Номенклатура дел кадровой службы в организации

Номенклатуры дел кадровой службы

Что такое номенклатура дел и для чего она нужна организации?

Номенклатура дел – это систематизированный по тематике, видам и срокам хранения документов, входящих в их состав, перечень заголовков дел, заводимых в организации в рамках календарного года.

Номенклатура дел позволяет внедрить в организации преемственную систему хранения и использования документов (всегда известно, что и где хранится), повысить уровень сохранности особо ценных документов, оптимизировать процесс отбора документов на уничтожение с истекшими сроками хранения.

Основные нормативные акты РФ, являющиеся основой пр и разработке номенклатуры дел:

• Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Устанавливает сроки хранения кадровых документов (до 01.01.2003 г. – 75 лет, после 01.01.2003 г. – 50 лет) и порядок исчисления сроков хранения.
• Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях утверждены приказом Минкультуры от 31.03.2015 г. за № 526, зарегистрированных в Минюсте РФ 07.09.2015г. за № 38830 – устанавливают требования к порядку разработки и форме номенклатуры дел.
• Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения. Утвержден Минкультуры РФ от 25.08. 2010г. N 558, Зарегистрирован в Минюсте РФ 08.09.2010 г. за N 18380 – устанавливает сроки хранения всех документов организации.

Основной принцип построения номенклатуры дел

Номенклатура дел организации – обобщенный документ, содержащий в своем составе описание типов папок каждого структурного подразделения организации. В номенклатуру дел включаются все оригиналы документов с одинаковыми сроками хранения, создаваемые как в бумажном, так и электронном виде, с указанием их фактического места хранения, за исключением копий и черновиков.

Как использовать предложенный вариант номенклатуры

Вы можете использовать предложенный «Делис Архив» вариант шаблона номенклатуры дел управления по работе персонала/кадровой службы как базу для разработки своей собственной номенклатуры, внося необходимые корректировки и дополнения. Обращаем ваше внимание, что номенклатура дел является внутренним нормативным актом организации, в связи с чем, порядок ее оформления и содержания в коммерческой организации и организациях, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, могут отличаться от установленной нормативными актами формы (шаблон формы). В случае необходимости, вы можете самостоятельно определить сроки хранения необходимых документов, воспользовавшись бесплатным сервисом «Архивист онлайн».

Шаблон номенклатуры дел кадровой службы/управления по работе персонала:

Индекс дела	Заголовок дела	Срок хранения, № статей по перечню, законодательным актам	Наименования подразделений	Примечания
1. Работа с персоналом
	Штатное расписание	Пост. ст.71а	Упр. по работе с персоналом
	Список (штатно-списочный состав) работников	Пост. ст.74	Упр. по работе с персоналом	в электронном виде
	Внутренние нормативные акты (положение об оплате труда, социальные программы, кодекс профессиональной этики, положения о защите персональных данных, правила внутреннего трудового распорядка)	Пост. ст.27а	Упр. по работе с персоналом
	Должностные инструкции	50 л. ст.77а	Упр. по работе с персоналом
	Приказы по личному составу о приеме на работу, о переводе на другую работу, совмещении, о расторжении трудового договора, о премировании, поощрениях, о предоставлении отпусков без сохранения содержания (заработной платы), по беременности и родам, о внесении изменений в персональные данные	50 л. ст.19б	Упр. по работе с персоналом
	Приказы по личному составу о применении дисциплинарных взысканий, о снятии взысканий, о предоставлении очередных отпусков (с заявлениями работников), о командировках	5 л. ст.19б	Упр. по работе с персоналом
	Журналы регистрации приказов по личному составу о приеме на работу, о переводе на другую работу, совмещении, о расторжении трудового договора, о премировании, поощрениях, о предоставлении отпусков без сохранения содержания (заработной платы), по беременности и родам, о внесении изменений в персональные данные	50 л. ст.695а	Упр. по работе с персоналом	в электронном виде
	Журналы регистрации приказов по личному составу о применении дисциплинарных взысканий, о снятии взысканий, о предоставлении очередных отпусков, о командировках	5 л. ст.695ж,з	Упр. по работе с персоналом	в электронном виде
	Личные карточки работников (форма № Т-2)	50 л. ст.658	Упр. по работе с персоналом	в электронном виде
	Личные дела руководителей Компании (заявления, листки по учету кадров, копии приказов по личному составу и выписки из них, копии личных документов, трудовые договоры, дополнительные соглашения к трудовым договорам, договоры о материальной ответственности и др.)	Пост. ст.656а, 666	Упр. по работе с персоналом
	Личные дела работников Компании (заявления, листки по учету кадров, копии приказов по личному составу и выписки из них, копии личных документов, трудовые договоры, дополнительные соглашения к трудовым договорам, договоры о материальной ответственности и др.)	50 л. ст.656б, 666	Упр. по работе с персоналом
	Журнал учета трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним	50 л. ст.695б	Упр. по работе с персоналом	в электронном виде
	Трудовые книжки	До востребования, ст.664	Упр. по работе с персоналом	невостребов анные -75 л.
	Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним	75 л. ст.695в	Упр. по работе с персоналом
	Заявления о выдаче справок с места работы	5 л. ст.253	Упр. по работе с персоналом	в электронном виде
	Графики предоставления отпусков	1 г. ст.693	Упр. по работе с персоналом	в электронном виде
	Описи документов, передаваемых страхователем в Пенсионный фонд РФ для получения страховых свидетельств и сопроводительные ведомости на выданные страховые свидетельства	5 л. ст.898	Упр. по работе с персоналом
	Договоры, дополнительные соглашения ДМС с медицинскими страховыми Компаниями и документы к ним	5 л. ст.909	Упр. по работе с персоналом	после истечения срока действия договора
	Договоры с кадровыми агентствами по подбору персонала	5 л. ст.443	Упр. по работе с персоналом	после истечения срока действия договора
	Резюме кандидатов на вакантные должности	5 л. ст.652, 663	Упр. по работе с персоналом
	Листы интервью с кандидатами на вакантные должности	5 л. ст.652, 663	Упр. по работе с персоналом
	Договоры об обучении	5 л. ст.443,721	Упр. по работе с персоналом	после истечения срока действия договора
	Учебно-методические пособия для обучающих семинаров и тренингов	До минования надобности ст.712б	Упр. по работе с персоналом
	Опросные листки по итогам участия в семинарах и тренингах работников Компании	5 л. ст.708	Упр. по работе с персоналом	в электронном виде
	Квалификационные аттестаты, сертификаты работников Компании по обязательному обучению	До востребования ст.664	Упр. по работе с персоналом	невостребованные -75 л.
	Документы (тесты) по определению (оценке) квалификации и индивидуальных качеств работников Компании	До замены новыми ст.701б	Упр. по работе с персоналом	в электронном виде
	Итоговые документы (отчеты, презентации) по проведенным тестированиям	5 л. ст.705	Упр. по работе с персоналом
	Списки работников Компании, планируемых для направления на обучение, повышения квалификации	5 л. ст.719, 733	Упр. по работе с персоналом	в электронном виде
	Документы (справки, сведения, отчеты, акты, заключения, предписания) проверок работы с кадрами государственными органами	Пост. ст.173, 648	Упр. по работе с персоналом
	Журнал учета проверок государственными органами, их решений, определений, предписаний, актов, заключений	5 л. ст.176	Упр. по работе с персоналом
	Документы (списки, заявления работников Компании) о добровольном медицинском страховании (о страховании родственников)	3 г. ст.913	Упр. по работе с персоналом
	Переписка со страховыми Компаниями по вопросам страхования работников	5 л. ст.910	Упр. по работе с персоналом
2. Охрана труда
	Инструкции по охране труда и технике безопасности	Пост. ст.27а	Гр. охраны труда
	Документы (протоколы, решения, заключения, перечни рабочих мест, ведомости рабочих мест, карты аттестации рабочих мест) об аттестации рабочих мест по условиям труда	45 л. ЭК ст.602	Гр. охраны труда
	Предписания, акты Государственной инспекции по труду г. Москвы и документы (справки, докладные записки, отчеты) об их выполнении	5 л. ЭК ст.603	Гр. охраны труда
	Планы мероприятий по улучшению условий труда работников	5 л. ст.608	Гр. охраны труда
	Планы-схемы эвакуации людей и материальных ценностей в случае чрезвычайных ситуаций	До замены новыми ст.619	Гр. охраны труда
	Документы (программы, списки, переписка) об обучении работников технике безопасности	5 л. ст.624	Гр. охраны труда
	Протоколы аттестации по технике безопасности	5 л. ст.625	Гр. охраны труда
	Журнал учета профилактических работ по технике безопасности (Журнал учета присвоения группы 1 по электробезопасности неэлектрическому персоналу)	10 л. ст.626а	Гр. охраны труда
	Журнал инструктажа по технике безопасности	10 л. ст.626б	Гр. охраны труда
	Журнал проведения аттестации по технике безопасности	5 л. ст. 626в	Гр. охраны труда
	Документы (отчеты, акты, заключения, предписания, докладные записки) проверок организации Государственным пожарным надзором	Пост. ст.173а	Гр. охраны труда
	Отчеты замеров сопротивления изоляции в офисах	10 л. ст. 1406**	Гр. охраны труда
	Переписка по вопросам охраны труда и технике безопасности	5 л. ЭК ст.605, 607	Гр. охраны труда	в электронном виде и на бумажных носителях
	Перечень профессий, работники которых подлежат проведению обязательных медицинских осмотров	Пост. ст.645а	Гр. охраны труда
	Сведения об авариях и несчастных случаях	5 л. (1) ЭК ст.629	Гр. охраны труда	(1) Сведения о несчастных случаях, связанных с человечески ми жертвами, -пост.
	Журнал регистрации несчастных случаев, учета аварий	Пост. ст.630	Гр. охраны труда

Остались вопросы? Мы вам поможем!

Если у вас остались вопросы по срокам хранения кадровых документов, порядке разработки и внедрения номенклатуры дел, организации процесса упорядочения и хранения документов, обращайтесь по адресу HH-expert@archiv.ru и мы вам поможем.

В письме просим указать ваше имя, корпоративный адрес электронной почты, контактный номер телефона и название организации.

Просим отнестись с пониманием к тому, что запросы без обозначенных выше данных останутся без ответа экспертов «Делис Архив».

НОМЕНКЛАТУРА ПАРТИЙНО-ГОСУДАРСТВЕННАЯ

НОМЕНКЛАТУРА ПАРТИЙНО-ГОСУДАРСТВЕННАЯ — в СССР пе­ре­чень наи­бо­лее важ­ных долж­но­стей и круг долж­но­ст­ных лиц в партийно-государственном ап­па­ра­те и об­щественных ор­га­ни­за­ци­ях, ут­вер­жде­ние и на­зна­че­ние ко­то­рых от­но­си­лись к ком­пе­тен­ции По­лит­бю­ро ЦК КПСС, Сек­ре­та­риа­та и от­де­лов ЦК КПСС, а так­же ни­же­стоя­щих партийных ор­га­нов.

Впер­вые но­менк­ла­тур­ные спи­ски ру­ко­во­дя­щих долж­но­стей в государственные уч­ре­ж­де­ни­ях СССР и РСФСР бы­ли ут­вер­жде­ны Орг­бю­ро ЦК РКП(б) в 1923 году (но­менк­ла­тур­ные спи­ски в других со­юз­ных рес­пуб­ли­ках раз­ра­ба­ты­ва­лись рес­пуб­ли­кан­ски­ми ЦК пар­тии), в 1925 году они бы­ли пе­ре­ра­бо­та­ны и рас­ши­ре­ны, за­тем еже­год­но пе­ре­смат­ри­ва­лись.

В раз­ные го­ды в но­менк­ла­тур­ных спи­сках со­дер­жа­лось различное чис­ло долж­но­стей. В но­менк­ла­ту­ру ЦК пар­тии вхо­ди­ло в 1925 году около 6 тыс. по­стов, в 1981 году — около 400 тыс. Но­менк­ла­тур­ный слой в СССР со­став­лял около 0,1% от об­щей чис­лен­но­сти на­се­ле­ния. В груп­пу, ут­вер­ждав­шую­ся По­лит­бю­ро, вхо­ди­ли 1-е сек­ре­та­ри ЦК рес­пуб­ли­кан­ских ком­пар­тий, 1-е сек­ре­та­ри об­ко­мов, а так­же гор­ко­мов круп­ней­ших го­ро­дов, со­юз­ные нар­ко­мы (ми­ни­ст­ры), выс­шие во­ен­ные, по­слы в ве­ду­щих ка­пи­та­ли­стич. стра­нах и во всех со­циа­ли­стических стра­нах, ди­рек­то­ра круп­ней­ших за­во­дов, ру­ко­во­ди­те­ли творческих сою­зов, главные ре­дак­то­ры центральных партийных из­да­ний.

В груп­пу, ут­вер­ждав­шую­ся Сек­ре­та­риа­том ЦК КПСС, вхо­ди­ли партийные, государственные и советские ру­ко­во­ди­те­ли ран­гом ни­же: за­мес­ти­те­ли ми­ни­ст­ров, 2-е сек­ре­та­ри об­ко­мов пар­тии, пред­се­да­те­ли обл­ис­пол­ко­мов Со­ве­тов и т. п. К но­менк­ла­ту­ре от­де­лов ЦК от­но­си­лись ме­нее зна­чи­мые долж­но­сти в партийном, государственном ап­па­ра­те и об­щественных орга­ни­за­ци­ях: чле­ны кол­ле­гий нар­ко­ма­тов (ми­ни­стерств), главные бух­гал­те­ры и главные ин­же­не­ры, ди­рек­то­ра за­во­дов и фаб­рик, на­чаль­ни­ки лес­пром­хо­зов и заведующие ба­за­ми, скла­да­ми, кон­то­ра­ми, тре­ста­ми, син­ди­ка­та­ми, кон­су­лы и пр.

Про­це­ду­ра на­зна­че­ния на но­менк­ла­тур­ную долж­ность про­хо­ди­ла несколько эта­пов: сна­ча­ла со­от­вет­ст­вую­щий ор­ган (напр., СМ СССР или ВС СССР) вно­сил на рас­смот­ре­ние ЦК КПСС 3-4 кан­ди­да­ту­ры, от­дел ЦК, ку­ри­ро­вав­ший дан­ное на­прав­ле­ние, под­дер­жи­вал од­ну из них и ре­ко­мен­до­вал её вы­ше­стоя­ще­му партийному ор­га­ну. Да­лее Сек­ре­та­ри­ат или По­лит­бю­ро ЦК ут­вер­жда­ли кан­ди­да­ту­ру, а за­тем со­от­вет­ст­вую­щий ор­ган на­зна­чал (СМ СССР) или из­би­рал (ВС СССР) ре­ко­мен­до­ван­ное ли­цо и пуб­ли­ко­вал по­ста­нов­ле­ние об этом. Од­ним из осн. ус­ло­вий на­зна­че­ния, как пра­ви­ло, яв­ля­лось член­ст­во кан­ди­да­тов в ком­му­ни­стической пар­тии. В ря­де слу­ча­ев на но­менк­ла­тур­ную долж­ность на­зна­чал­ся бес­пар­тий­ный, ко­то­рый про­хо­дил те же эта­пы ут­вер­жде­ния в долж­но­сти.

Ди­рек­тив­ным пу­тём на ру­ко­во­дя­щих по­стах в партийно-государсвтенных ор­га­нах ре­гу­ли­ро­ва­лась до­ля ра­бо­чих и кол­хоз­ни­ков, ин­тел­ли­ген­ции, жен­щин, мо­ло­дё­жи и пред­ста­ви­те­лей различных на­цио­наль­но­стей. Но­менк­ла­тур­ная сис­те­ма по­зво­ля­ла вой­ти в со­став ру­ко­во­дства пред­ста­ви­те­лям всех сло­ёв об­ще­ст­ва, ес­ли они от­ве­ча­ли за­дан­ным тре­бо­ва­ни­ям. Ти­пич­ной бы­ла карь­е­ра с пе­ре­хо­дом с ком­со­моль­ской ра­бо­ты на пар­тий­ную, с пар­тий­ной на со­вет­скую и об­рат­но, с хо­зяй­ст­вен­ной на пар­тий­ную и об­рат­но. Бы­ва­ли слу­чаи и «чис­тых» карь­ер, ча­ще все­го у хо­зяй­ст­вен­ни­ков: че­ло­век под­ни­мал­ся по слу­жеб­ной ле­ст­ни­це на за­во­де до ди­рек­то­ра, за­тем в ми­ни­стер­ст­ве — до ми­ни­ст­ра. Пе­ре­вод с вы­со­кой долж­но­сти на ди­пло­ма­тическую ра­бо­ту в стра­ны, не вхо­див­шие в чис­ло ве­ду­щих, был при­зна­ком за­ка­та карь­е­ры или же опа­лы. Для но­менк­ла­ту­ры су­ще­ст­во­ва­ла об­шир­ная и раз­ветв­лён­ная сис­те­ма при­ви­ле­гий.