Номенклатура дел приказ

Делопроизводство в первые месяцы рабочего года

В начале года секретарю приходится активно действовать сразу в нескольких направлениях: вести текущую работу, подводить итоги прошлого года и планировать деятельность (свою и коллег) на несколько месяцев вперед. Как бы чего не упустить…

Начнем с журналов регистрации

Из года в год актуален один и тот же вопрос: нужно ли заводить новые журналы регистрации документов или можно продолжать старые? Ответ: нужно. Нумерация в новых журналах начнется с № 1, даже если в прошлогоднем журнале было зарегистрировано мало документов. Старые журналы обязательно следует «закрыть» (об этом далее).

Заводить новые регистрационные формы необходимо уже в первый рабочий день года.

А что в планах?

После того как необходимые регистрационные формы будут созданы и работа по окончании затяжных праздников потечет в обычном темпе, нужно будет заняться планированием своей деятельности на ближайший год.

Плановая документация по делопроизводству в основном касается архивной деятельности, т.е. тех ее процессов, которые требуют участия коллег из других структурных подразделений.

Первый документ, который следует составить, – план проведения экспертизы ценности документов (ЭЦ) (Пример 1). Напомним: цель ЭЦ – последовательно рассмотреть документы с истекшими сроками хранения в структурных подразделениях и определить подлежащие уничтожению, а также те, срок хранения которых будет продлен. При планировании важно учесть, что ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях потребуется определенное время для подготовки документов к экспертизе.

По завершении экспертизы ценности документов появится, с одной стороны, массив документов, которые следует уничтожить, с другой – дела, которые нужно принять в архив. Здесь также не обойтись без плана работы: у ответственных за делопроизводство должно быть время для того, чтобы подготовить дела к сдаче, у ответственного за архив – для обработки поступающих документов и помощи коллегам из других отделов (Пример 2).

Обратите внимание Сроки в планах лучше указывать периодами (см. Примеры 1 и 2), чтобы не допустить их срыва, если кому-то из членов экспертной комиссии понадобится срочно заняться своей основной работой.

Планы проведения экспертизы ценности документов и передачи документов в архив согласовываются со всеми заинтересованными должностными лицами и утверждаются руководителем либо тем топ-менеджером, в ведении которого находятся процессы делопроизводства.

«Закрываем» прошлый год

Подводить итоги прошедшего года рекомендуется не ранее начала февраля, поскольку до этого работники еще будут передавать в канцелярию запоздавшую документацию и какой-нибудь давно забытый из-за праздников документ еще возвратится от руководителя с подписью. Если «закрыть» прошлый год в первый рабочий день января, то потом не раз придется вносить исправления в завершенные формы.

  • Журналы регистрации. «Закрытие» журналов регистрации подразумевает:
  1. создание итоговой записи;
  2. помещение журнала на хранение.

Итоговая запись составляется одинаково независимо от того, в бумажной или электронной форме велся журнал. Ее цель – зафиксировать, сколько документов было зарегистрировано в журнале за прошедший год.

Приведем примеры итоговых записей в разных журналах регистрации, начиная с самой простой в Журнале регистрации входящих документов и заканчивая развернутой в Журнале регистрации почтовых отправлений.

Вариант 1:

Итого: 53 276 входящих документов.

Вариант 2:

Итого зарегистрировано: 4789 распорядительных документов, из них:
приказов по основной деятельности – 1753;
распоряжений – 3036.

Вариант 3:

Итого зарегистрировано 32 864 почтовых отправления, из них:

отправлено «Почтой России» (ПР) – 29562;

отправлено экспресс-почтой (ЭП) – 3302.

Количество возвратов отправлений – 129 (118 – ПР, 11 – ЭП), из них по причине:

неявки адресата – 15 (все ПР);

неверного указания адреса – 114 (99 – ПР, 15 – ЭП).

Пропало без объяснения причин 16 отправлений (15 – ПР, 1 – ЭП).

Итоговая запись должна учитывать все важные показатели количественного учета документов. Так, из Варианта 3 сразу видно, что организации нужно обратить внимание на количество возвратов отправлений по причине неправильно указанного адреса.

После создания итоговых записей журналы регистрации помещаются на хранение. Бумажные журналы передавать в архив пока рано – многие из них наверняка еще не раз понадобятся в течение ближайших месяцев.

Электронные журналы регистрации с итоговой записью рекомендуется защитить паролем от несанкционированных изменений, а также скопировать их на внешний носитель. Его можно оставить у себя или отдать в архив – в зависимости от внутренних правил организации.

Обратите внимание Распечатывать электронные журналы регистрации не нужно. Это полноценный электронный документ, его незачем переводить в бумажный вид.

  • Номенклатура дел. «Закрытие» номенклатуры дел предполагает:
  1. заполнение третьей графы «Количество единиц хранения»;
  2. создание итоговой записи.

В графу «Количество единиц хранения» необходимо внести количество образованных дел за год. Согласно п. 3.5.3 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см.

Графа «Количество единиц хранения» заполняется от руки в оригинальном экземпляре номенклатуры дел (Пример 3).

После определения количества единиц хранения создается итоговая запись к номенклатуре дел. Для ее заполнения нужно подсчитать количество заведенных в прошедшем году дел по срокам хранения: отдельно постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет) включительно. Отдельно также учитываются переходящие дела и дела с отметкой ЭПК.

Обратите внимание Подсчитывать следует дела, а не единицы хранения, указанные до этого в номенклатуре дел.

Заполнение последней графы итоговой записи номенклатуры дел, содержащей количество дел «с отметкой ЭПК», обычно вызывает вопросы, хотя ничего сложного в этом нет. Загадочная «ЭПК» расшифровывается как «экспертно-проверочная комиссия». Если организация является источником комплектования государственного архива, то эта комиссия работает при архиве. Если нет, то речь идет об известной любому ответственному за хранение документов лицу экспертной комиссии организации – группе компетентных сотрудников, которые принимают решение об уничтожении документов или продлении срока их хранения после того, как истек срок, установленный нормативными документами. Если организация не является источником комплектования государственного архива и в ней работает экспертная комиссия, то данная графа итоговой записи будет называться «с отметкой ЭК».

Отметку «ЭПК» или «ЭК» получают дела, имеющие особую ценность для организации. После того как срок их хранения, определенный Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558), истечет, эти дела пройдут дополнительную экспертизу. Комиссия обязательно пересмотрит их и, возможно, увеличит срок хранения. Количество таких дел и вписывается в соответствующие строки графы «с отметкой ЭПК».

Результаты подсчетов вручную вносятся в итоговую запись (Пример 4).

Осталось всё посчитать

Когда все «закрывающие» записи будут составлены, нужно подвести окончательные итоги и составить количественный отчет об объемах документооборота.

Кому и для чего это нужно? Прежде всего – самому секретарю или делопроизводителю. Он должен знать, сколько документов находится в его ведении. Это позволит не только грамотно выстроить потоки документов, но, возможно, повлияет и на кадровую политику организации, что особенно актуально для компаний, где делопроизводство ведет секретарь руководителя. Имея на руках данные об объеме документооборота, можно рассчитать количество работников, необходимое для его ведения, и смело отправляться к руководителю с просьбой о помощниках.

Кроме того, объемы документооборота могут быть интересны и главе организации при подготовке годовых отчетов перед собственниками бизнеса. Наконец, эта информация пригодится для оптимизации бизнес-процессов организации, для различных оценочных мероприятий и во многих других случаях.

Объем документооборота рассчитывается очень просто – путем сложения всех созданных в организации и поступивших в нее документов. Источниками информации являются итоговые записи в журналах регистрации. При ежегодном расчете объема можно проследить динамику, что важно для долгосрочного планирования. Отдельно можно выделить количество документов по интересующим руководство категориям: количество претензий, жалоб от клиентов, соотношение коммерческих предложений и заключенных договоров и т.п.

Отчет об объеме документооборота составляется в свободной форме, исходя из особенностей организации и той информации, которую составитель отчета хочет получить (Пример 5).

При необходимости к подобному отчету может прилагаться аналитическая записка.

Если организация практикует контроль исполнения документов, то годовой отчет об исполнении готовится в обязательном порядке и представляется на утверждение руководителю (Пример 6). Этот отчет может стать основанием для кадровых перестановок в компании, а также для определения размеров годовых премий и бонусов. Срок подготовки такого отчета – первые числа февраля, т.к. необходимо дождаться снятия с контроля задач, поставленных в конце декабря и имеющих 30‑дневный срок исполнения.

Мы рассмотрели основные мероприятия, которые секретарь или делопроизводитель должны провести в первые месяцы рабочего года в сфере ДОУ. Очевидно, что это довольно напряженный период, требующий повышенного внимания и умения переключаться с одного процесса на другой. Умение же планировать работу и подводить ее итоги – залог успешной деятельности на протяжении всего года.

Электронный документ – документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах (п. 11.1 ст. 2 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»; в ред. от 21.07.2014).

Примерное положение об экспертно-проверочной комиссии федерального государственного архива

УТВЕРЖДЕНО
приказом Федерального архивного
агентства от 13.06.2018 г. № 62

Зарегистрирован в Минюсте России 06.08.2018.
Регистрационный № 51795.

    I. Общие положения

  1. Примерное положение об экспертно-проверочной комиссии федерального государственного архива (далее – Примерное положение) разработано в соответствии с подпунктом 10 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22.06.2016 № 293 «Вопросы Федерального архивного агентства» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, № 26, ст. 4034).

  2. Экспертно-проверочная комиссия (далее – ЭПК) федерального государственного архива (далее – Архив) создается в целях рассмотрения вопросов, связанных с экспертизой ценности документов, отбором и включением конкретных документов в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также с определением в его составе особо ценных, в том числе уникальных документов.

  3. ЭПК является постоянно действующим совещательным органом, создается на основании приказа директора Архива. Функции, права и организация работы ЭПК определяются положением, разработанным на основании Примерного положения. Положение об ЭПК утверждается директором Архива.

    Решения ЭПК оформляются протоколом и вступают в силу после его утверждения директором Архива.

  4. Персональный состав ЭПК утверждается приказом директора Архива.

    В состав ЭПК входят: председатель, заместитель председателя, секретарь и члены комиссии из числа наиболее квалифицированных специалистов Архива. При необходимости в состав комиссии могут входить специалисты органов и организаций, выступающих источниками комплектования Архива (далее – источники комплектования), по согласованию с руководителями данных органов и организаций.

  5. Председателем ЭПК назначается заместитель директора Архива.

  6. ЭПК осуществляет свою работу во взаимодействии с центральными экспертными (экспертными) комиссиями (далее – ЦЭК (ЭК) источников комплектования, а также Центральной экспертно-проверочной комиссией при Федеральном архивном агентстве (далее – ЦЭПК при Росархиве).

  7. В своей работе ЭПК руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169; 2006, № 50, ст. 5280; 2007, № 49, ст. 6079; 2008, № 20, ст. 2253; 2010, № 19, ст. 2291, № 31, ст. 4196; 2013, № 7, ст. 611; 2014, № 40, ст. 5320; 2015, № 48, ст. 6723; 2016, № 10, ст. 1317, № 22, ст. 3097; 2017, № 25, ст. 3596; 2018, № 1, ст. 19); нормативными правовыми актами Российской Федерации, устанавливающими сроки хранения документов; правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях; решениями ЦЭПК при Росархиве; положением об ЭПК Архива.

    II. Функции ЭПК

  8. ЭПК осуществляет следующие функции:

    8.1. Рассматривает и принимает решение об утверждении:

    а) описей дел, документов постоянного хранения;

    б) перечней проектов/объектов, проблем/тем, научно-техническая документация по которым подлежит передаче на постоянное хранение;

    в) оценочных описей, составленных Архивом на документы, предложенные гражданами к приобретению Архивом;

    г) описей копий архивных документов, хранящихся в Архиве на правах подлинников;

    д) описей особо ценных дел, документов;

    е) перечней номеров особо ценных дел, документов;

    ж) переработанных описей дел, документов;

    з) описей дел, документов, созданных Архивом в результате инициативного документирования событий современности или прошлого;

    и) актов о выделении к уничтожению архивных документов, хранящихся в Архиве, не подлежащих хранению.

    8.2. ЭПК рассматривает и принимает решения о согласовании:

    а) списков источников комплектования с последующим представлением их на согласование ЦЭПК при Росархиве, изменений и дополнений к ним;

    б) списков граждан, выступающих источниками комплектования Архива с последующим представлением их на согласование ЦЭПК при Росархиве, изменений и дополнений к ним;

    в) описей дел по личному составу, подготовленных источниками комплектования, а также составленных Архивом по результатам упорядочения документов по личному составу, поступивших в Архив в исключительных случаях в неупорядоченном состоянии;

    г) описей дел по личному составу ликвидированных организаций, не являющихся источниками комплектования;

    д) номенклатур дел источников комплектования;

    е) актов об утрате документов в источниках комплектования;

    ж) актов о неисправимых повреждениях архивных документов в Архиве и в источниках комплектования;

    з) актов описания архивных документов в Архиве;

    и) актов переработки описей в Архиве;

    к) предложений об установлении (изменении) сроков хранения документов, не предусмотренных (предусмотренных) перечнями типовых архивных документов, а также перечнями документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации и подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения, с последующим представлением их на согласование ЦЭПК при Росархиве.

    8.3. ЭПК рассматривает:

    а) предложения о включении документов в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации с последующим представлением их на рассмотрение ЦЭПК при Росархиве;

    б) сдаточные описи на документы архивного фонда личного происхождения и выносит решение о приеме или отказе в приеме указанных документов;

    в) предложения источников комплектования, о продлении сроков временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации;

    г) иные вопросы, возникающие в ходе проведения работы по экспертизе ценности документов.

    III. Права ЭПК

  9. ЭПК имеет право:

    а) давать рекомендации в пределах своей компетенции источникам комплектования Архива по вопросам экспертизы ценности документов;

    б) приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений Архива, представителей источников комплектования, научных и иных организаций;

    в) не принимать к рассмотрению и возвращать на доработку документы, подготовленные с нарушением правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях.

    IV. Организация работы ЭПК

  10. Заседание ЭПК и принятые ею решения считаются правомочными, если на заседании присутствует более половины ее состава.

  11. Решения ЭПК принимаются по каждому вопросу (документу) отдельно большинством голосов присутствующих на заседании членов комиссии. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЭПК.

  12. Особые мнения членов ЭПК и других присутствующих на заседании лиц отражаются в протоколе или прилагаются к нему.

  13. Право решающего голоса имеют только члены ЭПК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса.

  14. Решения ЭПК, принятые по результатам рассмотрения вопросов (документов), доводятся до сведения заинтересованных организаций.

  15. Ведение делопроизводства ЭПК возлагается на секретаря комиссии.

При изменении номенклатуры и ассортимента продукции и поминального фонда времени по сравнению с принятым при проектировании величина проектной мощности вводимых объектов подлежит корректировке.  

Японские корпорации в общих чертах следуют этой модели. Изменение номенклатуры выпуска и организационной структуры 102 японских корпораций за 18 лет отражено в табл. 4.4. За этот период число  
Исходя из принятого решения относительно долгосрочной стратегии, намечаются среднесрочные задачи и направления и составляются среднесрочные планы. Последние состоят также из трех частей. Во-первых, намечаются среднесрочные проекты и осуществляется их хронологическая привязка, распределяются ресурсы. Во-вторых, составляются планы по укрупненной номенклатуре происходя из изменения номенклатуры и  
Классификация названных пунктов по уровню удовлетворенности (количество отвечавших, которые выбрали каждый пункт вопросника и в качестве цели, и в качестве достигнутого результата, к общему числу отвечавших, которые указали на пункт вопросника только как на цель) дает другие результаты сбор данных по проектированию и производству (89%), повышение и стабилизация качества (88%), совершенствование организации поставок (82%), автоматизация труда во вредных условиях (76 %), совершенствование производства в целях экономии труда (74 %), решение проблемы нехватки квалифицированных кадров (72%), безлюдное ночное производство (63%), автоматизация монотонного труда (58%) и адаптация к изменениям номенклатуры (58 %).  
ОС по план изменения номенклатуры продукции «, 2 a z  
Из показателей табл. 5.5 устанавливается, что за отчетный период прирост производственной мощности предусматривался по плану на 35 тыс. т, фактический прирост их за этот промежуток времени составил 40 тыс. т. Основными факторами, повлиявшими на повышенный против плана прирост производственной мощности, являются досрочное внедрение плановых мероприятий, а также прирост ее в пределах плана. В то же время при планировании уменьшения производственных мощностей предприятием допущены неточности. Так, за счет изменения номенклатуры выпускаемой продукции (повышения ее трудоемкости) планировалось изменение производственной мощности в сторону уменьшения на 8 тыс. т, фактически оно составило  
ВНУТРЕННИЕ ИСТОЧНИКИ ПОКРЫТИЯ ПОТРЕБНОСТИ В ПЕРСОНАЛЕ — возможности организации в самообеспечении потребности в персонале. К В.и.п.п. в п. относятся высвобождение, переподготовка и перемещение персонала с участков работы, имеющих резервы кадров, или в связи с изменениями номенклатуры и объемов производства, механизацией и автоматизацией технологических процессов, снятием продукции с производства, а также перемещение персонала в случае выявления целесообразности его использования в др. подразделении или на др. должности. Перемещения работников внутри организации позволяют в ряде  
Реконструкция действующих предприятий — это переустройство существующих цехов и объектов основного, подсобного и обслуживающего назначения, связанное с совершенствованием производства и повышением его технико-экономического уровня на основе достижений научно-технического прогресса в целях увеличения производственных мощностей, улучшения качества и изменения номенклатуры продукции в основном без увеличения численности работающих при одновременном улучшении условий их труда и охраны окружающей среды.  
Числитель может быть определен в денежном и натуральном выражении. Наиболее точным измерителем эффективности использования основных фондов является натуральный, показывающий, какое количество нефтепродуктов реализовано в расчете на единицу (1 руб. или 1000 руб.) основных фондов. Для общей характеристики использования основных фондов можно применять ценностное выражение реализуемых нефтетоваров. Однако отпускные цены, по которым продаются различные нефтепродукты, во многом определяются номенклатурой нефтепродуктов. Между тем загрузка трубопроводов и нефтебаз практически не изменяется в зависимости от того, реализуются ли более дорогие или более дешевые виды нефтетоваров (например, автобензин или же дизельное топливо). Отсюда следует, что изменение номенклатуры и ассортимента нефтетоваров может привести к повышению или снижению показателя использования основных фондов. Поэтому в случае изменения номенклатуры реализуемых нефтетоваров следует вносить поправку на отклонения в их стоимости. На показатель использования основных фондов влияет также изменение оптовых цен на нефтетовары. Поэтому их цены должны быть предварительно приведены к сопоставимым ценам.  
Таким образом, влияние фактора изменения структуры производственной программы определяется только в зависимости от изменений номенклатуры по типам скважин внутри каждой цели бурения.  
В данном случае изменение номенклатуры по типам скважин следует рассматривать по двум признакам  
Информационные связи бухгалтерской отчетности в динамике характеризуются преемственностью балансовых показателей, вступительных сальдо некоторых форм годового отчета. В частности, остатки по статьям вступительного баланса на начало года должны совпадать с данными одноименных статей заключительного баланса на конец предыдущего года. Возможные несовпадения, связанные, например, с изменениями номенклатуры статей баланса, с изменением методологии расчета отдельных статей, организационной перестройкой организации, должны подробно комментироваться в пояснениях к отчету.  

Изменение номенклатуры и ассортимента  
Из приведенных в табл. 7.16 данных видно, что предприятие не достигло запланированного уровня использования среднегодовой мощности на 9,493 %. Это произошло главным образом из-за изменения номенклатуры и ассортимента продукции (увеличения трудоемкости изделий). Значительное отрицательное влияние оказало также невыполнение плана технического перевооружения и проведения организационно-технических мероприятий и реконструкции производства. При проведении анализа использования производственных мощностей нужно учитывать необходимость создания резервных мощностей с целью обеспечения бесперебойного функционирования предприятий, а также для устранения краткосрочных нарушений их работы.  
Поиск неудовлетворенного желания потребителя — это, к примеру, для американских компаний все равно, что поиск золотоносной жилы, разработка которой обеспечивает получение крупных прибылей. Именно этим объясняется постоянное изменение номенклатуры товаров и услуг, предлагаемых на рынке. По сути, появление каждого нового товара — результат реакции фирмы на существующий и возникающий спрос со стороны населения, промышленности и правительственных органов. Для американских компаний неудовлетворенное желание равнозначно еще одной неиспользованной возможности получить прибыль.  
Облегчить труд аппарата управления, повысить его производительность и культуру и призвана организационная техника. Необходимость широкого использования средств оргтехники возникает также в связи с переходом к рыночным отношениям, ростом производства и изменением номенклатуры товаров, а также увеличением объемов информации, требующей быстрой обработки. Традиционные приемы сбора, обработки и передачи информации становятся малоэффективными, а это требует поиска и внедрения высокопроизводительных систем механизации и автоматизации управленческого труда. Так, внедрение даже простейших средств техники управления сокращает затрачиваемое на обработку документов время приблизительно на 20 %, а системное их применение увеличивает производительность управленческого труда в 3 раза.  
К реконструкции действующих предприятий относится переустройство существующих цехов и объектов основного, подсобного и обслуживающего назначения, как правило, без расширения имеющихся зданий и сооружений основного назначения, связанное с совершенствованием производства и повышением его технико-экономического уровня и осуществляемое по комплексному проекту на модернизацию предприятия в целях увеличения производственных мощностей, улучшения качества и изменения номенклатуры продукции, в основном без увеличения численности работающих при одновременном улучшении условий их труда и охраны окружающей среды.  
Проводя сравнения подобного рода, помните наше предостережение о необходимости смотреть глубже. Например, обратите внимание, что улучшение во многих случаях является следствием повышения нормы прибыли. Стало ли это результатом повышения эффективности или изменения номенклатуры продукции Вы можете получить кое-какую информацию посредством сравнения данных по сегментам, которые позволяют оценить рентабельность отдельных видов продукции и сфер деятельности. Имеются ли какие-нибудь свидетельства того, что эти улучшения носят временный характер Более тщательный анализ себестоимости реализованной продукции может помочь найти ответ.  
Здания первого класса наиболее универсальны, обеспечивают возможность изменения номенклатуры выпускаемой продукции при минимальной реконструкции строительной части и незначительном нарушении ритма производства. Пространственная структура зданий состоит из поэтажного чередования технических и производственных этажей, что позволяет располагать чистые и особо чистые помещения в любой их части. Здания второго класса содержат до 20—30% универсальных площадей и имеют пространственную структуру с частичным устройством технических этажей и подвесных потолков. Расположение чистых и особо чистых помещений в таких зданиях возможно лишь на ограниченной площади. Здания третьего класса строятся без технических этажей и представляют собой обычные производственные площади.  
Учитывая частые изменения номенклатуры изготовляемой продукции, необходимость быстрого освоения выпуска новых изделий электронной техники, специфику их производства, здания проектируются с максимальной маневренностью и универсальностью производственных площадей. В последние годы в электронной промышленности принят модульный принцип построения предприятий. Этот принцип основан на разблокировке основных производственных площадей на отдельные модульные секции (блоки) площадью примерно 7000—10000 м2 с замкнутым циклом производства. Отдельные секции соединяются между собой общими вспомогательными службами в единый комплекс (рис. 10). Это позволяет ежегодно вводить в эксплуатацию одну-две секции, т. е. получать съем продукции начиная
По итогам прошедшего бюджетного периода руководство предприятия принимает решение об изменении номенклатуры и структуры сбыта на основе определения уровней дохода от продаж отдельных видов продукции. Отклонение ПКР влияет на себестоимость реализации, а следовательно, и на величину дохода от продаж в соответствии с пропорциями распределения ПКР по отдельным видам продукции. Для оценки эффекта  
В 1998 г. тарифы на грузовые перевозки должны снизиться на 12,3%, в 1999 г. — на 15, в 2000 г. — на 12%. Снижение тарифов прежде всего будет происходить за счет сокращения льгот на пассажирские перевозки, снижения затрат на грузовые перевозки и т. д. Предполагаемое снижение эксплуатационных расходов связывают с мерами, направленными на введение с 1 апреля 1998 г. раздельного учета в МПС по грузовым и пассажирским перевозкам, изменением номенклатуры расходов. Важность разделения издержек при пассажирских и грузовых перевозках заключается в том, что пассажирские перевозки убыточны и до настоящего времени осуществлялось перекрестное субсидирование. Отчетность предполагают вести по отделениям дорог, а не по целым дорогам, с выделением самостоятельных расходов по пригородным перевозкам. Как только будет определены затраты по этому виду перевозок, их передадут регионам.  
Руководство АО не имело такого инструмента анализа и выбора, как матрица БКГ, однако трудности ее сбытом электротоваров поставили проблему замены этой позиции. Конвейерное производство не позволило совершить быстрое изменение номенклатуры выпускаемой про-  
Влияние изменения номенклатуры продукции на ценовой показатель производительности труда  
Кроме неоспоримых достоинств предметная специализация имеет и некоторые недостатки возможность возникновения диспропорций в загрузке участков и затруднения в обеспечении полного использования оборудования в случае резкого изменения номенклатуры продукции по программе усложнение обслуживания и организации планово-предупредительного ремонта оборудования и др.  
Однако практически однотипных заводов-дублеров в большинстве случаев не бывает, а изменение номенклатуры и соотношения станков по разным моделям делает несравнимым показатель удельной себестоимости 1 т станочной продукции. Сопоставления, которые в этих условиях делают, практически бывают недостаточно точны.  
При разработке стратегии промышленного предприятия центральное место занимает определение продуктов и рынков, на которых базируется будущий рост компании. В современной ситуации для каждого российского предприятия на первый план выступает задача адаптации производственной деятельности к условиям внешней среды (состоянию товарных и финансовых рынков, меняющейся структуре спроса, динамике цен) и формирования продуктовой стратегии. Последняя выступает как общая концепция изменения номенклатуры и товарного ассортимента в направлении выпуска более рентабельной продукции, имеющей устойчивый сбыт и в конечном итоге способной обеспечить конкурентное преимущество предприятия в долгосрочной перспективе.  
Наряду с определением по основному выбранному параметру, расчет потребности в тех или иных видах машин и оборудования корректируется исходя из ряд других факторов изменений баланса потребления машин и оборудования отраслями народного хозяйства изменений структуры выпуска изделий, планируемых в рублях изменений номенклатуры изделий за счет внедрения более прогрессивных, надежных и долговечных конструкций изменений, связанных с развитием специализации и кооперирования, влияющими на общий объем выпуска и др. Влияние тех или иных факторов на изменение показателей для определения потребности в различных видах оборудования выявляется на основе анализа статистических данных за предплановый период с прогнозированием их на планируемый период.  
В целях настоящей главы к реконструкции относится переустройство существующих объектов основных средств, связанное с совершенствованием производства и повышением его технико-экономических показателей и осуществляемое по проекту реконструкции основных средств в целях увеличения производственных мощностей, улучшения качества и изменения номенклатуры продукции.  
План чрезвычайных мероприятий по преодолению неплатежеспособности предприятия, в том числе организационные мероприятия (продажа активов, продажа финансов изменение внутренней организационной структуры смена руководства изменение системы учета и контроля изменение номенклатуры продукции переподготовка кадров предварительное решение проблем задолженности, а также ожидаемые расходы и доходы, связанные с реализацией чрезвычайных мер.  
Реконструкция действующих предприятий — это переустройство имеющихся на предприятии цехов и объектов, связанное с совершенствованием производства и повышением его технико-экономического уровня с целью увеличения производственных мощностей, улучшения качества и изменения номенклатуры продукции.  
Общая тенденция в изменении номенклатуры состоит в переходе от профиля однопродуктовой компании к компании с доминирующим продуктом путем добавления новых продуктов и от этой стадии к диверсифицированной компании. Упрощенная модель перехода Скотта2 представлена в табл. 4.3.  

Таблица 4.5. Изменения номенклатуры выпуска и организационной структуры компаний США и Вйликпйпитянтга. %

Па уровень рентабельности товарного выпуска оказывают влияние изменение номенклатуры выпущенной продукции и ее. ссортим(чпа против плана, перевыполнение (недовыполнение) плана по производству продукции и снижение (повышение) себестоимости фактически произведенной товарной продукции.  
Мощность на 1,1 1970 г., утвер> лансу за 1969 г. Увеличение мощности — всего ввода в действие (расширение, конструкция действующих и ст тельство новых предприятий) проведения организационно-те ческих мероприятий изменения номенклатуры проду (уменьшение трудоемкости) Уменьшение мощности — всего изменения номенклатуры проду (увеличение трудоемкости) выбытия (ветхость, исчерпание пасов) Мощность на 1 января 1971 г. ( гр. 6) в номенклатуре и a opTi ции отчетного 1970 г. Среднегодовая мощность, деист в 1970 г. Быпуск продукции или количес тайного сырья в 1970 г.- Использование среднегодовой м в истекшем 1970 г. в % (гр. 11 Режим работы (смен или часов ки), принятый в расчете мощно  
Фирма, как правило, реализует несколько стратегических решений (4-6), среди которых може (приоритетное). Дальновидные руководители имеют заготовки -решения на случай непрстратегических решений отличается углубленностью анализа базы стратегических внешних факторов сильных и слабых сторон предприятия, возможностей и угроз внешней альтернатив и выбором оптимального варианта. Организация разработки стратегических решенш определенными трудностями. Так, в ряде случаев она вызывает необходимость создания матрн межфункциональной группы), что может нарушать сложившиеся взаимоотношения на предприя состоять в отсутствии необходимого объема информации, специалистов требуемой квалификации переориентации политики фирмы, изменении номенклатуры выпускаемых изделий и др. Ос стратегических решений проиллюстрированы в таблице 4 на фоне их сопоставления с тактически следует иметь в виду, что стратегические решения сами по себе не решают существующих проблем и  

Приказ об утверждении номенклатуры дел

Приказ, утверждающий номенклатуру дел, составленный и подписанный по всем правилам, предоставляет номенклатуре статус действующего документа. Он является обязательным этапом в процедуре принятия текущей номенклатуры.

ФАЙЛЫ
Скачать бланк приказа об утверждении номенклатуры дел .docСкачать образец приказа об утверждении номенклатуры дел .doc

Зачем нужна номенклатура и приказ на ее утверждение

Чтобы до конца понять роль приказа, следует для начала понять назначение самой номенклатуры.

Номенклатура — это документ, в котором отражается полный перечень дел, включающих в себя различного рода внутренние бумаги организации.

Она не относится к строго обязательным документам, и, как правило, имеет распространение на крупных предприятиях и в государственных учреждениях. Представители малого бизнеса обзаводятся ею значительно реже, что, в общем, вполне понятно и логично.

В больших компаниях, имеющих многочисленный штат сотрудников и множество структурных подразделений, все документы разносятся по определенным папкам, каждая из которых называется «дело». Количество таких папок может доходить до нескольких сотен.

Для того, чтобы организовать их учет, создается специальный документ, в который заносятся:

  • наименования дел;
  • дата начала их ведения;
  • срок хранения;
  • количество томов и т.п. информация.

При этом в номенклатуру включаются и те дела, которые ведутся в текущее время и те, которые уже несколько устарели.

Номенклатура является периодическим документом и составляется, как правило, один раз в год – обычно в декабре, на год следующий. Такая регулярность дает возможность администрации компании точно знать, с какими именно документами организация входит в следующий отчетный период.

Иногда, особенно в бюджетных учреждениях, после составления номенклатуры она согласовывается и утверждается специально созданной комиссией. Однако, в коммерческих структурах, это правило не всегда соблюдается – здесь довольно часто руководство предприятия обходиться лишь соответствующим утверждающим приказом, изданным от лица директора.

Приказ не только вводит номенклатуру в действие, но и позволяет обеспечить прописанную в законе обязанность по надлежащему содержанию и хранению актуальных и архивных дел.

Кто пишет приказ

Составлением номенклатуры обычно занимается документовед или делопроизводитель, а вот написание приказа, утверждающего ее, входит в компетенцию другого работника: чаще всего это юрисконсульт, кадровый специалист или секретарь организации, т.е. человек облеченный определенного рода полномочиями, имеющий знания и навыки по написанию распорядительных документов.

При этом, вне зависимости от того, кто непосредственно был занят созданием приказа, он должен передать документ на визирование директору предприятия.

Период действия приказа

Приказ составляется ровно на тот срок, в течение которого действует текущая номенклатура дел. В большинстве случаев он равняется одному году, но в некоторых организациях он может отличаться как в сторону расширения, так и в сторону сужения этого промежутка времени.

Как составить приказ: основные правила

Единого стандарта по написанию приказа на утверждение номенклатуры дел нет, так что компании могут писать его в произвольной форме или же образцу, разработанному и утвержденному в учетной политике фирмы. Однако, независимо от того, какой именно способ будет выбран, в документ следует внести ряд определенных параметров:

  • номер и дату создания приказа;
  • наименование организации;
  • сведения об утверждаемой номенклатуре: ее номер, год, на который она составлена и прочие сведения (по необходимости);
  • список лиц, ответственных за исполнение приказа.

Надо отметить, что любой приказ должен иметь под собой какое-то основание. В данном случае достаточно написать что-нибудь вроде: «В целях обеспечения норм по содержанию и хранению документов» или дать прямую ссылку на соответствующий закон.

Как оформить приказ: основные правила

Строгих норм по оформлению приказа на сегодня также не существует: его можно писать в рукописном или печатном виде, на простом чистом листе А4 или даже А5 формата, или на фирменном бланке компании.

При этом следует учесть, что приказ должен иметь оригинал подписи руководителя предприятия или иного работника, уполномоченного на удостоверение подобного рода бумаг.

Проштамповывать приказ печатью можно, но не обязательно, поскольку он относится к внутреннему документообороту организации, к тому же с 2016 года использование печатей и штампов юридическими лицами законодательно отменено.

Весь период действия приказ должен храниться в специально отведенном месте, вместе с другими распорядительными документами. После утраты актуальности, его необходимо передать в архив фирмы, где он должен содержаться на протяжении установленного законом времени. Затем его можно утилизировать (также по строго определенному порядку).

Образец приказа

В начале документа указывают:

  • наименование организации, по которой создается приказ;
  • номер приказа по внутреннему документообороту;
  • дата составления;
  • населенный пункт, в котором действует предприятие.

После этого идет основная часть – сначала сюда следует внести основание для приказа, т.е. обозначить цель его создания. Далее за словом «Приказываю» отдельными пунктами фиксируется факт утверждения номенклатуры, даются указания начальникам структурных подразделений и назначается ответственное за исполнение приказа лицо. При необходимости эту часть документа можно расширить за счет добавления каких-то дополнительных распоряжений.

В заключение приказ необходимо заверить подписью директора, а также лица, ответственного за его выполнение.

Номенклатура дел в конце года: уточнение и переутверждение

Состав дел подразделения, указанный в номенклатуре дел, был актуален год назад. За прошедшие месяцы он мог остаться прежним, а мог и измениться. Организация развивается, при этом постепенно и неизбежно меняются бизнес-процессы. Возможно, в течение года появление в подразделении новых дел не было заметным. А если присмотреться, то окажется, что:

  • появился новый контрагент, с которым ведется активная переписка;

  • упразднили государственный орган, «спускавший» приказы;

  • кто-то из работников создал регистрационную форму, без которой теперь не может обойтись весь отдел.

Помимо привычных производственных и бизнес-процессов эти изменения находят отражение и в номенклатуре дел. Задача делопроизводителя состоит в том, чтобы обнаружить такие изменения в составе дел всех подразделений организации и учесть их при составлении номенклатуры дел на следующий календарный год.

Какие операции с номенклатурой дел выполняются в конце календарного года?

Выясним, что говорится в нормативных документах.

В Правилах организации, хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526, начали действовать 21.09.2015; далее – Правила 2015), которые носят нормативный, т.е. обязательный, характер, содержится следующее положение:

Извлечение

из Правил 2015

4.18. Организации – источники комплектования государственных (муниципальных) архивов один раз в 5 лет <1> согласовывают номенклатуру дел с ЦЭК (ЭК) организации и представляют ее на согласование соответствующих ЭПК или государственного (муниципального) архива, согласно предоставленным ему полномочиям.

<1> В случае изменения функций и структуры организации номенклатура дел подлежит пересоставлению, согласованию и утверждению.

Организации, в деятельности которых не создаются документы Архивного фонда Российской Федерации, утверждают номенклатуру дел самостоятельно.

А вот что говорится в знакомых каждому, кто занимается хранением документов, Основных правилах работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, далее – Основные правила):

Извлечение

из Основных правил

3.4.6. Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года.

Согласованная с архивным учреждением номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Номенклатура дел согласовывается с архивным учреждением не реже одного раза в 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации разрабатывается новая номенклатура дел.

Сразу заметно, что в Правилах 2015 нет условия о том, что номенклатура дел обновляется ежегодно. Создается впечатление, что этот документ, единожды изданный, сохранится в первозданном виде, пока организация не «изменит свои функции и структуру». Однако это невозможно (мы уже говорили о том, что организация развивается, и состав ее дел меняется медленно, но постоянно).

Если обратиться к форме итоговой записи к номенклатуре дел, предложенной в Правилах 2015 (см. Приложение № 25), то можно увидеть, что заголовок к ней такой же, как и в Основных правилах: Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ________ году в организации.

Очевидно, что итоговая запись, как и раньше, составляется каждый год. Условие о ежегодном закрытии номенклатуры дел соблюдено, а на замену ей, как и прежде, должна прийти очередная номенклатура на следующий календарный год.

Старый документ новому не помеха

Несмотря на то что Основные правила являются методическим, а не нормативным документом, специалистам будет трудно полностью отказаться от их использования в архивном деле. С изданием Правил 2015 Основные правила никто не отменял, и нет причин для того, чтобы не применять этот подробный и привычный документ во вторую очередь и в отсутствие противоречий с Правилами 2015.

Таким образом, ежегодно над номенклатурой дел производятся следующие действия (см. схему).

Все эти действия выполняются в последнем квартале календарного года. Как показывает практика, обычно это происходит в декабре (или в ноябре, если требуется согласование с ЭПК архивного учреждения). Рассмотрим последовательно каждый из этих процессов.

Уточнение номенклатуры дел

Под ежегодным уточнением номенклатуры дел подразумевается:

  • обнаружение дел, заведенных в течение года, и внесение их в действующую номенклатуру дел;
  • обнаружение дел, которые не будут вестись в следующем году.

Поскольку выполнить эту работу предстоит на уровне всей организации, секретарю не обойтись без помощи коллег из структурных подразделений. Они знают состав дел своего отдела гораздо лучше, чем секретарь. Последний организует сбор информации и ее анализ.

Сбор информации производится с помощью служебной переписки (Пример 1).

Срок выполнения задачи, поставленной в этой служебной записке, стандартный. Если работник не в первый раз видит номенклатуру дел своего подразделения и понимает, что от него требуется, он выполнит задание в течение пары часов.

Ответ на служебную записку, подготовленный юридическим отделом, приведен в Примере 2.

Полученную информацию работники архива учтут при составлении номенклатуры дел на следующий год и на ее основе внесут актуальные изменения в действующую номенклатуру. Это нужно делать, если в течение года появились новые дела, например переписка с новым контрагентом.

Вносим изменения в актуальную номенклатуру дел

При составлении номенклатуры дел на очередной год настоятельно рекомендуем оставлять в документе место для внесения новых дел, заведенных в течение года. Пустые строки оставляют в количестве от трех до пяти в конце каждого раздела и заполняют от руки во всех экземплярах действующей номенклатуры (Пример 3). Новые дела получают индексы в порядке валовой нумерации.

Конечно, такие изменения нужно вносить в реальном времени: между заведением в подразделении дела и дополнением номенклатуры дел не должны проходить месяцы. Но, как показывает практика, об этом обычно забывают.

Обратите внимание

Если изменения номенклатуры дел, произошедшие в течение года, касаются только прекращения, «закрытия» дел, никаких зачеркиваний и примечаний в документе производить не нужно.

Подготовка новой номенклатуры дел

Номенклатура дел на следующий год составляется в последнем квартале текущего года. Организации, являющиеся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, должны быть особенно внимательными и учитывать, что некоторое время займет согласование номенклатуры с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения. Выше мы выяснили, что это согласование следует проводить не реже чем один раз в пять лет. Таким организациям рекомендуется иметь готовую номенклатуру дел уже к концу ноября, чтобы получить согласованную номенклатуру от архивного учреждения в стандартный тридцатидневный срок (как раз к Новому году), быстро утвердить ее в последних числах декабря, раздать подразделениям выписки, после чего со спокойной совестью отправиться на каникулы.

Компании, которым не нужно взаимодействовать с государственными архивами, имеют для работы над новой номенклатурой немного больше времени. Но и им нужно завершить всю работу над ней до наступления праздников, чтобы с первого же рабочего дня нового года дела в подразделениях формировались в соответствии с новой номенклатурой.

Если никаких глобальных изменений в структуре и функционале подразделения не произошло и основной состав дел остается прежним, то за основу новой номенклатуры дел можно взять действующую и элементарно удалить из нее аннулированные дела и вписать новые. При этом важно обращать внимание на т.н. переходящие дела и по мере возможности на то, чтобы как можно больше дел сохранили свои индексы неизменными.

Наш словарик

Переходящими называются заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года. Они должны быть внесены в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом.

Например, если компания в 2014 г. ввязалась в судебную тяжбу, которая длится до сих пор и явно перейдет еще и в 2016 г., то дело, в которое помещаются документы по этому суду, будет переходящим. И если в 2014 г. ему был присвоен индекс 24-15.07, то он таким и останется до тех пор, пока суд не вынесет окончательное решение.

Если в организации появился новый отдел

Если в течение года в штатной структуре организации произойдут изменения и появится новый отдел, то состав его дел должен быть внесен в номенклатуру. Для этого в конце документа специально оставляют лист с незаполненной формой номенклатуры дел, которую в случае необходимости заполняют от руки. Новое подразделение получает очередной (крайний) порядковый номер в номенклатуре дел того года, в котором было создано. Возможно, в номенклатуре дел на следующий год раздел переместится согласно логике штатной структуры предприятия.

Пример

Вновь образованный в 2015 г. в Дирекции по правовым вопросам отдел регистрации имущества будет внесен в номенклатуру под номером 36 при условии, что до этого в документе было 35 разделов. А в номенклатуре дел на 2016 год раздел «Отдел регистрации имущества» встает в один ряд с отделами внутри Дирекции по правовым вопросам и получит соответствующий порядковый номер.

При этом нумерация всех последующих разделов сдвинется на одну цифру вперед, и если в этих разделах были переходящие дела, то их индексы изменятся. Это допустимо. В таких случаях на переходящих делах ставится отметка: 25-06. До 2016 года 24-06.

Как составить номенклатуру дел?

Правила 2015 не содержат алгоритма составления этого документа, зато этот процесс очень подробно описан в Основных правилах (см. раздел 3.4).

Составление номенклатуры дел состоит из нескольких этапов.

Первый этап – исследование документального фонда организации. Оно может быть полномасштабным и описывающим все документы, создаваемые во всех подразделениях компании. К такому прибегают при составлении номенклатуры впервые. А в последующие годы нужно лишь уточнять и отслеживать изменения документального фонда, о чем мы и говорим в этой статье. Работа над номенклатурой дел в любом случае начинается со сбора информации.

Второй этап – заполнение формы номенклатуры дел (Приложение № 25 к Правилам 2015; Пример 4).

Заполняем графы

Графа 1 «Индекс дела». Индекс состоит, как правило, из двух частей:

  • порядковый номер структурного подразделения, принятый в организации;
  • порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

Однако если внутри одного дела присутствует дополнительное разделение, то индекс может состоять и из трех частей, как в Примере 2: 24-15-06 «Арбитражное производство. Дело № В36-448093/2014».

Графа 2 «Заголовок дела». Заголовок дела – формулировка, в полной мере отражающая состав документов дела, например: Приказы по основной деятельности, Распоряжения главного инженера, Переписка с ООО «Рассвет-АВТО», Документы (справки, предложения, обоснования, рекомендации) о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда.

Не допускается вносить в номенклатуру дел заголовки типа «Разное», «Прочее», «Интересные документы» и т.п.

Графа 3 «Количество дел». Графа, которая заполняется по завершении календарного года. В ней отражается фактическое количество заведенных в течение года дел (томов, частей).

Графа 4 «Срок хранения и № статьи по перечню». Это, пожалуй, ключевая графа номенклатуры, информирующая нас о том, сколько лет хранится каждое из дел. Сроки хранения документов установлены в перечнях документов, использовать которые обязана каждая организация независимо от того, государственная она или нет. К ним относятся:

  • Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (с изм. от 04.02.2015));
  • Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182 (в ред. от 28.04.2011)).

Кроме указанных перечней, сроки хранения документов могут содержаться в отраслевых нормативных правовых актах, поэтому крайне важно, чтобы над номенклатурой дел структурных подразделений работали их сотрудники, а секретарь занимался сведéнием и проверкой представленной коллегами информации.

Графа 5 «Примечание». Графа, в которой указывается дополнительная информация относительно дел. Здесь может быть пометка о том, что дело электронное или что конкретно в этом отделе дело представляет собой копии документов. В этой же графе пишется, где находятся оригинальные экземпляры документов.

Когда все графы номенклатуры будут заполнены и выверены, проект документа визируется работником, ответственным за архив, и подписывается руководителем службы ДОУ организации. Если такой должности в компании нет, проект подписывает непосредственный начальник работника-составителя. Начинается процедура согласования.

Согласование номенклатуры дел с ЭК организации

Сводная номенклатура дел должна пройти как минимум процедуру согласования с ЭК организации.

Готовая сводная номенклатура дел на следующий год направляется для согласования членам экспертной комиссии. Если все в порядке и никаких изменений в проект документа вносить не нужно (или после того, как по замечаниям членов ЭК номенклатура была откорректирована), на специальном заседании комиссии номенклатура дел согласовывается. Решение об этом отражается в протоколе заседания ЭК.

Согласование с ЭПК архивного учреждения

Один раз в пять лет организации – источники комплектования государственных (муниципальных) архивов должны согласовывать свою номенклатуру дел с экспертно-проверочной комиссией государственного архива.

На согласование в государственный архив направляется подписанный и согласованный с ЭК организации проект номенклатуры дел.

Важно!

Гриф утверждения в проекте остается незаполненным.

Проект номенклатуры дел прикладывается к сопроводительному письму и направляется в архив. Стандартный срок ответа на письмо – 30 календарных дней.

Утверждение номенклатуры дел

Только после того как будут собраны все подписи и визы согласования, проект номенклатуры дел утверждается руководителем организации.

Гриф утверждения оформляется в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и выглядит так:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

Никольский М.К. Никольский

Датой номенклатуры дел будет считаться дата ее утверждения. В приведенном нами примере таковой является 28 декабря.

Передача структурным подразделениям выписок из номенклатур дел на следующий год

После того как сводную номенклатуру дел утвердит генеральный директор, секретарь должен подготовить и передать в подразделения выписки из нее. Каждое структурное подразделение еще в уходящем году должно получить собственную номенклатуру дел и приступить к работе в соответствии с ней с первого же дня нового рабочего года.

РЕЗЮМЕ

  1. Номенклатура дел уточняется и переутверждается ежегодно. Приступать к этой работе следует в четвертом квартале и завершить ее следует до конца декабря.
  2. Под уточнением номенклатуры дел подразумевается сбор информации о делах, которые:
  • вновь заведены в уходящем году;
  • не будут вестись в подразделениях в будущем году.
  1. Если обнаружатся заведенные в течение года и не отраженные в актуальной номенклатуре дела, то они вносятся в действующую номенклатуру от руки, в специально оставленные для этого строки.
  2. На случай, если в течение следующего года в организации будет образовано новое структурное подразделение, в конце номенклатуры дел оставляется лист с чистыми графами таблицы для внесения изменений от руки.
  3. Организации, являющиеся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, должны согласовывать свою номенклатуру дел с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения не реже чем один раз в пять лет.
  4. Из вновь утвержденной номенклатуры дел секретарь (делопроизводитель) делает выписки и передает их в структурные подразделения до конца декабря.

Пункт 3.4.9 Основных правил.

About the author

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *