Отчет Excel

Содержание

Excel-лайфхаки для тех, кто занимается отчётностью и обработкой данных

Ренат уже не в первый раз выступает гостевым автором на Лайфхакере. Ранее мы публиковали отличный материал от него о том, как составить план тренировок: основные книги и онлайн-ресурсы, а также пошаговый алгоритм создания тренировочного плана.

В этой статье собраны несложные приёмы, позволяющие упростить работу в Excel. Особенно они пригодятся тем, кто занимается управленческой отчётностью, готовит разнообразные аналитические отчёты, основанные на выгрузках из 1С и других отчётах, формирует из них презентации и диаграммы для руководства. Не претендую на абсолютную новизну — в том или ином виде эти приёмы наверняка обсуждались на форумах или упоминались в статьях.

Простые альтернативы ВПР и ГПР, если искомые значения не в первом столбце таблицы: ПРОСМОТР, ИНДЕКС+ПОИСКПОЗ

Функции ВПР (VLOOKUP) и ГПР (HLOOKUP) работают только в том случае, если искомые значения находятся в первом столбце или строке той таблицы, из которой вы планируете получить данные.

В остальных случаях есть два варианта:

  1. Использовать функцию ПРОСМОТР (LOOKUP).
    У неё следующий синтаксис: ПРОСМОТР (искомое_значение; вектор_просмотра; вектор_результата). Но для её корректной работы нужно, чтобы значения диапазона вектор_просмотра были отсортированы по возрастанию:
  2. Использовать сочетание функций ПОИСКПОЗ (MATCH) и ИНДЕКС (INDEX).
    Функция ПОИСКПОЗ возвращает порядковый номер элемента в массиве (с её помощью вы можете найти, в какой строке таблицы искомый элемент), а функция ИНДЕКС возвращает элемент массива с заданным номером (который мы и узнаем с помощью функции ПОИСКПОЗ).Синтаксис функций:
    • ПОИСКПОЗ (искомое_значение; массив_поиска; тип_сопоставления) — для нашего случая нам нужен тип сопоставления «точное сопоставление», ему соответствует цифра 0.
    • ИНДЕКС (массив; номер_строки; ). В данном случае номер столбца указывать не нужно, так как массив состоит из одной строки.

Как быстро заполнить пустые ячейки в списке

Задача — заполнить ячейки в столбце со значениями сверху (чтобы тематика стояла в каждой строке таблицы, а не только в первой строке блока книг по тематике):

Выделяем столбец «Тематика», нажимаем на ленте в группе «Главная» кнопку «Найти и выделить» → «Выделить группу ячеек» → «Пустые ячейки» и начинаем ввод формулы (то есть ставим знак равно) и ссылаемся на ячейку сверху, просто нажимая стрелку вверх на клавиатуре. После этого нажимаем Ctrl + Enter. После этого можно сохранить полученные данные как значения, так как формулы больше не нужны:

Как найти ошибки в формуле

Вычисление отдельной части формулы

Чтобы разобраться в сложной формуле (в которой в качестве аргументов функции используются другие функции, то есть одни функции вложены в другие) или найти в ней источник ошибок, часто нужно вычислить её часть. Есть два простых способа:

  1. Чтобы вычислить часть формулы прямо в строке формул, выделите эту часть и нажмите F9:

    В данном примере была проблема с функцией ПОИСК (SEARCH) — в ней были перепутаны местами аргументы. Важно помнить, что если вы не отмените вычисление части функции и нажмёте Enter, то вычисленная часть так и останется числом.
  2. Нажмите на кнопку «Вычислить формулу» в группе «Формулы» на ленте:


    В появившемся окне можно вычислять формулу по шагам и определить, на каком этапе и в какой функции возникает ошибка (если она есть):

Как определить, от чего зависит или на что ссылается формула

Чтобы определить, от каких ячеек зависит формула, в группе «Формулы» на ленте нажмите на кнопку «Влияющие ячейки»:

Появляются стрелки, указывающие, от чего зависит результат вычислений.

Если отображается символ, выделенный на картинке красным цветом, то формула зависит от ячеек, находящихся на других листах или в других книгах:

Щёлкнув на него, мы увидим, где именно находятся влияющие ячейки или диапазоны:

Рядом с кнопкой «Влияющие ячейки» находится кнопка «Зависимые ячейки», работающая аналогично: она отображает стрелки от активной ячейки с формулой к ячейкам, которые зависят от неё.

Кнопка «Убрать стрелки», расположенная в том же блоке, позволяет убрать стрелки к влияющим ячейкам, стрелки к зависимым ячейкам или же оба типа стрелок сразу:

Как найти сумму (количество, среднее) значений ячеек с нескольких листов

Допустим, у вас есть несколько однотипных листов с данными, которые вы хотите сложить, посчитать или обработать как-то иначе:

Для этого в ячейку, в которой вы хотите видеть результат, введите стандартную формулу, например СУММ (SUM), и укажите в аргументе через двоеточие название первого и последнего листов из списка тех листов, что вам нужно обработать:

Вы получите сумму ячеек с адресом B3 с листов «Данные1», «Данные2», «Данные3»:

Такая адресация работает для листов, расположенных последовательно. Синтаксис следующий: =ФУНКЦИЯ (первый_лист:последний_лист!ссылка на диапазон).

Как автоматически строить шаблонные фразы

Используя базовые принципы работы с текстом в Excel и несколько простых функций, можно готовить шаблонные фразы для отчётов. Несколько принципов работы с текстом:

  • Объединяем текст с помощью знака & (можете заменить его функцией СЦЕПИТЬ (CONCATENATE), но в этом нет особого смысла).
  • Текст всегда записывается в кавычках, ссылки на ячейки с текстом — всегда без.
  • Чтобы получить служебный символ «кавычки», используем функцию СИМВОЛ (CHAR) с аргументом 32.

Пример создания шаблонной фразы с помощью формул:

Результат:

В данном случае, кроме функции СИМВОЛ (CHAR) (для отображения кавычек) используется функция ЕСЛИ (IF), позволяющая изменять текст в зависимости от того, наблюдается ли положительная динамика продаж, и функция ТЕКСТ (TEXT), позволяющая отобразить число в любом формате. Её синтаксис описан ниже:

ТЕКСТ (значение; формат)

Формат указывается в кавычках точно так же, как если бы вы вводили пользовательский формат в окне «Формат ячеек».

Автоматизировать можно и более сложные тексты. В моей практике была автоматизация длинных, но рутинных комментариев к управленческой отчётности в формате «ПОКАЗАТЕЛЬ упал/вырос на XX относительно плана в основном из-за роста/снижения ФАКТОРА1 на XX, роста/снижения ФАКТОРА2 на YY…» с меняющимся списком факторов. Если вы пишете такие комментарии часто и процесс их написания можно алгоритмизировать — стоит один раз озадачиться созданием формулы или макроса, которые избавят вас хотя бы от части работы.

Как сохранить данные в каждой ячейке после объединения

При объединении ячеек сохраняется только одно значение. Excel предупреждает об этом при попытке объединить ячейки:

Соответственно, если у вас была формула, зависящая от каждой ячейки, она перестанет работать после их объединения (ошибка #Н/Д в строках 3–4 примера):

Чтобы объединить ячейки и при этом сохранить данные в каждой из них (возможно, у вас есть формула, как в этом абстрактном примере; возможно, вы хотите объединить ячейки, но сохранить все данные на будущее или скрыть их намеренно), объедините любые ячейки на листе, выделите их, а затем с помощью команды «Формат по образцу» перенесите форматирование на те ячейки, которые вам и нужно объединить:

Как построить сводную из нескольких источников данных

Если вам нужно построить сводную сразу из нескольких источников данных, придётся добавить на ленту или панель быстрого доступа «Мастер сводных таблиц и диаграмм», в котором есть такая опция.

Сделать это можно следующим образом: «Файл» → «Параметры» → «Панель быстрого доступа» → «Все команды» → «Мастер сводных таблиц и диаграмм» → «Добавить»:

После этого на ленте появится соответствующая иконка, нажатие на которую вызывает того самого мастера:

При щелчке на неё появляется диалоговое окно:

В нём вам необходимо выбрать пункт «В нескольких диапазонах консолидации» и нажать «Далее». В следующем пункте можно выбрать «Создать одно поле страницы» или «Создать поля страницы». Если вы хотите самостоятельно придумать имя для каждого из источников данных — выберите второй пункт:

В следующем окне добавьте все диапазоны, на основании которых будет строиться сводная, и задайте им наименования:

После этого в последнем диалоговом окне укажите, где будет размещаться отчёт сводной таблицы — на существующем или новом листе:

Отчёт сводной таблицы готов. В фильтре «Страница 1» вы можете выбрать только один из источников данных, если это необходимо:

Как рассчитать количество вхождений текста A в текст B («МТС тариф СуперМТС» — два вхождения аббревиатуры МТС)

В данном примере в столбце A есть несколько текстовых строк, и наша задача — выяснить, сколько раз в каждой из них встречается искомый текст, расположенный в ячейке E1:

Для решения этой задачи можно воспользоваться сложной формулой, состоящей из следующих функций:

Чтобы найти вхождение определённой текстовой строки в другую, нужно удалить все её вхождения в исходную и сравнить длину полученной строки с исходной:

ДЛСТР(“Тариф МТС Супер МТС”) – ДЛСТР(“Тариф Супер”) = 6

А затем разделить эту разницу на длину той строки, которую мы искали:

6 / ДЛСТР (“МТС”) = 2

Именно два раза строка «МТС» входит в исходную.

Осталось записать этот алгоритм на языке формул (обозначим «текстом» тот текст, в котором мы ищем вхождения, а «искомым» — тот, число вхождений которого нас интересует):

=(ДЛСТР(текст)-ДЛСТР(ПОДСТАВИТЬ(ПРОПИСН(текст);ПРОПИСН(искомый);“”)))/ДЛСТР(искомый)

В нашем примере формула выглядит следующим образом:

=(ДЛСТР(A2)-ДЛСТР(ПОДСТАВИТЬ(ПРОПИСН(A2);ПРОПИСН($E$1);“”)))/ДЛСТР($E$1)

Отчеты в EXCEL

Для анализа больших и сложных таблиц обычно используют Сводные таблицы . С помощью формул также можно осуществить группировку и анализ имеющихся данных. Создадим несложные отчеты с помощью формул.

В качестве исходной будем использовать таблицу в формате EXCEL 2007 ( Вставка/ Таблицы/ Таблица ), содержащую информацию о продажах партий продуктов. В строках таблицы приведены данные о поставке партии продукта и его сбыте. Аналогичная таблица использовалась в статье Сводные таблицы .

В таблице имеются столбцы:

  • Товар – наименование партии товара, например, » Апельсины «;
  • Группа – группа товара, например, » Апельсины » входят в группу » Фрукты «;
  • Дата поставки – Дата поставки Товара Поставщиком;
  • Регион продажи – Регион, в котором была реализована партия Товара;
  • Продажи – Стоимость, по которой удалось реализовать партию Товара;
  • Сбыт – срок фактической реализации Товара в Регионе (в днях);
  • Прибыль – отметка о том, была ли получена прибыль от реализованной партии Товара.

Через Диспетчер имен откорректируем имя таблицы на » Исходная_таблица » (см. файл примера ).

С помощью формул создадим 5 несложных отчетов, которые разместим на отдельных листах.

Отчет №1 Суммарные продажи Товаров

Найдем суммарные продажи каждого Товара. Задача решается достаточно просто с помощью функции СУММЕСЛИ() , однако само построение отчета требует определенных навыков работы с некоторыми средствами EXCEL.

Итак, приступим. Для начала нам необходимо сформировать перечень названий Товаров. Т.к. в столбце Товар исходной таблицы названия повторяются, то нам нужно из него выбрать только уникальные значения. Это можно сделать несколькими способами: формулами (см. статью Отбор уникальных значений ), через меню Данные/ Работа с данными/ Удалить дубликаты или с помощью Расширенного фильтра . Если воспользоваться первым способом, то при добавлении новых Товаров в исходную таблицу, новые названия будут включаться в список автоматически. Но, здесь для простоты воспользуемся вторым способом. Для этого:

  • Перейдите на лист с исходной таблицей;
  • Вызовите Расширенный фильтр ( Данные/ Сортировка и фильтр/ Дополнительно );
  • Заполните поля как показано на рисунке ниже: переключатель установите в позицию Скопировать результат в другое место ; в поле Исходный диапазон введите $A$4:$A$530; Поставьте флажок Только уникальные записи .
  • Скопируйте полученный список на лист, в котором будет размещен отчет;
  • Отсортируйте перечень товаров ( Данные/ Сортировка и фильтр/ Сортировка от А до Я ).

Должен получиться следующий список.

В ячейке B6 введем нижеследующую формулу, затем скопируем ее Маркером заполнения вниз до конца списка:

=СУММЕСЛИ(Исходная_Таблица;A6;Исходная_Таблица)

Для того, чтобы понять сруктурированные ссылки на поля в таблицах в формате EXCEL 2007 можно почитать Справку EXCEL (клавиша F1 ) в разделе Основные сведения о листах и таблицах Excel > Использование таблиц Excel .

Также можно легко подсчитать количество партий каждого Товара:

=СЧЁТЕСЛИ(Исходная_Таблица;A6)

Отчет №2 Продажи Товаров по Регионам

Найдем суммарные продажи каждого Товара в Регионах. Воспользуемся перечнем Товаров, созданного для Отчета №1. Аналогичным образом получим перечень названий Регионов (в поле Исходный диапазон Расширенного фильтра введите $D$4:$D$530). Скопируйте полученный вертикальный диапазон в Буфер обмена и транспонируйте его в горизонтальный. Полученный диапазон, содержащий названия Регионов, разместите в заголовке отчета.

В ячейке B 8 введем нижеследующую формулу:

=СУММЕСЛИМН(Исходная_Таблица; Исходная_Таблица;$A8; Исходная_Таблица;B$7)

Формула вернет суммарные продажи Товара, название которого размещено в ячейке А8 , в Регионе из ячейки В7 . Обратите внимание на использование смешанной адресации (ссылки $A8 и B$7), она понадобится при копировании формулы для остальных незаполненных ячеек таблицы.

Скопировать вышеуказанную формулу в ячейки справа с помощью Маркера заполнения не получится (это было сделано для Отчета №1), т.к. в этом случае в ячейке С8 формула будет выглядеть так:

=СУММЕСЛИМН(Исходная_Таблица; Исходная_Таблица;$A8; Исходная_Таблица;C$7)

Ссылки, согласно правил относительной адресации , теперь стали указывать на другие столбцы исходной таблицы (на те, что правее), что, естественно, не правильно. Обойти это можно, скопировав формулу из ячейки B8 , в Буфер обмена , затем вставить ее в диапазон С8: G 8 , нажав CTRL + V . В ячейки ниже формулу можно скопировать Маркером заполнения .

Отчет №3 Фильтрация Товаров по прибыльности

Вернемся к исходной таблице. Каждая партия Товара либо принесла прибыль, либо не принесла (см. столбец Прибыль в исходной таблице). Подсчитаем продажи по Группам Товаров в зависимости от прибыльности. Для этого будем фильтровать с помощью формул записи исходной таблицы по полю Прибыль.

Создадим Выпадающий (раскрывающийся) список на основе Проверки данных со следующими значениями: (Все); Да; Нет . Если будет выбрано значение фильтра (Все) , то при расчете продаж будут учтены все записи исходной таблицы. Если будет выбрано значение фильтра » Да» , то будут учтены только прибыльные партии Товаров, если будет выбрано » Нет» , то только убыточные.

После ввода формулы не забудьте вместо простого нажатия клавиши ENTER нажать CTRL + SHIFT + ENTER .

Количество партий по каждой группе Товара, в зависимости от прибыльности, можно подсчитать аналогичной формулой.

=СУММПРОИЗВ((Исходная_Таблица=A8)* ЕСЛИ($B$5=»(Все)»;1;(Исходная_Таблица=$B$5)))

Так будет выглядеть отчет о продажах по Группам Товаров, принесших прибыль.

Выбрав в фильтре значение Нет (в ячейке B 5 ), сразу же получим отчет о продажах по Группам Товаров, принесших убытки.

Отчет №4 Статистика сроков сбыта Товаров

Вернемся к исходной таблице. Каждая партия Товара сбывалась определенное количество дней (см. столбец Сбыт в исходной таблице). Необходимо подготовить отчет о количестве партий, которые удалось сбыть за за период от 1 до 10 дней, 11-20 дней; 21-30 и т.д.

Вышеуказанные диапазоны сформируем нехитрыми формулами в столбце B .

Количество партий, сбытые за определенный период времени, будем подсчитывать с помощью формулы ЧАСТОТА() , которую нужно ввести как формулу массива :

=ЧАСТОТА(Исходная_Таблица;A7:A12)

Для ввода формулы выделите диапазон С6:С12 , затем в Строке формул введите вышеуказанную формулу и нажмите CTRL + SHIFT + ENTER .

Отчет №5 Статистика поставок Товаров

Теперь подготовим отчет о поставках Товаров за месяц. Сначала создадим перечень месяцев по годам. В исходной таблице самая ранняя дата поставки 11.07.2009. Вычислить ее можно с помощью формулы: =МИН(Исходная_Таблица)

В результате получим перечень дат — первых дней месяцев:

Применив соответствующий формат ячеек, изменим отображение дат:

Формула для подсчета количества поставленных партий Товаров за месяц:

=СУММПРОИЗВ((Исходная_Таблица>=B9)* (Исходная_Таблица

Теперь добавим строки для подсчета суммарного количества партий по каждому году. Для этого немного изменим таблицу, выделив в отдельный столбец год, в который осуществлялась поставка, с помощью функции ГОД() .

Теперь для вывода промежуточных итогов по годам создадим структуру через пункт меню Данные/ Структура/ Промежуточные итоги :

  • Выделите любую ячейку модифицированной таблицы;
  • Вызовите окно Промежуточные итоги через пункт меню Данные/ Структура/ Промежуточные итоги ;
  • Заполните поля как показано на рисунке:

После нажатия ОК, таблица будет изменена следующим образом:

Будут созданы промежуточные итоги по годам. Нажатием маленьких кнопочек в левом верхнем углу листа можно управлять отображением данных в таблице.

Резюме :

Отчеты, аналогичные созданным, можно сделать, естественно, с помощью Сводных таблиц или с применением Фильтра к исходной таблице или с помощью других функций БДСУММ() , БИЗВЛЕЧЬ() , БСЧЁТ() и др. Выбор подхода зависит конкретной ситуации.

Что такое отчет?

На мой взгляд, одним из лучших определений для отчетности является документ, используемый для отображения результатов по данному виду деятельности. То есть независимо от того, что вы делаете, вы можете создать отчет в Excel представлять или даже хранить прогресс деятельности, которую вы разрабатываете.

Такое раскрытие может быть устным, письменным или оцифрованным. И поскольку каждый день мы не теряем времени, это значительно ускоряет вашу жизнь, позволяя вам создавать отчеты непосредственно из вашего источника данных, и, как мы уже знаем, Excel является отличным инструментом для манипулирования данными.

Как сделать отчет в Excel

Правда в том, что есть несколько способов раскрыть свою информацию в Excel. Я разделил отчеты Сводная таблица, Сценарий, Печать и Вручную. Я вижу, как создавать основные отчеты Excel:

1 — сводная таблица

Для начала стоит понять, что такое сводная таблица. По сути, это таблица, которая может быть организована динамически (очевидно, правильно?!). Но давайте сделаем еще один шаг вперед … что позволяет этот тип сводных таблиц, так это то, что вы создаете гибкие отчеты, где в соответствии с выбранными вами вариантами у вас уже есть результат перед вами, обобщенный и готовый.

Давайте посмотрим, как создать свой первый отчет сводной таблицы. Для начала вам необходим источник данных (таблица с информацией), как в нашем примере с таблицей продаж ниже:

Теперь вам просто нужно преобразовать ваш источник данных в таблицу. Для этого выберите все данные, перейдите на вкладку «Вставка» и добавьте таблицу. После преобразования источника данных в таблицу добавьте сводную таблицу. Процесс аналогичен, на той же вкладке вставки выберите опцию Сводная таблица в левом углу. После этого откроется окно для создания отчета сводной таблицы:

Здесь просто выберите правильный диапазон или таблицу (обратите внимание, что в нашем примере интервалом является таблица 1) и нажмите кнопку OK. После этого вы откроете свой отчет сводной таблицы в Excel на новой вкладке:

Обратите внимание, что в правом углу у вас есть часть управления вашего отчета сводной таблицы, где у вас есть поля (столбцы таблицы) и области, в которых вы динамически манипулируете таблицей. Обратите внимание: перетаскивая поля «Продукт» и «Регион продаж» в область «Столбцы», а поля «Имя продавца» и «Имя клиента» в область «Строки», мы получаем очень большую таблицу. Это было создание нашего первого доклада. Теперь, если мы хотим, мы можем дополнительно манипулировать информацией, чтобы иметь более простое представление результата.

В этом случае мы берем поля 2 из областей строк и столбцов, чтобы упростить анализ сводного отчета. Я считаю, что это один из самых мощных инструментов в Excel, потому что с его помощью вы можете всего за несколько кликов увидеть много важной информации, которая станет основой для принятия решений вашей компанией или областью.

2 — Сценарий отчета

Менеджер сценариев — это инструмент данных Excel, который расположен внутри кнопки Проверка гипотезы на вкладке Данные:

Нажав на опцию сценариев, вы уже открываете окно диспетчера сценариев, где вы можете сделать первый шаг для создания своего отчета. Посмотрите, что у нас уже есть созданные сценарии 2. Чтобы сделать отчет по сценарию в Excel, обязательно, чтобы вы уже добавили некоторые возможности, иначе ничего не произойдет.

После создания сценариев нажмите кнопку «Возобновить»:

Следующее окно уже является последним шагом для создания отчета о сценарии, который состоит из новой вкладки с различной информацией о созданных вами сценариях. Смотрите, что важно определить, какой будет ячейка анализа. В нашем случае это ячейка O6.

Нажатие ОК откроет новую вкладку со всеми возможностями изменения результата в ячейке O6 в соответствии с созданными сценариями. Обратите внимание, что сценарий оптимистичных яблок имеет лучший результат (2730), намного лучше, чем результаты 1870 и 2070 других сценариев.

Без возможности создания сценариев было бы более сложно и трудоемко оценить лучший сценарий для подражания.

3 — Распечатать отчет

Еще один очень важный отчет, когда дело доходит до Excel — это отчет о печати. Именно в этом вы будете вносить изменения в всю информацию от вашей электронной таблицы до бумаги. Это отличный способ представить материал кому-то, но важно, чтобы вы позаботились.

Например, в нашей Рабочий лист денежного потокаМы создали специальную вкладку для отчета о печати в Excel:

На этой вкладке мы организуем все данные и, когда мы хотим сгенерировать напечатанный файл, нажмите CTRL + P, чтобы перейти к опции предварительного просмотра. Посмотрите, что впечатление от доклада идеально.

Если это не так, это можно настроить с помощью инструментов настройки слева или с помощью функции предварительного просмотра разрыва страницы (на вкладке «Отображение»). В этом случае просто нажмите и перетащите синие линии, чтобы автоматически настроить отчет для печати:

Эти синие линии разграничены в соответствии с заданными настройками, а также в соответствии с выбранной областью печати. Чтобы определить область печати, просто выберите нужный диапазон, перейдите на вкладку «Макет страницы» и щелкните часть области печати, чтобы выбрать параметр настройки.

4 — ручной отчет

Наконец, это не подлинный отчет Excel, но если вы знаете, как возиться с этим фантастическим инструментом, вы сможете создавать таблицы, которые будут служить отчетами, обобщающими ключевые данные в вашей электронной таблице. Вот пример нашего денежных потоков таблицу:

Обратите внимание, что отчет имеет функции СОМАСЫ суммировать данные, находящиеся на нескольких других вкладках листа.

Создавайте отчеты в Excel

Теперь ваша очередь засунуть руку в тесто. Создайте свои собственные отчеты в Excel. Если у вас есть какие-либо трудности, скажите нам, какой из них поможет вам составить лучшее резюме из всех! Если вы хотите руку, мы рекомендуем Excel Начальный / Средний и Продвинутый курсы Excel.

About the author

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *