Копии документов

Копия документов вместо оригиналов: можно ли учесть такие расходы?

ИА ГАРАНТ

Организация является поставщиком продукции и осуществляет доставку товаров до покупателей посредством услуг транспортной компании. Первичные документы, сопровождающие передачу товаров покупателю, передаются ему через водителя транспортной компании. Вторые экземпляры первичных документов, подписанные покупателем, передаются организации по почте. Бывают случаи, когда указанные документы по почте до адресата не доходят. Может ли поставщик принимать к учету отсканированные копии документов, полученных от покупателя?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Отсутствие первичных документов, равно как и наличие первичных документов, оформленных в виде сканированных копий, влечет для организации-поставщика негативные последствия, так как свидетельствует о нарушении требований бухгалтерского и налогового законодательства.

Обоснование вывода:

В соответствии с частью 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ) каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. В силу норм ст. 313 НК РФ, на основании первичных документов ведется также и налоговый учет.

Причем в целях налогового учета расходы организации должны удовлетворять требованиям, установленным ст. 252 НК РФ.

Так, расходами признаются осуществленные налогоплательщиком обоснованные и документально подтвержденные затраты, направленные на получение дохода. При этом под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ.

На основании части 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ все формы первичных учетных документов определяются руководителем экономического субъекта, а разрабатываются — лицом, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.

Нормы Закона N 402-ФЗ не предусматривают обязательного применения форм первичных учетных документов, которые содержатся в альбомах унифицированных форм. Однако при разработке собственных форм организации могут в качестве образца использовать и унифицированные формы, утвержденные Госкомстатом России.

Следовательно, первичные документы, самостоятельно разработанные организацией и определенные руководителем на основании части 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, включающие обязательные реквизиты, предусмотренные частью 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, являются документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ.

Анализ положений ст. 9 Закона N 402-ФЗ показывает: данная норма не содержит прямого запрета на использование в качестве первичного учетного документа его копии.

Более того, часть 8 ст. 9 Закона N 402-ФЗ предусматривают требование о включении в состав документов бухгалтерского учета копий первичных документов, если их оригиналы изымаются в установленном порядке.

В то же время из содержания части 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ следует, что первичный документ должен содержать личную подпись лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события.

Следует отметить, что нормами НК РФ также не предусмотрено принятие к учету копий первичных документов, изготовленных на бумажном носителе.

В письме УФНС России по г. Москве от 25.01.2008 N 20-12/05968 представлены разъяснения, из которых следует, что факсимильные, сканированные либо сделанные иным способом копии первичных документов не являются оправдательными документами, достаточными для признания расходов в целях налогообложения прибыли.

ФНС России в письме от 17.05.2016 N АС-4-15/8657@ приходит к выводу, что подлинником является документ оформленный на бумажном носителе с собственноручными подписями лиц, ответственных за оформление операции.

Замена подлинника документа его электронным скан-образом с подписанием такого образа усиленными квалифицированными электронными подписями ответственных лиц всех участвующих сторон в случае обязанности предоставления подлинника документа действующим законодательством не предусмотрена.

При этом специалисты финансового и налоговых служб допускают, что в случае отсутствия у налогоплательщика документов, подтверждающих произведенные расходы, эти расходы могут быть подтверждены надлежаще заверенными копиями отсутствующих документов (письма Минфина России от 17.09.2008 N 03-03-07/22, от 11.07.2008 N 03-03-06/2/77, от 03.04.2007 N 03-03-06/1/209, УФНС по г. Москве от 02.02.2009 N 08-19/008020).

Сложившаяся судебная практика также подтверждает, что отсутствие подлинных первичных документов может являться предметом споров с налоговыми органами.

При этом в арбитражной практике встречается мнение о том, что в целях налогообложения прибыли расходы, подтвержденные копиями первичных документов, признать можно.

Например, в постановлении АС Московского округа от 03.11.2015 N Ф05-14748/2015 рассматривалась ситуация, когда налогоплательщик при налоговой проверке представил инспекции не оригиналы первичных учетных документов (товарные накладные, акты выполненных работ), а выполненные на бумажных носителях факсовые копии данных документов. Инспекция исключила эту сумму из состава расходов, уменьшающих налогооблагаемую базу по налогу на прибыль.

Судьи, признавая недействительным решение налоговой, указали на необоснованность выводов налогового органа относительно недоказанности заявленных налогоплательщиком расходов, аргументируя свою позицию следующим:

  • законодательство о бухгалтерском учете не содержит прямого запрета на использование в качестве оправдательного документа его копии;

  • полученные по факсу первичные документы от контрагентов содержали все обязательные реквизиты, необходимые для осуществления бухгалтерского учета, в связи с чем расходы являются подтвержденными;

  • учитывая разъяснения, данные в постановлении Пленума ВАС РФ от 30.07.2013 N 57, налоговый орган, указывая на представление налогоплательщиком ненадлежащих документов в подтверждение расходов по налогу на прибыль, должен был исчислить налог на прибыль организаций расчетным путем в соответствии с пп. 7 п. 1 ст. 31 НК РФ (что не было сделано);

  • налоговый орган обладал правом по проведению мероприятий налогового контроля путем истребования документов у контрагентов заявителя в силу п. 1 ст. 93.1 НК РФ, но не воспользовался этим правом.

Аналогично в постановлении ФАС Северо-Западного округа от 02.12.2010 N Ф07-11552/2010 отмечено, что наличие у налогоплательщика только «факсовых» копий первичных документов, а не их оригиналов не означает отсутствие у него реальных затрат.

В постановлениях ФАС Северо-Западного округа от 14.01.2010 N А05-3208/2009, ФАС Московского округа от 19.01.2012 N Ф05-14417/11 и от 28.10.2008 N КА-А40/9050-08 судьи также посчитали возможным учесть в целях налогообложения прибыли расходы, подтвержденные копиями первичных документов.

Однако в постановлении ФАС Волго-Вятского округа от 28.01.2008 N А29-2743/2007 судьи пришли к выводу, что копии первичных учетных документов, заверенные главным бухгалтером, не могут служить основанием для отнесения спорных затрат на расходы, уменьшающие доходы.

Кроме того, суд может признать неподтвержденными расходы, если в представленных копиях первичных документов отсутствуют обязательные реквизиты (например подписи ответственных лиц) (постановление Четырнадцатого арбитражного апелляционного суда от 17.07.2013 N 14АП-1128/13).

Таким образом, наличие арбитражной практики свидетельствует о том, что отсутствие оригиналов первичных документов может привести к спору с налоговыми органами.

Отметим, что судами выносятся решения, при этом учитываются обстоятельства каждого конкретного дела. Предугадать исход судебного решения в Вашем случае невозможно. Поэтому считаем, что во избежание претензий со стороны налоговых органов организации следует затребовать от контрагента оригиналы первичных документов либо копии первичных документов, заверенных в установленном действующим законодательством порядке.

Из п.п. 3.1.23 и 3.1.25 Национального стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденного приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст, следует, что заверенной копией документа является экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа, на котором в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие его юридическую значимость.

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения. Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации (п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденного постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст).

При этом считаем, что заверенная копия первичного документа, изготовленного на бумажном носителе, должна содержать все обязательные реквизиты первичного учетного документа, в том числе подписи ответственных лиц обеих сторон.

В заключение заметим, что в силу п. 2 ст. 160 ГК РФ допускается использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

Тем не менее, Минфин России высказывает мнение, что несмотря на то, что соглашением сторон может быть предусмотрена передача документов между сторонами — участниками сделки в форме факсимильной копии, подобный документ может быть использован только в оперативном управлении для принятия управленческих решений и не может быть принят к бухгалтерскому учету при отражении хозяйственных операций в качестве оправдательного документа, так как факсимильная копия не гарантирует действительность на ней подписи (письмо Минфина России от 20.12.2000 N 16-00-14/820).

Таким образом, полагаем, что отсутствие первичных документов, равно как и наличие первичных документов, оформленных в виде сканированных копий, влечет для организации-поставщика негативные последствия, так как свидетельствует о нарушении требований бухгалтерского и налогового законодательства.

Полученные от контрагентов по факсу или с использование электронной почты копии первичных документов могут использоваться только в целях оперативного принятия управленческих решений.

Для целей бухгалтерского учета и налогового учета все-таки необходимо получать от контрагентов их оригиналы.

В рассматриваемой ситуации стороны могут предусмотреть условиями договоров сроки представления первичных документов, оформленных надлежащим образом.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Галимарданова Юлия

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
профессиональный бухгалтер Родюшкин Сергей

Добавлено в закладки: 0

Что такое подлинник? Описание и определение понятия Понятие подлинника

Подлинник – это документ, создаваемый впервые, уникальный, являющийся первоисточником. Также подлинником официального документа принято считать первый, единичный экземпляр документа. Словарь синонимов также обозначает подлинник как «оригинал», очевидно, от лат. Originalis, что означает «первоначальный». Во многих словарях слово «оригинал» объясняется через слово «подлинник», подлинная рукопись, авторское произведение.

Оригинал – это текст или изображение, уникальное, индивидуальное в своем роде, предназначенное для копирования или воспроизведения. Все же, несмотря на уникальность характеристики подлинников, довольно часто можно встретить «умноженные» оригиналы, или оригиналы в нескольких экземплярах. Довольно древние договора составлялись в нескольких экземплярах, причем все из них считались оригиналами, потому что договор составлялся между сторонами, имеющими равные права и обязанности. Исходя из этого логично, что каждая сторона имеет право иметь точный, имеющий полноценную юридическую силу экземпляр.

Современная техника сделала передачу документов на расстояние простым, легким и быстрым. Это стало причиной появления так называемых «двукратных оригиналов». Во время телеграфных или радиопередач, если сами теле- или радиограммы не диктуются, возникают два документа: то, что было заранее предъявлено для передачи и сама теле- или радиограмма. Оба экземпляра будут считаться оригиналами и иметь одинаковый текст, однако по внешнему виду и списку реквизитов будут считаться не одним и тем же документом, но разными. Как принятая, так и переданная телефонограмма тоже имеют один и тот же написанный текст, однако отличны по внешним признакам и подписям: секретарей, передавшего и принявшего телефонограмму в разных концах ее пути. Среди подлинников принято выделять аутентичные (от греч. Authentikos – озн. подлинный, из первоисточника).

Аутентичный документ – это документ, который имеет подтверждение подлинности. Достоверность таких документов гарантируют принятые формальности, чаще всего это подписывание и проставление печатей. К примеру, составленный на нескольких языках текст международного договора должен быть рассмотрен как одинаково подлинный и имеющий равную силу.

Беловики и черновики

Черновики и беловики – это разновидности подлинников документов. Беловик – это последняя редакция документа, которая переписана или перепечатана «набело»; беловой документ (написанный вручную или напечатанный), чей текст был переписан с чернового варианта с учетом дополнений и исправлений, но без помарок. Правовые специалисты считают подлинным только подписанный и заверенный ответственными людьми беловик. Среди служебных документов оригиналом обычно считается беловик, выполненный на специальном бланке с подписью ответственного должностного лица, в некоторых случаях – с наличием мокрой печати.

Также подлинниками можно считать и черновики. ГОСТ определяет понятие черновика так: «черновой документ: рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над текстом». В составе черновиков выделяют много вариантов и редакций, при этом каждый будет являться подлинным. Первоначальную редакцию записанных электромагнитным способом документов можно с помощью дат. Также среди подлинных документов отдельно выделяют автографы («автограф» обозначает «собственноручный») – это документы, которые были написаны или исправлены (к примеру, после перепечатывания) рукой автора. Благодаря современным технологиям этот способ не всегда помогает установить автора документа. Однако с наличием приписок и исправлений от руки это становится гораздо более возможным.

Подлинники изобразительных и звуковых документов имеют свои признаки уникальности. Так, например, оригинальным чертежом будет считаться первоначальный набросок. Причем здесь огромное значение будет иметь наличие формальных заверений – печати или подписи, что составляет аутентичность данного документа. Фотодокумент считается оригинальным, если есть подтверждение негативом, звуковая документация подтверждается первоначальной звукозаписью, матрицей грамзаписи, лентой электрической или магнитной записи.

При необходимости в размножении документов появляются копии, которые могут быть представлены в неограниченном количестве. Копии и их виды Копия – это повторное отображение или воспроизведение подлинника. Само понятие копии неразрывно связано с множением документов, многократным повторением оригиналов в любом роде. Стандарт на термины и определения понятие «копия» раскрыто так: “Документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы”.

Изначально при потребности размножения экземпляров документов их просто переписывали, и потому стали называть списками. К примеру, список каких-либо летописей. При эволюции документирования и технологическом прогрессе понятие копии значительно расширилось и уточнилось. Сперва разделим их на те, которые возникают одновременно с оригиналом и те, которые возникают позже. При работе с печатной машинкой люди получали сразу же оригинал и копию документа. Литература советского периода по делопроизводству приводит термин «отпуск».

Отпуск – это копия документа, которая оставалась в организации при отправлении оригинала. Чаще всего этот вид копии производился автоматически при перепечатывании с черновика на печатной машинке, и фактически равнялся вторым, третьим и т.д. машинописными экземплярами. Первый, как правило, печатали на бланке, сразу ставили подпись и, по необходимости, печать. После этого он проходил регистрацию – и, по сути, становился подлинником. Остальные становились копиями, называемыми «отпуск». Сегодня этот термин фактически не употребляется.

Во время составления документа на компьютере и выведения его на бумажные носители каждый его экземпляр будет считаться подлинником, и выглядеть они будут одинаково. В таких случаях выделить из них оригинал можно только путем подписывания и регистрации, остальные будут копиями. Если организация применяет бланки, выполняющиеся типографическим способом, то при выводе на бумагу первого экземпляра он будет на бланке и с подписью, а остальные выведут на бумагу и оставят в качестве копий. Также копию можно сделать с части документа. Это называется выписка. В наиболее частых случаях выписки производят из сложных, объемных документов (решения и протоколы заседаний коллегиальных органов, приказы).

Выписку делают только из той части документа, имеющей прямое отношение к запросившей ее организации или частному лицу. Выписка должна быть заверена должностным лицом (начальником канцелярии, секретарем и т.д.) путем подписывания, а при необходимости и печатью. Есть два основных способа получения копии: ручные и автоматические (факсимильные). Ручные копии являются результатом переписывания с оригинала от руки или машинным способом. Факсимильными копиями (от факсимиле – это точное воспроизведение любым способом рукописи, чьей-то подписи, документа) являются полученные с помощью фотографирования или копировально-множительной техники. Напоминаем: факсимиле – это название клише, печатки, которая воспроизводит собственноручную подпись. Другими словами – фактически копия одного из реквизитов. Чаще всего подписи руководителя.

Способы получения копий

Документацию можно копировать всеми известными техническими средствами, с помощью которых можно получить идентичные оригиналам копии (которые будут факсимильными): фото-, светокопии, репродукции документов различного рода. Размножить документы можно используя технические средства для оттисков, которые воспроизводят содержание документов. Размножая документ, мы не всегда получим точную копию. А в процессе копирования оригинал и копия должны быть полностью идентичны. В ручном копировании гарантия идентичности несколько меньше. Отдельно стоит выделить микрофотокопии – это копии документа в уменьшенном виде. Чаще всего этот способ копирования применяется в случаях, когда нужно сделать копии с документов в больших объемах. Обычно для этого используют специальную микрофотопленку или микрофиши и применяют в составлении больших архивов. Помимо копий, которые были сняты с оригинала, существует разновидность под названием «кратные копии».

Кратные копии снимают с копий. Также копии отличаются способом удостоверения. Таким образом, существует авторизированная, заверенная, нотариальная и незаверенная копия. Авторизированной называют копию, которую удостоверил автор.

Заверенная копия – это копия с поставленными на ней реквизитами, которые придают ей юридическую силу. Изначально порядок выдачи копий был регламентирован Постановлением ЦИК и СНК СССР выпущенный 3 июня 1937 года «Об упорядочении засвидетельствования копий с документов, касающихся личных прав и интересов граждан». Согласно с этим Постановлением, всем организациям и учреждениям было позволено выдавать копии с документов, выпущенных этим же учреждениям, по запросу заинтересованных лиц. Для этого у каждой организации должны были быть специальные бланки, обозначающие причастность организации к документам, с обязательным заверением печатью.

Регистрировать копию с документов, которые касались личных прав и интересов гражданина, могла только государственная контора или нотариальный стол. Указ Президиума Верховного Совета СССР от 4 августа 1983 внес дополнения в данный порядок выдачи копий. Этим указом были подтверждены правила выдачи копий документов, которые были созданы организациями, учреждениями и предприятиями, однако также указ дополнил их следующим отрывком: «предприятия, учреждения и организации могут выдавать копии имеющихся у них документов, исходящих от других предприятий, учреждений и организаций, от которых получить непосредственно копии этих документов затруднительно или невозможно. В случаях, когда документы были исполнены на бланках, при изготовлении копии воспроизводятся реквизиты бланков». Постановления 1937 и 1983 годов установили, что верность копий документа подтверждается подписью руководителей или уполномоченных на то должностных лиц и печатью.

Отдельно необходимо выделить требование указывать на копии помимо даты выдачи еще и пометку, в которой указывалось, что подлинник этого документа находится на данном предприятии. Нельзя свидетельствовать копию с документов, в которых изначально текст был напечатан неясно, или который имел бы подчистки, приписки или исправления. ГОСТ Р 6.30-2003 “Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов” изложили требования к реквизитам, в частности к отметке о заверении копий. “При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита “Подпись” проставляют заверительную надпись: “Верно; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения. Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации”.

Например: Верно: Секретарь: личная подпись Д.Л. Попова

Удостоверение копий

Копии тех видов документов, которые могут быть предъявлены другим предприятиям и касаются личных прав и интересов гражданина (о стаже работы, рождении ребенка, заключении и расторжении брака, получении или передачи наследства и т.д.) могут быть заверены только в нотариате. Нотариат (англ. System of notary public offices) – эта система органов, которая совершает действия, направленные на юридическое подтверждение прав граждан и предотвращение возможного их нарушения в будущем. Российское законодательство в отношении нотариата постановило, что вышеуказанные действия юридической направленности выполняет специально назначенное ответственное лицо – нотариус. Должность нотариуса может быть занята только человеком, имеющим высшее юридическое образование.

Копии, которые были заверены нотариусом, называют нотариальными, поскольку их соответствие оригиналу подтверждено официальным ответственным органом – нотариатом. Копии, которые были заверены в порядке, который был установлен законом, обладают такой же юридической силой, как и оригиналы.

Незаверенные копии – это копии документов, которые не имеют подтверждения своего соответствия оригиналу. Дубликат является особой формой копии.

Дубликат (с лат. duplieantus – удвоенный) – это второй или последующий экземпляр любого документа, который имеет, в отличие от других видов копии, такую же юридическую силу, как и подлинник. В ходе управленческой практики дубликат создается только тогда, когда в ходе совершения сделки оригинальный документ может оставить у себя только одна из сторон. Это может быть дубликат квитанции о накладной или грузовой, или сертификатов. Также дубликат выдается в случае пропажи подлинного документа, который требует восстановления (паспорт, диплом, аттестат и т.д.). В верхней части документа делают надпись «Дубликат».

Как правило, дубликат выдает то учреждение, в котором был создан оригинал документа. Также существует такое понятие, как архивная копия. С ней часто имеют дело те, кому приходится рыться в архивах организаций, чтобы подтвердить информацию о прошлом месте работы и трудовом стаже.

Архивная копия – это официальный документ, содержащийся в архиве, который воспроизводит изображение или текст архивных документов, но с дополнительным указанием его местонахождения: название архивов, номер фондов, описи, листа, дела. В отдельных случаях, когда нужен не весь документ, а какая-то его часть, на руки гражданину выдается архивная выписка.

Архивная выписка – это копия части содержания архивных документов, которую оформляют в соответствии с установленным порядком.

Подлинники и копии электронных документов

На данный момент точного определения понятия «электронный документ» не дано. ГОСТ Р 5141-98 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения” есть лишь понятие ” определяет его как “документ на машинном носителе” – “Документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной”. Методические указания по внедрению и применению ГОСТ 6.10.4-84 “УСД. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения” РД 50-613-86 гласят, что что “к документам на машинном носителе относятся документы на магнитных носителях (магнитные ленты и диски, гибкие магнитные диски) и документы на бумажных машинных носителях (перфоленты, перфокарты)”. В Федеральном законе от 10.01.2002 N 1-ФЗ “Об электронной цифровой подписи” дается более полное определение. Здесь электронный документ – это документ, содержащий информацию, записанную в электронно-цифровой форме.

Понятиям “подлинники”, “дубликаты”, “копии документов на машинном носителе” посвящен специальный раздел (3) ГОСТ 6.10.4-84 “УСД. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники”. В нем есть информация о том, что оригиналом документа на электронном носителе считается первая по учету времени запись документа на любом из электронных носителей при условии, что она содержит запись о своей подлинности. В белорусском законе «Об электронном документе» указано, что “В подлинном виде электронный документ существует только на машинном носителе. Все экземпляры электронного документа, зафиксированные на машинном носителе и идентичные друг другу, являются оригиналами”. Похожие трактовки есть и в постановлениях других стран.

Например, в Малайзии приняли закон «О цифровой подписи». В нем говорится, что оригиналом является любой документ на электронном носителе, который содержит электронную подпись, и его копия, если его автор не выскажет пожелания о том, чтобы оригинал документа был уникальным, то есть был в единственном экземпляре. Копия документа, содержащаяся на электронном носителе, по ГОСТ 6.10.4-84 считается документом, переписанным с оригинала или дубликата документа на электронном носителе информации, аутентичном по содержанию и содержащим указание о том, что это копия. Дубликатами документа на электронных носителях считаются все аутентичные по содержанию, но сделанные позже по времени записи документа. Каждая из них должна содержать соответствующую пометку о том, что это дубликат. Становится понятно, что как такового понятия подлинника и копии электронных документов еще окончательно не сформировали. Также стоит отметить, что с понятием оригинала или подлинника документа тесно связано понятие фальсификации документов.

Оригинальные документы запечатлевают объективную действительность, то, как происходили события на самом деле.

Степень оригинальности или подлинности документа – это определение того, что было изначально и тех сведений, которые содержатся в документе. Подлинников документов много, и иногда среди них можно встретить поддельные, которые были созданы с целью извратить действительность, сфальсифицировать факты в эгоистичных целях. Понятие фальсификации начало быть актуальным с тех пор, как документы стали использовать в целях доказательства. Иногда достаточно фальшивых расписок, хотя довольно часто уделяется внимание целым документам.

Вот несколько видов подделки:

  • Подлог – когда один документ заменяют другим.
  • Интерполяция – когда в текст оригинала вставляют подложную часть.
  • Подделка – отдельные слова, подписи, даты.

56. Порядок и сроки выдачи подлинных (оригинальных) документов из дела

Категория › Консультация юриста, ГПК РФ / Дисциплинарная ответственность судей

Для поиска на сайте однородных и связанных материалов воспользуйтесь меткой внизу страницы. Чтобы просмотреть содержание категории (раздела, страницы), воспользуйтесь активной, ссылкой голубого цвета, расположенной в верхней части страницы. После активации ссылки откроется перечень статей категории в кратком виде.

1. Выдача подлинных документов из дела регулируется статьей 72 ГПК РФ и Инструкцией по делопроизводству соответствующего суда.

Нарушение сроков выдачи может повлечь пропуск сроков для подачи нового иска с иным предметом или по иным основаниям.

«12.4. Подлинные документы из судебных дел (иных материалов) и их надлежащим образом заверенные копии, представленные участниками уголовного, гражданского судопроизводства и участниками производства по делам об административных правонарушениях, а также письменные справки по делам выдаются уполномоченными работниками отдела делопроизводства (приемной) или архива суда на основании их письменного заявления; а судам общей юрисдикции, органам дознания и следствия — на основании мотивированного запроса и (или) иных необходимых документов, предусмотренных законодательством Российской Федерации. На заявлении или запросе о выдаче подлинных документов из судебного дела проставляется разрешающая резолюция судьи, председательствующего по делу, а при его отсутствии — председателя суда (или его заместителя).

Взамен выданного подлинника к делу приобщается его копия, заверенная судьей и гербовой печатью суда.

При выдаче подлинников документов из судебного дела на их заверенных копиях должны указываться фамилия, имя, отчество лица, получившего документ, его процессуальное положение по делу, данные документа, удостоверяющего личность. В получении документа это лицо должно расписаться и проставить дату получения. Лицо, выдавшее документ, должно указать свою фамилию, должность и поставить подпись. При предъявлении доверенности необходимо снять с нее копию и подшить в дело. Такие же сведения указываются в справочном листе.

Документы, на основании которых из судебного дела выданы подлинники, а также их заверенные копии, подшиваются в дело. В случае направления подлинного документа заказной почтой в дело также подшивается копия сопроводительного письма с исходящим номером и датой.

Письменные доказательства из дела с разрешения судьи, председательствующего по делу, а при его отсутствии — председателя суда (его заместителя) могут быть возвращены представившим их лицам и до вступления решения суда в законную силу (ст. 72 ГПК РФ).

Порядок и сроки выдачи подлинных документов, их заверенных копий, письменных справок устанавливается председателем суда».

Инструкция по судебному делопроизводству в районном суде

«16.4. Подлинные документы из судебных дел (иных материалов) и их надлежащим образом заверенные копии, представленные участниками уголовного, гражданского судопроизводства и участниками производства по делам об административных правонарушениях, а также письменные справки по делам выдаются уполномоченными работниками отдела делопроизводства (приемной) или архива суда на основании их письменного заявления; а судам общей юрисдикции, органам дознания и следствия — на основании мотивированного запроса и (или) иных необходимых документов, предусмотренных законодательством Российской Федерации. На заявлении или запросе о выдаче подлинных документов из судебного дела проставляется разрешающая резолюция судьи, председательствующего по делу, а при его отсутствии — председателя суда (или его заместителя).

Взамен выданного подлинника к делу приобщается его копия, заверенная судьей и гербовой печатью суда.

При выдаче подлинников документов из судебного дела на их заверенных копиях должны указываться фамилия, имя, отчество лица, получившего документ, его процессуальное положение по делу, данные документа, удостоверяющего личность. В получении документа это лицо должно расписаться и проставить дату получения. Лицо, выдавшее документ, должно указать свою фамилию, должность и поставить подпись. При предъявлении доверенности необходимо снять с нее копию и подшить в дело. Такие же сведения указываются в справочном листе.

Документы, на основании которых из судебного дела выданы подлинники, а также их заверенные копии подшиваются в дело. В случае направления подлинного документа заказной почтой в дело также подшивается копия сопроводительного письма с исходящим номером и датой.

Порядок и сроки выдачи подлинных документов, их заверенных копий, письменных справок устанавливаются председателем суда».

Инструкция по судебному делопроизводству в Верховных судах республик, краевых и областных судах, судах городов федерального значения, судах автономной области и автономных округов

2. Обжалование нарушений по вопросам выдачи подлинников из дела

Нарушение судьей или аппаратом суда установленного законом порядка выдачи подлинников из дела может обжаловаться в процессуальном, дисциплинарном или уголовном порядке.

Жалоба может быть подана председателю суда, в случае систематических нарушений — председателю вышестоящего суда. Обязанности председателя суда заключаются в организации четкой работы суда, поэтому председатель обязан реагировать на указанные нарушения.

Утрата подлинника, восстановление которого невозможно, но без которого невозможна защита прав гражданина может преследоваться в уголовном порядке.

Нормы права и практика применения актуальны на март 2018 года

Как оформить дубликат договора

В том случае, если произошла утеря или порча договора, всегда есть возможность оформит его дубликат. Например, при потере договора социального найма жилого помещения необходимо подготовить ряд документов, написать заявление и обратиться в соответствующие органы.

Правила оформления дубликатов договора

Напишите заявление с просьбой выдать дубликат договора. Это заявление должно быть подписано нанимателем и членами его семьи, которые также включены в договор социального найма жилого помещения. Обоснуйте в заявлении необходимость выдачи дубликата. Помните, что вы несёте ответственность за достоверность всей информации, изложенной и предоставленной в вашем заявлении.

Заверьте вашу подпись и подписи членов вашей семьи у специалиста правового отдела администрации муниципального образования на основании документов, которые удостоверяют вашу личность (например, паспорта). Также эти подписи могут быть заверены у нотариуса или другого должностного лица, уполномоченного действующим законодательством на совершение нотариальных действий.

Приложите к заявлению документы, которые подтверждают ваше право на получение дубликата договора: справку с места жительства о составе семьи, справки из БТИ, копии ордера и паспортов или других документов, удостоверяющих личности членов вашей семьи.

После того как заявление с приложениями будет подано в отдел администрации муниципального образования, специалисты зарегистрируют эти документы в журнале и после проведения проверки оформят дубликат договора социального найма жилого помещения.

Изготавливаться дубликат будет в течение 30 дней с момента регистрации поданных документов. Для его оформления снимается копия с подлинника договора, который хранится в архиве. На первом листе документа в правом верхнем углу ставится штамп «Дубликат», на последнем — утвердительная надпись с подписью уполномоченного должностного лица. Все страницы документа нумеруются и прошнуровываются.

Оформляется дубликат договора в двух экземплярах. Один из них выдаётся заявителю, другой хранится в правовом отделе администрации. Выдача документа производится только при предъявлении паспорта. А в журнале регистрации дубликатов ставится отметка о выдаче документа.

Правила заверения документов

Для подтверждения информации, сообщаемой клиентами при заключении договора предоставляются следующие документы (по выбору):

  1. Оригиналы
  2. Нотариально заверенные копии
  3. Копии, заверенные организацией, при этом данные копии должны быть оформлены на нижеуказанных условиях.

Документы, переданные АО «ЦентрИнформ» при заключении договора, возврату не подлежат

Для юридических лиц

Заверение копий документов, предоставляемых клиентом — юридическим лицом, может быть осуществлено следующими работниками клиента — юридического лица (по выбору клиента):

  1. Руководителем юридического лица
    Полномочия руководителя юридического лица подтверждаются выпиской из ЕГРЮЛ на данное юридическое лицо, где в разделе «Сведения о физических лицах, имеющих право без доверенности действовать от имени юридического лица» указаны должность, фамилия, имя и отчество лица, заверившего копии.
  2. Главным бухгалтером
    Клиентом — юридическим лицом предоставляется копия приказа о назначении главного бухгалтера с указанием наименования юридического лица, должности и Ф.И.О. главного бухгалтера. Копия приказа может быть заверена руководителем юридического лица или самим главным бухгалтером.
  3. Работником отдела кадров (отдела персонала, кадровой службы и т.п.)
    Клиентом — юридическим лицом предоставляется копия приказа о назначении работника отдела кадров с указанием наименования юридического лица, должности и Ф.И.О. данного работника. Копия приказа может быть заверена руководителем юридического лица или самим работником отдела кадров.
  4. Иным работником юридического лица.
    Клиентом — юридическим лицом предоставляется:
    • копия приказа о назначении данного работника с указанием наименования юридического лица, должности и Ф.И.О. данного работника
    • копия приказа о наделении данного работника полномочиями по заверени копий юридического лица.

    Копия приказа может быть заверена руководителем юридического лица или самим работником.

  5. Любым физическим лицом (в том числе НЕ состоящим в трудовых отношениях с юридическим лицом).
    Данным лицом предоставляется оригинал доверенности от имени юридического лица (с подписью руководителя юридического лица и печатью данного юридического лица), в которой:
    • имеется полномочие предоставлять (передавать) необходимые документы и заверять их копии от имени юридического лица, ИЛИ /И
    • имеется полномочие осуществлять действия от имени руководителя юридического лица или осуществлять все юридически значимые действия от имени юридического лица.

    Оригинал доверенности предъявляется в АО «ЦентрИнформ», копия заверенная уполномоченным лицом остается в АО «ЦентрИнформ».

Для индивидуальных предпринимателей

Предоставляются копии, заверенные индивидуальным предпринимателем, имеющим печать.

Требования к печати индивидуального предпринимателя:

Наличие номера ОГРНИП (сам номер, серия свидетельства) или наличие номера ИНН ИП. При отсутствии таких данных в печати, она считается не действительной.

Если индивидуальный предприниматель работает без печати, или имеющая печать не соответствует требованиям выше, то предоставляются только оригиналы или нотариальные копии.

Для физических лиц

Предоставляются только оригиналы документов или их нотариально заверенные копии.

Правила заверения копии документа

  • проставляется надпись «Верно» или «Копия верна»
  • должность лица, заверившего копию,
  • личная подпись лица, заверившего копию,
  • расшифровка подписи (инициалы и фамилия),
  • дата заверения,
  • печать организации/ИП.
  • в многостраничном документе проставляется заверительная надпись на каждом листе ИЛИ документ сшивается и заверительная надпись делается на месте сшивки.

Пример

Верно/Копия верна
Генеральный директор Личная подпись И.И.Иванов
Дата
Печать

Обратите внимание!

Срок заверения документов на момент предоставления не должен превышать:

  • копия паспорта — 3-х дней
  • копии остальных документов — 1 месяца

About the author

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *