Номенклатура дел вводится в действие

Номенклатура дел организации – составление и утверждение

Помещено в тему: Номенклатура дел

Из данной статьи вы сможете узнать о порядке разработки и утверждения сводной номенклатуры дел организации, в следующей статье посмотрите образец номенклатуры дел. Грамотное составление данного документа играет важную роль в ведении делопроизводства.

Зачем нужна номенклатура дел каждой организации

Номенклатура дел представляет собой составленный по установленной форме перечень заводимых дел в организации с определением сроков их хранения. Это очень полезный документ в делопроизводстве, ибо позволяет рационально организовать работу с документами:

  • группировать документы в дела по определенной системе – обеспечивает в случае необходимости оперативность их поиска и сохранность,
  • используют в процессе регистрации документов – присваивают регистрационный номер согласно разработанной классификации и индексам дел,
  • используют как основной документ в процессе отбора дел для сдачи их в архив, отбора дел с истекшими сроками для дальнейшего их уничтожения,
  • применяют как учетный документ дел временных сроков хранения (можно дополнительно никакие описи не составлять),
  • в архивном деле служит основой для составления описей дел постоянного и долговременного хранения, в том числе по личному составу, актов на уничтожение документов.

Как видим номенклатура дел это многофункциональный документ и с практической точки зрения нужен каждой организации для упорядочения текущего делопроизводства. Для государственных органов и муниципальных учреждений, которые передают документы в государственные или муниципальные архивы, а также для акционерных обществ, нотариусов и др. составление номенклатуры дел является нормативным требованием.

Даже если вы работаете в небольшой фирме, я советую все равно разработать для себя номенклатуру дел, чтобы рационально вести делопроизводство и тем самым облегчить себе работу по вопросам основной деятельности. И рост объема документальной массы не станет в один прекрасный день проблемой.

Составление номенклатуры дел

Номенклатура дел может быть

  • разработана самостоятельно организаций, положительное – максимальная возможность организовать все «под себя», т.к. никто лучше вас не знает специфику деятельности и соответственно образующихся документов, принятой организации работы с ними, отрицательное – большая трудоемкость, при отсутствии достаточного опыта в номенклатуру дел могут быть заложены ошибки,
  • поручено ее составление специализированной компании с заключением соответствующего договора по оказанию услуг, положительное – не тратите свое время и полученный документ, как правило, составлен грамотно, отрицательное – не всегда заложена самая рациональная система работы с документами.

Со своей стороны я могу дать совет – предпочтительнее первый вариант. Постарайтесь номенклатуру дел составлять своими силами, даже если в итоге могут быть какие-то недостатки. Правила разработки понять не трудно, основная сложность приходится на аналитическую работу по составлению, систематизации названий заголовков дел и определению сроков хранения по перечню документов.

По роду своей деятельности мне приходится бывать в различных организациях, документы которых я хорошо знаю. И когда изучаешь составленную сторонним специалистом (пусть даже и высококвалифицированным) номенклатуру дел, то понимаешь с точки зрения нормативных требований это безупречный документ. Но с практической точки зрения там могут присутствовать разные несуразности – срок хранения не тот из-за неправильного подбора статьи по перечню документов, странные формулировки заголовков дел, иногда бывает лучше их разделить на несколько дел, иногда наоборот объединить.

Почему такое происходит, я поясню на отвлеченном примере. Человек со стороны сразу может понять, что речь идет, например, о бумаге. Но то, что имеется в виду наждачная, а вовсе не туалетная бумага требуется более глубокое изучение вопроса, хотя для вас это элементарно. Отсюда неудобства в использовании такой номенклатуры дел в текущем делопроизводстве и при подготовке документов к сдаче в архив.

Порядок составления и утверждения номенклатуры дел

Работа ведется на основании нормативно-методических документов. Ответственность за составление номенклатуры дел возлагается на службу делопроизводства (секретариат, канцелярия, общий отдел и т.д.).

Прежде всего, необходимо определить состав образующихся документов. Изучают устав или положение об организации, ее структуру, положения о структурных подразделениях, другие имеющиеся документы, определяющие деятельность организации (положения, регламенты, правила и т.д.), плановые и отчетные документы организации, полезно просмотреть номенклатуру дел за предыдущий год.

Считается, что сводная номенклатура дел организации составляется на основании согласованных с ведомственным архивом номенклатур дел структурных подразделений. Исходя из моего опыта, я могу сделать вывод, что сотрудники отделов просто не способны разработать требуемый документ (отсутствие квалификации, времени). Поэтому основная работа ложится на ответственного специалиста за составление сводного документа. Будет лучше для всех, если структурные подразделения просто представят в службу делопроизводства список названий всех заводимых дел.

При этом все документируемые участки должны быть отражены. Часто сотрудники отделов говорят «да у меня тут в столе», «чтобы под рукой». Вместе с тем правила требуют, чтобы все заголовки заводимых дел были включены в номенклатуру дел. И затем исполненные документы формировались в дела в соответствии с заложенной системой.

Как уже отмечалось выше самая сложная работа в разработке номенклатуры дел – правильно сформулировать заголовки дел, систематизировать их и проставить сроки хранения дел со ссылкой на соответствующую статью по перечню документов. Это мы рассмотрим позднее на конкретном примере номенклатуры дел организации в следующей статье.

Оформление сводной номенклатуры дел производится на общем бланке организации, где основная часть представлена в табличной форме с регламентируемыми названиями граф.

И затем в соответствии с нормативными требованиями необходимо утвердить данный документ. Основные этапы утверждения номенклатуры дел:

  • визируется ответственным за архив организации,
  • подписывается руководителем службы делопроизводства,
  • согласовывается с экспертной комиссией организации с составлением протокола заседания экспертной комиссии,
  • направляется на рассмотрение экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения – не реже 1 раза в 5 лет (данный этап пропустить, если организация не передает документы на государственное хранение, не является источником комплектования госархива),
  • утверждается руководителем организации (гриф утверждения на самом документе или приказ об утверждении номенклатуры дел).

Обратите внимание, чтобы избежать типичной ошибки – нельзя менять местами два последних этапа. Считается, что госархив имеет право потребовать внести изменения в номенклатуру дел. Если документ утвержден, то его поздно с кем-либо согласовывать.

По правилам должно быть четыре/три экземпляра номенклатуры дел организации, которые хранятся:

  • в службе делопроизводства – документ постоянного хранения,
  • в государственном архиве (экземпляр отсутствует, если нет согласования с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения),
  • в архиве организации,
  • рабочий экземпляр (удобнее пользоваться в электронном виде и разместить в свободном доступе для всех сотрудников организации).

Порядок текущей работы с номенклатурой дел

После утверждения структурные подразделения получают выписки из номенклатуры дел или информируются, где в общем доступе в электронной форме находится документ для практического использования в работе.

На предстоящий год сводная номенклатура дел организации разрабатывается в четвертом квартале каждого года.

Если происходят значительные изменения функций и структуры организации, составляется новая номенклатура дел (характерно для государственных органов). Это значит, что требуется снова в установленном порядке ее утвердить, включая согласование с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения.

В случае отсутствия глобальных изменений номенклатура дел в конце каждого года уточняется (если необходимо добавляются вновь заведенные дела или удаляются уже ненужные, редактируются названия заголовков дел и т.д.) и вводится в действие с 1 января предстоящего года.

После завершения делопроизводственного года по установленной форме составляется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел в организации.

Сейчас это все. Я советую вам ознакомиться с продолжением данной темы в следующей статье, где представлен образец номенклатуры дел организации. Приведенный пример будет иллюстрировать изложенную здесь информацию по составлению номенклатуры дел. На сайте в правой колонке есть отдельная рубрика, в которой уже есть несколько публикаций по рассматриваемой теме.

Евгения Полоса

К записи 687 комментариев

Анастасия | 31 01 2019

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, Приложение к номенклатуре дел. утвержденной Госархивом и Руководителем организации — «Номенклатура электронных документов» (для сдачи впоследствии в Госархив документов на обособленных электронных носителях) надо ли согласовывать с Госархивом, Экспертной комиссией организации и утверждать Руководителем (как обычную номенклатуру) или нет?

Есть ли образец этого Приложения?

admin | 04 02 2019

Здравствуйте! В номенклатуру дел организации электронные документы вводятся наравне с документами на бумажном носителе. Оформление, согласование проектов электронных документов осуществляется по общим правилам, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе.

Евгения_ | 20 02 2019

Добрый вечер! помогите советом, возникли вопросы при заполнении итоговой записи. Правильно ли я делаю.

В НД на 2018 год я заполняю графу 3 в каждом деле, т.е пишу количество дел (если дело закрыто), либо пишу карандашом. что оно переходящее (в примечании).

Вопрос — в НД есть несколько дел которые сначала числились в одном отделе, а потом (в связи с тем что сотрудник перешел в другой отдел) — в другом. Как отметить в этой НД, что дело теперь в др. отделе? Прочитала в статье — что переходящее дело, если «сохранилось» не под своим индексом, то надо указывать индекс под которым сейчас находится, но у меня возник вопрос … я не могу сказать до какого года оно переходящее, что мне с этим делать?

И возможно задать некорректный вопрос — надо ли ставить гербовую печать на подпись руководителя в грифе Утверждения руководителя (на первом листе НД)?

Спасибо заранее.

admin | 25 02 2019

Здравствуйте! 3 графу номенклатуры дел вы заполняете правильно.

Переходящее дело – это дело, ведущееся в течение 2 и более лет. Это может быть дело с учредительными документами, различные журналы, например журнал учета трудовых книжек, личные дела. Если одно и то же дело передано в другой отдел в течение календарного года – это не переходящее дело. На обложке такого дела указывается новое название отдела, старое заключается в скобки. Аналогично — с индексами дел. В номенклатуру дел вносятся изменения (из прежнего отдела дело исключается, в новый — добавляется). Переходящее дело ведется в течение ряда лет, нельзя сразу знать, когда оно завершится. Да это нигде и не требуется указывать. Просто считайте его как переходящее и учитываете в итоговой записи в соответствующей графе.

Гриф утверждения в номенклатуре дел печатью не заверяется. Печать проставляется на уставе организации, положениях, штатном расписании, сметах, на всех финансовых документах.

Екатерина | 04 06 2019

Добрый день, подскажите какой срок хранения медицинских карт амбулаторного пациента? 5 или 25 лет? Каким перечнем со сроками хранения нужно руководствоваться для медицинских документов? Перечень 493 от 1974 г. действует либо приказ Минздрава СССР от 4 октября 1980 года N 1030? Также есть Письмо Минздрава России от 07.12.2015 N 13-2/1538 «О сроках хранения медицинской документации», но само письмо же не имеет нормативной силы?

admin | 07 06 2019

Здравствуйте! До выхода в свет нового перечня документов Министерства здравоохранения РФ с указанием сроков хранения, можно руководствоваться Перечнем Минздрава СССР 1974 года в части сроков хранения медицинской документации. Однако указанные Вами приказ Минздрава СССР 1980 года и Письмо Минздрава России от 07.12.2015 имеют некоторые расхождения с Перечнем по срокам хранения, а именно, срок хранения медицинской карты амбулаторного больного устанавливается 25 лет (вместо 5 лет по перечню). Поскольку и приказ, и письмо Минздрава –более поздние документы, надо хранить медицинские карты амбулаторных больных 25 лет.

Мила | 14 08 2019

Здравствуйте. Подскажите пожалуйста срок хранения (в Перечне я не нашла) документа «Журнал регистрации заявлений отдельных социальных категорий граждан, имеющих право на обеспечение путевкой…может подойдет ст. 258 е?

Спасибо.

admin | 19 08 2019

Здравствуйте! Поскольку в разделе 11 Перечня 2010 года нет журналов регистрации, то придется использовать ст. 258е.

Евгения_ | 14 08 2019

Здравствуйте. подскажите пожалуйста срок хранения «журнала регистрации ИПР» — прочитала в Интернете что 10 лет или постоянно, но я не уверена и статью в Перечне не нашла. И еще вопрос- какой поставить срок хранения по делу «Соглашения об информационном взаимодействии с организациями — поставщиками услуг» не могу выбрать ст. 223, 300, 436, 456, 980?

admin | 19 08 2019

Здравствуйте! Поясните, пожалуйста, как расшифровать аббревиатуру ИПР?

По второму вопросу. Поскольку речь идет об информационном взаимодействии, то подойдет ст. 223.

Евгения | 20 08 2019

Добрый день! ИПР — индивидуальная программа реабилитации

admin | 23 08 2019

Здравствуйте! В Перечне 2010 года такого документа нет. Вы можете посмотреть Перечень документов со сроками хранения Министерства здравоохранения СССР (1974).

Ксения | 10 10 2019

Добрый день! При разработке номенклатуры охраны труда возник спор, отдел отказывается применять перечень статей архива к некоторым документам, а руководствуется ТК РФ и приказами Минприроды. Да и вообще, возможно ли руководствоваться сторонними документами при составлении номенклатуры, если в архивном перечне отсутствуют подходящие статьи?

admin | 14 10 2019

Здравствуйте! Если в перечне отсутствуют статьи для определения сроков хранения некоторых документов, то можно руководствоваться ведомственными перечнями, либо приказами министерств со ссылками на них в номенклатуре дел.

Татьяна | 13 11 2019

Здравствуйте!

Работаю архивариусом в организации и сейчас разрабатываю номенклатуру дел на 2020 год. Скажите, пжл, надо отображать в номенклатуре дел структурных подразделений копии приказов и распоряжений по предприятию? Их рассылают по электронной почте для сведения (ознакомления) и из них дела не составляют. Спасибо!

admin | 19 11 2019

Здравствуйте! Если дело не формируется, а по электронной почте рассылаются только некоторые распорядительные документы в целях ознакомления, то отображать их в номенклатуре дел не надо.

Татьяна | 13 11 2019

Добрый день! Подскажите пжл.

Затрудняюсь в выборе статьи. Есть документы:

1. Регистрационные документы (выписка из ЕГРП, свидетельство о постановке на учет в налоговом органе) — пост., ст. 39;

2. Документы (информации, справки, сведения), подтверждающие статус юридических лиц — 15 л.(1)ЭПК.

Правильно ли я выбрала статьи? Спасибо большое!

Татьяна | 20 11 2019

Добрый день!

Опять обращаюсь к вам за помощью по выбору статей.

Отдел капитального строительства внесло в номенклатуру дел на 2020 год:

1. Проектная документация (чертежи, проект, спецификации) — 20 лет (без статьи). В перечне 2010 года статью не нашла, а вот в перечне 2007 года вроде подходит ст. 473.

2. Исполнительная документация (решения, съемки, акты, журналы учета, выполняемых работ) — постоянно (без статьи). Статью не нашла, ни в перечне 2007 года, ни в перечне 2010 года.

Конечно, буду еще искать.

Но вам большое спасибо, что не оставляете нас без ответа.

admin | 25 11 2019

Здравствуйте! Трудно определить сроки хранения и статьи по перечню, не видя самих документов и точно не зная специфики вашей организации. Ранее Вы, по-моему, сообщали, что у вас проектная организация, то есть вы выступаете как автор проекта (не заказчик?). Тогда все сроки хранения вам надо искать в Перечне 2007 года в графе 4. Раздел 4. 1.Первый комплект документов следует отнести к ст. 462в, срок хранения в организациях-разработчиках – постоянно. 2. Второй комплект документов – ст. 473. Хотя в скобках тут указаны документы, которые можно отнести к другим статьям: планы съемок – ст. 392, журнал учета выполненных работ – м.б. 1122.

Алена | 27 11 2019

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, на какие статьи ссылаться, выбирая срок хранения для документов промышленных лабораторий 1.Книга регистрации готовой продукции.2.Журналы регистрации проб воздуха рабочей зоны. 3. Протоколы анализов стоков ливневой канализации 4. Журналы регистрации по механическими химическим испытаниям. Для номенклатуры на следующий год.

admin | 02 12 2019

Здравствуйте! Для определения сроков хранения перечисленных Вами дел и документов следует использовать «Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182. Предлагаю следующие статьи этого Перечня:

1. Ст. 1115, 3 года;

2. Ст. 1766, 5 лет;

3. Ст. 305, 5 лет ЭПК;

4. Ст. 306, 3 года после окончания испытаний и составления отчета.

Ульяна | 28 11 2019

Добрый день! В очередной раз выражаю благодарность за ваши советы и сайт в целом!!!

Наша компания занимается газификацией населенных пунктов региона. В типовых перечнях ограниченное количество наших документов, подскажите пожалуйста, к каким документам можно обращаться в подборе статей и сроков хранения. Спасибо!!!

admin | 02 12 2019

Здравствуйте! Наряду с Перечнем документов 2010 года для управленческих документов вам следует использовать «Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182. Можно также воспользоваться ведомственным перечнем. Это «Перечень документов со сроками хранения, образующихся в деятельности Министерства газовой промышленности и подведомственных ему организаций и предприятий», утвержденный МингазпромомСССР 27.07.1979. Это старый перечень, но поскольку нового в вашей отрасли не разработали, можно пользоваться им.

Анна | 05 12 2019

В университете пользовались номенклатурой на 2009 год, в 2017 году утверждена новая номенклатура. При подготовке к сдаче в архив документов университета за 2016—2018 годы придерживаться номенклатуры от 2017 года?

admin | 09 12 2019

Здравствуйте! Да, следует сдавать документы по номенклатуре 2017 года, так как в номенклатуре 2009 года по некоторым делам и документам могут быть другие сроки хранения. Перечень 2010 года изменил сроки хранения некоторых документов.

Галина | 10 12 2019

Добрый день! Составляем НД на 2020 год, возник вопрос: у нас есть отдел, в котором 3 сотрудника, им неудобно использовать общий индекс дел, как правильно поступить в данном случае? вести отдельные НД каждому сотруднику в отделе или добавлять дополнительную цифру в индекс дел? За ранее благодарны за ответ.

admin | 13 12 2019

Здравствуйте! Номенклатура дел составляется для структурного подразделения, но не для сотрудников. Поэтому первый номер в индексе должен быть единым, например – 01. Бывают случаи, когда в одном отделе есть несколько разных направлений деятельности. Например, в общем отделе есть служба делопроизводства и кадровая служба. Тогда эти направления разделяются. Например, службе делопроизводства присваивается индекс 01-01, кадровой службе – 01-02. Индекс дела тогда будет трехсложным – 01-01-01, 02-02-01. Но индексы присваиваются направлениям деятельности, а не сотрудникам.

Александра | 11 12 2019

Здравствуйте! К какой статье можно отнести Листы ознакомления (по поручению руководства они должны быть сформированы в отдельное дело и храниться в каждой службе) и какой срок их хранения? Спасибо!

admin | 16 12 2019

Здравствуйте! Листы ознакомления с приказами формируются в дело с приказами и хранятся вместе с приказами столько же, сколько и сами приказы. Нет необходимости формировать отдельно дела с листами ознакомления. Если всё же руководство настаивает, формируйте копии листов, либо вторые экземпляры и храните до минования надобности (ДМН).

Светлана | 11 12 2019

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, срок хранения договоров с организациями на проведение ремонтно-строительных работ. Спасибо.

admin | 16 12 2019

Здравствуйте! Срок хранения – 5лет ЭПК после истечения срока действия договора (ст. 440 Перечня 2010 года).

Татьяна | 17 12 2019

Добрый день!

В марте 2019 года на сайте Росархива был опубликован новый документ- Методические рекомендации по разработке номенклатур дел. Объясните пжл, мне не очень понятно, надо ли разрабатывать примерную номенклатуру дел в организации. Я работаю архивариусом, НД разрабатываю я: структурные подразделения сдают свои НД, а я потом составляю сводную. Наша организация не является источником комплектования госархива.

И еще вопрос.

Я доказываю, что по правилам в архив организации не сдают документы временного (до 10 лет) хранения, а мне говорят, что архив для этого и создан, чтобы принимать документы, в том числе и до 10 лет хранения, что эти правила для госархивов. Я понимаю, конечно, что в некоторых подразделениях нет места для хранения такой документации и меня могут обязать принимать такие документы, но помещение ограничено в размерах.

Что вы посоветуете? Спасибо большое!

admin | 23 12 2019

Здравствуйте! Примерная номенклатура дел может разрабатываться вышестоящей организацией для своих подведомственных организаций. Вам не надо ее разрабатывать. У вас разрабатывается номенклатура дел для своей организации. Вы всё правильно делаете, составляя сводную номенклатуру дел организации на основе номенклатур дел структурных подразделений.

Напишите докладную записку. Сославшись на Правила, укажите, что вы не должны принимать в архив документы временного (до 10 лет) срока хранения и добавьте, что площадь архивохранилища ограничена, и нет места для хранения этих документов.

Динара | 25 12 2019

Добрый день, на вашем сайте узнала много нового для себя. Работаю секретарем только полгода, помогите пожалуйста. Номенклатуру утвердили в начале 2019 года, за год никаких изменений не произошли, все так же осталось. Мои действия с номенклатурой на 2020 год?

admin | 30 12 2019

Здравствуйте! По Правилам номенклатура дел должна утверждаться ежегодно. Если никаких изменений нет, надо просто распечатать экземпляр, изменив в шапке «Номенклатура дел на 2020 год» и утвердить ее.

Ульяна | 26 12 2019

Добрый день! Подскажите пожалуйста, как правильно оформить документы. С архивохранилища были изъяты документы для использования в структурное подразделение. Срок использования не определен. Возможно нужно внести записи в опись? карты заместители будет сложно сделать, так как объем большой, изымались дела, а не конкретные документы. Благодарю за ответ.

admin | 30 12 2019

Здравствуйте! Это называется не изъятие документов, а выдача дел во временное пользование. Оформляется выдача дел актом о выдаче дел во временное пользование. Делается также запись в книге выдачи дел. Обязательно оформляется карта-заместитель дела. Именно дела, а не документа. И нет никакой сложности в оформлении карты. Подробно о правилах выдачи дел можно прочитать в «Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденных приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 N 526. П. 2.45-2.49. В приложениях к правилам есть образцы оформляемых документов (прил.№7, №10).

Ольга | 22 01 2020

Добрый день! Скажите, пожалуйста, электронные документы могут быть переходящими?

admin | 24 01 2020

Здравствуйте! На электронные документы распространяются общие правила делопроизводства, установленные для аналогичных документов на бумажном носителе. Разумеется, дела с электронными документами могут быть переходящими. Например, журнал учета трудовых книжек и вкладышей к ним ведется в электронном виде. Конечно, это дело будет переходящим.

Марина | 12 02 2020

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, как поступать в итоговой записи с учредительными документами. Организация была создана в позапрошлом году, уставы, свидетельства о регистрации внесены в номенклатуру, в итоговой записи отмечены как постоянные дела. На следующий год эти дела присутствуют в номенклатуре, но как их отразить в итоговой, если это тот же самый устав и положения? Как переходящие?

Спасибо.

admin | 14 02 2020

Здравствуйте! Такое дело считается переходящим. В итоговой записи к номенклатуре дел оно будет учитываться в графе 3, строка 1 как «переходящее».

Татьяна | 12 03 2020

Здравствуйте!

Перерабатываю номенклатуру дел на 2020 год, в связи выходом нового перечня. У меня вопрос по НД бухгалтерии. Годовые декларации — постоянно, квартальные декларации — 3 года, эти сроки хранения были поставлены по перечню 2010 года. Сейчас просматриваю и понимаю, что статьи не правильно поставлены.

Сейчас по новому перечню получается, что годовые и квартальные декларации срок хранения 5 лет статья 310? А, как быть с годовыми декларациями прошлых лет (после 2002 года), которые сдавали в архив организации на постоянный срок хранения?

Подскажите пжл. Спасибо!

admin | 16 03 2020

Здравствуйте! Те дела, которые ещё не успели включить в опись дел постоянного хранения, надо отобрать как дела временного (до 10 лет) срока хранения. Утвержденные описи дел постоянного хранения я бы рекомендовала не трогать, тем более что ваша организация не сдает документы в государственный архив.

Светлана | 12 03 2020

Добрый день! Подскажите, пожалуйста, если функции организации не поменялись, но, изменилась структура (некоторые отделы объединили), как быть с индексами в номенклатуре?

admin | 16 03 2020

Здравствуйте! Согласно п. 4.18 «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденных приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 N 526, при изменении структуры организации номенклатура дел пересоставляется и утверждается заново. Соответственно, изменятся и индексы дел.

К документам какого года применять новый Перечень со сроками хранения

18 февраля 2020 года начал действовать новый Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, зарегистрирован в Минюсте России 06.02.2020 № 57449)1. Также приказом Росархива от 20.12.2019 № 237 утверждена Инструкция по применению данного Перечня2. Эта Инструкция зарегистрирована Минюстом РФ 13.02.2020 под № 57488, она вступила в силу 25.02.2020.

Кроме того, 12.03.2020 Росархив опубликовал на своем официальном сайте Разъяснения по внедрению нового Перечня3 (они короткие, всего несколько абзацев). С этой информацией можно ознакомиться в разделе «Новости».

Предыдущий Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения был утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 5584.

В период с 2010 по 2019 год происходили изменения в российском законодательстве, образовывались новые виды документов, отменялись старые, устанавливались и изменялись сроки хранения документов. А Перечень должен оперативно отражать изменения, касающиеся видов документов и сроков их хранения. Росархивом проводилась работа по внесению в него изменений вплоть до 2016 года.

Но в 2016 году Росархив вышел из подчинения Минкультуры России. Указом Президента РФ от 22.06.2016 № 293 было утверждено Положение о Росархиве, в частности ему были переданы функции по утверждению перечней типовых архивных документов (а Минкультуры России эти полномочия утратило). Поэтому Росархив не мог вносить изменения в нормативный документ, утвержденный другим федеральным органом исполнительной власти. А Минкультуры России не могло вносить изменения в свой приказ, т.к. утратило полномочия по реализации государственной политики в сфере архивного дела. Поэтому с 2016 года изменения в Перечень 2010 г. вноситься не могли.

Переработанный Перечень сейчас утвержден Росархивом как новый документ. При этом есть планы по разработке в электронном виде Реестра вместо бумажного Перечня. Так что следующую модификацию Перечня есть надежда получить уже в более удобном для использования виде.

В связи с вводом в действие нового Перечня старый был отменен5, поэтому руководствоваться им с 18.02.2020 нельзя!

Инструкцией по применению Перечня 2019 г. установлено, что новый Перечень является нормативным правовым актом, его регистрация Минюстом России также подтверждает этот статус. Данный документ обязателен для применения всеми организациями России начиная с 18.02.2020 для определения сроков хранения документов:

  • экспертными комиссиями, экспертно-проверочными комиссиями;
  • делопроизводственными службами;
  • архивными службами.

Теперь давайте зададимся вопросом: какие работы мы будем делать после 18.02.2020 на основе нового Перечня?

Номенклатуру дел на 2020 год мы утвердили в конце 2019 года (до 18.02.2020 – вступления в силу нового Перечня). Но сроки хранения фигурирующих в ней документов мы начнем исчислять с 1 января 2021 года и итоговую запись к ней будем оформлять тогда же, а значит, исчислять сроки их хранения надо будет уже по новому Перечню. Строго говоря, исправлять номенклатуру дел на 2020 год мы не обязаны, но вот определять сроки хранения документов, сформированных в 2020 году, мы должны по-новому. А т.к. номенклатура дел является неким справочником сроков хранения дел организации, то через ее актуализацию выполнить данную задачу будет легче.

Это было логическое рассуждение, а теперь обратимся к нормативным документам, регламентирующим работу делопроизводственных служб:

  • в пункте 6.10 Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 22.05.2019 № 71) сказано, что «в случае изменения функций и структуры государственного органа, органа местного самоуправления номенклатура дел подлежит пересоставлению, согласованию с ЭПК федерального государственного архива, ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела или государственным (муниципальным) архивом в соответствии с предоставленными ему полномочиями и утверждению»;
  • пунктом 8.7 Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44) установлено, что «в случае изменения функций и структуры организации номенклатура дел составляется, согласовывается и утверждается заново».

Руководствуясь данными нормативными документами, можно сделать вывод, что переработку номенклатуры делать не обязательно. Перечень дел, структура организации остаются прежними, меняются номера статей по Перечню и сроки хранения документов и дел. Поэтому вопрос о переработке и переутверждении номенклатуры дел можно оставить на усмотрение руководства организации. Переработка номенклатуры дел на 2020 год в текущем году может вызвать трудности в организации документооборота. Лучше, не блокируя ведение делопроизводства, подготовить и утвердить качественный документ в следующем году.

А что же в 2020 году делать обязательно? Нужно вносить изменения в номенклатуру дел на 2020 год, руководствуясь новым Перечнем и Инструкцией по его применению. Эта работа проводится на основании приказа или распоряжения руководства организации, в котором указывается, что в соответствии с вступлением в силу нового Перечня необходимо внести изменения в утвержденную ранее номенклатуру дел организации. Также следует указать срок исполнения данного поручения.

См. статью «Как лучше актуализировать номенклатуру дел на 2020 год в связи с вступлением в силу нового Перечня» в № 4’ 2020

Правила делопроизводства не определяют порядок действий по внесению изменений в номенклатуру дел при изменении сроков хранения, однако общий порядок внесения изменений в номенклатуру дел установлен пунктами 6.16 и 6.17.

Фрагмент документа Свернуть Показать Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 22.05.2019 № 71)

6.16. …По завершении года данные об изменениях и дополнениях, внесенных в разделы номенклатуры дел структурных подразделений, вместе с итоговыми записями о категориях и количестве дел, заведенных в структурном подразделении в течение года, передаются в Службу делопроизводства государственного органа, органа местного самоуправления.

6.17. Службой делопроизводства государственного органа, органа местного самоуправления на основе полученных из структурных подразделений данных об изменениях и дополнениях, внесенных в разделы номенклатуры дел, готовится дополнение к номенклатуре дел, в котором последовательно в соответствии с разделами номенклатуры дел указываются заголовки дел, не предусмотренные утвержденным экземпляром номенклатуры дел.

Дополнение к утвержденной номенклатуре дел подписывается руководителем Службы делопроизводства и вместе с итоговой записью о категориях и количестве дел, заведенных в государственном органе, органе местного самоуправления в течение года, приобщается к утвержденному экземпляру номенклатуры дел.

Таким образом, внесение изменений в номенклатуру дел должно быть завершено до конца 2020 года – до того момента, когда происходит заполнение итоговых записей номенклатур дел структурных подразделений с последующей передачей их в службу делопроизводства. В конце года должна быть заполнена итоговая запись сводной номенклатуры дел. Данная итоговая запись должна содержать сведения о количестве дел постоянного хранения, временного хранения, а также количество дел с отметкой «ЭПК». Эти данные вносятся в итоговую запись в соответствии со сроками хранения, установленными новым Перечнем 2019 г.

Каким перечнем руководствоваться при проведении экспертизы ценности документов, созданных до вступления в действие нового Перечня?

Начиная с 18.02.2020 мы должны руководствоваться Перечнем 2019 г. при проведении экспертизы ценности с целью:

  • составления описей дел постоянного хранения, описей дел по личному составу, описей дел временного (свыше 10 лет) сроков хранения для их передачи в архив;
  • выделения к уничтожению документов и дел с истекшими сроками хранения.

Если за недавние годы (2012, 2013, 2014, 2015 и др.) экспертиза ценности уже проведена, документы с истекшими сроками хранения включены в акты о выделении к уничтожению, а также составлены и утверждены в установленном порядке описи дел, то в этом случае утвержденные и согласованные описи перебалтывать не нужно, ну а уничтоженные дела восстановить невозможно. При проведении экспертизы ценности экспертные комиссии работали в соответствии с действовавшими на тот момент нормативными документами, так что работа была проведена в рамках правого поля.

А вот при проведении экспертизы ценности документов начиная с 18.02.2020, даже если они были созданы до вступления в действие нового Перечня 2019 года (т.е. сроки их хранения были установлены в соответствии с Перечнем 2010 года), следует руководствоваться новым Перечнем. То есть с момента вступления в действие нового Перечня его применение обязательно при составлении номенклатур дел, описей дел, актов о выделении к уничтожению!

Как актуализировать номенклатуру дел на 2020 год и исправить обложки заведенных дел, читайте в этом номере журнала. А подробным анализом изменения состава дел и их сроков хранения в новом Перечне 2019 г. по сравнению с прежним Перечнем 2010 г. мы займемся в следующем номере журнала. См. статью «Инструкция по применению Перечня документов со сроками хранения 2019 года» в № 4’ 2020 См. статью «Новый Перечень документов со сроками хранения 2019 г. унаследовал проблемы предыдущего Перечня» в № 4’ 2020 Как определить срок хранения журнала регистрации документов по Перечню 2019 г.? Ответ в № 4’ 2020 Об уничтожении документов при отсутствии номенклатуры дел и описей читайте в № 4’ 2020 См. статью «Анализ нового Перечня документов со сроками хранения и сравнение с Перечнем 2010 г.» в № 5’ 2020

Сноски

Свернуть Показать

  1. Далее – Перечень 2019 г.; новый Перечень. Вернуться назад

  2. Далее – Инструкция. Вернуться назад

  3. http://archives.ru/press/12-03-2020.shtml Вернуться назад

  4. Далее – Перечень 2010 г.; старый Перечень. Вернуться назад

  5. Приказом Минкультуры России от 17.12.2019 № 1964. Вернуться назад

Бесплатно 1 номер журнала

Порядок разработки номенклатуры дел

Одна из самых важных задач документационного обеспечения управления — организация хранения и использования документов, что предполагает их обязательную систематизацию. Обеспечение сохранности документов, их быстрого поиска для решения самых разных управленческих проблем возможно только при наличии в организации номенклатуры дел.

Понимание того, что нужно составлять номенклатуру дел и грамотно формировать дела с управленческой документацией, как правило, приходит с ростом и «возрастом» организации. Обычно проходит несколько лет с момента создания компании, прежде чем становится очевидным, что процессом роста количества документов нужно управлять и важно обеспечить их учет и хранение. Когда накапливается значительное количество документов, возникают вопросы: как их разобрать и распределить по делам, что нужно хранить дальше, а что можно уничтожить. Решить эти задачи без номенклатуры дел очень сложно, если вообще возможно. Так что же такое «номенклатура дел»?

Пункт 75 ГОСТа Р 51141-98 определяет номенклатуру дел как «систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке». Для нас здесь важно следующее:

  • номенклатура закрепляет систематизацию всех документов;
  • она содержит сроки хранения каждого дела;
  • чтобы стать действующим документом, она должна быть оформлена по правилам.

Надо учитывать, что номенклатура дел — локальный нормативный документ, обязательный для исполнения всеми без исключения работниками организации, а не только службой ДОУ. Ее общее назначение — упорядочивание документов, формируемых в дела.

Конкретные функции номенклатуры таковы:

  • используется как схема классификации при распределении и группировке исполненных документов в папки-дела. Заголовки дел, закрепленные в номенклатуре, переносятся затем на обложки дел;
  • каждое дело имеет указание срока хранения включенных в него документов. Определение сроков хранения — первый этап экспертизы ценности документов;
  • нужна при построении информационно-поисковой системы по документам предприятия. При регистрации документов в регистрационный индекс часто включают индекс дела по номенклатуре;
  • классификационная схема номенклатуры используется при формировании справочной картотеки на исполненные документы, причем рубрики картотеки соответствуют рубрикам номенклатуры;
  • номенклатура дел используется вместо описи как учетный документ при сдаче в архив дел со сроками хранения до 10 лет включительно. Она же — основа для составления описей на дела со сроками хранения свыше 10 лет и постоянного.

Чтобы номенклатура соответствовала своему предназначению, при ее составлении обязательно следует соблюдать определенные правила, установленные действующими в настоящее время документами:

  • Государственной системой документационного обеспечения управления и
  • Основными правилами работы архивов организаций.

Вы также можете воспользоваться Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

Порядок разработки и оформления номенклатуры дел

Номенклатура дел на предстоящий год должна составляться в последнем квартале текущего года и после утверждения руководителем вводиться в действие с 1 января.

Пример 1 Свернуть Показать

Номенклатура дел на 2010 год должна быть разработана в последнем квартале 2009 года и введена в действие с 1 января 2010 года.

Каждый год номенклатура пересматривается и уточняется, а не реже чем раз в 5 лет заново составляется и согласовывается. Новая номенклатура потребуется и при изменении функций и структуры организации, ведь это серьезно меняет состав документов.

Общие требования к номенклатуре дел, которые учитываются при ее составлении, сводятся к следующему:

  • систематизация всех документов, получаемых и создаваемых в процессе деятельности организации;
  • включение в одно дело документов с учетом объединяющих признаков (хронологического, предметно-вопросного, номинального и т.п.) или возможного сочетания этих признаков. Раздельная группировка в дела документов постоянного и временного сроков хранения;
  • конкретная и четкая формулировка заголовка дела, которая полностью отражает состав и содержание документов в нем и исключает возможность включения в дело документов, не соответствующих его содержанию и сроку хранения;
  • систематизация дел внутри разделов номенклатуры в соответствии со степенью важности и сроком хранения документации.

Составление конкретной номенклатуры дел значительно облегчает наличие типовых или примерных номенклатур. Оба эти вида номенклатур могут разрабатываться службами ДОУ учреждений, имеющих сеть подведомственных организаций. Головные компании могут их разрабатывать для своих филиалов, представительств, дочерних компаний. В этом случае обеспечивается единая систематизация документов всей компании (группы компаний).

Типовая и примерная номенклатуры дел разрабатываются для организаций, однотипных по характеру деятельности. Разница между ними состоит в характере применения:

  • Типовая номенклатура устанавливает типовой состав дел, их единую индексацию, типовые сроки хранения. Она является нормативным документом, поэтому при составлении конкретной номенклатуры дел обязательно используются установленные типовой номенклатурой порядок систематизации заголовков дел и сроки их хранения. Заголовки дел могут несколько уточняться с учетом специфики состава документов конкретной организации, но в целом они также переносятся из типовой номенклатуры в конкретную практически без изменений. Примером такой номенклатуры может служить типовая номенклатура, разработанная Сбербанком России для своих отделений;
  • Примерная номенклатура дел не является нормативным документом. Она устанавливает примерный состав дел, их индексы и сроки хранения. При использовании примерной номенклатуры дел в номенклатуре дел конкретной организации может быть изменено количество дел, составлено несколько заголовков вместо одного или, наоборот, несколько примерных заголовков дел с одинаковыми сроками хранения объединены в один.

Если номенклатура составляется не впервые, то используются и номенклатуры дел за предшествующие годы.

Какие документы включим в номенклатуру?

Перед составлением номенклатуры необходимо провести аналитическую работу — изучить состав, содержание и количество всех документов. В этом помогут: уставы и положения об организации, ее структурных подразделениях, штатное расписание, классификаторы, справочные картотеки, номенклатуры дел за прошедшие годы, описи дел постоянного и долговременного хранения, регистрационно-учетные формы (журналы, картотеки). Но главным источником для вас станут документы текущего делопроизводства и документы прошлых лет, хранящиеся в службе ДОУ и структурных подразделениях организации.

Только внимательное изучение документации позволяет определить ее состав, содержание, количество оригиналов / копий и т.п. Работникам службы ДОУ, которые составляют номенклатуру дел организации, проще разобраться с документами, хранящимися у них, и сложнее — с документами структурных подразделений. Поэтому важно привлекать к этой работе сотрудников соответствующих отделов и служб, которые хорошо знают свои документы. Кроме того, в подразделениях должны составляться собственные номенклатуры дел.

Важное значение имеет также изучение такого параметра документооборота, как направленность движения основных документопотоков. Это позволяет выяснить состав постоянных корреспондентов (для формирования дел по корреспондентскому признаку) и выявить документы, массово концентрирующиеся в определенных структурных подразделениях, чтобы включить их в номенклатуры этих подразделений.

Основное требование, предъявляемое к номенклатуре, — охват всех документов, образующихся в процессе деятельности организации. При этом должна учитываться как документация, которая создается в самой организации (внутренняя и исходящая), включая регистрационные карточки, журналы учета, различные картотеки, так и получаемая от других организаций и лиц (входящая).

В номенклатуру должны быть внесены и документы временно действующих комиссий, групп, созданных для решения какой-либо конкретной задачи, документы общественных организаций.

В номенклатуру дел включаются также документы, не оконченные делопроизводством, которые поступили из других организаций для продолжения или окончания решения вопроса; дела по вопросам, продолжающимся более 1 года (так называемые переходящие дела). Они вносятся в номенклатуру каждого года на протяжении всего срока решения вопроса.

В течение года номенклатура может быть дополнена делами, образовавшимися после начала года в результате появления в деятельности организации новых вопросов. Для таких дел в конце каждого раздела номенклатуры предусматривают несколько резервных номеров (см. в Примере 2 дела с индексами 01-33 и 01-34).

Не включаются в номенклатуру только печатные издания (сборники, справочники и т.д.).

Структура номенклатуры и порядок ее заполнения

Обычно в качестве основы для определения структуры (разделов) номенклатуры дел организации берут структуру, закрепленную в ее штатном расписании. Первым разделом сводной номенклатуры всегда идет название службы ДОУ: Управление делами, канцелярия или др. Последними — наименования организаций или органов, действующих на общественных началах.

В небольших организациях или в случае отсутствия стабильной структуры разделами номенклатуры становятся управленческие функции или направления деятельности, например: Руководство, Кадры, Рекламная деятельность и т.п.

Номенклатура дел составляется по унифицированной форме, которая разработана архивными органами и закреплена в настоящее время в Основных правилах работы архивов организаций. Форма номенклатуры дел представляет собой таблицу из пяти граф (см. Примеры 2, 3). Каждая строка табличной части номенклатуры дел называется статьей и описывает одно дело. Рассмотрим особенности заполнения граф этой таблицы.

В 1 графе проставляют индекс дела, включенного в номенклатуру.

Индексы дел — условные обозначения, присваиваемые каждому делу, имеют большое значение для практического использования номенклатуры (см. графу 1 номенклатур в Примерах 2 и 3). Для обозначения индексов дел используются арабские цифры.

Обычно индекс дела состоит из цифрового обозначения структурного подразделения, которое принято в организации, и порядкового номера дела в пределах структурного подразделения. Например, индекс дела 02-04 означает, что дело было сформировано в структурном подразделении, которому присвоен индекс «02», и в номенклатуре дел данного подразделения заголовок дела располагается под номером «04». Рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел, сформированных в разных структурных подразделениях. Например, если заголовок дела «Приказы по основной деятельности» в разделе «Канцелярия» имеет индекс 01-05, в разделе «Финансовый отдел» это дело должно иметь индекс 03-05, в разделе «Планово-экономический отдел» — 04-05 и т.д.

Индексация структурных подразделений должна быть постоянной и повторяться из года в год. Переходящие дела вносятся в номенклатуру каждый раз под одним и тем же индексом.

Если номенклатура строится по производственной или функциональной схеме (то есть по основным направлениям деятельности), индекс дела будет состоять из индекса направления деятельности и его порядкового номера в данной группе дел, например: 03-02, где «03» — это обозначение вопроса деятельности (например, «Реклама», «Финансы», «Кадры» и т.п.), «02» — порядковый номер дела внутри раздела.

Индексы из номенклатуры дел затем используются при регистрации документов. Например, 1-й приказ по основной деятельности в 2010 году может иметь № 01-03/1, где «01-03» — это индекс дела по номенклатуре, в который данный приказ будет подшит.

2 графа — это названия заголовков дел (правила их составления и систематизации подробно рассмотрены ниже).

В 3 графе указывают количество дел (томов конкретного дела). Толщина дела не должна превышать 4 см, что составляет примерно 250 листов. Если листов получилось больше, то дело делят на части (тома). Их точное количество становится известным только по окончании делопроизводственного (т.е. календарного) года, и эта графа заполняется в конце текущего года.

В графе 4 «Сроки хранения и статьи по Перечню» указывают срок хранения конкретного дела и статью конкретного перечня. Ссылка на название и выходные данные самого перечня делается на первой странице номенклатуры дел.

Сроки хранения дел устанавливают для обеспечения сохранности ценных документов. Сроки хранения — важное основание для группировки документов в дела, так как документы с постоянным сроком хранения, сроками хранения до 10 лет и свыше 10 лет не могут помещаться в одно дело.

Сроки хранения документов — постоянные или временные (1 год, 3 года, 5 лет, 10 лет, 15 лет и т.д.) — устанавливаются в зависимости от значимости документов. Если в деле содержатся документы временного хранения различной ценности и, следовательно, с разными сроками хранения, срок хранения всего дела устанавливается по наиболее ценной документации, т.е. больший. Например, если в деле находятся документы со сроками хранения 1 год, 3 года и 5 лет, все дело хранится 5 лет.

Срок хранения исчисляется с 1 января того года, который следует за годом окончания дела. Например, срок хранения дела, законченного делопроизводством в 2009 году, будет исчисляться с 1 января 2010 года.

У некоторых документов нет конкретных сроков хранения, а хранят их «до минования надобности» (например, документы вышестоящих организаций, присланные для сведения) или «до замены новыми» (положения, инструкции). Тогда в данной графе проставляют именно эти отметки. Здесь может быть проставлена отметка «ЭК», которая означает, что по окончании делопроизводственного года дело подвергнется экспертизе ценности, по результатам которой лишь некоторые документы, возможно, будут храниться постоянно.

Основными пособиями при определении сроков хранения дел служат типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков их хранения.

Типовые перечни, разрабатываемые архивными учреждениями, устанавливают сроки хранения документации, типичной для большинства учреждений, организаций, предприятий. Они отражают общие функции и вопросы (организация системы управления, контроль, планирование, учет, отчетность, финансирование, материально-техническое обеспечение и т.п.). При определении сроков хранения документов могут использоваться несколько видов типовых перечней, например:

  • Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения (2000 г.);
  • Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (2007 г.) и т.д.

Перечни типовых управленческих документов являются нормативными документами, и значит, сроки хранения документов, закрепленные в них, нарушать нельзя (таким образом, организация не может хранить документы менее установленного срока, хотя увеличить этот срок она вправе).

Однако типовые перечни не могут охватить всю документацию различных отраслей. Поэтому на их базе министерствами и ведомствами разрабатываются ведомственные перечни, включающие наиболее полное систематизированное перечисление документации организаций и предприятий определенных отраслей. При определении сроков хранения документации прежде всего пользуются ведомственным перечнем, а при его отсутствии — типовыми перечнями.

В акционерных обществах, помимо этого, очень важно знать и учитывать требования к срокам хранения документов, закрепленные в Положении о хранении документов в акционерных обществах.

В последней графе «Примечания» проставляются отметки о новых делах, о передаче дел в архив, о переходящих (то есть не законченных в данном году) делах, о выделении дел к уничтожению и т.п.

Составление и систематизация заголовков (наименований) дел

К составлению заголовков дел приступают после того, как выявлен круг документов организации для включения в номенклатуру. Заголовки дел должны в обобщенной форме кратко, четко и однозначно отражать их состав, так как именно по заголовку дела производится поиск документов.

Заголовки составляются из следующих элементов:

  • указание вида заводимого дела (дело, документы, переписка) или название вида документа (приказы, акты, протоколы и др.);
  • указание автора документов (организации, органа управления, структурного подразделения, должностного лица и т.д.);
  • название адресата (организации или лица, которым адресованы документы) или корреспондента (организации или лица, от которых получены документы);
  • обобщенное краткое содержание документов дела (вопросы, которые отражены в комплексе документов);
  • указание на месторасположение организаций-корреспондентов или организаций-адресатов (территориальные образования, местность);
  • период (даты), к которому относятся документы дела;
  • указание копийности (наличия копий документов) дела.

В заголовках конкретных дел будут содержаться разные элементы. Все зависит от того, какие документы объединены в деле. Но во всех заголовках в качестве обязательного минимального набора элементов будут следующие:

  • название вида дела или вида документа;
  • указание на наличие копий, например, «Приказы по учебной работе. Копии». Обращаем внимание на то, что указание на подлинность документов дела в заголовок не включают.

Степень дальнейшей конкретизации, детализации наименований дел должна определяться в каждом конкретном случае, чтобы обеспечивать наибольшее удобство работы с документами в делопроизводстве и быстрого поиска необходимой информации. Поэтому в заголовках не должны употребляться формулировки типа «Разные материалы», «Общая переписка» и т.п. Они не дают возможности определить, какие виды документов и по каким вопросам включены в данное дело.

Понятие «дело» используется в заголовках дел, содержащих различные по видам документы, связанные последовательностью делопроизводства по какому-то конкретному вопросу, например, «Дело об организации центров молодежного творчества в Северо-Западном административном округе».

Термин «документы» употребляют в заголовках дел, содержащих документы по одному и тому же вопросу, но не связанные последовательностью его решения, или документы, являющиеся приложением к какому-либо другому документу. В этом случае в конце заголовка в скобках перечисляются основные виды документов. Например: «Документы о строительстве административного корпуса (утвержденные сметы расходов, планы работ, финансовый отчет, докладные записки, акты приема работ)»; «Документы к протоколам заседаний научно-технического совета (проекты решений, справки, обзоры, планы)».

Встречается использование в заголовках терминов «материалы» и «документальные материалы». Это неправильно, так как данные термины не предусмотрены государственным терминологическим стандартом.

В наименованиях дел, содержащих переписку, уточняют, с кем и по какому вопросу она ведется. Однако при указании корреспондента нужно учитывать следующее:

  • Если переписка ведется с одним корреспондентом, его указывают в заголовке дела, например, «Переписка с компанией «Медиофарм» о поставках диабетических препаратов».
  • Если в деле сгруппирована переписка с однородными корреспондентами, их название в заголовке дела дается обобщенно, например, «Переписка с молочно-консервными комбинатами о поставке и использовании тары».
  • Если однородные корреспонденты находятся на одной определенной территории (край, область, район), целесообразно указывать ее в заголовке, например, «Переписка со спортивными школами Юго-Восточного административного округа об организации летнего отдыха детей в спортивных лагерях».
  • В случае переписки с разнородными корреспондентами в заголовок дела они не выносятся, а указывается лишь вопрос, по которому велась переписка, например, «Переписка об организации международной научно-практической конференции «Электронный документооборот»».

Свои особенности имеют и заголовки дел, содержащие распорядительную, плановую и отчетную документацию.

При группировке в деле распорядительных документов, а также протоколов в заголовке указываются вид документа и автора, например: «Приказы генерального директора по административно-хозяйственным вопросам», «Протоколы заседаний совета директоров».

Заголовки дел, содержащие плановые или отчетные документы, должны содержать указание на вид и характер документов, их периодичность, например: «Годовой бухгалтерский отчет», «Месячные отчеты об отгрузке товаров». Это связано с тем, что годовые и квартальные (или месячные) отчеты имеют разные сроки хранения.

В заголовке дела, содержащего статистические формы, указываются названия форм, их номер или условное обозначение (шифр): «Годовой отчет по отдельным показателям финансовой деятельности предприятия (организации) (форма 10-ф)».

После составления заголовков дел проводится их систематизация, т.е. определяется порядок расположения заголовков в номенклатуре дел.

В номенклатуре дел небольшой организации, не имеющей структурного деления, а также в номенклатуре дел структурного подразделения организации дела систематизируют по степени их важности с учетом взаимосвязи документов.

Вначале располагаются заголовки дел, включающие организационную документацию, относящуюся к деятельности организации в целом (устав, положения, правила и т.п.) или структурного подразделения, если составляется номенклатура дел структурного подразделения (положение, должностные инструкции). Далее располагают заголовки дел с распорядительной документацией вышестоящих органов управления, затем заголовки дел с распорядительными документами самой организации (приказы, распоряжения, решения коллегиальных органов). За этой группой дел следуют дела с плановыми и отчетными документами (годовыми, квартальными, месячными), перепиской и другими документами.

Внутри каждой из перечисленных групп дела располагают по степени их важности, например, вначале годовые планы, затем квартальные и после них — месячные. Аналогично систематизируют и дела с отчетными документами.

Дела с перепиской располагают в следующем порядке: вначале — переписка с директивными и вышестоящими органами, затем — с неподчиненными организациями и в конце — с подведомственными организациями, если они есть, своими филиалами и представительствами. При большом количестве однородных корреспондентов они могут размещаться в алфавитном порядке наименований корреспондентов или географических названий, например:

  • «Переписка с компанией «ИНКОМ»»,
  • «Переписка с компанией «Корона»»,
  • «Переписка с компанией «Максигор»»

или

  • «Переписка с предприятиями Белгородской области»,
  • «Переписка с предприятиями Вологодской области»,
  • «Переписка с предприятиями Краснодарского края» и т.д.

Порядок расположения заголовков дел в номенклатуре организации должен быть стабильным и одинаковым для всех структурных подразделений, так как только в этом случае будет обеспечен быстрый поиск конкретного дела и необходимых документов.

Пример 2 Свернуть ПоказатьПример 3 Свернуть Показать

Кто подписывает, согласует, утверждает номенклатуру дел организации и структурного подразделения

Номенклатура дел составляется службой или лицом, ответственным за документационное обеспечение.

Номенклатура дел организации (ее еще называют сводной номенклатурой дел) составляется на основании номенклатур дел структурных подразделений, согласованных с архивом компании и подписанных руководителями соответствующих подразделений. Она оформляется на общем бланке организации, подписывается руководителем службы ДОУ (или иным должностным лицом, отвечающим за делопроизводство, например, секретарем) и в обязательном порядке утверждается руководителем организации.

Номенклатура дел организации должна пройти процедуру согласования. Она визируется руководителем архива (или должностным лицом, ответственным за архив) и должна быть одобрена экспертной комиссией (ЭК) организации. Если организация сдает свои документы на хранение в государственный/муниципальный архив, то ее номенклатура дел раз в 5 лет направляется на согласование с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего архивного учреждения. Если же организация не комплектует ни государственный, ни муниципальный архив, то с ЭПК этих учреждений согласовывать свою номенклатуру ей не нужно.

После утверждения сводной номенклатуры дел организации делопроизводственная служба рассылает в структурные подразделения выписку из ее соответствующих разделов (номенклатуры дел структурных подразделений). Они используются в течение года для формирования дел в подразделениях, их учета и поиска документов. В небольших организациях, не имеющих четкой структуры, составляется одна номенклатура дел, которая хранится в отдельной папке в службе документационного обеспечения управления или у секретаря руководителя.

В конце года оформляется итоговая запись о категориях и количестве заведенных и включенных в номенклатуру дел. В ней указывается количество дел постоянного хранения, со сроком хранения свыше 10 лет и со сроком хранения до 10 лет включительно, а также число дел, переходящих на следующий год.

После итоговой записи оформляется подпись лица, составившего номенклатуру, и проставляется дата составления.

Сведения итоговой записи передаются в архив, о чем в номенклатуре ставится отметка с указанием должности лица, передавшего сведения, с его личной подписью, расшифровкой подписи и датой передачи данных.

К выписке из номенклатуры дел организации для структурного подразделения по окончании года составляется такая же итоговая запись, но с отметкой о передаче итоговых сведений в службу ДОУ организации.

В Примере 2 приведен образец оформления и заполнения номенклатуры дел организации и итоговой записи к ней. Нужно обратить внимание на то, что в образце использован обычный шрифт для граф номенклатуры, которые заполняются сразу при ее составлении. Для граф, которые заполняются по окончании делопроизводственного года, использован курсив.

В Примере 3 показано, как будет выглядеть номенклатура дел структурного подразделения и итоговая запись к ней перед началом делопроизводственного года. Сравнив эти два примера, можно увидеть, что формы данных номенклатур дел очень похожи.

* * *

Разработанная и оформленная в соответствии с установленными правилами номенклатура дел позволяет не только грамотно сформировать дела, но и во многом определяет порядок их оперативного хранения и использования в делопроизводстве, а также подготовки дел к передаче в архив организации для дальнейшего, уже архивного хранения.

About the author

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *