Обработка документов

Обработка поступающих документов

Доставка корреспонденции в организации обычно осуществляется средствами почтовой связи, фельдъегерской связи, электросвязи или курьером. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается в почтовое отделение.

Обработка входящих документопотоков включает следующие основные этапы:

  • 1) первичная обработка поступивших документов;
  • 2) регистрация поступающих документов;
  • 3) предварительное рассмотрение документов;
  • 4) проставление резолюции на документе;
  • 5) перенос резолюции в регистрационную форму;
  • 6) передача документов исполнителю (сортировка корреспонденции). Организация работы с поступающими документами обязательно закрепляется в инструкции по делопроизводству.

Пример

  • 4.1. Прием и обработка поступающих в Общество документов производится в централизованном порядке канцелярией.
  • 4.2. Прием входящих документов, доставленных нарочно, курьерской или фельдъегерской службой, осуществляется делопроизводителем канцелярии под роспись с указанием даты и времени приема документов.
  • 4.3. Способ доставки документа, дата получения и подпись делопроизводителя, принявшего документ, указываются на обороте последнего листа входящего документа.

Корреспонденция обычно принимается специально выделенным должностным лицом (лицами): работником службы делопроизводства (канцелярии, общего отдела и др.), секретарями структурных подразделений.

Обработку поступающей корреспонденции еще называют экспедиционной обработкой, так как она может производиться в специальном структурном подразделении — экспедиции. Обычно экспедиция как структурное подразделение образуется при большом объеме документооборота.

Порядок и срочность экспедиционной обработки документов зависит от их содержания, а не от вида почтового отправления. Так, телеграммы и телефонограммы, не требующие, исходя из их содержания, срочного исполнения, следует обрабатывать вместе с остальной корреспонденцией.

Практика

При необходимости срочного исполнения любого документа, в том числе телеграммы, письма и др., службе делопроизводства должно быть вменено в обязанность знакомить предполагаемого исполнителя с их содержанием до прохождения документом всех стадий обработки. Установлен в ГСДОУ и срок ответов на такую корреспонденцию — двое суток.

Прием входящих документов, доставленных нарочным, курьерской или фельдъегерской службой, осуществляется под роспись с указанием даты и времени приема документов.

Способ доставки документа, дата получения и подпись работника, принявшего документ, могут указываться на обороте последнего листа входящего документа.

Желательно, чтобы в организации был централизованный учет всей поступающей корреспонденции. Поэтому входящие документы, полученные работниками структурных подразделений из различных источников, подлежат обязательной передаче со всеми приложениями в службу делопроизводства на регистрацию в день получения, а срочные — незамедлительно. На оборотной стороне последнего листа такого документа получивший его работник оформляет запись, в которой указывает дату и способ получения документа, количество листов и заверяет запись своей подписью с расшифровкой.

Внимание!

Ошибочно доставленная корреспонденция работниками экспедиции без задержки должна быть отправлена адресату.

Первичная обработка поступивших документов (входящих потоков)

включает проверку правильности доставки документов и наличия документов и приложений к ним, а также распределение документов на вскрываемые и не вскрываемые, на регистрируемые и не подлежащие регистрации.

При обработке не вскрывается корреспонденция, имеющая отметку «Лично», документы на машинных носителях, а также адресованная общественным организациям (профсоюзным, студенческим и др.). В организации может быть составлен перечень документов, которые не будут вскрываться службой делопроизводства.

Вскрывается корреспонденция с помощью специального ножа для резки бумаги или конвертовскрывающей машины.

Конвертовскрывающие машины бывают ручные и полуавтоматические. Вскрытие конвертов заключается в обрезании кромки конверта шириной 0,5—0,8 мм. Для этого в ручных конвертовскрывающих устройствах за режущей кромкой ножа имеется упор, до которого доводится кромка конверта. Упор можно убирать, что позволяет использовать эти устройства для обычной резки бумаги. В полуавтоматических конвертовскрывателях применяют дисковые ножи с электрическим приводом. Перед вскрытием конверты необходимо устанавливать на вибросталкиватель листов для смещения корреспонденции с целью исключения повреждений ее при обрезке.

После извлечения документа из конверта проверяется правильность его адресования (ошибочно поступающие документы пересылаются по принадлежности), проверяется наличие, комплектность и целостность документа и всех приложений. При некомплектности или повреждении документа на нижнем поле последнего листа делается соответствующая отметка и информируется корреспондент.

При отсутствии или недостаче приложений на документе проставляется отметка «Получено без приложений». Запросы о предоставлении отсутствующих или недостающих документов направляются отправителям, с приложением акта о факте недостачи (недовложении) документов. Один экземпляр направляют отправителю, другой присоединяется к полученным документам. Форма такого акта не унифицирована и составляется организацией самостоятельно. Примерная форма акта представлена в приложении 2 к учебнику.

При вскрытии корреспонденции упаковка (конверты) уничтожаются, исключения делаются только в следующих случаях:

  • — в полученных документах нет обратного адреса и фамилии отправителя, но они есть на упаковке;
  • — в документе не проставлена дата и ее приходится устанавливать по почтовому штемпелю;
  • — если полученный документ по смыслу носит личный характер, а на упаковке (конверте) отметки «лично» не было;
  • — при желании взыскать с корреспондента доплату почтовой службе.

Ситуации, которые могут возникнуть при приеме корреспонденции, и алгоритм их решения рассмотрены в табл. 4.1.

Таблица 4.1

Алгоритм действий при получении корреспонденции

Ситуация

Алгоритм решения

Курьер принес письмо, адресованное в другую организацию

Не принимать письмо и вернуть письмо курьеру

Курьер принес письмо с неполным комплектом документов

Не принимать письмо, составить в трех экземплярах акт и зафиксировать, какие вложения отсутствовали в полученной корреспонденции

Курьер принес письмо, которое было повреждено по дороге (вскрыто, порвано, залито водой и т.п.)

Не принимать письмо, составить в грех экземплярах акт и зафиксировать, какие вложения отсутствовали в полученной корреспонденции

По почте доставлено письмо, адресованное в другую организацию

Связаться с организацией-отправителем и узнать дальнейший алгоритм действий

По почте доставлено письмо с повреждениями

Составить акт в присутствии почтальона

По почте доставлен конверт с пометкой «Лично»

Письмо не вскрывать и передать непосредственно адресату

Курьер принес письмо с грифом «Конфиденциально», » Коммерческая тайна» или др.

Письмо не вскрывать и передать в подразделение, которое ведет работу с конфиденциальными документами, или сотруднику, отвечающему за их обработку

На поступающих регистрируемых документах проставляется отметка (штампом, нумератором или от руки), включающая порядковый номер поступления, дату поступления и при необходимости количество листов.

Если корреспонденция не вскрывается, то регистрационный штамп может ставиться на конвертах и упаковке пакетов; при регистрации эти штампы должны быть продублированы и на документах, содержащихся в этих упаковках.

Если в организации используется система электронного документооборота (СЭД), то после проставления регистрационного штампа документ сканируется и прикрепляется к регистрационной карточке в СЭД. Приложение к поступающему документу не сканируется в случае, когда является книгой, брошюрой, фотографическим материалом, скреплено внутри по смысловым частям, прошито и скреплено печатью или имеет большой объем (например, более 100 листов).

При поступлении документа в организации, использующие корпоративную СЭД, такой документ не распечатывается, штамп на нем не проставляется, информация о входящем номере фиксируется СЭД на электронном документе автоматически в виде записи на нижнем поле первого листа.

В этом случае документ сразу направляется в электронном виде на рассмотрение и может, при необходимости, распечатываться только для подшивки копии в дело.

Правило!

Обработка поступающих документов должна проводиться в день их поступления или в первый рабочий день при поступлении корреспонденции после окончания предыдущего рабочего дня, а также документов, поступивших в нерабочие дни.

В каждой организации должен иметься перечень документов, не регистрируемых службой делопроизводства. К нерегистрируемым относятся документы, не требующие исполнения и использования в справочных целях. Их перечень включается в инструкцию по делопроизводству (письма-приглашения, поздравления, рекламные издания и т.п.). Эти документы имеют самый короткий маршрут в организации, поскольку они сразу передаются в соответствующие подразделения.

Практика

Отдельную часть поступивших документов составляют бухгалтерские счета, акты выполненных работ и т.п. Бухгалтерский документооборот отличается от общего и регламентируется не инструкцией по делопроизводству, а учетной политикой компании, в которой не указано про функции службы делопроизводства в процессе обработки бухгалтерской корреспонденции.

Поступившая бухгалтерская документация должна быть передана в бухгалтерию без регистрации. Учет и сохранность таких документов должен организовать главный бухгалтер силами своих подчиненных.

Регистрации обычно не подлежат:

  • — пригласительные билеты;
  • — приглашения на семинары, обучение;
  • — приглашения на мероприятия (направленные в организацию по листу рассылки и не имеющие обращения к конкретному должностному лицу);
  • — поздравительные письма, поздравительные телеграммы, открытки;
  • — периодические издания (газеты, журналы, книги);
  • — тематические и специальные бюллетени, каталоги, сборники (без сопроводительного письма);
  • — рекламные материалы;
  • — бухгалтерские, финансовые документы (без сопроводительного письма);
  • — обращения граждан, не содержащие информации об отправителе (фамилии и инициалов), а также обратного адреса.

Сортировкой называют распределение корреспонденции по получателям и исполнителям. При сортировке документы раскладываются по ячейкам сортировочного устройства. Номер каждой ячейки должен соответствовать номеру корреспондента или получателя (структурного подразделения).

Нерегистрируемые документы раскладываются по ячейкам сортировочного шкафа, в котором каждому подразделению организации соответствует своя ячейка. При отсутствии такого шкафа могут использоваться папки с названиями подразделений.

Документы, предназначенные для передачи в подразделения, раскладываются по ячейкам сортировочного шкафа, как и нерегистрируемые документы.

Если в организации принята централизованная форма делопроизводства, при которой все документы регистрируются в службе делопроизводства, то экспедиционная обработка этого массива документов завершается их передачей на предварительное рассмотрение и регистрацию.

Если в организации применяется смешанная форма организации делопроизводства, при которой документы регистрируются в службе делопроизводства и в подразделениях, то экспедиционная обработка завершается сортировкой документов на две группы:

  • — документы, поступающие на рассмотрение руководства (они передаются на предварительное рассмотрение и регистрацию в службу делопроизводства),
  • — документы, направляемые непосредственно в структурные подразделения на регистрацию и рассмотрение.

Внимание!

Обработка поступающих документов может считаться оптимальной, если документ поступает к конечному исполнителю в течение следующего дня после его получения организацией.

Прием и отправка электронных документов также осуществляются службой делопроизводства.

При получении электронных документов служба делопроизводства осуществляет проверку подлинности электронной подписи. При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение руководителю, направлении их в структурные подразделения и ответственным исполнителям, отправке электронных документов и хранении их вместе с другими электронными документами передаются (хранятся) их регистрационные данные.

Предварительное рассмотрение документов. Распределение поступающих документов по адресатам начинается в экспедиции после окончания их первичной обработки. В результате формируются следующие группы документов:

  • — документы, адресованные руководству организации;
  • — документы, адресованные в структурные подразделения;
  • — документы, адресованные руководителям структурных подразделений;
  • — предложения, заявления, жалобы граждан, в том числе адресованные в структурные подразделения.

Перед тем как направить документы исполнителям или руководителю для оформления поручения недостаточно только знакомства с заголовком документа и адресатом, требуется ознакомиться с их содержанием. В этом случае значительным резервом сокращения сроков и инстанций прохождения поступающих документов является предварительное рассмотрение (см. гл. 3 учебника). Оно может производиться в службе делопроизводства на основе делегирования руководителем прав начальнику службы и заключается в самостоятельном распределении доверенным сотрудником документов на потоки — для обязательного рассмотрения руководителем и направляемые непосредственно в структурные подразделения исполнителям. При этом учитывается:

  • — важность содержания:
  • — вид документа (закон, распоряжение, письмо, отчет и т.д.);
  • — сложность и новизна поставленных вопросов;
  • — авторство, т.е. общественное положение лица, автора документа, место учреждения-отправителя в структуре управления, роль общественной организации в жизни общества;
  • — реальная срочность исполнения документа.

На данном этапе задачей является определение наиболее рационального и короткого маршрута движения каждого документа до соответствующего специалиста, что позволяет оперативно и компетентно решать поставленные в документах вопросы и освобождает руководителей от излишнего потока документов.

Порядок рассмотрения поступивших извне запросов и подготовки ответов определяется внутренними инструкциями, принятыми в организации.

Например, если в качестве адресата указан отдел кадров, а вопросы, затронутые в документе, входят в компетенцию юриста организации, то при предварительном рассмотрении документ будет направлен юристу. Адресат не вправе указывать, какой сотрудник организации должен рассмотреть их письмо. Это право принадлежит исключительно руководителю организации, получившей документ.

Сотрудник, ответственный за предварительное рассмотрение документов, знакомится с содержанием поступивших документов и распределяет их по руководителям, структурным подразделениям и специалистам в зависимости от характера затронутых вопросов. Руководителю организации и заместителям направляются наиболее важные документы по принципиальным вопросам деятельности организации или относящиеся к компетенции нескольких руководителей и специалистов. Предложения, заявления и жалобы граждан направляются тому должностному лицу, в компетенцию которого входит право окончательного решения затронутого в письме вопроса.

Документы, не требующие принятия решения на уровне руководства организации, распределяются по структурным подразделениям.

Предварительное рассмотрение документов — одна из технологических операций в делопроизводственном цикле и должна завершаться документированной отметкой.

Такая отметка имеет силу резолюции руководителя.

Отметка о предварительном рассмотрении поступивших документов в настоящее время является дополнительным реквизитом, правила ее оформления не установлены стандартом ГОСТ Р 6.30-2003.

Отметка должна отражать результат предварительного рассмотрения, т.е. содержать фамилию руководителя, должностного лица, специалиста или наименование структурного подразделения (в именительном или дательном падеже), которым документ направляется на исполнение. Отметка должна быть датирована и подписана сотрудником службы делопроизводства:

Петрову П. П./П. П. Петров Старший инспектор Службы ДОУ подпись И. А. Иванова 24.12.2016

Отметка о предварительном рассмотрении документа может проставляться от руки или специальным штампом с датором на нижнем поле поступившего документа или на левом поле документа рядом с заголовком к тексту.

В регистрационно-контрольной карточке или «входной» форме поступившего документа при внесении сведений в систему электронного документооборота необходимо предусмотреть дополнительные поля, в которых фиксируются атрибуты отметки о предварительном рассмотрении (вид поступившего документа, вопрос, исполнитель/дублер, а в случае необходимости и коды/индексы этих полей по классификатору). Необходимо предусмотреть также подписание и датирование отметки сотрудником службы делопроизводства (может применяться датор/счетчик и простая электронная подпись, поддерживаемая системой электронного документооборота).

Предварительное рассмотрение документов осуществляет служба делопроизводства, и условиями эффективности этой процедуры являются и квалификация сотрудников службы, и наличие соответствующих полномочий формировать документопотоки и маршрутизировать документы.

Полномочия по предварительному рассмотрению документов, классификатор для предварительного рассмотрения, а иногда — форма отметки и место ее проставления, как правило, устанавливаются приказом руководителя организации.

Подобная регламентация введения операции предварительного рассмотрения документов необходима для того, чтобы перевести взаимодействие руководителей, сотрудников и подразделений в процессе исполнения документов на уровень нормативно установленной технологии и исключить субъективизм и излишние эмоции. Поэтому в приказе устанавливается четкий организационный порядок в предварительном рассмотрении документов, который является основой организации и маршрутизации доку- ментопотоков поступающих и отправляемых документов.

Текст: Лариса Неволина

Каждая компания обязана наладить коммуникацию с внешней средой — клиентами, контрагентами, государственными службами и т.д. В современном мире существенную часть деловой корреспонденции компания получает по электронной почте, хотя есть и определенный поток обычной почты. Однако способ доставки письма играет второстепенную роль по сравнению с принципами правильной организации приема и обработки деловой корреспонденции, ведь даже если эта работа организована правильно, она «съедает» до 10% рабочего времени менеджеров. А уж если в ней допущены просчеты, то гораздо больше, что негативно отражается как на личной эффективности работника, так и на эффективности компании в целом. Так как же организовать работу с корреспонденцией правильно?

Получение деловой корреспонденции

Получение документов по почте стоит начать с проверки комплектности и целостности корреспонденции. В первую очередь следует проверить, верно ли указано наименование получателя. Если вы обнаружили, что электронное письмо доставлено не по адресу либо в сообщении не хватает вложений, то немедленно сообщите об этом корреспонденту. Если обнаружить ошибку еще при первичном ознакомлении, это позволит сократить количество времени на дальнейшую обработку.

Первичная сортировка

Вторым этапом обработки входящей корреспонденции является ее первичная сортировка по адресатам, а затем на регистрируемую и нерегистрируемую корреспонденцию.В каждой организации непременно есть перечень документов, не подлежащих регистрации, например, рекламные материалы, поздравления и прочее. Также регистрации не подлежат бухгалтерские документы — счета, акты и т.д. Однако стоит помнить: все, что не зарегистрировано, может потеряться. А утрата документов способна привести к штрафным санкциям в отношении вашей организации. Поэтому бухгалтерские документы тоже можно регистрировать, но желательно выделять в отдельную группу.

Далее из общей массы поступивших документов необходимо выделить те, которые подлежат немедленному докладу руководству. Их необходимо регистрировать в первую очередь. Затем выберите документы, срок исполнения которых установлен каким-либо нормативным правовым актом и очень краток, например, три рабочих дня и т.д.

Немедленному докладу подлежат, как правило, документы, поступившие из вышестоящих или курирующих организаций, содержащие какие-либо поручения или требования в отношении вашей организации.

Регистрация входящей корреспонденции

При регистрации входящих писем, как правило, используется стандартный набор реквизитов, которые вписываются в журнал регистрации или в регистрационную карту/ форму (которые могут иметь как электронный, так и бумажный формат, в зависимости от устройства организации) на первом этапе обработки входящего письма:

  • регистрационный номер входящего документа;
  • дата регистрации (поступления) документа;
  • дата и регистрационный номер поступившего документа;
  • сведения о корреспонденте (наименование организации — автора документа; должность и Ф.И.О. лица, подписавшего письмо);
  • краткое содержание письма;
  • способ доставки;
  • количество полученных экземпляров письма;
  • номер полученного экземпляра;
  • сведения об адресате (Ф.И.О. и должность лица, на имя которого поступило письмо, хотя оно может быть адресовано и самой организации без указания конкретного должностного лица);
  • кому (Ф.И.О. и должность) входящий документ передается для принятия управленческого решения, ознакомления или исполнения.

Как известно, важные документы часто направляются или пересылаются с помощью сопроводительных писем. В этой связи делопроизводители часто задаются вопросом, какой документ регистрировать — сопроводительное письмо или тот документ, который оно сопровождает? Чаще всего его приходится вести по данным «сопровождаемого» документа. Поэтому удобнее основным документом все-таки считать «сопровождаемый» документ, а сопроводительное письмо прикреплять в виде связанного документа.

Зарегистрированным письмам присваивается статус «зарегистрировано».

Передача корреспонденции руководству

Оригиналы зарегистрированных входящих документов на бумажном носителе передаются секретарю для их дальнейшего доклада руководителю.

Момент передачи документов от делопроизводителя секретарю руководителя очень важен, так как довольно часто приходится объявлять «розыск пропавших документов», в то время как они спокойно лежат в кабинете руководителя. Поэтому факт передачи документов от делопроизводителя секретарю и обратно требует ведения строжайшего учета.

Для этого еще необходимо оставить только один маршрут движения документов от руководителя к исполнителю: руководитель — секретарь —делопроизводитель — исполнитель. Иначе руководитель, передающий документы непосредственно исполнителям «из рук в руки», сам создает предпосылки для бесконтрольного движения документов, что ведет не только к несвоевременному исполнению, но и к утрате документов.

Если вы ведете только «бумажное» делопроизводство, то единственным вариантом фиксации факта передачи документов руководителю (или его секретарю) будет перечень (список номеров) передаваемых документов.

Если же вы работаете также с электронной регистрацией документооборота, то секретарю, получившему входящую корреспонденцию, остается только сверить наличие передаваемых документов на бумажном носителе с документами, зарегистрированными в системе.

Также удобно использовать стадии жизненного цикла электронного документа. Вы помните, после регистрации мы установили для зарегистрированных в системе документов стадию «Зарегистрировано». Секретарь, получив документы на бумажном носителе и сверив их с данными системы, может присвоить им новый статус: «На рассмотрение».

Руководитель, получивший документ, принятое по нему управленческое решение оформляет в виде резолюции, которая пишется на самом документе. Затем с составленной резолюцией документы передаются делопроизводителю.

Направление документов на исполнение

На этом этапе работы с входящей корреспонденцией перед сотрудниками службы документооборота стоят две задачи:

  • во-первых, перенести в регистрационные материалы резолюцию руководителя (текст резолюции (т.е. поручение руководителя), а также фамилии должностных лиц, которым будет направлен документ на исполнение и для осуществления контрольной функции);
  • во-вторых, передать документы в структурные подразделения на исполнение или ознакомление.

Исполнение документов

Ответственность за исполнение документов (входящих писем и поручений по ним) возлагается на сотрудников организации, назначенных исполнителями в соответствии с резолюцией руководителя, должностными обязанностями или утвержденным бизнес-процессом.

Руководствуясь правилами классического делопроизводства, ход работы исполнителя с документом и ее результат отражается в регистрационных материалах. На самом документе проставляется, как правило, только отметка об исполнении документа без деталей хода исполнения (соответствующая запись оформляется на нижнем поле документа).

Задача делопроизводителя на этом этапе состоит только в том, чтобы принимать от исполнителей отчеты о проделанной работе и при необходимости переносить их в регистрационные формы.

Исполнив документ, исполнитель обязан на нем (на нижнем поле документа) оформить отметку об исполнении. Если совершено какое-либо действие, то исполнитель в отчете об исполнении описывает это действие, проставляет дату совершения действия, личную подпись и дату оформления отметки об исполнении.

Формирование документов в дела

Исполненные в делопроизводстве входящие письма формируются в дела по следующим признакам:

  • по содержанию (предметно-вопросному признаку) документов (например, в одно дело формируется переписка о направлении / получении отчетов);
  • по географическому признаку (в одно дело формируются документы, поступающие / отправляемые из одного региона);
  • по корреспондентскому признаку (в одно дело формируется переписка с одним корреспондентом) и так далее.

Следуя основным принципам работы с корреспонденцией, можно значительно сократить время на ее обработку, а также избежать утери документации и облегчить поиск архивных данных.

Передача документов в структурные подразделения

Для этого реализуются несколько технологий, иногда параллельно. Для обычной корреспонденции в службе ДОУ применяются сортировальные ячейки, аналогичные почтовым, где каждому подразделению отводится своя промаркированная ячейка. Документы из ячеек в определенное время, в соответствии с графиком работы службы ДОУ, забирают сотрудники подразделений самостоятельно.

Более важные документы, документы с ограниченным доступом разносят с соблюдением точного графика сотрудники службы ДОУ (рис. 10.2). При этом они же забирают в подразделениях и документы, предназначенные к отправке.

В случае большой срочности или конфиденциальности производится разовая доставка документов конкретному исполнителю (службой ДОУ, секретарем подразделения, вызывается исполнитель для получения документа). Как правило, документы передаются внутри организации без расписки, но для конфиденциальных документов, срочных, особо важных документов она обязательна. Для этого используют разносные книги упрощенного графления или вторые экземпляры регистрационных карточек (рис. 10.3). При эксплуатации системы компьютерной регистрации документов и автоматизированного документооборота в нормативных методических документах (инструкциях) должен быть оговорен способ передачи информации исполнителю: электронную копию документа через компьютерную сеть или непосредственно сам исполняемый документ.

Рис. 10.2. Образец графика доставки документов

Рис. 10.3. Образец графления разносной книги

Обработка поступающих документов может считаться оптимальной, если документ поступает к конечному исполнителю в течение следующего дня после его получения организацией.

Обработка отправляемой корреспонденции

Телефонограммы, факсограммы, электронные документы обычно посылаются самостоятельно, непосредственно с рабочих мест, если руководство организации не принимает решение о подконтрольной службе ДОУ централизованной рассылке всех исходящих документов.

Бумажные документы, в том числе и телеграммы, отправляются, как правило, централизованно через экспедицию. Отправка документов по почте или передача их с помощью курьеров (сотрудников) решается исходя из конкретной ситуации. При отправке для экспедиционной обработки должны приниматься только полностью оформленные, подписанные и зарегистрированные документы.

На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит список на рассылку. После регистрации документа силами службы ДОУ или исполнителем (это должно оговариваться в инструкциях по ДОУ) организуется его размножение в количестве экземпляров, обеспечивающих отправку по всем указанным адресам рассылки и сохранении обязательного экземпляра.

Исполнитель определяет индекс дела, в которое должен быть подшит контрольный экземпляр документа, содержащий отметки о согласовании, и проставляет на нем отметку о направлении в дело; если документ является ответом, то документ-запрос сдается при регистрации вместе с ответным документом.

При решении оперативных вопросов по телефону или лично на исполненном документе и в регистрационно-контрольной форме исполнитель делает отметку, содержащую исчерпывающие сведения об исполнении, например:

Недооформленные, неправильно оформленные и некомплектные документы службой ДОУ должны возвращаться исполнителям.

Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться в день их поступления в службу ДОУ. При этом дополнительно проверяется:

  • – наличие адресов рассылки на самом документе или на отдельном листе;
  • – наличие необходимого числа копий, без учета экземпляра, остающегося в офисе;
  • – уточняется форма отправки корреспонденции: курьерская, телеграфная, электронная, электрографическая (факс), почтовая. В последнем случая важен вид почтового отправления: бандероль, простое, заказное, ценное письмо.

Сотрудник, осуществляющий отправку корреспонденции, обычно формирует единое почтовое отправление, если несколько авторов отправляют документы одному адресату.

Экспедиционная обработка отправляемых документов включает в себя:

  • – сортировку почты по корреспондентам;
  • – упаковку и оформление почтового отправления;
  • – передачу корреспонденции в отделение связи.

Отправка документов на машинных носителях, посылок и бандеролей должна производиться в упаковке, соответствующей техническим требованиям и сохранности носителей и записанной на них информации. Ответственность за упаковку документов должен нести исполнитель документа совместно со службой ДОУ. Обязательная сопроводительная документация к документам на машинных носителях, посылкам и бандеролям проходит экспедиционную обработку на общих основаниях.

Упаковка и оформление корреспонденции осуществляется в соответствии с действующими почтовыми правилами и должна проводиться в тот же день или не позднее первой половины следующего рабочего дня.

Оформление и отправление служебных телеграмм должно осуществляться в течение часа после их регистрации в службе ДОУ.

Экспедиционная обработка документов

Термин «экспедиционная обработка документов» образован от слова «экспедиция» в значении «подразделение службы делопроизводства, осуществляющее обработку документов». Создание специального подразделения – экспедиции – характерно для крупных организаций с большим объемом документооборота. В организациях средних и небольших экспедиционная обработка документов выполняется одним из работников службы делопроизводства (канцелярии) или работником, отвечающим за организацию работы с документами, если в учреждении вообще нет службы делопроизводства.

Рассмотрим основные этапы экспедиционной обработки поступающей и отправляемой корреспонденции.

Этапы обработки поступающей корреспонденции

Обработка поступающей корреспонденции включает в себя:

  • проверку правильности доставки документов, целостности упаковки и вложений, комплектности документов (наличия всех приложений);
  • фиксацию факта поступления документов;
  • сортировку документов для последующей передачи по назначению.

Проверка правильности доставки корреспонденции проводится до вскрытия конвертов или иной упаковки – необходимо прежде всего убедиться, что вся корреспонденция доставлена по правильному адресу. Если выявляется корреспонденция, предназначенная другому адресату, то она возвращается в почтовое отделение.

При обнаружении повреждений конверта (а возможно, и документов) составляется акт, в котором фиксируется факт поступления корреспонденции в поврежденном виде. Акт составляется в двух экземплярах, один из которых направляется отправителю, а другой остается в службе делопроизводства организации.

После проверки правильности доставки конверты с корреспонденцией вскрываются, за исключением конвертов с грифом ограничения доступа («Конфиденциально», «Для служебного пользования», «Коммерческая тайна» или др.) либо отметку «лично». Конверты вскрываются с помощью ножниц или, при большом объеме переписки, с помощью специального устройства – конвертовскрывателя. Как правило, конверты уничтожаются, но и здесь есть свои исключения. Конверты не уничтожаются в следующих случаях:

  • при поступлении обращений граждан;
  • при отсутствии на конверте отметок («лично» или отметок, обозначающих ограничение доступа к информации), или если при вскрытии конверта обнаруживается, что документы имеют особый статус;
  • когда только по почтовому штемпелю на конверте можно установить дату отправки и получения документа;
  • когда только по конверту можно установить адрес отправителя при значительном повреждении конверта;
  • при наличии в конверте только приложений без сопроводительного письма.

В перечисленных случаях конверты скрепляются вместе с документами и далее по инстанциям передаются вместе, в комплекте.

Следующий шаг – проверка комплектности документов. При проверке содержимого конверта может обнаружиться:

  • отсутствие отдельных приложений к документу или, наоборот, сопроводительного письма к приложениям,
  • присутствие документов, предназначенных для другого адресата.

При отсутствии приложений на сопроводительном письме проставляется соответствующая запись, при отсутствии в конверте самого сопроводительного письма отметка делается на конверте (конверт в этом случае не уничтожается). И в том и в другом случае отправитель документов должен быть проинформирован (устно или в форме письма) о некомплектности отправленных им документов. При обнаружении документов, предназначенных для другого адресата, эти документы пересылаются в соответствии с указанным в них адресом или возвращаются отправителю также с уведомлением о том, что документы направлены не по адресу.

Телеграммы и телефонограммы, поступающие на обработку одновременно с письмами, обрабатываются в первую очередь.

На всех поступивших документах проставляется отметка о поступлении с помощью так называемого входящего штампа, в котором от руки указывается дата поступления документов. В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 отметка о поступлении проставляется на сопроводительном письме или первом листе документа на нижнем поле справа.

Если конверты в ходе первоначальной обработки не вскрывались, отметка о поступлении проставляется на самом конверте. Кроме даты поступления, в отметке может указываться время поступления в часах и минутах, если документ требует срочного рассмотрения.

Первоначальная обработка документов заканчивается их сортировкой. Документы распределяются на два массива: регистрируемые и нерегистрируемые. К нерегистрируемым документам относят документы, не требующие исполнения или использования в справочных целях — как правило, это рекламные материалы, письма-приглашения, поздравления, благодарности, документы по материально-техническому обеспечению, статистическая и бухгалтерская учетная и отчетная документация и др., плановые, финансовые документы, информационные материалы, присланные для сведения, учебные планы, программы и др. Перечень нерегистрируемых документов, как правило, включают в качестве приложения в инструкцию по делопроизводству организации.

Нерегистрируемые документы раскладываются по ячейкам сортировочного шкафа, в котором каждому подразделению организации соответствует своя ячейка. При отсутствии такого шкафа могут использоваться папки с названиями подразделений.

Дальнейшая работа ведется с массивом документов, подлежащих регистрации. Если в организации принята централизованная форма делопроизводства, при которой все документы регистрируются в службе делопроизводства, то экспедиционная обработка этого массива документов завершается их передачей на предварительное рассмотрение и регистрацию. Если в организации смешанная форма организации делопроизводства, при которой документы регистрируются в службе делопроизводства и в подразделениях, то экспедиционная обработка завершается сортировкой документов на две группы:

  • документы, поступающие на рассмотрение руководства (они передаются на предварительное рассмотрение и регистрацию в службу делопроизводства),
  • документы, направляемые непосредственно в структурные подразделения на регистрацию и рассмотрение.

Документы, предназначенные для передачи в подразделения, раскладываются по ячейкам сортировочного шкафа, как и нерегистрируемые документы.

Этапы обработки отправляемых документов

Обработка отправляемых документов включает в себя:

  • проверку комплектности документов;
  • сортировку;
  • нанесение адреса на конверт;
  • фальцовку (складывание бумажного листа в один, два и более фальц-сгиба) и упаковку документа;
  • отправку документа (сдачу в отделение связи или курьеру).

Оформление документов для отправки по почте осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи (утверждены постановлением Правительства РФ от 14.04.2005 № 221).

Документы должны передаваться на отправку зарегистрированными, правильно оформленными, со всеми приложениями и сопроводительными документами. При отправке документов проверяется правильность адреса корреспондента, на документах, подлежащих возврату, ставится штамп «Подлежит возврату». Отправка документов должна осуществляться в день их регистрации или, в крайнем случае, на следующий рабочий день. Срочные документы, телеграммы отсылаются незамедлительно.

Если письмо направляется в несколько адресов (до четырех), то работник экспедиции, вкладывая документ в конверт, подчеркивает наименование того адресата, которому отсылается данный экземпляр письма. Если адресатов больше четырех, отправка документов осуществляется по списку, который готовится исполнителем и передается в экспедицию вместе с экземплярами письма.

На этапе отправки документов производится их сортировка по адресатам. Документы, подготовленные различными подразделениями по разным вопросам, но направляемые в один адрес, вкладываются в один конверт.

Адреса на конвертах в письмах, пересылаемых в пределах территории Российской Федерации, оформляются на русском языке. Адреса на почтовых отправлениях, пересылаемых в пределах территории республики в составе Российской Федерации, могут оформляться на государственном языке соответствующей республики при условии повторения адресов на русском языке. На международных почтовых отправлениях адрес пишется латинскими буквами и арабскими цифрами. Допускается написание адреса на языке страны назначения при условии повторения наименования страны назначения на русском языке.

В соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи адрес пишется в следующем порядке:

  • для юридического лица – полное или краткое наименование, для гражданина – фамилия, имя, отчество;
  • название улицы, номер дома, номер квартиры;
  • название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
  • название района;
  • название республики, края, области, автономного округа (области);
  • название страны (для международных почтовых отправлений);
  • почтовый индекс (условное цифровое обозначение почтового адреса, присваиваемое объекту почтовой связи).

Адрес получателя пишется в правой нижней части почтового конверта, а адрес отправителя – в левом верхнем углу.

После нанесения адреса на конверт (от руки или с помощью ПК), документы вкладываются в конверт и заклеиваются. При отправке документов постоянным корреспондентам в экспедиции целесообразно иметь конверты с уже напечатанными адресами или адресами, напечатанными на ярлыках – полосках бумаги, которые при отправке документов наклеиваются на конверт.

В экспедиции могут использоваться конверты с окнами. Окно – вырез прямоугольной формы на лицевой стороне конверта. Окно закрывается защитной пленкой, через которую должен легко читаться адрес получателя. При использовании конвертов с окнами документ складывается так, чтобы через него читался адрес, напечатанный на документе. В этом случае указывать адрес на конверте нет необходимости.

Почтовые отправления могут быть:

  • простыми (принимаются от отправителя без выдачи ему квитанции и доставляемые (вручаемые) адресату (его законному представителю) без его расписки в получении);
  • регистрируемыми: заказными, с объявленной ценностью, обыкновенными (принимаются от отправителя с выдачей ему квитанции и вручаемые адресату (его законному представителю) с его распиской в получении).

Регистрируемые почтовые отправления могут пересылаться с описью вложения, с уведомлением о вручении и с наложенным платежом.

Организациям рекомендуется отправлять корреспонденцию заказной почтой (в том числе с уведомлением) только в тех случаях, когда этого требует законодательство, или в случаях крайней необходимости.

Услуги почтовой связи являются платными. Для подтверждения оплаты услуг почтовой связи по пересылке простой и заказной письменной корреспонденции, оказываемых организациями федеральной почтовой связи, применяются государственные знаки почтовой оплаты. В качестве государственных знаков почтовой оплаты используются:

  • почтовые марки, наклеиваемые на письменную корреспонденцию или наносимые типографским способом на почтовые конверты и почтовые карточки;
  • оттиски государственных знаков почтовой оплаты, наносимые франкировальными машинами;
  • иные знаки, установленные Федеральным агентством связи и наносимые типографским способом.

В соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи наклеивание почтовых марок на письменную корреспонденцию на сумму стоимости услуги почтовой связи входит в обязанность отправителя. Наклеивать одну почтовую марку на другую запрещается. Государственные знаки почтовой оплаты размещаются в правом верхнем углу письменной корреспонденции.

Простая письменная корреспонденция, оплата услуг по пересылке которой подтверждена почтовыми марками, может опускаться в почтовые ящики. Письменная корреспонденция с оттисками клише франкировальных машин и иными знаками, подтверждающими оплату услуг почтовой связи, принимается в объектах почтовой связи, определенных оператором почтовой связи.

About the author

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *