Оптимизация отчетности в организации

Оптимизация внутренней отчетности, которая сэкономит время

ВВЕДЕНИЕ

В каждой компании существует целая система внутреннего документооборота. Зачастую на оформление всевозможных отчетов, сводных таблиц и прочих документов у сотрудников уходит много времени, поэтому в некоторых организациях для выполнения этой работы нанимают отдельных специалистов.

Многие специалисты-практики при смене работы сталкивались с такой ситуацией: в компании оформляют явно ненужный внутренний документ (неинформативный, который можно упростить или исключить из документооборота), а на вопросы о его значимости звучит ответ, что уже сто лет его оформляют и «мы всегда так делали». Если предложить что-либо модернизировать в системе внутренней отчетности, это воспринимают с опаской. Чаще всего можно услышать, что так никогда в организации не делали.

Любые логичные предложения разбиваются об аргументы «мы всегда так делали» и «мы никогда так не делали», однако без оптимизации системы внутренней отчетности невозможно оптимизировать работу компании в целом.

Избыточная отчетность является уделом не только крупных корпораций, но и предприятий малого и среднего бизнеса. Больше всего она ударяет по крупным и средним компаниям, особенно в ситуации, когда помимо внутренней отчетности самой компании нужно формировать отчеты «наверх» (например, от дочерней компании в головную). В таких случаях еще чаще возникает необходимость в дополнительном наборе работников, которые будут сосредоточены исключительно на ведении документооборота и отчетности для головной компании.

Отдельно отметим следующее: когда сотрудник в рамках рабочего времени выполняет множество должностных задач, в том числе оформляет внутренние отчеты, то в процентном соотношении оформление документации и отчетности занимает наибольшее время, приостанавливая реализацию более важных стратегических задач.

АНАЛИЗ ИМЕЮЩЕЙСЯ ВНУТРЕННЕЙ ОТЧЕТНОСТИ

Проблему перегруженности внутренней отчетности можно решить только комплексно, что весьма трудоемко. Наиболее эффективно провести анализ каждого внутреннего документа, чтобы изучить периодичность его оформления, выявить дублирование информации, поступление ненужной для получателя информации и др.

Чтобы проанализировать объем внутренней отчетности, нужно составить реестр всех внутренних документов с указанием:

  • исполнителя и получателя (структурных подразделений);
  • периодичности оформления;
  • времени, которое затрачивает работник на подготовку, оформление, утверждение документа и др.

Заполнить такой реестр проще всего сотруднику компании, который занимается оформлением того или иного документа (исполнителю). К данному реестру прикладываются альбомы отчетности с представлением бланка каждого отчетного документа. В дальнейшем при анализе будет проще принять решение относительно конкретного документа (отменить, видоизменить или оставить в исходном виде).

Пример оформления реестра внутренней отчетности представлен в «Сервисе форм» в табл. 1.

На основании составленного реестра нужно рассмотреть каждый документ (в том числе по данным альбома отчетности) и проанализировать целесообразность его оформления.

Для нашего примера нет необходимости оформлять три отдельных плановых документа, которые в какой-то степени дублируют друг друга, поэтому в качестве решения предложено оформлять один документ (план) 25-го числа месяца, предшествующего отчетному, с внесением следующих сведений:

  • плановые показатели производства продукции (трудоемкость);
  • плановые показатели выпуска готовой продукции (в натуральном и стоимостном выражении);
  • плановые показатели по НЗП.

Аналогичным образом 5-го числа месяца, следующего за отчетным, производственное подразделение будет оформлять отчет об исполнении установленного плана. Включаемые в план и отчет сведения не претерпят изменений, однако объединение трех документов в один значительно сократит время на подготовку, оформление и утверждение.

Оформление каждого из трех плановых документов занимает у исполнителя 2 ч ежемесячно. Следовательно, годовые трудозатраты главного диспетчера на ведение внутренней отчетности составляют 72 ч. В случае интеграции трех планов оформление единого документа станет занимать 3 ч ежемесячно. Это составит 36 ч в год. В итоге данное мероприятие позволит сократить трудоемкость на 36 ч ежегодно для главного диспетчера.

Экономисту цеха в случае объединения планов также не придется тратить время на оформление трех отчетов. Следовательно, удастся сократить трудоемкость выполнения работ с 144 до 60 ч ежегодно (ежемесячные затраты на оформление сводного отчета составляют 5 ч).

Распространенные варианты решения проблемы оптимизации внутренней отчетности:

  • отмена документов (например, в результате анализа отчетности установлена неактуальность документов);
  • перераспределение обязанностей (когда оформлением внутренней отчетности последовательно занимаются разные люди, это увеличивает трудовые затраты. Иногда проще поручить готовить часть документов одному сотруднику; если два сотрудника оформляют схожие отчеты, эффективнее одного из них освободить от оформления отчетности);
  • объединение информации и формирование единого (сводного) документа (такой пример рассмотрен по данным табл. 1, когда проще оформить один сводный документ, чем несколько узконаправленных);
  • изменение периодичности оформления отчетности (когда отчеты оформляют чаще, чем требует ситуация, периодичность можно изменить).

ВНУТРЕННЯЯ ОТЧЕТНОСТЬ, РЕКОМЕНДУЕМАЯ К ОФОРМЛЕНИЮ В КАЖДОЙ ОРГАНИЗАЦИИ

Функционирование компании невозможно представить без оформления сопутствующих внутренних документов, поэтому, когда речь идет об оптимизации внутренней отчетности, особенно в части отмены некоторых документов с целью сокращения трудовых затрат на их оформление, необходимо выделить документы, которые не подлежат оптимизации. Не совсем верно говорить, что оптимизировать данные документы нельзя. Запрет стоит установить только на полную отмену ряда документов. Вполне допустимо видоизменять их в зависимости от потребности в информации, перепоручать оформление другому сотруднику, устанавливать любую периодичность. Свобода в действиях существует.

Определим основные характеристики тех отчетов, которые должны быть на любом предприятии и в любой ситуации:

  • целесообразность — у документа всегда должна быть цель (проанализировать платежеспособность, оценить отклонения плановых показателей от фактических и др.);
  • своевременность — чтобы документ был своевременным, нужно установить периодичность его оформления (например, какие-либо отчеты стоит подавать до закрытия бухгалтерией периода, когда еще есть возможность внести корректировки);
  • лаконичность. Некоторые документы всегда будут объемные, однако нужно стремиться к минимизации размеров документа. В противном случае теряется информативность, ориентироваться в документе сложно;
  • ясность. Идеальным считается документ, к которому не нужна инструкция, поэтому особое внимание стоит уделять наименованию строк и столбцов в таблицах, чтобы информация была предельно понятна для получателя.

Определим внутренние документы, оформление которых рекомендуется для каждой коммерческой организации.

Бюджет доходов и расходов и отчет о его исполнении

Бюджет доходов и расходов (БДР) визуально напоминает форму № 2 бухгалтерской отчетности (Отчет о финансовых результатах). Если форма № 2 обязательна для всех компаний в соответствии с законодательством, которое предписывает и периодичность оформления данного документа, то бюджет доходов и расходов не обязателен к применению. Решение о целесообразности оформления БДР каждая компания принимает самостоятельно.

Особенность формирования бюджета доходов и расходов и отчета о его исполнении заключается в определении выручки от реализации продукции и ее себестоимости. В документ включают доходы, полученные от реализованной продукции, и расходы, связанные с производством и реализацией этой продукции. То есть денежные средства, которые компания расходовала на нереализованную и неотгруженную продукцию (готовая продукция на складе, НЗП), не подлежат отражению в данном документе.

Поэтапное формирование БДР и отчета о его исполнении

Этап 1. Определяют выручку от реализации. В случае формирования планового показателя выручки от реализации нужно установить количество продукции, планируемое к реализации в определенный отрезок времени, и умножить его на стоимость реализации единицы продукции (без учета НДС).

При формировании отчета об исполнении БДР необходимо включать фактические значения показателей: для отражения выручки от реализации используется оборотная ведомость по счету 90 «Продажи».

Этап 2. Определяют себестоимость на производство и реализацию продукции. При формировании бюджета используют плановые показатели расходов с привязкой к объему реализации, при заполнении отчета об исполнении плана — данные счета 20 «Основное производство», 40 «Выпуск продукции (работ, услуг)», 43 «Готовая продукция», 90-2 «Себестоимость продаж».

В состав себестоимости включают следующие виды расходов:

  • прямые материальные расходы (расходы на приобретение сырья, материалов, комплектующих изделий, покупных полуфабрикатов и др., используемых для производства продукции, оказания услуг, выполнения работ);
  • расходы на оплату труда основных производственных рабочих (прямая заработная плата), непосредственно вовлеченных в производственный процесс;
  • страховые взносы (отчисления с прямой заработной платы в Пенсионный фонд РФ, Фонд социального страхования на обязательное социальное страхование и Фонд медицинского страхования на обязательное медицинское страхование);
  • накладные расходы — категории расходов, которые имеют косвенное отношение к производственному процессу и условно не изменяются при увеличении или снижении объемов производства (например, оплата труда вспомогательного, инженерного и управленческого персонала, аренда, коммунальные платежи, расходы на охрану труда, транспортные расходы и др.).

Этап 3. Рассчитывают и отражают прибыль от реализации. Прибыль от реализации представляет собой разницу между выручкой от продаж и себестоимостью продукции. Дополнительно можно рассчитать другие виды прибыли:

  • прибыль до налогообложения (прибыль от реализации с учетом прочих доходов за вычетом прочих расходов);
  • чистую прибыль (за вычетом расходов по оплате налога на прибыль).

Рассмотрим пример формирования БДР и отчета о его исполнении (табл. 2).

Задача данного отчета — показать получателю доходность компании, оценить исполнение бюджета при сравнении плановых и фактических показателей. В рассмотренном примере выручка от реализации, как и планировалось, составила 150 000 тыс. руб., однако расходы на производство и реализацию продукции фактически выше плановых на 4 %. В итоге прибыль от продаж снизилась на 22,5 % (5100 тыс. руб.).

Помимо представленного план-фактного анализа рекомендуется рассчитать относительные показатели доходности:

  • рентабельность продаж — отношение прибыли к выручке от реализации продукции. Коэффициент показывает, какую долю занимает прибыль в выручке от реализации и сколько прибыли приносит реализация данной продукции;
  • рентабельность продукции — отношение прибыли к полной себестоимости. Показатель характеризует, сколько прибыли получила компания при вложении 1 руб. расходов в производство и реализацию продукции.

В данном случае наблюдается отклонение фактических показателей рентабельности от плановых (на 3,5–4,5 %), что обусловлено ростом расходов компании на производство и реализацию продукции.

Формируя данный внутренний документ (установление периодичности зависит от потребностей компании, но, как правило, на ежемесячной основе), руководство компании может оперативно оценить эффективность работы на рынке и своевременно среагировать на необоснованный рост издержек компании.

По этой причине данный документ не стоит исключать из внутренней отчетности компании, однако для экономии времени на его подготовку можно установить другую периодичность предоставления или видоизменения (упрощения) формы.

Для одного отчета может быть задано несколько вариантов его визуального представления — то есть олна и та же информация может быть по-разному развернута, сгруппирована и т.д. Предопределенные варианты задаются в конструкторе СКД на закладке Настройки (рис.); также вариант может быть создан и в режиме Предприятие.

Вариант, расположенный выше всех по порядку, будет считаться вариантом по умолчанию. Для конфигурально предопределенных вариантов можно задать, какие их настройки будут доступны пользователю. Например, можно запретить делать отбор либо группировку для элемента. Это указывается в Свойствах элемента пользовательских настроек:Указываем вариант доступа пользователя к настройке:От этого зависит, что пользователь увидит в настройке отчета в Предприятии:
*** Вопрос 11.32 экзамена 1С:Профессионал по Платформе. Какой вариант отчета в схеме компоновки данных будет считаться по умолчанию?

  1. Тот, который стоит в списке вариантов первым
  2. Тот, у которого установлено свойство вариант по умолчанию
  3. Тот, который определялся первым в процессе создания вариантов

Правильный ответ первый, описание в тексте.
*** Вопрос 11.35 экзамена 1С:Профессионал по Платформе. Как добавить настройку в список пользовательских настроек?

  1. в форме настройки пользовательского элемента можно указать признак того, что элемент является пользовательским
  2. в форме настройки пользовательского элемента включить быстрый доступ в режиме редактирования
  3. добавление осуществляется установкой флажка в свойстве «Использовать»

Правильный ответ первый.
*** Вопрос 11.40 экзамена 1С:Профессионал по Платформе. В настройках системы компоновки данных обязательно должны быть заданы

  1. Структура настроек
  2. Параметры
  3. Выбранные поля
  4. Группируемые поля
  5. Сортировка
  6. Все выше перечисленное

Правильный ответ первый. Структура обязательна, все остальной СКД может добавить автоматически, либо оно необязательно в принципе.
*** Вопрос 11.41 экзамена 1С:Профессионал по Платформе. Каким образом будет выглядеть форма отчета после применения следующих настроек?

  1. В виде таблицы из четырех колонок: «Товар», «Склад», «Количество остаток», «Сумма остаток»
  2. В виде таблицы из трех колонок: «Товар», «Склад», «Количество остаток»
  3. В виде таблицы, количество колонок которой будет зависеть от количества складов, на которых существуют ненулевые остатки
  4. Отчет сформирован не будет

Правильный ответ четвертый — в корневом элементе структуры настроек не стоит галочка, следовательно, данные для вывода не определены.
*** Вопрос 11.42 экзамена 1С:Профессионал по Платформе. Что произойдет при формировании отчета, если в пользовательском режиме настройки системы компоновки данных отсутствуют?

  1. Будут использованы «Настройки по умолчанию», заданные разработчиком в схеме компоновки данных
  2. Из списка вариантов настроек будет использован вариант, следующий за текущим
  3. Будут использованы пользовательские настройки
  4. Отчет сформирован не будет

Правильный ответ четвертый — приоритено то, что указал пользователь. Пользовательские настройки пусты, следовательно отчет сформирован не будет.
*** Вопрос 11.43 экзамена 1С:Профессионал по Платформе. На какую точку на оси времени будут получены остатки при формировании отчета?

  1. На левую границу первой секунды даты, указанной в параметре «Период»
  2. На правую границу последней секунды даты, указанной в параметре «Период»
  3. Будут получены актуальные остатки
  4. Будут получены актуальные остатки, если другое значение не задано в параметре системы компоновки данных, созданном на основании имени внешнего параметра, указанного в тексте запроса для параметра «Период» виртуальной таблицы

Правильный ответ четвертый. Галочка «Период» не стоит, то есть пользвательский отбор не задан. В общем случае это означает актуальные остатки, но возможно, параметр периода определен в иной настройке СКД.
*** Вопрос 11.44 экзамена 1С:Профессионал по Платформе. На какую точку на оси времени будут получены остатки при формировании отчета?

  1. На левую границу первой секунды даты, указанной в параметре «Период»
  2. На правую границу последней секунды даты, указанной в параметре «Период»
  3. Будут получены актуальные остатки
  4. Будут получены актуальные остатки, если другое значение не задано в параметре системы компоновки данных, созданном на основании имени внешнего параметра, указанного в тексте запроса для параметра «Период» виртуальной таблицы

Правильный ответ первый — тут явно указан отбор.
*** Вопрос 11.45 экзамена 1С:Профессионал по Платформе. На рисунке показана форма отчета, созданная системой по умолчанию. Элемент какого вида настроек обведен рамкой?

  1. Пользовательских настроек
  2. Фиксированных настроек
  3. Варианта настроек
  4. Элемент может относиться к любому виду настроек, в зависимости от значения его свойства «Путь к данным»

Правильный ответ первый.
*** Вопрос 11.46 экзамена 1С:Профессионал по Платформе. В отчете отбор по полю «Склад» задан одновременно во всех видах настроек. Что произойдет при попытке сформировать отчет?

  1. Отчет сформирован не будет
  2. Отчет будет сформирован с применением отбора из пользовательских настроек
  3. Отчет будет сформирован с применением отбора из фиксированных настроек
  4. Отчет будет сформирован с применением отбора из текущего варианта настроек

Что за «все виды настроек» непонятно, но по ответам правильный вариант первый.
*** Вопрос 11.47 экзамена 1С:Профессионал по Платформе. В отчете отбор по полю «Склад» задан одновременно в пользовательских настройках и в текущем варианте настроек. Что произойдет при попытке сформировать отчет?

  1. Отчет будет сформирован с применением отбора из пользовательских настроек, если стоит флаг «Использование». Если флаг «Использование» — не установлен, то отбора не будет
  2. Отчет будет сформирован с применением отбора из пользовательских настроек, если стоит флаг «Использование». Если флаг «Использование» — не установлен, то будет использована настройка отбора из варианта настроек
  3. Отчет будет сформирован с применением отбора из варианта настроек, если стоит флаг «Использование». Если флаг «Использование» — не установлен, то отбора не будет
  4. Отчет будет сформирован с применением отбора из варианта настроек, если стоит флаг «Использование». Если флаг «Использование» — не установлен, то будет использована настройка отбора из пользовательских настроек

Правильный вариант первый.
*** Вопрос 11.49 экзамена 1С:Профессионал по Платформе. При работе с настройками пользователь может задать поле группировки

  1. В отдельном окне «Группировка»
  2. В отдельном окне «Редактирование полей группировки»
  3. На закладке «Группируемые поля»
  4. В отдельном окне «Группировка» и на закладке «Группируемые поля»
  5. В отдельном окне «Группировка», в отдельном окне «Редактирование полей группировки и на закладке «Группируемые поля»

Правильный ответ пятый. Окно Группировка:
Опции Редактирование полей группировки и Группируемые поля:
*** Вопрос 11.50 экзамена 1С:Профессионал по Платформе. Пользователь создал «с нуля» вариант настроек. Какие настройки ему пришлось редактировать? Выберите наиболее полный и правильный ответ

  1. Выбранные поля отчета, отбор отчета, отбор по складу, дополнительные настройки таблицы, сортировку номенклатуры, параметры, условное оформление номенклатуры
  2. Выбранные поля отчета, отбор отчета, дополнительные настройки таблицы, условное оформление номенклатуры, выбранные поля склада, параметры, сортировку отчета
  3. Выбранные поля отчета, отбор отчета, отбор по складу, дополнительные настройки таблицы, условное оформление номенклатуры, параметры, структуру отчета
  4. Выбранные поля отчета, отбор отчета, отбор по складу, дополнительные настройки отчета, параметры, условное оформление номенклатуры, структуру отчета

Правильный ответ третий, нужно внимательно посмотреть на скриншот.

Внутренняя отчетность предприятий (стр. 1 из 7)

Введение. 3

1. Внутренняя управленческая отчетность. 5

1.1. Понятие и виды отчетности. 5

1.2 Система управленческой отчетности. 6

1.3. Пользователи управленческой отчетности и периоды ее представления 11

2. Использование управленческой отчетности. 15

2.1. Обратная связь в системе оперативного управления. 15

2.2. Формы внутренних отчетов. 24

2.3. Аналитические расчеты.. 29

Заключение. 38

Библиографический список. 40

Введение

Роль информации в современном деловом мире неук­лонно возрастает. В предпринимательской деятельности от качества экономической информации зависит деловой успех, выражающийся в получении прибыли и росте ка­питала. Для принятия инвестиционных решений, выбо­ра клиентов, поставщиков, прочих деловых партнеров, необходима полнота и достоверность сведений.

Под отчетомпонимается получаемая информация, представленная в приемлемом для пользователя виде. Как правило, отчет представляется на бумажном носителе, но может и в электронном виде или в любом другом. Важен не носитель, а обращенность отчета к пользователю. Че­ловек заведомо не в состоянии воспринимать и перераба­тывать всю информацию, присутствующую в информа­ционных системах управления, поэтому вынужден потреб­лять ее порциями. Порция информации, содержащая толь­ко требуемые пользователю сведения и сгруппированная максимально удобным для него образом, и представляет собой отчет.

Отчетность — это система взаимосвязанных показате­лей, характеризующих условия и результаты деятельно­сти предприятия или составляющих его элементов за ис­текший период.

Составление отчетности — завершающий этап учетно­го процесса, поэтому она состоит из обобщающих итого­вых показателей, которые получают в конце отчетного периода с помощью соответствующей обработки данных текущего учета. Отчетность может содержать как количественные, так и качественные показатели, как в сто­имостном, так и в натуральном выражениях. Таким об­разом, отчетность представляет собой источник инфор­мации для анализа и принятия решений.

Целью курсовой работы является изучение управленческой отчетности.

Задачами курсовой работы являются:

— изучение целей создания управленческой отчетности;

— изучение видов управленческой отчетности;

— изучение требований к управленческой отчетности;

— анализ управленческой информации.

Предметом исследования является управленческая отчетность организации.

Методологической и методической основой написания курсовой работы являются федеральные законы РФ, положения по бухгалтерскому учету (ПБУ), учебная и справочная литература.

1. Внутренняя управленческая отчетность

Применяемую на практике отчетность можно разде­лить на несколько видов по трем основным характерис­тикам:

1) объем информации, представляемой в отчете;

2) цель составления;

3) период отчетности.

По объему информацииразличают частную и общую отчетность. Частная отчетность содержит информацию о результатах деятельности какой-либо структурной еди­ницы предприятия или об отдельных направлениях ее деятельности, или о результатах деятельности по конк­ретным географическим регионам (филиалам). Общая отчетностьхарактеризует результаты деятельности пред­приятия в целом.

В зависимости от целей составленияотечность может быть внешней и внутренней. Внешняя отчетностьслу­жит средством информирования пользователей, заинте­ресованных в характере деятельности, доходности и иму­щественном положении предприятия. Составление внут­ренней отчетностивызвано потребностью внутрифирмен­ного управления.

В зависимости от периода,который охватывает состав­ляемая отчетность, различают периодическую и годовую отчетность. Периодическая отчетность— это отчетность, составленная через определенные промежутки времени (день, неделя, декада, месяц, квартал, полгода). Годовая отчетностьсоставляется в сроки, регламентированными действующими нормативными актами РФ.

Управленческая отчетность— внутренняя отчетность, т. е. отчетность об условиях и результатах деятельности структурных подразделений предприятия, отдельных направлениях его деятельности, а также результатах де­ятельности по регионам.

Целью составленияуправленческой отчетности явля­ется удовлетворение информационных потребностей внутрифирменного управления путем предоставления стоимо­стных и натуральных показателей, позволяющих оценивать и контролировать, прогнозировать и планировать деятельность структурных подразделений предприятия (отдельные направления его деятельности), а также кон­кретных менеджеров.

Цель составления внутренней отчетности обусловли­вает ее периодичность и формы, а также набор показа­телей. Точность и объем приводимых данных зависят от организационно-технологических и экономических осо­бенностей, присущих предприятию и конкретному объек­ту управленческого учета, цели управления применитель­но к данному объекту учета. В связи с этим разработка внутренней отчетности является главной задачей пред­приятия. Содержание, формы, сроки и обязанности пред­ставления этой отчетности, а также пользователи зави­сят от условий хозяйствования на конкретном предпри­ятии.

1.2 Система управленческой отчетности

Система управленческой отчетности — один из наиболее сложных и важных элементов управленческого учета, позволяющий руководству предприятия, с одной стороны, понять пределы своих возможностей в получении необходимых сведений от исполнителей, а также возмож­ностей информационной и технической служб, а с другой стороны — получить эти сведения оформленными надле­жащим образом, т. е. в том виде, в котором ими удобно пользоваться для принятия управленческих решений.

Кроме того, система управленческой отчетности — это результат деятельности любой системы управленчес­кого учета или, иначе говоря, продукт ее деятельности, то, для чего она создается на предприятии.

При формировании системы управленческой отчетно­сти требуется:

— определить форму, срок предоставления отчета и ответственного за его составление;

— составить схему формирования управленческих от­четов, определить владельцев исходной информации;

— наделить ответственного полномочиями координа­тора, т. е, административно разрешить ему получе­ние информации у ее владельцев;

— определить пользователей информации и форму, в которой она будет им предоставляться.

Для успешного ведения проекта необходимо выполнить ряд действий.

Этап 1. Сформировать комитет управления проектом

Задачами такого комитета являются:

1) принимать решения по утверждению вышеперечис­ленных стандартов;

2) принимать оперативные решения в процессе произ­водства работ;

3) оценить деятельность групп на местах и при необ­ходимости делать выводы.

Процесс внедрения системы управленческой отчетнос­ти возникновением многочисленных ситуаций, когда не­обходимо принимать решения, например, по вопросам стандартизации процедур и справочников, финансирова­ния проекта, что требует наличия группы оперативного реагирования, наделенной максимально возможными полномочиями. В принципе, анализ процесса может осу­ществлять один человек, но высокая критичность приня­тых решений и их глубокая взаимосвязь с важнейшими бизнес-процессами компании требует принятия взвешен­ных решений с участием максимального числа предста­вителей заинтересованных сторон.

Этап 2. Сформировать рабочую (проектную) группу в центральном офисе и на местах (или филиалах, если таковые существуют)

Такая группа решает в процессе создания системы уп­равленческой отчетности, следующие задачи:

1) осуществлять внедрение системы;

2) администрировать систему и приложения;

3) настраивать опции для конкретного филиала (если таковой существует);

4) руководить процессом и контролировать его в це­лом;

5) готовить вопросы на утверждение управляющего ко­митета;

6) осуществлять непосредственные контакты с постав­щиком.

Если компания имеет сложную структуру, необходи­мо наличие дополнительного персонала, обеспечивающе­го разработку и поддержание в актуальном состоянии учетных и управленческих стандартов предприятия, воз­можно, в составе экономических подразделений (бухгал­терии, планового отдела) или в виде самостоятельного подразделения.

Этап 3. Сформировать корпоративные стандарты

Формируются следующие стандарты:

1) финансового учета (план счетов, учетная политика, шифры аналитического учета);

2) материального учета (справочник — кодификатор материалов, стандарты учета товародвижения, фи­нансовые документы, учетные регистры, сопрово­дительные документы, принципы управления склад­скими запасами в разрезе материалов);

3) производственного учета (принципы расчета себес­тоимости, принципы отнесения затрат, принципы учета вспомогательных и побочных производств).

Приведенный перечень корпоративных стандартов яв­ляется примерным и в значительной степени зависит от вида деятельности компании и ее текущего состояния (размер, наличие или отсутствие филиалов и т. д.).

Уровень детализации корпоративных стандартов зависит от степени интеграции финансовых процессов голов­ной организации и ее подразделений.

Крайне редко при создании такого проекта удается обойтись без привлечения услуг внешних консультантов. К сожалению, отечественный рынок управленческих ус­луг только формируется и не всегда можно найти специ­алиста для решения частных вопросов, которые возника­ют в процессе разработки такой системы. При использо­вании услуг западных консультантов следует иметь в виду, что стандартный западный проект внедрения системы исходит из некоторых предложений, которые не соответ­ствуют российской практике. К таким предположениям относятся:

Периодичность формирования отчетности по заявкам, сделанным по телефонным звонкам, должна составлять 1 неделю с последующим обобщением полученной информации за месяц, а периодичность отчетности по заявкам, оформленным в виде служебных записок, — 1 месяц с обобщением раз в квартал.  

Предлагаемая периодичность отчетности — ежемесячно и ежеквартально. Месячный отчет нужен для текущих сверок с контролирующим подразделением, а квартальный —для окончательной выверки.  
Финансовые отчеты составляют регулярно, периодичность отчетности — основной принцип финансового учета. В управленческом учете отчеты могут составляться ежемесячно, ежеквартально, ежегодно, но строгой периодичности здесь нет, главное, чтобы отчет был полезен пользователю и получен им в нужное время.  
Периодичность отчетности. Непрерывная хозяйственная жизнь организации требует периодического подведения итогов. Останавливать для этого хозяйственные процессы нецелесообразно, а в большинстве случаев невозможно. Для составления отчетности деятельность организации останавливается условно и разбивается на временные отрезки — отчетные периоды. В ПБУ 4/99 отчетный период определяется как период, за который организация должна составлять бухгалтерскую отчетность. В Положении по ведению бухгалтерского учета приводятся более конкретные даты составления отчетности. Так, годовая бухгалтерская отчетность российских организаций составляется за год, за период с 1 января по 31 декабря включительно. Кроме того, организации составляют квар-  
Частота составления отчетности. Финансовые отчеты составляются для внешнего пользования и предоставляются регулярно. Периодичность отчетности, составляемой через равные промежутки времени, — основной принцип финансового учета. В управленческом учете отчеты также могут составляться на регулярной основе, но это необязательно, так как главное — чтобы каждый отчет был полезен его получателю и предоставлялся в нужное время.  
Периодичность отчетности Полный отчет -— по итогам года, кварталам Различные сроки — детализированные отчеты в больших предприятиях — ежемесячно отчеты по определенным видам деятельности — еженедельно  
Не привлекая особого внимания, он просматривал все отчеты, которые центр должен был по утвержденному графику распечатывать и передавать в разные подразделения, и выбирал те, которыми, по его мнению, получатели не пользовались. Он их тоже распечатывал, но не рассылал, а складывал на полку позади своего рабочего стола. Независимо от периодичности отчетности — ежедневной, еженедельной, ежемесячной или ежеквартальной, — если на полке накапливалось два последовательных, никем не востребованных выпуска отчетов, он просто прекращал их печать. За год этот менеджер в два раза снизил расход бумаги и время на распечатку — при нулевых затратах.  

Договор об открытии счета-ДЕПО должен включать следующие статьи а) предмет договора (какие услуги предоставляются депозитарием депоненту) б) срок действия договора в) ответственность депозитария за сохранность ценных бумаг г) размер и порядок оплаты депонентом услуг депозитария д) форма хранения ценных бумаг (открытая или закрытая) е) форма и периодичность отчетности депозитария перед депонентом ж) обязанности депозитария.  
Периодичность отчетности зависит от характера и особенностей деятельности учреждения.  
Периодичность отчетности и формы  
К существенным условиям депозитарного договора относятся однозначное определение предмета договора порядок передачи депонентом депозитарию поручений о распоряжении ценными бумагами обязанности депозитария в части выполнения поручений клиента, сроки выполнения поручений порядок оказания депозитарием услуг, связанных с содействием в реализации владельцами ценных бумаг своих прав размер и порядок оплаты услуг депозитария форма и периодичность отчетности депозитария перед депонентом срок действия договора.  
По периодичности представления статистическая отчетность подразделяется на текущую (пятидневная, декадная, месячная, квартальная, полугодовая) и годовую. Отчеты представляют по телеграфу или почте.  
Средства и методы контроля определяются содержанием работы, объемом контроля, его периодичностью, составом исполнителей. Это может быть систематическая отчетность, просмотр документов, личное знакомство руководителя с состоянием дел на тех или иных участках производства и т. п.  
Анализ структуры и движения основных фондов проводится tia основании данных о наличии их на начало отчетного года, поступлении и выбытии н течение анализируемого периода как в целом, так и по отдельным группам, обособленным технологическим установкам и локальным агрегатам. Периодичность изучения использования основных фондов и степень охвата их изучением определяется задачами анализа. Для анализа состава и основных фондов используем данные табл. 5.1.  
Документация статистического учета построена так, чтобы обеспечить возможность сравнения фактических показателей с плановыми, с одной стороны, и накопления данных, включаемых в статистическую отчетность, с другой. Большая часть статистической информации записывается ежедневно, а статистические отчеты составляют и направляют по установленным адресам с регламентированной периодичностью.  
Несмотря на то, что в нефтепереработке бракованная продукция в отчетности не показывается, это не исключает возможности выработки продукции с отклонениями от межцеховых норм. Поэтому анализ выполнения плана по качеству вырабатываемой продукции должен рассматриваться как анализ выполнения межцеховых норм, так как отклонения от них могут вызывать повторную обработку продукта или закачку его в продукцию более низкого качества. Этот случай встречается наиболее часто. Проанализировать его очень сложно. Необходимо специально рассматривать плановые и отчетные формы по смешению и сопоставлять их с планом и объемом выработанной продукции по установкам и степенью перевыполнения ими плана. Следует изучить число рекламаций, их периодичность, повторяемость по отношению к определенным продуктам.  
Возможности экономического анализа на любом уровне и с любой периодичностью во многом определяются соответствующей статистической и финансовой отчетностью.  
Основная исходная (первичная) информация для анализа производственно-хозяйственной деятельности содержится в материалах статистического, бухгалтерского и оперативного учета отчетности строительной организации материалах ревизий, производимых вышестоящими организациями материалах единовременного учета и выборочных обследований, осуществляемых с определенной периодичностью органами статистики материалах, накапливаемых в вычислительных центрах и диспетчерских службах строительных организаций, где фиксируются размеры, повторяемость и причины сбоев в строительном производстве (эта информация используется для разработки мероприятий по повышению надежности строительного производства с учетом работы смежников-транспортников, предприятий по производству строительных материалов) материалах фотографий рабочего дня, позволяющих создать представление о деятельности строительных организаций, например о действительных размерах потерь рабочего времени.  
Другим важным моментом системы управленческого учета является рассмотрение процесса учета затрат на производство и процесса калькулирования как единого учетного процесса, связанного с учетом выпуска (выработки) продукции. При этом выбор объектов учета затрат определяет систему показателей внутренней отчетности, периодичность составления отчетных калькуляций для разных целей управления.  
Выше отмечалось, что отчетность каждого центра ответственности должна составляться с определенной периодичностью и передаваться по ступеням служебной иерархии. Рассмотрим более подробно вопросы периодичности и содержания контрольных отчетных форм. Поскольку предполагается, что контрольная отчетность предназначена для отслеживания хода выполнения плановых заданий, отчетные формы должны составляться с такой периодичностью, которая бы позволила использовать их с максимальной эффективностью. Обычно в течение бюджетного периода контрольные процедуры повторяются несколько раз. В предыдущей главе указывалось, что для тактических планов бюджетным периодом является год, а для стратегических он может варьироваться от трех до пяти лет.  
Периодичность составления внутренней отчетности, ее точность, подробность и сроки представления индивидуальны для каждого предприятия, зависят от объекта и целей управления. При решении всех этих вопросов администрация предприятия руководствуется принципом экономичности, в соответствии с которым затраты на подготовку сегментарной отчетности не должны превышать экономического эффекта от ее использования.  
Такая отчетность может составляться с периодичностью 1 раз в месяц -— для сверки с бухгалтерией, и ежеквартально — для составления аналитических записок Управлением финансового планирования и контроля,  
Периодичность составления отчетности.  
В финансовом учете периодичность составления отчетности устанавливается законодательными нормативными актами. Полный финансовый отчет составляется предприятием по итогам года, менее детальные—поквартально.  
A ounting Periods (Периодичность отчетности) — финансовые отчеты должны подготавливаться периодически, через равные промежутки времени. Компании могут сами выбрать время, когда будет завершаться их финансовый период (SE требует по крайней мере ежегодного отчета).  

About the author

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *