков, подшивку которого нашла в шкафу. Для меня все было в новинку, даже работа с компьютером, не говоря уже принтерах, сканерах и факсах. Я часто просматриваю огромное количество резюме, провожу собеседования с девочками, которые приходят устраиваться на работу, – и не вижу их горящих глаз, нет и пытливого ума. Если им дают уравнение со всеми неизвестными (а руководители компаний, как правило, мастера давать такие задания), то они сидят и ждут, когда придет босс и подскажет, как быть. Делают грустные глазки: «Ничего не могу, ничего не получается, никого не знаю». С такими людьми очень трудно работать.
  2. Второе важное качество – умение общаться с людьми и желание это делать. Потому что общение – источник знаний. Секретарь концентрирует на себе все подразделения. Надо уметь с одинаковым энтузиазмом выстраивать диалог с коллегами, руководителями, посетителями, партнерами. Секретарь – связующее звено. Именно он получает информацию из первых рук и передает ее дальше, а это большая ответственность.
  3. Еще одно ценное качество – умение хранить тайны. Секретарь-болтушка – это конец фильма. Я учу своих девочек, что все, что они слышат в приемной и кабинете руководителя, не должно уйти за пределы. Безусловно, хочется поделиться новой информацией с коллегами, подругами, но нужно держать язык за зубами. Это золотое правило – все, что услышала, должно оставаться с тобой.
  4. Важно стремление секретарей и персональных ассистентов развиваться и совершенствоваться в своей профессии. Многие девочки, которые устраиваются на должность помощника, считают, что это промежуточное место пребывания, а потому не хотят выполнять свою работу хорошо и профессионально расти. Между тем проходит и 5, и 10 лет, а девушка все еще секретарь, по-прежнему мечтает о крутой и интересной работе, при этом не может связать двух слов, не научилась справляться с эмоциями и находить общий язык с людьми, ничему не учится.
  5. В профессии также важны инициативность и умение планировать. В нашей работе то густо, то пусто. Никто не стоит над тобой и не смотрит, что ты делаешь. Нужно самой уметь организовывать работу (научиться планировать свой день и руководителя, отслеживать все процессы в коллективе), что невозможно без навыка расставлять приоритеты. В таком случае можно легко справляться с авралом, а в свободное окошко заниматься рутинными делами.
  6. Другие значимые профессиональные качества – заинтересованность, любознательность, умение быть хозяйкой в своем пространстве и быть в курсе всех дел. Секретарь объединяет всех в компании. Он должен владеть информацией о корпоративной культуре организации, изучать специфику работы предприятия в целом и подразделений в частности, ведь поможет ему управлять процессом и потоком документации, правильно распределять поступающие данные. Это как паутинка: не сплел поперечную ниточку – все продольные развалятся. Но если человеку неинтересно, то появляются бесхозные и неопознанные документы, люди, которые не смогли связаться с нужным человеком, недопонимание и глухие телефоны в коллективе и т.д.
  7. И конечно, важно умение сохранять холодную голову. Некоторые кандидатки на позицию секретаря не умеют сдерживать эмоции и вести конструктивный диалог – они срываются на крик, лицо красное, руки трясутся. Такие девушки раздражаются на людей, которые подходят к ним за информацией, раздражаются на телефонные звонки. В итоге чашка с чаем разбивается, а конфеты рассыпаются, появляются недовольные клиенты, партнеры и т.д.

Даже если в приемной царит хаос, бегают все кому не лень, выплескивают свои эмоции, раскидывают документы, выясняют отношения, ссорятся, пытаются попасть к директору – такие ситуации бывают в каждой организации, – секретарь должен сохранять полное спокойствие, не поддаваясь общей панике, разруливать сложные моменты и снижать уровень накала страстей. Он важный винтик механизма, часто ключевой. Руководители и соискатели, которые думают, что секретаря можно принять не глядя, по объявлению, потому что работа нехитрая, здорово заблуждаются! И счастлив тот начальник, который нашел грамотного специалиста.

Анна Чумак,

персональный ассистент финансовой корпорации (Москва)

Успешный персональный ассистент – какой он? Каждому представляется что-то свое. Для одного успех – это работа на руководителя из списка Forbes. Для другого он напрямую связан с размером оплаты труда, а для третьего – с количеством задач в его ежедневнике.

Я ассистент топ-менеджера крупного банка. Моим мерилом успеха стали любовь к делу, которым занимаюсь, степень взаимопонимания с руководителем и личный вклад в обеспечение его эффективной деятельности.

Про необходимые качества расскажу, исходя из своего опыта работы на позиции ассистента.

  1. Высшее образование. Каких-либо принципиальных требований по его области нет, т.к. это может варьироваться в зависимости от сферы деятельности компании, с которой вы планируете сотрудничать. Преимуществом будет наличие дипломов и сертификатов, подтверждающих прохождение дополнительного обучения или профильных курсов.
  2. Опыт работы. В большинстве случаев получить приглашение на работу в крупную компанию можно, только имея аналогичный опыт. И чем больше стаж у вас за плечами, тем шире спектр предложений, которые вы сможете рассматривать.
  3. Английский язык. Кому-то достаточно базового уровня, позволяющего понять, куда перейти в смартфоне или на сайте, как забронировать билет, гостиницу или столик в ресторане. А кому-то требуется свободное владение языком – например, секретарю руководителя-экспата или сопровождающему встречи с иностранными партнерами.
  4. Стрессоустойчивость. Задач не перечесть: шеф может встать не с той ноги, какое-то дело (читай: почти все) должно было быть сделано еще вчера. Нужно уметь держать себя в руках.
  5. Исполнительность и ответственность. Нельзя забыть о важном поручении или, не получив ответа с первого раза, сдаться и перестать делать шаги по направлению к своей цели. Мое отношение к работе следующее: если руководитель дает задачу, он может смело про нее забыть, будучи уверен, что она будет решена максимально оперативно и качественно.
  6. Проактивность. Это качество чрезвычайно ценится в современном мире. Оно подразумевает планирование на несколько шагов вперед, предупреждение потребностей своего руководителя, проявление инициативы.
  7. Владение компьютером. Здесь и так все понятно. Презентации, отчеты, сводные таблицы, ведение графика, деловая переписка и миллион других задач мы выполняем с использованием техники ежедневно, поэтому она должна быть не лимитирующим фактором нашей производительности, а эффективным инструментом в умелых руках.

Персональный ассистент – неимоверно интересная, разносторонняя профессия, в которой никогда не будет скучно. С каждым поручением открываются новые грани тебя и окружающего мира. Да, бывает волнительно начинать что-то впервые, бывает сложно, когда работа кипит, но это просто невероятные ощущения, когда понимаешь, как много ты уже сделала, сколько еще впереди и каким ценным сотрудником становишься для своего руководителя, коллег и организации в целом.

Алена Хандичи,

менеджер по обучению компании «Майкрософт» (Москва)

Сейчас я уже не являюсь ассистентом руководителя – менеджер по обучению, но частично все равно занимаюсь ассистентской работой. У меня психологическое образование. Также я окончила колледж МИД, получив образование секретаря-машинистки со знанием стенографии.

Когда училась на 5-м курсе, стала молодой мамой. Отсидев в декрете два года, пошла работать администратором на ресепшен в компанию Accenture. После этого некоторое время занимала должность помощника офис-менеджера в Henkel. Затем меня позвали работать в VIP-приемную компании ТНК-ВР. С этого места и началась моя карьера ассистента. В этой должности проработала почти год. Затем перешла на позицию ассистента отдела в компании «Майкрософт».

Среди качеств, которые необходимы помощнику и ассистенту, хочу выделить стрессоустойчивость, способность работать в режиме многозадачности, открытость и коммуникабельность. Невозможно построить карьеру без умения принимать самостоятельные решения. Правильная коммуникация, грамотное выстраивание взаимоотношений внутри коллектива – над этим можно работать, как и над остальными качествами.

Сейчас думаю дальше развиваться в сфере своего образования – психологии. Активно читаю и слушаю современных специалистов из этой области, с большим углублением в нейропсихологию. В целом считаю, что высшее образование мало влияет на выбор профессии, разве что только у вас не было конкретной цели и понимания собственного предназначения с самого начала.

Какие качества следует развивать помощнику, если он хочет быть успешен в своем деле? Разные ассистентские позиции предусматривают необходимость разных навыков, но это больше тайм-менеджмент и ораторское искусство. Все очень индивидуально – зависит от компании, менеджера, коллектива.

Наталья Чередниченко,

консультант по вопросам аудита, постановки, оптимизации и автоматизации делопроизводства, преподаватель профильных дисциплин для HR-специалистов и секретарей в БПОУ УР «ИТЭТ» (Москва)

Работа секретаря связана не только с оформлением и обработкой документов, но и с общением на разных уровнях. Это требует набора определенных деловых и личных качеств.

  1. Стремление к профессиональному развитию. Я сторонник того, что любой специалист должен постоянно повышать свой интеллектуальный и профессиональный уровень, иначе можно оказаться за бортом жизни. Сейчас для этого созданы все условия (профессиональные сообщества, профильные группы в социальных сетях, книги и журналы, семинары, в том числе в режиме онлайн).
  2. Многозадачность. Если в описании других вакансий такая фраза может насторожить, то в случае с секретарем это норма. Чтобы работа была продуктивной, нужно уметь концентрироваться и доводить начатое дело до конца. С первым поможет небольшая пауза при переходе от одного дела к другому – это позволит мозгу быстрее переключиться. А со вторым – фиксация задач и стадий их выполнения в ежедневнике. При этом однотипные (похожие) дела желательно группировать – так будет проще справиться с ними.
  3. Аккуратность и внимание к деталям. Ошибки в документах недопустимы, так же как и беспорядок на рабочем столе в приемной (только если он не творческий). Всем известно, что секретарь – это лицо компании. Лицом же самого секретаря являются качество выполняемых им обязанностей, культура рабочего места и внешний вид. Но нужно помнить, что он отвечает не только за свои документы. Секретарь является своего рода фильтром большей части документооборота организации. Поэтому ему следует проверять подготовленные другими сотрудниками документы и в случае обнаружения ошибок возвращать их на доработку исполнителям.
  4. Умение говорить «нет». Ситуации на работе бывают разными, и иногда мы осознанно помогаем коллеге. Но когда люди начинают злоупотреблять добротой человека и говорят, что только он может справиться с их задачей, – это повод задуматься, не манипулируют ли нами. В таком случае следует тактично отказать, сославшись на собственную занятость.
  5. Позитивность и оптимизм. Секретарь общается с большим количеством разных людей. Когда он доброжелателен и приветлив, это положительно сказывается на работе и создает хорошее впечатление о компании. Кстати, делать это можно и по телефону. Доказано: даже не видя человека, мы почувствуем, какое у него настроение, улыбается ли он при разговоре.
  6. Инициативность и организаторские способности. Секретарь должен уметь принимать самостоятельные решения в пределах своей компетенции, не дожидаясь указаний босса. Но только те, что пойдут на пользу компании, ее имиджу.
  7. Любовь к профессии. Это еще одно из моих убеждений. Я искренне верю, что каждый человек должен выполнять только ту работу, которая ему по душе. Когда он понимает, что выбранная профессия – это его призвание, то и карьеру делать намного проще. Если же изнывать от тоски и рассматривать свое место работы как перевалочный пункт в надежде на что-то лучшее, то и обязанности будут выполняться некачественно.

Мария Волкова,

помощник руководителя компании GoodLine (Кемерово)

Четкой инструкции «Как стать успешным персональным ассистентом», конечно же, нет. Несмотря на то что в последнее время появились профильные курсы, а некоторые учебные заведения даже разработали профильные образовательные, считаю, что секрет успешной карьеры персонального ассистента зависит не от диплома.

На протяжении всей своей деятельности убедилась: только благодаря личным качествам можно стать действительно важным и нужным для своего руководителя.

Например, я стала помощником генерального директора крупной IT-компании с высшим образованием инженера-технолога машиностроения, имея опыт работы на административной должности в сфере общественного питания. Как вам такой винегрет? Конечно, трудностей было немало, но мне помогает умение быстро подстраиваться под обстоятельства, молниеносно разбираться в новом, решать все поставленные задачи, быть всегда в хорошем настроении.

Вывод: образование не играет ключевой роли! Да, плюсом для руководителя будет, если у соискателя, например, есть диплом юриста. Однако самое важное – быть на одной волне со своим боссом. Я бы сравнила такую работу с браком, когда ты являешься продолжением своего «мужа»: знаешь, что он любит, что его раздражает, как преподнести ему информацию и как ему помочь.

Однажды мой директор сказал: «Ты мне нужна, пока у меня есть проблемы». И я с этим полностью согласна. Хороший персональный ассистент – тот, кто готов сделать невозможное для исполнения своих обязанностей.

Мария Никулина,

помощник компании «Майкрософт» (Москва)

Безусловно, есть целый ряд качеств, которые будут повторяться в любом описании вакансии помощника: организованность, коммуникабельность, ответственность, внимательность к деталям, дисциплинированность, многозадачность и т.п. Многие из них нам даны природой, и в процессе построения карьеры мы их совершенствуем. Другими полезными навыками нам приходится овладевать самостоятельно (компьютерная грамотность и иностранные языки).

Без чего, на мой взгляд, не обойтись профессиональному ассистенту?

  1. Первое качество – умение организовывать и планировать, и делать это нужно достаточно быстро. Каждый руководитель надеется, что помощник снимет с него административную нагрузку и сможет эффективно распределить рабочее время для него и команды. Также босс ждет от помощника не только наличия плана А, но и плана Б, В и Г. Случается, что все они не работают, тогда помощнику надо иметь в голове еще план Д. Это как игра в шахматы – продумывание многоходовки. Опытного и успешного помощника отличает то, что, как бы ситуация не менялась, он готов поступить иначе и быстро перестроиться.
  2. Вторая важная компетенция – умение адаптироваться и меняться под обстоятельства и людей. По-английски это качество передается более емко словом flexibility – гибкость, которая позволяет менять свои подходы к выполнению поставленных задач, методы взаимодействия с коллегами и руководителем, рабочий график.
  3. Не менее важными являются коммуникативные навыки: умение налаживать и поддерживать контакты, замечать эмоциональные состояния собеседника, желание помочь другому человеку в трудной ситуации, способность начинать, поддерживать и завершать беседу.
  4. Важно не бояться общения с начальником, ведь по работе ассистенту придется уточнять у него детали задач. Нужно постараться наладить с руководителем нормальную коммуникацию и, конечно, выстроить доверительные отношения.
  5. Ценное качество любого ассистента – смелость, которая проявляется, например, в том, чтобы задать вопросы любому человеку на любом уровне иерархии. Когда у помощника есть понимание процессов, происходящих в компании, он может более эффективно планировать время своего начальника.
  6. Ассистент обязан знать своего руководителя: режим дня, его предпочтения в формате коммуникации и т.п. Помощник должен быть в курсе, как начальник, например, ставит задачу (озвучивает устно, направляет в сообщении Outlook, Skype или Teams) и каким образом ждет обратной связи (через WhatsAap и т.п). Для планирования графика не помешает понимание того, кто ваш руководитель – жаворонок или сова, какие часы эффективно уделять для работы с почтой, с командой, проводит ли он утро на тренировке и везет ли детей в школу.
  7. Для ассистента любой организации необходимо знание деловой этики, понимание основ межкультурной коммуникации и политики своей компании. Так, при встрече с иностранцем моветон – скупо поприветствовать гостя и сразу переходить к делам. Вас могут принять как недостаточно вежливого человека, который ориентирован только на рабочие вопросы, а личными ценностями пренебрегает. Нужно обязательно потратить 10–15 минут на вступление: что нового, какая погода, как провели выходные. Для иностранцев это важный момент.
  8. Ассистент должен быть технически подкован, владеть компьютерной грамотностью, чтобы работать везде и всегда, т.к. руководитель занят 24 часа 7 семь дней в неделю. Помощнику придется постоянно проверять электронную почту, редактировать документы или высылать из хранилища ссылку на нужный файл. От умения ловко обращаться с техникой и гаджетами напрямую зависит эффективность его работы (и руководителя в частности).
  9. Безусловно, руководители понимают, какое количество обязанностей и круг общения имеет его помощник. Для многозадачности, организованности, скорости, дисциплинированности и работы 24/7 необходимы эмоциональная зрелость ассистента и умение бороться со стрессом. Мне кажется, что в этой профессии немаловажно иметь чувство юмора и навык реагирования на стрессовую ситуацию с улыбкой и с шуткой, проживания трудных моментов, а потом идти дальше.
  10. Владение иностранными языками на уровне разговорного – профессиональный навык ассистента. Тем, кто намерен развиваться в своей должности, нужно знать хотя бы английский.

Марина Егорова,

основатель и генеральный директор компании Smart and Talented. Personal Assistants и Школы персональных ассистентов

Спрос на личных помощников и ассистентов растет, несмотря на финансовый кризис. Это связано прежде всего с увеличением количества управленческих позиций на рынке труда и универсальностью данного типа сотрудников, их многозадачностью и многоплановостью.

Требования к ассистентам и личным помощникам зависят от типа руководителя: для собственников бизнеса важен один перечень качеств, для управляющих менеджеров, наемных сотрудников – другой. При этом базовые компетенции, которые предъявляются как к секретарям, так и к бизнес-ассистентам, одинаковы: ведение документации, тайм-менеджмент, организация рабочих мероприятий, поддержание деловых контактов, управление личными делами босса (личное сопровождение).

Личный ассистент (личный помощник) осуществляет, помимо упомянутых выше функций секретаря, контроль сотрудников, исполнение личных поручений руководителя, обеспечение процессов делопроизводства, travel-поддержку, участие во встречах, их протоколирование и т.д.

Бизнес-ассистента дополнительно курирует процессы, происходящие в организационной структуре компании, бизнес-процессы взаимодействия кадров, кадрового делопроизводства, сроков исполнения, обеспечивает работу босса в командировках, его участие в переговорах; протоколирует, передает информацию и контролирует. Фактически он является полноправным заместителем руководителя. Часто бизнес-ассистент – смежная профессия с менеджером проекта.

Совершенствуя управленческие навыки, сотрудник с позиции бизнес-ассистента переходит на позицию менеджера проектов. Это ассистент, который «вырастает» внутри компании, потому что обладает достаточными знаниями и компетенциями, чтобы осуществлять полноправное руководство офисом, подразделением или филиалом, заниматься организацией процессов на местах, ставить задачи и контролировать их исполнение.

Выделяют два типа ассистентов по уровню мотивации и личностным и управленческим характеристикам. Первые считают, что их должность – переходная позиция. Вторые просто любят свою работу. Часто карьеру ассистентов и личных помощников выбирают те женщины, для которых актуальна реализация в повседневной деятельности их природных качеств: заботы, любви.

Не существует единого перечня нормативных документов, профессиональных стандартов, регулирующих обязанности личных помощников и ассистентов. Причина здесь не в функциональных недоработках и неочевидном перечне требований к специальности, а в многозадачности и многоспособности специалистов данного профиля. Должность находится на стыке кадрового делопроизводства, финансового планирования, администрирования, менеджмента в туристической отрасли и других областей. Все это делает невозможным унификацию перечня обязанностей в виде каких-либо инструкций. Можно сказать, что профстандарт «разрабатывается индивидуально конкретным руководителем».

Личные ассистенты и помощники, таким образом, могут быть полностью вовлечены в бизнес и выполнять управленческие функции или же выполнять исключительно вспомогательные роли (организация личного пространства босса, travel-поддержка, переводы и т.д.).

Чаще всего на месте ассистента или личного помощника руководители хотят видеть стройную ухоженную женщину. Однако современные тенденции таковы: если раньше боссы на эту должность нанимали молодых девушек, то теперь отдают предпочтение специалистам 30–35 лет. В качестве причин подобного выбора руководители называют следующие: у женщин есть этого семья и дети, а значит, они реже уходят в декретный отпуск; они нацелены только на работу, больше думают, чем поддаются эмоциям, масштабнее мыслят, не боятся брать на себя ответственность; снижается риск неформальных отношений на рабочем месте (женщины старше 30, как правило, не заинтересованы в чем-либо, кроме стабильной работы и зарплаты).

Обычно работодателям требуется опыт по специальности, умение осуществлять функции личного помощника, быстрая реакция, сообразительность, ум, способность систематизировать информацию, искусство ведения переговоров, тайм-менеджмент и прочие управленческие навыки в том случае, если человек пошел по карьерной лестнице выше. Не менее важны наличие профильного высшего образования, знание языков (порой нескольких), готовность к командировкам и ненормированному графику работы (умение совмещать семью и работу; наличие семьи является преимуществом, а дети должны быть старше трех лет), возраст (сотрудница старше 30 привносит в имидж компании элемент стабильности).

Наметилась тенденция к узкоспециализированному подходу к построению, планированию карьеры и запросов клиентов на консультирование в этом направлении. Сейчас, например, кадровое агентство значительно выигрывает, когда позиционируется как официальный клуб для консультирования и поддержки профессионалов в одной отрасли деятельности. Таков подход компании Smart and Talented.

По заработной плате. Средняя по рынку: секретарь 40 000–70 000 руб.; личный помощник без знания английского языка 80 000–100 000 руб., со знанием английского и графиком работы 24/7 – 120 000–170 000 руб.; помощник Family Office (руководитель семейного офиса) 150 000–250 000 руб.; бизнес-ассистент 120 000–180 000 руб.; менеджер проектов 150 000–200 000 руб.

Почему карьеру нужно планировать и как делать это правильно

Лайфхакер вместе с Алёной Владимирской разобрался, почему важно задумываться о профессиональном развитии и как предотвратить типичные ошибки при планировании карьеры.

Алёна Владимирская

Хедхантер, один из крупнейших экспертов в области рекрутинга и основатель проекта «Антирабство».

Зачем нужно планировать карьеру

Планировать карьеру нужно для того, чтобы прийти в жизни туда, куда вы хотите.

Алёна Владимирская

Блуждать в потёмках, полагаясь на теорию вероятности, — тоже вариант, который работает по принципу 50/50. Вам может повезти, а может и нет. Так стоит ли рисковать?

Если вы заранее не запланировали, когда и куда вы пойдёте в отпуск, у вас либо случится феерическое приключение, либо самый ужасный отдых из всех возможных. И то, и другое вы будете помнить до конца собственной жизни.

Алёна Владимирская

И если неудачный отпуск — досадное разочарование, которое можно исправить следующим летом, то проваленная карьера — непоправимая ошибка.

Чтобы самореализоваться как профессионал и достичь определённых карьерных целей, просто плыть по течению не получится. И даже если однажды вам повезло по счастливой случайности оказаться на достойной позиции и шагнуть на новую ступень карьерной лестницы, помните, что это была случайность, которая может никогда не повториться. Что ещё хуже — отсутствие плана может отбросить вас на несколько ступеней назад.

С чего начать планирование карьеры

Задайте себе вопрос: чего я хочу от карьеры?

Как бы просто и банально это ни звучало, вы должны это сделать. И ответ ни в коем случае не может быть абстрактным.

Вы должны честно ответить себе на вопрос «Чего я хочу от своей карьеры?», и не в общих чертах «Я хочу интересной работы». Чего вы хотите в конкретный момент, куда хотите идти, чего достичь, и что вам для этого нужно сделать?

Алёна Владимирская

Размытое понятие «хорошей работы» вам не поможет, необходимо составить список из конкретных пунктов, значимых именно для вас и именно в данный момент вашей жизни:

  1. Какая сфера деятельности меня интересует?
  2. Мне нужна крупная международная компания или небольшое локальное предприятие?
  3. Есть ли конкретная компания, в которой я хочу развиваться?
  4. Какую должность я хочу получить?
  5. Какие обязанности я хочу выполнять?
  6. Какую ответственность я готов на себя взять?
  7. На какие условия я готов или не готов согласиться?
  8. Насколько для меня важен коллектив?
  9. Какая мне нужна зарплата?
  10. Имеет ли значение город и страна, в которой я буду профессионально расти?

Этот список можно продолжить, опираясь на ваши личные потребности и приоритеты. Важно, чтобы ответы были честными, а вопросы — конкретными.

Учтите свои сегодняшние потребности

В течение жизни меняются наши желания, возможности и приоритеты. И в разный период на принятие решения влияют принципиально разные факторы. В один момент это может быть престиж компании, коллектив и перспективы роста, в другой — банальное наличие медицинской страховки.

Задавайте себе вопросы на каждом этапе жизни, расставляйте приоритеты и ориентируйтесь в первую очередь на них.

Каковы типичные ошибки

Вы не до конца задали себе вопрос

Вы так и не смогли сформулировать конкретный вопрос и продолжаете держать в голове абстрактный образ «хорошей и интересной работы». Вы должны определиться, какой смысл вкладываете в эти слова. Не существует единственного верного описания хорошей работы, у каждого свои требования и критерии выбора.

Что сделать

Будьте честны с собой и не обобщайте. Подумайте, какие цели вы преследуете при выборе компании или отрасли. Если вам важно, чтобы работа была интересной, определите, в чём для вас заключается этот самый интерес. Вам интересны люди, работающие в компании, ваши обязанности или всё-таки зарплата, которую предлагают?

Вы верите мифам об отрасли в целом или о компании в частности

Не зная конкретных отраслей, не разговаривая с людьми, работающими в привлекательных для вас компаниях, вы очень серьёзно рискуете попасть в ловушку бренда.

Алёна Владимирская

Грамотно выстроенный имидж компании и стереотипы о сферах деятельности могут ввести в заблуждение любого. Например, популярное убеждение: пиарщики попивают шампанское на мероприятиях, веселятся и постоянно общаются с интересными людьми. Не зная подноготной, можно подумать, что это не работа, а мечта. Но не все понимают, что между трёхчасовыми мероприятиями — месяцы скрупулёзной и рутинной подготовки, бессонные ночи и годы наработки нужных контактов.

В эпоху социальных сетей грех жаловаться на недостаток коммуникации. Вы всегда можете задать вопрос вашим потенциальным коллегам, узнать особенности работы и услышать, какие трудности могут вас поджидать.

Никто не отменял посещение отраслевых семинаров или вебинаров — это позволит узнать индустрию и её представителей поближе. Вы сможете задать вопросы, наработать полезные связи и понять — то это, что вам нужно, или всё-таки нет.

Что может помешать на пути к карьере мечты

Вы недисциплинированны

Если вы заядлый прокрастинатор и у вас проблемы с самоорганизацией, то искать работу мечты вы будете очень долго. И, возможно, безуспешно.

В первую очередь вам придётся изменить подход к процессу. Научитесь оценивать свои ресурсы и возможности, чтобы ставить адекватные сроки на выполнение тех или иных задач. Начните записывать, что вы делаете для достижения цели, что уже сделали, а к чему ещё не приступили, сколько времени и сил потрачено на выполнение каждого из пунктов. Так вы увидите, что вам даётся легко, а что выходит только из-под палки.

Вам нужно пересмотреть свой план

Вы допустили ошибку в своём плане. Вы могли невольно обмануть себя, записав в план не свои настоящие цели, запутаться в расстановке приоритетов или определить неточную последовательность шагов.

Руководствуйтесь своими желаниями и возможностями. Даже если все вокруг трубят, что вам нужна руководящая должность в крупной международной компании, хотя вам по душе небольшой локальный бизнес, где руководить нужно несколькими людьми.

Пересмотрите свои действия и ответьте на вопрос: почему они не привели меня туда, куда я шёл?

Итоги

  • Задавайте себе только чётко сформулированные, конкретные и честные вопросы.
  • Делайте это периодически, чтобы понимать текущие приоритеты.
  • Ориентируйтесь только на свои потребности.
  • Узнайте информацию о желаемой сфере деятельности от сотрудников, а не полагайтесь на образы и стереотипы.
  • Помните, что ваша карьера в ваших руках.

About the author

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *