Кто подписывает документы?

Содержание

Директор в отпуске: кто подписывает документы?

Подписывать важные документы может не только руководитель. Особенно остро этот вопрос стоит, когда начальство ушло в отпуск. Кто может заместить его? Кто подпишет приказы, больничные листы и др. вместо него? Поможем сориентироваться.

Отпускной статус

Трудовой кодекс предоставляет право на оплачиваемый отпуск гендиректору организации (президенту, руководителю) наравне с другими наемными работниками. При этом начальник имеет гораздо больше полномочий, чем штатный работник. Поэтому, чтобы предприятие не замерло во время его отсутствия, на выполнение функций управляющего должен быть поставлен другой человек.

Как и для любого подчиненного, время болезни и отпуска в прямом смысле не оплачивается заработной платой, так как это не рабочее время. Вместо этого, есть отпускные и больничные выплаты. Кроме того, начальник во время пребывания в отпуске или на больничном формально не является должностным лицом компании и не может исполнять свои обязанности. В том числе, подписывать различные документы предприятия: приказы и прочее.

Передача полномочий

Принимать решение о заместительстве необходимо в отдельных случаях отсутствия начальника. Если же отсутствие будет краткосрочным, то в этом нет нужды.

Итак, перед тем как уйти в отпуск, руководящий компанией должен назначить работника, который будет его замещать, оформив соответствующий приказ. В этом документе оговаривают, что лицо, исполняющее обязанности управляющего, уполномочено осуществлять временное руководство предприятием. Он подписывает документы, когда директор отсутствует, заключает с новыми работниками трудовые договоры, заверяет бумаги налоговой и бухгалтерской отчетности, представляет фирму в судах, государственных органах и прочее. Приказ – это действующий документ для деятельности внутри предприятия.

Доверенность на полномочия гендиректора

Кроме приказа, необходимо сделать доверенность на передачу всех (или части) полномочий руководителя. Она нужна в том случае, если по уставу организации нет возможности передать полномочия в отсутствие начальника.

Оформляют доверенность на фирменном бланке с определенными реквизитами. В ней приводят данные по срокам действия, дате выдачи, кому выписана, составу полномочий, подпись действующего начальника компании. Если в доверенности не указан срок, то она актуальна в течение одного года с момента выдачи. Все требования и правила по оформлению такого документы указаны в статьях 185 и 186 Гражданского кодекса РФ.

Доверенность должна обязательно иметь подпись руководителя, дату подписания и печать, если фирма с ней работает.

Имейте в виду: без доверенности во время отсутствия начальника организация не сможет работать бесперебойно, приостановятся выплаты зарплат, отпускных и больничных. Уполномоченный заместитель, имея официальный документ, сможет распоряжаться деньгами компании и совершать необходимые закупки, продажи, подписывать важные бумаги.

Доверенность в любое время может быть отменена начальником. Вправе от нее отказаться и сотрудник, на которого она выписана. Но только не в случае безотзывной доверенности (ст. 188.1 ГК РФ). Ее можно отменить только в определенных случаях.

Кто может быть заместителем

В крупных компаниях у гендиректора для временной передачи управления обычно есть штатный заместитель, у которого в трудовом договоре прописана обязанность замещать первого при необходимости. Между сторонами трудового договора по соглашению устанавливается размер дополнительной оплаты заместителю как лицу, совмещающему должности (ст. 151 ТК РФ). Как правило, его величина равна разности окладов начальника и замещающего.

Если нет штатного заместителя

Зачастую, в небольших организациях и у ИП нет штатного заместителя. В таком случае полномочия можно передать одному из руководителей подразделений для совмещения должностей. Перед тем, как издать приказ, нужно подписать соглашение, которое будет дополнением к трудовому договору. В нем прописывают срок исполнения обязанностей директора и размер полагающейся доплаты.

Начальник в приказе о совмещении должностей должен указать:

  • конкретные полномочия заместителя (т. е. какую работу ему придется выполнять и в каком объеме);
  • сроки выполнения замом полномочий;
  • конкретный размер доплаты;
  • имеет ли право заместитель подписывать финансовые документы.

Закон не предъявляет конкретных требований к временно исполняющему обязанности начальника лицу. Тем не менее, его квалификация должна быть высокой, что бы он смог грамотно управлять бизнесом.

Еще один вариант – работник, который не совмещает свою должность с обязанностями управляющего, а временно переведен на такое место. Процедура перевода прописана в ст. 72.2 ТК РФ. Такой перевод может быть на срок до одного года. Но если срок истек, а замещающему сотруднику не было предоставлено прежнее место работы, то перевод автоматически перетекает в постоянную работу.

Не стоит забывать, что при переводе сотрудника на замещающую должность освобождается участок выполняемой им работы. Так что, придется искать на его место другого человека. Поэтому перевод работника не очень удобен и требует больших усилий.

На ком ответственность в отсутствие гендира

За ущерб, причиненный компании, материальную ответственность всецело несет исполняющий обязанности руководителя (ст. 277 ТК РФ). Помимо этого, он несет правовую ответственность за причиненные убытки. Об этом говорит Закон об ООО (п. 2 ст. 44) и Закон об акционерных обществах (п. 2 ст. 71).

Если же руководитель не оставил уполномоченного заместителя, то за все случившиеся происшествия в его отсутствие нести уголовную, административную и материальную ответственность будет он сам.

Учтите: очень желательно, чтобы сотрудник для временного исполнения обязанностей директора знал гражданское, налоговое, трудовое законодательства, законы о рекламе, внутриотраслевые стандарты, лицензионные и антимонопольные правила. Если на предприятии не найдется такой человек, то на должность руководителя лучше пригласить компетентного специалиста со стороны и заключить с ним срочный трудовой договор.

Руководитель никого не назначил

Если директор, уходя в отпуск, никому не передал свои полномочия, то для организации такое положение вещей будет весьма плачевным. Любые наличные или безналичные выплаты будут приостановлены, потому что для таких денежных операций нужна подпись главного должностного лица на документе о платеже. А подделка подписи начальника недопустима, как, впрочем, и проставление подписей на пустых бланках «наперед».

Действия кадрового отдела

Если директор в отпуске и некому подписать документы, приказы об увольнении, приеме работников, на командировку, отпуск, больничные листы и т. п., то работа кадрового отдела полностью парализована. Невозможным станет подписание контрактов и заключение важных сделок, финансовое благополучие и весь производственный процесс компании окажутся под угрозой.

Есть надежные варианты передачи полномочий, когда директор уходит в отпуск. Нет необходимости оставлять компанию без присмотра. Мудрый управляющий, уходя на отдых, должен оставить своему заместителю памятку о сроках сдачи отчетов, уплаты налогов, платежей по договорам, а также оставить номера телефонов клиентов, заказчиков и партнеров по бизнесу.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Приложение N 2. Соглашение о делегировании части полномочий

ГАРАНТ:

Настоящее Соглашение вступает в силу с 1 января 2015 г. и действует до 31 декабря 2015 г. (включительно)

Приложение N 2
к решению
Совета депутатов
Погостинского сельского поселения
от 19 декабря 2014 г. N 21

СОГЛАШЕНИЕ О ДЕЛЕГИРОВАНИИ ЧАСТИ ПОЛНОМОЧИЙ 19 декабря 2014 г. с. Погост Касимовского района Администрация муниципального образования — Погостинское сельское поселение Касимовского муниципального района Рязанской области в лице главы Трусовой Натальи Александровны, действующей на основании Устава, именуемая в дальнейшем «Поселение», с одной стороны и Администрация Касимовского района в лице главы Лунина Валерия Леонидовича, действующего на основании Устава, именуемая в дальнейшем «Район», с другой стороны, совместно именуемые «Стороны», заключили настоящее Соглашение о нижеследующем: 1. ПРЕДМЕТ СОГЛАШЕНИЯ 1.1. Предметом настоящего Соглашения является передача в соответствии с частью 4 статьи 15 Федерального закона от 6 октября 2003 года N 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», Уставом Погостинского сельского поселения, Решением Совета депутатов муниципального образования — Погостинское сельское поселение Касимовского муниципального района Рязанской области N 21 от 19.12.2014 года (прилагается к настоящему Соглашению), Району осуществления части полномочий Поселения (далее — полномочия). По настоящему Соглашению передаются следующие полномочия: — по определению поставщика (подрядчика, исполнителя) в соответствии с Федеральным законом от 05 апреля 2013 года N 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд. 2. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ СТОРОН 2.1. Поселение имеет право: 2.1.1. Осуществлять контроль за исполнением Районом переданных, в соответствии с частью 1 настоящего Соглашения, полномочий. 2.2. Поселение обязано: 2.2.1. Своевременно предоставлять Району информацию, необходимую для осуществления полномочий, предусмотренных в части 1 настоящего Соглашения. 2.2.2. Ежегодно, в два этапа, в равных долях, но не позднее 5-го июня не и позднее 25-го декабря текущего года, предоставлять Району финансовые средства, необходимые для исполнения полномочий, предусмотренных в части 1 настоящего Соглашения 2.3. Район имеет право: 2.3.1. Запрашивать у Поселения информацию, необходимую для осуществления полномочий, предусмотренных в части 1 настоящего Соглашения. 2.4. Район обязан: 2.4.1. Осуществлять полномочия, предусмотренные в части 1 настоящего Соглашения, в соответствии с требованиями действующего законодательства РФ. 3. ПОРЯДОК ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ ФИНАНСОВЫХ СРЕДСТВ 3.1. Финансовые средства, необходимые для исполнения полномочий, предусмотренных в части 1 настоящего Соглашения, предоставляются Поселением Району в соответствии с действующим законодательством ежегодно, в два этапа, в равных долях, в общем размере 3724 руб. 32 коп. (три тысячи семьсот двадцать четыре рубля 32 коп.). 3.2. Порядок определения и размер ежегодного объема межбюджетных трансфертов, необходимых для осуществления передаваемых полномочий определяется решением Совета депутатов муниципального образования — Погостинское сельское поселение Касимовского муниципального района Рязанской области по согласованию с главой Касимовского муниципального района. 4. КОНТРОЛЬ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ПОЛНОМОЧИЙ 4.1. Поселение вправе осуществлять проверки исполнения переданных полномочий, предварительно письменно предупредив Район за 10 рабочих дней, запрашивать у Района необходимую дополнительную информацию. Район по мотивированному запросу Поселения обязан представить запрашиваемую информацию, в срок, установленный действующим законодательством РФ. 5. СРОК ДЕЙСТВИЯ 5.1. Соглашение вступает в силу с 01 января 2015 года и действует до 31 декабря 2015 года (включительно). 5.2. Если за три месяца до окончания срока действия ни одна из сторон не заявила о расторжения данного Соглашения, оно считается пролонгированным на тот же срок и на тех же условиях 6. ПРЕКРАЩЕНИЕ ДЕЙСТВИЯ 6.1. Действие настоящего Соглашения прекращается в соответствии с действующим законодательством РФ в случаях: 6.1.1. Неосуществления или ненадлежащего осуществления Районом полномочий, предусмотренных в части 1 настоящего Соглашения. 6.1.2. Отсутствие полного финансирования Поселением в течение двенадцати месяцев подряд, необходимого для исполнения полномочий, предусмотренных в части 1 настоящего Соглашения. 6.1.3. Принятия нормативного акта, предусматривающего невозможность дальнейшего осуществления полномочий, предусмотренных в части 1 настоящего Соглашения. 6.1.4. Стороны вправе требовать расторжения настоящего Соглашения в судебном порядке только при условии письменного направления другой Стороне предложения о расторжении настоящего Соглашения и получении отказа от расторжения настоящего Договора, либо неполучении ответа на свое предложение в течение 10 рабочих дней. 6.2. Действие настоящего Соглашения прекращается досрочно в случае, если достигнута обоюдная договоренность Сторонами. 7. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СТОРОН 7.1. Стороны несут ответственность за ненадлежащее исполнение обязанностей, предусмотренных настоящим Соглашением, в соответствии с действующим законодательством РФ, а также оплачивают финансовую санкцию — штраф в размере 100 (сто) рублей за каждое несвоевременное, либо ненадлежащее исполнение взятых на себя обязанностей по настоящему соглашению. 8. ИНЫЕ ВОПРОСЫ 8.1. По взаимному согласию Сторон или в соответствии с требованиями действующего законодательства в настоящее Соглашение в письменной форме могут быть внесены изменения и (или) дополнения, являющиеся неотъемлемой частью настоящего Соглашения с момента их подписания Сторонами. 8.2. Не урегулированные Сторонами споры и разногласия, возникшие при исполнении настоящего Соглашения, подлежат рассмотрению в порядке, предусмотренном действующим законодательством. 8.3. Прекращение одних полномочий, передаваемых по настоящему Соглашению, не влечет прекращения остальных полномочий. 8.4. Настоящее Соглашение составлено в 2 (двух) экземплярах, по одному экземпляру для каждой из Сторон, имеющих равную юридическую силу. 9. ЮРИДИЧЕСКИЕ АДРЕСА И ПОДПИСИ СТОРОН

Администрация муниципального образования — Погостинское сельское поселение Касимовского муниципального района Рязанской области

Адрес: 391321 Рязанская область, Касимовский район, с. Погост, ул. Преображенская, д. 10

Реквизиты:

ИНН 6204006234

КПП 620401001

Л\с 03593004380

Р\с 40204010500000000080

БИК 046121001

Отделение Рязань

ОГРН 1056218015204

Администрация Касимовского района

Адрес: Рязанская область, г. Касимов, ул. Ленина, д. 9а

Получатель: ФКУ по Рязанской области (Финансово-казначейское управление администрации Касимовского муниципального района Рязанской области)

ИНН/КПП 6204002198/620401001

БИК 046126001

л/с 04593004100

р/счет 40101810400000010008 ГРКЦ ГУ Банка России по Рязанской области

ОКАТО 61208806000

Н.А. Трусова

м.п.

В.Л. Лунин

м.п.

Доверенность. Оформление, правовые, юридические тонкости, особенности. Делегирование, передача полномочий. Генеральная. Передоверие

Доверенность, оформление, юридические тонкости. Передоверие. (10+)

Доверенность. Делегирование полномочий

1 2 3

Оглавление :: Поиск

Доверенность предназначена для передачи (делегирования) полномочий. Выдавая или получая доверенность, нужно понимать правовые последствия этого шага. Я попытался собрать самое важное. В конце текста приведены примеры доверенностей.

Того, кто выдал доверенность, будем называть доверителем, а того, на кого доверенность выдана — доверенным лицом.

Доверенное лицо действует от имени и в интересах доверителя

Из этого следует, что доверитель отвечает за действия доверенного лица в рамках доверенности, как за свои собственные. Так, если в доверенности даны полномочия продать квартиру, и доверенное лицо продаст квартиру, то доверитель лишится квартиры. При этом полученные деньги будут доходом доверителя, с которого он должен будет заплатить налог. То же относится и к генеральной доверенности на машину. При ее продаже доход считается полученным владельцем, а не доверенным лицом.

Тот факт, что доверенное лицо должно действовать в интересах доверителя, накладывает некоторые ограничения на действия, совершаемые по доверенности. Нехорошо, если доверенное лицо имеет какой-то собственный интерес в сделках, на которые выписана доверенность. Такие сделки могут быть оспорены в суде на основании конфликта интересов. Можно будет утверждать, что доверенное лицо заключало сделку не в интересах доверителя, а в своих. Например, машину по генеральной доверенности не стоит продавать себе. Это не запрещено, но не безопасно, так как может быть оспорено.

Выдача доверенности не ведет к переходу права собственности на объекты, права по которым передаются. Имущественные налоги должен платить доверитель.

Полномочия по доверенности

Оформляя доверенность, можно четко указать, на выполнение каких действий, при каких условиях выдаются полномочия. Совершенно не обязательно делегировать все права. Лучше доверить только то, что необходимо. В доверенности можно написать, что доверенное лицо может совершить сделку с таким-то имуществом, по такой-то цене (в таком-то интервале цен), в такое-то время, в таком-то месте, с таким-то контрагентом. Список условий можно продолжать.

Лицо, доверяющее полномочия, должно само эти полномочия иметь и иметь право их доверять. Если полномочия доверителя, которые он хочет передать, сами вытекают из доверенности, то происходит передоверие. В этом случае в той, первой доверенности должно быть явно указано на то, что полномочия передаются с правом передоверия. В большинстве случаев доверенность в рамках передоверия подлежит нотариальному заверению.

Оформление доверенности

Строгих форм доверенности у нас не предусмотрено. Вообще говоря, по нашему законодательству доверенностью может быть признан любой документ, в котором есть явное указание на передачу полномочий. Даже не обязательно, чтобы на документе было написано, что это доверенность. Например, в операциях с ценными бумагами поручение о назначении попечителя счета является доверенностью, хотя слова ‘доверенность’ в нем нет.

В доверенности должны быть указаны данные доверителя и доверенного лица в объеме, достаточном для их идентификации, список передаваемых полномочий, явное указание на то, что полномочия передаются от доверителя к доверенному лицу.

Доверенность может быть оформлена в простой письменной форме. В некоторых случаях требуется нотариальное заверение доверенности.

Доверенность может быть выдана юридическим или физическим лицом другому юридическому или физическому лицу.

:: (в начало статьи)

1 2 3

Оглавление :: Поиск

К сожалению в статьях периодически встречаются ошибки, они исправляются, статьи дополняются, развиваются, готовятся новые. Подпишитесь, на новости, чтобы быть в курсе.

Если что-то непонятно, обязательно спросите!
Задать вопрос. Обсуждение статьи. сообщений.

Может ли мной доверенное лицо встать на учёт граждан, нуждающихся в жилье? Читать ответ…

Здравствуйте, подскажите, как уже мы знаем, чтобы разорвать доверенность без доверенного лица, нужно обращаться к нотариусу, который её оформлял. У меня вопрос такого плана, если доверенность была оформлена в другом городе от места проживания, и её оригинал находится у доверенного лица, а с ним потеряна связь, то как её можно разорвать. Так как в ней прописаны все полномочия, Читать ответ…

Можно ли оформить доверенность у нотариуса без присутствия доверенного лица Читать ответ…

Еще статьи

Акт приема-передачи выполненных работ, оказанных услуг. Пример. Шаблон…
Пример акта приемки работ (услуг)…

Советы по написанию объяснительной записки…
Объяснительная записка. Образец. Правильная структура, инструкция, пояснения по …

Пример соглашения о неразглашении коммерческой тайны, конфиденциальной…
Образец соглашения / договора о неразглашении конфиденциальной информации, комме…

Советы по составлению деловых текстов. Особенности, образцы….
Особенности написания официальных и деловых документов. Примеры текстов в формал…

Положение, приказ, концепция кадровой политики предприятия, организаци…
Пример положения о кадровой политике….

Как делегировать полномочия по работе с документами

В небольшой компании, где документов не так уж много, генеральный директор справляется с ними сам, возможно, при помощи секретаря. Но с развитием бизнеса количество документов растет, количество дел первого лица тоже не уменьшается, и в один прекрасный момент принимается решение передать полномочия по работе с документами заместителям и другим топ-менеджерам. В этой статье рассмотрим, как сделать и оформить это правильно.

Документы документам рознь. Конечно, основная их масса – рутина, на которую тратить время генерального директора действительно жалко. Но среди этой рутины может проскочить и нечто важное, чего пропустить никак нельзя.

Какова роль секретарей?

Помощник генерального директора, секретари (помощники) других топов, а также делопроизводители в канцелярии, которые отвечают за прием документов, должны, без преувеличения, наизусть знать систему распределения документов в организации. Это часть их работы. Делопроизводитель, получая и регистрируя входящие, должен сразу определить, кому это письмо попадет, и передать его «нужному» секретарю. Секретарь, в свою очередь, прекрасно знает, какие документы может подписывать его шеф, а какие нет. Часто он должен знать это даже лучше шефа, чтобы быть готовым ответить на его вопрос: «А я точно должен это подписывать?».

Таким образом, прежде чем попасть в папку «На подпись» к директору по направлению или заместителю генерального, документ проходит фильтр в лице секретаря. При малейших сомнениях отыскиваются старые документы, в которых подробно указано, кто и что должен подписывать.

Далее мы разделим все документы, попадающие на подпись к топ-менеджерам, на несколько групп и опишем нюансы передачи полномочий по каждой из них.

Рассмотрение входящей корреспонденции

Первое, что генеральный директор может безболезненно перепоручить подчиненным – работу с документами общего делопроизводства, в частности, с входящими.

Фильтровать входящие для представления на рассмотрение можно:

а) по темам;

б) по контрагентам.

По темам, или направлениям деятельности, документы распределяют чаще всего. Логично, что все письма по маркетинговой тематике отправляются к директору по маркетингу, по производственной деятельности – директору по производству и т.п. Это экономит время и сокращает маршрут письма в организации, все равно ведь генеральный директор вынесет аналогичные резолюции.

По контрагентам документы распределяют реже, но такой способ организации работы тоже существует, когда, независимо от основной деятельности топ-менеджера, он ведет несколько ключевых клиентов или занимается представительской деятельностью со «своим» списком администраций районов области. Тогда все письма от определенного перечня организаций передаются соответствующему топу, независимо от того, реклама там или строительство. Топ-менеджер будет исполнять запрос путем внутренней переписки. Это не самый рациональный подход к организации дел, но им тоже пользуются.

Подписание исходящей корреспонденции

По тем же самым соображениям – сократить маршрут документов – генеральный директор поручает своим заместителям подписывать и исходящие письма. Если содержание письма касается узкоспециальных вопросов, в которых заместители генерального директора разбираются явно лучше его самого, то подписывать письмо без визы заместителя-специалиста директор не будет.

За своей подписью генеральный директор может оставить только особенно важные исходящие документы, содержание которых имеет принципиальное значение для организации.

Поручать ли заместителям подписывать приказы по основной деятельности?

Нет. Приказ по основной деятельности издается в условиях единоличного принятия решений генеральным директором. Поэтому если генеральный здравствует и находится на рабочем месте, то приказы должен подписывать он сам. В отсутствие директора подписание приказов (всех или только некоторых) может быть передано заместителю по доверенности.

Кадровое делопроизводство

Несмотря на большое количество заместителей (непосредственный руководитель, начальник отдела кадров и т.д.), работодателем является руководитель организации. Именно он принимает решения о приеме и увольнении работников, наложении дисциплинарных взысканий, предоставлении отпусков и множестве других вещей, касающихся обеспечения трудовых прав и обязанностей работников.

Очевидно, что таких документовочень много. Например, оформление ежегодного оплачиваемого отпуска, которое во многих организациях начинается с того, что работник пишет заявление. В трудовом законодательстве такой документ вообще не фигурирует, да и если полностью следовать букве закона в плане предоставления работникам ежегодных отпусков, он не особенно и нужен. Однако заявления вполне благополучно «живут» и составляют большую часть массива кадровых документов. Потом оформляется приказ, итого уже два документа нужно подписать генеральному директору относительно только одного отпуска только одного работника…

Понятно, что чем больше организация, тем меньше интересен генеральному директору тот факт, что работник хочет в отпуск. Директору интересно, чтобы в отсутствие человека не остановился производственный или бизнес-процесс. Все остальное для него по большому счету неважно: совпадает ли желание работника с графиком отпусков, есть ли в отделе замена работнику на то количество дней, в течение которых он будет отсутствовать. На все эти вопросы может ответить руководитель, в подчинении которого работник трудится. В этой ситуации логично поручить именно ему как минимум рассмотрение заявлений, а впоследствии – и подписание приказов. Как вариант, эти полномочия может взять на себя директор по персоналу.

Отметим, что даже при условии передачи права подписи кадровых документов заместителю работодателем все равно остается руководитель организации. Он всего лишь передал право подписи, но никак не право принятия решений, особенно если это решение связано с оплатой труда и должно быть принято срочно.

Договорная документация

Очень тщательно нужно подойти к передаче права подписи договоров. Если в плане общего делопроизводства негосударственная организация может устанавливать удобные для себя правила, т.к. большинство вопросов в этой сфере не регулируются нормативными документами, то здесь подключается Гражданский кодекс.

Право заключать договоры от имени организации однозначно должно быть передано на основании доверенности. В ней подробно перечисляются виды сделок, которые может совершать представитель организации, иногда – предельные суммы этих сделок. Если сумма превышает заявленную в доверенности, то договор подписывает генеральный директор.

При подготовке текста договора нужно проследить за тем, чтобы в его преамбуле фигурировало то же должностное лицо, которое будет подписывать документ. Не допускается, чтобы в начале со стороны «Заказчика» или «Исполнителя» был заявлен генеральный директор, действующий на основании Устава, а подписывал коммерческий, пусть и по доверенности. Следует внести должность и персональные данные подписанта в преамбулу:

«Акционерное общество „Восток“» в лице коммерческого директора Коновалова Виктора Викторовича, действующего на основании Доверенности от 11.01.2016 № 2, именуемое в дальнейшем «Заказчик»…

Подписанту нужно быть крайне внимательным при подписании договоров и всякий раз точно знать, что он может заключать от имени организации этот договор. Статья 183 Гражданского кодекса содержит следующие положения:

Извлечение

из Гражданского кодекса Российской Федерации

Статья 183. Заключение сделки неуполномоченным лицом

1. При отсутствии полномочий действовать от имени другого лица или при превышении таких полномочий сделка считается заключенной от имени и в интересах совершившего ее лица, если только другое лицо (представляемый) впоследствии не одобрит данную сделку.

3. Если представляемый отказался одобрить сделку или ответ на предложение представляемому ее одобрить не поступил в разумный срок, другая сторона вправе потребовать от неуправомоченного лица, совершившего сделку, исполнения сделки либо вправе отказаться от нее в одностороннем порядке и потребовать от этого лица возмещения убытков.

Оформляем передачу полномочий

Разобравшись, кому из заместителей какие документы поручаются, можно приступать к оформлению передачи полномочий. Устного распоряжения директора, высказанного на планерке, здесь недостаточно. Оформить перепоручение можно:

а) доверенностью (Пример 1);

б) локальным нормативным актом.

Доверенность нужна не всегда. Это очень серьезный документ, составлять который имеет смысл лишь тогда, когда действия (или бездействие) уполномоченного работника могут повлечь за собой правовые последствия для компании. Например, при подписании кадровых документов: если директор по персоналу подписывает документы кадрового делопроизводства, не имея на это полномочий (доверенности), то юридическая сила этих документов может оказаться под сомнением. То же можно сказать о бухгалтерских документах, документах по налоговому учету, договорах. На каждого заместителя или директора по направлению оформляется отдельная доверенность.

Если генеральный директор пока осторожничает и передает в ведение своих замов только общее делопроизводство, то особого оформления здесь не требуется, достаточно соответствующего раздела в инструкции по делопроизводству. Работа с входящими письмами – внутреннее дело компании, и как она будет заниматься этим делом, касается только ее. Письменное оформление передачи полномочий нужно больше для дисциплины, чтобы никто из замов вдруг не возмутился, почему ему принесли на подпись этот документ.

Зная наверняка, что у юристов контрагента могут возникнуть вопросы о праве подписи заместителя директора, можно несколько расширить реквизит «Подпись» относительно того, что предлагается в ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и дополнить его информацией о доверенности:

Коммерческий директор

По доверенности от 11.01.2016

№ 2

Коновалов

В.В. Коновалов

Правила распределения входящих документов по заместителям директора закрепляются в инструкции по делопроизводству. Напомним, что изменения в инструкцию вносятся приказом по основной деятельности, который согласуют те же должностные лица, что согласовывали и инструкцию, а подписывает тот же руководитель, что ее утверждал (Пример 2).

Резюме

  1. Секретарь / помощник руководителя должен точно знать, какие документы имеет право подписывать его директор вместо генерального.
  2. Заместителям директора может быть передано право подписи документов общего делопроизводства, но не всех: приказы по основной деятельности рекомендуется оставить за генеральным директором.
  3. Передача права подписи кадровых документов заместителю не означает передачу права принимать решения по вопросам управления персоналом.
  4. Право подписи договоров передается по доверенности, в которой конкретно перечисляются виды договоров, которые может заключать представитель от имени компании.
  5. Право подписи документов за генерального директора может быть оформлено как доверенностью, так и закреплено в локальном нормативном акте.

Имеет ли право работник отдела кадров подписывать документы по кадровому делопроизводству от имени организации

Компания ГАРАНТ

Имеет ли право работник отдела кадров подписывать все документы по кадровому делопроизводству (приказы о приеме и увольнении, отпусках, переводах, трудовые договора и иные) от имени организации, если данные права закреплены в доверенности, выданной генеральным директором? Существуют ли какие-либо документы, на подписание которых доверенность не может быть выдана?

Рассмотрев вопрос мы пришли к следующему выводу:

Полномочия работника отдела кадров на представительство в трудовых отношений следует закрепить в локальном нормативном акте. Эти полномочия могут подтверждаться доверенностью.

Обоснование вывода:

Согласно ст. 22 ТК РФ работодатель обязан соблюдать трудовое законодательство и иные нормативные правовые акты, содержащие нормы трудового права, а также локальные нормативные акты, условия коллективного договора, соглашений и трудовых договоров. Работодатель, в частности, обязан оформлять кадровые документы, предусмотренные нормами трудового права.

В силу прямого указания ст. 20 ТК РФ права и обязанности работодателей-юридических лиц в трудовых отношениях осуществляются органами управления юридического лица или уполномоченными ими лицами в порядке, установленном ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ, законами и иными нормативными правовыми актами субъектов РФ, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления, учредительными документами юридического лица (организации) и локальными нормативными актами.

Исходя из этого руководитель организации вправе передать иному лицу полномочия на подписание трудовых договоров с работниками, а также оформление иных кадровых документов, в том числе и приказы. Причем такое полномочие может быть передано как работнику организации, так и иному лицу.

Трудовым законодательством не предусмотрена форма документа, которым орган управления юридического лица может уполномочить определенных сотрудников организации на подписание тех или иных внутренних документов, в том числе дополнительных соглашений к трудовым договорам. В связи с этим в правоприменительной практике широко распространена передача руководителями организаций отдельных полномочий работодателя работникам на основании доверенности, оформленной в соответствии с гражданским законодательством (ст. 185 Гражданского кодекса РФ). Согласно п. 5 ст. 185 ГК РФ доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, с приложением печати этой организации.

В то же время, так как для представления работодателя в рамках трудовых отношений оформления доверенности нормами трудового законодательства не предусматривается, то составлять доверенность не требуется, хотя и не запрещено. Доверенность может рассматриваться как документ, подтверждающий полномочия лица, уполномоченного работодателем на представление его интересов, перед третьими лицами.

Необходимо учитывать, что права и обязанности руководителя организации в области трудовых отношений определяются ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ, законами и иными нормативными правовыми актами субъектов РФ, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления, учредительными документами организации, локальными нормативными актами, трудовым договором (ст. 274 ТК РФ).

Вследствие этого, по нашему мнению, для наделения сотрудников данными полномочиями генеральному директору общества следует издать соответствующий локальный нормативный акт в произвольной форме (приказ, иной распорядительный документ).

Полномочия сотрудника на подписание внутренних документов общества целесообразно отразить в должностной инструкции и (или) трудовом договоре работника, так как условие о трудовой функции является обязательным условием трудового договора (ст. 57 ТК РФ). Если положения локального нормативного акта каким-либо образом изменяют условия трудового договора (в том числе трудовую функцию работника), то положения данного акта будут обязательными для работника только после изменения условий трудового договора. Изменение определенных сторонами условий трудового договора согласно ст. 72 ТК РФ допускается только по соглашению сторон трудового договора, за исключением случаев, предусмотренных ТК РФ. Поэтому если положения нового локального нормативного акта затрагивают трудовую функцию работника, то они могут внедряться исключительно путем подписания дополнительного соглашения сторон к трудовому договору (также смотрите Судебную практику по гражданским делам Верховного суда Республики Карелия за II полугодие 2007 года. Надзорная практика, п. 3).

Кроме того, следует учитывать, что формы документов по учету и оплате труда, а также указания по применению и заполнению данных форм закреплены постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1. В соответствии с данным постановлением ряд кадровых документов должен оформляться и подписываться работниками конкретных подразделений (отдел кадров, бухгалтерия и другие) предприятия (смотрите, например, личная карточка работника (форма Т-2), штатное расписание (форма Т-3), график отпусков (форма Т-7) и др.).

Отдельные требования по оформлению кадровых документов и документообороту могут быть установлены и внутренними документами организации.

Таким образом, кадровые документы могут оформляться на основании локального нормативного акта организации либо доверенности. При этом уполномоченный работодателем сотрудник может оформлять кадровые документы в том случае, если иное не предусмотрено нормативно-правовыми актами или внутренними документами работодателя.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Габбасов Руслан

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Серков Аркадий

About the author

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *