Организация работы офиса

Менеджмент и менеджеры

Организация повседневной работы офис-менеджера

В течение дня офис-менеджер обременён множеством обязанностей. В этой связи представляется целесообразным рассмотреть вопрос об организации повседневной работы офис-менеджера в «хронологическом» преломлении, т.е. в рамках обычного 8-часового рабочего дня, который, может легко растянуться с 8 утра… и до 8 вечера. Однако, как правило, это происходит отнюдь не по причине чрезмерной перегруженности офис-менеджера работой, а прежде всего в силу её недостаточно чёткой организации.

Условно рабочий день офис-менеджера может быть разделён на две части: утреннюю и вечернюю. Роль разграничительной линии между ними играет обеденный перерыв, хотя и в этот короткий промежуток можно совершить немало полезного для работы предприятия.

Первый час рабочего времени, условно с 9.00 до 10.00

утра, можно обозначить как организационный. В силу особой важности организованного начала работы содержание мероприятий этого часа излагается по пунктам. Итак, по прибытии на работу, как правило за 15-30 минут до начала работы персонала аппарата управления, офис-менеджер должен выполнить следующее.

1. Доложить руководителю предприятия о начале работы, осведомиться у него о новых поручениях и указаниях, а также об изменениях в работе предстоящего дня.

2. Освежить в памяти (а при необходимости – оперативно скорректировать) план личной работы, работы руководителя предприятия и работы офиса на день.

3. Проконтролировать качество уборки помещений офиса, состояние техники безопасности, сделать необходимые записи в контрольной документации офиса.

4. Проинструктировать дежурного администратора, смену охраны, водителей, убывающих в рейс. Выдать им необходимые документы (служебные удостоверения, доверенности, путевые листы и пр.), оборудование и принадлежности.

5. Изучить заявки на устранение неисправностей в работе офисного оборудования и оргтехники, дать соответствующие указания и поручения на их устранение, организовать контроль за исполнением заявок.

6. Получить от секретаря корреспонденцию, рассмотренную накануне руководителем предприятия, определить ответственных за исполнение документов согласно резолюциям и передать документы на исполнение, организовать за исполнением наиболее важных и срочных из них эффективный контроль.

7. Уточнить через ответственных лиц готовность к проведению (организации, обеспечению и пр.) мероприятий, намеченных на первую половину дня (совещания, переговоры, приём посетителей и т.п.). При необходимости принять дополнительные меры к их надлежащей подготовке и проведению.

8. Удостовериться в прибытии на работу всех подчинённых (лично или через своего секретаря). Заслушать краткие (возможно, телефонные) доклады подчинённых (в лице руководителей структурных подразделений аппарата управления и специалистов) о состоянии дел на порученных им участках работы.

С 10.00 до 11.00

, как правило, проходят совещания с участием или под руководством офис-менеджера. В первом случае речь идёт о совещании руководства предприятия, во втором – о совещании руководящего состава аппарата управления, на которое при необходимости могут быть приглашены и отдельные сотрудники (специалисты и технические исполнители) аппарата управления. Обычно о времени, месте, продолжительности и цели совещания офис-менеджер и другие участники совещаний извещаются заранее (например накануне вечером).

С 11.00 до 12.00

офис-менеджер обычно работает с документами, в частности рассматривает поступившие к нему проекты исполненных документов (например подготовленных в соответствии с указаниями и поручениями руководителя предприятия). Документы, исполненные в полном соответствии с установленными требованиями, подписываются (утверждаются) офис-менеджером и передаются секретарю либо для помещения в папку для доклада руководителю предприятия, либо для регистрации, тиражирования, доведения до сведения должностных лиц предприятия и последующего помещения в дело. Документы, не отвечающие установленным требованиям, возвращаются офис-менеджером на доработку ответственным исполнителям с указанием срока устранения недостатков.

С 12.00 до 12.30

офис-менеджер проводит служебные по телефону, лично готовит проекты необходимых писем, записок и иных документов небольшого объёма. Готовые документы передаются на техническое исполнение секретарю.

С 12.30 до 13.00

целесообразно предусмотреть резерв времени, которым офис-менеджер может распорядиться по своему усмотрению в интересах деятельности аппарата управления предприятия. К примеру, офис-менеджером может продолжаться работа с документами, в которых устранены ранее указанные недостатки. В отдельных случаях офис-менеджер может запланировать на указанное время встречу с 1 – 2 должностными лицами предприятия для решения текущих вопросов работы офиса. Кроме того, в этот период целесообразно уточнить план работы на послеобеденный период.

Перейти на страницу: 1 2 3 4 5 6

10 советов, как создать идеальный офис

Есть много способов превратить офис из унылого и недружелюбного места в современное и комфортное пространство. Сотрудникам это даст возможность и стимул работать эффективней, а вам — сэкономить средства и добиться лучших результатов.

1. Долой карточки доступа

Офис начинается даже не с вешалки, а с входной двери, которую нужно как-то открыть. Ключи и карточки доступа — вчерашний день. Их теряют, ломают, забывают на рабочем месте.

Любую ключ-карту можно украсть и получить доступ к офису.

Хорошее решение — сделать вход по отпечатку пальцев. На рынке смартфонов устройства со сканером отпечатков пальцев уже давно стали нормой, почему бы не перенести эту простую и полезную функцию в ваш офис?

Это удобно для сотрудников и экономит их время и нервы (в конце концов, шансы забыть палец дома крайне малы). Кроме того, сканер отпечатков на входе в офис сократит траты на печать, прошивку и администрирование доступа бесконечного количества карт.

2. Не покупайте кофемашину

Кофе пьют все или почти все сотрудники. Это и утренний ритуал, и возможность окончательно проснуться, и желание что-то обсудить на общей кухне.

Отбирать такую возможность не стоит, но можно сократить расходы фирмы. Например, вместо покупки кофемашины, её можно брать в аренду. Многие компании не берут плату за аренду, если поставляют вам зёрна.

Это удобно ещё и тем, что, если машина сломается, не нужно тратиться на её ремонт. Новую привезут намного быстрее, чем успеют отремонтировать старую. В случае роста коллектива можно будет сменить кофемашину на более производительную. А платить будете только за зёрна.

3. Установите хорошее МФУ

Ricoh C260SFNw

Копировальная машина, принтер, сканер и факс, некогда занимавшие огромное пространство, давно помещаются в одно компактное МФУ (многофункциональное устройство). Оно скромно стоит в доступном для всех месте и тихо выполняет свою работу.

Выбирайте хорошее МФУ, которое не будет тормозить работу офиса и не сломается в первый месяц. Главное, чтобы невысокая цена устройства сочеталась с надёжностью и производительностью (особенно если сотрудники печатают действительно много).

Например, модель с цветной лазерной печатью Ricoh C260SFNw. Устройство умеет копировать документы в цвете и сканировать с двух сторон одновременно. Электронную копию многостраничного договора можно сделать за несколько минут. Копирование запускается одной кнопкой, что экономит время.

Эта модель МФУ поддерживает беспроводную печать, печать с любых мобильных устройств и отправку на них отсканированных документов.

Пробегающий мимо сотрудник легко может распечатать договор или дизайн-макет, который он только что получил в Telegram, внести правки, отсканировать и отправить документ на смартфон. Вся процедура займёт пару минут.

Wi-Fi Direct, Mopria, Google Cloud Print, AirPrint и NFC для современного офиса давно стали нормой и синонимами эффективности, так что к этому просто нужно привыкнуть. С помощью этих технологий легко печатать со смартфона или планшета без использования компьютера.

Ricoh C260SFNw можно поставить вплотную к стене или в любую нишу. Фронтальный доступ даст возможность работать с ним в офисах, где мало места для размещения техники.

Выбирая МФУ, обращайте внимание на его характеристики. В современном офисе цветное печатное устройство с подобными функциями не роскошь, а необходимый инструмент для оптимизации работы и экономии времени.

4. Определите чёткий режим работы

Установите чёткий режим работы офиса. Сотрудники, работающие во внеурочное время, становятся менее эффективными. Если вчера они сидели в офисе до 10 вечера, то на следующий день вряд ли смогут показать хорошую работоспособность и принесут намного меньше пользы, чем их выспавшиеся и отдохнувшие коллеги.

Кроме того, чёткий режим работы позволяет экономить на электричестве и расходных материалах.

Вывод: после 6–7 вечера офис должен оставаться пустым и тёмным. В Японии, например, существуют даже специальные работники, в обязанности которых входит отправка по домам засидевшихся трудоголиков.

5. Отделите интровертов от экстравертов

Open space в чистом виде считается таким же малоэффективным решением, как и старые боксы-клетки для сотрудников.

Обдумывая планировку офиса, стоит учитывать индивидуальные особенности подчинённых. Например, мягко отделять интровертов от экстравертов. Многие сотрудники не могут сосредоточиться и продуктивно работать, если вокруг шум, разговоры коллег и рабочая суета.

Исследования Introverts: A Defense. показывают, что приглушённый свет, спокойная обстановка и минимум эмоциональных коллег-экстравертов помогают интровертам сосредоточиться и работать гораздо продуктивнее.

Учитывая, что среди интровертов попадаются гении и генераторы идей вроде Билла Гейтса, стоит обеспечить им нормальные условия работы и возможность подумать в тишине.

6. Возможность отвлечься от работы

Офис, в котором приятно находиться, повышает эффективность и лояльность сотрудников. Продумайте места для отдыха: можете сделать игровую комнату с приставкой, столом для пинг-понга и прочими развлечениями.

Это не мешает работе, а позволяет отвлечься и расслабиться, чтобы потом снова приступить к обязанностям. Невозможно в течение 8-часового рабочего дня целый день сидеть за компьютером: продуктивность падает, работа останавливается. Поэтому нужно делать перерывы.

7. Фрукты вместо печенек

Привлекать сотрудников обещанием печенек уже не модно. Об их здоровье нужно заботиться, даже если им самим это кажется некритичным.

Самый простой пример — запас еды на общей кухне. Если решили обеспечить сотрудников лёгкими закусками, пусть это будут фрукты, орехи или полезные злаковые батончики, а не печенье или конфеты. Не все догадываются захватить с собой из дома яблоко или мандарин, хотя витамины организму нужны намного больше, чем сахар.

8. Не используйте флипчарты

Флипчарты — это уже даже не вчерашний день. Давайте оставим размахивания фломастерами перед магнитной доской героям «Безумцев» и сделаем шаг вперёд.

Обычная chalkboard-стена в переговорной комнате вообще не занимает места (она же стена), требует меньше расходников и меньше вредит экологии.

Все знают, сколько листов бумаги может извести экспрессивный менеджер в попытках донести идею до клиентов. Интерактивные панели для коворкинга, конечно, ещё эффективнее, но и стоить будут намного дороже.

9. Бухгалтерию — на аутсорсинг

Если говорить о небольшом бизнесе, бухгалтерию можно смело отдавать в руки аутсорсинговых компаний или служб. Сервисы вроде «Кнопки» или «Моего дела» быстро работают и эффективно вписываются в структуру современного офиса.

У многих служб есть собственные приложения или хотя бы веб-интерфейс, что тоже ближе офису XXI века, чем уткнувшийся в бесконечные стопки бумаг суровый бухгалтер.

Ничто не мешает передать на аутсорсинг и другие задачи: начиная с работы айтишников и заканчивая, например, юридической поддержкой. Есть гарантии и система отзывов, по ним можно подобрать хорошего специалиста. Немаловажно и то, что это обойдётся дешевле собственных сотрудников в штате.

10. Правильно выбирайте технику

Невозможно работать быстро и эффективно, если рабочий ПК постоянно глючит или тормозит. Поэтому выбирайте хорошую технику для офиса.

Например, если у вас нет чётко закреплённых за сотрудниками рабочих станций, проще купить моноблоки или мониторы с док-станциями вроде Philips B Line, к которым любой может подключить свой ноутбук. Так у сотрудника будет постоянный доступ к его информации, офисной сети и «нормальным» клавиатуре, мыши и монитору.

Для выездных сотрудников рабочие ноутбуки намного предпочтительнее стационарных ПК, за которыми они проводят минимум времени. Поэтому не стоит платить дважды.

Как правильно оборудовать и открыть офис. Типичные затраты.

Создание собственной фирмы или очередного филиала процветающей организации предполагает необходимость покупки или аренды офиса, подходящего для нужд компании. Данный этап чреват разочарованиями, если вовремя не составить смету на все расходы, необходимые для создания готового к работе офиса.

Открытие нового офиса предполагает полное обеспечение сотрудников ресурсами, позволяющими выполнять их обязанности. Иными словами, ключевым моментом открытия офисного помещения является техническая экипировка сотрудника.

Как уже было сказано, прежде чем подготовить офис к открытию, необходимо высчитать все затраты на открытие офиса, ведь Вы же не хотите потерять драгоценное время на период ремонта и оборудования офиса.

Начнем, пожалуй, с арендной платы и счетов. Вычислить данную категорию затрат будет одной из самых простых задач на первых порах, так как в большинстве офисных зданий арендные ставки фиксированы.

Далее, затраты на ремонт офиса. Если Вы выбрали помещение, которое непригодно для работы (офис «с нуля»), то Вам потребуется произвести ремонт. Здесь все зависит от Ваших пожеланий: типовая отделка в рамках определенного бюджета или эксклюзивный ремонт для поддержания репутации и делового статуса компании.

Следующим пунктом Вашей сметы станет приобретение мебели. Выбор мебели во многом определяет эффективность работы офиса в целом и сотрудников в частности. Несомненно, неудобная мебель станет причиной дискомфорта и пониженной работоспособности Вашего персонала, а качественная и комфортная — будет служить своеобразной мотивацией.

Один из основных вопросов при открытии нового рабочего помещения: «Как оборудовать офис?». Рассмотрим данный вопрос более подробно.

Что нужно для открытия нового офиса.

1. Компьютерное оборудование – это комплексное понятие, подразумевающее как мини ПК, так и мощный сервер для офиса или сервер для 1С. Тем не менее, компьютерной техникой чаще нарекают именно компьютеры.

  • Как правильно подобрать и купить сервер.
  • Часто задаваемые вопросы по серверу и серверному оборудованию.

Мы предлагаем широкий ассортимент компьютерного оборудования, как в готовой комплектации, так и в индивидуально подобранных конфигурациях.

2. Сетевое оборудование предполагает связь компьютеров и/или компьютерного оборудования в единую систему (т.н. офисные сети). Сетевое оборудование принято классифицировать по скорости передачи информации на низко-, средне- и высокоскоростные. К данной категории относятся модемы, коммутаторы, маршрутизаторы и др.

3. Периферийное оборудование – это отдельно стоящее оборудование, работающее совместно с ПК и обеспечивающее дополнительную функциональность (сканирование, печать, защиту от сбоев питания, доступ к сети Интернет и т.п.). К компьютерной периферии относится такое оборудование, как источники бесперебойного питания (УПС), оргтехника, мониторы, ip-телефония, АТС, плоттеры, МФУ и принтеры и т.д.

Все вышеперечисленное Вы можете заказать у нас, и специалисты «Бриго» помогут Вам с выбором, установкой и техническим обслуживанием Вашего нового офисного оборудования.

Следующим пунктом Ваших расходов будет заключение подрядных договоров на проведение ремонтных, монтажных, пуско-наладочных и других работ для полной подготовки офисного помещения и его приведение в эксплуатацию.

Несомненно, всех расходов не учесть, следовательно, отдельной графой сметы стоит выделить непредусмотренные расходы. Лучше иметь заранее выделенный бюджет, чем урезать непосредственные финансовые нужды Вашей организации.

Существует и иной подход к выбору оборудованию для нового офиса. Для использования данного подхода необходимо взять за отдельный элемент рабочее место сотрудника. Чем же надо его экипировать для того, чтобы сотрудник смог исполнять свои должностные полномочия?

1. Под размещение каждого сотрудника необходимо отвести фрагмент помещения.

2. Офисный работник должен иметь минимальный набор мебели, т.е. за чем сидеть и на чем сидеть.

3. Сотруднику необходима оргтехника – офисный компьютер, средства связи т. д.

4. Офисный работник нуждается в доступе к информационным ресурсам (корпоративная база данных, справочная система правовой информации и т.д.).

Совокупность всех вышеперечисленных ресурсов составляет рабочее место сотрудника. Данными ресурсами он пользуется для исполнения своих непосредственных обязанностей, а, следовательно, затраты на использование этих ресурсов можно обоснованно отнести к расходам на содержание сотрудника.

Помните, принципиально важно отделить те затраты, причиной образования которых стала деятельность сотрудника от косвенных затрат, которые связаны с деятельностью опосредованным образом.

Следует уделить отдельное внимание организации небольших офисов на базе терминального доступа.

Преимущества подобной организации очевидны. Среди них существенное снижение первоначальных затрат на приобретение ПК, а также на приобретение лицензионного программного обеспечения, ведь ПО будет устанавливаться только на сервере, а не на каждом офисном компьютере. Терминальный доступ позволит Вам разместить сервер в отдельном помещении. Кроме того, терминальный доступ предоставит Вам возможность быстро создавать любое количество новых рабочих мест.

Грамотный подход к открытию офиса предполагает монтаж СКС (структурированной кабельной системы), которая позволяет свести множество сетевых сервисов (телефонные сети, системы видеонаблюдения, безопасности и т.п.) в единую систему.

Специалисты «Бриго» выполнят монтаж СКС в короткие сроки и в соответствии с заявленным бюджетом, а Вы, в свою очередь, получите работоспособную кабельную систему. От того, насколько качественно и грамотно осуществлен монтаж СКС, зависит безопасность и надежность выполнения значимых операций в Вашей компании.

Хотелось бы заострить особое внимание на использовании лицензионного программного обеспечения. Очевидные преимущества лицензионного ПО:

1. Лицензионное ПО позволяет применить весь набор функциональных возможностей программного обеспечения и совместимости ПО с аппаратным обеспечением сторонних производителей, программных продуктов и сервисов других производителей.

2. Используя лицензионное ПО вы будете уверены в том, что сможете использовать все улучшения и обновления ПО, которые позволят обеспечить максимально эффективное использование компьютера и установленного на нем ПО.

3. Пользователи лицензионного программного обеспечения, в отличие от пользователей пиратского софта, получают бесплатный доступ ко всем новинкам ПО, могут пользоваться скидками на покупку нового ПО и другими многочисленными преференциями от производителя ПО.

4. Лицензионное ПО дает вам гарантию в безопасности ваших данных. Кроме того, использование лицензионного ПО — это отсутствии юридического риска и исключение возможного судебного преследования.

5. Приобщение к цивилизованному обществу — использование лицензионного программного обеспечения — это выполнение норм законодательства, соответствие сертификационным требованиям и стандартам. Кроме того, это соблюдение прав интеллектуальной собственности, уважение труда авторов ПО, уважение интересов ваших контрагентов.

Итак, если Вы решили открыть современный, функциональный и комфортный новый офис , то рекомендуем Вам обратиться к профессионалам компании «Бриго», ведь только опыт и квалификация позволяют нашим специалистам создавать грамотные и надежные решения для Вас.

Рассмотрим среднюю стоимость открытия офиса на 5 – 15 рабочих мест и постараемся дать примерный расчет, что нужно из оборудования для небольшого офиса:

1) Сервер Бриго 1С Может использоваться в качестве почтового, Web, 1С или firewall сервера в организации (или подразделении) с небольшим количеством сотрудников (до 15-и человек) от 40000 рублей.

2) Готовый комплект для работы со стандартными офисными приложениями (Системный блок + монитор + клавиатура + мышь) от 12000 руб.

3) МФУ Brother MFC-1815R с поддержкой работы в сети ( принтер , сканер , копир , факс ) от 5400 руб. — отличный функционал для малого офиса. Если же рассматривать средние и большие группы, тут необходимо профессиональное многофункциональное устройство с поддержкой цветной печати, то Ваш выбор, безусловно — МФУ HP Officejet Pro X576dw. Эта модель вобрала в себя все современные инновации и технологии, со скоростью печати 70 стр./мин.

4) VOIP АТС на базе ПО ASTERISK от 10000 р. ( без учета стоимости настройки и внедрения ПО )

5) Телефонные аппараты ( Одно рабочее место ) от 1500 руб.

6) Канцелярские товары ( Одно рабочее место ) от 2500 руб.

7) Мебель ( Одно рабочее место ) от 4500 руб.

8) Прокладка СКС ( Одно рабочее место, без электромонтажа ) от 3500 руб.

Итого в среднем затраты на оборудования и открытие офиса из 5 человек составляет приблизительно в районе 170 тыс. руб.

Указанные цены приблизительны , для точного расчёта стоимости открытия вашего офиса и подбора оборудования наиболее подходящего для решения ваших задач , обращайтесь к нашим специалистам

Компания «Бриго» подходит к подбору и установке любого оборудования профессионально и ответственно.

Мы гарантируем длительный период эксплуатации и понимаем, что современное оборудование для офиса должно обеспечивать быструю связь с клиентами, эффективное функционирование офиса, удобную подготовку документации и помощь в осуществлении сложных технологических и технических задач. Мы предлагаем Вам полный цикл работ по оборудованию офиса, настройке и техническому обслуживанию любого оборудования.

Если в процессе подбора у Вас возникнут вопросы по продукции, пожалуйста, свяжитесь с нами по телефону +7 (495) 640-77-21, и мы обязательно поможем Вам! Так же Вы можете прислать запрос на электронную почту info@brigo.ru или заказать обратный звонок.

About the author

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *