Опись документов, образец

Бланк описи документов

Предприниматели и организации вынуждены обмениваться огромным количеством документов, часть из которых являются крайне важными оригиналами и требуют особенного обращения. Сторонам важно гарантировать их сохранность: в этом поможет образец описи передаваемых документов. Оформление такого акта не является обязательным, но на практике выполняет много полезных функций. Рассказываем, как составить опись документов и предлагаем скачать бланк для дальнейшего использования.

Для чего составляется опись документов

Опись документов или акт приема-передачи бумаг не является обязательным при оформлении сделок. Если стороны откажутся от его подписания и обменяются документами без какого-либо особенного сопровождения, их никто не накажет, не привлечёт к ответственности. Однако опытные делопроизводители уверены, что акт выполняет несколько очень важных функций и обходиться без него просто не разумно.

Нередко контрагенты, участники сделок, коллеги из разных отделов передают друг другу важные бумаги. Нередко — оригиналы свидетельств, договоров, актов. Их ценность приводит к необходимости гарантировать повышенную безопасность, подтвердить, что одна сторона передала их, а другая — получила и гарантирует сохранность. В этом и помогает акт передачи.

Чем полезна опись документов отправителю:

  • подтверждает, что передача состоялась (важно, например, при подаче заявок на государственные субсидии — гарантирует заявителю, что государственный орган получил всё необходимое);
  • конкретизирует количество, ценность и наименование отправленных бумаг;
  • позволяет контролировать внутренний документооборот и не «терять» важные бумаги (всегда знать их местонахождение).

Чем полезен акт приема-передачи получателю:

  • подтверждает, что документы получены и приняты;
  • упрощает возвращение бумаг, так как представляет собой готовый список необходимого к возврату;
  • помогает быстро находить владельцев «чужих» бумаг, определять сроки их возврата (если предполагается);
  • становится основой для принятия архивных дел (если речь идёт о внутреннем документообороте).

Таким образом, акт прилагаемых документов решает несколько важных для документооборота задач. Он имеет юридическую и доказательную силу, поэтому может использоваться для защиты или обвинения в суде.

Внутренняя документация также подлежит учёту и передаётся по описи. Например, несколько отделов планируют отправку нескольких десятков дел в архив. В таком случае очень легко потерять один или даже несколько важных файлов. Поэтому настоятельно рекомендуется сопроводить отправку описью. Её подготовка займёт не более часа (даже при масштабных объёмах работы), но обезопасит стороны от потерь, недопонимания и ошибок.

Отправку большого объёма документов стоит сопроводить описью: так ни одна бумага не потеряется

Как правильно составить опись передачи документов

Как составлять опись? Предприниматели и организации вправе самостоятельно определять форму и внешний вид бланка, единого образца нет. Если передавать или принимать бумаги приходится очень часто, рекомендуется утвердить собственный бланк описи документов.

Акт приема-передачи будет удобен в использовании и получает достаточную юридическую силу, если содержит следующую информацию:

  • наименование — «опись» или «акт приема-передачи»;
  • стороны — отправитель и получатель;
  • дата составления;
  • список передаваемых документов, с указанием их главных реквизитов и количества страниц (если бумаг много, данные представляют в виде таблицы);
  • подписи ответственных лиц.

После подписания акта получатель берёт на себя ответственность за сохранность бумаг и не может отрицать их получение. Возвращать бумаги владельцу также рекомендуется с сопровождающим актом.

Какие реквизиты документов стоит указывать:

  1. Полное наименование.
  2. Дата и регистрационный номер.
  3. Форма (оригинал или копия).
  4. Количество листов.

Образец заполнения представлен на изображениях к материалу. Для удобства читаемости и повышения скорости подготовки описи рекомендуется полностью набирать её на компьютере, а от руки ставить только подписи. Если передаваемые бумаги не слишком важны, а акт необходим только упорядочивания их количества, допускается обойтись без подписи получателя.

Заверять опись печатью необязательно.

Чаще всего опись представляет собой таблицу, где перечисляются все передаваемые документы

Скачать образец акта приема-передачи документов сторонней организации

Документ не относится к числу обязательных, поэтому и единой унифицированной формы для него нет. Каждая организация вправе подписывать его в произвольном виде или утвердить собственный бланк.

Скачать бланк: Опись документов (пустой бланк)

Скачать образец описи передаваемых документов: Опись документов (образец заполнения)

Опись документов не относится к числу обязательных для заполнения бумаг, но на практике помогает сторонам упорядочить документооборот, не терять важные копии и оригиналы, возвращать все переданные ранее акты в целости и сохранности. Оформляется в произвольном виде. Рекомендуется представлять данные в виде таблицы, указывать точное наименование, форму и количество страниц.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Порядок составления и оформление описей дел

Каждое структурное подразделение организации ежегодно составляет архивную опись дел — учетный документ, включающий сведения о делах, сформированных в подразделении и подлежащих передаче на архивное хранение. Описи дел структурных подразделений служат основой для подготовки сводной описи дел организации. Сводную опись, по которой происходит сдача дел на постоянное хранение, готовит архив организации.

Описи дел структурных подразделений составляются в трех экземплярах по установленной форме (приложение 25) и через год после завершения дел в делопроизводстве передаются в архив организации. Описи структурного подразделения должны содержать следующие элементы:

Кадровая служба совместно с архивом составляет годовой раздел сводной описи дел организации. Порядок заполнения граф, формы описи, нумерации заголовков дел раздела, составления итоговой записи и заве- рительной надписи к разделу аналогичен порядку оформления описи для документов постоянного хранения.

Сводная опись дел по личному составу организации систематизируется по номинальному признаку, при этом заголовки дел необходимо располагать в соответствующей последовательности:

  • 1) приказы (распоряжения) по личному составу;
  • 2) списки личного состава;
  • 3) карточки но учету личного состава (при отсутствии отдельной описи личных дел);
  • 4) личные дела (при отсутствии отдельной описи личных дел);
  • 5) лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате (расчетные ведомости по заработной плате);
  • 6) невостребованные трудовые книжки (при отсутствии отдельной описи);
  • 7) акты о несчастных случаях.

В крупных организациях с большим объемом документооборота по личному составу указанные документы могут выделяться в самостоятельные годовые разделы описи (личные дела, трудовые книжки и т.п.). Личные дела (личные карточки) на работника вносятся в сводный годовой раздел описи по году увольнения работника и систематизируются по алфавиту.

При необходимости к годовому отчету можно составить оглавление, указатели и списки сокращенных слов. Опись подписывается исполнителем (составителем) и заверяется начальником кадровой службы.

Опись обычно составляется в двух экземплярах: один передается вместе с делами в архив, а второй остается в кадровой службе организации. Если в подразделении (кадровой службе) есть экспертная комиссия, то опись дел составляется в трех экземплярах: дополнительный экземпляр описи передается в ЦЭК (ЭК) для рассмотрения и согласования.

Порядок составления и оформления законченной описи дел по личному составу аналогичен тому, который применяется для составления описи дел постоянного хранения. Форма титульного листа к законченной описи дел по личному составу идентична форме титульного листа к законченной описи дел постоянного хранения, которая приведена ниже.

Форма титульного листа описи документов постоянного хранения

  • (название государственного архива )
  • (название фонда)

Фонд №

ОПИС Ь №

(название описи)

Крайние даты документов_

Заполняется в государственном архиве.

Формат А4 (210 х 297 мм)

Архивные учреждения проверяют правильность отбора дел на постоянное хранение и при необходимости имеют право потребовать включить в опись или исключить из описи дел постоянного хранения дела, отобранные на временное хранение или к уничтожению. Одобренные ЦЭК (ЭК) акты и описи утверждаются руководителем организации только после их утверждения ЭПК архивного учреждения. После издания руководителем приказа структурные подразделения организации передают дела по описи в архив, а дела, включенные в акты на уничтожение, сдают на утилизацию.

В акты на уничтожение включаются дела, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составляется акт. Например, если дело имеет трехлетний срок хранения и закрыто в 2011 г., то его можно включить в акт на уничтожение после 1 января 2015 г.

На все дела организации, не подлежащие хранению, составляется единый акт о выделении дел к уничтожению. В акте название подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения. Однородные дела вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к дайной группе.

Уничтожение документов означает их исключение из документального или архивного фонда организации по истечении срока хранения с последующей их утилизацией в установленном порядке. Дела, подлежащие уничтожению, отправляются на переработку (утилизацию) и оформляются приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. Процесс погрузки и вывоза дел на утилизацию контролируется сотрудником, ответственным за обеспечение сохранности документов архива.

Документы постоянного хранения должны сохраняться в архиве предприятия в течение всего периода его деятельности до момента полной ликвидации, после чего подлежат уничтожению. К такой документации относятся: приказы по основной деятельности, штатные расписания, номенклатуры и описи дел, бухгалтерские балансы, уставная документация, реестры держателей акций, годовые сметы, а также целый ряд других документов.

За годы деятельности компании накапливается огромное количество такой документации. Для ее упорядочивания, оптимизации и оперативного поиска нужного документа создается опись дел постоянного хранения. В нее входит вся документация, которая должна храниться на предприятии бессрочно. Этот документ формируется на основании данных описей, поступающих в архив от всех структурных подразделений компании.

Требования к оформлению описей дел постоянного хранения

Данная опись составляется работниками архива. Номера дел, которые включены в опись, должны продолжаться в течение нескольких лет. Правила допускают внесение в уже сформированный за год архив документов, обнаруженных позднее. Такие дела фиксируются в архиве под литерными номерами. Заполнение всех граф описи осуществляется на основании информации, которая отображена на обложке документов. Заголовки дел не должны повторяться. К данному документу необходимо составить предисловие, которое фиксирует общую структуру предприятия, категории дел, особенности построения списка и так далее. Опись представляет собой таблицу, в которую вносятся следующие данные:

  • год, за который сформирована опись;
  • номера документации по порядку;
  • индекс определенного дела;
  • название заголовка дела;
  • его крайние даты;
  • число страниц;
  • примечания.

Ниже фиксируется общее количество единиц хранения, а также литерные и пропущенные номера. Документ с обязательной расшифровкой подписи подписывает начальник архива и сотрудник, который составил опись.

Опись документов в личном деле работника — образец

Опись документов в личном деле работника — образец данного регистра представлен в этой статье — предусмотрена действующими архивными правилами. Подробнее о значении и порядке заполнения описи читайте ниже.

Зачем нужна опись?

Порядок составления описи

Где можно найти образец описи документов из личного дела работника?

Итоги

Зачем нужна опись?

Личные дела работников формируются из множества документов, некоторые из которых являются обязательными, например, копии тех бумаг, что представляются будущим сотрудником при приеме на работу. При этом каждая компания самостоятельно решает, какой состав может быть у таких дел, поэтому содержание описей у различных работодателей будет различаться. Так, некоторые работодатели при приеме на работу могут потребовать предоставить автобиографию или рекомендательное письмо.

Опись документов оформляется в форме регистра, в который в хронологически строгом порядке заносятся сведения о той документации, которая сформировала/пополнила личное дело.

Как организовать с нуля кадровое делопроизводство в компании, расскажем в этой статье.

Порядок составления описи

Личные дела сотрудников в негосударственных (немуниципальных) компаниях отнесены к архивным документам частной собственности (подп. 3 ч. 1 ст. 3 и подп. 3 ч. 1 ст. 9 закона «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ).

Что касается срока их хранения, то он составляет:

Порядок хранения архивных документов должен быть организован в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением коллегии Федерального архивного агентства от 06.02.2002 (далее — Архивные правила). В соответствии с п. 6.4.5.1 указанных Архивных правил опись — это первичный учетный документ для учета дел по личному составу, а также для дел, срок хранения которых превышает 10 лет.

Исходя из вышеизложенного, ясно, что такой регистр, как опись для документов с очень долгим сроком сохранения, должен присутствовать в деле. Для оформления описи предусмотрена унифицированная форма, утвержденная Архивными правилами (приложения 2, 10).

О сроках хранения различной документации читайте в статье «Какие сроки хранения документов по номенклатуре дел?».

В отличие от другой ценной документации ( у которой опись, как правило, располагается последней по списку), в личном деле она находится в самом начале. В ней перечисляется вся подшитая в личное дело документация. Так, в табличную часть данного регистра вносится следующая информация о документах:

  • номер по порядку;
  • индекс;
  • дата составления (или крайние даты и срок хранения);
  • заглавие;
  • номера листов.

При этом обычно опись состоит из нескольких страниц, которые нумеруются отдельно от сквозного учета страниц в самом личном деле. В личных делах такие документы, как приказы/распоряжения, справки, заявления/ходатайства, извлечения из приказов, свидетельства и пр., располагаются в строгом хронологическом порядке — от самых первых к последним. Вначале подшивается вся документация, касающаяся приема на работу, а в самом конце — все, что связано с увольнением.

С формами и видами приказов по личному составу знакомьтесь по .

Опись должна быть подписана составителем (обычно это тот же сотрудник, который ведет личное дело) с обязательной расшифровкой его должности и Ф. И. О. Обязательно должна стоять дата составления — она проставляется по завершении наполнения личного дела.

Где можно найти образец описи документов из личного дела работника?

Для того чтобы не ошибиться при заполнении описи, предлагаем вам ознакомиться с образцом, в котором приведено правильное заполнение сведений о кадровой документации.

Скачать образец вышеуказанной описи вы сможете на нашем сайте:

Скачать образец

Личные дела сотрудников должны содержать опись. Опись в личном деле располагается в самом начале. По ходу наполнения личного дела в опись вносятся данные обо всех новых документах.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Внутренняя опись документов, находящихся в деле МВД России

Главная / Образцы / Опись / На странице представлен образец бланка документа «Внутренняя опись документов, находящихся в деле МВД России» с возможностью скачать его в формате DOC и PDF. Тип документа: Опись
Для того, чтобы сохранить образец этого документа себе на компьютер перейдите по ссылке для скачивания.
Размер файла документа: 2,4 кб

Бланк документа

Посмотреть
все страницы
в галерее

Скачать образец документа

Сохраните этот документ у себя в удобном формате. Это бесплатно.

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

документов, находящихся в деле N ___ том N _____

за 20__ год

————T————————-T———-T————-T——T———-¬ ¦Порядковый¦ Номер документа ¦ Номер ¦Вид и краткое¦Номера¦Отметка об¦ ¦ номер ¦ и дата ¦экземпляра¦ содержание ¦листов¦изъятии ¦ ¦ +———T—————+ ¦ документа, ¦ ¦документа ¦ ¦ ¦входящего¦подготовленного¦ ¦ откуда ¦ ¦из дела и ¦ ¦ ¦ ¦ (исходящего) ¦ ¦поступил, кто¦ ¦его место-¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ подготовил ¦ ¦нахождение¦ +———-+———+—————+———-+————-+——+———-+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ +———-+———+—————+———-+————-+——+———-+ L———-+———+—————+———-+————-+——+————
Всего в опись внесено ______________ документов, на ______ листах, (прописью) _____ листов из дела изъято, взамен их подшито ___________________ (прописью и цифрами) справок-заместителей. Опись составил: __________________________________________________________________ (должность, Ф.И.О. сотрудника, __________________________________________________________________ составившего опись, его подпись с указанием даты)
Сохраните этот документ сейчас. Пригодится. Вы нашли то что искали? * Нажимая на одну из этих кнопок, Вы помогаете формировать рейтинг полезности документов. Спасибо Вам! Смежные документы

Документы, которые также Вас могут заинтересовать:

  • Внутренняя опись документов дела в исполнительных органах государственной власти Московской области, государственных органах Московской области
  • Внутренняя опись документов, находящихся в деле (наряде), подлежащем сдаче в архив на постоянное и временное хранение (свыше 10 лет)
  • Внутренняя опись документов дела постоянного и долговременного хранения и дела по личному составу в арбитражных судах Российской Федерации (первой, апелляционной и кассационной инстанциях)
  • Внутренняя опись документов в делах постоянного срока хранения
  • Внутренняя опись документов, находящихся в деле в Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации
  • Внутренняя опись документов судебного дела в таможенном органе
  • Внутренняя опись дела, тома, заведенных в прокуратуре, следственном органе или их учреждении
  • Внутренняя опись документов дела или производства в органах прокуратуры Российской Федерации
  • Внутренняя опись документов дела Федеральной службы судебных приставов
  • Инвентаризационная опись нефти и нефтепродуктов. Форма N 32-НП

About the author

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *