Оптимизация рабочего времени

Оптимизация рабочего времени

Время это часто недооцененный ресурс. Сколько и на что его тратится, часто не понятно. Конечно, люди не роботы и не могут всё время работать, совершать трудовые подвиги. Небольшие паузы в течение рабочего дня даже приветствуются. Но если паузы затягиваются и рабочее время используется не эффективно. То стоит задуматься и предпринять решительные действия. Ведь потери времени напрямую связаны с потерей денег.

Недостатки организации работы

Хуже всего, если работа не организована вообще. Каждый сотрудник выполняет такую задачу, которую он считает в данный момент важной. В то же время другой сотрудник может полдня провести без работы, даже не подозревая, что его коллега даже не приступал к документу, который он ожидает. Часто потерям времени способствуют и сами руководители. Ставят задачу, через пять минут другую, через полчаса приказывают отложить эти задачи и заняться другой работой. Поэтому руководителю стоит начать с организации себя, своих задач. Работа руководителя организовать рабочие процессы, установить приоритет для задач.

К недостаткам в организации работы можно отнести и необеспеченность ресурсами. Например, в принтере неожиданно закончилась бумага. И, как не странно, её нет вообще. На офисе один телефон и сотрудники по очереди им пользуются. Сотрудники, ожидающие своей очереди, предпочитают ничего не делать.

Отсутствие учёта рабочего времени, нормативов, временных рамок

Учёт рабочего времени уже дисциплинирует своим наличием. Нередко сотрудники пользуются благосклонностью руководителя. Очередная поездка «по делам» даёт сотруднику возможность зайти в парикмахерскую, магазин и навестить приятеля. Даже если руководитель периодически проведёт проверку, то это временно. Через пару недель снова можно решать свои дела в рабочее время. Поэтому важно, чтобы учёт рабочего времени, контроль, был постоянным. Особенно в тех случаях, когда сотрудники не демонстрируют высокой производительности труда, а компания зарабатывает мало.

Для задач рационально устанавливать временные рамки, сроки выполнения. В большинстве случаев, для многих видов работ это приемлемо. Если сотрудник не уложится в отведённое время, то всегда можно посмотреть, почему и, при необходимости, дать больше времени в следующий раз.

Если задачи простые, часто повторяются, то можно устанавливать нормативы времени.

В проектах большое значение имеет план-график работы. Если его никто не придерживается, то руководителю или менеджеру проекта стоит задуматься над вопросом «почему так».

Чередование времени работы и отдыха

Бывают случаи, когда руководители перегибают палку. Сотрудники работают в активном режиме, на грани в течение целого дня. В итоге производительность падает, время выполнения задач затягивается по причине обычной усталости. Со временем усталость может перерасти в хроническую усталость и ценный кадр можно считать потерянным. Руководителю стоит присматриваться к работникам, их личному ритму. А также, по возможности индивидуально, устанавливать соответствующий график работы.

Нелишне продумать паузы в рабочем процессе. Пять-десять минут отдыха после каждого часа работы не позволят снизиться производительности. После серьёзных, напряжённых проектов вполне можно устроить день отдыха. Уставшие, психологически и умственно истощённые сотрудники не дадут нужного результата.

Вынужденные простои

В процессе работы всё-таки возможны простои по объективным причинам. Такие паузы серьёзно влияют на рабочий настрой, охлаждают пыл работников. Поэтому руководителю неплохо бы эти паузы заполнить. Естественно, с выгодой для компании и человека. Потому что в большинстве случаев сотрудники заполняют паузы сами, общением в социальных сетях, программами мгновенного обмена сообщениями, развлекательными сайтами. Поэтому даже когда пауза закончится, отрываться от такого времяпровождения сотруднику совсем не хочется.

Вынужденные паузы сотрудник может заполнить личным развитием. Например, пройти тест. Или сделать упражнение на развитие внимания. Почитать книгу по работе, посетить профессиональный сайт. Роль руководителя здесь высока, ведь он может сам наладить такой процесс и поощрять тех, кто не тратит время попусту.

В конце концов, паузы можно заполнить элементарным наведением порядка на рабочих столах, в офисе и возле офиса.

В некоторых случаях для ликвидации вынужденных простоеd можно использовать гибкие графики. Например, известно, что дизайнер закончит дизайн и передаст его верстальщику не раньше обеда. Зачем верстальщику приходить утром? Возможно, он потратит это время с большей пользой для себя и будет только благодарен.

Оптимальное использование рабочего времени напрямую зависит от руководителя. Поэтому используйте максимально свои возможности, приведённые советы и ищите собственные пути оптимизации рабочего времени.

Если Вы хотите посмотреть, на что и как сотрудники расходуют рабочее время, попробую бесплатную CRM-систему «Простой бизнес», в которой есть инструмент для оценки временных затрат сотрудников. Зарегистрируйтесь и пригласите в программу Ваших сотрудников.

Определение фонда рабочего времени

Автор статьи: Анастасия Иванова Последнее изменение: Апрель 2020 года 3831 0

Трудовое время, используемое непосредственно для исполнения профессиональных обязанностей, обладает определенными характеристиками. Одним из исходных показателей в этом случае выступает фонд рабочего времени, исчисляемый в отдельном порядке. Причем подобная процедура обладает немалым количеством особенностей. В частности, формулы, применяемые для расчета, зависят от разновидности самого показателя. Таких видов существует несколько и путать их между собой крайне не рекомендуется.

Суть понятия «фонд рабочего времени»

В широком смысле фонд рабочего времени (ФРВ) представляет собой показатель, содержащий в себе предполагаемый объем часов, в перспективе доступных для ведения тех или иных работ. Подобное значение может рассчитываться как в рамках всей организации, так и относительного лишь одного работника.

Главной целью исчисления ФРВ выступает, прежде всего, планирование использования рабочих ресурсов и возможностей. Обладая данными о потенциально доступных днях и часах труда, реально вычислить плановую производительность. В дальнейшем, на основе анализа и сравнения последней с фактическими показателями, можно выявить потери, и предпринять шаги по повышению продуктивности деятельности сотрудников. Следствием чего выступит увеличение эффективности работы конкретной организации в целом.

Важно понимать и то, что в основе расчета фонда рабочего времени всегда лежат сведения по каждому отдельно взятому служащему. В частности, при выявлении того, сколько в перспективе может отработать сотрудник, учитывается ряд особых факторов. А именно:

  • физические возможности человека;
  • требования Трудового Кодекса РФ;
  • возможности компании, направленные на задействование потенциала трудящегося гражданина.

Определять фонд рабочего времени допускается как в часах, так и днях. Соответственно единицами его измерения выступают либо человеко-дни, либо человеко-часы.

Комментарий специалиста Киреев Максим Юрист Задать вопрос эксперту При этом при исчислении показателя ФРВ обязательно учитываются периоды болезней сотрудника за конкретный период, а также отпуска по уходу за детьми, опоздания на работу, праздники и прочие факторы. Значение фонда рабочего времени в каждом из указанных случаев подлежит изменению в сторону уменьшения на соответствующее количество дней либо часов.

Виды фонда рабочего времени

Чтобы понять, как рассчитать фонд рабочего времени, прежде потребуется разобраться с его разновидностями.

Выделяют следующие виды ФРВ:

  • календарный;
  • номинальный;
  • максимально возможный;
  • явочный или фактический.

Каждый из видов обладает особенностями в плане вычисления его показателя. Если точнее, то при расчете конкретной разновидности ФРВ используются определенные алгоритмы.

Расчет календарного фонда рабочего времени

Календарный фонд рабочего времени считается базовым, потому как при его помощи осуществляется вычисление всех остальных видов.

В этом случае формула расчета основана на 2 значениях:

  • совокупное количество календарных дней в году;
  • численность сотрудников предприятия.

Обозначенные показатели перемножаются между собой. Результатом выступает значение календарного фонда за указанный период.

Например, количество дней в году 365, а в компании 1000 работников. Перемножив показатели получаем 365000 человеко-дней. Календарный годовой фонд относительно одного работника будет равен 365 дням.

Комментарий специалиста Горчаков Владимир Юрист Задать вопрос эксперту Стоит пояснить, что этот показатель нельзя назвать хоть сколько-нибудь информативным. Это связано с тем, что при его расчете не учитываются дни, в которые сотрудники отсутствуют на месте по основаниям, обозначенным в ТК РФ. Либо по иным причинам. Однако без вычисления календарного фонда не удастся выявить другие виды ФРВ. Именно по этой причине он обладает ценностью и всегда требует расчета.

Принцип вычисления номинального фонда рабочего времени

Номинальный фонд рабочего времени или, как его еще называют, табельный, указывает на предполагаемое количество дней выхода сотрудника на работу в соответствии с графиком. Здесь учитываются праздничные дни, право на которые предоставляются работающим гражданам на основании Трудового Кодекса (статья 112). А также в расчет принимаются выходные дни. Например, при пятидневной трудовой неделе – это могут быть суббота и воскресенье.

Статья 112 ТК РФ

«Нерабочие праздничные дни» ()

При этом в основе номинального ФРВ лежит тот или иной календарный период. Он может быть следующим:

  • год;
  • квартал;
  • месяц.

Последний период используется в большинстве случаев. Имеет значение при начислении заработной платы, а также при выявлении соотношения фактически отработанных дней к установленной норме выработки.

Для расчета номинального ФРВ применяется следующий алгоритм:

  • вычесть из числа календарных дней за необходимый период совокупное количество праздников и выходных;
  • умножить полученное значение на количество сотрудников предприятия.

Комментарий специалиста Шадрин Алексей Юрист Задать вопрос эксперту Если расчет производится в человеко-часах, то следует учитывать не только праздничные и выходные дни, но и сокращенные предпраздничные дни. В отношении последних смена уменьшается на 1 час.

Показатель номинального ФРВ напрямую связан с производственным календарем, ежегодно составляемым по России. Календарь содержит сведения обо всех праздниках и выходных, а также норме трудового времени.

На текущий год календарь фиксирует следующий стандарт:

Календарных дней

365

Рабочих дней

247

Выходных и праздничных

118

А вот для 40-часовой недели, часовая норма допустимого трудового времени составит 1 тыс. 970 часов. При 35-часовой – 1 тыс. 772 часа.

В целом производственный календарь имеет существенное значение для бухгалтеров и кадровых специалистов по всей России. При его помощи начисляется заработная плата, составляется график труда, оплачивается больничный лист и рассчитывается отпуск.

Расчет максимально возможного фонда

Максимально возможный фонд рабочего времени еще один из наиболее информативных показателей. Здесь учитываются не только периоды отдыха и праздники, в дни которых трудовое население страны не посещает работу на законных основаниях, но и отпуск. Согласно ТК РФ, срок последнего составляет 28 дней. На такое количество может рассчитывать каждый официально трудоустроенный гражданин. И именно этот параметр требуется для вычисления максимально возможного фонда.

Потребуется произвести следующие действия для расчета:

  • число дней, приходящихся на отпуск одного работника, умножить на количество человек, зачисленных в штат предприятия;
  • полученное значение вычесть из суммы номинального фонда.

Комментарий специалиста Горбунова Ольга Юрист Задать вопрос эксперту Максимальный ФРВ более точно указывает на количество трудовых часов (или дней) сотрудника, потенциально доступных для работы. Если после вычисления фактического показателя выработанного времени будет выявлено сильное различие, это будет свидетельствовать о том, что трудовое время распределяется неэффективно.

Фактический (явочный) фонд рабочего времени

Показатель признается наиболее значимым для анализа производственной деятельности и учета рабочего времени, фактически затраченного на исполнение профессиональных обязанностей. Здесь вычисление основано не только на уменьшении ФРВ по причине законных оснований (отпуск, выходные, праздники), но во внимание принимаются и другие случаи. Например:

  • отсутствие по причине заболевания;
  • отпуск по уходу за ребенкомдо 1,5 лет;
  • отпускной период по факту беременности и родов;
  • ученические отпуска;
  • иные варианты отсутствия – прогулы, опоздания, дни отдыха без содержания, выходные по факту донации и прочее.

При расчете фактического ФРВ также учитываются индивидуальные случаи сокращения длительности рабочего времени. Речь идет об особых условиях труда, например, при задействованности на опасном производстве или если сотрудник обладает одной из групп инвалидности.

В этом случае из максимально возможного ФРВ вычитается количество дней, пропущенных работником по тем или иным причинам.

Например, в качестве отчетного периода взят 1 месяц, в котором 8 выходных и 2 праздничных дня. Номинальный фонд составляет 20 дней, где из общего количества дней месяца вычитается 10, приходящихся на законный отдых. Отпускной период на этот месяц не приходится, соответственно максимально возможный ФРВ выявлять нет необходимости. Однако в этом месяце сотрудник 7 дней пребывал на больничном. Фактический фонд составит 13 дней (20 дней – 7 дней).

Эффективный фонд рабочего времени

Отдельно стоит упомянуть о таком понятии, как эффективный ФРВ. Такой показатель невозможно спланировать в отношении отдельно взятого работника. Подсчет производится по каждой категории сотрудников. При этом также учитываются особые условия труда, невыходы за прошлые годы и прочие моменты.

Целью же подобного планирования выступает выявление оптимального количества служащих для исполнения ими деятельности в рамках конкретного периода. А также расчет этого вида ФРВ требуется для оценки эффективности использования трудового ресурса.

Например, работодатель принимает заказ на исполнение которого требуется 400 часов. При делении показателя на 8 (количество трудовых часов в стандартном рабочем дне), выясняется, что на исполнение заявки одним человеком требуется 50 дней. Однако такой подход малоэффективен, поэтому наниматель привлекает для исполнения заказа 10 человек. Каждому из них будет отведено по 40 часов работы. Соответственно на исполнение всего заказа будет затрачено всего 5 дней.

Показатель ФРВ необходим для выявления уровня эффективности деятельности работников относительно используемого ими трудового времени. Сравнение и анализ планового ФРВ и фактического указывают на недочеты в организации служебного процесса и помогают улучшить производительность компании в дальнейшем. Кроме того, показатель активно используется бухгалтерами и работниками кадровой службы. Например, для составления оптимального сменного графика труда, выявления необходимой численности штата в компании, начисления заработка и прочих моментов.

Что такое оптимизация рабочего времени «по-русски»

Наверное я не первый, кто это признает, но в нашей стране почему-то всегда все из крайности в крайность. Вот и на любом предприятии, да что уж там, в одном отделе, есть те, кто зашивается ничего не успевая, а другие спокойно гоняют чаи с коллегами и обсуждают мирские вещи.

Конечно, любой начальник хочет, чтобы его сотрудники были продуктивны и, желательно, довольны своим положением. Поэтому, когда какое-либо подразделение кричит о том, что зашивается, руководство задумывается о повышении зарплаты (чтоб ныли меньше), расширении штата или простом увольнении недовольных. На место последних всегда кто-то да и придет.

Так вот, пришел я устраиваться на работу интернет-маркетологом (в реалиях российских городов эта профессия весьма расплывчата) в одну довольно крупную контору. Зарплата хорошая, офис со всеми удобствами. Далековато от дома, ну на машине как-то все равно.

Как мне сказали, еще один маркетолог ничего не успевает из-за загруженности. Работы много и т. д.

Выхожу первый день, мой непосредственный начальник что-то пробурчал про мои обязанности и отправил проводить аудит одного из сайтов компании + делать простой лендинг (продающий одностраничный сайт).

Я думаю — «ну Ок» и отправляюсь работать. За первый день я провожу полный аудит сайта. И за половину второго дня делаю добротный одностраничный сайт на конструкторе. Иду сдавать работу.

И мой начальник выдает мне следующую фразу — «Ты че все сделал!!! Это на месяц задачи были. У нас они в маркетинговом плане по датам расписаны.» Видя мой прифигевший вид он принялся объяснять.

В общем, первый маркетолог — это женщина бальзаковского возраста, которая прошла пару каких-то там курсов и возомнила себя крутым спецом. Причем в интернет-маркетинге ни бум-бум и переквалифицировалась туда из бухгалтера. Понятно, что с таким познаниями столь тривиальные задачи можно делать и полгода.

Руководитель не понимает во всяких ваших «SEO, SMM, таргетинге, лендингах» и прочем. Поэтому принимает решение в своей плоскости мышления.

Оказывается, сотрудники отдела ожидали, что им поднимут зарплату, а не возьмут второго маркетолога. Но руководство внедряет какую-то западную систему рационализации труда и учета рабочего времени. Поэтому вместо того, чтобы сократить штат бездельников, они открыли ещё одну вакансию.

А так как, я сделал работу, прописанную на месяц и «спалиться» нельзя, начальник предложил мне спокойно сидеть, ну может еще написать пару статей на сайт. Вот такая она, оптимизация труда «по-русски».

P.s. С конторы этой я ушел, т. к. спокойно деградировать пока не входит в мои планы.

Делитесь вашим мнением по этому поводу. Возможно у вас случалась похожая ситуация. Ну и подписывайтесь на канал.

Анализ затрат рабочего времени руководителя

Для обеспечения возможности анализа затрат времени все виды затрат необходимо сгруппировать в отдельные, относительно самостоятельные группы. Общий вывод затрат рабочего времени руководителя за неделю: вышло 2410 минут рабочего времени за неделю, исходя из этого можно определить затраты времени по каждому виду затрат, используя шифры классификатора:

1) ОП: 1630 минуты (67,63%) из них:

ѕ И: 75 (3,11%)

ѕ Т: 750 (31,11%)

ѕ ФЛ: 365 (15,04%)

ѕ ОАР: 445 (18,35%)

2) ОРМ: 85 минут (3,53%)

3) ПЗ: 110 минут (4,59%)

4) П: 300 минут (12,75%)

5) ПР: 105 + ПО: 165 (11,50%)

Изобразим графически (рис.6)

Рисунок 6. — индексы затрат рабочего времени

Проведем анализ затрат рабочего времени в следующих направлениях:

Обработка карт фотографий рабочего времени показывает, что за весь период наблюдения руководитель выполнял работы в следующем объеме (таб.7; рис.7):

Таблица 7 — Сводная таблица показателей затрат рабочего времени

№ п/п

Наименование операции

Прод-сть времени за неделю, мин.

Приход на рабочее место

Подготовка рабочего места

Деловая переписка

Рассылка поручений по отделам

Телефонные разговоры с поставщиками

Оперативное совещание с начальниками отделов по текущим вопросам

Разработка на основе полученных отчётов рекомендаций по работе отдела

Обед

Анализ отчётов от менеджеров

Ознакомление и проставление печатей на документы

Прием служащих по личным вопросам

Телефонный разговор

Подписание договоров с поставщиками и покупателями

Проверка входящей документации

Выключение компьютера, наведение порядка на рабочем месте

Разбор конфликтов с клиентами

Деловая встреча

Время затраченное в дороге

Обход объекта

Просмотр текущей информации о состоянии отрасли

Приём клиентов по вопросам заключенных договоров

Разговор с бухгалтером, прорабом

Перерыв

Поиск новых каналов сбыта, установление деловых контактов и договорённостей

Проведение учебной работы с персоналом

Проведение собеседований по поводу приемов на работу новых сотрудников

Составление плана рабочего дня на следующую неделю

Подготовка различных организационно -распорядительных документов

Итого

Рисунок 7. — сводная диаграмма рабочего времени

Проанализируем затраты времени на выполнение работ, нашедших свое отражение в плане:

1) Степень экстенсивного использования рабочего времени оценивается величиной коэффициента экстенсивности Кэ, рассчитываемого по формуле :

(1)

П — регламентированные и нерегламентированные перерывы в работе (мин);

Ф — фонд рабочего времени (мин).

Учитывая, что максимально возможный Кэ может составить 0,94. Если он ниже — это указывает на имеющиеся резервы лучшего использования фонда рабочего времени и в ходе анализа надо установить конкретные причины потерь и наметить меры по их устранению или сокращению. Этот показатель может быть дополнен показателями, характеризующими величину потерь рабочего времени по различным причинам. Это, в частности:

ѕ коэффициент потерь рабочего времени, зависящих от работников, К пр :

Кпр = Ппр/Ф (2)

пр — потери рабочего времени, зависящие от работников (мин);

Кпр = 105 /2410 = 0,04

Полученное таким образом значение коэффициента потерь рабочего времени зависящее от исследователя говорит о том, что данный вид потерь незначителен и не влияет на исследуемую проблему.

ѕ коэффициент потерь, вызванных причинами, не зависящими от работника (потерь по организационно-техническим причинам), Кпо:

Кпо = Ппо/Ф (3)

по — потери времени по организационно-техническим причинам (из-за нарушения режима работы).

Кпо = 165/2410 = 0,07

Полученное таким образом значение коэффициента потерь рабочего времени из-за нарушения режима работы не слишком велико, но указывает на имеющиеся недостатки в организации рабочего времени руководителя.

Имеет смысл определить также Котл, т. е. показатель, характеризующий величину затрат времени на регламентированные перерывы:

Котл = ОТЛ/Ф (4)

Котл = 300/2410 = 0,12

Полученное значение коэффициента потерь рабочего времени на регламентированные перерывы немного ниже нормативного, что говорит о нарушении режима труда и отдыха.

2) Для анализа так же надо рассчитать показатели, характеризующие структуру занятости работника деятельностью:

Кт = ОП (Т) / ОП (5)

Кт — коэффициент, характеризующий удельный вес творческой работы

Кт = 750 / 1630 = 0,46

Коар = ОАР / ОП (6)

Коар — коэффициент, характеризующий удельный вес организационно- административной работы

Коар = 445 / 1630 = 0,27

Кфл = ОП (ФЛ) / ОП (7)

Кфл — коэффициент, характеризующий удельный вес формально-логической работы

Кфл = 365 / 1630 = 0,22

Ки = ОП (И) / ОП (8)

Ки — коэффициент, характеризующий удельный вес исполнительской работы;

Ки = 75 / 1630 = 0,05

Как мы видим, время на творческую и организационно-административную работу преобладает во времени всей оперативной работы, что является закономерным для руководителя. К сожалению, время формально-логической составляет достаточно малую часть в оперативном времени, что можно считать «минусом» в работе руководителя.

3) Рациональность использования рабочего времени отражается в следующих показателях (результаты для удобства отразим в таблице 8):

Таблица 8.Рациональность использования рабочего времени руководителя

На основе анализа рациональности использования рабочего времени можно сделать вывод о чрезмерных затратах времени на подготовительно-заключительную часть работы. Коэффициент рациональности использования основного рабочего времени почти идеален. Достаточно высок коэффициент исполнительской работы, что, при учёте большого объёма работы рекомендательного характера, указывает на авторитарный стиль управления не только в отделе, но в компании в целом. Таким образом, на основании вычисленных коэффициентов можно говорить о том, что у данного руководителя происходит нарушение режима труда и отдыха, а также имеются затраты на нерегламентированные перерывы, которые могут рассматриваться в качестве резервов лучшего использования рабочего времени.

В целях проведения детального изучения труда и анализа структуры затрат рабочего времени в течение каждого дня исследуемого периода необходимо дать оценку каждой выполненной работы по следующим критериям:

1) необходимость выполнения работы;

2) оправданы ли затраты времени на ее выполнение;

3) целесообразность выполнения работы;

4) сознательно ли определен временной интервал для ее выполнения.

По данным критериям проанализируем каждую из работ соответствующего дня периода наблюдения. В процессе анализа определяется соответствует ли данная работа критерию или нет, в зависимости от этого формулируется ответ «да» или «нет». Проводятся расчеты по следующим соотношениям:

(9)

— суммарная продолжительность совокупности работ к-го дня наблюдений, по которым получен ответ «нет» при анализе по j-му критерию (j=14), мин.;

— ПДК — суммарная продолжительность работ к-го дня периода наблюдений, мин.

Если в результате анализа окажется, что более чем на 10% деятельность являлась необязательной, то можно сделать вывод о том, что специалист имеет:

ѕ проблемы с установлением приоритетов в своей повседневной работе,

ѕ затраты на выполнение такой работы не оправданными;

ѕ особое внимание следует обратить на вопросы организации труда (технические приемы, самодисциплина и т.п.);

ѕ внимание специалиста должно быть обращено на проблему планирования затрат времени в течение рабочего дня;

ѕ специалист испытывает трудности с составлением планов дня.

Проанализируем каждую из работ соответствующего дня периода наблюдения (таб. 9 — 13):

Таблица 9. — Анализ затрат рабочего времени

1-й день наблюдений

Наименование выполненной работы

Прод-сть работы

Критериальная оценка

Подготовка рабочего места

да

нет

да

да

Составление плана рабочего дня

да

нет

да

да

Деловая переписка

да

да

да

да

Рассылка поручений по отделам

да

нет

да

да

Телефонные разговоры с поставщиками

да

да

да

да

Оперативное совещание с начальниками отделов по текущим вопросам

да

нет

да

да

Разработка на основе полученных отчётов рекомендаций по работе отдела

да

да

да

да

Обед

да

да

да

да

Анализ отчётов от менеджеров

да

да

да

да

Проставление печатей на документы

да

да

да

да

Прием служащих по личным вопросам

да

да

да

да

Телефонный (посторонний) разговор

нет

нет

нет

нет

Подписание договоров с поставщиками и покупателями,

да

да

да

да

Работа с нормативными документами

да

нет

да

да

Получение из бухгалтерии списка оплаченных счетов, ознакомление с ним

да

нет

да

да

Выключение компьютера, наведение порядка на рабочем месте

да

да

да

да

Коэффициенты соответствующих критериев первого дня будут равны:

I = 20/480 = 0,04 или 4,0%

II =260/480 = 0,54 или 54,0 %

III = 20/480 = 0, 04 или 4,0%

IV = 20/480 = 0, 04 или 4,0%

Значение II коэффициента превысило 10%, это значит, что руководитель неверно определил затраты времени на выполнение некоторых работ.

Таблица 10. — Анализ затрат рабочего времени

2-й день наблюдений

Наименование выполненной работы

Прод-сть работы

Критериальная оценка

Подготовка рабочего места

да

нет

да

да

Получение и ознакомление с эл. почтой

да

нет

да

да

Составление плана рабочего дня

да

нет

да

да

Деловая переписка

да

да

да

да

Телефонный (посторонний) разговор

нет

нет

нет

нет

Просмотр текущей информации о состоянии отрасли

да

да

да

да

Приём клиентов по вопросам заключенных договоров

да

да

да

да

Разговор с бухгалтером

да

нет

да

нет

Перерыв

да

да

да

да

Поиск новых каналов сбыта, установление деловых контактов и договорённостей

да

да

да

да

Обед

да

нет

да

да

Анализ отчётов от менеджеров

да

да

да

да

Ознакомление и подпись документов

да

да

да

да

Выезд на склад поставщиков: (время затраченное в дороге)

да

нет

да

да

Обход рабочих мест

да

да

да

да

Обратная дорога в офис

да

нет

да

да

Разработка на основе полученных отчётов рекомендаций по работе отдела

да

нет

да

да

Доведение рекомендаций до сведения менеджеров

да

да

да

да

Выключение компьютера, наведение порядка на рабочем месте

да

нет

да

да

Коэффициенты соответствующих критериев второго дня будут равны:

I = 10/480 = 0,02 или 2,0%

II =295/480 = 0,61 или 61,0 %

III = 10/480 = 0, 02 или 2,0%

IV = 50/480 = 0, 10 или 10,0%

Т.к. значения коэффициентов меньше или равно 10%, следовательно, работа данного дня была обязательной, целесообразной с сознательно определенным временным интервалом.

Таблица 11. — Анализ затрат рабочего времени

3-й день наблюдений

Наименование выполненной работы

Прод-сть работы

Критериальная оценка

Подготовка рабочего места

да

нет

да

да

Составление плана рабочего дня

да

нет

да

да

Визирование бухгалтерских документов (платежные поручения в банк и т.п.)

да

да

да

да

Разбор конфликтов с клиентами

да

да

да

нет

Контроль за заказами (просмотр заявок)

да

да

да

да

Ознакомление и подпись документов

да

нет

да

да

Телефонный разговор с поставщиками

да

да

да

да

Деловая встреча

да

нет

да

да

Обед

да

да

да

да

Уход по личным надобностям

да

нет

да

да

Выезд на объекты (время затраченное в дороге)

да

нет

да

да

Обход объекта

да

да

да

да

Разговор с прорабом

да

да

да

да

Дорога в офис

да

нет

да

да

Подготовка различных организационно-распорядительных документов

да

нет

да

да

Выключение компьютера, наведение порядка на рабочем месте

да

нет

да

да

Коэффициенты соответствующих критериев третьего дня будут равны:

II =315/490 = 0,64 или 64,0 %

IV = 40/490 = 0, 08 или 8,0%

Т.к. значение II коэффициента превысило 10%, то можно говорить, что руководитель неверно определил затраты времени на выполнение некоторых работ или же эти затраты невозможно было предусмотреть.

Таблица12. — Анализ затрат рабочего времени

4-й день наблюдений

Наименование выполненной работы

Прод-сть работы

Критериальная оценка

Подготовка рабочего места

да

нет

да

да

Рабочая поездка на объект + Составление плана рабочего дня (по телефону)

да

да

да

да

Обход объекта

да

нет

да

нет

Проведение учебной работы с персоналом

нет

да

нет

нет

Дорога в офис

да

да

да

да

Совещание с руководителями отделов

да

нет

да

да

Разговор с заместителем Главы Администрации по телефону

да

нет

да

нет

Приём клиентов по вопросам заключенных договоров

да

да

да

да

Обед

да

да

да

да

Проведение собеседований по поводу приемов на работу новых сотрудников

да

нет

да

да

Телефонные (посторонний) разговоры

нет

нет

нет

нет

Изучение специализированной периодической литературы и СМИ

да

да

да

да

Телефонные (посторонний) разговоры

нет

нет

нет

нет

Подписание договоров с поставщиками

да

да

да

да

Телефонные (посторонний) разговоры

нет

нет

нет

нет

Выключение компьютера, наведение порядка на рабочем месте

да

да

да

да

Коэффициенты соответствующих критериев четвертого дня будут равны:

I = 65/480 = 0,14 или 14,0%

II =230/480 = 0,48 или 48,0 %

III = 75/480 = 0, 16 или 16,0%

IV = 145/480 = 0, 30 или 30,0%

Т.к. значения коэффициентов превысило 10%, то можно говорить, что руководитель неверно определил затраты времени на выполнение некоторых работ и испытывает трудности с составлением планов дня.

Таблица13. — Анализ затрат рабочего времени

5-й день наблюдений

Наименование выполненной работы

Прод-сть работы

Критериальная оценка

Подготовка рабочего места

да

нет

да

да

Составление плана рабочего дня

да

нет

да

да

Анализ кредиторской задолженности (работа со счетами фирм-поставщиков)

да

нет

да

да

Телефонный (посторонний) разговор

нет

нет

нет

нет

Приём клиентов по вопросам заключенных договоров

да

да

да

да

Телефонные разговоры с партнерами

да

нет

да

да

Ознакомление и подпись документов

да

нет

да

да

Телефонный разговор с партнерами

да

да

да

да

Уход по личным надобностям

да

да

да

да

Обед

да

да

да

да

Просмотр отчетов по отделам

да

нет

да

да

Работа с входящей документацией

да

нет

да

да

Обсуждение с заместителями (главным бухгалтером, начальниками отделов) деловых вопросов

да

да

да

да

Телефонные разговоры с партнерами

да

нет

да

да

Уход по личным надобностям

да

да

да

да

Выключение компьютера, наведение порядка на рабочем месте

да

да

да

да

Коэффициенты соответствующих критериев пятого дня будут равны:

I = 30/480 = 0,06 или 6,0%

II =340/480 = 0,71 или 71,0 %

III = 30/480 = 0, 06 или 6,0%

IV = 30/480 = 0, 06 или 6,0%

Значение II коэффициента превысило 10%, можно говорить, что руководитель неверно определил затраты времени на выполнение некоторых работ.

Подсчитав среднее значение каждого коэффициента (сумма пяти дней), можно выяснить их удельный вес и отразить это на диаграмме (рис. 8):

Анализ использования рабочего времени

Анализ использования рабочего времени позволяет дать оценку рациональному использованию трудовых ресурсов, а так же условиям выполнения плана по труду. От рационального использования рабочего времени зависит эффективность работы предприятия и выполнение технико-экономических показателей. Следует отметить, что анализ использования рабочего времени играет одну из важнейших ролей в аналитической работе предприятия.

Согласно трудовому кодексу Российской Федерации «рабочее время — время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности, а так же иные периоды времени, которые в соответствии с настоящим Кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации относятся к рабочему времени».

Для осуществления анализа использования рабочего времени используются отчетные и плановые данные за прошедший период и аналогичный период, шедший до него.

Для учета рабочего времени на предприятии используются такие единицы измерения как человеко-часы, человеко-дни. Каждый работник предприятия обязан работать ежедневно не более времени, определенного продолжительностью смены, лишь в случаях предусмотренных законодательством это время может быть увеличено. Как известно из Трудового законодательства продолжительность рабочего времени не может превышать 40 часов в неделю .

В учебнике «Экономика фирмы» Чечевицыной Л. Н. представлено такое определение человеко-часа и человека-дня: «человеко-часом отработанного или неотработанного времени считают один час пребывания работника в течение смены в фирме, а человеко-днем — один день работника в течение его пребывания в составе персонала фирмы».

Для анализа использования рабочего времени применяют такие показатели как :

  • среднесписочная численность работников;

  • количество человеко-дней, отработанных всеми рабочими за год;

  • количество человеко-часов, отработанных всеми рабочими за год (фонд рабочего времени, ФРВ);

  • количество дней, отработанных одним рабочим за год;

  • сверхурочно отработанное время;

  • средняя продолжительность рабочего дня.

При расчете данных показателей используются следующие формулы :

(1)

где Д — средняя продолжительность рабочего дня;

— отработанные человеко-часы;

С — сверхурочные работы;

— фактически — отработанные человеко-дни.

(2)

где Г — количество дней, отработанных одним рабочим за год;

Ч/Д — количество человеко-дней, отработанных всеми рабочими за год;

СЧР — среднесписочная численность работников.

Рабочее время является частью календарного времени, которое затрачивается на производство продукции и выполнение работ, связанных с его производством. Именно поэтому календарный фонд рабочего времени является исходным показателем для определения фонда рабочего времени. Структура календарного времени представлена на рисунке.

Рис. 1 Структура календарного фонда времени.

Как видно из данного рисунка, календарный фонд рабочего времени включает в себя все рабочее и нерабочее время.

Из учебной литературы известно что, для определения фонда рабочего времени используют формулу :

ФРВ=Ч*Г*Д (3)

где ФРВ — фонд рабочего времени;

Ч — численность рабочих;

Г — количество отработанных дней одним рабочим в среднем за год;

Д — средняя продолжительность рабочего дня.

Выделяет 3 вида фонда рабочего времени:

  1. календарный фонд рабочего времени :

(4)

где Дк — число календарных дней в данном периоде;

Рсс — среднесписочная численность рабочих в данном периоде (чел.)

Календарный фонд рабочего времени можно так же рассчитать путем сложения всех явок и неявок рабочих в человеко-днях.

  1. табельный (номинальный) фонд рабочего времени :

(5)

где — календарный фонд рабочего времени;

— праздничные дни;

— выходные дни.

  1. максимально возможный фонд рабочего времени :

(6)

где — календарный фонд рабочего времени;

— праздничные дни;

— выходные дни;

— ежегодный отпуск.

Рассмотрим пример влияния того или иного фактора на фонд рабочего времени.

Задача: Определить влияние факторов на фонд рабочего времени методом цепных подстановок (таблица 1).

Таблица 1

Исходные данные для анализа.

Показатель

План

Факт

Отклонение

Численность рабочих

+10

Общее количество дней, отработанных человеком за год

Продолжительность рабочего дня

7,5

-0,5

Фонд рабочего времени

+1875

Для наглядности определения влияния каждого фактора на результативный (фонд рабочего времени) построим вторую таблицу. В этой таблице последовательно заменим плановые показатели на фактические, причем последовательность этих факторов должна быть строго соблюдена.

В таблице 2 представлена методика метода цепных подстановок на примере.

Таблица 2

Расчетная таблица

Факторы

ФРВ

Влияние

численность

дни

продолжительность

+19200

— 4400

7,5

— 12925

Вывод: из расчетов видно, что увеличение численности на 10 человек способствовало росту фонда рабочего времени на 19200 человеко-часов. Сокращение общего количества дней, отработанных одним рабочим за год на 5 дней привело к снижению фонда рабочего времени на 4400 человеко-часов. Сокращение продолжительности рабочего дня на0,5 часа вызвало снижение фонда рабочего времени на 12925 человеко-часов.

В целом по предприятию, под влиянием выше факторов фонд рабочего времени увеличился на 1825 человеко-часов, однако в процессе анализа были выявлены скрытые резервы роста рабочего времени, использование которых возможно при снижении внутрисменных и целодневных простоев, предварительно выяснив их причины.

При анализировании использования рабочего времени, нужно так же учитывать потери рабочего времени. Такие потери могут быть целодневными и внутрисменными.

Целодневные потери делятся на :

  • очередные отпуска;

  • отпуска в связи с родами;

  • простои;

  • отпуск с разрешения администрации;

  • прогулы;

  • болезни и т. д.

Внутрисменные потери могут быть связаны с :

  • ремонтом оборудования;

  • отсутствием энергии;

  • льготными часами подростков;

  • перерывами в работе кормящих матерей и т. д.

Для определения сверхплановых потерь рабочего времени применяют формулы :

(7)

где ЦДП — целодневный простой;

-отработано за год одним рабочим дней (фактически);

— отработано за год одним рабочим дней (по плану);

— среднегодовая численность рабочих (фактически);

— средняя продолжительность рабочего дна (по плану).

(8)

где ВСП — внутрисменные простои;

— продолжительность рабочего дна (фактически);

— средняя продолжительность рабочего дна (по плану).

-отработано за год одним рабочим дней (фактически);

— среднегодовая численность рабочих (фактически).

После того, как на предприятии изучены потери рабочего времени, переходят к выявлению причин их образования. Данные причины могут иметь как субъективный, так и объективный характер (дополнительный отпуск, болезнь, прогул, простои по различным причинам). Все эти потери по отдельности более полно анализируются, но в первую очередь исследуются потери, зависящие от предприятия. Снижение потерь рабочего времени, связанных с трудовым коллективом, является резервом увеличения производства продукции, который не требует привлечения инвестиций.

Для расчета такого резерва применяется формула :

(9)

где ПРВ — потери рабочего времени;

— среднечасовая выработка (по плану).

Таким образом, в ходе рассмотрения анализа использования рабочего времени, можно сделать вывод о том, что данный анализ является неотъемлемой частью при анализировании всей деятельности предприятия. Он позволяет оценить степень использования рабочего времени, то есть его интенсивность, а так же позволяет обнаружить потери рабочего времени и разработать приемы его устранения.

Литература:

About the author

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *