Оптимизация предприятия

7 методик оптимизации рабочего процесса, о которых вы, возможно, не слышали

Времени всегда в обрез, а дел всегда невпроворот – это аксиома двадцать первого века. Неудивительно, что человечество находится в непрерывном поиске магического ритуала (или же методики организации рабочего процесса, как их принято называть), который спасет нас всех от цейтнота, дедлайнов, прокрастинации и прочих темпоральных ловушек. Самые действенные из них вам, безусловно, уже известны, однако мы, усилиями своей команды, составили небольшой хит-парад чуть менее распространенных техник, которые нам доводилось успешно применять в работе.

«Проглоти лягушку»


Звучит не слишком аппетитно, но в этом вся и суть. В списке дел на день всегда находятся такие, которые не вызывают у нас никакого энтузиазма, и, по мнению Марка Твена, который и ввел название методики в обиход, начинать работу лучше именно с них. Аргумента в пользу такого подхода как минимум два: во-первых, чем дольше откладываешь неприятное дело, тем тяжелее за него браться, во-вторых, пересилив себя и отделавшись от тягостной повинности, вы получаете заряд позитивных эмоций и мотивации в самом начале дня. В первую очередь метод «проглоти лягушку» подходит, конечно, для прокрастинаторов – он попросту не дает им возможности обратиться к дурной привычке. В значительно меньшей степени он годится для людей с напряженным графиком и массой разноплановых задач: для них намного целесообразнее сортировать дела по другим критериям (срочности, приоритету). Впрочем, для них существуют лайт-версии, построенные на той же идее, но с менее жесткой привязкой к графику – например, рекомендация отводить 15-30 минут в день специально на скучные или неприятные обязанности, которые не вы можете заставить себя выполнять в другое время.

Техника «Workstation Popcorn»


Эта оригинальная техника была разработана Joel Runyon для фрилансеров, владельцев малого бизнеса и прочих людей с относительной свободой действия и перемещения. Первые шаги выглядят достаточно стандартно: разбейте весь объем работы на мелкие задачи, сгруппируйте их в несколько тематических кластеров, определите примерное время выполнения для каждого. А затем – начинайте искать кафе, библиотеки и прочие уютные места общественного пользования в вашем районе. Суть подхода «Workstation Popcorn» в том, чтобы всякий раз переходя от одного кластера к другому, менять локацию. По мнению автора, это помогает максимально сосредоточиться, переключаться между разноплановыми задачами, не смешивая их, и избегать размытия границы между рабочим и свободным временем – распространенная проблема для тех, кто работает из дома. Кроме того, вы больше времени будете проводить в движении и сможете давать знакомым консультации на тему того, где в ваших краях готовят самый лучший кофе.

«Должен, следует, хочу»


Методика от Jay Shirley заманчиво проста. Фактически она сводится к тому, что составляя планы на день, вы держите в уме три вопроса:

  • Что я должен сегодня сделать, чтобы эффективно разрешить текущие задачи?
  • Что мне следует сделать с учетом долгосрочных целей?
  • Что я хочу сделать для собственного удовольствия?

Такая минутка рефлексии с утра помогает вам сбалансировать свой образ жизни и приоритеты. С одной стороны, вы смотрите в будущее, не довольствуясь улаживанием сиюминутных проблем, с другой, не жертвуете срочными и насущными делами в пользу абстрактных перспектив, и наконец – не рискуете перегореть в погоне за продуктивностью. Кстати, вовсе не обязательно всегда поровну распределять время и силы между этими тремя пунктами: в какие-то дни вам наверняка придется почти целиком пустить на текущие задачи, а в какие-то можно позволить себе побольше времени отвести на удовольствия.

Focus@Will


Музыка – это не просто послабление и нехитрый способ развлечься без отрыва от производства; она может стать мощным инструментом оптимизации рабочего процесса… если, конечно, правильно подобрана. Исследования показывают, что в качестве фонового шума стоит выбирать знакомую, ненавязчивую не слишком громкую музыку без слов. В частности, хорошо подходят трэки в жанре эмбиент, синтезированные звуки природы, мелодии из видеоигр. Вы можете составить собственный набор любимых записей такого рода или же положиться на вкус системы focus@will, созданной как раз с этой целью. На сайте последней представлена целая коллекция плэйлистов с музыкой разных жанров, которая помогает слушателю сконцентрироваться и задает подходящий ритм. С такой звуковой дорожкой также проще придерживаться графика – выставьте таймер, и перерыв в проигрывании напомнит вам, что пришла пора отдохнуть.

«Не прерывайте цепочку»


Методика от популярного комика Jerry Seinfeld, возможно, запомнилась вам по одной из наших предыдущих статей. Это простая, но действенная схема хороша для тех, кто пытается сформировать новые привычки или более регулярно уделять время каким-либо занятиям. Все, что вам нужно – это календарь (отдельный для каждой привычки) и красный маркер. Если в какой-то день вам удалось выполнить задуманное, отмечайте его крестиком – вот, собственно, и всё. Это чисто психологический трюк: стоит только заработать несколько крестиков подряд, как вам уже захочется делать цепочку длиннее и длиннее. Таким образом запускается процесс самовозобновления мотивации. К недостаткам такого метода можно отнести недостаточную гибкость (скажем, он не учитывает непредвиденные обстоятельства и не дает возможности выделять дни на отдых). Adam Dachis в своей статье предлагает некоторые модификации, которые помогут адаптировать его под все случаи жизни.

«Биологический пик»


В своей книге «Work the System» Sam Carpenter призывает нас обращать внимание не только на «что» и «сколько», но и на «когда». По теории автора (и личному опыту многих из нас), в течение дня наша способность работать с максимальной отдачей сильно колеблется. Работоспособность в каждый момент складывается из трех составляющих: количество энергии, уровень концентрации, степень мотивированности; при этом все они определяются индивидуальными биологическими ритмами. Ключ к эффективному тайм-менеджменту – отследить пики по всем этим показателям и, наложив графики друг на друга, выявить благоприятные и неблагоприятные для работы периоды. Понадобится на это, правда, ни много ни мало три недели, в течение которых следует жить по биологическим часам, не употреблять никаких стимулирующих препаратов и скрупулезно отслеживать и оценивать свое состояние. Однако если у вас хватит на все это терпение, наградой станет возможно намного более осмысленно организовывать свой день и извлекать пользу не только из периодов активности, но и из моментов спада, которые автор советует рассматривать как повод отдохнуть и подкрепиться.

Методика «Flowtime»


LightsAndCandy предлагает своеобразный компромисс между нашумевшей ориентацией на биологические часы и методикой Pomodoro. Несмотря на несомненную эффективность последней, многие находят в ней некоторые недочеты. Самые серьезные из них – фиксированная длина сессий, которая давит, создавая страх цейтнота, и регулярные принудительные перерывы, которые могут прервать состояние потока. Преимущество подхода LightsAndCandy в том, что он позволяет начинать и завершать рабочие сессии более плавно и естественно, не загоняя вас в жесткие временные рамки. Автор предлагает придерживаться следующей схемы действий:

  1. Выберите задачу. Запишите время, прежде чем к ней приступить;
  2. Работайте, пока не ощутите желание сделать перерыв. Снова запишите время;
  3. Решите, сколько минут вам нужно на отдых и выставьте таймер;
  4. Когда время на отдых кончится, начинайте вторую сессию и повторяйте те же шаги.

Возможно, через некоторое время, просматривая записи, вы начнете замечать закономерности: допустим, в утреннее время ваши сессии длятся дольше, чем после обеда или же за продолжительными «перекурами» следуют более длительные периоды беспрерывной работы. Таким образом вы можете постепенно подстраивать режим под собственные биоритмы.

Мероприятия по снижению трудоемкости и себестоимости ремонтных работ

оборудование буровой ремонт ротор

Предприятия периодически проводит мероприятия по снижению трудоемкости ремонтных работ. К таким мероприятиям относят использование обезличенного и узлового методов ремонта, повышение квалификации ремонтных рабочих, для быстрого и качественного ремонта использование более эффективного ремонтного оборудования (новые прессы)

Обезличенный метод ремонта позволяет сократить простои оборудования при капитальном и текущем ремонте, так как изношенные детали и узлы оборудования ремонтироваться не будут, а заменяются на идентичные, имеющиеся в запасе.

Узловой метод ремонта эффективен в основном для крупногабаритного оборудования. При этом виде ремонта изношенные детали заменяются целым узлом новым или заранее отремонтированным непосредственно на месте установки данного оборудования, что существенно сокращает время на демонтаж данного оборудования.

Мероприятия по повышению эффективности эксплуатации и снижению трудоемкости ремонтных работ:

* Повышение квалификации ремонтных рабочих позволяет значительно снизить затраты времени и увеличить качество проводимых ремонтных работ.

* Повышение культуры эксплуатации работниками предприятия, разработка научно обоснованных нормативов для ремонтно-эксплуатационных нужд с учетом специфики его эксплуатации в различных природно-климатических условиях, повышения степени учета и анализа работы оборудования — все это приводит к повышению эффективности и снижению трудоемкости ремонтных работ

* Совершенствование хозяйства по смазке оборудования, подбора смазок, химического исследования их качества, определение и соблюдение сроков их смены.

* Повышение надежности и стойкости запасных частей и оборудования, изучение характера износа с помощью дефектоскопии.

* Возможное максимальное закрепление оборудования за исполнителями, ликвидация «обезлички» его использования обеспечивает увеличение межремонтного периода.

При организации ремонтов необходимо учитывать, что всякий ремонт имеет две стороны: техническую и экономическую. В ремонте расходуется материал, труд, деньги—такова экономическая сторона ремонта. Ремонт должен быть так организован, чтобы можно было получить наибольший результат при наименьших трудовых, материальных и денежных затратах.

Поэтому в каждом отдельном случае выполнения ремонта надлежит провести экономический анализ целесообразности данного ремонта. Такой анализ дает возможность обеспечить рациональное расходование средств, предупредить проведение неэффективных, экономически неоправданных ремонтов.

Необходимо отметить, что технологичность ремонта, ремонтоспособность оборудования в сильной мере зависят от конструктора, создавшего данную машину. Создание конструкции, эксплуатация и ремонт любого оборудования—это звенья одной цепи. И нередко можно слышать, как работники ремонтных хозяйств недобрым словом вспоминают конструктора, который не учел интересов ремонтников.

Необходимо точно знать, целесообразно ли проводить капитальный ремонт данной единицы оборудования в конкретных условиях производства. Первый капитальный ремонт обычно экономически оправдан. Затраты на проведение последующих капитальных ремонтов возрастают, так как все большее количество деталей и узлов оборудования требует замены или восстановления. Затраты на ремонт вырастают пропорционально удлинению сроков эксплуатации оборудования. В этом случае себестоимость изготовляемой продукции повышается и дальнейшие ремонты могут стать экономически неоправданными. Срок службы оборудования после третьего капитального ремонта обычно снижается. Учитывая все это, необходимо запретить расходовать деньги на капитальный ремонт без предварительного экономического обоснования. Ремонт должен обеспечивать усовершенствование оборудования при тех же затратах. Если нет такой возможности — значит трата денег на ремонт данной единицы оборудования нецелесообразна.

Работа предприятий в новых условиях рыночной экономики обязывает службу главного механика глубже заняться экономикой ремонта. Перед службой стоят задачи — изыскать резервы для сокращения затрат на содержание и ремонт оборудования без ухудшения его качества, взвешивать на весах экономики каждое техническое мероприятие.

В связи с повышением значения прибыли и уровня рентабельности, вопрос о целесообразном проведении каждого ремонта должен решаться с точки зрения его экономической эффективности.

Экономическая целесообразность проведения ремонта определяется соотношением затрат на производство единицы оборудования и его ремонта и отдачей отремонтированного оборудования. Это вызывает необходимость учитывать его эксплуатационные показатели после ремонта, а также сроки морального износа.

Оптимизация бизнес-процессов: методы, инструменты, пошаговое руководство с примерами

Любая коммерческая компания нацелена на прибыль. А ее объем всегда зависит от качества услуг, скорости их исполнения, размера клиентской базы, производительности. На любом этапе развития проекта может возникнуть вынужденная стагнация. И даже если остановки не совершилось, существуют переломные моменты, когда всю деятельность необходимо немного модернизировать, изменять некоторые аспекты. Тогда прибыль будет расти скачкообразно. Появятся новые горизонты и реальные возможности их освоения, возрастут ресурсы. Именно эту процедуру усовершенствования мы и разберем в данном обзоре. Взглянем, на оптимизацию бизнес-процессов компании – что это такое, какие существуют методики и правила, нюансы, для чего необходима эта операция, как ее исполнить с примерами и детальным руководством.

Решения для бизнеса

  • магазины одежда, обувь, продукты,
    игрушки, косметика, техника
  • склады материальные, внутрипроизводственные,
    сбытовые и транспортных организаций
  • маркировка табак, обувь, легпром,
    лекарства
  • производство мясное, заготовительное, механообрабатывающее,
    сборочно-монтажное
  • rfid радиочастотная идентификация
    товарно-материальных ценностей
  • егаис автоматизация учётных операций
    с алкогольной продукцией
  • Определение

    Начнем с азов. Любое одно действие или целый комплекс, совершаемых предприятием и является данным бизнес-процессом. Суть заключается в том, что он всегда направлен на решение конкретной задачи и достижение цели. Доставка оборудования, продажа товара на точке, поступление новинок, маркетинговые акции. Или более широкие пласты – изучение рынка, реализация продукции в определенной географической локации. В любом случае порядок действий можно оптимизировать, улучшать. Технология на предприятии зачастую несовершенная, всегда найдутся более рентабельные пути.

    Для чего нужно оптимизировать

    Стоит помнить, что модернизация – это очень затратное дело. Оно включает не только трату ресурсов, но и работу практически всех сотрудников предприятия. Таким образом, постоянно проводить улучшение – это неэкономично. Но в деятельности компании всегда есть те самые ключевые точки, когда это сделать жизненно необходимо. Ведь это простой и эффективный способ увеличить прибыль иногда более, чем на 100%.

    Часто сотрудники считают, что оптимизация бизнес-процессов в организации – это фактически первый звоночек о сокращениях. И боятся такой инициативы, переживая за рабочие места. На самом деле, ситуация немного иная. Конечно, если в целях экономии какая-то должность просто не нужна, если количественный фактор необходимых работников превышен, то сокращение вполне возможно. Но так же и появление новых мест. Ведь улучшить саму процедуру производства, которая позволит увеличить объем продукции в два раза посредством найма всего пары новых сотрудников, реально.

    Что можно модернизировать

    Для ответа на данный вопрос посмотрим, какие существуют предпосылки необходимости этого комплекса процедур. На пустом месте обычно такие методики не инициируются, если возникла нужда, значит что-то не в порядке. Тревожных звоночков может быть масса. Но одни из них являются ключевыми, а другие побочными.

    Итак, причины следующие:

    • Слишком медленно принимаются важные решения, замедленно управление, а реализация отстает от сроков. Эффективность в этом случае ощутимо снижается. Любой достигнутый результат может быть получен за более короткий срок, а значит, часть работы уходит впустую.

    • Страдает качество. Это относится к услугам, товарам, исполнению рутинных обязанностей сотрудниками. Все может не удовлетворять критериям качества. Важно заявить параметры, которые в принципе при данных условиях достижимы. Ведь яркий пример ошибок современных компаний в том, что они ставят заведомо недостижимый при текущих условиях уровень качества.

    • Нарушена логика сфер управления. Неясно, кто за что отвечает, какие действия находится в той или иной компетенции.

    • Плохая коммуникация внутри организации, отделы не успевают друг за другом.

    • Количество производства снижается по сравнению с числом нанятого персонала.

    Во всех этих случаях необходимо оптимизировать процесс. А направить это действием можно на следующие аспекты:

    • Темпы – производства, реализации, обработки заявок клиентов, передачи и доставки товара.

    • Цену – покупка оборудования, себестоимость конкретной позиции, расчеты с сотрудниками, итоговая стоимость для клиента.

    • Управление – грамотное распределение обязанностей.

    4 главных правила

    Запустить процедуру не так уж и сложно. Но для этого нужно выбрать цели и задачи, сферу, на которую будет направлена работа. Определиться с методикой, инструментами, способами. Выявить масштабы внедрения, необходимость коренной перестройки функционирования.

    Но стратегий на данный момент множество, возможностей – море, выбор затруднен. В любом случае, какой бы метод ни был признан наилучшим в условиях компании, всегда стоит ориентироваться на 4 правила, которые остаются актуальными во всех вариациях улучшения.

    Первое – фундамент

    Хорошая система работает без сбоев только тогда, когда внедрению предшествовал грамотный анализ. Опытный бизнес-оптимизатор всегда начинает работу со знакомства с проектом. Оценивает уровень и качество производства, текущие риски, прибыль, количество сотрудников. Разбирает, сколько отделов, какие они показывают результаты на разных этапах работы, от кого больше отдачи. Какие стоит упразднить, а какие расширить.

    Нужно наглядное описание, лучше всего в форме схемы. И лишь когда она уже есть на руках, стоит переходить к каким-либо разработкам. Иначе неясны становятся не только цели и задачи, но также и слабые места, над которыми и нужно работать. Порой работа над одной сферой не дает результатов, потому что она тесно связана со второй, которая также неразвита. Лучше смотреть на вещи в целом.

    Второе – постепенность

    Всегда стоит работать, начиная движения от частного к общему. Оценивать все причины, которые вывели предприятие к такому состоянию. Смотреть не только на то, что отдел плохо работает и что у него мало продаж. А еще и на цену, заявленную компанией, привлекательность товара в глазах покупателя, активность маркетинговой политики.

    Третье – целевое воздействие

    Оптимизация бизнес-процессов малого предприятия, средних компаний и даже огромных холдингов всегда работает на основе гибкой политики. Это значит, что комплекс должен легко подстраиваться под нужды всей организации в целом. Ведь любое неточное вмешательство, может улучшить показатели одной сферы и ухудшить в другой, которая работала стабильно. Предприятие – это живой организм, поэтому нельзя тронуть одни нерв и не задеть другие.

    Четвертое – сокращение порой выгодно

    Несмотря на то что это очень непопулярная среди работников инициатива, которая не находит одобрения и понимания, а порой это обязательный путь. Особенно в том случае, если рабочие обязанности распределены неправильно. Как простой пример, на который можно ориентироваться – отделы привлечения клиентов, продажи товара и доставки. Именно первый из них отвечает за то, сколько фактически появится новых клиентов у проекта. Остальные лишь обрабатывают заявку, не влияют на объем. То есть, больше сил должно быть направлено на первый отдел. Но если в нем всего 2-3 сотрудника, а в остальных по целому десятку, то силы распределены нелогично. Два отдела нужно срочно сокращать, а первый, напротив, увеличивать. Но сотрудника из доставки же нельзя перевести в маркетинг, он не имеет навыков. Поэтому придется увольнять.

    Методы оптимизации бизнес-процессов

    Различным стратегиям и методикам в этой сфере уже много лет. Появились они на Западе, где первые умы в экономической мысли задумались об упрощении, снижении затрат, улучшении работы. С тех пор наука шагнула далеко вперед, появились совершенно новые методы, которые все же основывались на трудах первооткрывателей.

    На что именно ориентироваться – это вопрос сугубо индивидуального характера. Каждая компания уникальна, у нее есть собственные факторы, отличающиеся от персональных характеристик любого другого проекта. Да и цели, задачи, слабые места и сферы, нуждающиеся в модернизации, не сходятся. Поэтому сначала тщательный анализ – потом выбор стратегии действий.

    Инжиниринг

    Данная схема предназначается для выхода на новый пласт информационного характера. Фактически это консультация широкого профиля, направленная на обучения, анализ, ввод новых технология и сокращение уже существующих. Ракурс может быть почти любой. Это и производственная стадия, логистика, доставка товара, исполнение услуг. Все стадии деятельности попадают под описание.

    Зачастую это платные консультации, когда профессионалы и эксперты в области дают свои практические рекомендации по усовершенствованию действующего на предприятии механизма эксплуатации объектов и реализации производственных мощностей.

    Реинжиниринг

    Схожий метод, только он характеризуется коренной перестройкой. Когда практически все механизмы на объекты полностью удаляются. Начинается ввод новых технологий с чистого листа. В таком ракурсе предприятие может даже полностью сменить профиль деятельности. Но зачастую оно просто переходит на более современную и совершенную систему.

    Постоянное совершенствование

    Такие инструменты оптимизации бизнес-процессов используются в условиях нестабильного рынка. Когда он находится в постоянной динамике. Подстроится под него без вмешательства на всех стадиях не получится. Необходимо в непрекращающемся режиме вносить правки, дорабатывать, исключать потерявшие эффективность приемы, пополнять запасы новинок.

    Веяние Total Quality Management

    Это разработка и внедрение продукта, который для текущего рынка является абсолютно новым. Работа под конкретную временную точку, способ, который будет актуален и результативен именно сейчас.

    Как внедрять новую схему

    Успех определяется человеком. Только тот, кто назначен руководителем всего комплекса сможет реально изменить существующее положение вещей. Если выбран верный ракурс, назначена хорошая стратегия, то плохой исполнитель легко все это похоронит на корню. Поэтому всегда обращайте внимание на того, кто будет внедрять новшества.

    Он же зачастую и выбирает группу, ответственную за реализацию. Тут от подбора кадров зависит также результат всей работы. Нужны специалисты узкого профиля, которые конкретно в данной области уже обладают опытом. В половине случаев ошибки возникают из-за неправильного выбора сторонней компании. Тех, кто будет анализировать, рекомендовать, совершать действия по внедрению, поставлять новые товары.

    Сейчас процедура улучшения во многом завязан на усовершенствовании учета, кассовых операций и адаптации к новым законам. Глобальная маркировка продукции заставляет почти все предприятия полностью перестраивать рабочие процессы.

    Отличным союзником станет компания «Клеверенс». Ведь это:

    • Решение коробочного типа, направленное на российский сегмент рынка. Все предложения идеально подходят для предприятий, которые действуют на территории РФ. Учитывается специфика местного рынка.

    • Индивидуальные решения для фирм. Это пример оптимизации с учетом целей и задач. Исходя из глубокого анализа нужд, структуру работы предприятия.

    • Упрощенные приложения. Мы уточняли, что одной из трех важнейших задач являются темпы исполнения и производства. Учет и обработка данных тоже относятся к этому разделу. А с программами от «Клеверенс» управление может взять на себя всего один сотрудник, вооруженный смартфоном. Фактически, это не только повышение скорости, но и снижение затрат работников. То есть, фактор экономии.

    Конкретные примеры использования процедур

    Взглянем на несколько простейших из них.

    • Одним из вариантов может стать перекладывание обязанностей организации на своего клиента. Заполнение бланков, полей анкет, механические действия. Тогда, когда на создание заявок придется выделить целый новый отдел, который будет обрабатывать их, записывать со слов клиента, помешать данные в базу. Конечно, этот принцип работает лишь в том случае, если клиент не может отказаться от исполнителя. Но есть и примеры, когда обязанность переходит на заказчика в добровольном порядке. В заведениях общепита просят, но не заставляют посетителей убрать за собой посуду.

    • Другой пример, когда всю работу клиента берет на себе предприятие. То есть, смысл меняется полностью. Все, что должен делать заказчик, выполняют за него сотрудники. Как в элитных ресторанах, когда не успевает человек осушить бокал, как невидимый официант подливает вновь. В таком случае трудозатраты растут, но тянут за собой и конверсию, а также оправдывают более высокую цену на товар или услугу.

    Оптимизация бизнес-процессов: пошаговое руководство и инструкция

    Составим небольшой алгоритм действий, чтобы читатель понимал, как реализация и внедрение будет выглядеть вживую. Какие включает в себя этапы, в какой последовательности.

    Итак, действовать предстоит следующим образом:

    • Изучаем рентабельность. То есть, подсчитывают все ключевые показатели, соотносится время, затраченные ресурсы и предположительный результат. А также обращается внимание на то, как сотрудники воспринимают новшества. Если позитивно, то процесс внедрения будет проще и быстрее.

    • Исключается пустая работа. Весь алгоритм полностью проверяется на наличие процедур, которые можно сократить. Избавляемся от ненужного. А также сравниваем результативность каждого такого действия и затраченные на него ресурсы.

    • Создаем схемы процесса, которые отвечают всем целям и задачам. Ориентироваться нужно именно на цель, а не на ресурсы. Уже потом стоимость можно уменьшать путем снижения некоторых аспектов. Но для базы создаем именно идеальный порядок с высшими показателями эффективности.

    • Анализируем итог, документально фиксируем результаты, сравниваем с ожиданиями.

    Основные ошибки

    Посмотрим, чего стоит избегать. Какие недочеты чаще всего допускаются исходя из статистики:

    • Решения без объемного анализа. Всегда следует взвесить все плюсы и минусы.

    • Привлечение специалистов, которые не обладают достаточными навыками и опытом.

    • Внедрение комплекса, когда анализ еще не завершен.

    • Ошибочный выбор целей, определение слабых мест.

    • Случайное снижение эффективности отделов, которые не нуждались в доработках.

    • Трата сил оптимизаторов на те задачи, которые не являются первостепенными.

    Способов оптимизации бизнес-процессов на текущий момент множество. Но стоит понимать, что фундамент для успеха – это даже не верный выбор стратегии, это профессиональные исполнители.

    Количество показов: 6438

    В СМИ и на просторах рунета тема увольнения в условиях финансового кризиса в России стала одной из наиболее обсуждаемых. Комментариями и советами охотно делятся как юристы, экономисты, кадровики, так и простые работники, которых увольняют либо уже уволили.

    При этом, обращает на себя внимание плохо скрываемое негативное отношение как к конкретным работодателям, так и к бизнесу в целом. Причина тому – нежелание бизнеса сокращать штат «по закону», т.е. с выплатами выходных пособий. Да и представители власти в последнее время все чаще как мантру стали произносить фразу «социально ответственный бизнес», напоминая тем самым населению о том, что вина в сокращении зарплат, увольнениях без выплаты пособий лежит полностью на работодателе, а вины государства в таком положении дел нет.

    Кроме того, некоторые СМИ, пытаясь поддержать такую позицию государства, и подогревая негатив к бизнесу в целом, создают образ некоего «зажиревшего» бизнесмена, который в эпоху кризиса позволяет себе отдыхать за границей, покупать новый самолет.

    Не стоит, однако забывать, о многих тысячах других предпринимателей, являющихся представителями не крупного, а среднего и малого бизнеса, которые сегодня находятся на грани банкротства.

    Рассуждая о том, кто прав, кто виноват, необходимо учитывать, что в условиях кризиса, когда получить кредит в банке стало практически невозможно, наблюдается кризис неплатежей по сделкам по причине финансовой несостоятельности контрагентов, растет инфляция, бизнес, чтобы выжить, вынужден как-то «оптимизироваться».

    Оптимизация бизнес-процесса

    Под такой «оптимизацией» российский бизнес, что очевидно, понимает сокращение затрат на заработную плату. И, надо отметить, в большинстве случаев для малого и среднего бизнеса другого реального способа оптимизировать расходы нет, тогда как некоторые крупные игроки имеют возможность снизить расходы, например, за счет продажи непрофильных активов (тех же самолетов, домов отдыха, санаториев и т.п.).

    Каким же образом Трудовой кодекс позволяет сократить затраты на зарплату?

    Сокращение численности или штата работников

    Это соответствующий законодательству способ решения проблемы оптимизации через увольнение. О предстоящем увольнении в связи с сокращением численности или штата работников организации работники предупреждаются работодателем персонально и под роспись не менее чем за два месяца до увольнения (ст. 180 ТК РФ). При сокращении увольняемому работнику выплачивается выходное пособие в размере среднего месячного заработка, а также за ним сохраняется средний месячный заработок на период трудоустройства, но не свыше двух месяцев со дня увольнения (с зачетом выходного пособия).

    Кроме того, статья 178 ТК РФ предусматривает и исключительный случай: если уволенный работник не трудоустроился, то средний месячный заработок сохраняется за ним и в течение третьего месяца. Таким образом, при выборе такого способа увольнения работников, с момента принятия решения об этом, работодатель должен будет выплатить работнику от 3 до 5 его средних заработков, тогда как экономически обоснованный расчет предпринимателя по сохранению бизнеса «на плаву» предполагает немедленное, например, в течение месяца-двух, сокращение затрат.

    Уменьшение заработной платы, перевод на неполный рабочий день, неделю

    Причинами для уменьшения заработной платы работнику по инициативе работодателя может являться лишь изменение организационных или технологических условий труда (ч. 1 ст. 74 ТК РФ). Верховный Суд РФ приводит примерный перечень такого рода причин: изменения в технике и технологии производства, совершенствование рабочих мест на основе их аттестации, структурная реорганизация производства. При этом одним из главных принципов проводимых изменений должно являться не ухудшение положения работника по сравнению с условиями коллективного договора, соглашения.

    В случае, когда изменения организационных или технологических условий труда могут повлечь за собой массовое увольнение работников, работодатель в целях сохранения рабочих мест имеет право с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, вводить режим неполного рабочего дня (смены) и (или) неполной рабочей недели на срок до шести месяцев (ч. 5 ст. 74 ТК РФ).

    Таким образом, нужно отметить, что во-первых, финансовый кризис или любые иные финансовые затруднения работодателя не являются основанием для изменения условий трудового договора по инициативе последнего.

    Во-вторых, именно работодатель, в случае судебного разбирательства должен доказать, что изменение определенных сторонами условий трудового договора (в частности, уменьшение зарплаты работника) явилось следствием изменений организационных или технологических условий труда, а не по причинам финансового кризиса.

    В-третьих, работодатель должен помнить, что о предстоящих изменениях определенных сторонами условий трудового договора, а также о причинах, вызвавших необходимость таких изменений, работодатель обязан уведомить работника в письменной форме, опять же, не позднее чем за два месяца.

    Простой

    — временная приостановка работы по причинам экономического, технологического, технического или организационного характера.

    Если не имеется возможности обеспечить работников работой, то они могут быть освобождены от выполнения трудовых обязанностей. При этом, нести затраты работодателю придется в зависимости от причин простоя. Согласно статье 157 ТК РФ, время простоя по вине работодателя оплачивается в размере не менее двух третей средней заработной платы работника, тогда как время простоя по причинам, не зависящим от работодателя и работника, оплачивается в размере не менее двух третей тарифной ставки, оклада (должностного оклада), рассчитанных пропорционально времени простоя.

    Время простоя по вине работника не оплачивается.

    Естественным является желание предпринимателей объявить простой по причине финансового кризиса, т.е. по причине, не зависящей от работодателя и работника и ограничиться оплатой времени простоя в две трети тарифной ставки, которая может составлять менее 20% средней зарплаты работника.

    Однако, и в теории и в практике преобладает мнение, согласно которому, простой, вызванный ухудшением экономической конъюнктуры, не может рассматриваться как простой по причинам, не зависящим от работодателя и работника. Предприниматели и коммерческие организации, бизнес которых гибнет из-за финансового кризиса, бремя неблагоприятных последствий должны нести сами, не перекладывая его на сотрудников.

    «Административный отпуск»

    Нередко работодатель, не желая оформлять простой с целью минимизации расходов на оплату труда принуждает работников взять отпуск за свой счет. Напомним, что согласно статье 128 ТК РФ, по семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам работнику по его письменному заявлению может быть предоставлен отпуск без сохранения заработной платы, продолжительность которого определяется по соглашению между работником и работодателем. Предоставление отпуска по инициативе работодателя не допускается.

    Оптимизируя таким способом расходы, работодатель, в случае судебного разбирательства, рискует не найти понимания у суда если будет установлено, что фактически имел место простой, никаких уважительных причин у работников для предоставления им отпуска не было, а имело место принуждение к написанию заявления со стороны работодателя.

    Соглашение сторон

    Это самый оптимальный вариант решения проблемы. Соглашением сторон можно пересмотреть условия трудового договора, в том числе, изменить заработную плату, ввести режим неполного рабочего времени, перевести работника на иную, менее оплачиваемую работу.

    Также по соглашению сторон трудовой договор может быть расторгнут, при этом стороны могут согласовать и размер выходного пособия, или предусмотреть иные компенсации работнику, которые устроят последнего и не будут слишком обременительными для работодателя. Главное – найти общий язык с работниками, объяснить им сложившуюся экономическую ситуацию и попытаться прийти к компромиссу.

    Моббинг (от англ. Mob – толпа)

    – форма психологического насилия в виде травли сотрудника в коллективе, как правило, с целью его последующего увольнения (ист.: Википедия). Если работник не желает увольняться ни по собственному желанию, ни по соглашению сторон, то он рискует стать объектом моббинга. Выражаться это может как в создании определенных неблагоприятных условий для выполнения трудовых обязанностей работником, так и иного воздействия, например, обещания «проблем в карьерном росте работника в будущем». Наряду с этим, на работника незаконно могут налагаться дисциплинарные взыскания. Если наложение взыскания (в том числе увольнение) работник может обжаловать в суд, то саму по себе «травлю» в коллективе – нет.

    Должно ли вмешаться государство?

    На наш взгляд, социальная напряженность в стране будет только расти и одной из главных причин этому будет не повышение цен на продукты питания и коммунальные услуги, а именно массовая безработица. Добавим чувство несправедливости у уволенных «не по закону», осознание ими собственной незащищенности, а также возможный вывод о попустительстве со стороны государства. Ведь очевидно, что из двух вариантов увольнения: по сокращению с выплатой всех пособий (и здравствуй, банкротство!) и какой-либо вариант увольнения без выплаты таковых (возможность сохранить бизнес, а значит, хоть часть рабочих мест), предприниматель предпочтет второе и при желании найдет соответствующее основание.

    Недавно Российский союз промышленников и предпринимателей предложил государству взять на себя обязательство работодателя в течение двух месяцев выплачивать зарплату работнику, уволенному по сокращению штата.

    Однако это предложение не нашло понимания у чиновников. Ответ из Минздравсоцразвития сводится к тому, что сокращения штатов работников давно планировались на некоторых предприятиях и не связаны с нынешним кризисом, а потому и проблема надумана. В Госдуме данная инициатива также была отвергнута. Налоговыми послаблениями, судя по всему, государство также не порадует, скорее, наоборот. Хотя есть уже примеры снижения налогового бремени нашими соседями. Так, в Казахстане, в рамках пакета антикризисных мер, вступил в силу новый Налоговый кодекс: снижен НДС до 12%, ставка социального налога – 11%, ставка подоходного налога – 10%, снижен и рад других налогов.

    Думается, нам пока подобные меры по поддержке бизнеса и стимулированию инвестиций «не грозят» и бизнес, особенно, малый и средний, как и обычно, будет пытаться выжить не благодаря политике государства, а вопреки.

    01.03.2009г. Александр Отрохов, адвокат, Правовой центр «Логос» (г. Омск)

    Оптимизация рабочего времени секретаря, или Как эффективно справляться с работой

    1. Научитесь контролировать время. Это важный момент. Рабочий день секретаря практически полностью совпадает с графиком руководителя. Нужно постоянно держать руку на пульсе, контролировать встречи руководителя, его личные дела и просьбы. На это все требуется время. Постарайтесь максимально сопоставить ваши рабочие графики. Например, если начальник будет на встрече с 14-16, на это время вы можете запланировать свои текущие дела: разобрать документы или отправить почту.
    2. Расставляйте приоритеты. Этот пункт напрямую связан с предыдущим. Выделяя первостепенные дела, вы планируете свое время. Если вам кажется, что все дела важные и срочные — нарисуйте квадрат Декарта к каждой такой задачи. Вы поймете, что есть действительно важные дела и те, которые можно отложить на время.
    3. Используйте технологии. Сейчас можно автоматизировать практически все. Да, безусловно, на автоматизацию некоторых бизнес-процессов требуется много денег и времени. Но небольшие задачи можно легко автоматизировать. Например, вы заполняете постоянно отчет в excel и не пользуетесь формулами. В 1С хранится много информации о клиентах и поставщиках, удобно выгружать данные — освойте систему и вы будете тратить меньше времени на поиск информации о нужном клиенте. Поставьте важные телефонные номера на быстрый набор — не нужно будет больше искать их по всей телефонной книге.
    4. Создайте шаблоны. Шаблоны сокращают время на составление служебных, докладных записок, оформления договоров и пр. Сделайте папки для шаблонов на разные случаи. Например, папка с шаблонами для сотрудников (заявления на отпуск, отгул, служебный пропуск и пр), папка для клиентов, партнеров, поставщиков (шаблоны писем, коммерческих предложений, договоров).
    5. Сделайте удобную маркировку папок и документов. Бумажные документы копятся в огромном количестве на любом предприятии. Создайте для себя удобную маркировку. Например, цветовую — синие папки это для бухгалтерии, желтые — поставщики, красные — важные договора.
    6. Наладьте взаимодействие между отделами. Секретарь — это еще коммуникация в полной смысле. Постоянно необходимо взаимодействовать с коллегами из других отделов. Например, вы заказываете канцелярию в офис и каждый раз ходите по отделам и собираете заявки — долго и непродуктивно. Создайте общую группу, чат или делайте рассылку по отделам. Обозначьте сроки, когда вы должны получить списки канцтоваров и собираетесь делать заказ.
    7. Научитесь говорить «нет» коллегам. Секретарь должен быть вежливым, общительным, всегда готовым прийти на помощь другим. Да, но только если это не вредит вашим прямым обязанностям. Вы можете помогать коллегам заполнить заявление (а лучше дать шаблон и не тратить время на объяснение), или помочь распечатать документы. Но только если вы не перегружены работой в данный момент и можете выделить пару минут на это. Помните, основная обязанность секретаря все-таки помогать руководителю и выполнять поручения.
    8. Развивайте профессиональные навыки. Освойте метод слепой печати. Сайт для отработки скорости печати. Учитесь работать с возражениями и агрессивными людьми. Учите психологию. Оттачивайте навыки общение с руководителем.
    9. Будьте всегда в курсе, владейте информацией. Всегда проверяйте актуальность данных, реквизитов и пр. Если что-то изменилось, сразу же вносите новые сведения в базу, или вы можете выделить один час в раз неделю, чтобы проверять и исправлять данные.

    About the author

    Добавить комментарий

    Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *