Клиентский договор

6 советов по работе с заказчиком

Привет, друзья! В этом посте, основываясь на своем жизненном опыте, я хочу дать вам 6 советов о том, как работать с заказчиком, как разговаривать с заказчиком. Написать эту статью я решил после разговора с одним моим знакомым. Зовут его Илья. Он пожаловался на то, что его обманул заказчик. Излагаю грустную историю, которую мне поведал дизайнер.

Илья работает фрилансером, специализация – дизайн интерьера в 3ds Max. Как-то позвонил ему заказчик и спросил, может ли тот сделать кухню в стиле «Hi-Tech». Илюха сказал что может, и они договорились о встрече – жили в одном городе. Встретились в квартире клиента и после всех замеров и обсуждений ударили по рукам. Стоимость дизайн-проекта вышла 14 000 рублей. Обсудили все до мельчайших подробностей и деталей, нарисовали эскизы, договорились о сроках. Илья намекнул, что неплохо было бы заключить договор на бумаге. Клиент по-хозяйски похлопал его по плечу и заявил, что никакие бумажки не нужны, это его личная квартира и он платит из своего кармана. В подтверждении своих слов, заказчик вручил Илюхе 3 000 деревянных. Получив предоплату и успокоившись, мой знакомый приехал домой и сразу принялся за работу.

Через две недели Илья прислал клиенту первые и, как он надеялся, окончательные результаты своей работы. Тому очень понравилось, но кое-что надо было переделать. Правки были незначительными и Илюха за один день внес необходимые изменения. Второй вариант вызвал дикий восторг у заказчика и он сказал, что теперь может с чистой совестью показать готовый результат своей жене.

Два дня Илья ждал звонка клиента. Вечером зазвонил мобильник и бодрый голос заказчика сообщил, что жена ужасно расстроилась, что это вообще не катит и надо, практически, все изменить. Илья потребовал оплатить работу, которую он уже выполнил. На очередной встрече клиент выдал 2 000 рублей и успокоил моего знакомого, пообещав, что это последние исправления. Были нарисованы новые эскизы и снова закипела работа.

Потратив еще неделю, Илюха выслал очередной рендер кухни. Клиент, визжа от радости и всячески расхваливая гениального дизайнера, пообещал связаться с ним вечером, после разговора с женой. Но вечером никто не позвонил. Прождав два дня, Илья сам решил позвонить заказчику. «Абонент временно заблокирован» – услышал он в трубке. На следующий день он опять позвонил и услышал то же самое. Через неделю все повторилось опять. Слать письма было бесполезно – на них никто не отвечал. Илья решил поехать на ту квартиру, в которой встречался с заказчиком. Он звонил в звонок, стучал, но ему, естественно, никто не открыл. И тогда мой знакомый понял, что его обманули! Говоря правильным языком, – «кинули»! Вместо 14 000 он получил 5 000 рублей, выполнив большой объем работы и потратив уйму времени. Да, печальная история.

Этот случай далеко не единичный. Признаюсь, со мной тоже произошло нечто подобное лет 15 назад. Меня, так же как Илюху, обвели вокруг пальца, только сумма была в несколько раз крупнее и объем работы значительно больше. Причем, я никак не ожидал проблем с оплатой, потому что заказчиком был известный кинорежиссер. Но, как говорится, плохой опыт – это все равно опыт. Благодаря этому, мягко говоря, непорядочному человеку, я понял как работать с заказчиком, как разговаривать с заказчиком и вывел для себя несколько правил по работе с клиентом, которые соблюдаю уже много лет. Ими я и собираюсь с вами поделиться, друзья.

Правило 1. Зарегистрируйте свой бизнес. Физическое лицо проще обмануть. Если вы являетесь юридическим лицом, то одно это может остановить мошенника. Зачем ему лишние проблемы?

Правило 2. Если вы встречаетесь с заказчиком лично, то перед началом разговора положите на стол диктофон. Это хороший способ проверить серьезность намерений клиента. Некоторые заказчики начинают нервничать, возмущаться и бьют себя в грудь, крича о своей кристальной честности. Вы можете объяснить, что вам даже в голову не приходило сомневаться в чьей-либо честности, что у вас плохая память и что диктофон нужен только для того, чтобы не забыть ни одно из пожеланий клиента. Если эти слова не действуют, вы тихо встаете и без тени сожаления возвращаетесь домой. Но заказчик, который серьезно заинтересован осуществить проект и даже не помышляющий о том, чтобы вас обмануть, воспримет диктофон как необходимую часть переговоров.

При обсуждении деталей проекта, настаивайте на наличие эскизов или раскадровок. Неважно кто их будет рисовать – вы, ваш художник или художник заказчика. Это – документы и на каждом из них должны стоять подписи исполнителя и заказчика.

Будьте дотошны, оговаривайте каждую мелочь, вплоть до цветов. Небо – синее, трава – зеленая и т.д. Вам смешно? Зря! Когда вам после месяца работы заявят, что хотят грозовые тучи и пожелтевшую траву, будет не до смеха. Такие переделки занимают много времени и портят нервы. А если вы имеете на руках диктофонную запись, на которой заказчик говорит, что небо – синее, а травка – зеленая, то ему уже не отвертеться. Эскизы и раскадровки с вашими подписями, тоже являются гарантией вашей правоты. Если возникнут проблемы, то у вас всегда есть возможность сказать: – Извините, папаша, какого цвета небо на эскизе? Какого цвета трава на эскизе? Чья подпись стоит под каждой картинкой? Ага. Так какого хрена вы просите меня переделывать то, что сами утвердили? Клиенту и сказать нечего.

Все то же самое касается и удаленной работы. Только вместо диктофона, гарантом выступает ваш почтовый ящик. Применяйте на практике это правило и вы сэкономите кучу времени и здоровья. После всех улаженных формальностей, переходите к третьему правилу.

Правило 3. Договор на бумаге. Без наличия договора не стоит даже начинать разговор с заказчиком. Найдите в интернете и скачайте типовой бланк подрядного договора, лучше всего в «вордовском» или текстовом формате, для возможности вносить изменения. Сайтов с такими договорами великое множество. Внесите пункты о предоплате – полной или 50%, и о стоимости переделок. Если у вас нет возможности лично встретиться с заказчиком (другой город, удаленная работа), то вышлите ему подробную смету проекта, учитывая свои расценки, и заполненный договор. Дайте время ознакомиться с документами, и если клиента все устраивает, то пусть подпишет все бумаги и перешлет вам по email или по факсу. Ни в коем случае не удаляйте письмо из почтового ящика – в нем дата и сами подписанные документы. И не потеряйте факс. В случае неприятностей вы всегда сможете предъявить почту или факс в качестве доказательств.

Правило 4. Сроки. Всегда устанавливайте реальные, разумные сроки выполнения проекта. Заказчику, как правило, работа нужна «вчера». Вас это не должно волновать. Выше головы не прыгнешь. Если договориться не получается и вы понимаете, что физически не в состоянии выполнить работу за такой короткий срок, то лучше вообще отказаться от такого проекта. Пусть поищут других исполнителей.

Правило 5. Стоимость 3D проекта. Не ставьте низкие расценки на свою работу, боясь испугать заказчика. Уважайте себя и свой труд! Сколько времени вы потратили на то, чтобы обучиться своей профессии, сколько бессонных ночей провели перед монитором, работая над потрфолио, сколько туториалов пересмотрели и книг перечитали, чтобы стать профессионалом и начать зарабатывать своим трудом? Я думаю, не один год. Так почему же вы должны за копейки продавать годы своей жизни, свой опыт и знания? И не забывайте – это не вы пришли к заказчику, а он к вам! Значит он понимает, что никто другой не сделает эту работу лучше вас.

Правило 6. В процессе работы над проектом, высылайте заказчику изображения или анимацию среднего качества, чтобы он не смог воспользоваться плодами вашего труда. А вдогонку можно поставить водные знаки, для полного успокоения. Для оценки вашей работы такого качества вполне достаточно. И только после того, как заказчик примет работу и рассчитается с вами, можно отдавать ему финальный рендер в высоком качестве.

Эти шесть правил, конечно, не являются панацеей от вездесущих мошенников, но значительно сужают или вообще исключают, возможность вас обмануть. За последние лет пятнадцать у меня не возникало проблем с клиентами. И заказчик тоже доволен, поскольку видит, что имеет дело с серьезным человеком.

Если у вас есть какие-то свои методы работы с заказчиками, то самое время дополнить мой пост и поделится ими в комментариях. Уверен, ваши методы могут помочь многим пахарям и работягам защититься от злоумышленников.

Документ «Заявка на оплату расходов»

1. Как работать с заявкой

Документ «Заявка на оплату расходов» представляет собой запрос в ФО на расходование средств и является основанием для проведения ФО операций по счету.

Как и все исходящие документы, вначале заявка вводится, затем подписывается и отправляется в ФО. В результате её обработки в АЦК-Финансы, в программе синхронно отображается её состояние (статус). Это будет продолжаться до тех пор, пока она не достигнет одного из конечных статусов.

Кроме заявок, создаваемых в программе, из АЦК-Финансы будут приходить заявки клиентов, проходящих по смете, на которую подписан клиент. Таким образом, клиент имеет возможность видеть не только документы, введенные им, но и также документы, созданные в ФО и с АРМ других клиентов. В списке документов такие заявки будут отражаться, только если стоит отметка «Входящие».

2. Как создать новую заявку

Для создания новой заявки нужно выбрать пункт меню ДокументыÞЗаявки на оплату расходов или на панели инструментов нажать кнопку . Открывается окно в следующем виде смотрите рисунок ( Рис. 1 ) В данном окне дата стоит текущего дня. Если изменить «дату документа» то он покажет за это период все заявки которые были у организации.

(Рис.1)

Для создания нового документа нажимается кнопка или клавиша <Insert>. Появится экранная форма многостраничного документа, пример формы представлен на (Рис. 2)

( Рис. 2 )

В данной форме в закладках заполняются поля:

— Номер — номер заявки. Проставляется автоматически из принципа N+1, где N – номер последнего сохраненного документа. Доступно для редактирования.

— Дата – дата заявки. Автоматически устанавливается текущая дата

2.1.1 Закладка » Основные»

В данной закладке заполняется следующие поля:

— Счет Плательщика ( ЛАГ, ЛАВ, ЛБГ, ЛБВ, ЛБ или ЛВ) ( нажимаем на кнопку после поля счет)

— Назначение платежа – вводится основание платежа. ( в ручную с клавиатуры )

— Выбираем Получателя ( нажимаем на кнопку , смотреть Рис. 3 )

— Счет получателя ( нажимаем на кнопку выбираем из справочника если не проставился )

( Рис. 3 )

Открывается список поставщиков. Где вбивая на фильтр ИНН и КПП отсортировываем по набиваемым критериям нужного получателя. Выбираем его и нажимаем кнопку «ОК»

Смотрите (Рис. 4)

( Рис. 4 )

Закладка » Роспись «

Дальше открываем закладку «Роспись» .(Рис. 6)

(Рис. 6)

Здесь выбираем » Бюджет » ( нажимаем на кнопку в конце строки, открывается окно смотреть (Рис.7) где выбираем Год 2011 Наименование бюджет Республики Татарстан )

( Рис. 7)

Дальше выбираем » Бланк расходов » ( нажимаем на кнопку в конце строки, открывается окно смотреть (Рис.8) здесь удаляем » Тип Бланк Расходов » нажимая на крестик в конце поля !!!!

(Рис.8)

После этого под словом ( Код ) выходит бланки расходов организации. Смотрите ( Рис. 9 )

( Рис. 9)

Примечание!!!!

Наименование вашей организации с припиской » (госзадание) » она соответствует «ЛБГ» или «ЛАГ» счетам.

Просто написанное Наименование вашей организации соответствует «ЛБВ» или «ЛАВ» счетам.

Выбираем одну из них и нажимаем » ОК «.

Дальше в Закладке «Росписи» нажимаем на кнопку чистый листок. Смотрите (Рис.10)

( Рис. 10 )

Открывается форма » Строка заявки на оплату расходов » (Рис. 11) где заполняем поля:

( Рис. 11)

Примечание!!!!!

Связанный документ заполняется только в том случаи когда заявка делается по Договорам (( На Оплату Договора )) !!!

— Связанный документ ( нажимаем на кнопку в конце строки, открывается окно

смотреть (Рис. 12)

(Рис. 12)

«Документ» нажимаем на кнопку , Открывается окно со списком Бюджетных обязательств данной организации. Из этого списка выбираем нужное Бюджетное обязательство принятое для оплачиваемого Договора. И нажимаем на кнопку » ОК «. После этого в строке » сумма » проставляется вся сумма по Бюджетному обязательству.

«»» Если вы оплачиваете всю сумму по Бюджетному обязательству то поле «сумма» останется не изменой.

«»» Если вы оплачиваете частично, то удаляете из строки » сумма » проставленное значение и ставите значение которое вы будете оплачивать.

— Разрешение

Чтобы выбрать «Разрешение» нажимаем на кнопку в конце строки

( Отмеченный на рисункеИ открывается окно смотрите ( Рис. 13).

Где выбираем нужное разрешение. И нажимаем » ОК «.

( Рис. 13 )

— Сумма

Поле сумма заполняется в ручную с клавиатуры. Набиваем ту сумму которую будете оплачивать!

Отмечена на ( рисунке 11 ).

— Из Бюджета

Чтобы выбрать статью по которому будет производиться оплата, нажимаем на кнопку » Из бюджета » отмеченный на ( рисункеПосле этого откроется окно смотрите ( Рис. 14 )

Где выбираем статью по которому будет производиться оплата. И нажимаем кнопку «ОК».

( Рис. 14 )

После того как все выделенные поля ( смотрите (Рис. 15) ) заполнены в окне » Строка заявки на оплату расходов » нажимаем кнопку » ОК «.

(Рис. 15)

В закладке «Роспись» набитые данные сохраняться в виде строки. Смотрите ( Рис.16 )

( Рис. 16 )

Закладку » Идентификаторы платежа»

Примечание!!!!

Закладку » Идентификаторы платежа » Заполняем только для заявок по налогам!!!!!

Открываем Закладку » Идентификаторы платежа » смотрите ( Рис. 17 ) Где нажимаем кнопку «Из справочника идентификаторов платежа » .

(Рис. 17 )

Откроется справочник » Идентификаторы платежа » ( Рис. 18 ) Где выберем нужное поле. И нажимаем кнопку » ОК «.

(Рис. 18 )

2.4 закладка » Ответственные лица и чек »

Дальше идет закладка » Ответственные лица и чек » если берете наличку по чеку. В других случаях не надо эту закладку заполнять. Открываем закладку » Ответственные лица и чек » , ставим галочку в поле » Для выдача наличных средств » и заполняем доступные поля в этой закладке. Смотрите ( Рис.19 )

( Рис. 19 )

2.5 закладка » Дополнительно «.

Дальше переходим на закладку » Дополнительно «.

В этой закладке заполняем поля » Вид операции » ( Всегда 01),

» Очередность платежа» ( 3 или Зарплата, налог по зарплате. 6- другие платежные документы.)

Поле » Вид платежа » должно быть пустым.

И после этого нажимаем кнопку » ОК «.

( Рис. 20 )

После того как нажали на кнопку » ОК » заявка сохраниться в виде строки в статусе » Новый «.

Смотрите ( Рис. 21 ).

( Рис. 21 )

Выделяем эту заявку кнопкой пробелом в клавиатуре ( если их много выделяем все) нажимаем правой кнопкой мыши. Открывается пункт меню где выбираем » Подписать «. Статус документа будет » Подписан». Еще раз нажимаем правой кнопкой мыши выбираем » К отправке «.

Смотрите ( Рис. 22 )

( Рис. 22 )

Статус документа будет меняться на » Отправляется » «» » Отправлен » «» » Доставлен » «» » Принят » «» » Принят АЦК «.

Статус АЦК будет » Исполнен » » Импортирован » » На санкционировании «.

ПРИМЕЧАНИЕ!!!!!

Если не видны какие не будь данные в открытых справочниках нажмите или отожмите кнопку (воронка равно). Эта кнопка убирает панель фильтров. Тогда данные появятся.

Клиентский счет

Клиентский счет – банковский счет, который открывает от имени клиента организация или физическое лицо, отвечающее за распределение финансов. Открывать клиентский счет могут адвокаты, агенты, брокеры. Если организация распоряжается денежными средствами своего клиента, то открытие счета – это обязательная процедура, и все движения капитала должны происходить исключительно через банк. В настоящее время на суммы, расположенные на клиентских счетах, начисляются проценты.

Какие бывают виды клиентских счетов?

Разновидности клиентских счетов:

• Депозитный. Это счет, который работает как банковский вклад. Обычно его используют для сохранения денег клиента. От обычного расчетного счета отличается тем, что срок работы счета жестко фиксирован, а процент начисления достаточно большой. При этом клиент или его представитель должен подписать договор, согласно которому изъятие средств ранее указанного срока невозможно. Поэтому и процентная ставка выше: банк может распоряжаться деньгами в течение оговоренного периода времени.

• Текущий. Счет, по которому проценты не начисляются или начисляются в исключительных случаях. Открывают его от имени клиента, а средства на счете могут быть израсходованы или переведены на некоммерческие операции. Актуально для лиц, пользующихся услугами юристов, адвокатов. Средства на счете не могут быть использованы для совершения предпринимательских сделок. Важно, что если счет открыт на имя организации, то банк требует предоставить смету и следит за расходованием на установленные цели.

Депозитный счет имеет две разновидности: срочный и счет до востребования. Срочный – это клиентский счет, рассчитанный на длительный срок хранения средств, обычно минимальный период времени составляет один год. До востребования – счет по типу вклада, однако клиент или его представитель имеет право снять сумму в любой момент. Процентные ставки по счетам до востребования ниже, чем по срочным.

Контроль над ведением расчетов

Стоит отметить, что в России распространена следующая практика: юридические лица (коммерческие организации) открывают расчетные счета, а физические – текущие. При этом и владелец денежных средств, и его представитель имеют право распоряжаться суммами по своему усмотрению. Однако, держатель текущего счета может проводить манипуляции в соответствии с установленной сметой.

Расчеты с поставщиками и покупателями в КА 2.4.6, УТ 11.4.6, ЕРП 2.4.6

В статье я буду в основном рассматривать расчеты с покупателями. Однако, механизмы реализованные в системе очень похожи как для покупателей, так и для поставщиков. Так что все, о чем я буду писать, справедливо и для расчетов с поставщиками.

Главное, что сподвигло меня на написание данной статьи – это реализация нового режима расчетов «Онлайн» в типовых конфигурациях УТ, КА, ЕРП. Тем не менее, часть материала, например детализация расчетов, справедлива как для нового, так и для старого режимов расчетов.

Оглавление

  1. Режимы расчетов «Офлайн» и «Онлайн»
  2. Планируемая и фактическая задолженность
  3. Порядок зачета документов в режиме расчетов «Онлайн»
  4. Детализация расчетов с клиентами (поставщиками)
  • Расчеты с детализацией по договорам
  • Расчеты с детализацией по заказам
  • Расчеты с детализацией по договорам и заказам
  • Расчеты с детализацией по накладным
  • Расчеты с детализацией по договорам и накладным
  1. Ошибки и недочеты, найденные в режиме расчетов «Онлайн»

Режимы расчетов «Офлайн» и «Онлайн»

В более ранних версиях УТ 11, КА, ЕРП существовала возможность вести расчет только «Офлайн». Это означало, что движения по регистрам: «Расчеты с клиентами по документам» и «Расчеты с поставщиками по документам» происходило отложено, при выполнении регламентного задания «Выполнение отложенных движений по расчетам с клиентами\поставщиками». Напомню, выше указанные регистры необходимы для анализа задолженности по срокам, с разбивкой по интервалам.

В текущих релизах, начиная с версий КА 2.4.6, УТ 11.4.6, ЕРП 2.4.6 появилась возможность ведения расчетов в режиме «Онлайн». Настройка выполняется в разделе «Казначейство и взаиморасчеты», в группе «Взаиморасчеты»:

В режиме «Онлайн» необходимости в выполнении регламентного задания больше нет, так как все необходимые действия выполняются в момент проведения документов. Вместо регистров: «Расчеты с клиентами по документам» и «Расчеты с поставщиками по документам» появились новые: «Расчеты с клиентами по срокам», «Расчеты с поставщиками по срокам». Также добавились новые регистры для учета планируемой задолженности. Соответственно, доработаны все основные отчеты: «Ведомость расчетов», «Задолженность», «Задолженность по срокам» и другие.

Планируемая и фактическая задолженность

Как было написано выше, при применении режима расчетов «Онлайн», появляется возможность фиксировать как фактическую, так и планируемую задолженность. Для учета планируемой задолженности применяются новые регистры накопления: «Плановые отгрузки клиентам», «Плановые оплаты клиентов», «Плановые поставки», «Плановые оплаты поставщикам». Движение «Приход» формирует увеличение плана, движение «Расход» — уменьшение. Все движения в планируемых регистрах формируются по данным фактических.

Документами, которые могут формировать планируемую задолженность являются заказы. Соответственно, документами, закрывающими планируемую задолженность выступают документы оплаты, товародвижения и корректировки. Одним словом, все документы, которые формируют фактическую задолженность.

Для анализа планируемой задолженности используются отчеты: «Задолженность клиентов по срокам» и «Задолженность поставщикам по срокам». В указанных отчетах существует возможность формировать отдельно плановую задолженность, отдельно фактическую и ту и другую одновременно:

Реализованы изменения в настройках графиков оплаты по заказу. Вариант оплаты «Кредит» разбит на два новых: «Кредит (Плановый)» и «Кредит (после отгрузки)». Дата поступления денежных средств по плановому кредиту фиксированная, и не зависит от даты отгрузки. Дата поступления денежных средств по кредиту «после отгрузки», привязана к дате отгрузки. Она указывается как сдвиг (количество дней) после отгрузки. По умолчанию, дата рассчитывается относительно желаемой даты отгрузки по заказу:

После формирования документа товародвижения по заказу, график оплаты корректируется. Рассчитывается максимальная дата оплаты по всем строкам графика, указанных в заказе, и добавляется в накладную одной строкой:

Причем, если максимальная дата оплаты рассчитывается путем сдвига относительно отгрузки, расчет будет выполнен исходя из реальной даты отгрузки по накладной. Накладная формирует соответствующие корректирующие движения в регистре плановых оплат.

Порядок зачета документов в режиме расчетов «Онлайн»

В режиме расчетов «Онлайн», существенно изменен порядок зачета документов.

Появилась возможность выстраивать последовательность накладных для зачета авансов не только по дате документа, но и по плановой дате оплаты. Например, если в более поздней накладной планируемая дата оплаты меньше, чем в более ранних, по этой накладной будут зачтены более ранние авансы.

Подбор документов для зачета выполняется в порядке следующих приоритетов:

  • Зачет авансов по дате документа: по дате документов > по виду документов > по времени документов > по номеру документов
  • Зачет авансов по плановой дате оплаты: по дате документов > по виду документов > по номеру документов

Виды документов имеют следующий приоритет:

Заказы > Накладные > Платежи

Вся эта информация зашифрована в специальные новые реквизиты регистров накопления: «Порядок операции», «Порядок зачета», «Порядок зачета по дате платежа». Формат данных полей следующий:

  • Год — 4 символа
  • Месяц — 2 символа
  • День — 2 символа
  • ТипЗаписи — 1 символ (1-заказы, 2-реализации, 3-сторно реализаций, 4-оплаты)
  • Час — 2 символа
  • Минута — 2 символа
  • Секунда — 2 символа
  • ТипДокумента — 2 символа – номер документа по порядку
  • НомерДокумента — 11 символов

После изменения какого-либо документа «задним числом», происходит автоматическое перераспределение всех последующих документов начиная с момента измененного документа.

Детализация расчетов с клиентами (поставщиками)

Расчеты могут вестись с детализацией по следующим элементам:

  • По договорам – используются соглашения, в которых указано ведение расчетов по договорам, или не используются соглашения и включен учет по договорам. Детализация расчетов в договорах – «По договорам».
  • По заказам — используются соглашения, в которых не указано ведение расчетов по договорам. Детализация расчетов в соглашениях – «По заказам».
  • По договорам и по заказам — используются соглашения, в которых указано ведение расчетов по договорам, или не используются соглашения и включен учет по договорам. Детализация расчетов в договорах – «По заказам».
  • По накладным — используются соглашения, в которых не указано ведение расчетов по договорам. Детализация расчетов в соглашениях – «По заказам» или «По накладным». Или не используются соглашения и отключен учет по договорам.
  • По договорам и по накладным — используются соглашения, в которых указано ведение расчетов по договорам, или не используются соглашения и включен учет по договорам. Детализация расчетов в договорах – «По заказам» или «По накладным».

Данные настройки указываются в соглашениях или в договорах, если соглашения не используются, или в соглашениях указано использование договоров. Также настройки могут быть переопределены непосредственно в заказах и документах товародвижения. В зависимости от настройки соглашений или договоров, в документах доступны для выбора следующие значения:

  • По договорам — по договорам, по заказам, по накладным,
  • По заказам – по заказам, по накладным,
  • По накладным – по накладным.

В платежных документах, настройка расчетов «По договорам» позволяет использовать детализацию по договорам. Детализация «По заказам» – по заказам и по накладным. Детализация «По накладным» — только по накладным.

Рассмотрим более подробно использование различных вариантов детализации в документах системы.

Расчеты с детализацией по договорам

Для использования данной детализации, в общих настройках должно быть указано использование договоров. В элементы справочника «Ключи учета по партнерам» будет добавлена дополнительная аналитика «Договор». Напомню, элементы данного справочника является основной аналитикой учета с партнерами.

В платежных документах, в качестве объекта расчетов будет фигурировать договор. Он же будет указан в регистрах учета с партнерами в качестве объекта расчетов:

В документах товародвижения авансы в рамках текущего договора зачитываются автоматически. Существует возможность зачесть авансы, оформленные по другим договорам текущего контрагента. Такие авансы доступны на закладке «Не использованные авансы» помощника зачета оплаты с отключенным отбором по текущему договору:

При зачете таких авансов, автоматически будет создан документ «Взаимозачет задолженности».

Расчеты с детализацией по заказам

Использование соглашений в данном случае, является обязательным.

Платежные документы могут быть введены на основании заказов или на основании документов товародвижения. В этом случае объект расчетов в платежных документах заполняется автоматически. Если платежный документ создан не на основании заказа или документа товародвижения (например загружен из Клиент-банка), необходимо подбирать заказы в ручную, на которые распределятся оплата:

При таком варианте расчетов, если документ товародвижения введен на основание заказа, зачет оплаты происходит автоматически. Повлиять на процесс зачета авансов, в данном случае нельзя. Помощник «Зачет оплаты» — не доступен.

В регистрах расчетов с партнерами в качестве объекта расчетов будет указан заказ покупателя (поставщика).

Расчеты с детализацией по договорам и заказам

В данном случае обязательно должен быть включен учет по договорам в общих настройках системы. Соглашения могут как использоваться, так и нет.

Все действия аналогичны предыдущему варианту. Отличие только в том, что в элементы справочника «Ключи учета по партнерам» добавляется дополнительная аналитика «Договор»:

Расчеты с детализацией по накладным

Напомню, что если детализация расчетов указана «По заказам», но заказы не используются, все механизмы работают как будто детализация указана — «По накладным». То-есть, детализация «По заказам» позволяет вести расчеты как по заказам так и по накладным.

В регистрах расчетов с партнерами в качестве объекта расчетов будут указаны непосредственно платежные документы и документы товародвижения.

Если платежный документ введен на основании документа товародвижения, объект расчетов проставляется автоматически. Если же он создан не на основании, можно подобрать документы, которые будут закрыты данным платежным документом. Если объект расчетов не указан, то сам платежный документ будет являться объектом расчетов, на котором будет находиться аванс:

В документах товародвижения при таком варианте расчетов автоматического зачета аванса не происходит. Для подбора необходимого авансового документа, требуется воспользоваться помощником «Зачет оплаты»:

На закладке «Нераспределенные платежи» будут доступны все документы по которым существуют авансы (платежные документы, возвраты). Это все авансы кроме авансов с объектом расчетов «Заказ покупателя». Данные авансы могут быть зачтены без создания дополнительного документа «Взаимозачет задолженности».

На закладке «Неиспользуемые авансы» будут доступны авансовые документы с объектом расчетов «Заказ покупателя». При зачете таких авансов, автоматически будет создан документ «Взаимозачет задолженности» для переноса аванса с другого заказа.

Если платежный документ распределен документом товародвижения или взаимозачетом задолженности, система запрещает отмену его проведения. Исключением из этого правила является документа возврата. Система позволяет отменять его проведение, даже в том случае, если сформированные им авансы распределены.

На заметку. Необходимо иметь в виду, что если документ, по которому происходит зачет аванса, имеет такую же или более позднюю дату, чем текущий документ, корректирующие движения будут созданы не в текущем документе, а в том, аванс по которому зачитывается. Другими словами зачет происходит всегда в более позднем документе.

Расчеты с детализацией по договорам и накладным

К варианту, описанному выше, добавляется аналитика по договорам.

В платежных документах можно указать нужный договор, на котором будет находиться аванс:

Это позволит в документах товародвижения в которых указан этот же договор зачесть данный аванс без создания дополнительного документ «Взаимозачет задолженности».

В документах товародвижения, при подборе авансов на закладке «Нераспределенные платежи» будут доступны все документы оплаты с таким же договором, который указан в самой накладной, кроме авансов с объектом расчетов «Заказ покупателя».

На закладке «Неиспользуемые авансы» есть возможность использовать авансы, оформленные по другим договорам текущего контрагента, или по этому же договору но с указанием заказа в качестве объекта расчетов. При зачете таких авансов, автоматически будет создан документ «Взаимозачет задолженности» для переноса аванса с другого договора или заказа.

Ошибки и недочеты, найденные в режиме расчетов «Онлайн»

Вообще, не очень понятно, зачем разработчики системы решили создать столько новых регистров накопления, когда можно было обойтись двумя для расчетов с поставщиками и двумя — для расчетов с клиентам. Также, избыточные движения по плановым регистрам формируют документы товародвижения. По своей сути они должны только закрывать планируемую задолженность, так как формируют фактическую. По факту, они дополнительно создают движения по формированию скорректированного плана, который в последствии будет закрыт документом оплаты.

При формировании движений документом «Заказ покупателя» по регистру «Плановые отгрузки клиентам» не корректно заполняется плановая дата погашения. Указывается дата заказа, а должна — планируемая дата отгрузки по заказу:

Сами движения по регистру «Плановые отгрузки клиентам» появляются только в момент указания действия по товарам — «Отгрузить». На мой взгляд, более корректно формировать их раньше, когда действия по товарам — «К обеспечению». Все это влияет на корректное формирования планируемой задолженности.

Еще один неприятный момент — при проведении нового документа, не формируются движения по регистру активов и пассивов в части взаиморасчетов. При повторном перепроведении этих документов, движения создаются корректно. Надеюсь, этот недочет будет исправлен в ближайшее время.

На этом все, cпасибо за внимание.

Регламент проведения платежей

Согласование платежей.

Любой бизнес нуждается в контроле за расходованием средств. Недостаток денежных ресурсов на счетах компании или, наоборот, их избыток, может привести к серьезным проблемам:

  • нарушениям сроков оплаты по счетам;
  • ухудшению отношений с контрагентами;
  • нехватке ликвидности;
  • использованию заемных средств и т.д.

Поэтому так важно организовать грамотное управление денежными потоками.

Этапы планирования

  1. Бюджетирование.
  2. Оперативное планирование.

На первом этапе составляют бюджет движения денежных средств (БДДС) на квартал, полугодие или на год. Именно утвержденный БДДС используется затем на втором этапе для контроля заявок на расходование денежных средств.

Сложность в том, что на деле БДДС требуется составлять, как минимум, в разрезе Центров финансовой ответственности (ЦФО), а как максимум использовать достаточно большой набор управленческих аналитик.

В программном продукте БИТ.ФИНАНС данная проблема решается наличием широкого предопределенного набора аналитик, а также возможностью легко добавить любую произвольную аналитику.

И что очень важно, в разрезе данных аналитик осуществляется не только планирование, но и автоматический сбор факта.

Вторая сложность состоит в том, что сам процесс формирования, согласования и корректировок бюджетов внутри компании достаточно сложный и может занимать большое количество времени.

Также БИТ.ФИНАНС позволяет автоматизировать бюджетный процесс и значительно сократить количество времени и ошибок. В БИТ.ФИНАНС реализовано:

  1. Автоматическое создание задач и оповещений (по почте и Telegram) пользователям о необходимости заполнить бюджеты
  2. Автоматическое создание форм для заполнения БДДС и рассылка их пользователям
  3. Настройка любых алгоритмов и этапов согласования и корректировки бюджетов.

Второй этап – оперативное планирование – ставит задачу синхронизации поступления и выплат, а также контроля расходования средств. Осуществляется контроль текущих потребностей компании и прогнозируются поступления средств вплоть до дня.

Один из важных документов оперативного планирования – платежный календарь. Он формирует график денежных потоков на определенный период, что дает гарантию своевременной оплаты платежей и позволяет избежать кассовых разрывов.

Создание регламента проведения платежей

Регламент платежей содержит:

  • запрос на платеж;
  • проверка заявленных расходов в счете с запланированными расходами в БДДС;
  • контроль корректности составления первичных документов к данной заявке;
  • согласование платежа за рамками бюджета (при необходимости);
  • определение приоритетов платежей;
  • проведение платежей по банку;
  • учет проведенных платежей.

Процедура согласования платежей

В регламенте обязательно прописывается процедура согласования платежей, сроки и конкретные действия ответственных лиц.

Необходимо сформулировать и закрепить обязанности и полномочия для каждого сотрудника, который участвует в процедуре согласования платежей. Здесь же прописать их полномочия. Рассмотрим пример в таблице.

Участник согласования платежа

Обязанности ответственного

Сотрудник центра финансовой ответственности (ЦФО)

Формирование заявки

Руководитель ЦФО

Согласование заявки согласно БДДС

Руководитель функциональной службы

Определение лимита в рамках бюджета

Финансовый контролер

Проверка заявки и документов на корректность составления и соответствия бюджету

Финансовый директор

Согласование платежей с руководителями ЦФР и генеральным директором

Как внедрить в компании процедуру согласования платежей

  1. Разработать внутренний регламент.
  2. Закрепить в нем правила согласования заявок платежей.
  3. Утвердить дату начала действия новых правил.
  4. Подписать регламент приказом генерального директора.
  5. Подготовить краткие инструкции по новым правилам для каждого сотрудника, который будет участвовать в согласовании.
  6. Ознакомить с правилами сотрудников, которые будут участвовать в согласовании.
  7. Протестируйте положение о согласовании платежей.

Согласование, контроль и оплата платежей в программе БИТ.ФИНАНС

Рассмотрим подробно процесс согласования платежей в программе БИТ.ФИНАНС.

Этап 1. Формирование заявки

Исполнители формируют «Заявки на расходование денежных средств», в которых указывают всю необходимую управленческую аналитику.

Этап 2. Прикрепление к заявке внешних файлов

В программе есть возможность прикрепить к заявкам любые файлы, в том числе отсканированные документы — основания платежа.

Этап 3. Контроль заявок по бюджету

При проведении заявки на расходование денежных средств контролируются на соответствие утвержденному БДДС.

При превышении заявки запланированной в бюджете суммы, документ не проводится, а пользователь получает информационное сообщение с подробным описанием причин:

В том случае, если пользователь хочет, чтобы все-таки заявка была проведена и оплачена, он может выбрать один из трех вариантов действий:

  1. Скорректировать сумму в заявке до соответствующей остатку лимита
  2. Нажать на кнопку «Оплатить за счет» и выбрать статью с доступным лимитом, за счет которой будет проведена оплата.
  3. Установить флаг «Сверх бюджета». В этом случае заявка проведется, но она будет согласовываться по особому маршруту.

Этап 4. Согласование заявок

В программе БИТ.ФИНАНС. можно настраивать произвольные маршруты согласования заявок на расходование денежных средств и реестров платежей.

В продукте имеется Рабочее место визирования для группового согласования документов.

Обратите внимание, что у вас есть возможность визировать документы с помощью мобильного устройства из любой точки мира. Для этого предназначено бесплатное мобильное приложение БИТ.ФИНАНС.

Этот удобный инструмент позволит:

  • визировать документы непосредственно на мобильном устройстве;
  • просматривать детали визируемого документа;
  • оставлять комментарии к принятому решению;
  • ставить задачи пользователям.

Этап 5. Оплата заявок

В БИТ.ФИНАНС можно формировать Платежный календарь и ежедневные Реестры платежей.

На основании реестров платежей казначей или бухгалтер может автоматически создавать платежные документы, значительно экономя своё время.

Если у вас возникают вопросы как организовать казначейство в 1С, настроить бюджетирование в программах 1С, просто звоните в офисы Первого Бита, наши специалисты проконсультируют и на опыте внедрения в других компаниях покажут как это можно реализовать.

About the author

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *