Отчет по задолженности

Содержание

Отчеты о дебиторской и кредиторской задолженности (стр. 1 из 4)

Введение

Раздел 1. Теоретические основы учета расчетов с поставщиками и подрядчиками, покупателями и заказчиками

1.1 Сущность, виды и формы расчетов

1.2 Учет расчетов с поставщиками и подрядчиками

1.3 Учет расчетов с покупателями и заказчиками

1.4 Анализ дебиторской и кредиторской задолженности

Раздел 2. Управленческие отчеты о дебиторской и кредиторской задолженности

2.1 Отчет о дебиторской задолженности

2.1.1 Сводка дебиторской задолженности

2.1.2 Отчет о дебиторской задолженности

2.2 Отчет о кредиторской задолженности

2.2.1 Сводка кредиторской задолженности

2.2.2 Отчет о кредиторской задолженности

2.3 Анализ и грамотное применение информации из дебиторского и кредиторского отчета

Заключение

Список использованной литературы

Введение

Переход к рыночной экономике требует от предприятия повышение эффективности производства, конкурентоспособности продукции и услуг на основе эффективных форм хозяйствования и управления производством, активизации предпринимательства и мобилизации неиспользованных резервов.

Важная роль в реализации этой задачи отводится комплексной организации учета хозяйственной деятельности предприятия. Управленческий учет представляет собой систему учета, планирования, контроля, анализа данных о затратах и результатах хозяйственной деятельности в разрезе управляемых объектов, оперативного принятия на этой основе различных управленческих решений в целях оптимизации финансовых результатов деятельности предприятия в краткосрочной и долгосрочной перспективе. Эффектом грамотной организации данного учета является своевременное формирование финансовой и управленческой информации, ее достоверность и полезность для широкого круга заинтересованных пользователей.

В том числе не последнее место в учетном процессе по объему и важности учетных процедур занимает учет расчетов с поставщиками и подрядчиками, покупателями и заказчиками.

Актуальность рассматриваемой темы курсовой работы заключается в особом месте, занимаемом своевременным обращением денежных средств, а также тщательно поставленным учетом расчетных операций с поставщиками и покупателями, которые оказывают значительное влияние на финансовые результаты предприятия (прибыли или убытки), среди которых основное место занимает прибыль от реализации товарной продукции. Четкая организация расчетов между поставщиками и покупателями оказывает непосредственное влияние на ускорение оборачиваемости оборотных средств и своевременное поступление денежных средств, сокращение дебиторской и кредиторской задолженности, а рациональная организация контроля за состоянием данных расчетов способствует укреплению договорной и расчетной дисциплины, выполнению обязательств по поставкам продукции в заданном ассортименте и качестве, повышению ответственности за соблюдение платежной дисциплины и, следовательно, улучшению финансового состояния предприятия.

Целью курсовой работы является рассмотрение теоретических основ учета расчетов с поставщиками и подрядчиками, покупателями и заказчиками, влияния дебиторской и кредиторской задолженности на финансово-хозяйственную деятельность предприятия и комплексное исследование отражения ее в управленческой отчетности.

В процессе исследования используется информация, отраженная в научных изданиях по управленческому и бухгалтерскому учету, нормативная и справочная литература.

Раздел 1. Теоретические основы учета расчетов с поставщиками и подрядчиками, покупателями и заказчиками

Хозяйственные связи, возникающие у организации с поставщиками, покупателями, являются необходимым условием ее деятельности, так как они обеспечивают бесперебойную работу предприятия. Поставки товаров, производимые поставщиками, позволяют предприятию пополнить свои запасы товаров, предназначенных для продажи, а также обеспечивают поддержание их ассортимента. От того, насколько своевременно и полностью производятся расчеты с поставщиками, а также от состояния расчетов с покупателями во многом зависит платежеспособность предприятия, ее финансовое состояние, а также дальнейшее налаживание партнерских связей.

Текущие обязательства предприятия представлены в виде дебиторской и кредиторской задолженности.

Под дебиторской задолженностью понимают задолженность других организаций, работников и физических лиц данной организации (задолженность покупателей за купленную продукцию, подотчётных лиц за выданные им под отчёт денежные суммы и другие). Организации и лица, которые должны данной организации, называются дебиторами.

Кредиторской задолженностью называют задолженность данной организации другим организациям, работникам и лицам — кредиторам (платежи за приобретенную продукцию, потребленные услуги, задолженность по платежам в бюджеты всех уровней и пр). Кредиторами называются те юридические и физические лица, перед которыми данная организация несёт обязательства за уже полученные от них, но не оплаченные (не возвращённые) ценности, услуги, денежные средства.

Основными задачами учета расчетов с поставщиками и подрядчиками, покупателями и заказчиками являются:

формирование полной и достоверной информации о состоянии расчетов с поставщиками и подрядчиками, покупателями и заказчиками;

контроль за состоянием дебиторской и кредиторской задолженности;

контроль за соблюдением форм расчетов, установленных в договорах с поставщиками и покупателями;

своевременная выверка расчетов с дебиторами и кредиторами для исключения просроченной задолженности.

Факт отношений с поставщиком и подрядчиком или покупателем и заказчиком, предмет данных отношений, вид и форму расчетов, и другие условия регулирует договор, заключенный между участниками данных отношений.

В настоящее время предприятия сами выбирают форму расчетов при оплате за поставленные товары (работы, услуги). При расчетах может применяться наличная и безналичная форма расчетов.

Расчеты наличными деньгами производятся в переделах до 60000 рублей по одной операции, поэтому эта форма является не совсем удобной, так как ограничивает размер выплаты денежных средств по заключенным договорам.

Наиболее удобной является безналичная форма расчетов, так как она не имеет ограничений при оплате. В безналичном порядке расчеты должны производиться только через банки и иные кредитные организации, в которых открыты соответствующие расчетные счета. Этот порядок предусматривает перечисление денежных средств с расчетного счета и отправку различных документов в другой банк для завершения хозяйственных связей, согласно договору. При расчетах банки не вмешиваются в договорные отношения между предприятиями. Применяются следующие формы безналичных расчетов:

платежными поручениями;

аккредитивами;

чеками;

по инкассо.

Зачастую фирмы применяют для своих расчетов платежные поручения. К исполнению эти документы принимаются банком независимо от суммы и в количестве экземпляров, необходимом для всех участников расчетов.

В соответствии с условиями заключенных договоров, оплата может производиться несколькими видами:

авансы, которые предусматривают оплату под поставку товара;

предварительная оплата, предусматривает полностью стопроцентную оплату товара до его поставки покупателю, согласно заключенному договору;

отсрочка платежа, оплата производится за товары спустя определенный срок, указанный в договоре;

по факту поставки товаров, оплата производится в момент их получения;

под реализацию, оплата товаров производится только после того, как они будут реализованы покупателям.

1.2 Учет расчетов с поставщиками и подрядчиками

К поставщикам и подрядчикам относят организации, поставляющие товары и другие ценности, а также оказывающие различные виды услуг (отпуск электроэнергии, воды, услуги по перевозкам, услуги связи, коммунальные и другие) и выполняющие различные работы (капитальный, текущий ремонт оборудования, здания).

Расчёты с поставщиками и подрядчиками осуществляются после отгрузки ими товарно-материальных ценностей, выполнения работ или оказания услуг, либо одновременно с ними с согласия организации или по её поручению.

С каждым поставщиком заключается договор на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг, который является основным документом, регулирующим отношения сторон, определяет их права и обязанности по поставке товаров. ГК РФ определяет понятие договора как соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении и прекращении гражданских прав и обязанностей. Договор может заключаться на 1,2,3,5 лет или иной период, а также на разовые поставки. Для облегчения и ускорения оформления договорных отношений применяется пролонгация, то есть продление сроков действия договоров. Согласно ГК РФ возможно изменение и расторжение договора по соглашению сторон, если иное не предусмотрено Кодексом, законом или договором. Все споры, разногласия и вопросы по договору решаются путем переговоров, при недостижении согласия споры передаются на разрешение в суд в соответствии с законодательством РФ.

Запасы товаров пополняются за счет их поставок предприятиями-поставщиками на основании договоров. В последних предусматриваются: наименование материалов, количество, цена, срок поставки, порядок расчетов, способ транспортировки, санкции за несоблюдение условий договора и т.д.

Основными документами, на основании которых поступают товары от поставщиков, являются счета-фактуры и товарно-транспортные накладные. На предприятии проверяется соответствие поступивших документов договорам. Документы передаются в бухгалтерию на оплату, а квитанция и товарно-транспортная накладная служат основанием для получения и доставки груза.

Анализ дебиторской задолженности в Excel

В анализе дебиторской задолженности некоторые задачи, которые на первый взгляд кажутся сложными, на поверку часто оказываются простыми. Достаточно только вникнуть в их суть и воспользоваться для их решения программой Excel. Научимся вычленять из общего списка тех клиентов, сумма задолженности которых больше судебных издержек.

Расчет количества просроченных дней

Ситуация, когда необходимо вычленять клиентов с задолженностью, может возникнуть на предприятии, которое работает с отсрочками платежей. Т.е., например, товар отгружается 1 числа, и покупателю дается отсрочка на 2 недели. Т.е. до 15-го он должен внести платеж. Составим базовый отчет дебиторской задолженности в Excel , чтобы понять принцип.

В ячейке B2 текущая дата прописана не цифрами, а формулой, чтобы при открытии документа всегда проставлялась актуальная дата. Столбец с датами отгрузки товара представлен в формате ДАТА, а с суммами задолженности – в финансовом.

Чтобы рассчитать количество просроченных дней по дебиторской задолженности, нужно из фактической даты, на которую должен был быть произведен платеж, вычесть текущую. Добавим еще один столбец, в котором запишем простую формулу: прибавим к дате отгрузки количество дней отсрочки. И протянем формулу до конца таблицы.

По дебиторке получилось, что, ИП «Карпов», например, должен был выплатить задолженность еще 4 февраля, а сегодня уже 3 марта. А вот у предприятия ИП «Стригунова» еще есть 6 дней для выплаты, т.к. ее крайний срок – 9 марта.

Теперь подсчитаем количество просроченных дней, не забыв изменить формат ячеек нового столбца на числовой.

Т.е. из текущей даты мы вычитали дату оплаты и получили количество просроченных дней. Обратите внимание, ячейка B1 абсолютная (заключена в значки $), поэтому при протягивании формулы она остается неизменной. Кстати, у нас получилось два отрицательных значения. Это значит, что ИП «Стригунова» и ИП «Малышев» еще имеют 6 и 2 дня, соответственно, на внесение платежей.



Расчет пени за период просрочки

Просрочка клиента не должна оставаться безнаказанной. Поэтому начисляем пеню, которая составляет 0,1% за каждый просроченный день. Умножим 0,1% на сумму долга и количество дней просрочки.

Двоих клиентов без долга, выделенных красным, пока скроем. Но убирать из списка не будем, чтобы при открытии этого же документа через неделю, задолженность просчиталась автоматически. Выделим обе строки, кликнем правой кнопкой и выберем СКРЫТЬ.

О том, что у нас есть еще два клиента, напоминает нарушенная последовательность строк.

Расчет ставки рефинансирования на день расчета

Второй вариант начисления процентов на сумму долга – в зависимости от ставки рефинансирования на день расчета. Предположим, она составляет 10%. Умножаем ставку на количество просроченных дней и на сумму долга, поделенную на 365.

Видим, что пени при таком расчете получились меньше, чем при прибавлении 0,1% за каждый день просрочки. Поэтому делаем вывод, какой способ начисления процентов выгоднее указывать в договоре.

Как вычленить недобросовестных клиентов

Осталось главное: определить искомых клиентов. Для начала сложим долг и пени, начисленные через 0,1%.

Предположим, что судебные издержки составляют 5000 рублей на одного клиента. Подсчитаем внизу сумму, которую мы сможем получить после подачи в суд на тех, у кого задолженность более 5000. Для этого понадобится функция СУММЕСЛИ.

Первый аргумент: диапазон, в котором будет искаться критерий. Второй: собственно, критерий, (>5000). Третий: диапазон суммирования (он совпадает с первым). И не забываем вычесть скрытых Стригунову и Малышева (H12 и H13). Получаем 73984 рубля.

Чтобы быстро определить тех, на кого следует подать в суд, можно воспользоваться функцией ЕСЛИ. Пропишем ее в новом столбце.

Прочитать формулу можно так: если общая сумма задолженности превышает 5000 рублей (H4>5000), то выводим «в суд». В противном случае выводим пробел. Таким образом, мы вычленили клиентов, чья сумма задолженности превышает судебные издержки.

Правила составления справок о задолженностях дебиторов и кредиторов

В рамках ведения хозяйственной деятельности каждое юридическое лицо имеет кредиторскую, дебиторскую задолженности. Обязательства формируются в результате взаиморасчетов с контрагентами, персоналом, государственными органами и др. Информация о величине, состоянии долгов может быть полезна внутренним, внешним пользователям для оценки финансового положения, ликвидности, платежеспособности лица. Рассмотрим подробнее назначение, содержание, виды справки о сумме задолженности.

Область применения

Дебиторская задолженность (ДЗ) – стоимостное измерение обязательств сторонних лиц перед организацией, гражданином, подтверждающее объем неисполненных требований. К таким долгам можно отнести отсутствие поставки по осуществленной предоплате, неизрасходованный аванс по подотчету, излишне перечисленные суммы налога или подлежащие возмещению из бюджета и др.

Кредиторская задолженность (КЗ) – величина долгов юридического или физического лица по действующим контрактам, обязательным платежам. Например, кредиторкой являются непогашенные обязательства по заработной плате, перед бюджетом, внебюджетными фондами, приобретение ТМЦ, пользование услугами без последующей оплаты и др.

Важно, что по каждому обязательству есть утвержденный срок исполнения, нарушение которого может повлечь претензии со стороны кредитора, начисление штрафных санкций, возбуждение судебного разбирательства, другие негативные последствия. По отношению дебиторской задолженности организации должны вести непрерывный контроль, чтобы не пропустить период взыскания. Окончание срока исковой давности становится препятствием для удовлетворения требований сторон в судебном порядке.

Справка о КЗ и ДЗ – документ, аккумулирующий сведения о наличии обязательств, перечне должников, взыскателей, сроке существования долга и пр. Действующее законодательство в 2018 г. не регламентирует определенной формы документа для отражения информации. Наиболее распространенным бланком является приложение к инвентаризационной описи ИНВ №17. При необходимости можно использовать образец справки по результатам инвентаризации расчетов о сумме дебиторской задолженности и кредиторской.

Типы документации

Выделим два типа справок по кредиторке и дебиторке:

  • Для внутреннего пользования.
  • По запросу внешних получателей.

В справке о КЗ и ДЗ должна содержаться вся необходимая информация, связанная с долгами

К первой разновидности относятся любые виды шаблонов, составляемых бухгалтерской и аналитической службой предприятия с целью дальнейшего использования внутри организации. Например, для составления финансового бюджета аналитику требуется информация об исковых сроках по существующим долгам. Сведения необходимы для планирования потенциально возможных доходов и расходов.

Дополнительно такой формуляр может быть полезен для руководителя организации при проведении общей оценки ликвидности производства, доходности предпринимательской деятельности. Справка используется при проведении инвентаризации расчетов для составления периодической отчетности, проверки достоверности данных бухгалтерских счетов. Менеджеры, финансисты, экономисты, в чьи служебные обязанности входит контроль взаиморасчетов, проверяют полноту, корректность учета, вносят необходимые исправления. Бланк по первому типу составляется, обрабатывается исключительно внутри структурного подразделения юрлица, его непосредственных сотрудников.

Ко второй категории относятся формы, составленные бухгалтером, экономистом или другим специалистом компании по запросу сторонних лиц, государственных органов. Информация из справки необходима получателю для оценки платежеспособности, надежности организации, величины активов, обязательств. Например, документ может быть истребован в рамках судебного разбирательства, в том числе банкротства, а также по запросу финансово-кредитных учреждений, страховых компаний, ИФНС и других указаний проверяющих органов.

Проведение проверки долгов

Анализ, оценка, обработка задолженностей учреждения является основополагающим действием при формировании периодической бухгалтерской, налоговой отчетности. Информация дополнительно необходима для проведения текущих контрольных мероприятий по выявлению размера обязательств, оценки финансово-имущественного положения, рентабельности, наличию свободных денежных средств в обороте, динамики роста, снижения долгов и др.

Уменьшение величины кредиторки является показателем своевременного исполнения договорных обязательств сторонами сделок. Рост дебиторки наоборот может свидетельствовать о не добропорядочности контрагентов, нецелесообразном расходовании бюджета компании руководителем.

Проведение проверки требуется при составлении различных отчетов организации

Внешние и внутренние пользователи оценивают информацию о КЗ и ДЗ по следующим показателям:

  • Полнота и достоверность документации по отражению хозяйственной операции в учете.
  • Анализ организации обработки, систематизации сведений о взаиморасчетах.
  • Корректность операций по авансовым платежам.
  • Правильность ведения бухгалтерских журналов, регистров и пр.

Проверяющие лица осуществляют сопоставление информации счетов бухучета с данными первичной документации, анализируют акты сверки взаиморасчетов по обязательствам. Важно знать, что формы двусторонней проверки обязательств не являются обязательными для учреждений, носят рекомендательный характер по составлению. Исключение составляют акты сверки по обязательствам перед бюджетом и внебюджетными фондами, расчетными банками (РБ).

В проверке участвуют все регистры БУ с задолженностями. Наиболее часто анализу на соответствие подвергаются сч. 60, 62, 63, 67, 68, 69, 70, 71, 73, 75, 76. Дополнительно пользователю информации потребуются сведения по действующим контрактам, первичным документам на поставку ТМЦ, оказание услуг, платежным поручениям и квитанциям к каждому обязательству, так как они позволят с максимальной точностью определить срок исковой давности (ст.196 ГК РФ), выявить просроченные долги.

При осуществлении мероприятий контроля могут быть истребованы сведения по забалансовому счету учета списанной дебиторки, чтобы оценить вероятность улучшения финансового положения объекта проверки.

Назначение и форма акта сверки

Документ представляет собой систематизированную информацию о состоянии взаиморасчетов участников сделки по итогам определенного периода с расшифровкой по оборотам. На бланке отражаются все существующие хозяйственные операции в рамках контракта: реализация, оплата, взаимозачеты, списания и пр. Чаще всего форма выглядит как табличный документ с обособленной частью для внесения данных для каждой из сторон. Далеко не всегда информация полностью соответствует, возможны расхождения.

Периодическое проведение сверки позволяет сторонам оптимизировать учет, своевременно устранять вероятные ошибки, неточности. К бланку может прилагаться пояснительная записка бухгалтерской службы, если выявлены существенные недочеты. Стоит учесть, несмотря на то, что составление документа носит информационный характер, подписанная с двух сторон форма будет подтверждением задолженности и исковый срок начинает исчисление заново.

Потребоваться акт сверки может при обращении в суд

Акт сверки желательно составлять в следующих случаях:

  • По систематическим, регулярным поставкам товаров и услуг, выполнению работ.
  • Если между контрагентами действует несколько договоров.
  • При заключении соглашений о предоставлении отсрочки, рассрочки, реструктуризации, прощении долгов.
  • Контролирование поступления значительных сумм денежных средств.
  • По сделкам с дорогостоящими ТМЦ, особенно при оценке поставки в валюте.
  • Когда осуществляются многономенклатурные покупки, продажи, оформленные несколькими первичными документами.
  • Для подтверждения существования задолженности.
  • При предъявлении исковых требований в суд.
  • Если дебитор решит истребовать излишне перечисленные денежные средства, непокрытый аванс.
  • С целью отслеживания исковой давности долгов и др.

Приведем примерные графы документа:

  • Наименование.
  • Реквизиты сторон сверки.
  • Период контроля взаиморасчетов.
  • Сведения о контракте.
  • Нумерация строк по порядку.
  • Сальдо по задолженности на начало, конец установленного промежутка.
  • Обороты по дебету и кредиту, итоговая сумма.
  • Документ-основание (дата, номер).
  • Итог сверки.
  • Подписи сторон.

Акт сверки позволяет отслеживать сроки исковой давности

Если условиями сделки не прописана обязанность регулярной сверки обязательств, стороны не должны осуществлять рассылку документа, требовать от контрагента беспрекословного проведения процедуры. На практике некоторые недобросовестные должники намеренно избегают любых возможных действий по подтверждению существования неисполненного обязательства, рассчитывая на быстрое истечение срока давности и беспрепятственное списание долга.

Проведение регулярных сверок будет дополнительным доказательством для суда о прозрачности и корректности информации о задолженности. Контролирующие органы не сделают замечание кредитору, дебитору об отсутствии мероприятий по истребованию долгов, если в материалах проверки будет присутствовать данный документ.

Форма справки

Документ имеет определенную структуру и содержание в зависимости от назначения использования. Рассмотрим подробнее, какие реквизиты рекомендуется заполнять на бланке:

  1. Контактная информация об организации, выдающей формуляр (наименование, ИНН, КПП, юридический адрес или другие идентификационные сведения).
  2. Название формы.
  3. Дата составления.
  4. Отчетный период.
  5. Наименование кредитора, дебитора.
  6. Документ по сделке (договор, счет и т. п.).
  7. Сумма обязательств.
  8. Период возникновения долга.
  9. Информация о состоянии задолженности.
  10. Дополнительный столбец может быть предназначен для особых отметок, комментариев.
  11. Подпись уполномоченного лица по составлению формы.
  12. Печать организации.

Справка составляется по установленной форме

Форма может содержать информацию о выпущенных облигациях, векселях, адресате предоставления данных и др. Например, для банка, предоставляющего кредит или обеспечение контракта, важно получить максимум достоверной информации о финансовом положении заявителя, его платежеспособности. В основном, кредитное учреждение предоставляет свою форму справки для заполнения. Суду также потребуется полнота, достоверность сведений бланка, документальное подтверждение обязательств.

Стоит обратить особое внимание на подписанта, так как внешние пользователи обязательно истребуют документ наделения сотрудника данными полномочиями. Наиболее весомой и юридически сильной будет справка за подписью исполнительного органа, главного бухгалтера, финансового директора.

Существует несколько примеров заполнения форм о состоянии дебиторки и кредиторки:

  1. Форма со сведениями о дебиторской и кредиторской задолженности для участия в тендере Российской биржи (РБ).
  2. Образец справки со сведениями о наличии, размере и характере кредиторской задолженности.
  3. Образец бухгалтерской справки организации о задолженности для суда.
  4. Образец справки об отсутствии у юрлица просроченной кредиторской задолженности.

Справка о сумме задолженностей имеет большое значение в хозяйственной деятельности предприятия. Форма позволяет оценить потенциальные риски, финансовое положение, рентабельность расходования денежных средств, общую ликвидность организации. Периодические проверки правильности, полноты ведения учета кредиторки и дебиторки способствуют своевременному внесению необходимых исправлений, доведению регистров до достоверности.

Скачать образец:

Справка о дебиторской и кредиторской задолженности

Узнать о дебиторке можно в видео:

Внимание! В связи с последними изменениями в законодательстве, юридическая информация в данной статьей могла устареть!

Наш юрист может бесплатно Вас проконсультировать — напишите вопрос в форме ниже:

Бесплатная консультация с юристом Заказать обратный звонок Все ещё остались вопросы? Позвоните по номеру +7 (499) 938 50 41 и наш юрист БЕСПЛАТНО ответит на все Ваши вопросы

Контрольные отчеты по дебиторской задолженности

Эффективное управление дебиторской задолженностью позволяет компании выполнить стратегические цели по выходу на новые рынки сбыта, формированию репутации, оптимизации стоимости кредитных ресурсов. Чтобы контролировать коммерческое кредитование покупателей, нужна отчетность о дебиторской задолженности. В данной статье рассмотрим шесть полезных отчетов, которые дополнят управленческую отчетность вашей компании, помогут в управлении дебиторской задолженностью:

1. Аналитика дебиторской задолженности.

2. Факторы изменения объемов дебиторской задолженности.

3. Отчет о кредитных лимитах.

4. Мониторинг эффективности управления расчетами.

5. Структура дебиторской задолженности.

6. План инкассации дебиторской задолженности.

ТРЕБОВАНИЯ

Для формирования отчетности о состоянии дебиторской задолженности нужна база данных, в которую внесены первичные учетные документы об отгрузках продукции (реализации услуг, работ) и платежах. Требования, предъявляемые к информационной системе:

  • структурирование покупателей по степени надежности, каналам сбыта, категориям закупаемой продукции;
  • формализация условий отгрузки по каждому контрагенту;
  • учет даты образования дебиторской задолженности;
  • учет сроков исполнения обязательств и допущенных просрочек в оплате;
  • сведения о сделках (заказах, счетах, накладных, актах выполненных услуг и др.), которые не оплачены на отчетную дату;
  • контроль плановой (договорной) даты оплаты;
  • накопление кредитной истории контрагента о полноте и своевременности погашения задолженности в предыдущие периоды;
  • оперативное обновление данных о состоянии дебиторской задолженности и поступлении платежей от дебиторов;
  • регламентированный порядок соотнесения поступивших платежей с выставленными счетами;
  • на основании договорных условий — автоматизированное начисление пеней и штрафов;
  • оценка размера мертвой и сомнительной дебиторской задолженности по внутрикорпоративным нормативам;
  • автоматическая блокировка отгрузки продукции, если превышен лимит или допущена просрочка в исполнении обязательств по предыдущим поставкам;
  • автоматическая рассылка писем с уведомлением о сроках платежа, информацией о мерах, которые будут применены к должнику при допущении просрочки.

Чтобы обеспечить достоверность и актуальность отчетности о дебиторской задолженности, информационной системы недостаточно. Организуют комплекс контрольных мероприятий:

  • оформляют акты сверки взаиморасчетов с контрагентами;
  • получают гарантийные письма, в которых дебиторы с просрочкой признают свои обязательства по задолженности;
  • выявляют главных виновников образования сверхнормативной и просроченной дебиторской задолженности;
  • исключают злоупотребления сотрудников;
  • анализируют эффективность ранее проведенных изменений в бизнес-процессах по недопущению просрочек и безнадежной задолженности;
  • повышают профессионализм претензионно-исковой работы с ненадежными дебиторами и сопровождения исполнительного производства.

Если перечисленные требования в компании соблюдены, переходят к формированию отчетности по дебиторской задолженности.

Отчет № 1. Аналитика дебиторской задолженности

Подробная аналитика дебиторской задолженности в разрезе первичных документов на партии отгруженной продукции (накладные, счета, заявки покупателей и т. д.) позволяет оценить степень исполнения обязательств по каждой отгрузке, период просрочки и меры реагирования, предпринятые внутренними контролерами (табл. 1).

При построении отчетов с аналитикой дебиторской задолженности в форме табл. 1 нужно организовать порядок соотнесения поступивших платежей с отгрузками (накладными, выставленными счетами и т. д.).

Несколько выставленных счетов дебиторы могут погашать одним платежным поручением, один счет — несколькими платежами в разные дни. В этом случае не всегда понятно, за какую отгрузку расплатился покупатель и какой из счетов просрочен.

Если дебитор не указывает номера счетов (накладных, заказов, спецификаций, дополнительных соглашений) в назначении платежа, финансовые специалисты используют метод ФИФО (считают, что покупатели сначала погашают наиболее ранний из выставленных и неоплаченных счетов). Определив плановые сроки оплаты и регламенты соотнесения поступающих платежей с документами на отгрузку (счетами), можно идентифицировать просроченную дебиторскую задолженность.

Чтобы настроить расчет дней просрочки в Excel, используют формулу: =ДНЕЙ360(G3;$B$1) (см. рисунок). Функция «ДНЕЙ360» вычисляет количество дней между двумя датами на основе 360-дневного года (двенадцать месяцев по 30 дней).

Выводы о положении дел в компании на основании данных табл. 1:

  • дебиторская задолженность ООО «Градиент» (10 300 руб.) представлена двумя отгрузочными накладными, одна из которых частично погашена. Период просрочки — 5 и 13 дней соответственно. Покупателю приостанавливают дальнейшие отгрузки, напоминают о просрочке. Если это не единичный случай, ужесточают требования к дебиторам;
  • дебиторская задолженность ООО «Визит» (103,4 тыс. руб.) находится в исковой стадии (юридическая служба подала иск в суд). Переговоры и досудебные меры результата не дали, однако юристы компании считают возможным вернуть средства фирмы в судебном порядке, если у дебитора есть имущество. Подача иска в суд не всегда целесообразна. Например, расчетный счет дебитора пуст, а основные средства — арендованные. По этой причине задолженность ООО «ТД Радуга» (53,9 тыс. руб.), образованная еще в 2017 г., признана мертвой;
  • если неплатежи клиента связаны с разногласиями, то до их устранения такую «дебиторку» полезно выделять в отдельную группу. К дебиторской задолженности со статусом «Разногласия» отнесены предприниматели Зимин Ю. Д. (накладная № 113 от 05.05.2019) и Васильева О. В. (накладная № 105 от 09.05.2019).

Причиной разногласий может быть несоответствие по ассортименту, комплектности или качеству поставляемой продукции, особенно если прием-передача продукции осуществляется через транспортные компании.

Чтобы минимизировать неплатежи по причине разногласий, принимают следующие меры:

– ужесточают технический контроль производимой продукции;

– зачисляют в штат комплектовщика с целью двойного контроля (комплектовщик плюс кладовщик);

– автоматизируют выписку отгрузочных документов на основании заявок покупателей; если сроки оплаты дебиторской задолженности просрочившему дебитору пролонгированы, задолженность реструктуризирована, согласован новый график платежей, таким отгрузкам присваивают специальный статус — «Реструктуризированная». В случае повторных нарушений (например, со стороны ООО «Форсаж») это позволит применить более жесткие меры и не идти на уступки.

На основании табл. 1 финансист компании может спланировать поступление денежных средств:

  • в период с 20 по 31 мая приток денежных средств составит 102,9 тыс. руб. (табл. 2 — применен инструмент «Сводные таблицы» к табл. 1). Если в указанный период будут устранены разногласия с дебиторами, то дополнительные поступления составят еще 66,7 тыс. руб. Итого план поступлений — 169,6 тыс. руб. Уточняют положение дел по мерам, которые предприняты к должнику ООО «Градиент». Однако включать 10 300 руб. в план поступлений и планировать расходы на эту сумму не рекомендуется;
  • в период с 1 по 10 июня сумма поступлений из дебиторской задолженности составит 149 тыс. руб. (табл. 3). Даже если на плановый период вся дебиторская задолженность текущая, опытные финансисты все равно планируют приток денежных средств с учетом коэффициента инкассации.

Если коэффициент инкассации равен 90 %, то в период с 1 по 10 июня компания получит 134,1 тыс. руб. (149 тыс. руб. × 0,9). Это связано с тем, что даже надежные партнеры могут допускать незначительные просрочки.

ЭТО ВАЖНО

Присвоение статусов дебиторской задолженности позволяет компании контролировать всех дебиторов в одном отчете, не зависеть от отдельных сотрудников и разрозненных служб, мониторить долгосрочный график платежей.

Кроме статусов дебиторской задолженности, приведенных в табл. 1, используют следующие:

  • рабочая ДЗ — переговоры и досудебная работа;
  • рабочая ДЗ — передана в юридическое управление;
  • рабочая ДЗ — исковая по решению суда;
  • рабочая ДЗ — исполнительное производство.

Отчет в форме табл. 1 помогает выявить проблемы, которые требуют внесения изменений в бизнес-процессы и безотлагательных управленческих решений в следующих случаях:

  • просрочка более 10 дней, а задолженность отображается со статусом текущая (регламентируют сроки и порядок досудебной работы, передачи в юридическое управление);
  • высокий удельный вес «дебиторки» с разногласиями;
  • просрочена реструктуризированная задолженность;
  • рост безнадежной задолженности и т. д.

Отчет № 2. Факторы изменения объемов дебиторской задолженности

Компании часто сталкиваются с ростом или резким снижением дебиторской задолженности. Рост «дебиторки» не всегда связан с негативными изменениями — повальными просрочками и увеличением срока коммерческого кредитования. Снижение уровня задолженности часто не связано с улучшением платежной дисциплины дебиторов.

Чтобы выяснить причины изменения уровня дебиторской задолженности, проводят факторный анализ. Сначала отбирают и систематизируют факторы, которые влияют на объем дебиторской задолженности, а затем моделируют взаимосвязи между факторами и результатом.

Рассмотрим результаты факторного анализа изменений объемов дебиторской задолженности (табл. 4).

Согласно данным табл. 4 снижение дебиторской задолженности с 7230 до 3410 тыс. руб. произошло одновременно с ростом объема продаж до 14 080 тыс. руб. Положительным результатом управления дебиторской задолженностью является снижение ее уровня с 62,8 до 24,2 % в общем объеме продаж. Данное снижение в основном произошло по прочим дебиторам и не связано со стратегическими партнерами компании — ООО «Альфа», ООО «Сигма», ООО «Дельта».

Несмотря на абсолютное снижение, рост дебиторской задолженности имел место в отчетном периоде и был вызван рядом положительных факторов. Главные факторы роста дебиторской задолженности на 2810 тыс. руб.:

  • на 960 тыс. руб. — рост цен на отгружаемую продукцию;
  • на 1330 тыс. руб. — увеличение размера партий;
  • на 520 тыс. руб. — продажа низколиквидной продукции.

Снизить дебиторскую задолженность на 6630 тыс. руб. удалось за счет ужесточения кредитной политики. Покупателей категории «С» перевели на 100%-ную предоплату, категории В — на 50%-ную. Изменения в кредитной политике затронули прочих дебиторов.

Сокращение периода отсрочки затронуло все категории покупателей, включая стратегических:

  • ООО «Альфа» — снижение задолженности составило 116 тыс. руб.;
  • ООО «Сигма» — 90 тыс. руб.;
  • ООО «Дельта» — 130 тыс. руб.

Если оценивать качество управления дебиторской задолженностью за отчетный период по результатам факторного анализа, то снижение «дебиторки» составило не 3820 тыс. руб. (7230 – 3410), а 6630 тыс. руб. (пп. 5–8 табл. 4). Это значительный показатель: 91,7 % от уровня дебиторской задолженности на начало месяца.

#лонгрид

Дебиторская задолженность — это задолженность клиентов перед вами. Например, вы оказали услугу или отгрузили товар, а оплату пока не получили. Или перевели аванс, а товары вам не доставили.

По сути дебиторка — это бесплатный кредит, который вы предоставляете контрагентам: они используют ваши деньги и не платят за это ничего, если договором не предусмотрен штраф.

Совсем обойтись без дебиторки почти невозможно, но ее необходимо держать под строгим контролем. Вместе с Екатериной Яхонтовой — финансовым директором в «Нескучных финансах» — рассмотрим, как управлять дебиторской задолженностью, чтобы у вашего бизнеса не было финансовых проблем.

Зачем управлять дебиторской задолженностью

«Нескучные финансы» работают с 70 компаниями из России, Украины, Чехии, Беларуси и Казахстана. И постоянно наши специалисты сталкиваются с одним и тем же: предприниматели даже не задумываются о том, чтобы оценить платежеспособность дебиторов.

Если на горизонте крупный контракт с отсрочкой платежа, бизнесмен сразу соглашается, ведь он рассчитывает получить большую сумму через месяц или полгода. Это неправильный подход.

Дебиторская задолженность — это деньги компании, которые выведены из оборота. Если наращивать ее бесконтрольно, и не проверять надежность контрагентов, то у бизнеса неизбежно начнутся финансовые проблемы.

Это именно та ситуация, когда директор задает вопрос: «Почему прибыль в отчетности есть, а денег на счету нет?»

На самом деле — деньги есть, только они «заморожены» в задолженности. В итоге предприятие может столкнуться с кассовыми разрывами. Это означает, что в целом выручки компании хватает для расчетов по всем обязательствам, но средства поступают слишком поздно.

Давайте на примере.

Мебельная фабрика должна заплатить 1,5 млн рублей за поставленную древесину не позднее 15 февраля.

По условиям договора фабрика должна получить до 10 февраля 2 млн рублей за ранее отгруженные кухонные гарнитуры. Но гипермаркет нарушил обязательства и перечислил деньги за кухни только 25 февраля. Поэтому фабрика просрочила оплату и была вынуждена заплатить пени, установленные договором с поставщиком древесины.

А если денег не хватит на зарплату или налоги, то одной оплатой пени проблемы фабрики не ограничатся. В этом случае придется заплатить штрафы за нарушение налогового или трудового законодательства. А при существенных суммах и длительной просрочке возможно и уголовное преследование собственников бизнеса и директора.

Чтобы избежать подобных ситуаций, приходится искать дополнительные источники средств. Часто для покрытия разрывов используют кредиты. Проценты по ним увеличивают затраты и еще больше ухудшают финансовое положение организации.

Чтобы избавиться от всех этих проблем — создайте в своей компании систему управления дебиторской задолженностью.

Как анализировать дебиторскую задолженность

Прежде чем начать управлять дебиторкой, нужно понять, чем именно вы управляете, то есть — провести ее подробный анализ.

Анализируйте дебиторскую задолженность по следующим направлениям:

  1. По контрагентам. Разделите и зафиксируйте задолженность покупателей (по отсрочкам платежей) и поставщиков (по выданным авансам).

  2. По видам продукции (товаров, сырья) или по товарным группам.

  3. По срокам.

  4. По ответственным менеджерам.

  5. По регионам.

Если у вас есть просроченная задолженность — рассматривайте ее отдельно.

Не все виды анализа необходимы каждому бизнесмену. Например, если вы работаете на территории одного города, то разбивка по регионам вам не нужна.

Эффективный способ, который позволяет разделить контрагентов на основных и второстепенных — это ABC-XYZ анализ.

База для ABC-анализа — это объем реализации за период, то есть сумма проданных товаров. Чтобы определить ценность клиента, распределите всех покупателей по трем группам:

  • А — наиболее ценные клиенты, они приносят 80% продаж. Им можно всегда давать отсрочку платежа.

  • В — приносят 15% продаж. Отсрочку можно давать в зависимости от количества поставок. Например: одна поставка в неделю — отсрочка 7 дней; две поставки — 4 дня.

  • С — наименее ценные клиенты, дают 5% продаж. Не стоит давать им отсрочку.

XYZ-анализ позволяет распределить контрагентов по стабильности спроса или закупок:

  • Х — наиболее стабильные.

  • Y — менее стабильные, но предсказуемые.

  • Z — разовые.

Наибольшее внимание оказывайте тем дебиторам, которые попали одновременно в категорию A и X — ценные и стабильные клиенты. Это самые крупные контрагенты, с которыми компания работает постоянно.

Проводите подробный анализ дебиторки не реже, чем раз в месяц. А при большом количестве контрагентов и отгрузок — и чаще: раз в неделю или декаду.

Финансовые показатели дебиторской задолженности

Рассмотрим основные финансовые показатели, которые связаны с дебиторкой.

About the author

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *