Конфиденциальное делопроизводство

Сущность, принципы и задачи делопроизводства

Под воздействием развития технических средств коммуникации и компьютерной техники, делопроизводство стремительно совершенствуется. Многие стандартные документационные операции приобрели новое содержание, а компьютеризация существенно расширила сферу этой деятельности. С развитием компьютерных технологий делопроизводство стало доступным любому пользователю, поскольку появилась возможность не только самостоятельно работать с различными видами документов, но и создавать электронные архивы индивидуального пользования.

Область знаний о порядке создания документов и правилах работы с ними является самостоятельной дисциплиной, называемой документационным обеспечением управления (ДОУ), которая сохраняет связи с теорией социального управления. В законодательных актах этот термин понимается как тождественный термину «делопроизводство». Это не вполне справедливо, поскольку принципы ведения дел в управлении отличаются от тех, что ведутся в судопроизводстве, в следственных органах, в нотариатах и других областях.

Делопроизводство – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальнымидокументами. В соответствии с отраслью деятельности, в которых циркулируют официальные документы, выделяют управленческое и специальное делопроизводство.

Управленческое делопроизводство регулируется системой законодательных актов. Оно осуществляет операции с управленческой документацией: распорядительной, организационной и справочной. Перечень наименований дел в организации утверждается в специальной номенклатуре. Систематизацию этих дел осуществляют службы ДОУ, деятельность которых принято относить к числу вспомогательных, обеспечивающих функций управления.

Специальное делопроизводство регулируется законами, исполнение которых связано с реализацией основной функции учреждения или организации: правоохранительной, правообеспечительной, надзорной, контролирующей и др. Создание и систематизация документов в дела осуществляется по специальным правилам. Заведение дел не связано напрямую с управленческим делопроизводством.


Существующие правила работы с управленческими документами, контроль над их движением и хранением, информационная работа с ними, другие компоненты делопроизводства создают условия для оптимизации управленческой деятельности. Соответственно, рациональная организация документационного обеспечения в целом позволяет существенно повысить эффективность всего процесса управления.

Принципы в организации делопроизводства, как и в любой иной области человеческой деятельности, определяют исходные правила и общие начала. К числу основных принципов следует отнести:

1. Принцип унификации, который подразумевает приведение какого-либо объекта к единой форме, системе. Процесс унификации выражается в создании наиболее общей универсальной модели, применяемой к ряду объектов с некоторыми общими признаками. На основе данного принципа в современном делопроизводстве разрабатываются правила выполнения документационных операций. Эти правила носят общий характер для отраслевых министерств и конкретизируются в их нормативно-методических актах.

2. Принцип стандартизации, выражающийся в установлении и применении стандарта как образца. Стандартизация – это высшая степень унификации, выраженная в обязательной правовой форме. Хотя оба процесса взаимосвязаны, между стандартизацией и унификацией не существует тождества. Как нормативно-методический документ стандарт представляет собой комплекс норм, правил и требований к объекту стандартизации, утверждаемый компетентным органом. В России государственная политика в области стандартизации осуществляется Комитетом Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации.

3. Принцип системности нормативно-методического регулирования делопроизводства. Системность является основой для установления единых требований к организации делопроизводства. Законодательные, нормативные и методические акты по делопроизводству структурируются исходя из их иерархии и компетенции. В результате образуется система нормативно-методического обеспечения.

4. Принцип централизации органов контроля и методического обеспечения делопроизводства, отражающей значение соответствующих функций в системе органов власти и управления. Центральным органом контроля обеспечения делопроизводства в Российской Федерации являются Госстандарт, а методического контроля – Росархив.

5. Принцип децентрализации делопроизводства, проявляющийся в том, что каждое министерство, ведомство, учреждение, предприятие самостоятельно устанавливает задачи служб ДОУ в своих структурных подразделениях. Данный принцип закреплен в Типовой инструкции по делопроизводству. При этом ведомственные нормативно-методические документы (инструкции) не должны ей противоречить только по основным положениям.

Развитие и внедрение принципов научной организации делопроизводства является задачей всего общества и государства, так как их применение создает условия для сокращения документов и потерь времени, затрачиваемого на обработку документов. Отсутствие определенного единообразия работы с документами ведет к бюрократии, к произвольному увеличению числа документов, их форм и назначений.

В процессе развития делопроизводства сформировалась единая терминология этого вида деятельности. Наиболее распространенными являются следующие термины.

Документирование – запись информации на различных носителях по установленной форме. Оно предполагает некую форму представления информации. При этом процесс записи информации должен обеспечивать ее хранение на каком-либо твердом носителе – бумаге, полимере, оптическом, магнитном носителях и т. д.

Информация – сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления. Оно предполагаетналичие источника информации, материального носителя информации, передатчика информации, приемника и канала связи между источником и приемником. В делопроизводстве по отношению к понятию «информация» главным является ее фиксация, а форма ее представления (графика, печать, магнитозапись и прочее) – второстепенным.

Информационные ресурсы – отдельные документы, отдельные массивы документов, а также документы и массивы документов в информационных системах: библиотеках, архивах, фондах, базах и банках данных. Формирование и использование информационных ресурсов в Российской Федерации является сферой государственного регулирования.

Документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Для документа важна форма представления информации. Эту форму обеспечивает наличие ряда реквизитов, совокупность которых на документе позволяет относить информацию к документам определенного вида и назначения, то есть идентифицировать информацию.

Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа. Действующий стандарт для управленческой документации указывает строго определенное место реквизитов в документе. Однако только некоторые реквизиты являются обязательными и придают документу юридическую силу.

Официальные документы – это документы, созданные юридическими или физическими лицами, оформленные и удостоверенные в установленном порядке. Понятие документа может иметь самую широкую область применения, например, в текстовом процессоре Wordкаждый файл является документом. Официальным документ становится только после его полного оформления и удостоверения, то есть после заполнения необходимых реквизитов.

Юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Архивный документ – документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества, а равно имеющий ценность для собственника. В определении имеется в виду любой документ на материальном носителе, который может сохраняться как в государственном, так и личном архиве. Архивные службы в учреждениях – это самостоятельные структурные подразделения. Деятельность архивов регулируется отдельной от делопроизводства системой законодательных, нормативных и методических актов.

Нормативно-правовое регулирование делопроизводства – это область компетенции целого ряда центральных органов государственной власти и управления. Система этих органов устанавливает правила, нормативы и стандарты, которые в совокупности должны обеспечивать единую систему делопроизводства на территории Российской Федерации. Эта система должна обеспечивать:

· обязательность исходных принципов делопроизводства для учреждений, организаций независимо от форм собственности (например, государственный язык, на котором ведется делопроизводство; государственное регулирование в сфере использования информации и другие принципиальные положения);

· установление основных задач и правил в сфере документационной деятельности (например, создание типовых инструкций, образцов документов и другие вопросы);

· общность требований к осуществлению документирования в наиболее важных областях государственного управления (например, обороноспособность, судопроизводство, бухгалтерский учет, гражданское состояние, сфера здравоохранения, правоохранительная деятельность).

Фундаментом единой системы делопроизводства являются положения Конституции Российской Федерации. Основой для организации делопроизводства являются такие принципы, как: право каждого свободно искать, получать, передавать, производить и распространять информацию любым законным способом (ст. 29 Конституции РФ), право граждан обращаться лично, а также направлять индивидуальные и коллективные обращения в государственные органы и органы местного самоуправления (ст. 33 Конституции РФ) и ряд других.

В целях упорядочения работы с различными документами, а также обеспечения соответствующего взаимодействия с различными ведомствами и учреждениями формируются службы документационного обеспечения управления, призванные контролировать правила работы с документами, проводить в жизнь единую систему делопроизводства.

Служба документационного обеспечения управления (служба ДОУ) является структурным подразделением министерства, ведомства, предприятия, организации или учреждения. На это подразделение возлагается контроль за соблюдением единой системы делопроизводства. В структуре министерств и ведомств службы ДОУ обычно называются: либо Общий отдел, либо Управление делами. В администрации Президента РФ аналогичная структура носит название Управление документационного и информационного обслуживания Президента Российской Федерации. Независимо от названия, каждая служба ДОУ выполняет схожие правила организации работы с документами, то есть осуществляет единую систему делопроизводства.

Нормативно-методические акты Министерства внутренних дел России в отношении организации делопроизводства не используют термин «документационное обеспечение управления». Единая система делопроизводства в аппарате и подразделениях МВД России реализуется в процессе исполнения ими своих задач и функций. Организация и совершенствование системы делопроизводства, а также контроль над соблюдением установленного порядка работы с документами осуществляются аппаратом министерства.

Особенностью нормативно-методического регулирования делопроизводства в системе органов внутренних дел является то, что отдельные его компоненты входят в функции большинства служб и подразделений. Например, дежурная часть является самостоятельным органом оперативного управления горрайлиноргана и одновременно обязана документировать целый ряд вопросов управленческой деятельности. Однако основные задачи делопроизводства решают специальные подразделения – секретариаты (канцелярии).

Секретариат является самостоятельной структурной единицей в органах внутренних дел. Основными задачами секретариатов являются документационные и организационные задачи.

Документационные задачи связаны с документированием процесса управления и организацией работы с документами. К ним относятся:

· прием и регистрация входящих документов, отправка исходящих документов;

· предоставление документов руководителю для ознакомления и наложения им резолюции, то есть краткого указания о порядке исполнения документа;

· передача документов сотрудникам – исполнителям, которая должна производиться под роспись исполнителя в регистрационном журнале с указанием даты его получения;

· контроль над сроками исполнения документов;

· информационно-справочная работа;

· составление (подготовка проектов документов) и изготовление документов в соответствии с поручениями и указаниями руководства, изготовление и выдача копий;

· систематизация документов, находящихся в делопроизводстве, в соответствии с описью документов;

· хранение документации в делах (папках), внутри которых документы располагаются в хронологическом порядке;

· обеспечение сохранности печатей, бланков и штампов для регистрации и заверения официальных документов;

· формирование дел в соответствии с номенклатурой, утверждаемой начальником органа внутренних дел, в текущем делопроизводстве (ведение дел на протяжении календарного года);

· подготовка документов и дел для передачи в архив с указанием сроков его хранения.

Организационные задачи делопроизводства связаны с вопросами оптимизации процессов управления и отдельных управленческих процедур. К ним относятся:

· подготовка рабочего места руководителя;

· обслуживание штатных средств оргтехники и информационно-справочных картотек (автоматизированных баз данных);

· организация приема посетителей;

· вызов сотрудников по указанию руководителя;

· организация телефонных переговоров;

· выдача справок по телефону;

· подготовка служебных командировок;

· подготовка совещаний, заседаний, а также их стенографирование;

· подготовка информационно-справочных материалов по указанию руководства;

· обучение сотрудников методике организации документооборота;

· внедрение средств автоматизации делопроизводства.

Документационные и организационные задачи формируют необходимость создания в структуре секретариатов специализированных подразделений, обеспечивающих исполнение и копирование документов, а также общественные приемные и прочие структуры. Сложность выполняемых обязанностей определяется объемом документов, циркулирующих через секретариаты. Непосредственно в секретариатах концентрируется управленческая документация органа внутренних дел. Другие создаваемые и получаемые документы (оперативного характера, по уголовным делам, справочные) хранятся в специальном делопроизводстве либо непосредственно в структурных подразделениях.

Конфиденциальное делопроизводство — сущность, задачи и особенности

⇐ Предыдущая123456

Конфиденциальное делопроизводство распространяется на документы, которые содержат в себе сведения, составляющие коммерческую и служебную тайну. Стоит упомянуть, что информация, составляющая коммерческую или служебную тайну, не существует сама по себе. Она отображается в различных носителях, которые могут ее сохранять, накапливать и передавать. И защита этих видов тайны в итоге сводится к защите ее носителей.

Документы, содержащие информацию, составляющие коммерческую и служебную тайну, принято называтьконфиденциальными, а процесс их изготовления и организацию работы с ними — конфиденциальным делопроизводством.

Организация и технология конфиденциального делопроизводства не описана ни одним государственным нормативным актом – технологию обладатель такой информации должен определить самостоятельно.

Конфиденциальное делопроизводство определяется как деятельность, обеспечивающая документирование конфиденциальной информации, организацию работы с конфиденциальными документами и защиту содержащейся в них информации.

При этом под документированием информации понимается процесс подготовки и изготовления документов, под организацией работы с документами – их учет, размножение, прохождение, исполнение, отправление, уничтожение, режим хранения и обращения.

Уязвимость документированной информации проявляется в различных формах:

• хищение носителя информации или отображенной в нем информации (кража);

• потеря носителя информации (утеря);

• несанкционированное уничтожение носителя информации или отображенной в нем информации (разрушение);

• искажение информации (несанкционированное изменение, несанкционированная модификация, подделка, фальсификация);

• блокирование информации;

• разглашение информации (распространение, раскрытие).

Конфиденциальное делопроизводство должно осуществлять решение двух задач:

1) документационное обеспечение всех видов конфиденциальной деятельности;

2) защита документированной информации, образующейся в процессе конфиденциальной деятельности.

Сущность конфиденциального делопроизводства обусловливает его организационные и технологические особенности, к числу основных из которых относятся:

• письменное нормативное закрепление технологии документирования, организации работы с документами и их защиты;

• жесткое регламентирование состава издаваемых документов и содержащейся в них информации, в том числе на стадии подготовки черновиков и проектов документов;

• обязательный поэкземплярный и полистный учет документов, проектов и черновиков;

• максимально необходимая полнота регистрационных данных о каждом документе;

• фиксация прохождения и местонахождения каждого документа;

• проведение систематических проверок наличия документов;

• разрешительная система доступа к документам и делам, обеспечивающая правомерное и санкционированное ознакомление с ними;

• жесткие требования к условиям хранения документов и обращения с ними, которые должны обеспечивать сохранность и конфиденциальность документированной информации;

• регламентация обязанностей лиц, допущенных к работе с конфиденциальной документированной информацией, к ее защите;

• персональная и обязательная ответственность за учет, сохранность документов и порядок обращения с ними.

Конфиденциальная деятельность должна обеспечиваться минимальным количеством документов при сохранении полноты и достоверности информации — предоставление пользователям всех необходимых документов, но только тех, которые действительно требуются для выполнения должностных обязанностей.

Особенности конфиденциального делопроизводства одновременно выступают и в качестве требований к нему.

⇐ Предыдущая123456

Дата добавления: 2016-04-03; просмотров: 3765 | Нарушение авторских прав | Изречения для студентов

Контроль исполнения конфиденциальных документов

В государственной организации или компании циркулируют документы с различной степенью конфиденциальности. Это могут быть документы, содержащие государственную или коммерческую тайну. Когда на основании поручения руководителя эти документы поступают на исполнение в подразделение, возникает риск, что к их содержанию получат доступ лица, не имеющие на это право, например, сотрудники отдела делопроизводства, обеспечивающие контроль за исполнением поручений, или специалисты IТ-подразделений, налаживающие программу электронного документооборота (ЭДО). Существуют организационные и технические решения, благодаря которым рисков утечки сведений из конфиденциальных документов можно избежать.

Как организовать контроль исполнения документов

Документы, которые поступают на исполнение в подразделение юридического лица, бывают двух видов. Первая группа – это входящая корреспонденция, к которой относятся поручения вышестоящих организаций, запросы правоохранительных органов, письма от граждан, деловая переписка с контрагентами, претензии, договоры. Во вторую группу входят документы организации – поручения или приказы руководства, инструкции, проекты соглашений. Когда на основании какого-то документа сотрудники организации должны совершить ответные шаги (подготовить письмо – ответ на обращение, подобрать первичную документацию, произвести визирование), руководством назначается исполнитель. В поручении определяется срок исполнения. По его истечении соответствующие подразделения обязаны обеспечить контроль исполнения конфиденциальных документов с точки зрения своевременности и правильности.

Как определяется конфиденциальность документов

Уровень конфиденциальности зависит от статуса организации и ее отношения к сохранению режима коммерческой тайны. Для государственных компаний или фирм, работающих с государственным заказом, нередко сталкиваются с государственной тайной, охрана которой обеспечивается отдельными правилами, например, проставлением грифа конфиденциальности «секретно» и разрешением работать с такими данными только лицам, имеющим официальный допуск.

Для частной фирмы конфиденциальность определяется фактом внесения соответствующих данных в список информации, относящейся к коммерческой тайне. Ее режим регулируется нормами ГК РФ, а преднамеренное разглашение может караться в рамках административного и уголовного кодекса. Чтобы коммерческая информация получила такой статус, в организации необходимо издать приказ о том, что вводится в действие режим коммерческой тайны, и ознакомить с ним под роспись сотрудников. Приложением к такому приказу является перечень сведений, составляющих коммерческую тайну.

Поскольку речь идет о контроле исполнения конфиденциальных документов, в перечень должно попасть положение, что к коммерческой тайне относятся все сведения, связанные с таким контролем. В некоторых компаниях в режиме коммерческой тайны обрабатываются все поручения и документы, стоящие на контроле исполнения.

Такую же оговорку необходимо сделать по отношению к документам, содержащим персональные данные, так как их правовой статус относит их к конфиденциальным сведениям.

Все процедуры, относящиеся к обработке конфиденциальных документов, должны быть отражены во внутренних положениях компании. Сотрудники должны быть проинформированы о том, что сведения о порядке исполнения, сроках, назначенных для обработки и подготовки ответов, не должны доверяться третьим лицам. В компании должна формироваться корпоративная культура, в которой единственный намек на то, что документ имеет статус конфиденциального, должен повышать внимательность по отношению к нему.

Обычно в организации создается два внутренних положения, определяющих порядок контроля за исполнением. Первое касается исполнения документов любого уровня, второе – только конфиденциальных.

Этапы контроля выглядят следующим образом:

  • генерация конфиденциального документа или его поступление в компанию;
  • подготовка поручения. Чаще всего оно выглядит как резолюция, когда на документе или на прикрепленном к нему бланке пишутся ответственный исполнитель, другие лица, отвечающие за подготовку ответа, какие-либо замечания и дата исполнения. Именно эти данные вносятся в журналы контроля;
  • постановка поручения на контроль. На контроль ставятся не все документы конфиденциального характера, а только наиболее важные, на которые необходимо дать срочный ответ или иным образом исполнить содержащиеся в них требования. В этом случае на документе ставится отметка «На контроль», он учитывается в журнале отдела делопроизводства. В системах ЭДО обычно контролируется исполнение всех документов, назначенному сотруднику приходит напоминание об истечении предусмотренных для поручения сроков выполнения;
  • проверка соблюдения предварительного срока выполнения;
  • продление срока или отказ от продления;
  • проверка исполнения на итоговом сроке.

На всех стадиях допуск к секретным данным, содержащимся в конфиденциальных документах, могут получить неуполномоченные лица.

Решением вопроса исполнения конфиденциальных документов с точки зрения распределения их по зонам ответственности становится создание ступенчатой системы обработки, в которой документы с высокой степенью секретности могут быть переданы только уполномоченным лицам:

  • решение об отнесении входящей корреспонденции к той или иной категории принимает уполномоченный сотрудник отдела делопроизводства;
  • секретный документ расписывается только тем руководителям подразделений, которые имеют соответствующий допуск;
  • исполнитель назначается по тем же принципам;
  • контроль исполнения может быть поручен любому сотруднику отдела делопроизводства при условии, что он не будет ознакомлен с текстом документа.

При реализации такой структуры обработки на уровне ручного режима утечка данных из-за действий неуполномоченного лица маловероятна. В некоторых компаниях и государственных организациях создается подразделение конфиденциального делопроизводства, через которое проходят секретные документы. Сотрудник, которому поручена обработка документов, должен сверить количество листов, а также проконтролировать, совпадает ли учетный номер документа с тем, который зафиксирован в журналах учета.

Также передача документов от исполнителя к исполнителю происходит непосредственно, без привлечения сотрудников подразделения. Передача оформляется распиской, позволяющей установить сроки, в которые передан документ. Существует ситуация, в которой конфиденциальный документ адресован только для информирования и не требует исполнения. Обычно его доставляют специальной почтой, хранят в отдельных помещениях с ограниченным доступом.

В этой ситуации ознакомление с ними сотрудников происходит под роспись в подразделении, отвечающем за конфиденциальный документооборот. В современном мире эта процедура иногда оказывается архаичной, но для высокой степени конфиденциальности необходимо исключить любые возможности скопировать информацию и передать ее третьим лицам. Подписи, говорящие о том, что ознакомление произведено, могут ставиться как на самих документах, так и на специально созданных листах или в учетных книгах. Это отдельные журналы регистрации, с которыми могут работать только сотрудники, имеющие доступ к данным, содержащим государственную тайну. Такие документы, равно как и процесс их исполнения, никогда не попадут в системы электронного документооборота.

При организации контроля исполнения конфиденциальных документов в системах ЭДО возникают свои сложности. В любой компании в них попадают сведения, носящие характер коммерческой тайны, персональные данные сотрудников. В них же обрабатываются и поручения, в результате контроль исполнения документов конфиденциального характера становится непростой задачей. Системный администратор, в случае если отдельные документы в этой системе отмечаются значком «важно» или «секретно», понимает, что именно представляет интерес для конкурентов. Так же легко, в случае проникновения в систему ЭДО, наиболее важные сведения найдет и хакер. Внимание злоумышленника особенно привлекут документы, которые поставлены на контроль исполнения. Эта процедура говорит об их важности для компании, а значит, и для конкурентов. Задача защиты таких документов решается определенными требованиями к информационным системам, определяющим уровень безопасности.

В ряде компаний система ЭДО настраивается таким образом, что компьютеры ее пользователей не подключены к Сети, соответственно, данные о порядке исполнения конфиденциальных документов не могут быть переданы третьим лицам напрямую. Но такая настройка исключает возможность гибкой работы с мобильных устройств: пользователи привязаны к своим рабочим местам, не имеют возможности выполнять поручения удаленно.

Исполнение документов как процесс остается неотъемлемой частью работы большинства крупных компаний, вынужденных создавать отдельные подразделения и бизнес-процессы, посвященные этому вопросу. Несмотря на то, что это отвлекает значительные финансовые и человеческие ресурсы, часто только такое решение может уберечь ценные сведения от их распространения и передачи конкурентам, иным заинтересованным лицам.

About the author

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *