Коэффициент эффективности управления

Содержание

Оценка эффективности системы управления

Размещено на http://www.allbest.ru/

КОРОЛЕВСКИЙ ИНСТИТУТ УПРАВЛЕНИЯ, ЭКОНОМИКИ И СОЦИОЛОГИИ

КАФЕДРА УПРАВЛЕНИЯ

РАСЧЕТНАЯ РАБОТА

по дисциплине «Менеджмент»

На тему: Оценка эффективности системы управления

Выполнила: студент(ка)

группы: MO-02

Савчук Иван Иванович

Проверила: Анохина Марина Егоровна

КОРОЛЕВ 2010

управление эффективность оценка

1. Общая характеристика деятельности организации

2. Оценка эффективности системы управления организации

3. Методика суммарно-индексной оценки эффективности

Вывод

1. Общая характеристика деятельности организации

В мае 1905 года Компания «Тандем Имидж» (оперативная полиграфия) получила лицензию на издательскую деятельность и вошла в состав Группы компаний «Тандем».

Штат предприятия укомплектован опытными специалистами в области компьютерной графики, дизайна, печатного производства, рекламной и редакционно-издательской деятельности. Предприятие активно сотрудничает с типографиями и рекламными агентствами г. Санкт-Петербурга, Апатитов, Мурманска.

Специальное оборудование и творческий подход к задаче позволяют нам реализовывать самые смелые идеи в кратчайшие сроки и с высоким качеством.

ООО «ТАНДЕМ ИМИДЖ» — коммерческая фирма, главной целью деятельности которой является получение прибыли. Как экономический субъект, данное предприятие является производителем определенных товаров и услуг, необходимых на российском рынке, т. е. удовлетворяет платежеспособный спрос на эти товары и услуги.

Предметом деятельности ООО «ТАНДЕМ ИМИДЖ» является :

— производство и реализация товаров народного потребления ;

— редакционное — издательская деятельность и изготовление печатной продукции ;

— рекламная деятельность ;

— подготовка учебных материалов и их распространение ;

— операции с ценными бумагами ;

— коммерческая торговля ;

— заключение контрактов как с российскими, так и с зарубежными партнерами .

Основной вид деятельности ООО «ТАНДЕМ ИМИДЖ» — производство рекламной продукции и оказание рекламных услуг. В рыночных условиях поиск партнеров и потребителей стал играть одно из первостепенных значений, в чем и может помочь обращение к рекламным агентствам . Реклама включает в себя не только размещение рекламных носителей ( будь то рекламные теле- , видео- , радиоролики или объявления в газетах ) в средствах массовой информации, но также и является сферой деятельности , производящей рекламные продукты — те же самые рекламные носители, от качества которых напрямую зависит способность привлечь и заинтересовать потенциального потребителя рекламируемого товара .

В связи с вышеизложенным, целесообразно рассмотреть организационную структуру ООО «ТАНДЕМ ИМИДЖ». Предприятие является малым, то есть не обладает значительным количеством трудовых ресурсов, но функциональные обязанности каждой группы работников распределены достаточно четко, чтобы система функционирования предприятия могла действовать слаженно.

Организационная структура

2. Оценка эффективности системы управления организации

Показатели

2005 г.

2006 г.

2007 г.

2007г.отнош. к 2006г.,%

Стоимость основных фондов руб.

97,5

Денежная выручка, руб.

107,7

Себестоимость товарной продукции, руб.

105,2

Затраты на 1 руб. товарной продукции, руб.

85,24

82,72

70,7

105,2

Фонд заработной платы руб.

97,2

Среднемесячная зарплата 1 работника, руб.

118,1

Балансовая прибыль руб.

106,6

Рентабельность основной деятельности, %

26,4

105,6

Среднегодовая численность работников, чел.

Численность работников управления, чел.

Оплата труда работников управления, руб.

94,8

Общие расходы на управление руб.

88,2

Потери рабочего времени, чел.- дней

69,2

Текучесть персонала, %

7,6

33,3

18,1

54,4

Внедрение НТП, руб.

74,8

3. Методика суммарно-индексной оценки эффективности

Период

Денежная выручка, руб

Среднегодовая численность, чел.

Численность работников управления, чел.

Расходы на управление, руб.

Оплата труда работников управления, руб.

Общий фонд оплаты труда, руб.

Себестоимость продукции, тыс.руб.

Экономичность управления снизилась на 30% в сравнении с 2007 годом.

Экономичность управления выросла на 14%

Удельный вес

Сравниваемые периоды

Работников управления в общей численности среднегодовых работников

Оплаты труда работников управления в общем фонде оплаты труда по организации

Расходов на управление в денежной выручке организации

Оплаты труда работников управления в денежной выручке организации

%

Ур

%

Уоу

%

Уув

%

Уов

21,4

38,1

14,1

1,4

38,4

10,2

1,4

20,0

1,4

0,8

37,4

0,97

8,3

0,8

17,6

0,8

Показатели результативности управления

Сравниваемые периоды

Приходится денежной выручки на

Коэффициент окупаемости

Одного работника управления

1руб. затрат на управление

1руб. расходов на оплату труда

руб.

Уву

Руб.

Увз

Руб.

Увр

14,1

2,6

1,04

0,67

9,7

0,68

1,9

0,7

1,1

1,07

11,9

1,22

2,1

1,1

1,13

Результативность снизилась на 26% в сравнении с 2005 годом.

Результативность повысились на 16% в сравнении с 2006 годом.

Уэф2007=1.16+(1-0.84)=1.32 Эффективность управления повысилась на 32% в сравнении с 2008 годом.

Расчет комплексного показателя эффективности системы управления

Повышение эффективности предприятия

Качественное повышение эффективности организации — к этому вопросу рано или поздно приходят многие руководители. Подразумевается не только экономический фронт работы, здесь есть много аспектов, на которые стоит обращать внимание.
Создавая свое предприятие, каждый хочет получить как можно больше выгоды при минимальных затратах. И если в начале такие результаты возможны, то со временем активность может начать снижаться. Нужно понимать причины, по которых это происходит. Зная источники новоявленных проблем их легко устранить.
Для повышения эффективности нужно разработать действенный план, приносящий результат. Он должен учитывать внутренние задачи и работу фирмы, а также все изменения внешней обстановки. Сочетая это с особенностями производственных моментов, вы найдете способы повышения эффективности и получите желаемый результат достаточно быстро.

Что такое эффективность деятельности

По сути, эффективность работы любой организации — это экономика деятельности. Чем больше доход при минимальных затратах — тем выше считается эффективность. Но это еще не все, к этой же категории относится еще несколько условий:

  • рост темпа производства.
  • минимизация выбросов в окружающую среду.
  • повышение количества и скорости производства.

Кроме этого, существуют другие факторы, определяющие продуктивность и развитие предприятия. Эти пункты позволяют понять, насколько высока рентабельность того или иного производства. К ним относится:

  • результативность производства по новым технологиям.
  • рост финансового оборота при выпуске новой продукции.
  • возможность экономии различных ресурсов, используемых организацией.

Условия эффективности

Как правило, стремясь повысить качественный рост производства, руководство делает упор на финансовую сторону дела. Это не всегда приносит результат, поскольку такой подход может навредить обороту поставляемых товаров или услуг. В таком случае получается совсем обратный результат, который очень сложно изменить в будущем.

Повышение эффективности деятельности предприятия считается действительно продуктивным при следующих условиях:

  • прочная конкурентоспособность. Когда полученные вами результаты значительно выше, чем у ваших конкурентов на рынке.
  • Рост показателей финансовой стороны повышается значительно быстрее, нежели у аналогичных предприятий и фирм.
  • Образовывается достаточное количество незадействованных ресурсов, которые можно вложить в обновления и изменения внутри организации.

Развитие и соответствие запросам потребителей — важнейшая сторона в работе любой организации. Пока ваш уровень не будет полностью соответствовать современным требования, эффективность работы предприятия остается на нейтральном уровне. Важно, чтобы каждый отдел трудился на высокий результат. Только в этом случае вы сможете достигать действительно высоких целей.

Инструменты для повышения эффективности

Каждая организация должна выбирать правильный путь развития, сугубо индивидуальный для любой фирмы. Можно выделить только несколько основных правил, применимых к любой из них.

  1. снижение затрат, не отражающееся на качестве производства. Многие управленцы решают этот вопрос путем сокращения штата или закупкой более дешевых материалов. В этом случае стоит обращать внимание на то, что может значительно упасть скорость, и работа организации потеряет прибыль.
  2. Модернизация и автоматизация рабочего процесса. Это стоит делать только после детального анализа производительности. Хозяйственный и производственный отделы чаще всего нуждаются в таких обновлениях.
  3. Поиск новых путей организации управленческих моментов. Обновление на уровне руководства поможет привнести свежие идеи и новые силы для реализации прибыльных проектов.
  4. Правильный маркетинг. Реклама играет важную роль в повышение финансового оборота компании. Правильно проработанная схема привлечения клиентов способна принести большой доход при сравнительно низких затратах.

Детализация каждого из этих аспектов может принести желаемый результат. Но не стоит забывать также о том, что любая фирма это в первую очередь люди, работающие в ней. Стоит поощрять инициативу сотрудников, награждать за удачные идеи. В таком случае вы получите коллектив, заинтересованный в продвижении предприятия на всех уровнях.

Что влияет на эффективность: факторы и нюансы

Занимаясь поиском пути повышения эффективности организации, обращайте внимание на все аспекты, которые могут хоть как-то касаться вашего дела. В первую очередь это внутренняя проблема и способы ее решения. Также важно не упускать из вида условия внешней среды, непосредственно или косвенно относящейся к делам фирмы.

Рассмотрим более подробно каждый фактор, на который нужно обращать внимание в процессе улучшения работы компании.

  • Мотивация сотрудников. Кроме премий и поощрения за переработку, не забывайте о такой важной вещи как повышение квалификации. Подбор правильных курсов значительно повысит компетентность работников. Это гораздо проще, чем искать новых людей с более высоким уровнем знаний и навыков.
  • Больше власти местным управленцам. Если ваша фирма достаточно большая и имеет филиалы в разных городах, одному человеку становится сложно контролировать все уровни. Стоит возлагать больше ответственности и власти на местных управленцев. Это же относится и к начальникам разных отделов. Это поможет управлять всеми сторонами работы с точки зрения компетентного сотрудника.
  • Использовать прогресс во благо. Не ленитесь посещать различные выставки и ярмарки, где представляют новые разработки и технологии. Вовремя обновляя производственный аспект предприятия, вы сможете увеличить объемы выработки при прежних затратах ресурсов.
  • Привлечение инвесторов. Вливание денег заинтересованных людей поможет обновить и значительно улучшить рентабельность всей компании.
  • Повышение лояльности и эффективности сотрудников. Многие работодатели не обращают внимание на такой аспект, как правильный отдых сотрудников. Организовывайте своим работникам возможность посещать различные санатории и базы отдыха по сниженным ценам. Это поможет значительно сократить количество больничных и повысить работоспособность людей. Не забывайте о корпоративах в честь важных дат. Совместно проведенное мероприятие способно крепко сплотить коллектив.

С чего нужно начать

Прежде чем приступать к планированию изменений в любом направлении компании, нужно правильно и четко проанализировать стиль фирмы. Это даст возможность лучше понимать, в каком направлении стоит двигаться. Грамотный руководитель знает, что современное предприятие — это целый комплекс обновлений, без которых нельзя обойтись для максимальной продуктивности работы.

Для детального понимания ситуации внутри компании, вам понадобится:

  • статистика предыдущих лет работы формы. К этому пункту относится: количество выпускаемой продукции, продажи, пополнение ил сокращение штата, рентабельность, уровень колебания зарплат.
  • Средние и высшие показатели оборота в нужной вам отрасли.
  • Полноценное сравнение своей фирмы с конкурентами по прибыли и расходам.
  • Тщательный анализ всех факторов, приводящим к упадку или финансовым потерям вашего предприятия.
  • Назначение ответственных за проведение инноваций и реформ на местах.

Нередко подробная оценка общей информации показывает, что реформы стоит начинать с самой верхушки. В таком случае руководству стоит пересмотреть методы управления и менять их. Кардинальные изменения нередко приносят результат уже на первом этапе. Очень важно правильно оценивать собственные действия. Признать ошибки — значит сделать первый шаг к успешному выполнению поставленных задач. Тогда прогресс не станет вашим врагом, а будет работать во благо фирмы.

Не забывайте также о том, что любое предприятие начинается с его руководителя. В первую очередь следует развивать собственную эффективность. Для этого стоит сперва оценить собственную способность развиваться и меняться. Для этого можно заказать ДНК-анализ, который покажет вам полное описание ваших внутренних возможностей. На основе этого вы сможете понять, каким путем следует развивать собственную эффективность.

Где заказать анализ компании и ее работы

Многие консалтинговые фирмы предлагают провести подробный технический анализ всех сторон работы фирмы. В этом случае от вас потребуется только предоставить статистические данные, на их основе будет сделана подробная оценка. Что касается исследования ДНК, то здесь нужно обращаться к тем, кто точно знает, как исследовать совокупность генов в вашем организме.

Специалисты нашей компании помогут вам провести ДНК-тест и расшифровать его значение. На основе полученных данных мы поможем составить действенный план, следуя которому вы сможете поработать над повышением собственного потенциала. Повышение эффективности и получение стабильно высокого дохода обеспечено тем, кто не боится что-то менять с целью будущего развития. Успешный руководитель поддержит изменения во благо, и будет меняться сам.

В данном материале мы разберемся, что такое KPI простыми словами и как пошагово внедрить систему ключевых показателей эффективности в компании. А также разберем несколько практических примеров расчета.

    1. Что такое KPI: определение
      1.1 Для чего предназначены ключевые показатели эффективности?
      1.2 Виды KPI
      1.3 Ключевые показатели KPI
    2. Как рассчитать KPI: практические примеры
      2.1 Первый пример — оцениваем работу менеджера по продажам
      2.2 Второй пример — расчет KPI для маркетолога по 5 показателям и бонусной части зарплаты
    3. Плюсы и минусы от внедрения системы KPI
    4. Как внедрить KPI на практике?
      4.1 Определение основных метрик бизнеса
      4.2 Формирование матрицы KPI
      4.3 Составление программы мотивации персонала
      4.4 Объяснение нововведений работникам
      4.5 Внедрение
      4.6 Расчет
      4.7 Контроль
      4.6 Помощники
    5. Основные ошибки при внедрении KPI
    6. Заключение

Что такое KPI: определение

KPI (Key Performance Indicator) — это ключевые метрики, на которых базируется система оценки эффективности выполнения бизнес-процессов в компании.

Кажется, не получилось простыми словами. Попробуем еще раз.

КПЭ (ключевые показатели эффективности, кипиай) — это важнейшие показатели, по которым можно оценить качество выполнения различных бизнес-задач.

Данные переменные могут относиться не только к оценке качества работы сотрудника. Рассмотрим на примере несколько KPI, которые используют для оценки эффективности работы:

  • Компании — прибыль, рентабельность, капитализация и др.;
  • Сотрудника — например, для маркетолога могут использоваться KPI коэффициента конверсии, или цена привлечения подписчика на аккаунт в соцсети;
  • Проекта — например, для оценки эффективности рекламной кампании, в организации которой участвует целая команда. Могут назначаться такие же ключевые показатели эффективности как в случае с оценкой работы сотрудника.

Для чего предназначены ключевые показатели эффективности?

В первую очередь, система KPI разрабатывается для того, чтобы переводить стратегические цели организации в четкий план действий.

Введение системы оценки ключевых показателей эффективности позволяет:

  • Сделать все бизнес-процессы компании прозрачными и прогнозируемыми;
  • Оценить качество работы каждого сотрудника, проекта, компании;
  • Сконцентрировать работу всех подразделений на работу над приоритетными задачами;
  • Создать честную и эффективную систему мотивации персонала на достижение сверхрезультата;
  • Повысить ответственности за результат каждого причастного к проекту.

Виды KPI

Основные виды показателя эффективности различают в зависимости от того, к какой именно метрике он привязан.

Например, бывают KPI на:

  • Решенные задачи — по количеству выполненных задач. Распространен в компаниях, использующих SCRUM в управлении проектами;
  • Полученные оценки — по качеству выполнения работы, измеряются в баллах. Оценки могут выставляться руководителем, а могут клиентами. Например, если оценивается качество работы службы поддержки;
  • Количество — стандартный KPI, который оценивает работу по сумме достигнутых показателей за период. Например, для менеджера по продажам это могут быть совершенные звонки или сумма, на которую сделали заказы его клиенты;
  • Результат — оценивается, сколько и какого результата было произведено. Это симбиоз оценки качества и количества;
  • Затраты — очевидно, что данный пункт отражает, сколько потрачено ресурсов. Может быть применимо как в маркетинге (затраты на создание рекламной кампании), так и в любой другой сфере. Основная цель ввода такого KPI — минимизировать затраты;
  • Производительность — соотношение результата и времени на его достижение. По-простому, такой показатель также называют КПД — коэффициент полезного действия;
  • Эффективность — с точки зрения бизнеса, это соотношение полученного результата к затратам. Ярким примером является установка ROMI в качестве показателя, по которому измеряют эффективность работы маркетинга в компании.

Также, разделяют простые и сложные показатели KPI. Разобраться с этой градацией проще всего на примере.

Пример простого КПЭ — средний CTR объявлений рекламной кампании. Использоваться может при оценке эффективности таргетированной рекламы в Инстаграм.

А сложным KPI, в таком случае, может быть ROI рекламной кампании. Почему же он сложный? Потому что включает в себя сразу несколько показателей.

ROI рекламной кампании рассчитывается по формуле:

(Прибыль — Затраты)/Затраты *100%.

А теперь разложим показатель “Прибыль” на составляющие:

  • СРМ — стоимость 1000 показов;
  • CTR — % кликов по объявлениям рекламной кампании;
  • CR — коэффициент конверсии;
  • S — средний чек.

Таким образом, получим формулу, где ROI=(CPM*CTR*CR*S — Затраты)/Затраты*100%.

В таком случае, даже если KPI устанавливается только на ROI, влиять на него будут также значения CPM, CTR, CR и даже среднего чека. Соответственно, работая над оптимизацией каждого из этих показателей, можно повлиять на достижение KPI. Именно поэтому, данный KPI называется сложным.

Ключевые показатели KPI

Для начала, разберемся с основными признаками качественного КПЭ.

Все показатели, которые считаются ключевыми в компании, должны быть:

  • Измеримыми;
  • Определенными (четким значением или диапазоном, периодом, средним значением);
  • Выполнимыми и реалистичными;
  • Ограниченными временными рамками (показатели KPI — цели, используйте способ постановки целей SMART);
  • Понятными, не имеющими двусмысленной трактовки;
  • Качественными — иметь четкую систему оценки качества результатов.

Как рассчитать KPI: практические примеры

Первый пример — оцениваем работу менеджера по продажам

Вы хотите заработать 100.000 рублей, запустив рекламную кампанию в Instagram. А ключевой показатель эффективности необходимо рассчитать для менеджера по продажам, который будет обрабатывать входящие заявки и конвертировать их в продажи.

У вас есть команда специалистов, которые создают посадочную страницу и привлекают трафик. Причем уже известны показатели, которых они добиваются:

  • Средняя цена привлечения заявки (CPL) = 560 рублей;
  • Средний чек (S) = 3500 рублей (за вычетом себестоимости продукции).

Приступаем к расчетам: чтобы заработать 100.000 рублей, вам необходимо привлечь 29 клиентов со средним чеком в 3500 рублей (100000/3500). Для этого, вам нужно получить 179 заявок на сайт, при CPL = 560 рублей (100000/560).

Следовательно, задача менеджера по продажам конвертировать 29 клиентов из 179 заявок. Исходя из этого, сформулируем kpi для менеджера.

Найдем значение K (конверсии менеджера по продажам), необходимое для достижения цели.

K(план) = 29/179*100% = 16.2%

Соответственно, планирующийся показатель конверсии менеджера по продажам будет равен K(план) = 16.2%.

Но также, при разработке стратегии стоит предусмотреть и критический показатель. Это минимальный удовлетворительный результат. В данном примере, возьмем за минимальный результат заработок 70.000 рублей.

Соответственно, критический KPI будет равен K(крит) = (70000/3500)/(100000/560)*100% = 20/179*100% = 11.1%.

И, разумеется, стоит предусмотреть размер показателя, при достижении которого менеджер получит дополнительный бонус. Это называется целевой показатель — тот, к которому нужно стремиться.

Например, если компания заработает 150.000 рублей на данном проекте, можно будет выделить бонус менеджеру по продажам. Рассчитаем, какой результат он должен для этого показать.

K(цель) = (150000/3500)/(100000/560)*100% = 43/179*100% = 24%.

Подытожим, какие KPI мы получили для менеджера по продажам:

Соответственно, в результате работ менеджер достигнет определенного фактического показателя. А работодателю останется лишь сопоставить его с рассчитанными значениями и оценить эффективность проведенной работы.

Второй пример — расчет KPI для маркетолога по 5 показателям и бонусной части зарплаты

Разберем, как поставить KPI на новый период работ, а также, как связать его с бонусной частью заработной платы. Для простоты расчета, возьмем 5 метрик с разным весом (значимостью) для компании.

Проанализируем текущую ситуацию в компании по данным показателям:

  • NPS (индекс лояльности клиентов);
  • CPL (стоимость привлечения заявки);
  • CPS (стоимость привлечения клиента);
  • LTV (среднее время, которое клиент сотрудничает с компанией);
  • ROMI (возврат инвестиций в маркетинг).

Теперь поставим цели, каких показателей хотелось бы добиться в течение полугода.

Следующим шагом, определим вес KPI каждого показателя (в сумме по всем показателям вес не должен превышать единицу). Чем важнее показатель для организации в целом, тем больше будет его вес.

Отлично, теперь определим бонус для маркетолога при достижении результата выше поставленных KPI. Например, за каждые 5% мы можем поставить коэффициент премии 1,1.

Таким образом, за каждые 5% перевыполнения плана ЗП сотрудника будет умножаться на поставленный коэффициент. Например, если зарплата маркетолога 80000 рублей, а поставленные KPI перевыполнены на 10%, его бонус к оплате составит 16000 рублей.

Это очень интересный момент: часто специалисты сами инициируют введение системы KPI, потому что готовы делать для компании больше и получать честно заработанную прибавку к своей зарплате.

Финальный штрих, сопоставляем фактические и плановые значения показателей и рассчитываем тот самый коэффициент результативности специалиста.

Для расчета результата работы по KPI необходимо воспользоваться формулой:

KPI = Вес*Факт/Цель*100%.

Маркетолог неплохо поработал и получил премию в 8000 рублей (т.к. выполнил цель в повышении эффективности на 5%), хотя некоторые фактические показатели не достигли планируемых значений. Поэтому, важно уделить особое внимание распределению коэффициентов веса для каждого параметра!

Плюсы и минусы от внедрения системы KPI

Плюсы внедрения системы оценки ключевых показателей эффективности очевидны:

  • Сотрудники концентрируются на действительно важных метриках эффективности своей работы;
  • Базируясь на KPI можно выстроить честную систему мотивации персонала;
  • На уровне руководства KPI позволяют сконцентрироваться на актуальных задачах, опустив второстепенные.

Но, если и минусы:

  • Сложность внедрения. Да, действительно, понять концепцию системы можно просто вдумчиво прочитав эту статью. Но ее внедрение займет много времени;
  • Адаптация сотрудников. Для этого понадобится некоторое время. Не каждый работник сможет легко разобраться, как должен измениться его подход к работе с внедрением KPI;
  • Неочевидные показатели. Иногда, внедрить кипиай не так просто: сложность может возникнуть с тем, что действительно ключевые показатели не так очевидны.

Как внедрить KPI на практике?

После всего вышесказанного уже должно быть очевидно, что введение KPI помогает компаниям качественно оценивать эффективность работы. Но как внедряется система KPI на практике?

Для начала составляется стратегия компании — в ней формулируется желаемый результат, который планируется достичь к концу расчетного периода (например, года). После этого — проводится разработка тактики достижения данного результата, формулируются основные цели на на уровне подразделений.

Следующим этапом внедрения системы KPI будет разработка матрицы ответственности, анализ необходимых ресурсов и контрольных точек (в SCRUM-методологии — спринтов). Для каждого этапа фиксируются необходимые требования к результатам..

И только после этого, разрабатывается система KPI — выделяются основные показатели, которыми будет измеряться эффективность на каждом этапе, проводится их ранжирование и взвешивание.

В заключение, разрабатывается система мотивации персонала и связь разработанных KPI с системой оплаты труда.

На это заканчивается процесс подготовки и начинается процесс непосредственного внедрения системы оценки ключевых показателей эффективности. От ознакомления сотрудников с нововведениями, до автоматизации контроля и расчета эффективности по каждому сотруднику, команде и компании в целом

И если вопрос составления стратегии и тактики ее реализации слишком индивидуален, то процесс подготовки компании к внедрению системы KPI мы разберем в следующих пунктах подробнее.

Определение основных метрик бизнеса

Как правило, составляется данный список “сверху вниз” по иерархической структуре компании.

Сначала формируются метрики, по которым будет оцениваться эффективность работы компании в целом. Это могут быть показатели, важные для инвесторов, или непосредственно для собственников организации.

Исходя из них, составляются ключевые показатели эффективности для отделов и подразделений. И только после этого, формируются актуальные KPI для сотрудников.

Формирование матрицы KPI

Матрицы KPI — те самые таблицы, которые мы приводили в пример, когда рассчитывали зависимость планируемых и фактических результатов работы маркетолога и менеджера по продажам.

Основные составляющие матрицы KPI:

  • Ключевые показатели эффективности;
  • Их вес (в совокупности их вес не должен превышать единицу);
  • Установка критического (базового), планируемого (ожидаемого) и целевого значения показателей эффективности.

Соответственно, по завершению периода с помощью этой матрицы мы сможем подсчитать фактическое значение показателей и вычислить коэффициент эффективности.

Составление программы мотивации персонала

Разумеется, сотрудники должны быть заинтересованы в поддержке работы данной системы. А для этого, необходимо продумать программу мотивации персонала.

В примере №2 мы показали пример того, как можно привязать бонусную часть заработной платы сотрудника (премию) к его результатам работы.

Почему это необходимо:

  • Во-первых, сотрудники будут понимать, каких результатов от них ждут работодатели;
  • Во-вторых, сотрудники начнут ответственнее относится к своим обязанностям (и иногда, это может привести даже к переработкам) и бороться за получение бонусов (они, разумеется, должны стоить того).

Помимо обычно, существует и сложная система мотивации в зависимости от достижений по KPI, в таком случае:

  • Каждый порог результата имеет отличные коэффициенты премии. Например, за перевыполнение плана на 5% коэффициент может быть 1.1, а за 10% — 1.4. Такие условия устанавливают компании, которым необходим быстрый рост;
  • Вводятся понижающие коэффициенты. Например, при выполнении плана всего на 80% заработная плата будет рассчитана как ставка умноженная на 0.8.

Объяснение нововведений работникам

Еще один подводный камень внедрения системы KPI заключается в том, что сотрудников необходимо подготовить. Не каждый сможет быстро адаптироваться к тому, что теперь у него есть задача влиять на конкретные показатели, а не просто делать свою работу. Придется больше анализировать, считать, думать. В общем делать все то, что не так любят делать работники :))

Подготовить сотрудников к внедрению KPI можно в несколько этапов:

  • Провести начальный аудит их работы и выделить ключевые показатели эффективности;
  • Познакомиться с сервисами аналитики, с помощью которых они самостоятельно смогут проводить мониторинг изменения данных показателей;
  • Заранее рассказать о новой программе мотивации и предложить протестировать ее, получая только премии и избегая санкций. Это необходимо, чтобы показать, что система KPI не ограничивает их в работе. А наоборот: дает им возможность зарабатывать больше.

Уже после этих действий можно постепенно переходить к полноценному внедрению системы.

Внедрение

Внедрение системы KPI также происходит в несколько этапов. Подготовительные работы, которые необходимо провести заранее, уже были описаны выше.

В их результате должна получиться следующая картина:

  • Основные метрики бизнеса определены;
  • Матрицы KPI построены;
  • Программа мотивации составлена;
  • Сотрудники введены в курс дела и готовы выполнять поставленные KPI.

После этого необходимо:

  • Разработать систему отслеживания KPI. Для отслеживания результатов работы маркетологов, например, внедряются CRM-системы или сервисы сквозной аналитики. Для оценки финансовой устойчивости компании можно использовать учетную документацию, например, бухгалтерский баланс.
  • Автоматизировать учет данных. Это необходимо для того, чтобы не отнимать время работников на самостоятельную подготовку отчетов, аналитику и сбор показателей.
  • Финально ознакомить сотрудников с тем, как будет работать система мотивации и как они могут следить за показателями в процессе работы.

Расчет

Данный пункт, в первую очередь, необходим для руководителя. Стоит заранее провести анализ того, как скажется на компании внедрение KPI.

Бывают случаи, когда показатели определены не верно. И в таком случае, премии сотрудникам начисляются, компания растет (в выбранном векторе). А деньги (капитал, доход, прибыль) — убывают.

Расчет необходим для того, чтобы убедиться, что выполнение KPI действительно приведет компанию к необходимым результатам.

Контроль

Как было сказано выше, контроль работы данной системы — ключевой этап ее внедрения. Необходимо определиться, кто является ответственным за контроль выполнения KPI. Это может быть сам руководитель или менеджер проекта. А может быть контролировать результаты своей работы должны сами сотрудники без внешнего вмешательства.

Также, разумеется, заранее необходимо разработать систему контроля. Она должна давать исчерпывающую информацию о том:

  • Какие результаты по KPI в компании достигаются на данный момент (а еще лучше, если это видно в динамике);
  • Какие действия влияют на показатели (это поможет сотрудникам сконцентрироваться именно на них);
  • В какой момент фиксируются значения для расчета премий (в последний день месяца, или, динамически в момент завершения рекламной кампании).

Помощники

Конечно, самостоятельно отслеживать все показатели — сложно. Да и точность самостоятельных расчетов оставляет желать лучшего.

В таком случае, необходимо использовать сервисы-помощники, которые будут автоматизировать данную работу.

Мотивационные доски

Мотивационные доски позволяют оценить, какие задачи стоят перед каждым сотрудником в данный момент. Их использование поможет выбрать приоритетные задачи, которые напрямую будут влиять на достижение поставленных кипиай.

Доска Trello

Trello — один из примеров таких досок. Это стандартная Kanban-доска, которая позволяет структурировать задачи, стоящие как перед каждым сотрудником отдела, так и перед компанией в целом.

Для менеджера проекта это отличная находка, чтобы постоянно видеть, над чем идет работа и как необходимо корректировать действия персонала, чтобы достигать поставленных целей.

Системы CRM

CRM — более сложная система, которая позволяет анализировать качество выполнения бизнес-процессов в компании.

С помощью CRM-системы можно отслеживать всевозможные конверсии, вести учет продаж и клиентов, рассчитывать их LTV и анализировать основные показатели эффективности работы бизнеса — доход и прибыль.

Основные ошибки при внедрении KPI

Внедрение такой сложной системы оценки результатов несет под собой множество подводных камней.

Основная ошибка при внедрении KPI — неверно определенные ключевые показатели. Часто, компании обращают внимание на незначительные метрики, забывая при этом о тех, которые на самом деле позволяют им развиваться.

Простой пример — многие, при оценке работы команды маркетинга, ставят KPI отдела на основные показатели конверсий или цену привлеченного клиента. В то же время, забывают про показатель времени жизни клиента (LTV) и совсем не работают над повторными продажами. Хотя, концентрация на этой метрике могла бы позволить расти им в несколько раз быстрее.

Еще одна ошибка, которую многие допускают, заключается в том, что система вводится очень быстро. Конечно, скорость это хорошо, но многие сотрудники оказываются к этому не готовы, из-за чего падает общая продуктивность. А еще, бывают ситуации, когда бизнес-процессы необходимо заранее адаптировать к внедрению данной системы. И из-за спешной реализации такого плана, они перестают функционировать должным образом.

Внедрение системы KPI — важный шаг для повышения эффективности выполнения различных бизнес-задач в любой компании.

Но подходить к нему нужно вдумчиво, опираясь на цифры, а не интуицию. Тщательно анализировать внутренние процессы, а также приоритеты конкурентов. Разрабатывать систему оценки ключевых показателей и их контроля, мотивации сотрудников и отслеживания их успехов.

7 раз подготовься, 1 раз внедри (как-то так было в пословице) — это как раз про KPI. Причем, не важно, внедряете вы его для всей компании, директора, производства или отдела маркетинга.

Эффективность управления



Эффективность управления – это экономическая категория, отражающая вклад управленческой деятельности в конечный результат работы организации. Функциональное предназначение управления сводится к обеспечению эффективности основной деятельности, поэтому ее эффективность определяется степенью результативности самой организационной системы. Отсюда следует, что эффективность управления определяется степенью реализации целей организации и ее интегрального показателя — прибыли.

Эффективность управления представляет собой относительную характеристику результативности конкретной управляющей системы, которая отражается в различных показателях как объекта управления, так и собственно управленческой деятельности (субъекта управления), причем эти показатели бывают как количественными, так и качественными.

В обществе на управление затрачиваются значительная часть трудовых ресурсов, причем наиболее активной их составляющей и профессионально подготовленной для выполнения такой сложной работы. Это положение объективно обуславливает необходимость повышать уровень рациональности использования ресурсов, всемерно сокращать затраты на них.

В экономической теории различают два вида эффективности: экономическую и социальную.

Экономическая эффективность определяется отношением полученного результата к затратам.

Социальная эффективность выражает степень удовлетворения спроса населения (потребителей, заказчиков) на товары и услуги.

Исходя из этого, справедливо говорить об экономической и социальной эффективности управления.

Оценка эффективности управления предполагает наличие двух сторон эффективности: внешняя и внутренняя.

Внутренняя эффективность показывает, каким образом определенных потребностей сказывается на динамике собственных целей организации и отдельных групп ее участников.

Внешняя эффективность управления показывает, насколько организация соответствует требованиям ограничения внешней среды.

В практике управления складываются ситуации, когда требуется сравнить его эффективность с предшествующим периодом и родственными организациями с целью выявления динамики роста или падения эффективности и на ее основе принятия соответствующих мер по развитию основной деятельности или улучшению собственно управленческой. В этих случаях пользуются критериями и показателями эффективности управления.

Критерий (греч. — средство для суждения) — это качественный признак, на основе которого производится оценка; показатель — это конкретные количественные свойства или признаки, характеризующие эффективность управления.

Важнейшими критериями выступают показатели достижения запланированных результатов основной деятельности фирм и прибыли. Оценка эффективности управления должна быть комплексной и учитывать степень использования ресурсов и возможностей развития фирм, достижения производственных, экономических и социальных целей.

Алгоритм процесса оценки эффективности управления представляет собой последовательный ряд следующих действий:

  1. вырабатываются цели оценки;
  2. обосновываются критерии оценки;
  3. определяется состав исходных данных, используемых в процессе оценки;
  4. вырабатываются требования к критериям оценки;
  5. выбираются методы расчета критериев;
  6. проводится расчет количественной величины критериев, т.е. показателей, соответствующих тем или иным критериям.

Традиционно экономическая эффективность управления определяется следующими показателями.

  1. Показатель эффективности управления:

    ЭУ = П / ЗУ,

    — где П – прибыль организации;
    — ЗУ – затраты на управление.

  2. Коэффициент численности управленческих работников:

    КЧ = ЧУ / Ч,

    — где ЧУ – численность работников управления;
    — Ч — численность работников организации.

  3. Коэффициент затрат на управление:

    КЗ = ЗУ / З,

    — где З — общие затраты на управление.

  4. Коэффициент затрат на управление на единицу выпускаемой продукции:

    КЗП = ЗУ / К,

    — где К – количество или объем выпускаемой продукции (оказываемых услуг).

Улучшение показателей эффективности деятельности фирмы возможно в результате разработки и реализации организационно-технических мероприятий, комплексно отражающих факторы эффективности.

Наиболее типичным для определения экономической эффективности мероприятий по совершенствованию управления является начисление годового экономического эффекта, полученного от их реализации, и сравнение его с затратами на эти мероприятия.

Коэффициент эффективности совершенствования управления:

КЭ = Эг / Зу,

где Эг — годовой экономический эффект, полученный в результате проведения мероприятий;
— Зу — затраты на мероприятия по совершенствованию управления.

Годовой экономический эффект может рассчитываться по формуле:

Эг = С — Зу * ЕН,

где С — годовая экономия от мероприятий по совершенствованию управления;
— ЕН — отраслевой нормативный коэффициент эффективности.

Для ориентировочной оценки эффективности проводимых мероприятий по совершенствованию управления также используется показатель коэффициента общей эффективности КЭ (близкий по своему смыслу к КЭ — коэффициенту эффективности совершенствования управления):

КЭ = ЭО / ЗУ,

где ЭО — общая экономия, получаемая в результате реализации мероприятий по совершенствованию управления;
— ЗУ — общие затраты на совершенствование управления.

Обоснование экономической эффективности совершенствования управления деятельностью предприятий должно дополняться оценкой их социальной эффективности.

Социальная эффективность определяется отношением показателей, отражающих социальный результат, к затратам, необходимым для его достижения. Социальные результаты проявляются в улучшении условий жизни и быта населения, сохранении и закреплении здоровья человека, облегчении и повышении содержательности его труда.

Экономическая эффективность от совершенствования научной организации управленческого труда (НОУТ) рассчитывается: на этапе анализа — с целью определения целесообразности перестройки организации труда; на этапе оптимизации — с целью выбора наиболее рационального варианта проектных решений (расчетная эффективность); на этапе функционирования, когда определяется фактическая эффективность.

Для оценки эффективности мероприятий по совершенствованию организации труда существует несколько методик. В качестве основных общих показателей экономической эффективности мероприятий в них рассматриваются рост производительности труда и годовой экономический эффект (приведенная экономия).

В силу специфики управленческого труда и сложности определения его результатов расчет производительности труда для оценки эффективности мероприятий по совершенствованию организации управленческого труда практически невозможен.

Годовой экономический эффект (Эг) можно рассчитать по формуле:

Эг = (С1 — С2) * В2 — ЕН * ЗЕД,

где С1, С2 — стоимость единицы работы до и после внедрения мероприятий по НОУТ (трудовые затраты), руб.;
— В2 — годовой объем работ после внедрения мероприятий по НОУТ в натуральном выражении;
— ЕН — нормативный коэффициент сравнительной экономической эффективности (величина, обратная нормативному сроку окупаемости ТН); ЕН для мероприятий по НОУТ устанавливается равным 0,15; ТН = 6,7 года;
— ЗЕД — единовременные затраты, связанные с разработкой и внедрением мероприятий.

По многим видам управленческого труда трудно выразить объем работы в натуральном выражении.

В связи с этим специалисты рекомендуют использовать более укрупненный метод оценки, согласно которому экономическая эффективность мероприятий по НОУТ может быть определена по следующей формуле:

Э = ЭВ + ЭДС + ЭТ — З,

где Э — общая экономия, достигнутая за счет всех мероприятий по совершенствованию организации труда, руб.;
— ЭВ — экономия, достигаемая за счет высвобождения численности, руб.;
— ЭДС — экономия, достигнутая за счет изменений должностной структуры управленческих работников в функциональных и производственных службах;
— ЭТ — экономия, полученная за счет более широкого и рационального использования средств оргтехники, экономии канцелярских и других материалов, руб.;
— З — сумма средств, затраченных на осуществление мероприятий по совершенствованию организации труда, руб.

Экономическое обоснование мероприятий по совершенствованию менеджмента позволит повысить его эффективность и стабильность функционирования организации.

Читать также:

Результативность управления – Результативность управления зависит от многих показателей, таких как: эффективность, экономичность, качество и т.д.

Качество управления – Для улучшения качества управления, его необходимо сначала оценить, и проанализировать слабые стороны.

About the author

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *