Номенклатура 2018

Примерная номенклатура дел нотариусов, занимающихся частной практикой и государственных нотариальных контор

Приказ Минюста России от 19.12.2013 № 229 «Об утверждении примерной номенклатуры дел государственной нотариальной конторы и нотариуса, занимающегося частной практикой»

Утверждена

решением Правления

Федеральной нотариальной палаты

от 12 ноября 2012 г.

приказом Министерства юстиции

Российской Федерации

от 19 декабря 2013 г. N 229

ПРИМЕРНАЯ НОМЕНКЛАТУРА

ДЕЛ ГОСУДАРСТВЕННОЙ НОТАРИАЛЬНОЙ КОНТОРЫ И НОТАРИУСА,

ЗАНИМАЮЩЕГОСЯ ЧАСТНОЙ ПРАКТИКОЙ

Общие положения

1. Примерная номенклатура дел государственной нотариальной конторы и нотариуса, занимающегося частной практикой (далее — Примерная номенклатура дел), представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, образующихся в процессе деятельности государственной нотариальной конторы и нотариуса, занимающегося частной практикой. Примерная номенклатура дел определяет порядок формирования документов в дела, систематизации, идентификации, индексации и сроки хранения дел и является методическим документом для составления индивидуальной номенклатуры дел государственной нотариальной конторы и нотариуса, занимающегося частной практикой (далее — индивидуальная номенклатура дел).

2. Разделы Примерной номенклатуры дел объединяют наименования дел по функциональному признаку в соответствии с деятельностью государственных нотариальных контор и нотариусов, занимающихся частной практикой.

3. При составлении Примерной номенклатуры дел учтены следующие нормативные правовые акты Российской Федерации по вопросам документационного обеспечения:

Основы законодательства Российской Федерации о нотариате от 11 февраля 1993 г. N 4462-1;

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. N 558 (зарегистрирован Минюстом России 08.09.2010, регистрационный N 18380) (далее — Перечень);

Правила нотариального делопроизводства, утвержденные приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 19 ноября 2009 г. N 403 (зарегистрирован Минюстом России 17.12.2009, регистрационный N 15675), с изменениями, внесенными приказами Министерства юстиции Российской Федерации от 8 апреля 2010 г. N 81 (зарегистрирован Минюстом России 22.04.2010, регистрационный N 16977), от 23 ноября 2010 г. N 360 (зарегистрирован Минюстом России 01.12.2010, регистрационный N 19090).

4. Примерная номенклатура дел состоит из двух разделов: «Организация нотариальной деятельности» и «Совершение нотариальных действий». Внутри разделов заголовки дел сгруппированы с учетом их функциональной взаимосвязи.

В раздел «Организация нотариальной деятельности» включены дела: организационно-распорядительные, отчетности, финансирования и бухгалтерии, по работе с персоналом, регистрационно-контрольные и учетные.

В раздел «Совершение нотариальных действий» включены дела, связанные с совершением нотариальных действий.

5. Сроки хранения управленческих документов определены по Перечню. Срок хранения документов, отражающих специфику нотариальной деятельности, установлен в Примерной номенклатуре дел по согласованию с Центральной экспертной комиссией Министерства юстиции Российской Федерации (далее — ЦЭК Минюста России), Федеральной нотариальной палатой и Центральной экспертно-проверочной комиссией при Федеральном архивном агентстве (далее — ЦЭПК при Росархиве).

6. Примерная номенклатура дел охватывает виды и разновидности документов, которые могут образоваться в деятельности государственных нотариальных контор и нотариусов, занимающихся частной практикой.

8. На основании Примерной номенклатуры дел формируется индивидуальная номенклатура дел, состоящая из следующих граф: индекс дела (графа 1), заголовок дела (графа 2), количество дел (томов, частей) (графа 3), срок хранения дела, номера статей (графа 4), примечание (графа 5). Индивидуальная номенклатура дел должна соответствовать требованиям законодательства Российской Федерации, законодательства субъектов Российской Федерации, приказов Министерства юстиции Российской Федерации, решениям Федеральной нотариальной палаты, которые предъявляются к формированию отдельных категорий дел.

9. В индивидуальную номенклатуру дел включаются дела, образующиеся в процессе деятельности конкретной государственной нотариальной конторы или конкретного нотариуса, занимающегося частной практикой.

10. В индивидуальную номенклатуру дел государственной нотариальной конторы и нотариуса, занимающегося частной практикой, включаются дела, содержащие:

номенклатуру дел;

документы, являющиеся основанием для осуществления нотариальной деятельности (заверенные копии приказов о наделении полномочиями нотариуса, а также о его замещении, копии лицензий);

копии договоров страхования гражданской ответственности нотариуса, занимающегося частной практикой;

законы и иные нормативные правовые акты Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, приказы, распоряжения, методические документы Министерства юстиции Российской Федерации, его территориальных органов и нотариальных палат.

11. Индивидуальная номенклатура дел составляется на каждый календарный год не позднее 1 декабря предшествующего года на основе изучения состава, содержания и количества документов, образующихся в процессе деятельности нотариуса, занимающегося частной практикой, или государственной нотариальной конторы, и вводится в действие с 1 января следующего года.

12. Каждое дело, включенное в индивидуальную номенклатуру дел, имеет строго определенный индекс, который указывается в графе 1.

Индекс дела состоит из установленного цифрового обозначения раздела и порядкового номера заголовка дела по Примерной номенклатуре дел в пределах раздела. Дела, неоконченные производством в течение одного года, являются переходящими и вносятся в индивидуальную номенклатуру дел следующего года с тем же индексом. Не могут быть переходящими реестры для регистрации нотариальных действий, дела, состоящие из документов, относящихся к определенным нотариальным действиям, совершенным в календарном году и оконченным производством.

13. Графа 2 включает заголовки дел. При перенесении заголовков дел из Примерной номенклатуры дел в индивидуальную номенклатуру дел возможны уточнения заголовков, предложенных Примерной номенклатурой дел, их конкретизация. Допускается объединение в одно дело нескольких взаимосвязанных по содержанию и одинаковых по срокам хранения заголовков из Примерной номенклатуры дел или разделение одного дела, предусмотренного Примерной номенклатурой дел.

Заголовок дела должен в обобщенной форме отражать основное содержание и состав (вид) документов.

14. Графа 3 «количество частей (томов)» заполняется в индивидуальной номенклатуре дел по окончании календарного года. Дела, состоящие из нескольких томов, имеют общий индекс. На обложке каждого тома указывается его порядковый номер.

15. В графе 4 указываются сроки хранения дел и статьи по Перечню в соответствии с Примерной номенклатурой дел.

16. В графе 5 делаются пометки о не начатых или переходящих на следующий год делах, передаче дел в архив, выделении дел к уничтожению, другие дополнительные пометки.

17. Если в течение года у нотариуса, занимающегося частной практикой, или в государственной нотариальной конторе образуются новые дела, не предусмотренные Примерной номенклатурой дел, они дополнительно вносятся в индивидуальную номенклатуру дел. Для внесения новых дел в конце структурного раздела индивидуальной номенклатуры дел оставляют 2 — 3 резервных индекса дел (без указания заголовков).

18. В дела помещается один экземпляр правильно оформленных документов, заверенных необходимыми подписями, печатями, датированных. Приложения к документам, как правило, формируются вместе с документами, к которым они относятся, следуя за основным документом.

19. Дела со дня их формирования до передачи в архив или на уничтожение, хранятся у нотариуса, занимающегося частной практикой или в государственной нотариальной конторе.

20. Территориальные органы Министерства юстиции Российской Федерации и нотариальные палаты субъектов Российской Федерации обязаны осуществлять контроль за сохранностью и учетом нотариальных архивов, а государственные нотариальные конторы и нотариусы, занимающиеся частной практикой, обязаны обеспечивать сохранность и учет нотариальных архивов.

21. По окончании календарного года составляется итоговая запись о категориях и количестве находившихся в производстве дел отдельно постоянного и временного хранения, а также об общем количестве дел, находившихся в производстве в соответствующем году.

Итоговая запись удостоверяется подписью нотариуса либо работника, ответственного за ведение архива и подготовку номенклатуры дел.

Список сокращений

г.

год (годы)

ДМН

до минования надобности

л.

лет

Пост.

Постоянно

ст.

статья

ЭПК

Экспертно-проверочная комиссия уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела

ЦЭК

Центральная экспертная комиссия Министерства юстиции Российской Федерации

ЦЭПК

Центральная экспертно-проверочная комиссия при Федеральном архивном агентстве (Росархиве)

Индекс дела

Заголовок дела

Срок хранения (статья по Перечню)

Примечания

1. Организация нотариальной деятельности

Документы о назначении и замещении нотариуса (заверенные копии приказов, лицензия или ее копия)

Пост. <*> ст. 19а

Законы и иные нормативные правовые акты <1>

ДМН ст. 1 б

<1> Могут храниться в электронном виде

Постановления, решения, протоколы, методические материалы Министерства юстиции Российской Федерации, его территориальных органов и нотариальных палат <1>

Пост. <*> ст. 1 б, ст. 18 в

<1> Присланные для сведения — ДМН

Договоры страхования гражданской ответственности нотариуса при осуществлении им нотариальной деятельности (копии договоров)

Пост. <*> ст. 447

Организационно-распорядительные документы нотариуса <1>

Пост. <*> ст. 19 а

<1> Постановления, приказы, распоряжения, поручения (кроме приказов по личному составу и распоряжений о замещении временно отсутствующего нотариуса)

Журнал регистрации организационно-распорядительных документов нотариуса <1>

Пост. <*> ст. 258 а

<1> Постановления, приказы, распоряжения, поручения (кроме приказов по личному составу и распоряжений о замещении временно отсутствующего нотариуса)

Должностные инструкции работников нотариальной конторы

3 г. <1> ст. 77 б

<1> После замены новыми

Приказы по личному составу (прием, перемещение, совмещение, перевод, увольнение, отпуска и пр.)

75 л. ст. 19 б

Журнал учета приказов по личному составу

75 л. ст. 258 б

Подлежит приему в государственный архив, если может быть использован в качестве научно-справочного аппарата

Соглашения и распоряжения о замещении временно отсутствующего нотариуса

Пост. <*> ст. 79 а

Журнал учета соглашений и распоряжений о замещении временно отсутствующего нотариуса

Пост. <*> ст. 258 а

Журнал учета приема-передачи полномочий и дел нотариуса

Пост. <**> ст. 258а

Трудовые книжки работников

До востребования<1> ст. 664

<1> Невостребованные — 75 л.

Книга выдачи (учета движения) трудовых книжек и вкладышей к ним

75 л. ст. 695 в

Книга регистрации трудовых договоров (трудовых соглашений)

75 л. ст. 695 б

Личные дела (заявления, копии приказов, выписки из них, копии личных документов, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.) <1>

Пост. ст. 656 а 75 л.

ЭПК <***>

ст. 656 б

<1> На постоянное хранение оставляются личные дела работников нотариальной конторы, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, степени и иные звания

Личные карточки работников

75 л. ЭПК <***> ст. 658

Трудовые договоры, трудовые соглашения <1>

75 л. ст. 657

<1> Не вошедшие в состав личных дел

Переписка по вопросам основной деятельности нотариуса

5 л. ЭПК <***> ст. 32, ст. 35

Переписка, осуществляемая в электронной форме, по вопросам совершения нотариальных действий, связанных с отчуждением недвижимого имущества и ведением наследственных дел <1>

Пост. <*> ст. 258 г

<1> Хранится в электронном виде

Переписка, осуществляемая в электронной форме, по иным вопросам основной деятельности нотариуса <1>

5 л. ст. 258 г

<1> Хранится в электронном виде

Журнал регистрации входящей корреспонденции

5 л. ст. 258 г

Журнал регистрации исходящей корреспонденции

5 л. ст. 258 г

Электронный журнал регистрации входящих электронных документов <1>

5 л. ст. 258 г

<1> Хранится в электронном виде

Электронный журнал регистрации исходящих электронных документов <1>

5 л. ст. 258 г

<1> Хранится в электронном виде

Финансовые документы, подтверждающие оплату совершенных нотариальных действий (платежные поручения, корешки почтовых переводов и др.) <1>

5 л. <2> ст. 362

<1> Для государственных нотариальных контор

<2> При условии проведения проверки

Первичные учетные документы и приложения к ним, связанные с хозяйственными операциями, явившиеся основанием для бухгалтерских записей (счета-фактуры, кассовые, банковские документы, квитанции, корешки банковских чековых книжек и квитанций, извещения банков и переводные требования и др.) <1>

5 л. <2> ст. 362

<1> Для государственных нотариальных контор

<2> При условии проведения проверки

Лицевые счета работников

75 л. ст. 413

Документы (расчетно-платежные), ведомости и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы и др. выплат работникам (премий, пособий, материальной помощи); <1>

доверенности на получение товарно-материальных ценностей

5 л. <2> ст. 412

<1> При отсутствии лицевых счетов работников — 75

<2> При условии завершения проверок

Информационные письма, извещения, уведомления о постановке на учет в соответствующих регистрирующих органах

5 л. <1> ст. 40

<1> После снятия с учета

Отчеты по перечислению денежных сумм по социальному страхованию

Пост. ст. 391

Соглашения, договоры, связанные с обеспечением нотариальной деятельности

5 л. <1> ЭПК <***> ст. 436

<1> После истечения срока действия соглашения, договора

Документы (инвентаризационные описи, акты, ведомости и др.) об инвентаризации основных средств, имущества, товарно-материальных ценностей

Пост. <*> <1> ст. 427

<1> При условии проведения проверки (ревизии) государственных нотариальных контор

Справки и акты проверок исполнения профессиональных обязанностей нотариуса

Пост. <*> ст. 173 а

Годовые статистические отчеты о деятельности нотариуса

Пост. <*> 467 б

Номенклатура дел

Пост. <*> ст. 200 а

Описи дел постоянного срока хранения <*>

Пост. <*> ст. 248 а

Описи дел временного (свыше 10 лет) срока хранения

3 г. <1> ст. 248 в

<1> После уничтожения дел

Акты о выделении дел (документов) к уничтожению

Пост. <*> ст. 246

Акты приема-передачи дел (документов) и личной печати нотариуса

<**> Пост., ст. 79 а

Документы, на основании которых производилось изъятие документов или выдача информации о совершенных нотариальных действиях (постановления, протоколы выемки, определения (запросы) суда, справки об изъятии и др.)

3 г. <1> ст. 251

5 л. <2> ЭПК <***>

<1> После возвращения.

<2> Для актов выдачи дел во временное пользование другим организациям

Справки, выданные по запросам граждан и организаций, документы к ним (заявления, запросы, переписка)

5 л. ст. 253

Документы по учету бланков для совершения нотариальных действий (операционные выписки и др.)

3 г. ст. 259 г

2. Совершение нотариальных действий

Реестр для регистрации нотариальных действий (общий)

Пост. <**> ст. 258 а

Реестр для регистрации удостоверения сделок

Пост. <**> ст. 258 а

Реестр для регистрации выдачи свидетельств о праве на наследство

Пост. <**> ст. 258 а

Реестр для регистрации удостоверения доверенностей

Пост. <**> ст. 258 а

Реестр для регистрации свидетельствования копий документов

Пост. <**> ст. 258 а

Алфавитная книга учета наследственных дел

Пост. <**> ст. 258 а

Алфавитная книга учета завещаний (в том числе закрытых завещаний)

Пост. <**> ст. 258 а

Алфавитная книга учета кредиторов

Пост. <**> ст. 258 а

Книга учета наследственных дел

Пост. <**> ст. 258 а

Книга учета дел закрытых завещаний

Пост. <**> ст. 258 а

Книга учета заявлений (поручений) о принятии мер по охране наследственного имущества

Пост. <**> ст. 258 а

Книга учета депозитных операций

Пост. <**> ст. 258 а

Договоры отчуждения недвижимого имущества, документы по договорам отчуждения

Пост. <**> ст. 439, ст. 797

Договоры отчуждения акций, долей в уставном (складочном) капитале хозяйственных товариществ и обществ, документы к ним

Пост. <**> ст. 159

Договоры ипотеки, документы к ним

Пост. <**> ст. 451, ст. 452

Договоры залога доли в уставном капитале общества с ограниченной ответственностью, документы к ним

10 л. <1> ЭПК <***> ст. 451

<1> После истечения срока действия договора

Договоры аренды недвижимого имущества, договоры безвозмездного пользования, заключенные на неопределенный срок, документы к ним

Пост. <*> ст. 791

Договоры ренты и пожизненного содержания с иждивением, документы к ним

Пост. <*> ст. 442, ст. 943

Соглашения о разделе наследства, документы к ним

Пост. <*> ст. 425

Соглашения об установлении долевой собственности на имущество, находящееся в совместной собственности

Пост. <*> ст. 425

Соглашения о разделе общего имущества супругов, брачные договоры, документы к ним

Пост. <**> ст. 425

Иные сделки (договоры, соглашения) <1>, документы к ним

5 л. <2>

ЭПК <***> ст. 436

<1> Не указанные в отдельных статьях Перечня

<2> После истечения срока действия договора, соглашения

Завещания, распоряжения об отмене завещаний

Пост. <**> ст. 438

Дело «Конверты хранения» (извещения, свидетельства о принятии закрытых завещаний, распоряжения об отмене закрытых завещаний и др.)

Пост. <**> ст. 438

Дела закрытых завещаний (заявления, копии свидетельств о смерти завещателей, копии извещений о вскрытии закрытого завещания, почтовые уведомления о вручении извещений, конверты хранения, вложения (завещания), изъятые из конвертов, протоколы вскрытия и оглашения закрытых завещаний и др.)

Пост. <**> ст. 438

Наследственные дела

Пост. <**>

Депозитные дела (заявления, банковские документы о зачислении на депозитный счет нотариуса денежных средств, копии договоров, описи наследственного имущества, закладных, писем банку о принятии денежных сумм или ценных бумаг, извещений, уведомлений, именных чеков, доверенностей, решений судов, квитанции о взносе, расчеты и др.)

10 л. <1> ЭПК <***>

<1> После возврата денежных сумм или ценных бумаг из депозита нотариуса

Дела инвестиционных товариществ (договоры инвестиционных товариществ, инвестиционные декларации, соглашения товарищей, согласия на доступ третьих лиц к документам инвестиционных товариществ, протоколы ознакомлений с документами инвестиционных товариществ и др.)

5 л. <1> ЭПК <***>

<1> После прекращения договора инвестиционного товарищества

Дела хозяйственных партнерств (соглашения об управлении партнерством, договоры об отчуждении доли в складочном капитале, протоколы ознакомления с соглашением об управлении партнерством и др.)

5 л. <1> ЭПК <***>

<1> После ликвидации или реорганизации партнерства

Свидетельства о праве собственности на долю в общем имуществе супругов, документы к ним <1>

Пост. <**> ст. 425, ст. 185

<1> Если оформляется не в связи с открытием наследства

Свидетельства об удостоверении фактов и документы к ним:

а) нахождения гражданина в живых;

б) в определенном месте;

в) тождественности личности гражданина с лицом, изображенным на фотографии

5 л. ст. 188

Документы, относящиеся к удостоверению времени предъявления документов

5 л. ст. 189

Документы о передаче заявлений физических и юридических лиц, свидетельства

5 л. ст. 188

Свидетельства о принятии на хранение документов, документы к ним

5 л. <*> ст. 188 ЭПК <***>

<1> После возвращения всех принятых на хранение документов

Документы, относящиеся к совершению исполнительных надписей

5 л. <1> ЭПК <***> ст. 188

<1> По истечении срока последнего платежа, предусмотренного документом, устанавливающим задолженность

Документы, относящиеся к предъявлению чеков к платежу и удостоверению неоплаты чеков

5 л. ст. 188

Акты о протесте векселей, документы к ним

5 л. ЭПК <***>

Акты о морских протестах, документы к ним

5 л. ЭПК <***>

Документы, относящиеся к обеспечению доказательств

5 л. ЭПК <***> ст. 188

<*> Срок хранения «Пост» означает, что документы хранятся постоянно у нотариуса, занимающегося частной практикой, или в государственной нотариальной конторе.

<**> При прекращении деятельности государственной нотариальной конторы или нотариуса, занимающегося частной практикой, документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки.

<***> Отметка «ЭПК» означает, что часть документов может быть отнесена к документам, имеющим научно-историческую ценность, срок хранения которых может быть увеличен, в том числе подлежит отбору на постоянное хранение при полистном просмотре дела.

Согласовано

Как заполнить форму номенклатуры дел организации

Дело — это отдельный документ или совокупность документов, которые относятся к одному вопросу и помещаются под одну обложку. А порядок распределения отдельных документов в дела и определяется номенклатурой дел. В делопроизводстве базой для систематизации документов является их правильная классификация для размещения в соответствующие дела.

Зачем нужна номенклатура дел

Главное предназначение номенклатуры дел — систематизация документооборота. Согласно пункту 3.4 «Основных правил работы архивов организаций» (одобрены Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002), номенклатура дел — это составленный по определенной форме перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве предприятия, с указанием сроков их хранения. Образец номенклатура дел организации 2020 года мы приведем ниже.

Основные задачи документа:

  • классификация и учет;
  • облегчение поиска необходимых бумаг;
  • помощь при передаче дел и составлении описей;
  • системная подготовка рабочих документов к отбору для дальнейшего хранения или уничтожения.

Для кого обязательна

В современном мире делопроизводство — это систематический подход и аккуратность. Если номенклатура дел оформлена качественно, то и работать с документацией в учреждении можно оперативно. Сейчас наличие номенклатуры дел обязательно для любого юридического лица, т. е. учреждения, организации, предприятия. Следовательно, о том, что такое номенклатура дел, должны знать не только те сотрудники, которые отвечают за внутренний документооборот, но и руководители всех рангов.

Теперь поговорим о том, кто в обязательном порядке должен составлять подобный перечень. Прежде всего это должны делать предприятия, передающие бумаги в госархив (п. 2 ст. 20 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», вводная часть Основных правил работы архивов организаций, одобренных Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002):

  • государственные и муниципальные;
  • негосударственные в части документов, отнесенных к госсобственности;
  • негосударственные, если ими заключен договор с госархивом.

Остальным предприятиям это делать не обязательно. Но желательно. Образец номенклатуры дел организации на 2020 год лучше иметь, потому что она помогает систематизировать делопроизводство, а также обеспечивать сохранность архивных документов. К ним относятся, в частности, документы по личному составу, которые создаются в любой компании, и за отсутствие которых предприятие рискует получить штраф по 5.27 КоАП РФ.

Виды

Номенклатура дел бывает трех видов:

  • типовая (это нормативный документ, который определяет состав дел, оформляемых в однотипных организациях);
  • примерная (определяет примерный состав дел и их индексов в организациях, на которые она распространяется);
  • индивидуальная (каждая фирма разрабатывает ее самостоятельно, учитывая примерную и типовую).

В компаниях, не имеющих структурных подразделений, составляется одна номенклатура. В ней указываются заголовки всех дел, заводимых в фирме в течение календарного года. На больших предприятиях для каждого структурного подразделения составляется своя, в дальнейшем они объединяются.

Порядок формирования и утверждения

Впервые номенклатура дел должна быть разработана в самом начале деятельности организации. Можно и в процессе деятельности, но это не совсем удобно: к моменту принятия этого решения накопится значительный объем рабочей документации, который придется разбирать. В конце каждого года номенклатура дел может при необходимости пересматриваться. В этом случае в нее вносятся изменения, дополнения или исключения, после чего применяется в уточненном варианте с начала нового периода (п. 3.4.6 Основных правил работы архивов). То есть образец номенклатуры дел на 2020 год с новыми сроками хранения должен быть утвержден в конце прошлого или в самом начале текущего года.

Разработку обычно поручают подразделению документационного обеспечения, канцелярии предприятия или, если предприятие небольшое, кадровику, бухгалтеру или секретарю. При необходимости можно обратиться за помощью к работникам Росархива (п. 3.4.2 Основных правил работы архивов).

Номенклатура базируется на бумагах, характеризующих особенности деятельности и структуры фирмы, предыдущих номенклатурах, а также перечнях типовых документов, образующихся в течение деятельности фирмы.

При разработке номенклатуры дел необходимо учитывать:

  • документы о создании организации (положение, устав);
  • документы, регламентирующие деятельность структурных подразделений;
  • штатное расписание;
  • номенклатуру дел предыдущих лет;
  • регистрационную форму организации;
  • типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения.

Перечислим основные этапы ее утверждения:

  • разрабатывается подразделением организации;
  • подписывается начальником подразделения;
  • утверждается приказом руководителя предприятия. Приказ об утверждении номенклатуры дел (образец) вы можете скачать ниже.

Образец приказа об утверждении номенклатуры дел

Скачать

Структура документа

Унифицированная форма номенклатуры дел организации содержится в Приложении № 24 Приказа Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 (зарегистрировано в Минюсте России 07.09.2015 № 38830).

Согласно Основным правилам работы архивов организаций, одобренным Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, в номенклатуре следует указать:

  1. Индекс.
  2. Наименование.
  3. Количество единиц хранения — измеряется в томах, эта графа заполняется после окончания календарного года.
  4. Срок хранения и № статей по перечню — указание на то, сколько времени следует хранить дело, со ссылкой на нормативный акт, которым этот срок установлен.
  5. Примечание. Заполняется по мере необходимости.

Порядок заполнения формы

То, что было выше, — информация абстрактная. Теперь покажем конкретно, как должна выглядеть номенклатура дел в ДОУ на 2020 год по ФГОС, скачать бесплатно образец которой можно ниже.

Начнем с того, что ФГОС — это федеральные государственные образовательные стандарты. Применительно к ДОУ это Приказ Минобрнауки России от 17.10.2013 № 1155, который раскрывает этот стандарт подробно. Если мы в него заглянем, то увидим четыре раздела, первый из которых — это общие положения. К нашему вопросу он не относится. А вот остальные три можно взять в работу по признаку требования:

  • к структуре образовательной программы;
  • условиям реализации;
  • результатам освоения программы.

То есть наша номенклатура будет состоять как минимум из трех наименований (на самом деле больше, но об этом позже).

Присвоим каждому делу индекс и наименование.

Индекс дела по номенклатуре дел (образец):

  • 01 — структуры образовательных программ;
  • 02 — ход реализации образовательных программ;
  • 03 — результаты освоения образовательных программ.

Далее, если делаем под конкретное подразделение, то присвоим дальнейший индекс этого подразделения, например индекс канцелярии — 01. Он встанет перед номером дела, потому что вес индекса подразделения выше (искать проще). В результате получаем:

  • 01-01;
  • 01-02;
  • 01-03.

Теперь при заполнении этих папок конкретными документами мы будет присваивать им номера через слэш или черту:

  • 01-01/… начинаем с единицы и до конца года;
  • 01-02/…;
  • 01-03/….

Номенклатура дел в ДОУ на 2020 год с новыми сроками хранения должна быть утверждена не позднее начала нового календарного года.

Образец номенклатуры дел на 2020 год

Скачать

Определение сроков хранения

Срок хранения — главный критерий для разделения бумаг по делам. В процессе формирования дела сортируются на подлежащие хранению по срокам:

  • временному до 10 лет;
  • временному от 10 лет;
  • постоянному.

Сроки хранения определяются по утвержденным перечням:

  • основным является «Перечень типовых управленческих архивных документов…», утвержденный Приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558;
  • сроки хранения технической документации содержатся в «Перечне типовых архивных документов…», утвержденном Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 31.07.2007 № 1182.

В случае если вы не нашли нужную информацию в предоставленных источниках, фирма может назначить срок хранения сама.

Что касается бухгалтерских и налоговых документов (номенклатура дел бухгалтерии на 2020 год с новыми сроками хранения), то порядок их хранения, уничтожения и ответственности за нарушения прописан законодательно в Налоговом кодексе, Приказе Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558 и законе от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Хранение документов отдела кадров также регламентировано законодательно в КоАП РФ. Номенклатура дел отдела кадров на 2020 год с новыми сроками хранения должна быть составлена специально назначенным сотрудником, оформлена приказом и утверждена руководителем организации.

Где хранится

У каждого экземпляра свое место хранения:

  • первый экземпляр помещается в дело и хранится у документоведов;
  • второй применяют в работе;
  • третий является учетным документом в архиве предприятия, если он есть;
  • четвертый после согласования остается в госархиве (в случае необходимости согласования);
  • остальные экземпляры направляются в структурные подразделения.

Сводная номенклатура дел, образец

Скачать

Передача документов в архив

Отдельно остановимся на случае, когда документы необходимо сдавать в архив.

Такие дела готовятся для сдачи в соответствии с требованиями Госархива. Через год после завершения делопроизводства в архив организации передаются дела постоянного и временного хранения. Этот процесс проходит по графику, утвержденному руководством. Дела принимаются по описям и номенклатурам с приложением регистрационных карточек на документы. Если для текущей работы необходимо оставить какие-то из дел, то архив оформляет выдачу этих дел во временное пользование. Подготовка дел и сдача их в архив включает в себя проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел, составление описей на дела с постоянным и долговременным сроками хранения.

Экспертиза ценности документов

Как правило, информация в большей части документов имеет разовое значение и после использования теряет свою актуальность. А документы, содержащие ценную в научном и практическом отношении информацию, должны храниться постоянно. Для оптимального отбора ценных документов и проводится экспертиза с позиций определения государственного, социально-культурного и иного значения документов с целью отбора их на государственное хранение или для установления сроков их хранения. Комиссия создается приказом руководителя из наиболее квалифицированных специалистов, а также заведующего канцелярией, ведомственным архивом и главного бухгалтера. Основными задачами экспертной комиссии являются :рассмотрение проектов классификаторов и номенклатур делопроизводства.

About the author

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *