Начальник делопроизводства

Ведущий делопроизводитель, начальник отдела делопроизводства, делопроизводитель

Исполняла обязанности заведующей канцелярией; курировала весь процесс документооборота от получения документов посредством почтовых служб, дипломатической и электронной почты до сдачи их на хранение в архив МИД России; уничтожения документов, утративших ценность; а также оформления отдельных категорий документов в стабильное досье. Ежегодно составляла номенклатуру дел, совершенствовала ее по мере необходимости. Осуществляла особый контроль за регистрацией, передачей и хранением документов, содержащих информацию ограниченного распространения. Привлекалась к подготовке проектов организационно-распорядительных документов (приказов, распоряжений, инструкций и др.), писем, нот. Следила за правильностью оформления внутренних и исходящих документов согласно действующей инструкции и ГОСТов, занималась редактурой и корректурой текстов. В своей работе активно использовала пакет MS Office (Word, Excel, Power Point, Outlook), а также Adobe Photoshop, Adobe Lightroom. Дополнительно выполняла отдельные поручения руководителя, машинописные и стенографические работы. Помимо основных функций была активно задействована в работе посольства на гуманитарном направлении: организации и проведении протокольных и культурных мероприятий дипмиссии, таких как кинопоказы, фото- и образовательные выставки. Также исполняла некоторые поручения пресс-службы: ведение официальных аккаунтов, подготовка текстов выступлений, презентаций, информационных материалов.

Глава 2. Секретарь в структуре управления

Профессия секретаря требует от человека, избравшего ее, высокого уровня подготовленности, ряда комплекса деловых и личностных качеств. Специфика работы секретаря заключается в том, что ему приходится не только выполнять операции с документами, с современной оргтехникой и работа на ПК, но и осуществлять многочисленные контакты с людьми: руководителем, сотрудниками, посетителями, телефонными абонентами; подготовка заседаний и совещаний и т. п. Очень важным фактором в работе секретаря является хороший контакт с руководителем, умение выполнять работу в стиле руководителя, оказание максимальной помощи руководителю и экономия его времени. Эта задача подразумевает выполнение таких работ, как:

1. Работа с документами. Этот вид деятельности включает весь комплекс работ, связанных с делопроизводством: оформление документов, направление документов в структурные подразделения, контроль за сроками исполнения документов, прием документов на подпись руководителю и контроль за правильностью их оформления, организация хранения документов;

2. Работа со средствами связи. Ведение телефонных переговоров (при отсутствии руководителя на рабочем месте секретарь записывает фамилию и телефон звонившего абонента и, по возможности, интересующий его вопрос), прием и отправка факсов, сообщений по электронной почте. Секретарь обязан также следить за исправностью всех находящихся в его ведении средств связи и немедленно вызывать ремонтные службы в случаи их неисправности;

3. Работа с посетителями. Включает в себя прием и помощь, как обратившихся к секретарю сотрудников предприятия, так и помощь командированным (направление в нужное подразделение, помощь с устройством в гостиницу). Секретарь организует прием сотрудников и других посетителей в установленные часы приема (предварительная запись на прием к руководителю);

4. Подготовка и проведение совещаний. Секретарь должен проинформировать приглашенных на совещание по распоряжению руководителя, подготовить список участников, оформить доклад руководителя. Во время проведения совещания секретарь ведет его протокол;

5. Работа хозяйственного характера. В обязанности секретаря входит еще и большой круг вопросов хозяйственного характера. Это проверка качества уборки кабинета руководителя, а также обеспечение исправности всех технических средств, находящихся в кабинете. Это обеспечение руководителя всеми необходимыми канцелярскими принадлежностями.

Условно обязанности секретаря можно разделить на работу по документному и бездокументному обслуживанию руководителя. К документному обслуживанию относятся такие операции, как составление, оформление, редактирование служебных документов, регистрация, контроль исполнения, подготовка в дела и передача на хранение документов. Остальные обязанности – выполнение технических функций по обеспечению работы руководителя, подготовка совещаний и заседаний, прием посетителей, телефонные переговоры, подготовка командировок, планирование своей работы – бездокументное обслуживание руководителя.

В сложившейся практике оценки труда секретарей выделяют основные деловые качества:

1. Профессиональные навыки. То есть высокий уровень базового образования, умение стенографировать, работать на компьютере, знание основ работы с документами, хорошее знание русского и иностранного языка.

2. Организаторские качества. Умение организовать свою работу и работу офиса, рациональное ведение делопроизводства, умение организовать приемы, презентации, поездки руководителя.

3. Ответственность и надежность. Умение нести ответственность за задачи, поставленные руководителем. Секретарь должен уметь работать самостоятельно, грамотно решать вопросы по оформлению и составлению документов.

4. Инициативность. Секретарь должен самостоятельно принимать решения в рамках своих полномочий, не дожидаясь указаний руководителя по каждому поводу. Принятое решение не должно быть ошибочным или преждевременным.

5. Пунктуальность и исполнительность. Своевременное и точное исполнение поручений и документов. Своевременная информация о встречах, переговорах, совещаниях. Недопустимы опоздания секретаря как на работу, так и на деловые встречи, заседания, совещания.

6. Преданность фирме, умение хранить конфиденциальные сведения. Чувство сопричастности ко всем делам фирмы. Направленность всей работы на процветание фирмы. Уметь проявлять такт и осторожность с собеседником, независимо от личного отношения к нему. Не разглашать сведения, имеющие секретный характер. Нужно правильно хранить документы, не допуская свободного доступа к ним других сотрудников.

7. Хорошая память. Это качество зависит не только от личных способностей запоминания информации, но и от умения рационального использования современной оргтехники и справочно-информационного аппарата. Помогают секретарю в развитие памяти такие методы, как подчеркивание ключевых слов текста, выделение главной мысли текста, запоминание путем неоднократного повторения.

Чтобы достичь высокого уровня квалификации, секретарь должен обладать перечисленными деловыми качествами и развивать в себе ряд личных качеств, работая над своим характером, образованием, вкусом.

Деловые и личные качества при выполнении определенной работы проявляются в тесном взаимодействии и дополняют друг друга. Выделим наиболее существенные качества, необходимые секретарю.

Коммуникабельность. Умение легко устанавливать контакты с самыми разными по характеру людьми. Уметь быстро переключатся с одного вида деятельности на другой, правильно рассчитывать время, особенно в период больших нагрузок.

Внешний вид. Гармоничное сочетание привлекательности и строго элегантного стиля в одежде. Следует помнить, что «секретарь – лицо учреждения», а лицом самого секретаря является качество выполняемой им работы, культура рабочего места и внешнего вида.

Доброжелательность. Вежливость и любезность. Создание психологического комфорта в офисе. Обращаясь к секретарю за помощью, любой человек, посетитель, сотрудник или руководитель, должны быть уверены, что все возможное будет сделано и оказано максимальное воздействие.

Любознательность. Желание повышать свой уровень знаний, интересоваться новинками специальной литературы, осваивать смежные области работы, расширение кругозора.

Безусловно, трудно найти человека, который мог бы в полном объеме обладать всеми перечисленными качествами, но каждый должен стремиться к совершенству в избранной им области деятельности.

Все функции, права, обязанности и ответственность секретаря в определенной форме должны быть перечислены в должностной инструкции, утвержденной директором учреждения. Важнейшая функция секретаря – оказание максимальной помощи руководителю и экономия его времени. Эта задача подразумевает выполнение следующих должностных обязанностей:

1. Работа с документами. Это комплекс работ, связанных с делопроизводством: оформление документов, направление их в структурные подразделения, контроль за сроками их исполнения, прием документов на подпись руководителю и контроль за правильностью их оформления, хранение исполненных документов.

2. Работа со средствами связи. Прием и отправка факсов, сообщений по электронной почте. Ведение телефонных переговоров. При отсутствии руководителя на рабочем месте секретарь записывает фамилию и телефон звонившего абонента и, по возможности, интересующий его вопрос. Секретарь обязан также следить за исправностью средств связи, находящихся в его ведении, в случаи их неисправности немедленно вызывать ремонтные службы.

3. Работа с посетителями. Секретарь организует прием сотрудников и других посетителей в установленные часы приема (предварительная запись на прием к руководителю). Прием и помощь обратившимся к секретарю сотрудникам предприятия и помощь командированным (направление в нужное подразделение, помощь с устройством в гостиницу).

4. Подготовка и проведение совещаний. Секретарь должен подготовить список участников совещания, оформить доклад руководителя, проинформировать приглашенных на совещание по распоряжению руководителя. Во время проведения совещания секретарь ведет его протокол.

5. Работы хозяйственного характера. В обязанности секретаря входит большой круг вопросов хозяйственного характера: проверка качества уборки кабинета руководителя, обеспечение исправности всех технических средств, находящихся в кабинете, обеспечение руководителя всеми необходимыми канцелярскими принадлежностями.

Все названные качества, необходимые секретарю, не даются человеку в готовом виде. Нужен повседневный труд ума и души, постоянное желание самосовершенствования, ответственная и настойчивая подготовка к работе в избранной профессии.

Секретарь может внести большой вклад в совершенствование работы с документами предприятия, т. к. значительная часть делопроизводственных операций выполняется на его рабочем месте. Такая централизация позволяет проводить все операции с документами более квалифицированно и широко применять для однотипных работ средств оргтехники.

Именно секретарь может объективно оценить эффективность принятой на предприятии системы делопроизводства и, по мере приобретения опыта, внести существенные замечания и предложения по его изменению.

Совершенствование делопроизводства на предприятии можно проводить по примерному плану:

Документирование.

1. Определение основных видов документов предприятия, необходимых и достаточных для его работы. Сокращение и выведение из оборота устаревших видов документов.

2. Изучение и анализ составления и оформления документов учреждения (правила оформления, стиль изложения, логическое построение текстов).

3. Разработка фирменных бланков двух видов (бланк для писем, факсов и внутренних документов).

4. Составление файла образцов основных видов документов учреждения с трафаретными текстами.

5. Обучение сотрудников предприятия правилам оформления документов с использованием файла образцов.

Организация работы с документами.

1. Изучение и анализ технологии работы с документами.

2. Изучение практики формирования и оформления дел, порядка их использования.

3. Составление номенклатуры дел.

4. Назначение ответственных за формирование и ведение дел в структурных подразделениях.

5. Изучение порядка регистрации документов и подготовка предложений по их совершенствованию с использованием ПК.

6. Введение ежегодной обработки документов предприятия для последующей передачи части их в архив, а другой – на уничтожение.

7. Внедрение средств оргтехники (ПК, факсов, ксероксов, нумераторов и т. п.).

8. Внедрение современных инфотехнологий на базе электронной техники (компьютерного делопроизводства, электронной почты).

9. Составление инструкции по документационному обеспечению предприятия.

10. Обучение сотрудников предприятия навыкам рациональной работы с документами и современными инфотехнологиями.

Все названные качества, необходимые секретарю, не даются человеку в готовом виде. Нужен повседневный труд ума и души, постоянное желание самосовершенствования, ответственная и настойчивая подготовка к работе в избранной профессии.

Данный текст является ознакомительным фрагментом.
Читать книгу целиком
Поделитесь на страничке

Следующая глава >

Функции, права и обязанности руководителя службы ДОУ

На каждом предприятии есть служба документационного обеспечения управления или хотя бы сотрудник, отвечающий за документационное обеспечение управления. В небольших компаниях весь документооборот ложится на плечи одного человека, который иногда совмещает эту работу с другими административными функциями. В более крупных компаниях в структуру ДОУ входят секретарь-делопроизводитель, архивист, менеджер и руководитель.

Обычно на плечи руководителя ДОУ ложатся функции общего контроля делопроизводства и документооборота, работы архива, а также деятельности сотрудников отдела. Приведем основные функции, права и обязанности руководителя службы ДОУ.

Основные функции руководителя службы ДОУ:

— Планирование и распределение работы в службе ДОУ.

  • — Подбор и расстановка кадров, координация деятельности подразделения в целом, его структурных звеньев и отдельных сотрудников.
  • — Контроль за выполнением работы службы, своевременное и качественное выполнение ею задач по предназначению. — Обеспечение исполнительской и трудовой дисциплины сотрудников службы ДОУ. — Обеспечение сохранности документов (сведений), содержащих государственную и служебную тайну. — Обеспечение безопасных условий труда, поддержание порядка, выполнение правил пожарной безопасности в помещениях службы.

Права руководителя службы ДОУ: — Принятие решений в целях обеспечения повседневной деятельности службы — по всем вопросам, относящимся к его компетенции. — Представление вышестоящему руководству своих предложений по поощрению (привлечению к ответственности) работников службы — в тех случаях, когда собственных полномочий недостаточно. — Подготовка и представление вышестоящему руководству своих предложений по совершенствованию работы службы (ее дополнительному финансированию, материально-техническому обеспечению и т.п.).

Основные обязанности руководителя службы ДОУ: — Управление работой службы ДОУ и эффективное руководство ею. — Обеспечение своевременного и качественного выполнения службой возлагаемых на нее повседневных задач.

— Руководство разработкой и ведением служебной документации. — Обеспечение рационального использования материальных, технических и иных средств службы в интересах выполнения задач по предназначению. — Обеспечение надежной защиты документов и информации, составляющих государственную и служебную тайну. — Руководство обучением подчиненных, создание условий для повышения их квалификации. — Осуществление контроля за соблюдением подчиненными правил внутреннего трудового распорядка, требований техники безопасности. — Использование по отношению к подчиненным предоставленных прав по их поощрению (привлечению к ответственности). — Начальник службы ДОУ должен своевременно и в полном объеме отрабатывать и представлять соответствующим должностным лицам отчетную и иную служебную документацию. — Регламент рабочего времени начальника службы ДОУ соответствует нормам федерального законодательства о труде. Время труда и отдыха в течение рабочего дня регламентируется «Правилами внутреннего трудового распорядка» предприятия. В случае служебной необходимости начальник службы ДОУ может привлекаться к выполнению своих обязанностей сверхурочно, в порядке, предусмотренном положениями федерального законодательства о труде.

В своей практической деятельности руководитель службы ДОУ руководствуется: должностной инструкцией, инструкцией по документационному обеспечению управления предприятием, положением о службе ДОУ, правилами внутреннего трудового распорядка, правилами охраны труда и техники безопасности, обеспечения производственной санитарии и противопожарной защиты.

Первый и самый основной документ, которым руководствуется в своей деятельности руководитель службы ДОУ это его должностная инструкция.

Должностная инструкция — это письменный организационно-нормативный документ, регламентирующий вопросы управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности конкретного должностного лица (или категории должностных лиц (работников): руководящего состава, специалистов, технических исполнителей и т.п.) компании.

Таким образом, основное функциональное назначение должностной инструкции руководителя службы ДОУ заключается в осуществлении организационно-нормативной регламентации повседневной деятельности начальника службы ДОУ, но в то же время не ограничивается этим.

Общие требования к содержанию должностной инструкции сформулированы в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. Приказом Министерства культуры РФ от 8 ноября 2005 г. N 536).

Оптимальный вариант структуры должностной инструкции включает следующие основные разделы:

  • — общие положения;
  • — полномочия (обязанности и права) работника;
  • — взаимоотношения (связи по должности) работника;
  • — ответственность (порядок привлечения к ответственности, оценки деятельности) работника;
  • — заключительные положения.

Данный документ в необходимых случаях может быть снабжен приложениями. В качестве примера приложения к должностной инструкции можно упомянуть нормы (правила, принципы) поведения, установленные для работников предприятия. При разработке подобного документа целесообразно принять во внимание содержание ст. 21 Трудового кодекса РФ, а также аналогичных документов, изданных в пределах своей компетенции соответствующими органами управления (власти).

Вторым немаловажным документом, которым руководствуется в своей деятельности начальник службы ДОУ это инструкция по документационному обеспечению управления предприятием.

Инструкция по делопроизводству — правовой акт, устанавливающий технологию создания или получения документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения.

Назначением Инструкции по делопроизводству является установление общих правил и единого порядка документирования и организации работы с документами в учреждении. Цель инструкции — совершенствование работы с документами, сокращение количества и повышение качества подготовки документов, упорядочение документооборота и оптимизация управленческого труда.

Инструкция по делопроизводству разрабатывается на основе положений Государственной системы документационного обеспечения управления, государственных стандартов на документы, Основных правил работы ведомственных архивов. Федеральные органы исполнительной власти при разработке инструкции по делопроизводству используют Типовую инструкцию по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

Основными разделами инструкции могут быть следующие:

  • 1. Общие положения;
  • 2. Подготовка служебных документов;
  • 2.1. Общие требования;
  • 2.2. Фирменные бланки;
  • 2.3. Требования к оформлению реквизитов;
  • 3. Оформление отдельных видов документов;
  • 3.1. Приказ;
  • 3.2. Распоряжение;
  • 3.3. Протокол заседания;
  • 3.3 Служебное письмо;
  • 3.4 Акт и др. документы (в зависимости от специфики деятельности учреждения);
  • 4. Порядок согласования документов;
  • 5. Порядок удостоверения документов;
  • 6. Изготовление документов с помощью компьютерной техники;
  • 7. Организация документооборота;
  • 7.1. Прием, обработка и прохождение поступающих документов;
  • 7.2. Регистрация и учет документов, построение справочного аппарата;
  • 7.3. Организация работы с отправляемыми документами;
  • 8. Контроль исполнения документов;
  • 9. Работа исполнителя с документами;
  • 10. Организация хранения документов;
  • 10.1. Порядок хранения документов;
  • 10.2. Составление и ведение номенклатуры дел;
  • 10.3. Формирование дел;
  • 10.4. Оформление дел;
  • 10.5. Оперативное хранение дел;
  • 10.6. Передача дел на архивное хранение;
  • 11. Ксерокопирование и тиражирование документов;
  • 11. Хранение, учет и использование бланков, печатей, штампов;
  • 12. Использование факсимильной связи.

Отдельные положения Инструкции по делопроизводству могут дополняться и конкретизироваться в других инструкциях, правилах и методических документах, посвященных отдельным направлениям и участкам работы с документами, например, специальной инструкцией регламентируется порядок работы с документами ограниченного доступа.

И еще один важный документ, которым руководствуется в своей деятельности начальник службы ДОУ это положение о службе ДОУ.

Положение о службе ДОУ — правовой акт, определяющий организационно-правовое положение подразделения в структуре учреждения, его задачи, функции, права, ответственность, а также взаимоотношения с другими подразделениями и учреждениями.

Организация ДОУ в учреждении возложена на службу ДОУ (управление делами, канцелярию, общий отдел, секретарит), находящуюся в непосредственном подчинении руководителя.

Положение о службе ДОУ разрабатывается руководством подразделения с привлечением квалифицированных специалистов, хорошо знающих как работу подразделения, так и учреждения в целом и утверждается руководителем учреждения.

Текст положения о службе ДОУ состоит из следующих разделов:

общие положения;

цели и задачи службы ДОУ;

функции службы ДОУ;

права и ответственность службы ДОУ;

взаимоотношения службы ДОУ.

Выводы

В данном параграфе рассмотрены основные функции, права и обязанности руководителя службы ДОУ. Описаны основные документы, которыми руководствуется в своей практической деятельности руководитель службы ДОУ (должностная инструкция, инструкция по документационному обеспечению управления, положение о службе ДОУ)

Выводы по главе

В данной главе рассмотрен управленческий труд, как специфический вид человеческой деятельности. Выявлены его отличия от других видов труда. Рассмотрены особенности данного труда, основные из них: управленческий труд — это разновидность умственного труда, управленческий труд имеет информационную природу, результаты управленческого труда трудно поддаются количественной оценке. Выделены функции руководителя в процессе организации труда.

Раскрыто определение и содержание организации труда руководителя. Рассмотрены особенности затрат рабочего времени руководителя, факторы приводящие к потерям рабочего времени. Приведены методы рационализации использования рабочего времени руководителя (анализ и планирование). Определены и описаны методы учета использования рабочего времени руководителя (фотография рабочего времени, хронометраж, фотохронометраж). Рассмотрены требования к организации рабочего места руководителя с учетом общегосударственных нормативов санитарно-гигиенических условий работы служащих.

Рассмотрены основные функции, права и обязанности руководителя службы ДОУ. Описаны основные документы, которыми руководствуется в своей практической деятельности руководитель службы ДОУ (должностная инструкция, инструкция по документационному обеспечению управления, положение о службе ДОУ)

About the author

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *