Оптимизация бухгалтерского учета

Оптимизация бухгалтерии, как повысить эффективность работы бухгалтера

Бухгалтерия — важный инструмент для оценки бизнеса. Отчетность, которую готовит это подразделение, используют фискальные органы, менеджмент компании и ее собственники. В России зачастую бухгалтерская служба рассматривается как бюрократическая помеха бизнесу. Это неверный подход. Бухгалтерия должна быть вспомогательной службой, вносящей свой вклад в развитие и поддержание бизнеса. Но для этого все процессы в бухгалтерском подразделении должны быть грамотно настроены.
Повысить эффективность бухгалтерской службы можно: нормированием (расчет необходимого количества сотрудников компании для получения одной единицы результата работы), оптимизацией бизнес-окружения (перераспределение функций между подразделениями компании), IТ-оптимизацией и использованием аутсорсинга, в некотором смысле объединяющего все предыдущие подходы.

Нормирование труда

Нормирование труда – это установление норм затрат рабочего времени в определенных условиях. Процесс бухгалтерского обслуживания зависит от специфики бизнеса, его размера, отрасли и т. д. Он подразумевает наличие исполнителей, входящей информации (в случае с бухгалтерией – это первичная документация), правил и регламентов (установленных законодательством и политиками компании), сложившейся практики и подходов и, наконец, результата, то есть отчетности. Это стандартный проект, который можно разбить на составляющие и систематизировать.

Бухгалтерские процессы можно и нужно нормировать. Численность любых подразделений требует постоянной корректировки, потому что на практике скорость ее роста соответствует росту бизнеса, а скорость падения может быть значительно ниже аналогичного показателя в бизнесе. Для определения нужного количества персонала и обоснования перед руководством компании подойдет метод нормирования трудозатрат.
Для его использования компании понадобится информация о трудозатратах в бухгалтерской службе по факту и нормативы, к которым нужно стремиться. Последние рассчитываются либо исходя из анализа производимых на данный момент в компании операций, либо в среднем по отрасли.

Само нормирование проводят несколькими способами

Среди наименее трудозатратных, но и наименее точных методов – бенчмаркинг – функциональное сравнение своего опыта с одной или более передовыми компаниями в одной отрасли.
Более трудоемкий, но при этом и более точный — метод факторного нормирования. Это доработанный и расширенный бенчмаркинг. Метод основан на расчете необходимой численности сотрудников на основе факторов трудозатрат, определяющих результаты конкретного процесса. Имея средние результаты по отрасли, мы можем сравнивать их с показателями нашей компании и, исходя из различий, делать выводы о перегруженности или недогруженности персонала.
Метод «фотографии рабочего дня» подразумевает четкое отслеживание количества выполненных операций, чтобы понять, сколько времени уходит у каждого сотрудника на каждую операцию, сколько на решение попутных вопросов, а сколько на личные дела, не относящиеся к работе. Так можно вычислить оптимальные нормы для каждого процесса и количество людей, способных при правильной организации своей деятельности выполнить всю необходимую работу, оценить работу каждого сотрудника на данный момент. Этот метод применительно к бухгалтерии требует больших затрат, чем предыдущий, и дает примерно такие же по точности результаты.
Когда приоритетна точность, выбирают метод микроэлементного нормирования. Операции разбиваются на элементы, трудозатраты на каждый из которых заранее известны. Этот метод гораздо эффективней при нормировании производства, чем при попытке нормировать интеллектуальный труд. В бухгалтерском учете тоже есть достаточно простые операции: подготовка платежных поручений, например. При проведении затрат такой метод не будет эффективен.
Факторное нормирование позволяет достаточно эффективно создавать модель, на основании которой вы сможете прогнозировать затраты труда на процесс в случае изменения его объемов.
Как это работает в бухгалтерских службах? Задачи подразделения разбиваются на процессы (участки). По каждому процессу оценивают затраты труда. Затем для всех участков выявляются факторы, которые в наибольшей степени влияют на трудозатратность. И далее мы рассматриваем соотношение трудозатрат и факторов, исходя из которого определяем нормативы для каждого процесса.
Пример

Бухгалтерский учет состоит из ряда процессов: учет расчетов по банковским операциям, учет расчетов с подотчетными лицами, учет расчетов с поставщиками и подрядчиками, расчет заработной платы и т. д. Мы можем определить фактические трудозатраты на каждый процесс: фиксируем, сколько человек у нас задействовано в каждом процессе. Затем выявляем факторы, влияющие на трудозатратность: например, для расчета заработной платы основной фактор – это количество сотрудников в расчете. Дополнительный фактор — межрасчеты в течение месяца. Для учета расчетов с поставщиками и подрядчиками таким фактором будет количество обрабатываемых в течение месяца накладных, умноженное на среднее количество номенклатурных позиций в накладной. Соотнеся трудозатраты и факторы, разрабатываем список нормативов для каждого процесса. Для расчета заработной платы в качестве норматива будет выступать количество сотрудников (расчетных листков в месяц) в расчете на одного бухгалтера, для учета расчетов по банковским операциям – количество платежных поручений в месяц (в час) на одного бухгалтера и т. д.
Кроме того, при отсутствии информации о среднестатистических нормативах по рынку, метод факторного нормирования может применяться для планирования корректировки численности штата при изменении объемов бизнеса. Например, компания может оценить, какое увеличение штата бухгалтерии может потребоваться при увеличении количества отгрузок в два раза. Принимая за норматив текущую загрузку бухгалтеров, можно вычислить необходимое количество сотрудников, которые понадобятся после изменений в компании. Такая модель, конечно, не учитывает эффект масштаба – возможность повышения производительности труда сотрудников при увеличении количества операций.

Бизнес-окружение

Еще один шаг к эффективной работе бухгалтерии – это оптимизация бизнес-окружения бухгалтерской службы. Зачастую мы сталкиваемся с ситуациями, когда бухгалтеры в компании выполняют большое количество несвойственных им функций. На вопрос, почему сотрудники выполняют не свою работу дается общий ответ: «так уж повелось». Эффективная работа бухгалтерии очень сильно зависит от качества и своевременности получаемой информации, и иногда бухгалтерам проще заняться получением этой информации (документов) самим, чем добиться этого от смежных подразделений. Так, очень часто бухгалтеры сами взаимодействуют с представителями клиентов по вопросам получения подписанных накладных или актов. При этом логичней передать эту функцию в отдел продаж, поскольку, с точки зрения бизнес-процесса, это основная задача продавцов – убедиться в том, что клиент акцептовал услуги или предоставленные товары. Проведя аудит всех процессов в компании и перераспределив по его итогам функции по отделам, можно упростить работу всем подразделениям и повысить их эффективность.

IТ-оптимизация

Об IТ-оптимизации сейчас не говорит только ленивый. Любая автоматизация процессов приводит к более эффективной работе компании. Мы сталкиваемся с ситуациями, когда бухгалтеру приходится каждый раз вручную вводить в систему накладные с очень длинной и детальной номенклатурой продукции. Оптимально организовать бизнес- процесс так, чтобы номенклатуру в систему вводили менеджеры по закупкам, которые очень хорошо в этом разбираются, или же автоматизировать этот проект с помощью сканирующих и распознающих устройств. Такие ситуации случаются в связи с тем, что менеджеры пользуются корпоративной системой заказа товара, которая никак не интегрирована с бухгалтерской системой, что и приводит к ручному труду и двойному вводу информации. Безусловно, таких ситуаций желательно избегать, нужно максимально интегрировать задействованные в работе информационные системы. На рынке появились уже достаточно эффективные OCR-cистемы, позволяющие распознавать необходимые поля на отсканированных документах и автоматически переносить их в регистры бухгалтерской программы по заданному алгоритму. Необходима проверка, но затраты труда значительно ниже, чем на ручной ввод информации.
И еще один способ оптимизации работы бухгалтерии или альтернатива этой оптимизации – передача бухгалтерских функций (всех или части) на аутсорсинг. Провайдерам аутсорсинга приходится устанавливать фиксированную, достаточно невысокую цену за обработку определенного количества документов. В связи с этим им приходится заниматься оптимизацией и автоматизацией процессов: с тем, чтобы в итоге снизить свои трудозатраты и увеличить маржу. Поэтому, если в компании нет времени или ресурсов на собственный проект по оптимизации бухгалтерских функций, одно из решений – передать функции на аутсорсинг. Но при этом необходимо быть готовыми совместно с провайдером заниматься проектом оптимизации. Опытный провайдер обычно готов предложить варианты возможных решений, однако они также будут требовать изменений в бизнес-процессах компании в целом. А для этого понадобятся определенные действия и управленческая воля со стороны менеджмента компании.
Людмила Шустерова, директор аутсорсингового подразделения BDO по развитию бизнеса
Полную версию статьи вы можете прочитать в бизнес-энциклопедии «Ресторанный менеджмент» (издательство «Деловой Петербург»)

Совершенствование бухгалтерского учета на предприятии

Совершенствование бухгалтерского учета на предприятии позволяет выстроить рациональную учетную схему и добиться эффективного взаимодействия всех причастных подразделений. Как этого достичь, расскажем в нашем материале.

Этапы совершенствования организации бухучета

Оптимизация структуры службы бухучета

Автоматизация и компьютеризация учетного процесса

Рекомендации по организации внутреннего контроля в компании

Итоги

Этапы совершенствования организации бухучета

Совершенствование бухгалтерского учета на предприятии —многогранный, систематический и целенаправленный процесс. В его составе можно выделить несколько важных этапов:

  • выстраивание и совершенствование структуры службы бухучета;
  • детальная проработка положений учетной политики и поддержание ее актуальной версии;
  • внедрение современных технологий обработки учетной информации;
  • контроль за безусловным и своевременным выполнением графика документооборота;
  • анализ и оценка применяемой системы учета, проработка возможности применения наиболее рациональной и эффективной ее формы в рамках действующего законодательства;
  • построение и улучшение СВК (системы внутреннего контроля);
  • иные этапы (в зависимости от устанавливаемых руководством задач, масштабов и структуры фирмы, специфики ее деятельности и др.).

Детально об отдельных этапах расскажем в следующих разделах статьи.

Поскольку бухучет — это непрерывный процесс сбора, регистрации, систематизации и обобщения информации, совершенствование бухучета в первую очередь направлено:

  • на устранение причин недостаточной оперативности и несовершенства средств обработки учетной информации;
  • достижение оптимального баланса между потребностью руководства фирмы в необходимой информации и возможностями бухучета (необходимость полноты, своевременности и качества учетной информации);
  • формирование посредством бухучета информации, позволяющей пользователям принимать эффективные управленческие решения, и т. д.

Важными звеньями процесса совершенствования бухучета являются также:

  • выстраивание эффективного взаимодействия системы бухучета с организацией производства, планированием и управлением;
  • использование современных достижений математики и кибернетики для организации и улучшения системы бухучета.

Совершенствованием каких учетных вопросов занимается государство — см. материал «Налоговая политика государства на 2016–2018 годы».

Оптимизация структуры службы бухучета

Совершенствование структуры службы бухучета — это комплекс мероприятий, включающий:

  • регулярный анализ работы каждого структурного отдела бухгалтерской службы (по учету ОС и НМА, расчету ЗП, учету МПЗ и т. д.);
  • пересмотр должностных инструкций исполнителей, корректировка их с учетом потребностей учетного процесса и запросов внутрифирменных пользователей учетной информации;
  • проведение собеседований с работниками бухгалтерии с целью выявления «узких» и проблемных зон учетного процесса;
  • подбор и корректировка функциональных обязанностей исполнителей (при совмещении участков учета) с целью наиболее рационального использования рабочего времени и трудовых ресурсов;
  • формирование внутрибухгалтерских подразделений с учетом психологической совместимости сотрудников, что позволяет создать рабочий микроклимат коллектива и избежать конфликтов;
  • осуществление связи с другими подразделениями компании, являющимися как поставщиками первичной учетной информации (менеджерами, мастерами и др.), так и линейным и высшим руководством (пользователями информации) — это позволит оперативно решать проблемные вопросы взаимодействия всей указанной иерархической цепочки;
  • иные мероприятия (в зависимости от структуры и масштабов компании, разнообразия видов деятельности и др.).

Чем крупнее фирма и разветвленнее структура, тем объемнее по численности бухгалтерская служба и сложнее процесс ее взаимодействия с иными подразделениями и структурными единицами.

Чтобы бухгалтерия не страдала от отсутствия надлежащей оперативности и слаженного взаимодействия с другими структурными единицами компании, необходимо разработать внутренний локальный акт, описывающий всю многогранность учетных взаимосвязей внутри компании, позволяющий каждому исполнителю осознать важность его действий в общем учетном процессе.

Данный внутрифирменный акт необходимо внедрить в повседневный трудовой процесс и осуществлять постоянный мониторинг его исполнения.

Изучайте многообразие внутрифирменных локальных актов с материалами нашего сайта:

  • «Положение о системе управления охраной труда — образец»;
  • «Положение о служебных командировках — образец 2015–2016»;
  • «Положение об оплате труда работников — образец-2015».

Автоматизация и компьютеризация учетного процесса

Бухгалтерские службы уже давно сдружились с компьютером, и встретить ручной учет у отечественных коммерсантов практически невозможно.

Компьютеризация учетного процесса позволяет:

  • обрабатывать огромные массивы информации;
  • осуществлять регламентные операции нажатием одной клавиши, что уменьшает риск учетных ошибок и снижает затраты времени бухгалтера;
  • формировать разнообразные отчеты;
  • проводить анализ информации;
  • наладить взаимодействие по получению и обмену информацией посредством создания системы АРМ (автоматизированных рабочих мест);
  • оперативно использовать учетную информацию на всех этапах управления предприятием;
  • осуществлять иные функции.

Чтобы автоматизация и компьютеризация способствовали совершенствованию учетного процесса, недостаточно закупить компьютерную технику и запустить учетную программу.

Эффективность автоматизации и ее влияние на совершенствование учетного процесса зависят от множества аспектов:

  • степени обученности персонала и наличия соответствующих навыков работы с программами;
  • умения пользователей формулировать задачи своего участка учета перед системными администраторами (или иными компьютерными специалистами) с целью наладки существующих модулей под специфику работы фирмы и иные производственные нюансы;
  • наличия в штате фирмы программистов со знанием основ бухучета;
  • иных аспектов.

Подробнее узнать о бухгалтерских программах поможет материал «Обзор программ для учета расходов и доходов организации».

Рекомендации по организации внутреннего контроля в компании

Система внутреннего контроля (СВК) — это один из элементов, способных оказывать существенное влияние на совершенствование бухучета в компании.

ВНИМАНИЕ! Все коммерсанты обязаны организовать и осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни в соответствии со ст. 19 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Компании, попадающие под обязательный аудит, обязаны организовать внутренний контроль ведения бухучета и составления отчетности.

СВК представляет собой процесс:

  • организуемый и осуществляемый представителем собственника (руководством или иными сотрудниками);
  • осуществляемый с помощью специальных методик и процедур;
  • способствующий обеспечению достаточной уверенности в достижении целей: надежности отчетности, эффективности и результативности хозопераций, соответствия действующим нормативным актам.

СВК способствует совершенствованию учетного процесса, поскольку:

  • является средством для упорядоченного и эффективного ведения финансово-хозяйственной деятельности фирмы;
  • способствует обеспечению сохранности активов;
  • позволяет своевременно предотвратить (выявить, исправить) ошибки и (или) искажение информации.

Функционирование СВК основано на систематическом контроле:

  • за хозяйственными операциями;
  • первичными учетными документами;
  • обоснованностью применения норм, распределения затрат и др.;
  • соответствием нормативных показателей плановым и т. д.

С особенностями внутрифирменного финансового контроля знакомьтесь с помощью размещенных на нашем сайте материалов:

  • «Формы, виды и основные методы финансового контроля»;
  • «План контрольных мероприятий по внутреннему финансовому контролю».

Итоги

Совершенствовать бухучет необходимо любой компании. Процесс совершенствования включает множество этапов: от рационального построения бухгалтерской службы до организации эффективно работающей системы внутреннего контроля.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Не будем лукавить – порой в загруженном рабочем графике виноваты не руководство и не коллеги, а собственная несобранность и отсутствие четкого алгоритма действий. Мы уверены, что эту проблему можно устранить, следуя несложным рекомендациям.

Творческий беспорядок

Работа бухгалтера связана с интеллектуальной нагрузкой и постоянным стрессом. Необходимость контролировать различные процессы, быстро реагировать на изменение ситуации, внимательность в работе с цифрами – это и многое другое заставляют подумать о стрессоустойчивости и грамотном подходе к своей работе. В этом каждому бухгалтеру, поставившему перед собой цель повысить эффективность своей работы и готовому приложить к этому некоторые усилия, помогут простые техники тайм-менеджмента.

Представим себе бухгалтера за рабочим столом: кипа документов, лежащих повсюду на столе; многочисленные разноцветные стикеры висят на экране компьютера, телефоне; папочки вразнобой стоят и лежат на столе, в компьютере открыт десяток приложений. Как разобраться с этими бумажными инструментами контроля? Один из эффективных приемов в тайм-менеджменте посвящен структуре внимания и принципам обработки информации. Именно понимание того, на чем мы можем сконцентрироваться и с каким объемом информации справляется наш мозг, позволяет правильно построить свою деятельность и спланировать день.

Структура внимания

Внимание человека имеет три главных уровня. Первый уровень – это «фокус внимания», и включает он один элемент. Например, при составлении отчета именно эта работа является фокусом внимания: бухгалтер сосредоточенно смотрит в экран и бегло печатает. Подсчитывая финансовые показатели, он внимательно выводит в калькуляторе цифры и вносит их в документ. Все, что фокусирует внимание «здесь и сейчас», то, на чем сотрудник осознанно концентрируется, относится к первому уровню в структуре.

Второй уровень называется «предсознанием» и подразумевает от 5 до 9 объектов. Работая за компьютером, специалист учета слышит голоса коллег по кабинету, звонки телефона. Вместе с отчетом в Word открыт другой документ, в который приходится одновременно заглядывать. Угловым зрением в обзор попадают лежащие на столе документы, стикеры, телефон. Эти объекты находятся рядом, как бы дополняя вашу работу, хотя на них человек и не концентрируется.

Третий уровень – уровень «подсознания» – включает бесконечное количество объектов, которые можно не видеть, но они также влияют на работу: к ним относятся, например, мысли о семье, ощущение голода и многое другое.

Бухгалтерия начинается со стола

Область «рабочего пространства» является фокусом внимания. Поэтому на столе перед сотрудником должны находиться только те объекты (документы, телефон, компьютер и т. д.), которые в данный момент необходимы для выполнения определенной работы. В области «ближайшего внимания» (предсознания) следует располагать не более 9 объектов. Остальные бухгалтерские документы, папки, калькуляторы и многое другое должны находиться, по крайней мере, в конце стола, чтобы они не попадали в фокус внимания. Лучше в принципе убирать ненужные вещи, иначе у них есть негативная тенденция накапливаться, и растущие вверх документы создают ощущение нью-йоркских небоскребов. Стоит помнить, что из области «ближайшего внимания» всегда можно взять необходимые вещи и переместить их в фокус внимания для последующей работы с ними. То же происходит и с зоной предсознания: объекты, которые вы держите в голове (например, когда вы составляете отчет, «всплывает» необходимость сдать его сегодня до 15 часов), в нужное время перейдут в фокус внимания (допустим, вы не упускаете из виду, что после завершения отчета документ должен быть передан руководителю в срок).

Качество зависит от процесса

Правильно организованное рабочее место позволит лучше сосредоточиться на выполнении работы.

Рассмотрим принцип расчистки рабочего стола. Обычно бухгалтер берет пачку документов толщиной в несколько десятков сантиметров, кладет ее перед собой и начинает обрабатывать. Далее он откладывает первый документ и смотрит на эту же кипу бумаг, открывая второй документ для обработки. Возникает негативное ощущение того, что данная стопка бумаг никогда не кончится, и даже если перекладывать с места на место один документ за другим, все равно перед глазами остается много бесконечной работы. Совет заключается в том, чтобы изначально положить данную стопку документов не перед собой, а невдалеке от себя, а для обработки брать по одному документу и класть перед собой. После обработки следует сразу убирать бумагу в нужное место, чтобы не мешала. Если таким образом работать над документами, то не возникает лишних объектов, и они не создают негативное психологическое воздействие.

Метод Цезаря не пройдет

Еще один важный принцип связан с переключением между задачами. При работе над одной из них часто возникает соблазн отвлечься на заходящих в кабинет коллег с вопросами, на звонки, просмотреть новые почтовые сообщения во «Входящих» и т. д. Что происходит в данном случае? Бухгалтеру, как и любому другому сотруднику, необходимо время на концентрацию над задачей.

Чтобы не отвлекаться от первостепенных функций, советую осознанно забюджетировать на конкретную задачу время. Вообще полезным будет создать в компании корпоративный стандарт управления временем для грамотного и уважительного отношения к своему временному графику. Правда, если часть ответственности за это можно взять на себя (принципы организации рабочего места, обработки информации в соответствии со структурой внимания), то взаимодействие с вашими коллегами – это вопрос корпоративного стандарта тайм-менеджмента.

Формула успеха

Рассмотренные принципы работы в тайм-менеджменте рекомендуется применять и при планировании своего времени. Предлагаю пользоваться следующим правилом:

  1. у вас есть многочисленный список дел на месяц (год) – (-365-). Это могут быть любые задачи – рабочие, личные – которые в более или менее хаотичном порядке фиксируются в едином списке. Данный список рекомендую проверять не менее одного раза в неделю для выявления тех дел, выполнение которых становится актуальным;

  2. из этого списка следует выбирать наиболее приоритетные для выполнения на данной или ближайшей неделе – (-7-). Важно помнить про количество объектов в предсознании: задач должно быть 5–9, так как именно такое количество является оптимальным и их несложно держать в зоне контроля. Такой список рекомендуется проверять один раз в день с целью проанализировать, пришел ли срок для выполнения той или иной задачи; появилась ли возможность взяться за определенную работу и т. д.;

  3. при выборе одной из приоритетных задач для непосредственного выполнения в осознанно выделенное для нее время, она появляется в фокусе вашего внимания – (-1-).

Данный принцип долгосрочного планирования может быть реализован на любом носителе (бумажные стикеры, ежедневники и т. д.), но я рекомендую пользоваться самым оптимальным электронным инструментом тайм-менеджмента – MS Outlook.

Дисциплинирующее окно

В Outlook есть специальный раздел, позволяющий держать весь список дел в одном месте. Специально настроенные категории для задач («00-День», «01-Неделя», «02-Месяц», «Когда-нибудь») позволяют при актуализации той или иной задачи свободно переносить ее в соответствующий раздел (например, на сегодня в категорию «00-День»). Утром, приходя на работу, сотрудник открывает категорию дел на сегодняшний день и видит весь список задач. Так же, анализируя задачи из других категорий, при наступлении срока или возможности выполнения, он может легко переносить их в соответствующий раздел. Когда задача (в том числе делегированная) выполнена, она удаляется из списка дел по категориям, но при желании все сделанные задачи можно просмотреть в специально настроенных представлениях.

Таким образом, умение правильно организовать свое рабочее место является важным фактором быстроты выполнения задачи. Знание структуры внимания и умение распределять свои ресурсы позволяет не только планировать свой день более реалистично, но и налаживать работу с коллегами, договариваться с ними о правильности использования такого важного ресурса, как время.

Варвара Радченко, бизнес-консультант компании «Организация времени», преподаватель кафедры тайм-менеджмента МФПА

About the author

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *